Tema. Waktu Pelaksanaan

(1)

(2)

Pendahuluan

Perkembangan Teknologi Informasi dan Komunikasi akan mendorong perubahan tatanan mendasar dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. Pemanfaatan teknologi informasi yang tepat dan pengelolaan informasi yang baik akan menambah nilai dan menghasilkan budaya yang baru bagi suatu negara.

Perkembangan dan pemutakhiran infrastruktur informasi dan komunikasi saat ini telah berkembang secara signifikan. Berbagai sarana prasarana seperti jaringan fiber optik dan jaringan tanpa kabel tumbuh dan berkembang dengan cepat baik dari sisi teknologi maupun jangkauan wilayah layanannya. Demikian juga dengan aplikasi komputer yang berkembang dan telah menuju tahap kompetisi yang semakin ketat. Dengan masuknya berbagai perangkat teknologi informasi yang semakin modern dengan harga yang terjangkau, dapat dipastikan pertumbuhan infrastruktur informasi dan komunikasi serta aplikasi akan menjadi salah satu sektor yang membutuhkan sumberdaya manusia yang berkualitas dan memiliki kreatifitas yang dapat memenuhi berbagai kebutuhan pengguna. Dalam hal pembangunan, Indonesia berhasil mencapai 49 dari 67 target indikator MDGs yang telah berakhir pada tahun 2015. Berakhirnya MDGs merupakan awal bagi negara-negara di dunia untuk mulai merumuskan platform baru agar dapat melanjutkan cita-cita mulia dari MDGs, yaitu dengan disahkannya Sustainable Development Goals (SDGs) yang memuat 17 tujuan dan terbagi ke dalam 169 target untuk menjadikan kehidupan masyarakat menjadi lebih baik. Diantaranya ialah pendidikan berkualitas, industri, inovasi, dan infrastruktur, serta kesehatan yang baik dan kesejahteraan masyarakat.

Untuk menyokong peran teknologi dan komunikasi, Jurusan Teknologi Informasi Politeknik Negeri Jember berinisiatif untuk melakukan upaya nyata dan berkontribusi dalam bentuk berbagai kegiatan dan program kerja. Hal ini juga menjadi salah satu upaya pencapaian visi Jurusan Teknologi Informasi yang menderivasi visi Polije, yaitu sebagai

(3)

Jurusan yang menjadi pusat pendidikan vokasi dan pengembangan teknologi terapan dalam bidang Teknologi Informasi, sekaligus mewujudkan tujuan Substainable

Development Goals (SDGs) 2030 yang menjadi program dari setiap negara termasuk

Indonesia. Untuk itu Jurusan Teknologi Informasi mlalui HMJ TI Polije berencana menggelar Expo dan Pekan Ilmiah Mahasiswa (EPIM) Expo dan Pekan Ilmiah Mahasiswa (EPIM) adalah kegiatan perwujudan kreativitas mahasiswa yang dilaksanakan perguruan tinggi yang terjadwal, guna meningkatkan budaya kompetisi akademik dan unjuk prestasi di kalangan mahasiswa. EPIM sebagai media pertemuan nasional dan forum kompetisi yang ditujukan sebagai sarana apresiasi kepada mahasiswa terhadap hasil karya inovatif dan kreatif sehingga mampu memperkenalkan Politeknik Negeri Jember kepada masyarakat umum, siswa dan siswi serta perguruan tinggi lainnya. EPIM juga wadah untuk saling berkomunikasi, bertukar pengalaman dan informasi serta sebagai ajang proses belajar sekaligus mewujudkan Tridarma Perguruan Tinggi yaitu pendidikan, penelitian, dan pengabdian. Untuk itu pada kegiatan EPIM yang ke dua Himpunan Mahasiswa Jurusan Teknologi Informasi (HMJ TI) menyelenggarakan dengan tema “Build a Great Indoneisa with Technology for Substainable Developments Goals

2030”.

Tema

“Build a Great Indonesia With Technology for Sustainable Development Goals 2030”

Waktu Pelaksanaan

Kegiatan ini dilaksanakan pada :

Tanggal : 2 – 3 November 2018

Tempat : Kampus Politeknik Negeri Jember (POLIJE) Kabupaten Jember, Provinsi Jawa Timur

(4)

Bentuk Kegiatan

Adapun bentuk kegiatan yang akan dilaksanakan dalam serangkaian Expo dan Pekan Ilmiah Mahasiswa (EPIM) 2018 adalah sebagai berikut :

1. Expo

Expo merupakan suatu pameran yang diadakan oleh mahasiswa Jurusan Teknologi Informasi, kegiatan ini bermaksud menunjukkan dan mendemonstrasikan produk dan layanan terbaru dari mahasiswa jurusan teknologi informasi serta mempelajari aktivitas pesaing dan mengikuti tren dan kesempatan baru.

Tujuan dari Expo adalah sebagai berikut :

1. Menumbuhkan jiwa inovatif dan kreatif mahasiswa agar dapat berperan dalam pembangunan menuju SDGs 2030.

2. Menumbuhkan jiwa startup muda mahasiswa khususnya mahasiswa Jurusan Teknologi Informasi.

3. Menumbuhkan motivasi mahasiswa dalam menghadapi revolusi industri 4.0 4. Membentuk jiwa technopreneurship yang kreatif dan inovatif mahasiswa Jurusan

Teknologi Informasi.

5. Memperkenalkan Politeknik Negeri Jember kepada khalayak umum. Kegiatan Expo Produk IT ini akan dilaksanakan pada :

Hari / Tanggal : Jumat - Sabtu, 2 – 3 November 2018 Pukul : 07.00 - 15.00 WIB

Tempat : GOR 45 Politeknik Negeri Jember

Penyaji produk EXPO adalah dari Mahasiswa Jurusan Teknologi Informasi Politeknik Negeri Jember. Target peserta dari EXPO Produk IT sebanyak 3000 peserta. Adapun sasaran peserta dari kegiatan ini adalah Steakholder (undangan kepada beberapa perusahaan dan CEO Startup ternama), Mahasiswa seluruh polije, Mahasiswa umum non polije (dari PTN/PTS) seluruh Indonesia, Masyarakat umum, Siswa SMA sederajat.

(5)

Berikut adalah susunan acara EXPO Produk IT :

Waktu Kegiatan Keterangan

08.00 – 08.15 Pembukaan Grand Opening oleh Mahasiswa 2018 08.15 – 08.20 Menyanyikan Lagu Indonesia Raya All 08.20 – 08.45 Sambutan sekaligus Pembukaan EPIM Ketua Panitia Ketua Himpunan Wakil Direktur III

08.45 – 09.00 Break Konsumsi

9.00 – 11.30 Expo Korlap Expo

11.30 – 13.00 Break

13.00 – 15.00 Expo PJ Expo

3 November 2018 08.00 – 08.15 Expo

08.15 – 11.15 Expo dan Lomba Coding

PJ Expo dan PJ Lomba

11.15 – 12.30 Break Konsumsi

12.30 – 15.00 Expo dan Penutupan Expo

(6)

2. Seminar Nasional

Seminar merupakan sebuah program dimana seseorang atau kelompok berkumpul bersama mendiskusikan berbagai hal topik dengan suasana santai namun serius yang dipandu oleh seorang moderator dengan harapan menghasilkan sebuah ide untuk pemecahan masalah yang sedang dihadapi.

Tujuan dari kegiatan Seminar Nasional EPIM 2018 :

1. Dapat menumbuhkan pemikiran pentingnya teknologi untuk membangun indonesia berdasarkan substainable developments goals 2030

2. Memperdalam dan mengembangkan pengetahuan tentang ilmu kewirausahaan.

3. Memotivasi peserta seminar untuk dapat berkontribusi dan mengembangkan teknologi untuk kemajuan Indonesia.

Kegiatan Seminar ini akan dilaksanakan pada : Hari / Tanggal : Sabtu, 3 November 2018 Pukul : 07.00 - 13.00 WIB

Pemateri dalam kegiatan Seminar Nasional EPIM 2018 sebagai berikut :

Pemateri 1 : Lis Sujiati Staft Khusus Menteri Komunikasi dan Informasi

(7)

Pemateri 2 : Nadiem Makarim CEO Go-Jek Pemateri 3 : Ery Setiawan Jullev A, S.Kom, M.Cs

Target peserta dari Seminar sebanyak 250 peserta dan mahasiswa baru jurusan TI. Adapun sasaran peserta dari kegiatan ini adalah dari kalangan peneliti, akademisi dan praktisi yang tersebar diseluruh Indonesia minimal dari 3 provinsi yang berbeda dan 10 PTN/PTS.

Berikut adalah susunan acara Seminar Nasional :

Waktu

Kegiatan

Keterangan

06.00 - 06.40 Persiapan Seminar Panitia

06.40 - 07.00 Brifing Panitia

07.00 - 07.30 Registrasi Humas

07.30 - 07.40 sambutan ketua panitia M. Isbi .R

07.40 - 07.50 sambutan Ketua Jurusan TI Wahyu Kurnia Dewanto,S.Kom,M.T

07.50 - 08.00 Sambutan Direktur Polije Dr. Ir. Nanang Dwi Wahyono, MM

08.00 - 08.10 Opening Mc

08.10 - 09.00 Seminar bersama pemateri 1(Kemenristek Dikti)

Moderator + pemateri 1

09.00 – 09.15 Sesi Tanya Jawab Moderator

09.15 - 10.00 Seminar bersama pemateri 2 (Politeknik Negeri Jember)

10.00 - 10.15 Sesi Tannya jawab Moderator

10.15 – 10.30 Istirahat MC

10.30 – 11.15 Seminar bersama pemateri 3 (Start Up)

11.15 – 11.30 Sesi tanya jawab Moderator

(8)

3. Lomba IT

Lomba IT merupakan ajang kompetisi bidang teknologi informasi tingkat siswa dan mahasiswa se- Jawa Timur dengan tujuan sebagai berikut :

1. Menggali potensi siswa dan mahasiswa dalam penerapan teknologi dibidang IT 2. Mengarahkan dan mengembangkan hasil karya siswa dan mahasiswa guna

mempersiapkan kompetisi regional maupun nasional.

3. Siswa dan mahasiswa dapat terlibat dalam mewujudkan program Indonesia dalam mencapai pilar-pilar SDGs 2030

Kegiatan Lomba IT ini akan dilaksanakan pada : a. Lomba Jaringan

Hari / Tanggal : Jumat - Sabtu, 2 – 3 November 2018 Tempat : GOR 45 Politeknik Negeri Jember b. Live Coding

Hari / Tanggal : Jumat - Sabtu, 2 – 3 November 2018 Tempat : GOR 45 Politeknik Negeri Jember

Target peserta dari Loma IT Kategori Jaringan diikuti minimal 250 peserta lomba dan dikategori Pemrograman diikuti minimal 50 peserta. Adapun sasaran peserta dari kegiatan ini Peserta Lomba Jaringan adalah siswa siswi SMA/SMK sederajat di Jawa Timur dan peserta Lomba Live Coding adalah siswa siswi SMA/SMK dan mahasiswa/mahasiswi.

(9)

Berikut adalah susunan acara Lomba IT :

Tanggal Waktu Nama Acara Keterangan

2 November 2018 09.00 – 09.10 Peserta memasuki ruangan Sie Acara 09.10 – 09.20 Persiapan Lomba Sie Acara 09.20 – 11.45 Perlombaan tahap 2 Sie Acara 11.45 – 13.00 Ishoma Sie Konsumsi 13.00 – 15.30 Perlombaan tahap 2 (kelanjutan) Sie Acara 15.30 – 15.45 Pengumuman pesera lolos tahap 2 PJ TCP IT 15.45 – 16.00 Penutup Sie Acara

3 November 2018 09.00 – 09.30 Pemanggilan perwakilan peserta finalis Sie Acara 09.30 – 10.30 Penyampaian presentasi oleh masing-masing finalis Sie Acara 10.30 – 10.45 Penilaian Juri

10.45 – 13.00 Ishoma Sie Konsumsi 13.00 – 15.00 ISHOMA Sie Konsumsi 15.00 – 15.30 Pengumuman pemenang Juri

(10)

4. TCP IT

TCP IT merupakan ajang menyalurkan kreativitas mahasiswa dalam pengembangan teknologi informasi dan komukasi di tingkat nasional, lomba ini memberikan kesempatan kepada peserta yang memiliki ide bisnis, startup dan pengembangan usahayang berorientasi pada pengembangan TIK, baik berupa jasa maupun produk. Tujuan dari kegiatan TCP IT EPIM 2018 adalah :

1. Memperkenalkan Politeknik Negeri Jember dikalangan SMA atau SMK sederajat.

2. Menggali potensi siswa/siswi dalam penerapan dan pemanfaatan teknologi dibidang IT.

3. Mengarahkan dan mengembangkan hasil karya siswa/siswi guna mempersiapkan kompetisi regional maupun nasional.

Kegiatan TCP IT ini akan dilaksanakan pada : Hari / Tanggal : Jum'at, 2 November 2018 Pukul : 09.00 – selesai

Target peserta dari Lomba TCP IT diikuti minimal 50 tim. Adapun sasaran peserta dari kegiatan ini siswa siswi SMA/SMK sederajat di Jawa Timur.

(11)

Berikut adalah susunan acara TCP IT :

Tanggal Waktu Nama Acara Keterangan

2 November 2018 09.00 – 09.30 Pemanggilan perwakilan peserta finalis Sie Acara 09.30 – 10.30 Penyampaian presentasi

oleh masing-masing finalis

Sie Acara 10.30 – 10.45 Penilaian Juri

10.45 – 13.00 Ishom Sie Konsumsi 13.00 – 15.00 ISHOMA Sie Konsumsi 15.00 – 15.30 Pengumuman pemenang Juri

(12)

5. AOM (Art Of Manunggalan)

AOM merupakan inagurasi jurusan teknologi informasi yang diadakan untuk lebih mengenal atau malam keakraban seluruh mahasiswa teknologi informasi dan ucapan selamat datang kepada mahasiswa baru sebagai anggota keluarga besar jurusan teknologi informasi politeknik negeri jember.

Tujuan dari kegiatan Art Of Manunggalan adalah sebagai berikut :

1. Melaksanakan program kerja dari himpunan mahasiswa jurusan teknologi informasi.

2. Mengakrabkan sesama mahasiswa TI dan menumbuhkan rasa memiliki dan kekeluargaan.

3. Sebagai wadah penyalur ide dan bakat yang dimiliki mahasiswa baru.

4. Sebagai acara penutupan dari EPIM.

5. Sebagai malam penganugrahan bagi pemenang lomba yang diadakan oleh Jurusan Teknologi Informasi.

Kegiatan AOM ini akan dilaksanakan pada : Hari / Tanggal : Sabtu, 3 November 2018 Pukul : 18.00-23.00 WIB

Peserta kegaiatan AOM adalah dari mahasiswa baru JTI 2018, mahasiswa JTI dan mahasiswa umum polije.

(13)

Berikut adalah susunan acara AOM :

No Waktu Jenis Kegiatan Keterangan

1. 18.00 – 19.00 Registrasi MABA Panitia

2. 19.00 – 19.05 Pembukaan MC

3. 19.05 – 19.10 Sambutan Ketupat Ketupat EPIM

4. 19.10 – 19.15 Sambutan Ketua Jurusan TI Kajur

5. 19.15 – 19.20 Sambutan Direktur / Wadir Direktur/Wadir

6. 19.20 – 19.35 Penampilan Talent Talent ke-1

7. 19.35 – 19.45 Penganugrahan Lomba Jaringan dan LIVE

CODING

8. 19.45 – 20.00 Penampilan Talent Talent ke-2

9. 20.00 – 20.10 Penganugrahan TCP IT

10. 20.10 – 20.25 Penampilan Talent Talent ke-3

11. 20.25 – 20.55 Penganugrahan 2 Kategori Produk Terbaik

13. 21.10 – 21.40 Penganugrahan 2 Kategori Produk Terbaik

15. 21.55 – 22.55 Penampilan Guest Star

(14)

Anggaran Dana

Seluruh rangkaian kegiatan Expo dan Pekan Ilmiah Mahasiswa (EPIM) 2018 membutuhkan dana sebesar Rp. 135.735.000,- dengan rincian sebagai berikut :

Anggaran Dana Pengeluaran

No. Acara Total Pengeluaran

1. Pengeluaran Expo Rp. 18.007.500,- 2. Pengeluaran Seminar Rp. 59.950.000,- 3. Pengeluaran Lomba IT Rp. 17.446.000,- 4. Pengeluaran TCP IT Rp. 9.045.000,- 5. Pengeluaran AOM Rp. 32.438.500,- Total Rp. 135.735.000,-

Anggaran Dana Pemasukan No Sumber Pemasukan Total Pemasukan 1. HTM Peserta Seminar Rp. 22.750.000,-

2. HTM Peserta AOM Rp. 35.000.000,-

3. HTM Lomba IT Rp. 11.700.000,-

(15)

Rekaptulasi Dana

No. Uraian Total Dana

1. Total RAB Pengeluaran Rp. 135.735.000,-

2. Total RAB Pemasukan Rp. 69.200.000,-

Total Kekurangan Anggaran Dana Rp. 66.535.000,-

Keterangan :

Total kekurangan anggaran dana sebesar Rp. 66.535.000,- ini akan diajukan kepada pihak sponsor dengan ketentuan lebi.h lanjut terdapat pada lembar sponsorship di proposal ini.

Susunan Kepanitiaan

Pelindung :

Direktur Politeknik Negeri Jember

Dr. Ir. Nanang Dwi Wahyono, MM

Penasihat :

Wakil Direktur I Bidang Akademik Ir. Abi Bakri, M.Si

Wakil Direktur II Bidang Adm. Umum dan Keuangan Saiful Anwar, S.TP, MP

Wakil Direktur III Bidang Kemahasiswaan Moh. Munih Dian W.,S.Kom.,MT

(16)

Penanggung Jawab :

Ketua Jurusan Teknologi Informasi Politeknik Negeri Jember Wahyu Kurnia Dewanto, S.Kom, M.T

Ketua Himpunan Mahasiswa Jurusan Teknologi Informasi Politeknik Negeri Jember Dayu Agastya Rani

Ketua Panitia :

Muhammad Isbi Romadhoni

Sekretaris :

Evita Rizky Maharani Diana Maulidiyyah

Bendahara :

Rizky Maulida

PJ Art Of Manunggalan :

David Bristi Antara

PJ Expo :

Muhammad Kholil

PJ Seminar Nasional :

Muhammad Andys Saputra

PJ Lomba :

Putri Yayang Yulianti Nella Rengga Avisa Putri

(17)

Co. Sie Acara :

Imelda Inka T

Co. Sie Danus :

Nova An-nisa Azizah

Co. Sie PDD :

Zainal Abidin

Co. Sie Humas :

Fedy Rahmatullah

Co. Sie Perlengkapan :

Lafic Imarega Dwiputra

Co. Sie Konsumsi :

Dima Pinteen Mifty

Co. Sie Keamanan :

Ahmad Muhtada .

Co. Sie Kesehatan :

(18)

Sponsorship

Untuk menyukseskan terselenggaranya kegiatan Expo dan Pekan Ilmiah Mahasiswa 2018 yang memiliki total kekurangan anggaran dana sebesar Rp. 66.535.000,- maka perlu adanya kerjasama, partisipasi dan dukungan dari berbagai pihak baik instansi, perusahaan, maupun perorangan. Adapun jenis bantuan partisipasi yang disediakan sehubungan dengan kegiatan tersebut adalah:

1. Sponsor Tunggal 2. Sponsor Utama 3. Sponsor Pendukung 4. Sponsor Khusus 5. Donatur SPONSOR TUNGGAL

Sponsor Tunggal adalah pihak yang bersedia menyediakan dana sebesar 100% (Rp.

66.535.000,-) dari total kekurangan anggaran. Dana disediakan dalam bentuk tunai dan

dikukuhkan dalam perjanjian tertulis yang tidak dapat diubah tanpa persetujuan kedua belah pihak. Untuk itu pihak sponsor berhak mempromosikan produk usahanya pada:

a) Pemasangan spanduk di area kegiatan sebanyak 4 buah.

b) Pemasangan umbul-umbul (yang disediakan oleh pihak sponsor) sebanyak 10 buah. c) Pemasangan nama/logo sponsor pada fasilitas-fasilitas peserta dan panitia (ID-Card,

Block Note, Stiker, dan Sertifikat).

d) Ads lips oleh pembawa acara selama pembukaan dan penutupan acara. e) Pemasangan nama/logo sponsor pada semua media promosi.

f) Pemasangan nama/logo sponsor pada semua banner.

(19)

SPONSOR UTAMA

Sponsor Utama adalah pihak-pihak yang bersedia memberikan bantuan dana sebesar 75% (Rp.49.901.250,-) dari total kekurangan anggaran. Untuk itu sponsor berhak mempromosikan produk usahanya pada:

a) Pemasangan spanduk di area kegiatan sebanyak 3 buah.

b) Pemasangan umbul-umbul (yang disediakan oleh pihak sponsor) sebanyak 7 buah. c) Pemasangan nama/logo sponsor pada fasilitas-fasilitas peserta dan panitia ( ID-Card,

Block Note, Stiker, dan Sertifikat).

d) Ads lips oleh pembawa acara selama pembukaan dan penutupan acara. e) Pemasangan nama/logo sponsor pada semua media promosi.

f) Pemasangan nama sponsor pada semua banner.

g) Pihak sponsor dapat memberi paket hadiah kepada pemenang

SPONSOR PENDUKUNG

Sponsor Pendukung terbagi menjadi 3 kriteria yaitu:

Kriteria A, adalah pihak-pihak yang bersedia memberikan bantuan dana sebesar 50 %

(Rp.33.267.500,- ) dari total kekurangan anggaran. Untuk itu sponsor berhak mempromosikan produk usahanya pada:

➢ Pemasangan umbul-umbul sabanyak 4 buah.

➢ Pemasangan nama/logo sponsor pada fasilitas-fasilitas peserta dan panitia ( ID-Card, Block Note, Stiker, dan Sertifikat).

➢ Ads lips oleh pembawa acara selama pembukaan dan penutupan acara. ➢ Pemasangan nama/logo sponsor pada semua banner.

➢ Pihak sponsor dapat memberi paket hadiah kepada pemenang.

(20)

(Rp. 26.614.000,- ) dari total kekurangan anggaran. Untuk itu sponsor berhak mempromosikan produk usahanya pada:

➢ Pemasangan umbul-umbul sebanyak 3 buah.

➢ Pemasangan nama/logo sponsor pada sertifikat panitia.

➢ Ads lips oleh pembawa acara selama pembukaan dan penutupan acara. ➢ Pemasangan nama/logo sponsor pada semua banner.

Kriteria C, adalah pihak-pihak yang bersedia memberikan bantuan dana sebesar 20 %

(Rp. 13.307.000,-) dari total kekurangan anggaran. Untuk itu sponsor berhak mempromosikan produk usahanya pada:

➢ Ads lips oleh pembawa acara selama pembukaan dan penutupan acara. ➢ Pemasangan nama sponsor pada semua banner.

SPONSOR KHUSUS

Sponsor khusus adalah pihak sponsor yang mengadakan kesepakatan bersama dengan panitia penyelenggara diluar bentuk sponsorship diatas. Dalam hal ini kami menawarkan kerja sama dalam bentuk barang atau jasa yang menjadi produk unggulan perusahaan. Berikut adalah barang atau jasa yang dibutuhkan selama kegiatan :

a. Penyediaan makanan dan minuman

Adapun kebutuhan makan dan minum adalah sebagai berikut : ➢ Snack : 1500

➢ Makanan : 1700 ➢ Air mineral : 29 dus ➢ Air Botol : 4 Dus

(21)

b. Penyediaan media publikasi ➢ Banner : 23 buah Ukuran : 1 x 1 m (2 buah) 2 x 0,75 m (2 buah) 4 x 1 m (5 buah) 3 x 5 m (3 buah) 1.8 x 0,8 m (8 buah) 4 x 3 m (2 buah) 6 x 4 m (1 buah)

Lokasi Pemasangan : Sekitar Lokasi Kegiatan Waktu Pemasangan : H-30

➢ Pamflet : 2000 buah

Ukuran : Kertas A4 (21x 29,7 cm) Lokasi Pemasangan : Perguruan Tinggi se-Jember. Fasilitas Umum di Jember.

Sekolah.

Politeknik se-Indonesia (via pos) Waktu Pemasangan : H-30 ➢ Poster : 200 buah

Ukuran: Kertas A3

Lokasi Pemasangan : Fasilitas Umum di Jember. Sekolah.

Politeknik se-Indonesia (via pos)

Tempat-tempat strategis di wilayah Jember Waktu Pemasangan : H-30

➢ Spanduk

Ukuran: 4 x 1 m (4 buah)

(22)

Waktu Pemasangan : H-30

c. Penyediaan fasilitas dan atribut kegiatan

➢ Penyediaan piagam/sertifikat pemateri, panitia dan peserta : 1500 buah ➢ Penyediaa/Pengadaan ID–Card Panitia : 100 buah

➢ Penyediaan seminar kit (block note, tas kain, bulpoint, gantungan) : 250 buah ➢ Penyediaan baju dan kaos kegiatan : 100 buah

➢ Penyediaan kursi : 250 buah

➢ Penyediaan baju + make-up pengisi acara

➢ Penyediaan 1 set panggung dan bintang tamu untuk malam puncak ➢ Penyediaan Tenda 10 buah

d. Penyediaan fasilitas akomodasi pemateri

➢ Penyediaan jasa transportasi perjalanan : 4 mobil ➢ Penyediaan tiket pesawat (PP) : 4 buah

➢ Penyediaan tiket kereta api (PP) : 2 buah

➢ Penyediaan penginapan hotel VIP class per hari : 8 buah

e. Penyediaan fasilitas Pemenang Lomba

➢ Penyediaan plakat/piala juara : 10 buah

➢ Penyediaan uang tunai kepada juara lomba TCP-IT dan Lomba IT

f. Pemberian dana fresh money

Pemberian sponsor ini berupa fresh money yang tidak tidak terbatas jumlahnya.

g. dan lain-lain (yang tidak termasuk diatas)

DONATUR

Bagi perorangan, perusahaan, instansi terkait, kami tidak menutup kemungkinan untuk menerima sumbangan sukarela (donatur) yang bersifat tidak mengikat.

(23)

PENYEWAAN STAND

Penyewaan stand adalah pihak-pihak yang bersedia menyewa stand untuk membuka usahanya serta mengenalkan usahanya sendiri secara langsung pada saat kegiatan berlangsung. Penyewaan stand hanya mendapatkan satu buah stand dengan 2 meja dan 2 kursi serta listrik. Untuk itu

sponsor berhak mempromosikan produk usahanya pada stand dengan ketentuan penyewaan stand sebagai berikut:

a. Ukuran stand 3 x 3 = Rp 250.000,- b. Ukuran stand 2.5 x 2.5 = Rp 200.000,- c. Ukuran stand 2 x 2 = Rp 150.000,-

Ketentuan Umum Sponsorship

Perjanjian sponsor atau kerjasama promosi diharapkan dapat dilaksanakan selambat-lambatnya 1 bulan sebelum acara tersebut dilaksanakan.

Peraturan Perjanjian Sponsorship

1. Partisipasi kerjasama dilakukan dengan mengisi dan menandatangani form kesediaan sponsor.

2. Kesepakatan sponsor / kerjasama harus disertai dengan uang muka sebesar 50% dari jumlah harga yang telah disepakati bersama atau dapat dilunasi secara keseluruhan paling lambat 2 bulan sebelum acara berlangsung.

3. Sistem pembayaran dan pelunasan wajib dilakukan pada tanggal yang telah disepakati bersama, disesuaikan dengan perjanjian yang telah disepakati. Pembayaran dapat dilakukan secara tunai, cek ataupun transfer ke rekening :

Bank BNI syariah :

No.Rek (0604157297) atas nama Muhammad Hilmi Prasetya. Kode Bank : (427)

(24)

Bank BRI :

No.Rek (6130-01-015464-53-7) Atas nama Nova An-Nisa Azizah Kode Bank : (002)

Setelah perusahaan anda melakukan transaksi yang berhubungan dengan rekening, harap segera mengkonfirmasikannya kepada panitia atau kontak yang telah disediakan.

4. Pembatalan perjanjian sponsor / kerjasama promosi secara sepihak oleh perusahaan yang bersangkutan dapat dilakukan 2 minggu sebelum kegiatan dengan resiko uang muka sebesar 50% yang diterima panitia tidak dapat dikembalikan (hangus).

5. Apabila pembatalan dilakukan kurang dari dua minggu sebelum acara dilaksanakan, maka perusahaan diwajibkan melunasi seluruh beban sponsor sesuai dengan perjanjian. 6. Apabila pihak perusahaan menghendaki bentuk kerjasama dalam bentuk lain yang tidak

tercantum dalam paket sponsorship diatas, maka hal tersebut dapat dibicarakan lebih lanjut dengan pihak panitia atau penyelenggara acara.

Pembatalan Perjanjian Sponsorship

1. Pembatalan perjanjian sponsorsip secara sepihak oleh perusahaan yang bersangkutan maka uang muka yang sudah diserahkan tidak dapat dikembalikan.

2. Jika pembatalan dilakukan dalam kurun waktu 1 minggu terhitung dari pembayaran pertama maka akan dikenakan penggantian rugi sebesar 50 % dari harga sponsor yang tertera dalam proposal yang telah disepakati sebelumnya oleh pihak sponsor.

3. Pemberitahuan pembatalan oleh pihak sponsor maksimal tiga hari setelah penandatanganan kerja sama atau maksimal tiga hari setelah pelunasan seluruh nilai kontrak sponsor yang bersangkutan.

4. Apabila pembatalan perjanjian kerjasama sponsorship terjadi dalam kurun waktu 7 hari

sebelum pelaksanaan kegiatan maka perusahaan akan dikenakan ganti rugi sebesar 100% dari harga yang telah disepakati sebelumnya atau dengan kata lain perjanjian kerja sama promosi tidak dapat dibatalkan.

(25)

5. Apabila dalam kurun waktu 4 minggu sebelum penyelenggaraan acara, pihak perusahaan bersedia bekerja sama sebagai sponsorship maka logo perusahaan tidak bias tercetak dalam media promosi, karena produksi percetakan membutuhkan waktu lama.

6. Perjanjian kerjasama ditulis diatas kertas bermaterai dan di tandatangani oleh dua pihak

dan ditambah 1 orang saksi dari kedua belah pihak. Penandatanganan kesepakatan dapat dilakukan ditempat perusahaan atau disekretariat panitia pelaksana.

Kontrak ini berlaku dan mengikat masing setelah ditandatangani oleh masing-masing pihak. Kedua belah pihak wajib mentaati hal-hal yang berlaku dalam ketentuan umum kerja sama tersebut dan melaksanakan isi dari perjanjian yang telah disepakati.

Berminat Untuk Jadi Sponsor?

1. Mengisi dan menandatangani form kesediaan sponsor dengan materai Rp. 6000 yang terdapat pada lampiran proposal ini.

2. Kirim form kesediaan sponsor kesekretariat panitia EPIM 2018 atau via email di

info.hmjti.polije@gmail.com atau epimhmjti2018@gmail.com

3. Pembayaran sponsorship dapat di-transfer melalui :

Bank BRI :

(26)

4. Konfirmasi ketersediaan sponsor dan transfer dapat dilakukan melalui contact person yang ada dibawah dengan mengirimkan scan bukti transfer.

5. Jika berminat untuk menjadi sponsor kegiatan EPIM 2018 dan informasi lebih lanjut, silahkan menghubungi :

Sekretariat Himpunan Jurusan Teknologi Informasi Gedung TI Lantai 4

Kampus Politeknik Negeri Jember

Jalan Mastrip Kotak Pos 164 Jember 68101

Telp. : (0331) 333533, 333534, Fax. : (0331) 333531

Email : info.hmjti.polije@gmail.com danepimhmjti2018@gmail.com Contact person :

08990166717 (Metty) 082233891465 (Annisa)

Penutup

Demikianlah proposal ini kami sampaikan sebagai bahan pertimbangan bagi Bapak/Ibu. Kami sangat mengharapkan kerjasama dan bantuan, agar kegiatan ini dapat berjalan dengan sukses. Atas bantuan, kerjasama dan dukungan dari Bapak/Ibu kami ucapkan terimakasih.

(27)

Formulir Kesediaan Sponsor

(Perusahaan)

Yang bertanda tangan dibawah ini,

Nama :

Jabatan : No. Telp / HP :

Bertindak sebagai wakil dari perusahaan/instansi, Nama perusahaan/instansi :

Alamat : No Telp. / Fax :

Dengan ini menyatakan bersedia menjadi sponsor pada kegiatan Expo dan Pekan Ilmiah Mahasiswa (EPIM 2018) yang akan dilaksanakan pada hari jum'at - sabtu, tanggal 2-3 November 2018, untuk paket sponsor:

Sponsor Tunggal Rp. 66.535.000,- Sponsor Utama Rp. Sponsor Pendukung : Paket A Rp. 33.267.500,- Paket B Rp. 26.614.000,- Paket C Rp. 13.307.000,- Sponsor Khusus, Berupa (Sebutkan) :

... ... ...

(28)

Selanjutnya dana tersebut akan kami transfer melalui :

Bank BRI :

Demikian pernyataan ini kami buat dengan sebenarnya.

………, …../………../2018 Hormat Kami **)

Keterangan :

*) Mohon Form kesediaan ini dikirim kembali ke Sekretariat HMJ TI atau melalui Email info.hmjti.polije@gmail.com danepimhmjti2018@gmail.com

(29)

Formulir Kesediaan Sponsor

(Individu/Donatur)

Yang bertanda tangan dibawah ini, Nama :

Jabatan/Pekerjaan : No. Telp / HP :

Dengan ini menyatakan bersedia menjadi sponsor/donatur pada kegiatan Expo dan Pekan Ilmiah Mahasiswa yang akan dilaksanakan pada hari Jumat – Sabtu , tanggal 2 -3 November 2018.

Adapun sponsorship / donasi yang kami berikan adalah sebesar : Rp. (Terbilang :... )

Selanjutnya dana tersebut akan kami transfer melalui :

Bank BNI syariah : No.Rek (0604157297) atas nama Muhammad Hilmi Prasetya. Kode Bank : (427)

Bank BRI : No.Rek (6130-01-015464-53-7) Atas nama Nova An-Nisa Azizah Kode Bank : (002)

Demikian pernyataan ini kami buat dengan sebenarnya.

………, …../………../2018 Hormat Kami **)

(30)

Keterangan :

*) Mohon Form kesediaan ini dikirim kembali ke Sekretariat HMJ TI atau melalui Email info.hmjti.polije@gmail.com danepimhmjti2018@gmail.com