MAKALAH KOMUNIKASI BISNIS
Keberhasilan Komunikasi Dalam Organisasi
Disusun Oleh
Muhammad Arif Fulloh - 143112340370075
Ridhwan Adjie Ramadhan - 153112340350021
Dosen Mata Kuliah : SL. Nasution
Fakultas Ekonomi Jurusan Akutansi
Universitas Nasional
Bab I
Pendahuluan
1.1 Latar Belakang
Salah satu keberhasilan dalam bisnis beroganisasi adalah pentingnya komunikasi. Komunikasi bisnis adalah setiap komunikasi yang digunakan untuk membangun partnerships, sumber daya intelektual, untuk mempromosikan satu gagasan; suatu produk; servis; atau suatu organisasi, dengan sasaran untuk menciptakan nilai bagi bisnis yang dijalankan. Komunikasi Bisnis meliputi pengetahuan yang menyeluruh dari sisi internal dan eksternal bisnis tersebut. Komunikasi yang internal termasuk komunikasi visi (perseroan/perusahaan), strategi, rencana-rencana, kultur/budaya perusahaan, nilai-nilai dan prinsip dasar yang terdapat di perusahaan, motivasi karyawan, serta gagasan-gagasan, dll. Komunikasi eksternal termasuk merek, pemasaran, iklan, hubungan pelanggan, humas, hubungan-hubungan media, negosiasi-negosiasi bisnis, dll. Bagaimanapun bentuknya, semua hal tersebut memiliki tujuan yang sama, yaitu menciptakan suatu nilai bisnis (create business value).
1.2 Rumusan Masalah
1. Apa Pengertian komunikasi dan organisasi ? 2. Apa itu hubungan komunikasi dalam organisasi ? 3. Apa itu Pola Komunikasi ?
4. Bagaimana cara mengelola komunikasi dalam organisasi ? 5. Bagaimana Meningkatkan Keterampilan Komunikasi ?
1.3 Tujuan
1. Mengetahui pengertian Komunikasi dan Organisasi
2. Menjelaskan bagaimana hubungan komunikasi dalam organisasi 3. Membedakan berbagai pola komunikasi
4. Mengetahui bagaimana mengelola komunikasi
Bab II
Pembahasan
2.1 Pengertian Komunikasi Dan Organisasi
Komunikasi menurut Kathleen K, Reardon dalam buku Interpersonal Communication, Where Minds Meet (1987), komunikasi berasal dari bahasa latin communis atau common dalam bahasa Inggris yang berarti sama. Berkomunikasi berarti kita sedang berusaha untuk mencapai kesamaan makna, „commonness‟. Atau dengan ungkapan yang lain, melalui komunikasi kita mencoba berbagi informasi, gagasan atau sikap kita dengan partisipan lainnya. Kendala utama dalam berkomunikasi adalah kita sering kali mempunyai makna yang berbeda terhadap lambang yang sama. Oleh karena itu, komunikasi seharusnya dipertimbangkan sebagai aktifitas dimana tidak ada tindakan atau ungkapan yang diberi makna secara penuh, kecuali jika diinterpretasikan oleh partisipan komunikasi yang terlibat.
pengertian organisasi Organisasi, dipandang sebagai sebuah budaya, memberi peluang untuk penafsiran budaya. Sebuah organisasi, yang mana bisa jadi merupakan cara pandang anggotanya, menciptakan realitas bersama yang berbeda dari budaya lainnya.
Jadi dapat di simpulkan Komunikasi adalah perekat yang memungkinkan kelompok masyarakat tersebut secara bersama-sama dapat melakukan fungsingnya dengan baik. Serta, Organisasi adalah sekelompok masyarakat yang saling bekerja sama untuk mencapai tujuan tertentu.
2.2 Hubungan Komunikasi dalam suatu organisasi
Hubungan komunikasi dan organisasi sangat terkait, dimana untuk mencapai tujuan suatu organisasi dibutuhkan adanya proses komunikasi yang dapat mentransfer pesan- pesan dari pengirim ke penerima. Secara umum komunikasi mempunyai dua fungsi penting dalam organisasi.
1. Komunikasi memungkinkan orang orang untuk saling bertukar informasi.
2. Komunikasi membantu menghubungkan sekelompok anggota dalam organisasi yang terpisah dari anggota lainnya.
Beberapa kegiatan organisasi yang berkaitan dengan pertukaran informasi.
a. Menetapkan tujuan
Setiap kegiatan bisnis dalam organisasi pasti memiliki sebuah tujuan. Tujuan organisasi dapat didefinisikan dalam arti keuangan ( finansial ), mutu produk,penguasaan pasar, kepuasan karyawan, atau memberikan pelayanan bagi pelanggan
b. Membuat dan melaksanakan keputusan
Setelah tujuan organisasi ditetapkan dalam suatu organisasi, untuk dapat tercapai tujuan tersebut maka dibuatlah suatu keputusan-keputusan yang mendukung terlaksananya tujuan.
Setelah keputusan dilaksanakan, manajemen perlu melakukan pengukuran untuk mengetahui apakah hasil yang diharapkan dapat tercapai. Maka, perlu pengukuran kinerja.
d. Merekrut dan mengembangkan staf
Jika suatu perusahaan ingin merekrut seseorang, ia harus mengumumkan secara public/terbuka meneliti resume dan melakukan wawancara. Sebagai orang baru dalam organisasi diperlukan pengembangan kinerja juga diberikan umpan balik (feedback) atas prestasi yang telah dia capai
e. Pelayanan pelanggan
Semua organisasi akan berhubungan dengan customer ( internal dan eksternal) atau pelangganya dengan menggunakan komunikasi dalam bentuk formal maupun norformal
f. Negosiasi dengan pemasok
Untuk mendapatkan harga produk yang baik, manajemen dalam suatu perusahaan perlu mengadakan negosiasi dengan pemasok maupun pemberi pinjaman
g. Membuat produk
Untuk menuangkan ide atau gaasan mengenai produk baru, kemudian menempatkannya dalam proses produksi, yang akhirnya sampai menjadi suatu produk yang dapat dipasarkan. Diperlukan komunikasi dengan seorang designer produk,pemasar untuk meneliti pasar, manajer penjualan untuk melakukan kampanye penjualan dll.
h. Berinteraksi dengan peraturan yang ada
Komunikasi bisnis bukan saja terjadi dalam tubuh perusahaan, tetapi juga antara perusahaan dengan pemerintah. Tugas pemerintah disini sebagai wakil rakyat adalah membuat peraturan atau menyusun peraturan yang bertujuan memberikan perlindungan bagi masyarakat atas tindakan sewenang-wenang perusahaan.
2.3 POLA KOMUNIKASI
Semua organisasi akan melakukan suatu komunikasi dalam tujuan bisnisnya. Namun, perlu diketahui pendekatan komunikasi yang dipakai dari satu organisasi ke organisasi lain dapat bervariasi, maka terjalin pola komunikasi dalam suatu organisasi. Secara umum, pola komunikasi dibedakan menjadi dua.
1.
Saluran Komunikasi Formal
Dalam struktur organisasi garis, fungsional, maupun matriks, akan nampak berbagai macam posisi atau kedudukan masing-masing sesuai dengan batas tanggung jawab dan wewenangnya. Dalam kaitannya dengan proses penyampaian informasi dari pimpinan kepada bawahan maupun dari manajer kepada karyawan, maka ola tranformasinya dapat berbentuk komunikasi dari atas ke bawah, komunikasi dari bawah ke atas, komunikasi horizontal, dan komunikasi diagonal.
a. Komunikasi dari atas ke bawah
antara supervisor dengan karyawan, atau dapat juga dalam bentuk pertemuan kelompok. Disamping itu, komunikasi dari atas ke bawah dapat berbentuk tulisan seperti memo, manual pelatihan, kotak informasi, surat kabar, majalah, papan pengumuman, buku petunjuk karyawan, maupun bulletin.menurut Katz dan Kahn, komunikasi dari atas ke bawah memiliki lima tujuan pokok, yaitu:
1. Untuk memberikan pengarahan atau intruksi kerja tertentu.
2. Untuk memberikan informasi mengapa suatu pekerjaan harus dilaksanakan.
3. Untuk memberikan informaasi tentang prosedur dan praktik organisasional.
4. Untuk memberi umpan balik pelaksanaan kerja kepada para karyawan.
5. Untuk menyajikan informasi mengenai aspek ideology dalam membuat organisasi
menanamkan tentang tujuan yang ingin dicapai.
Salah satu kelemahan dari saluran komunikasi dari atas ke bawah ini adalah kemungkinan terjadinya penyaringan ataupun sensor informasi penting yang ditunjukan ke para bawahannya. Dengan kata lain, informasi yang diterima para bawahan bisa jadi tidak selengkap aslinya.
b. Komunikasi dari bawah ke atas
Dalam suatu organisasi, komunikasi dari bawah ke atas ( botton-up atauupward communications ) berarti alur informasi berawal dari bawahan menuju ke atas. Informasi mula-mula berasal dari karyawan selanjutnya disampaikan ke bagian pabrik, ke manajer produksi,dan akhirnya ke manajer umum.
Untuk mencapai keberhasilan komunikasi dari bawah ke atas, para manajer harus benar-benar memiliki rasa percaya kepada para bawahannya. Kalua tidak, informasi sebagus apapun dari bawahan tidak akan bermanfaat baginya, Karena yang muncul hanyalah rasa curiga atau ketidak percayaan terhadap informasi tersebut.
Salah satu kelemahan komunikasi dari bawah ke atas adalah adanya kemungkinan bawahan hanya menyampaikan informasi (laporan) yang baik-baik saja (ABS/Asal Bapak Senang), sedangkan informasi yang agaknya mempunyai kesan negative atau tidak disenangi oleh manajer cenderung disimpan dan tidak disampaikan.
Mengapa demikian? Hal ini disebabkan karena para bawahan beranggapan bahwa dengan hanya melaporkan hal yang baik-baik saja, ia dapat menjaga atau menyalamatkan posisinya, serta mendapatkan rasa aman dalam suatu organisasi tersebut. Seorang bawahan umumnya tidak ingin prestasi kerjanya dinilai tidak berhasil atau gagal total. Sehingga mereka memilih tidak melaporkan kegagalan tersebutsama sekali.
c. Komunikasi horizontal
d. Komunikasi diagonal
Bentuk komunikasi yang satu ini memang agak lain dari beberapa bentuk komunikasi sebelumnya. Komunikasi diagonal ( diagonal communikcations ) melibatkan komunikasi antara dua tingkat (level) organisasi yang berbeda. Contohnya adalah komunikasi formal antara manajer pemasaran dengan bagian pabrik, antara manajer produksi dengan bagian promosi, antara manajer produksi dengan bagian akuntansi, dan antara manajer keuangan dengan bagian penelitian.
Bentuk komunikasi ini memiliki beberapa keuntungan, diantaranya adalah:
1. Penyebaran informasi bisa menjadi lebih cepat ketimbang bentuk komunikasi
tradisional.
2. Memungkinkan individu dari berbagai bagian atau departemen ikut membantu
menyelesaikan asalah dalam organisasi.
Disamping kebaikan atau keuntungan, komunikasi diagonal ini juga memiliki kelemahan. Salah satu kelemahan komunikasi diagonal adalah bahwa komunikasi diagonal dapat mengganggu jalur komunikasi yang rutin dan telah berjalan normal. Di samping itu, komunikasi diagonal dalam suatu organisasi besar sulit untuk dikendalikan secara efektif.
e. Keterbatasan komunikasi formal
Dilihat dari sudut pandang individual (perseorangan), komunikasi formal sering membuat frustasi atau menjengkelkan bagi pihak tertentu, khususnya mengenai keterbatasan untuk masuk ke dalam proses pengambilan keputusan. Dalam struktur organisasi bersar, untuk dapat berkomunikasi dengan manajer puncak harus lebih dahulu melalui lapisan manajer yang ada di bawahnya. Artinya, banyak jalur yang harus dilalui untuk dapat berkomunikasi secara langsung dengan manajer puncak.
Dalam jaringan komunikasi informal, orang-orang yang ada dalam suatu organisasi tanpa mempedulikan jenjang hierarkhi, pangkat, dan kedudukan/jabatan, dapat berkomunikasi secara luas. Meskipun hal-hal yang mereka perbicarakan biasanya bersifat umum, seperti mengobrol tentang humor yang baru didengar, keluarga, anak-anak, dunia olahraga, music, acara film, sinetron TV, kadangkala mereka juga berbicara hal-hal yang berkaitan sengan situasi kerja yang ada dalam organisasinya. Lebih lanjut, banyak orang yang lebih percaya desas-desus atau rumor yang didapat dari komunikasi informal sebagai sumber informasi dalam sutau prganisai. Meraka kadangkala tidak lagi menaruh kepercayaan terhadap informasi yang berasal dari para manajer suatu organisasi.
2.4 CARA MENGELOLA KOMUNIKASI
Ada dua hal yang perlu diperhatikan dalam hal mengelola komunikasi, pertama: bagaimana menangani pesan-pesan yang bersifat rutin; kedua: bagaimana menangani krisis komunikasi. Kedua hal tersebut dapat dijelaskan berikut ini.
a. Penanganan pesan-pesan rutin
Dalam organisasi besar, pada umumnya volume pesan-pesan (tertulis) adalah lebih banyak dari pada dalam organisasi yang berskala kecil, tetapi semua perusahaan memusatkan perhatiannya kepada bagaimana memaksimumkan manfaat (benefit) dari kegiatan komunisi dengan biaya (cost) tertentu. Untuk dapat memaksimumkan manfaat dan meminimumkan biaya tersebut, manajer perlu mamperhatikan berbagai hal berikut.
1. Mengurangi jumlah pesan.
2. Instruksi yang jelas.
3. Mendelegasikan tanggung jawab.
4. Melatih petugas.
b. Penanganan krisis komunikasi
Mengelola arus pesan-pesan bisnis dari hari ke hari adalah suatu hal yang biasa, tetapi tes keterampilan komunikasi yang sebenarnya adalah pada saat munculnya krisis komunikasi dalam suatu organisasi. Mengapa demikian? Semakin besar tantangan atau resiko yang harus dihadapi, semakin tinggi tingkat kemampuan atau keterampilan yang dibutuhkan. Krisisi komuniksi ini merupakan suatu ajang uji coba keterampilan yang cukup menantang.
Dalam suatu situasi krisis komunikasi, ada beberapa hal yang dapat dilakukan, antara lain:
1 Siapkan tim yang terampil/cekatan dalam penanganan krisis.
2. Usahakan manajemen puncak segera bertindak pada saat krisis terjadi.
3. Ciptakan sebuah pusat informasi sebagai representasi perusahaan yang dilengkapi dengan berbagai peralatan elektronik komunikasi.
4. Ceritakan suatu kejadian secara menyeluruh, terbuka, dan jujur. Jika memang ada yang salah segera mohon maaf.
5. Tunjukan keseriusan perusahaan, bukan saja melalui pernyataan tetapi juga melalui tindakan nyata.
Bila anda tahu dinamika komunikasi, anda akan dapat membaca secara akurat apa yang sedang terjadi di dalam suatu organisasi. Pada saat yang sama, anda dapat menyesuaikan pesan-pesan anda sendiri dengan menggunakan jaringan komunikasi untuk mendapatkan manfaat yang terbaik.
Disamping itu, keterampilan komunikasi, keterampilan membeca, menulis, mendengar, dan berbicara adalah sangat penting dan di utamakan oleh para pimpinan suatu perusahaan. Keterampilan anda dalam berkomunikasiakan sangat berpengaruh terhadap keberhasilan anda dalam dunia bisnis.
Beberapa keterampilan khusus diperlukan dalam komunikasi bisnis adalah:
1 Membaca.
2 Mendengar.
3 Percakapan menarik.
4 Wawancara.
5 Berdiskusi dengan kelompok-kelompok kecil.
6 Berpidato dan presentasi.
7 Menulis surat, memo, dan laporan.
Bab III
Penutup
Simpulan
Dari pembahasan diatas dapat disimpulkan
Keberhasilan komunikasi bisnis dalam suatu organisasi tergantung dari hubungan komunikasi, pola komunikasi serta pengelolaannya dimana itu semua saling terkait satu sama lain. Faktor lainnya juga adalah keterampilan komunikasi di suatu organisasi jika keterampilan komunikasinya baik tentunya dapat diterima oleh semua pihak. Namun, jika keterampilan komunikasinya buruk tentunya dapat menimbulkan masalah, balik lagi kepada hubungan komunikasinya dan pola komunikasinya, jika hubungan komunikasi dan pola komunikasi tersebut sesuai atau terkordinasi dengan baik tentunya keberhasilan bisnis dalam suatu organisasi dapat optimal.
