Standard Operating Procedure
Audit Internal
JURUSAN TEKNIK INDUSTRI
FAKULTAS TEKNIK
Universitas Brawijaya
Malang
LEMBAR IDENTIFIKASI
UNIVERSITAS BRAWIJAYA UN10/F07/87HK.01.02.a/08 15 November 2017 AUDIT INTERNAL 2 Halaman 2 dari 9AUDIT INTERNAL
Proses Penanggung Jawab Tanggal
Nama Jabatan Tanda tangan
1. Perumusan M. Setya Adi Koordinator
Asisten 15 / 11 / 2017 2. Pemeriksaan Rahmi Yuniarti, ST., MT. Kepala Laboratorium 15 / 11 / 2017 3. Persetujuan Ishardita Pambudi Tama, ST., MT., Ph.D Ketua Jurusan 15 / 11 / 2017
4. Penetapan Dr. Ir. Pitojo Tri Juwono, MT. Dekan FT 15 / 11 / 2017 5. Pengendalian Dr. Ir. Surjono, MTP. Wakil Dekan Bid. Akademik 15 / 11 / 2017
DAFTAR ISI
LEMBAR IDENTIFIKASI --- i
DAFTAR ISI ---ii
A. Tujuan --- 1
B. Ruang Lingkup dan Unit yang Terkait --- 1
C. Standar Mutu yang Terkait --- 1
D. Istilah dan Definisi --- 1
E. Urutan Prosedur --- 3
F. Bagan Alir --- 5
A. Tujuan
Tujuan Standard Operating Procedure audit internal Laboratorium Simulasi dan Aplikasi Industri adalah sebagai sarana untuk melakukan verifikasi terhadap efektivitas kinerja dan kegiatan dalam laboratorium dari penerapan system mutu secara efektif dan efisien, dan dapat memberikan masukan untuk melakukan perbaikan.
B. Ruang Lingkup dan Unit yang Terkait
Semua kegiatan audit internal yang dilaksanakan di semua bidang terkait dalam penerapan sistem penjaminan mutu dan pelaksanaan akademis di Laboratorium Simulasi dan Aplikasi Industri.
C. Standar Mutu yang Terkait
Standar mutu yang terkait dengan output/outcome dari prosedur audit internal adalah sebagai berikut:
1. Auditor internal JTI yang ditunjuk oleh MR
2. Pimpinan JTI : Ketua Program Studi, Sekretaris Program Studi
3. Auditee: pihak yang diaudit, terdiri dari :
a. Koordinator Kegiatan : seseorang yang tertanggung jawab terhadap suatu kegiatan akademik dan penunjangnya
b. Unit Jaminan Mutu JTI terkait dengan penyelenggaraan jaminan mutu program studi
D. Istilah dan Definisi
Definisi yang digunakan dalam Standard Operating Procedure audit internal adalah sebagai berikut:
1. Laboratorium Sistem Simulasi dan Aplikasi Industri merupakan salah satu laboratorium di bawah Jurusan Teknik Industri.
2. Audit Internal adalah Audit yang dilakukan untuk memastikan kesesuaian antara keberadaan Sistem penjaminan Mutu Internal (SPMI) dengan pelaksanaannya
3. Pusat Jaminan Mutu (PJM) adalah lembaga fungsional yang dibentuk oleh rektor dan diberi tugas untuk mengembangkan Sistem penjaminan Mutu Internal (SPMI) di tingkat Universitas.
4. Gugus Jaminan Mutu (GJM) adalah lembaga fungsional yang diberi tugas untuk mengembangkan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) di tingkat Fakultas dengan berkoordinasi dengan Pusat Jaminan Mutu (PJM) di tingkat Universitas dan Unit Jaminan Mutu (UJM) di tingkat jurusan
5. Unit Jaminan Mutu (UJM) adalah lembaga fungsional yang dibentuk oleh Ketua Program Studi dan diberi tugas untuk mengembangkan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) di tingkat Program Studi 6. Management Representative (MR) adalah seseorang yang bertugas:
a. Memantau semua proses yang terkait Sistem Manajemen Mutu (SMM) dengan pihak internal dan eksternal sehingga kegiatan terlaksana serta terpelihara
b. Merencanakan dan mengkoordinasi jadwal rutin tinjauan manajemen, audit internal serta perbaikan SMM UJM JTI UB
c. Mengkoordinasi pengelolaan dokumen, rekaman dan sumberdaya di lingkungan UJM JTI UB
d. Membantu Top Management merencanakan, merumuskan, memantau harapan kepuasan Ketua Program Studi dan feedback pelanggan lainnya
e. Memantau dan melaporkan ketercapaian indikator sasaran mutu minimal dua kali setiap tahun
7. Ketidaksesuaian (KTS) adalah apabila ditemukan:
a. Tidak terdapat elemen sistem,
b. Suatu sistem gagal untuk memenuhi satu klausul dari persyaratan
sistem mutu
c. Penerapan suatu klausul sangat tidak konsisten
d. Ketidaksempurnaan penerapan suatu sistem telah mengarah pada
ketidakpuasan pelanggan
e. Tindakan perbaikan yang tidak efektif dan terpantau dalam dua
kali audit internal secara berturut-turut,
f. Suatu ketidaksesuaian dalam memenuhi suatu persyaratan dalam
satu klausal ISO 9001 atau dokumen referensi lain.
E. Urutan Prosedur
Urutan prosedur dan persyaratan dalam tahapan audit internal yang digunakan oleh Laboratorium Simulasi dan Aplikasi Industri antara lain:
1. Audit Internal Sistem Mutu
a. Sekretaris UJM JTI menyusun rencana Audit Internal Sistem Mutu untuk periode 12 bulan, setiap bagian minimal satu kali dalam satu bulan.
b. Beberapa waktu sebelum dilakukan audit, MR akan menentukan auditor minimal satu orang yakni personel yang terdaftar dalam daftar auditor internal Pusat Jaminan Mutu di tingkat Universitas atau personel lainnya yang dianggap mampu oleh Program Studi. Apabila auditor lebih dari satu orang, maka salah satunya menjadi Ketua Auditor.
c. Paling lambat satu minggu sebelum tanggal audit, auditor yang ditunjuk harus dihubungi agar dapat melakukan persiapkan audit. Apabila terdapat auditor yang berhalangan, maka akan dipilih yang telah siap atau langsung akan digantikan oleh MR. Auditor akan mengkonfirmasi kembali waktu pelaksanaan audit dengan Pimpinan program Studi atau Koordinator Kegiatan yang akan diaudit. Jika terpaksa dilakukan perubahan jadwal, maka auditor harus melakukan konfirmasi ke MR.
d. Setelah melaksanakan audit, auditor menyiapkan laporan
terhadap ketidaksesuaian yang ditemukan, dengan
menggunakan Borang Laporan Ketidaksesuaian (00600900xx). e. Dalam menuliskan ketidaksesuaian dalam borang, Auditor harus
melengkapi kolom-kolom yang disediakan dan mendiskripsikan ketidaksesuaian yang ditemukan dengan mengusahakan 4 unsur temuan yang tercakup dalam laporan tersebut, yaitu:
i. Diskripsi dan ketidaksesuaian (Nonconformance) ii. Bukti nyata (Objective evidence) dari ketidaksesuaian iii. Aspek/proses ketidaksesuaian
iv. Ketidaksesuaian dengan dokumen tertentu
f. Laporan audit internal ditandatangani oleh Auditor sebelum diserahkan kepada Ketua Program Studi atau Koordinator
Kegiatan yang diaudit untuk kesepakatan terhadap
ketidaksesuaian, penentuan tindakan koreksi dan pencegahan yang harus dilakukan oleh bagian yang bersangkutan.
g. Apabila dianggap perlu MR dapat melakukan perubahan terhadap deskripsi dari ketidaksesuaian sebelum dibuat salinannya, baik perubahan redaksional, perubahan terhadap kategori, pembatalan karena alasan kurang/tidak didukung oleh
bukti obyektif, atau perubahan jumlah karena telah digabung dalam ketidaksesuaian yang dikategorikan major
h. Selama belum terdapat kesepakatan terhadap hasil audit dan tindakan koreksi pencegahan dari bidang terkait, maka Auditor bertanggungjawab terhadap status pelaporan. Dan laporan yang telah dianggap memadai akan diserahkan kepada MR untuk dikaji dan dibuatkan salinan untuk didistribusikan.
i. Apabila bidang yang diaudit tersebut telah melaksanakan tindakan koreksi dan pencegahan sebelum tanggal yang telah disepakati, maka bidang tersebut akan memberitahukan MR untuk dilakukan verifikasi. Apabila MR tidak mendapatkan informasi dari bagian tersebut tentang status tindakan koreksi dan pencegahan, maka MR akan melakukan verifikasi pada waktu yang disepakati.
j. Dan apabila tindakan koreksi dan pencegahan belum dilakukan pada waktu yang disepakati, maka Ketua Program Studi atau Koordinator Kegiatan yang diaudit sebagai penanggung jawab sistem di bagiannya harus membuat alasan secara tertulis mengapa tindakan tersebut belum dilakukan dan menentukan waktu perbaikan. Apabila pada saat verifikasi selanjutnya (waktu yang disepakati) belum juga melakukan tindakan koreksi dan pencegahan tersebut, maka MR membuat Ketidaksesuaian untuk kasus yang sama.
k. Apabila dianggap perlu, MR dapat mengusulkan tindakan atau perubahan terhadap tindakan koreksi atau pencegahan yang diusulkan oleh Ketua Program Studi atau Koordinator Kegiatan yang bersangkutan, dengan beberapa pertimbangan untuk mendukung penerapan sistem mutu.
l. Laporan audit ini akan dijadikan dasar salah satu kajian dalam Rapat Tinjauan Managemen.
F. Bagan Alir
Mulai
Penyusunan Rencana Audit Internal
Selesai
Penentuan Auditor
Menghubungi Auditor
Pelaksanaan Audit
Penyiapan dan penulisan borang laporan ketidaksesuain Kesepakatan terhadap ketidaksesuaian Verifikasi Apakah terdapat koreksi?
Sekretaris UJM JTI
Management Representative
Pihak yang diaudit
Auditor Pihak yang diaudit
Auditor
Auditor Pihak yang diaudit
Auditor
Laporan audit menjadi salah satu kajian Rapat Tinjauan Management - Notulen 00607 47002 - Surat Keluar 00607 47003 - Pengumuman 00607 47001 - Notulen 00607 47002
Gambar 1. Bagan alir Audit Internal Laboratorium Simulasi dan Aplikasi Industri
G. Referensi
Berikut ini merupakan beberapa referensi yang mendukung prosedur audit internal.
2. Buku Pedoman Pendidikan Fakultas Teknik
3. Dokumen Organisasi dan Manajemen Laboratorium Simulasi dan Aplikasi Industri.
