9
LANDASAN TEORI
Landasan teori diperlukan dalam menganalisa dan merancang sistem, sebelum memahami sistem, tentu harus mengetahui konsep-konsep yang terlihat didalam suatu sistem tersebut. Tanpa konsep yang jelas dari suatu pengertian sudah pasti kita akan menemukan kesulitan dalam memahami sistem yang sedang berjalan.
Perancangan atau pembangunan sistem informasi yang akan dilaksanakan adalah mengenai informasi penjualan dan pembelian. Untuk lebih jelasnya, secara teori tentang sistem informasi sebagai berikut:
2.1 Definisi Sistem, Informasi, Sistem Informasi, Persediaan, ATK, Metode Min-Max dan WPF
Untuk lebih memahami mengenai sistem yang akan dirancang, maka kita perlu mengetahui beberapa definisi-definisi dasar dari sistem, diantaranya : 2.1.1 Sistem
Sistem merupakan istilah dari bahasa Yunani “system” yang artinya adalah himpunan bagian atau unsur yang saling berhubungan secara teratur untuk mencapai tujuan bersama. Sistem menurut para ahli yaitu :
1. L. James Havery
“Sistem adalah prosedur logis dan rasional untuk merancang suatu rangkaian komponen yang berhubungan satu dengan yang lainnya dengan maksud untuk berfungsi sebagai suatu kesatuan dalam usaha mencapai suatu tujuan yang telah ditentukan.”1
2. John Mc. Manama
“Sistem adalah sebuah struktur konseptual yang tersusun dari fungsi-fungsi yang saling berhubungan yang bekerja sebagai suatu kesatuan organik untuk mencapai suatu hasil yang diinginkan secara efektif dan efesien.”2
Syarat-syarat sistem adalah :
1. Sistem harus dibentuk untuk menyelesaikan tujuan.
2. Elemen sistem harus mempunyai rencana yang ditetapkan. 3. Adanya hubungan diantara elemen sistem.
4. Unsur dasar dari proses (arus informasi, energi dan material) lebih penting dari pada elemen sistem.
5. Tujuan organisasi lebih penting dari pada tujuan elemen klasifikasi sistem. Selain itu sebuah sistem juga memiliki karakteristik atau sifat-sifat tertentu, yang mencirikan bahwa hal tersebut bisa dikatakan sebagai suatu sistem.
Karakteristik sistem terdiri dari : 1. Komponen Sistem (Components) 2. Batas Sistem (Boundary)
3. Lingkungan Luar Sistem (Environment) 4. Penghubung Sistem (Interface)
5. Masukan Sistem (Input) 6. Keluaran Sistem (Output) 7. Pengolah Sistem (Proses) 8. Sasaran sistem (Objective)
Uraian mengenai kutipan dari karakterisrik sistem diatas adalah sebagai berikut :
1. Komponen Sistem (Components)
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yaitu saling bekerjasama membentuk satu kesatuan. Setiap subsistem memiliki sifat-sifat dari sistem untuk menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi suatu proses sistem secara keseluruhan.
2. Batas Sistem (Boundary)
Merupakan daerah yang membatasi antara satu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya
3. Lingkungan Luar Sistem (Environment)
Lingkungan luar sistem dari suatu sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem.
4. Penghubung Sistem (Interface)
Penghubung Sistem merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem akan menjadi masukan (input) untuk subsistem lainnya dengan melalui penghubung.
5. Masukan Sistem (Input)
Masukan Sistem adalah energi yang dimasukkan kedalam sistem. Masukan dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) yaitu energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi, dan masukan sinyal (signal input) yaitu energi yang diproses untuk didapatkan keluaran atau informasi.
6. Keluaran Sistem (Output)
Keluaran Sistem adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat berupa masukan untuk subsistem yang lain.
7. Pengolah Sistem (Proccess)
Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran.
8. Sasaran sistem (Objective)
Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem
2.1.2 Informasi
Di dalam pengolahan sistem pada akhirnya menghasilkan suatu informasi, untuk itu pendefenisian informasi diperlukan untuk menunjang berhasilnya pengembangan sistem yang akan dirancang. Defenisi umum untuk informasi dalam sistem informasi menurut para ahli yaitu :
1. Jogiyanto H.M
“Informasi adalah data yang dapat diolah yang lebih berguna dan berarti bagi yang menerimanya.”3
2. Robert G.Murdik
“Informasi adalah data yang telah diolah menjadi suatu bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau mendatang.”4
Jadi Informasi adalah data yang diproses kedalam bentuk yang lebih berarti bagi penerima dan berguna dalam pengambilan keputusan, sekarang atau untuk masa yang akan datang.
Informasi dalam suatu lingkungan sistem informasi memiliki beberapa ciri-ciri yaitu :
1. Benar atau salah, Ini dapat berhubungan dengan realitas atau tidak bila penerimaan informasi yang salah dipercayai mengakibatkan sama seperti benar.
2. Baru, Informasi dapat sama sekali baru dan segar bagi penerimanya.
3. Tambahan, Informasi dapat memperbaharui atau memberikan tambahan baru pada informasi yang telah ada.
4. Korektif, Informasi dapat menjadi suatu korektif atas informasi yang salah. 5. Penegas, Informasi dapat mempertegas informasi yang telah ada, ini
berguna karena meningkatkan persepsi penerimanya atau kebenaran informasi tersebut.
Informasi dapat dikatakan berkualitas apabila telah memenuhi kriteria-kriteria sebagai berikut :
1. Informasi harus akurat dan jelas, yaitu informasi yang tidak mengandung keraguan-keraguan, sama maksudnya yang disampaikan dengan yang menerima, bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak menyesatkan, harus menjelaskan dan mencerminkan maksudnya atau dengan kata lain tidak menimbulkan pertanyaan bagi penerima informasi tersebut.
2. Up to date (Tepat waktu), yaitu informasi tersebut datang ke penerima tidak terlambat karena informasi yang tidak tepat waktu sudah tidak mempunyai nilai.
3. Informasi harus relevan, yaitu informasi itu diterima bagi orang yang membutuhkan atau bermanfaat bagi yang menerimanya.
Metode pengumpulan informasi yaitu pengamatan langsung, wawancara, perkiraan koserponden dan daftar pertanyaan. Kualitas Informasi tergantung dari 3 hal, yaitu informasi harus :
1. Akurat, berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bias atau menyesatkan. Akurat juga berarti informasi harus jelas mencerminkan masudnya.
2. Tetap pada waktunya, berarti informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat.
3. Relevan, berarti informasi tersebut menpunyai manfaat untuk pemakainya. Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan yang lainnya berbeda. 2.1.3 Sistem Informasi
Sistem Informasi adalah sekumpulan komponen dari informasi yang saling terintegrasi untuk mencapai tujuan yang spesifik. Komponen yang dimaksud adalah komponen input, model, output, teknologi, basis data (database), kontrol atau komponen pengendali.
2.1.4 Persediaan
Suatu aktiva yang harus tersedia dalam perusahaan pada saat diperlukan untuk menjamin kelancaran dalam menjalankan perusahaan.
2.1.5 ATK (Alat Tulis Kantor)
Peralatan dan aneka ragam jenis alat tulis yang digunakan untuk mendukung aktivitas sehari-hari dikantor, seperti : pulpen, pensil, stabilo, spidol, penghapus, pembolong kertas dan masih banyak lainnya.
2.1.6 Metode Min-Max
Metode yang membatasi jumlah minimum dan maksimum persediaan yang disimpan. Jika jumlah persediaan kurang dari batas minimum, maka persediaan tersebut harus ditambah dan jika jumlah persediaan lebih dari batas maksimum, maka persediaan tersebut harus dikurangi untuk menjaga jumlah persediaan tersebut tetap dalam jumlah yang telah dibatasi.5
Dengan metode Min-Max, jumlah minimum ditentukan sesuai dengan kebutuhan para karyawan untuk menhindari adanya kekurangan jumlah ATK ketika suatu saat diminta. Sedangkan jumlah maksimum ditentukan sesuai dengan kapasitas gudang yang menampung persediaan ATK tersebut karena jika ada jumlah ATK yang melebihi batas maksimum, maka akan berdampak pada biaya-biaya tambahan seperti biaya-biaya perawatan, biaya-biaya penyusutan dan lain-lain. 6
Kelebihan dari metode Min-Max adalah metode ini sangat sederhana dan membuat pekerjaan penyeimbangan jumlah persediaan mudah dimengerti oleh orang awam. Sedangkan kekurangannya adalah kesederhanaan metode ini dapat berdampak ketika kita memiliki banyak persediaan yang habis sebelum persediaan datang setelah diorder.
5 Anonymous,
http://inventorysystemsoftware.wordpress.com/2010/10/04/4-inventory-control-methods/[2013, Juni 17]
6Anonymous, http://books.google.co.id/books?id=ItTPsoHNo6cC&printsec=frontcover#v=
2.1.7 WPF (Windows Presentation Foundation)
WPF (Windows Presentation Foundation) adalah teknologi baru yang dirilis oleh Microsoft bersamaan dengan .NET Framework 3.0 (versi sekarang adalah 4.5). Selain WPF, .NET 3.0 juga menyertakan beberapa teknologi baru yaitu WF (Workflow Foundation) untuk pemodelan dan WCF (Windows Communication Foundation) yang merupakan pengembangan dari Web Services.
WPF merupakan next generation graphic platform yang memungkinkan anda membuat advance UI (User Interface) yang memadukan document, media, 2D dan 3D, dan animation yang memiliki kemiripan dengan pemrograman web. WPF dapat digunakan pada platform windows seperti Windows XP, Vista, dan Windows Server 2003 / 2008.
Sebelum ada teknologi WPF untuk mengembangkan aplikasi windows anda harus menggunakan beberapa teknologi yang berbeda, misalnya untuk menambahkan form user control seperti button kedalam aplikasi anda harus menggunakan komponen Windows Form, untuk menambahkan 2D Graphic anda harus menggunakan library GDI+, untuk 3D Graphic anda harus menggunakan library DirectX atau OpenGL.
WPF didesain untuk menyediakan solusi yang utuh untuk pengembangan aplikasi, WPF menyediakan integrasi dari teknologi yang berbeda, dengan WPF anda dapat menggabungkan komponen vector graphic, complex animation, dan media kedalam aplikasi. Fitur yang baru dalam WPF (.NET 3.5) adalah fitur 3D Graphic yang sudah built-in berbasis pada teknologi DirectX.
2.2 Konsep Permodelan Sistem
Bagan adalah alat bantu yang berbentuk grafik yang sifatnya umum, yaitu dapat digunakan pada semua metodologi yang ada. Pada penyusunan laporan kerja praktek ini penulis menggunakan alat-alat bantu sebagai berikut :
1. Bagan Alir (Flowchart)
Flowchart adalah bagan alir yang menunjukkan dan menjelaskan sistem informasi yang terdapat didalam program atau prosedur secara tepat dan logis berdasarkan logika.
2. Diagram Konteks
Diagram konteks merupakan gambaran kasar aliran informasi dan data yang akan dilakukan oleh sistem database yang akan dirancang, diagram ini hanya menjelaskan secara umum gambaran aliran kontek dari rancangan sistem yang akan dibuat.
3. Data Flow Diagram (DFD)
DFD (Data Flow Diagram) suatu network yang menggambarkan suatu sistem format atau komputerisasi, manualisasi atau gabungan dari keduanya, yang penggambarannya disusun dalam bentuk kumpulan komponen sistem yang saling berhubungan sesuai dengan aturan mainnya. Keuntungan DFD adalah memungkinkan untuk menggambarkan sistem dari level yang paling tinggi kemudian menguraikan menjadi level yang lebih rendah. Kekurangan DFD adalah tidak menunjukkan proses pengulangan, proses keputusan dan proses perhitungan.
Komponen-komponen dalam Data Flow Diagram yaitu sebagai berikut: a. Proses
Aktivitas atau fungsi yang dilakukan untuk alasan bisnis yang spesifik, biasa berupa manual maupun terkomputerisasi.
b. Data Flow
Satu data tunggal atau kumpulan logis suatu data, selalu diawali atau berakhir pada suatu proses.
c. Simpanan data (Data Store)
Kumpulan data yang disimpan dengan cara tertentu. Data yang mengalir disimpan dalam data store. Aliran data di update atau ditambahkan ke data store.
2.3 Konsep Basis Data
Basis data merupakan kumpulan terorganisasi dari data-data yang berhubungan sehingga mudah disimpan, dimanipulasi, serta di panggil oleh pengguna. Suatu basis data dibuat dan digunakan untuk mengatasi masalah-masalah yang ada pada saat penggunaan data.
Masalah-masalah tersebut antara lain : 1. Redudansi dan konsistensi data. 2. Kesulitan pengaksesan data. 3. Isolasi data untuk standarisasi. 4. Banyak pemakai (multiple user). 5. Masalah keamanan (security).
6. Masalah integrasi (integration).
7. Masalah kebebasan data (independence).
Pelaksanaan penggunaan database memerlukan suatu sistem yang dapat mengatur dan mengelola data, program yang disebut Database Management System (DBMS), yaitu pengelolaan sekumpulan data yang saling berkaitan antara data yang satu dengan data yang lainnya.
2.3.1 Desain Basis Data Sistem
Basis data (database) adalah suatu pengorganisasian sekumpulan data yang saling terkait sehingga memudahkan aktivitas untuk memperoleh informasi. Merancang basis data merupakan hal sangat penting dalam perancangan suatu sistem.
Kesulitan utama dalam merancang suatu basis data adalah bagaimana cara merancang suatu basis data yang dapat memuaskan keperluan saat ini dan masa yang akan datang. Elemen-elemen data dalam suatu basis data harus dapat dipergunakan untuk pembuatan keluaran (output), sesuai dengan yang diinginkan. Untuk menghasilkan keluaran yang baik, juga diperlukan masukan (input) yang baik. Hasil pemasukan data ini akan disimpan atau direkam dalam basis data. 2.3.2 Model ERD (Entity Relationship Diagram)
ERD adalah suatu model jaringan / penggambaran himpunan entitas dan himpunan relasi yang dilengkapi dengan atribut-atribut yang mempresentasikan seluruh fakta dari dunia nyata yang ditinjau kemudian disimpan didalam sistem secara abstrak.
Notasi-notasi simbolik di dalam Diagram E-R yang dapat kita gunakan adalah:
1. Persegi panjang, menyatakan himpunan entitas.
2. Lingkaran/elips, menyatakan atribut (atribut yang berfungsi sebagai key digaris bawahi).
3. Belah ketupat, menyatakan himpunan relasi.
4. Garis, sebagai penghubung antara himpunan relasi dengan himpunan entitas dan himpunan entitas dengan atributnya.
5. Kardinalitas relasi dapat dinyatakan dengan banyaknya garis cabang atau dengan pemakaian angka (1 dan 1 untuk relasi satu ke satu, 1 dan N untuk relasi satu ke banyak atau N dan N untuk relasi banyak ke banyak).
2.3.3 Teknik Normalisasi
Normalisasi merupakan proses pengelompokan data elemen menjadi tabel-tabel yang menunjukkan entiti dan relasinya. Sebelum mengenal lebih jauh mengenai normalisasi, ada beberapa konsep yang perlu diketahui yaitu :
1. Attribute Key
Setiap file selalu terdapat kunci dari file atau satu set field yang dapat mewakili record.
2. Candidate Key
Candidate key adalah satu atribut atau satu set minimal atribut yang mengidentifikasi secara unik suatu kejadian spesifik dari entiti dan Candidate key tidak boleh berisi atribut dari tabel yang lain.
3. Primary Key
Primary key adalah satu atribut atau satu set minimal atribut yang tidak hanya mengidentifikasi secara unik suatu kejadian spesfik, tetapi dapat juga mewakili setiap kejadian dari entiti.
4. Alternative Key
Setiap atribut dari candidate key yang tidak terpilih menjadi primary key, maka atribut-atribut tersebut dinamakan alternative key.
5. Foreign Key
Foreign key merupakan sembarang atribut yang menunjuk kepada primary key pada tabel yang lain. Foreign key akan terjadi pada suatu relasi yang memiliki kardinalitas one to many (satu ke banyak) atau many to many (banyak ke banyak). Foreign key biasanya selalu diletakkan pada tabel atau relasi mengarah ke banyak. 2.3.4 Teori Bahasa Basis Data (SQL)
SQL adalah suatu bahasa komputer yang mengikuti standard ANSI (American National Standard Institute), yaitu sebuah bahasa standard yang digunakan untuk mengakses dan melakukan manipulasi suatu sistem database. Statement dalam SQL dapat digunakan untuk mengakses data atau mengupdate data pada suatu database. SQL utamanya berfungsi dalam suatu relational database seperti misalnya Oracle, SQL Server, DB2, Informix, Sybase, MS Access, MySQL, Firebird dan masih banyak lagi yang lainnya.
Dengan adanya berbagai perusahaan/vendor yang membuat berbagai produk SQL maka efeknya adalah timbul berbagai macam perbedaan dalam bahasa SQL yang dikembanglan oleh tiap-tiap perusahaan tersebut. Contohnya saja, bahasa
SQL yang dimiliki oleh Microsoft (yang bernama T-SQL) akan berbeda dengan bahasa SQL yang dikembangkan oleh Oracle (yang bernama PL/SQL). Namun demikian semua vendor diwajibkan untuk mendukung bahasa standard yang ditentukan oleh ANSI, misalnya semua pengembang bahasa SQL wajib dalam mengimplementasikan kata kunci atau statemen standard SQL seperti SELECT, UPDATE, DELETE, INSERT, WHERE dan lain sebagainya. Perbedaan bahasa SQL yang dikembangkan oleh setiap vendor itu dinamakan extension atau juga disebut dengan dialek.
2.4 Perangkat Lunak yang Digunakan
Pada bagian ini akan dibahas tentang perangkat lunak yang digunakan pada saat pembuatan sistem.
1. Visual Studio 2010
Microsoft Visual Studio merupakan sebuah perangkat lunak lengkap (suite) yang dapat digunakan untuk melakukan pengembangan aplikasi, baik itu aplikasi bisnis, aplikasi personal, ataupun komponen aplikasinya, dalam bentuk aplikasi console, aplikasi Windows, ataupun aplikasi Web. Visual Studio mencakup kompiler, SDK, Integrated Development Environment (IDE), dan dokumentasi (umumnya berupa MSDN Library). Kompiler yang dimasukkan ke dalam paket Visual Studio antara lain Visual C++, Visual C#, Visual Basic, Visual Basic .NET, Visual InterDev, Visual J++, Visual J#, Visual FoxPro, dan Visual SourceSafe.
Microsoft Visual Studio dapat digunakan untuk mengembangkan aplikasi dalam native code (dalam bentuk bahasa mesin yang berjalan di atas Windows)
ataupun managed code (dalam bentuk Microsoft Intermediate Language di atas .NET Framework). Selain itu, Visual Studio juga dapat digunakan untuk mengembangkan aplikasi Silverlight, aplikasi Windows Mobile (yang berjalan di atas .NET Compact Framework).
Microsoft Visual Studio 2010 Ultimate adalah generasi baru dari development tools Microsoft. VS 2010 Ultimate menyediakan sejumlah tools yang ideal bagi seluruh anggota development yang terlibat dalam project seperti architect, designer, developer, database expert, dan tester. Ketika sebuah tim didukung oleh tools yang handal dan kemampuan yang matang, mereka akan berkolaborasi lebih baik dan menghasilkan produk yang lebih berkualitas.
2. SQL Server Express
SQL Server Express adalah sebuah freeware, ringan, dan edisi distribusi Microsoft SQL Server. Ini memberikan solusi penyimpanan data yang terintegrasi untuk pengembang ketika menulis aplikasi Windows dan situs Web yang memiliki dasar kebutuhan penyimpanan data .SQL Server Express menggantikan MSDE 2000 dan secara signifikan memperluas pada set fitur.
SQL Server Management Studio Express juga dapat download untuk menyediakan antarmuka pengguna grafis untuk melaksanakan SQL Server Express.
SQL Server Express Edition memiliki keterbatasan berikut: a. Terbatas untuk satu CPU fisik
b. Kurangnya dukungan fitur-fitur enterprise c. Satu GB batas memori untuk buffer pool
d. Database memiliki ukuran maksimum 4 GB
e. Tidak ada Data mirroring dan / atau pengelompokan f. Tidak ada alat profiler
g. Tidak ada workload throttle
h. Tidak UI untuk impor / ekspor data ke tabel i. Tidak ada proses latar belakang Agen Server
2.5 Sejarah Perusahaan
PT. Alam Indah Purnama Panjang didirikan pada hari Kamis tanggal 28 September 2000. PT. Alam Indah Purnama Panjang beralamat di Jl. MT. Haryono No. 28, Tanjungpinang bergerak dibidang pertambangan terutama segala jenis galian seperti pasir, besi, pasir bangunan, pasir gelas, tanah koalim, granit dan lain-lain. Sejak berdirinya PT. Alam Indah Purnama Panjang hingga saat ini, PT. Alam Indah Purnama Panjang telah memperluas daerah pertambangannya di daerah Kepulauan Riau dan Kalimantan Barat.
Berikut ini adalah struktur organisasi PT. Alam Indah Purnama Panjang yang terdiri dari Direktur Utama, Manager, Bagian Administrasi, Bagian ATK, Bagian Keuangan, Bagian Perpajakan dan Bagian Administrasi.
1. Direktur Utama
Bertanggungjawab secara menyeluruh untuk memastikan bahwa kebijakan yang telah ditetapkan dalam pedoman mutu ini dimengerti, diterapkan, dipelihara dan disempurnakan secara berkesinambungan dan memastikan PT. Alam Indah Purnama Panjang terus menerus beroperasi secara efektif dan efisien kearah visi yang telah ditetapkan.
2. Manager
Bertanggungjawab dalam merencanakan, mengkoordinasikan, mengawasi pekerjaan-pekerjaan setiap departemen yang ada di PT. Alam Indah Purnama Panjang dan melaporkan hasil kerja secara berkala kepada direktur utama.
3. Bagian Administrasi
Bertanggungjawab atas pengelolaan sumber daya manusia, hal-hal berkaitan dengan administratif perusahaan.
4. Bagian ATK
Bertanggungjawab atas pengelolahan persediaan peralatan ATK yang tersedia di PT. Alam Indah Purnama Panjang, memesan dan membagikan ATK kepada para karyawan terdaftar yang membutuhkan
5. Bagian Keuangan
Bertanggungjawab atas pengelolaan keuangan, masuk keluar dana dan pembuatan laporan keuangan.
6. Bagian Perpajakan
Bertanggungjawab atas pengelolaan pajak yang ada sehubung dengan kegiatan yang dilakukan PT. Alam Indah Purnama Panjang.
7. Bagian Operasional
Bertanggungjawab dalam mengawasi dan memelihara semua kegiatan operasional pertambangan secara keseluruhan di PT. Alam Indah Purnama Panjang.
