BAB 3 ANALISIS SISTEM PT. RIMO CATUR LESTARI TBK

(1)

BAB 3

ANALISIS SISTEM PT. RIMO CATUR LESTARI TBK

3.1 Metode Analisis dan Perancangan

Dalam melakukan analisis dan perancangan pada data warehouse terdapat 2 metode umum yang dapat kita gunakan. Metode-metode tersebut adalah metode top down dan metode bottom up.

Metode top down merupakan perencanaan strategi dan diharapkan dapat mengidentifikasikan kebutuhan sumber data pada perusahaan untuk mendukung prediksi perusahaan pada masa mendatang. Ruang lingkup pada metode top down adalah meneliti dan menganalisa organisasi secara keseluruhan dan menentukan sumber data yang diperlukan perusahaan.

Metode bottom up dilakukan berdasarkan pada data yang diperoleh dari dokumen-dokumen maupun formulir-formulir yang ada sekarang. Berdasarkan sifat data yang diperoleh, data tersebut merupakan current data(data sekarang), maka analisa bottom up digunakan untuk memprediksi masalah yang terjadi sekarang pada organisasi

Metode yang akan digunakan dalam analisis dan perancangan data warehouse adalah metode top down, karena metode tersebut berhubungan dengan arsitektur data warehouse, dimana data warehouse memiliki data yang berasal dari berbagai sumber dan berfungsi untuk menganalisa data tersebut guna membantu proses pengambilan keputusan.

(2)

3.2 Sejarah Singkat Perusahaan

Pertama kali didirikan dengan nama PT. Rimo Catur Lestari TBK dengan Akta Perseroan Terbatas No. 126 tanggal 25 Maret 1987 yang dibuat di hadapan Anthony Djoenardi, S.H., Notaris di Jakarta, dan telah mendapatkan pengesahan dari Menteri Kehakiman Republik Indonesia dengan Surat Keputusan No. C2.9226.HT.01.01.TH88 tanggal 28 September 1988 dan telah didaftarkan pada Kepaniteraan Pengadilan Negeri Jakarta Pusat di bawah No.2544/1988 tanggal 10 Nopember 1988 serta telah diumumkan dalam Berita Negara Republik Indonesia No.62/2000 tanggal 4 Agustus 2000, Tambahan Berita Negara 4243/2000.

Akta Pendirian tersebut telah diubah melalui Akta Risalah Rapat No.59 tanggal 26 April 1996 yang dibuat di hadapan Anthony Djoenardy, S.H., Notaris di Jakarta dan telah mendapatkan persetujuan dari Menteri Kehakiman Republik Indonesia dengan Surat Keputusan No.C2.5977.HT.01.04.TH97 tanggal 2 Juli 1997 dan telah didaftarkan di Kantor Pendaftaran Perusahaan Kodya Jakarta Pusat di bawah No.1296/BH.09.05/IX/1997 tanggal 16 September 1997 serta telah diumumkan dalam Berita Negara Republik Indonesia No.3 tanggal 9 Januari 1998, Tambahan Berita Negara No. 172/1998.

Selanjutnya terdapat pula perubahan Akta Pendirian berdasarkan Akta Pernyataan Keputusan Rapat No.68 tanggal 31 Maret 2000 dan Akta Pernyataan Keputusan Rapat No.59 tanggal 28 April 2000 dimana keduanya dibuat di hadapan Toety Juniarto, S.H., Notaris di Jakarta. Akta-Akta mana memperoleh persetujuan dari Menteri Hukum dan Perundang-undangan Republik Indonesia pada tanggal 7 Juni 2000 dengan Surat Keputusan No.C-11.557.HT.01.04.TH2000 dan telah didaftarkan di Kantor Pendaftaran Perusahaan Kodya Jakarta Barat No.0695/RUB.09.02/VII/2000

(3)

tanggal 12 Juli 2000 serta telah diumumkan dalam Berita Negara Republik Indonesia No.72 tanggal 8 September 2000, Tambahan Berita Negara No.5242/2000.

Selanjutnya Perseroan merubah namanya menjadi PT Rimo Catur Lestari Tbk sesuai dengan Akta Berita Rapat No.22 tanggal 8 Juni 2000 yang dibuat di hadapan S.P Henny Singgih,S.H., Notaris di Jakarta, akta mana telah memperoleh persetujuan dari Menteri Hukum dan Perundang-undangan Republik Indonesia dengan Surat Keputusan No.C.11933.HT.01.04.TH2000 tanggal 14 Juni 2000 dan telah didaftarkan di Kantor Pendaftaran Perusahaan Kodya Jakarta Barat di bawah No. 0821/RUB/09-02/VIII/2000 tanggal 10 Agustus 2000.

Melalui Akta Penyertaan Keputusan Rapat No.68 tanggal 30 Agustus 2000 yang dibuat di hadapan S.P.Henny Singgih,S.H., Notaris di Jakarta, akta mana telah dilaporkan kepada Menteri Kehakiman dan Hak Asasi Manusia dengan Nomor Pelaporan No.C-20019.HT.01.04.TH2000 dan telah didaftarkan di Kantor Pendaftaran Perusahaan Kodya Jakarta Barat di bawah No.0821/RUB.09-02/VIII/2000 tanggal 10 Agustus 2000.

3.3 Kegiatan Usaha dan Lokasi Perusahaan

Perusahaan bergerak dalam bidang usaha ritel pakaian jadi atau Departement Store yang memfokuskan diri pada penjualan produk pakaian jadi, aksesoris dan kosmetika. Dalam menjalankan usahanya, perusahaan lebih memfokuskan pemilihan lokasi toko yang cermat yang disertai dengan rencana jangka panjang yang matang, sehingga meskipun jumlah toko relatif sedikit namun produktifitas penjualan masing-masing toko cukup tinggi. Perusahaan membagi produk yang dijual kedalam 6(Enam) bagian kelompok yang masing-masing ditangani oleh departemen khusus

(4)

yaitu:departemen kosmetik, departemen pakaian wanita, departemen pakaian pria, departemen pakaian anak-anak, departemen non apparel, departemen netral. Dalam melakukan pemilihan lokasi toko, perusahaan menetapkan kriteria yang ketat dan perusahaan akan menilai kelangsungan perjanjian sewa menyewa tersebut jika jangka waktu perjanjian tersebut berakhir berdasarkan produktifitas penjualan per meter persegi. Jika lokasi toko tersebut dirasakan kurang menguntungkan maka perusahaan akan mengurangi arealnya atau menutup lokasi yang dirasakan kurang menguntungkan tersebut.

Beberapa kriteria yang ditetapkan oleh perusahaan dalam menentukan lokasi toko adalah sebagai berikut :

1. Lokasi toko berada dalam pusat perbelanjaan yang membidik pangsa pasar masyarakat berpenghasilan menengah-menengah bawah sesuai dengan segmen pasar perusahaan

2. Berada dalam suatu wilayah yang strategis dengan tingkat keramaian yang cukup tinggi.

3. Berada dalam lokasi yang aman dan memiliki tingkat risiko yang kecil untuk terjadinya kerusuhan.

4. Jumlah penduduk, tingkat pertumbuhan penduduk dan kekuatan daya beli wilayah bersangkutan.

5. Fasilitas dan potensi keuntungan dari pusat perbelanjaan berupa kebijakan manajemen pusat perbelanjaan untuk mengadakan promosi dan event-event khusus yang dapat menarik pengunjung.

(5)

Saat ini lokasi perusahaan terletak antara lain di :

1. 3(tiga) toko di Jakarta berlokasi di Mal Taman Anggrek, Pasar Baru dan Plaza Gajah Mada

2. 1(satu) di wilayah Tangerang yaitu di Mal Karawaci 3. 1(satu) di Bandung terletak di Istana Plaza Bandung 4. 1(satu) di Surabaya yaitu di Tunjungan Plaza 5. 1(satu) di Bali (leasing place)

6. 1(satu) di Bekasi tepatnya di Mega Mall Bekasi.

3.4 Visi, Misi, Konsep, dan Motto Perusahaan

Visi, misi, konsep, serta Motto PT. Rimo Catur Lestari TBK adalah sebagai berikut :

Visi perusahaan :

To serve middle family in our retailer. Misi perusahaan :

1. To transform into a professional corporate culture 2. To make each store a profit center

3. Return to profitability Konsep perusahaan :

value for money store

(6)

3.5 Struktur Organisasi Perusahaan

Pengertian organisasi dalam arti sempit, yaitu organisasi merupakan perkumpulan atau perserikatan antara dua orang atau lebih untuk mengadakan suatu kerja sama untuk mencapai suatu tujuan yang telah disetujui bersama. Sedangkan pengertian organisasi dalam arti luas adalah hubungan struktural antara berbagai faktor yang ada dalam perusahaan.

Setiap perusahaan biasanya mempunyai struktur organisasi masing-masing, agar kegiatan perusahaan dapat berjalan dengan baik. Struktur organisasi mengambarkan fungsi-fungsi dalam perusahaan yang dikoordinasikan bersama-sama melalui sesuatu jalur wewenang dan tanggung jawab tersebut dan deskripsi kegiatan perusahaan secara terperinci.

Suatu unsur penting untuk mengukur kebaikan setiap organisasi adalah adanya pemisahan fungsi-fungsi yang meliputi antara lain :

1. Fungsi otorisasi 2. Fungsi pencatatan 3. Fungsi penyimpanan 4. Fungsi pelaksanaan

Meskipun terjadi pemisahan tugas, bukan berarti tidak adanya komunikasi dan konsultasi antara satu bagian dengan bagian yang lain, tetapi sebaliknya semua bagian harus diintregasikan dengan efisiensi usaha secara keseluruhan.

Sesuai dengan pasal 12 ayat 1 dan pasal 15 ayat 1 Anggaran Dasar, perusahaan diurus dan dipimpin oleh Direksi di bawah pengawasan Komisaris. Lebih lanjut, sesuai dengan pasal 11 ayat 3 dan pasal 14 ayat 4 anggota Direksi dan Komisaris dipilih, diangkat dan diberhentikan oleh Rapat Umum Pemegang Saham(RUPS).

(7)

Adapun struktur organisasi yang terbentuk dapat digambarkan dalam bagan organisasi berikut ini :

Gambar 3.1 Bagan Organisasi PT Rimo Catur Lestari TBK

3.5.1 Tugas dan Wewenang

Struktur organisasi perusahaan dapat dilihat pada gambar diatas. Adapun uraian tugas dan wewenang dari masing-masing jabatan pada PT. Rimo Catur Lestari TBK adalah :

(8)

1. DIREKSI/DIREKTUR

Para direksi mempunyai tugas dan wewenang :

• Direksi bertanggung jawab penuh dalam melaksanakan tugasnya untuk kepentingan perusahaan dalam mencapai maksud dan tujuan perusahaan. Tugas pokok Direksi adalah :

a. Memimpin dan mengurus perusahaan sesuai dengan tujuan perusahaan b. Menguasai, memelihara, dan mengurus kekayaan perusahaan

• Setiap anggota Direksi wajib dengan itikad baik dan penuh tanggung jawab menjalankan tugasnya dengan mengindahkan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

• Direksi berhak mewakili perusahaan di dalam dan di luar pengadilan tentang segala hal dan dalam segala kejadian, mengikat perusahaan dengan pihak lain dan pihak lain dengan perusahaan, serta menjalankan segala tindakan, baik yang mengenai kepengurusan maupun kepemilikan, akan tetapi dengan pembatasan bahwa untuk :

a. meminjam uang atas nama perusahaan

b. mempertanggungjawabkan atau menggadaikan atau dengan cara lain membebani barang tidak bergerak perusahaan.

c. Ikut serta dalam suatu perusahaan lain atau mendirikan suatu usaha baru d. Memperoleh atau memindah tangankan barang tidak bergerak atau hak

atas suatu perusahaan harus dengan persetujuan atau akta yang bersangkutan turut ditandatangani seorang Komisaris perusahaan

(9)

• Menetapkan dan melaksanakan kebijakan-kebijakan yang berhubungan dengan kegiatan perusahaan demi kemajuan perusahaan.

• Mengambil tindakan dan keputusan bagi perusahaan. • Mengangkat dan memberhentikan manejer perusahaan.

• Aktif mengawasi seluruh jalannya perusahaan dan mengkoordinasi semua bagian yang ada dibawahnya.

2. DIVISI MERCHANDISER AND BUYER

Divisi yang bertanggung jawab terhadap kelengkapan barang dagangan, negosiasi dengan supplier terhadap promo barang tersebut, MOU tentang target sales per meter persegi, umur barang dan lain sebagainya. Di PT Rimo Catur Lestari Tbk. Tugas dan tanggung jawab buyer di jabat sekaligus oleh divisi merchandiser.

3. DIVISI INFORMATION TECHNOLOGY

Tugas dan tanggung jawab divisi ini adalah

• Memberi dukungan kepada semua divisi yang membutuhkan informasi sebagai olahan dari data yang terekam juga kepada manajemen yang diperlukan untuk analisis.

• Menganalisis kebutuhan user akan sebuah system yang handal untuk keperluannya serta merancang dan membuat program komputer tersebut.

• Secara rutin setiap hari adalah melihat, memelihara, mencegah segala tindakan/kejadian yang dapat merusak/menghilangkan data, program dan lainnya

(10)

yang tersimpan di komputer terutama server dengan cara mem-backup data serta memasang program antivirus, firewall dan progam lainnya.

• Bertanggung jawab terhadap semua perangkat keras komputer yang ada di lingkungan Rimo Department Store.

4. DIVISI ACCOUNTING & FINANCE

Tugas dan wewenang divisi ini adalah :

• Menyusun rencana kerja dan anggaran pendapatan dan pengeluaran perusahaan. • Melakukan pengendalian atas pelaksanaan pendapatan dan pengeluaran

perusahaan.

• Mengawasi tugas atau aktivitas-aktivitas sehari-hari dan bagian yang dibawahinya.

• Menetapkan kebijaksanaan-kebijaksanaan keuangan. • Menandatangani laporan tahunan.

• Menandatangani perjanjian-perjanjian sesuai dengan bidangnya.

Bagian akuntansi bertanggungjawab kepada manajer keuangan dan akuntansi dan mempunyai tugas dan wewenang :

• Menyusun laporan keuangan baik bulanan maupun tahunan yaitu neraca, laporan rugi laba, laporan arus kas, laporan laba ditahan, catatan atas laporan keuangan. • Menyelenggarakan pembukuan yang rapi dan dapat dipertanggungjawabkan. • Melakukan pembayaran gaji karyawan.

(11)

• Mengunakan komputerisasi dalam pengolahan data perusahaan untuk menghasilkan output bagi pihak yang berkepentingan.

• Membuat rekonsiliasi bank dan rekonsiliasi stock di gudang.

5. DIVISI OPERATIONAL

Mengontrol kegiatan operasional toko sehari-hari. Men-drive target penjualan yang telah disepakati dengan manajemen. Bersama-sama dengan tim merchandiser memonitor kelengkapan, kedalaman barang yang di-display di lapangan serta menganalisa barang dagang apakah barang tersebut broken-size, umurnya sudah lama dan sebagainya.

6. DIVISI HUMAN RESOURCE

Tugas utama departemen ini adalah mengelola karyawan, memberikan pelatihan, mendengarkan keluhan karyawan, bersama-sama dengan manajemen menetapkan kebijakan umum peraturan perusahaan.

7. DIVISI ADVERTISING & PROMOTION

Departemen ini membuat promosi yang dapat digunakan oleh semua toko (national promotion) maupun sebagian toko (local promotion) untuk mencapai target penjualan yang telah diproyeksikan manajemen. Departemen ini bekerja sama dengan departemen lainnya agar program promosi tidak bentrok dengan promosi lainnya serta tidak menggangu margin yang ada.

(12)

8. DIVISI CUSTOMER SERVICE

Departemen ini bertugas melayani keluhan pelanggan, memberikan informasi yang benar kepada pelanggan serta memberi masukan kepada departemen advertising and promotion agar bagian tersebut dapat merancang suatu promosi yang tepat yang dapat mengundang pelanggan melakukan transaksi di toko.

9. DIVISI BUSINESS AND DEVELOPEMENT

Divisi ini mempunyai tugas dan wewenang :

• Mengawasi divisi customer service, divisi leasing, divisi adv. and promotion. • Menganalisa perkembangan perusahaan.

• Menganalisa lokasi toko yang dihubungkan dengan margin.

10. DIVISI KEUANGAN

Keuangan mempunyai tugas dan wewenang :

• Mengawasi divisi accounting & finance, divisi audit, dan divisi information technology.

• Menyimpan dokumen – dokumen yang berhubungan dengan keuangan perusahaan.

• Memeriksa laporan dari divisi yang berhubungan dengan keuangan.

11. DIVISI AUDIT

Mengaudit setiap transaksi yang terjadi di RIMO meliputi pembelian, penjualan, uang lembur, bonus dan sebagainya. Divisi ini membuat laporan kepada manajemen

(13)

setiap kejadian yang menyimpang atau tidak agar proses setiap transaksi di lingkungan RIMO menjadi sehat.

12. DIVISI PROPERTY

Divisi ini bertanggung jawab terhadap semua peralatan perangkat keras didalam gedung dimana lokasi toko berada seperti listrik, telepon, mesin-mesin dari bank untuk akses data. Divisi ini bekerja sama dengan divisi IT untuk kegiatan yang berurusan dengan komputer dan data.

13. DIVISI LEASING

Tugas dan tanggung jawab dari divisi ini adalah mencari orang yang ingin menyewa tempat di dalam toko RIMO dan sebagai negosiator antara manajemen dengan penyewa dalam urusan luas usaha yang disewa, jenis peruntukan, biaya yang timbul dan sebagainya.

14. STORE MANAGER

Store manager mempunyai tugas dan wewenang

• Memimpin, menanggani dan mengawasi kegiatan-kegiatan perusahaan dimasing-masing cabang

• Memberikan laporan keadaan toko dan mempertanggung jawabkannya kepada pihak Direksi

(14)

3.6 Subjek Data dan Fungsi Bisnis

Subjek data pada PT. Rimo Catur Lestari TBK merupakan kelompok sumber data yang terdiri dari orang atau barang. Subjek data berguna untuk menampilkan informasi yang dibutuhkan oleh pihak eksekutif. Pada tabel berikut ini dapat dilihat subjek data pada PT. Rimo Catur Lestari TBK.

Tabel 3.1 Subjek Data Subjek Data Produk Persediaan Pembelian Penjualan Penyewaan Promosi Keuangan Gudang Toko Customer Supplier Karyawan Peralatan

Fungsi bisnis pada PT. Rimo Catur Lestari TBK merupakan kelompok aktivitas perusahaan yang secara bersama-sama mendukung suatu aspek yang terdiri dari tujuan, visi, dan misi dari perusahaan. Pada tabel di bawah ini dapat dilihat fungsi bisnis pada PT. Rimo Catur Lestari TBK.

(15)

Tabel 3.2 Fungsi Bisnis Fungsi Bisnis Analisis Pasar Analisis Pelanggan Perencanaan Produk Perencanaan Operasional Manajemen Persediaan Audit Perencanaan Laba Perencanaan Penjualan

Negosiasi Harga Sewa Tempat Penggajian Karyawan

Penerimaan Produk dari Supplier Pembelian Produk dari Supplier Penentuan Harga Produk

Penjualan Produk

Penyewaan Tempat usaha Promosi Produk

Pemilihan Supplier

Manajemen Fasilitas/Peralatan Perekrutan Karyawan

Pembuatan Kartu Keanggotaan Penentuan Lokasi Gudang Penentuan Lokasi Toko

3.7 Analisis Matriks

3.7.1 Organisasi vs Lokasi

Pada tabel di bawah ini merupakan matriks yang menjelaskan hubungan antara organisasi dan lokasi. Dapat dilihat jika bagian-bagian utama dari organisasi terdapat di pusat, oleh karena itu, dapat disimpulkan bahwa kegiatan masing-masing departemen secara umum dilaksanakan di pusat. Kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan di cabang merupakan hasil keputusan dari pusat.

(16)

Tabel 3.3 Matriks Organisasi vs Lokasi

_{Gajah Mada} _{Taman Anggrek} _{Pasar Baru} _{Mal Karaw}

aci

Plaza Bandung Tunjungan Plaza Bali Mega Mall Bekasi

Presiden Direktur x

Business and Development Director x

Direktur Keuangan x

Direktur Operasional x

CRM Manager x

Adv and Promotion Manager x Leased Department Manager x

Audit Manager x

Financial and Accounting Manager x

IT Manager x

HRD Manager x

Merchandiser and Buyer x

Property Manager x

Store Manager x x x x x x x x

Dari tabel di atas terlihat bahwa kegiatan dikendalikan dan berpusat di kantor pusat , yaitu di Mal Taman Anggrek, Jakarta.

3.7.2 Organisasi vs Subjek Data

Pada tabel berikut ini dapat dilihat keterkaitan antara kegiatan yang dilakukan antara bagian-bagian dari organisasi dengan subjek data.

(17)

Tabel 3.4 Matriks Organisasi vs Subjek Data

_Produk _Persediaan _Pembelian _Penjualan _Penyewaan _Promosi _Keuangan _Gudang _Toko _Customer _Supplier _Karyawan _Perala

tan

Presiden Direktur x x x x x

Business and Development Director x x x x x x x

Direktur Keuangan x x x x x x x x

Direktur Operasional x x x x x x x

CRM Manager x x x x

Adv and Promotion Manager x x x x x x

Leased Department Manager x x x

Audit Manager x x x x x

Financial and Accounting Manager x x x x x x x x

IT Manager x x

HRD Manager x x

Merchandiser and Buyer x x x x x

Property Manager x

(18)

3.7.3 Fungsi Bisnis vs Organisasi

Hubungan antara fungsi-fungsi bisnis yang dilakukan oleh bagian-bagian dari organisasi dapat dilihat pada tabel 3.5 .

Tabel 3.5 Matriks Fungsi Bisnis vs Organisasi

_Presi d en Di re ktur Bu sin ess an d D ev el o pmen t D ir ector Di re kt u r Keua nga n Di re kt u r Ope rasi onal C R M Ma nage r A d v an d Pr om ot io n Mana ger Leased De pa rt ment Ma nage r A udi t Ma nage r Fi na nci al an d Acco u n ti n g M anage r IT Ma na ger HR D Mana ge r Me rcha ndiser and Buyer Pr op ert y Man ager St o re Mana ge r Analisa Pasar A RA RA RA Analisa Pelanggan RA EW Perencanaan Produk A A RA I EW Perencanaan RA RA Operasional EW Manajemen Persediaan RA I W Audit RA I EW Perencanaan Laba A I RA I Perencanaan Penjualan RA RA RA W W W Negosiasi Harga Sewa I RA Tempat W Penggajian Karyawan RA I W Penerimaan Produk I RA dari Supplier Pembelian Produk dari RA Supplier W Penentuan Harga A A I RA I Produk EW

(19)

Penjualan Produk RA Penyewaan Tempat RA usaha W Promosi Produk RA RA E EW Pemilihan Supplier RA W Manajemen Fasilitas/ RA RA Peralatan EW EW Perekrutan Karyawan RA EW Pembuatan Kartu RA Keanggotaan W Penentuan Lokasi Toko RA I I I W Penentuan Lokasi RA I I I Gudang W

Keterangan :

R : Direct management responsibility

Unit dari organisasi yang bertanggung jawab secara langsung atas kegiatan yang dilakukan pada fungsi bisnis yang berkaitan.

A : Executive or Policy making authority

Unit organisasi yang memiliki kewenangan dalam membuat dan melaksanakan kebijaksanaan pada fungsi bisnis yang berkaitan.

I : Involved in the function

Unit organisasi yang terkait pada fungsi bisnis tetapi tidak bertanggung jawab dan tidak memiliki kuasa terhadap fungsi bisnis tersebut.

E : Technical expertise

Unit organisasi yang memiliki keahlian teknis dalam menjalankan fungsi bisnis.

(20)

W : Actual execution of the work

Unit organisasi yang melaksanakan seluruh kegiatan yang terdapat pada fungsi bisnis yang berkaitan.

3.7.4 Fungsi Bisnis vs Subjek Data

Pada tabel 3.6 dapat terlihat hubungan antara fungsi bisnis dengan subjek data untuk menentukan siapa yang berhak dan terkait dengan kegiatan yang telah ditentukan. Kegiatan tersebut adalah create, read, update, delete.

Tabel 3.6 Matriks Fungsi Bisnis vs Subjek Data

_Pro duk Perse d iaan Pemb elian Penj ual an Penye w aan Pr om osi Ke uan g an G uda n g Toko Cu stomer Supp lier K ar y aw an Peralatan Analisa Pasar R R R R R R R R R Analisa Pelanggan R R R R Perencanaan Produk R R R R R R R Perencanaan R R R R R R R R Operasional Manajemen Persediaan R R R R R R R R R Audit R R R R R Perencanaan Laba R R R R R R R R R U Perencanaan Penjualan R R R R R R R R U Negosiasi Harga Sewa R R R R R CR R R R Tempat U Penggajian Karyawan R R R R R CR R R U Penerimaan Produk R CR R R R R CR R R R R dari Supplier U U

(21)

Pembelian Produk dari CR R CR R CR Supplier U U U Penentuan Harga Produk R R R R R R R R R R R U Penjualan Produk R R CR R R R Penyewaan Tempat usaha CR R R U Promosi Produk R R R CR R R R U Pemilihan Supplier R R R R CR U Manajemen Fasilitas/ R CR Peralatan U Perekrutan Karyawan R CR UD Pembuatan Kartu R R R R R CR Keanggotaan Penentuan Lokasi Toko R R R R R R R CR R Penentuan Lokasi R R R R R R R R CR Gudang

Keterangan : R : Read

Menunjukkan subjek data yang dapat dibaca dalam melakukan fungsi bisnis. C : Create

Menunjukkan subjek data yang dapat dibuat dalam melakukan fungsi bisnis. U : Update

Menunjukkan subjek data yang dapat diubah dalam melakukan fungsi bisnis, dimana data tersebut sebelumnya sudah ada.

D : Delete

(22)

Dari tabel matrik di atas kita dapat melihat bahwa setiap subjek fungsi yang ada pada perusahaan melaksanakan kegiatan yang berbeda-beda pada subjek data yang berkaitan dengan fungsi yang berupa create, read, update, delete data. Fungsi yang memiliki banyak hubungan dengan subjek data menunjukkan bahwa fungsi tersebut sangat penting di dalam menjalankan perusahaan, selain itu fungsi tersebut memiliki peran besar dalam proses pengambilan keputusan yang tepat bagi perusahaan.

3.8 Analisis Critical Success Factor

Critical Success Factor pada PT. Rimo Catur Lestari TBK merupakan sejumlah faktor atau ruang lingkup tertentu yang diprediksi dapat memberikan hasil yang baik bagi perusahaan.

Analisis Critical Success Factor perlu dilakukan untuk menganalisa keunggulan kompetitif yang dimiliki perusahaan terhadap perusahaan lainnya. Critical Success Factor bukanlah sasaran atau tujuan, melainkan apa yang harus dilakukan untuk mencapai target yang ingin dicapai.

Critical Success Factor pada PT. Rimo Catur Lestari TBK antara lain :

• Penganalisaan kondisi pasar khususnya terhadap penjualan, agar bisa mengadaptasikan diri dengan perubahan permintaan pasar secara cepat dan tepat, khususnya pada permintaan koleksi produk dengan mode yang sedang fashionable.

• Peningkatan kualitas pelayanan dalam segi fasilitas, pelayanan, dan kecepatan pelayanan, salah satunya dengan adanya kafe.

(23)

• Pemantauan atas jumlah suatu produk yang masuk dan keluar pada suatu gudang tertentu yang dapat menginformasikan trend produk yang diminati oleh pasar pada waktu tertentu dan wilayah tertentu.

• Penerapan status pembelian kepada supplier yang disebut OPEN sehingga memudahkan supplier dalam mengirimkan produk terbaru tanpa harus PT. Rimo Catur Lestari TBK melakukan PO sehingga potensial selling tidak hilang.

3.9 Analisis SWOT

Analisa berikut digunakan untuk menganalisis strength dan weakness yang ada di perusahaan yang memanfaatkan setiap opportunitiy dengan memperhatikan threat dari lingkungan di luar perusahaan, yang dapat menghambat kemajuan perusahaan. Hasil analisis SWOT yang diperoleh pada PT. Rimo Catur Lestari TBK sebagai berikut:

1. strength

• Memiliki cabang-cabang di lokasi yang strategis. • Memiliki koleksi produk yang beragam.

• Memiliki hubungan bisnis dan kerja sama yang baik dengan pemasok (supplier) dan pelanggan (customer).

• Memiliki reputasi baik dan terpercaya. 2. weakness

• Promosi belum terpublikasi dengan baik.

• Kurang dapat memprediksikan produk yang cocok untuk lokasi tertentu 3. opportunity

(24)

Eksternal

Internal

• Permintaan pasar akan produk pakaian yang sedang trend sangat tinggi 4. threat

• Perekonomian Indonesia tidak stabil.

• Banyak bermunculan perusahaan yang bergerak di bidang retailer yang menjadi saingan bisnis.

Tabel 3.7 Matriks SWOT

STRENGTH (Kekuatan) WEAKNESS (Kelemahan) OPPORTUNITY (Peluang) Strategi SO ¾ Mensegmentasikan variasi produk yang sesuai dengan selera pasar di masing-masing cabang

Strategi WO

¾ Memaksimalkan penempatan produk yang tepat untuk cabang tertentu

THREAT (Ancaman)

Strategi ST ¾ Memberi jaminan kepada

pemasok (supplier) dalam melakukan penjualan berdasarkan reputasi yang dimiliki perusahaan.

Strategi WT ¾ Meningkatkan daya saing

pada cabang dengan menempatan produk yang tepat

(25)

3.10 Teknologi Informasi PT. Rimo Catur Lestari TBK

Teknologi informasi yang terdapat pada PT. Rimo Catur Lestari TBK digunakan sebagai pendukung proses kinerja perusahaan agar semua aktivitas perusahaan dapat dijalankan secara efektif dan efisien. Teknologi informasi yang terdapat pada PT. Rimo Catur Lestari TBK terdiri dari perangkat keras dan piranti lunak.

3.10.1 Perangkat Keras

Perangkat keras yang terdapat pada kantor pusat PT. Rimo Catur Lestari yaitu : • 2 unit server

• 20 unit komputer sebagai workstation • 40 unit machine register

• Jaringan yang menghubungkan server dengan workstation dan machine register

3.10.2 Perangkat Lunak

Piranti lunak yang digunakan oleh PT. Rimo Catur Lestari TBK adalah Windows 2000 server sebagai operating systemnya, sedangkan aplikasi sistem yang digunakan untuk menunjang kegiatan bisnis perusahaan adalah :

• GL • INVENTORY • WAREHOUSE • BUDGET • POS • CASH BANK

(26)

• CRM • HRIS

3.10.3 Matriks Fungsi Bisnis vs Aplikasi

Pada tabel di bawah ini terlihat hubungan antara fungsi bisnis dengan aplikasi. Aplikasi ini berfungsi untuk meyimpan data mengenai aktivitas yang terjadi di dalam perusahaan.

Tabel 3.8 Matriks Fungsi Bisnis vs Aplikasi

_GL _INVENT

ORY

WAREHOUSE BUDGET POS CASH BANK CRM HRIS

Analisa Pasar x Analisa Pelanggan x x Perencanaan Produk x Perencanaan Operasional x Manajemen Persediaan x x Audit x x x x x x x Perencanaan Laba x Perencanaan Penjualan x Negosiasi Harga Sewa Tempat x

Penggajian Karyawan x x x

Penerimaan Produk dari Supplier x x Pembelian Produk dari Supplier x x x Penentuan Harga Produk x

Penjualan Produk x x x

Promosi Produk x x x x

Penyewaan Tempat usaha x x

Pemilihan Supplier x

Manajemen Fasilitas/Peralatan x x

Perekrutan Karyawan x x

Pembuatan Kartu Keanggotaan x x Penentuan Lokasi Toko x x Penentuan Lokasi Gudang x x

(27)

3.10.4 Matriks Subjek Data vs Aplikasi

Tabel di bawah ini memperlihatkan hubungan antara subjek data dengan aplikasi. Masing-masing subjek data menggunakan aplikasi yang berkaitan.

Tabel 3.9 Matriks Subjek Data vs Aplikasi

_Produk _Persedia

an

Pembelian Penjualan Penyewaan Promosi Keuangan Gudang Toko Customer Supplier Karyawan Perala

tan GL x x x x x x x x x INVENTORY x x x WAREHOUSE x x x BUDGET x x POS x x x CASH BANK x x x CRM x HRIS x x 3.11 Analisis Database

Database yang terdapat pada PT. Rimo Catur Lestari TBK terdapat beberapa tabel-tabel yang berhubungan dengan kegiatan sehari-hari perusahaan tersebut. Berikut ini merupakan tabel-tabel yang berkaitan erat dengan bidang pemasaran :

• Subjek data : Produk

Nama Tabel : im_merk Primary Key : merk_id

Tabel 3.10 Tabel Merk

Nama Kolom Tipe Data Panjang Keterangan

merk_id varchar 10 ID merk

(28)

Nama Tabel : im_article Primary Key : article_id Foreign Key : merk_id

Tabel 3.11 Tabel Artikel

article_id varchar 10 ID artikel

article_desc varchar 50 Nama artikel article_type varchar 10 Tipe artikel

Nama Tabel : im_colour Primary Key : colour_id

Tabel 3.12 Tabel Warna

colour_id varchar 10 ID warna

colour_desc varchar 10 Deskripsi warna

Nama Tabel : im_satuan Primary Key : satuan_id

Tabel 3.13 Tabel Satuan

satuan_id varchar 2 ID satuan

(29)

Nama Tabel : im_size Primary Key : size_id

Tabel 3.14 Tabel Ukuran

size_id varchar 2 ID ukuran

size_desc varchar 10 Deskripsi ukuran

Nama Tabel : im_jenis1 Primary Key : dept_id

Tabel 3.15 Tabel Departemen

dept_id varchar 10 ID departemen

dept_desc varchar 20 Nama departemen

Nama Tabel : im_jenis2

Primary Key : dept_id, sub_dept_id Foreign Key : dept_id

Tabel 3.16 Tabel Sub Departemen

sub_dept_id varchar 10 ID sub departemen sub_dept_desc varchar 20 Nama sub departemen

(30)

Nama Tabel : sku_master Primary Key : sku_id

Foreign Key : article_id, dept_id, sub_dept_id, size_id, colour_id, satuan_id

Tabel 3.17 Tabel SKU

article_id varchar 10 ID artikel

sub_dept_id varchar 10 ID subdepartemen

sku_id varchar 15 ID sku

sku_desc varchar 50 Nama sku

size_id varchar 2 ID ukuran

colour_id varchar 10 ID warna

satuan_id varchar 2 ID satuan

flag_konsinyasi varchar 1 Tipe barang harga_jual decimal 5 Harga barang dijual harga_beli decimal 5 Harga barang dibeli

• Subjek data : Promosi

Nama Tabel : ap_disc_hdr Primary Key : site_id, disc_id Foreign Key : site_id, merk_id

Tabel 3.18 Tabel Diskon

site_id varchar 4 ID toko

disc_id varchar 15 ID diskon

disc_desc varchar 20 Jenis diskon disc_amount numeric 9 Jumlah diskon rupiah disc_percent numeric 9 Jumlah diskon persen date_start datetime 8 Tanggal diskon dimulai date_end datetime 8 Tanggal diskon selesai

usr_disc decimal 5 Nilai diskon

margin_rimo decimal 5 Persen margin untuk rimo margin_supplier decimal 5 Persen margin untuk supplier margin_disc decimal 5 Persen margin diskon

(31)

Subjek data : Keuangan

Nama Tabel : budget_mou

Primary Key : site_id, merk_id, periode Foreign Key : site_id, merk_id

Tabel 3.19 Tabel Budget MOU

periode datetime 8 Periode mou

start_date datetime 8 Tanggal mou dimulai end_date datetime 8 Tanggal mou selesai

mou_min decimal 9 Nilai mou yang harus dicapai

Nama Tabel : budget_plan_margin Primary Key : site_id, merk_id, periode Foreign Key : site_id, merk_id

Tabel 3.20 Tabel Target Budget

periode datetime 8 Periode perencanaan plan_margin decimal 9 Nilai margin yang direncanakan

Nama Tabel : im_merk_site Primary Key : site_id, merk_id Foreign Key : merk_id

Tabel 3.21 Tabel Margin

(32)

Nama Tabel : pos_sls_dtl

Primary Key : site_id, tsact_no, row_no

Foreign Key : site_id, tsact_no, sku_id , disc1_id, disc2_id, disc3_id

Tabel 3.22 Tabel Detail POS

tsact_no varchar 15 ID transaksi

row_no numeric 5 ID baris

sku_id varchar 15 ID sku

quantity numeric 5 Jumlah terjual

harga_jual money 8 Harga jual

harga_beli money 8 Harga beli

disc1_id varchar 15 ID diskon

Nama Tabel : pos_sls_hdr Primary Key : site_id, tsact_no Foreign Key : site_id

Tabel 3.23 Tabel Header POS

tsact_no varchar 15 ID transaksi

salesdate datetime 8 Tanggal penjualan

shift char 1 Shift penjualan

cashier varchar 6 ID tempat kasir ttl_gross money 8 Total penjualan kotor ttl_nett money 8 Total penjualan bersih pan varchar 15 ID kartu pelanggan card_id varchar 16 ID kartu kredit

(33)

Subjek data : Toko Nama Tabel : gl_site

Primary Key : site_id

Tabel 3.24 Tabel Lokasi Toko

short_desc varchar 5 Nama singkat toko

long_desc varchar 50 Nama toko

site_region varchar 20 Kota toko

• Subjek data : Gudang

Nama Tabel : im_awal

Primary Key : gudang_id, article_id, periode Foreign Key : gudang_id, article_id

Tabel 3.25 Tabel Gudang

gudang_id varchar 10 ID gudang

article_id varchar 10 ID artikel periode datetime 8 Periode persediaan barang awal decimal 9 Jumlah artikel awal pada gudang hawal decimal 9 Jumlah artikel awal pada toko

masuk decimal 9 Jumlah artikel yang masuk ke gudang keluar decimal 9 Jumlah artikel yang keluar dari gudang

akhir decimal 9 Jumlah persediaan

Nama Tabel : im_gudang Primary Key : gudang_id

Tabel 3.26 Tabel Lokasi Gudang

gudang_id varchar 10 ID gudang

gudang_desc varchar 50 Nama gudang gudang_region varchar 20 Kota gudang

(34)

3.12 Analisis Kebutuhan Data dan Informasi

PT. Rimo Catur Lestari TBK merupakan perusahaan yang bergerak dalam perdagangan retail, dan memiliki toko di beberapa tempat. Oleh karena itu, PT. Rimo Catur Lestari TBK memerlukan laporan yang berisi data yang akurat, cepat dan tepat, sehingga data tersebut dapat dianalisis oleh pihak manajemen untuk mendukung proses pengambilan keputusan. Laporan yang disediakan untuk pihak manajemen perusahaan merupakan laporan yang berupa ringkasan yang mudah dipahami oleh pihak manajemen perusahaan.

Laporan ini terintegrasi, tersimpan secara historikal, serta tidak mengalami perubahan. Dalam membantu pimpinan perusahaan menganalisa laporan yang disediakan, maka laporan yang disajikan menampilkan informasi yang berupa grafik sehingga mempermudah pihak manajemen untuk mengambil suatu keputusan dalam rangka usaha pengembangan perusahaan.

3.13 Masalah yang Dihadapi

Masalah yang dihadapi oleh unit-unit organisasi perusahaan antara lain :

• Data yang telah dikumpulkan dari berbagai unit dalam perusahaan, dirasakan kurang adanya pengaksesan dan pengelolaan yang optimal seiring dengan pertumbuhan perusahaan. Padahal data-data yang sudah dikumpulkan tersebut dapat menjadi bahan pertimbangan dalam proses pengambilan keputusan.

• Adanya kendala dalam proses pengambilan keputusan yang menyangkut bidang pemasaran oleh pihak manajemen. Tidak tersedianya aplikasi yang membantu

(35)

dalam mengumpulkan dan menganalisa data pemasaran menyebabkan lambatnya pengambilan keputusan oleh pihak manajemen.

3.14 Pemecahan Masalah

Pemecahan masalah yang diberikan perusahaan adalah membangun aplikasi data warehouse yang dapat memenuhi kebutuhan akan data yang terintegrasi secara keseluruhan dari masing-masing bagian yang ada. Aplikasi data warehouse ini sangat menunjang dalam proses pengambilan keputusan yang mempermudah pihak manajemen dalam menganalisa keadaan perusahaannya.

Aplikasi ini dimulai dengan menyaring data yang diperlukan untuk laporan kemudian mentransformasikan ke bentuk yang terintegrasi antara yang satu dengan yang lainnya sehingga database yang akan dipakai merupakan data yang sudah terintegrasi. Data-data ini merupakan data-data yang bersifat historikal sehingga dapat digunakan dalam proses penganalisaan. Pengaksesan data yang diperlukan pada data warehouse lebih cepat dibandingkan aplikasi sistem informasi lainnya karena data warehouse berfokus pada performance query yang dibutuhkan dalam proses pembuatan laporan. Laporan dari data warehouse merupakan laporan ringkas yang interaktif, yang dapat dimanipulasi oleh pengguna sesuai dengan kebutuhannya.