RANCANGAN PROTOTIPE MODEL
E-BUSINESS
UNTUK
APLIKASI SISTEM INFORMASI PENJUALAN ECERAN
Idris Asmuni
Sekolah Tinggi Teknologi (STT) Nusantara Lampung/LPPT Widyaloka Lampung
Kampus A : Jln. Samratulangi. Gang Anggrek II/35 Telp. (0721) 7444616,701520, Fax. (0721) 701520, Bandarlampung Kampus B : Jln. Sultan Agung Gang Pelita Baru, Labuhan Ratu Telp (0721) 702263, Bandarlampung
email : [email protected]
ABSTRACT
The retail business company handled the information sales systems in the network computer to offer the products. The features of web site indicates the actual form of systems which involves the customers, distributor and internet service provider in it.
This paper introduces the research on the development of trading patterns where the retail company can apply the internet to compete in the global market. The research metodology used are observation, program review, data flow diagram and library research to design the systems in internet business retail.
The model prototyping based on two integrated dimensions, namely direct to customer and virtual community which has direction to accomodate business solution. The systems model proposed of the information on how the procedures can accomodate analytical transaction processing . The application of systems is the combination of informations systems and the architecture of retail business which uses Enterprise Resources Planning (ERP) with database, so the prototyping can have value from many aspects.
The contribution of this paper is expected to bear the idea of integrating transaction business with product offered where the information systems is accomodated by internet facilities.
Key words : architecture of business, direct to customer, virtual community, the features of web site.
1. Pendahuluan
1.1. Alasan Pemilihan Topik Bahasan
Industri perdagangan melalui jalur elektronik menjadi pusat perhatian pelaku bisnis untuk memikirkan dan merancang suatu pendekatan kepada pelanggan lebih mudah dengan fasilitas tersedia.
Kondisi persaingan dunia semakin sengit untuk merebut pangsa pasar telah melahirkan pemikiran baru agar
penggunaan media teknologi informasi akan digunakan sebaiknya. Strategi teknologi informasi diwujudkan kepada hal yang ditinjau dari aspek ekonomi melalui manajemen strategi dimana pemasaran merupakan salah satu metode yang dikembangkan untuk mencapai tujuan yang efektif.
Keunggulan kompetitif merupakan nilai tambah bagi perusahaan yang menggantungkan informasi berbasis sistem web, karena pelayanan kepada customer yang lebih cepat akan menunjang terwujudnya komunitas maya pada model bisnis tertentu.
1.2. Tujuan Penelitian Tujuan penelitian adalah :
1. Untuk menemukan model kerangka kerja perdagangan elektronik dengan melihat suatu studi komparatif mengenai fasilitas dan sistem informasi bisnis yang tersedia pada penjualan eceran.
2. Untuk memberikan gambaran kepada analis sistem mengenai penanganan data terdistribusi dan fitur-fi program aplikasi
1.3. Rumusan Masalah
Sistem informasi penjualan eceran melahirkan beberapa persoalan E-Business yang dapat dirumuskan, yakni : 1. Bagaimana model perencanaan dan implementasi
e-bisnis untuk mendukung penjualan eceran perusahaan?. 2. Apa saja manfaat yang dapat diraih dengan model e-
business terhadap informasi manajemen perusahaan?.
1.4. Metodologi Penelitian
Untuk mendukung penelitian ini, digunakan dua metode yang dijelaskan berikut :
1. Metode Pengumpulan Data, dilakukan dengan cara : a. Wawancara (interview) terhadap manajer dan
kepentingannya pada e-bisnis.
c. Telaah program (program review) yakni menelaah pengolahan data dan standar pemrograman
d. Studi Pustaka (library research) yaitu kajian pustaka yang berkaitan dengan permasalahan yang dihadapi.
2. Metode Pengorganisasian Fakta, dengan cara :
a. Teknik Bagan Alir Sistem (systems flowchart), yakni bagan alir yang menguraikan prosedur sistem akuntansi penjualan
b. Diagram Alir Data (Data Flow Diagram), yakni diagram yang menunjukkan sistem informasi perusahaan
2. Landasan Teori
2.1. Konsep E-Business
Pada dasarnya, E-Business merupakan sistem perdagangan yang memfokuskan bisnis luas dalam ruang lingkup aktivitas bahwa transaksi dan penyedia jasa internet diintegrasikan melalui konsep pemasaran untuk memenangkan peluang usaha.
2.2. Konsep Pemasaran di Internet
Ada 8 (delapan) aspek perlu diperhatikan dalam prinsip-prinsip pemasaran berbasis media jaringan elektronik, yakni :
a). Buying- meyakinkan persediaan penjualan yang cukup b). Selling- menggunakan berbagai media untuk promosi produk secara langsung kepada pelanggan.
c). Transporting-pemindahan produk ke tempat yang mudah diakses pelanggan
d). Storing-penyimpanan produk.
e). Standardization and Grading-menjaga agar keseluruhan produk sesuai dengan kualitas yang dijanjikan f). Financing-memberikan kemudahan pembayaran g). Risk Taking-meyakinkan calon pembeli terhadap resiko kecil yang menghambat kegiatan jual beli
h). Information Gathering-pengumpulan informasi mengenai pelanggan dan pesaing.
2.3. Mengaplikasikan Shopping Chart
Metode ini berorientasi pada bisnis yang memiliki produk dan atau layanan beragam. Cara ini memungkinkan konsumen berbelanja di web site dengan sistem layanan real time processing dan perusahaan akan dapat menghubungi web hosting dan merchant provider. Beberapa hosting provider biasanya sudah memiliki paket e-Commerce yang didalamnya juga memiliki shopping chart.
2.4. Permodelan E-Business
Menurut Weill dan Vitale, seperti ditulis R. Eko Indrajit (2002), ada delapan tipe model yang dapat dipilih perusahaan antara lain :
1). Direct to Customer- transaksi yang dilakukan dalam hubungan langsung antara perusahaan dengan pelanggannya
2). Full Service Provider- perusahaan penyedia berbagai fasilitas dan jasa (sumber daya) yang dibutuhkan oleh perusahaan lain dalam menjalankan operasi bisnisnya. 3). Whole of Enterprise- perusahaan menawarkan fasilitas satu pintu (single point of contact) kepada pelanggan yang membutuhkan pelayanan tertentu melibatkan banyak pihak perusahaan
4). Intermediaries-perusahaan perantara (broker)
5). Shared Infrastructure- perusahaan yang menawarkan penyewaan terhadap berbagai fasilitas untuk perdagangan 6). Virtual Community, yaitu memanfaatkan komunitas yang ada di dunia maya untuk berbagai keperluan penawaran produk
7). Value Net Integrator, yaitu memadukan berbagai entiti atau sumber daya kepada pasar dan calon pelanggan 8). Content Provider, yaitu menawarkan jasa pelayanan pembentukan dan distribusi data dan pengetahuan bernilai tinggi kepada pelanggan
Arsitektur E-Business dapat diuraikan sebagai diagram kerja dari model sistem E-Business. Dalam hal ini digunakan konsep sinkronisasi untuk meningkatkan reliabilitas data/informasi sambil meningkatkan kecepatan proses dengan mekanisme IPO yang memusatkan data dan proses pada sebuah titik berbasis Enterprise Resource Planning (ERP).
Gambar 1. Arsitektur E-Business Sinkronous
2.5. Riset Bisnis Eceran
Proses bisnis pada perdagangan retail sebenarnya sangat sederhana. Kegiatan bisnis eceran meliputi 3 (tiga) hal utama, yakni :
1. Proses Pembelian dan penjualan barang, yang dilakukan dengan cara konsumen datang langsung ke toko memilih barang, melanjutkan negosiasi harga dan pembayaran transasksi di kasir secara
ERP Shared data and
processes
Pelanggan Pemasok
2. Proses pengendalian persediaan yang menyangkut batas minimum dan maksimum harus tersedia pada periode tertentu
3. Proses pembayaran hutang/piutang yang dilakukan
2.6. Sistem Informasi Penjualan
Sistem informasi penjualan merupakan kombinasi dari orang-orang, perangkat keras, perangkat lunak, jaringan komunikasi dalam suatu organisasi usaha dengan cara melakukan penjualan menurut siklus pengolahan transaksi. Menurut Andri K (2003), peranan sistem informasi terletak pada 3 (tiga) hal vital, yakni : 1). Mendukung operasi bisnis, 2). Mendukung dalam pengambilan keputusan managerial 3). Meraih keuntungan strategik.
2.6.1. Jaringan Prosedur Sistem
Fungsi yang terkait dalam sistem informasi penjualan dapat diidentifikasi antara lain, fungsi penjualan, fungsi penagihan, fungsi gudang, fungsi pengiriman, fungsi kasir, fungsi akuntansi dan fungsi audit interen. Masing-masing fungsi ini saling bekerja sama dari melayani pembelian sampai melakukan aktivitas pemeriksaan.
Gambar 2. Contoh Aplikasi Sistem Penjualan
2.6.2. Program Aplikasi
Bisnis eceran memerlukan pengolahan data berupa transaksi penerimaan kas dan laporan penjualan. Untuk memudahkan penanganan informasi penjualan, perusahaan menggunakan Data Base Management Systems (DBMS) dari segala kapasitas hingga pencatatan transaksi harian.
Ada dua cara yang dapat dilakukan perusahaan untuk memiliki program aplikasi, yakni dengan membeli software-software akuntansi yang tersedia di pasaran dan menyewa programmer
2.7. Tahapan Perancangan Web Site E-Business
Dalam melakukan rancangan E-Business, menurut Martinus (2004) mengungkapkan ada beberapa tahapan dalam membangun web site E-Business, yaitu :
1. Menetapkan status web site yang diperlukan apakah kebutuhan atau sekedar pelengkap
2. Merencanakan suatu web site yang representatif dari aspek teknik dan tempat
3. Membuat web site secara terstruktur dengan tampilan dan fasilitas yang berorientasi pada kepuasan pelanggan
4. Melakukan promosi pada web site tersebut
5. Menganalisis respons yang muncul terhadap umpan balik yang diakhiri dengan kertas kerja dalam perencanaan aksi rencana bisnis
3. Hasil dan Pembahasan
3.1. Desain Awal Sistem Informasi Penjualan
Gambar 3. Overview Diagram Sistem Informasi Penjualan
3.2. Keperluan Penanganan Data dan Akses Informasi 3.2.1. Data Base Terdistribusi
Untuk penanganan data pelanggan dan pemasok serta arus masuk persediaan dan kas, dapat digunakan program basis data ORACLE dimana program ini juga telah umum dipakai untuk Usaha Kecil dan Menengah (UKM)
Beberapa organisasi data yang akan ditangani digolongkan menjadi dua kategori yakni transaksi harian dan kewajiban pembayaran pada periode tertentu.
Pembeli
Pembungkusan Wiraniaga
3.2.2. Fitur Informasi Web Site
Fitur-fitur rancangan web site yang diusulkan dalam informasi disesuaikan dengan keperluan manajemen untuk mempromosikan produk dan image perusahaan. Prinsip dasar dalam diperlukan :
1. Layar pembuka yang berisi
2. Kontak Personalia dan sistem pembayaran 3. Penawaran barang dan harga
4. Profile perusahaan
5. Program-program promosi unggulan
6. Sistem pembayaran melalui elektronik menggunakan protokol perusahaan pembuat kartu kredit
3.3. Model Rancangan E-Business Yang Diusulkan 3.3.1. Rancangan Diagram
Arsitektur bisnis yang disulkan merupakan integrasi antara fungsi-dungsi aplikasi sistem dengan paket perencanaan sumber daya perusahaan yang mengacu pada penanganan transaksi bisnis.
3.3.2. Arsitektur E-Business Dalam Sistem Informasi
Gambar 4. Konsep Rancangan Arsitektur E-Business
3.3.2. Infrastruktur Yang Diperlukan
Untuk menangani data dalam rancangan ini, beberapa kebutuhan instalasi ditujukan untuk membangun sistem yang dapat mengakses informasi perencanaan strategis dan operasionalnya berdasarkan transaksi yang berbasis real time. Oleh karena itu, manajemen perlu memperhatikan beberapa komponen mendasar untuk mendukung sistem ini, yaitu :
1. Packet Switching Networks, yaitu jaringan yang memecah file-file pesanan ke dalam bentuk peket berlabel elektronik yang mengindikasikan bahwa pesan telah diterima diantara piranti kedua pihak yang berkomunikasi
2. Web Client dan Server dengan sistem two-tier atau three-tier yang digunakan untuk meminta layanan informasi dan kebutuhan penyimpanan data transaksi dan persediaan.
3. Transmission Control Protocol dan Internet Protocol untuk mendukung akses informasi ke media pusat penghubung lebih cepat.
Gambar 5. Alur Desain Sistem Inf. Penjualan E-Business
3.3.3. Teknologi Komputer Yang Diperlukan
Perkembangan sistem operasi berbasis windows dengan web desain berbasis object melahirkan kondisi image baru bagi produk penjualan yang lebih fakta. Hal ini dapat memunculkan trend barang multi guna dan standar pemakaian rumah tangga sebagai produk andalan bisnis eceran yang menjanjikan.
Oleh karena itu, teknologi perangkat keras yang dapat digunakan memiliki karakteristik berbasis kapasitas baik seperti : RAM, modem, access point, sistem operasi linux, pemilihan program dan teknologi penyimpanan data serta jaringan.
3.3.4. Pendekatan dalam Analisis
Kegiatan utama end-user berdasarkan sifatnya adalah melayani pembeli baik secara tunai maupun kredit dengan sistem yang telah dirancang. Berdasarkan kunci keberhasilan dalam penerapan model e-Business, ada Sistem ERP
Sale ses
Purcha sing Inventory
Plgg Psk
Guda ng
On-Line Analytical Processing
Sales Plan Inv
1. Dari aspek tujuan strategis
Aspek ini menguraikan suatu pandangan bahwa posisi krusial dari kebijakan manajemen penjualan dengan peluang pasar yang tersedia untuk memperoleh laba maksimal melalui prosedur sistem dan teknologi informasi. Tujuan strategis perusahaan sangat mempertimbangkan sumber-sumber potensi tersedia dengan konsep diversifikasi produk dan kondisi geografis serta kelebihan fitur-fitur menarik.
2. Dari aspek sumber-sumber/pendapatan
Aspek ini menekankan pada keuntungan pelayanan jasa kepada pelanggan langsung, sehingga tidak diperlukan perantara dan menghemat biaya operasional.
3. Dari aspek kemudahan akses kepada pelanggan
Aspek ini membangun suatu komunitas yang berminat terhadap peningkatan jasa penjualan melalui sistem keanggotaan yang menguntungkan sehingga biaya dapat ditekan secara ekonomis.
4. Dari aspek faktor sukses kritis
Aspek ini menjaga pelanggan berkaitan dengan transaksi, pelayanan yang efisien, loyalitas untuk komunitas pelanggan, keamanan dan informasi yang bersifat privacy.
5. Dari aspek kompetensi inti (core competencies)
Aspek ini membentuk dan mengatur strategi sistem persekutuan dengan para supplier, menggunakan informasi pelanggan dan jasa pemasaran, mencari kebutuhan pelanggan dan memahami nilai pelanggan tersebut.
3.3.5. Rancangan Akses Informasi Pada Web Site Berikut adalah contoh rancangan web site yang dikembangkan dari model E-Business yang diusulkan.
Dalam model rancangan yang harus diperhatikan adalah kemampuan untuk menyederhanakan jaringan distribusi yang ditunjukkan dengan beberapa fasilitas menarik dalam fitur-fitur web.
Tidak ada standar khusus untuk desain web bisnis eceran, tetapi sebagai dasar penyusunan web site, desain ini memiliki prinsip
1. Dikondisikan dengan prinsip strategi pemasaran 2. Pengendalian keamanan
3. Kelengkapan informasi yang akan diakses oleh pelanggan
Gambar 6. Fitur Layar Pembuka Web Site Bisnis Eceran
Gambar 7. Fitur Profile Perusahaan Bisnis Retail
1. Otorisasi dan validasi transaksi- baik pelanggan maupun pemasok harus dapat memastikan bahwa transaksi yang sedang diproses adalah mitra dagang yang sah.
2. Pengendalian akses- dilakukan dengan perjanjian dagang di antara mitra-mitra pebisnis.
3. Jejak audit-berbasis pengolahan data elektronik
4. Gunakan Secure Electronic Transaction-protocol untuk mendukung transaksi pembayaran yang aman
3.5. Manfaat Model E-Business
Dari rancangan model yang diusulkan menurut orientasi kepuasan pelanggan, dapat diidentifikasikan beberapa manfaat yang diraih melalui model ini
1. Konsep E-Business menyediakan program kerja spesifik bagi perusahaan untuk melakukan penawaran dan kualitas barang melalui perencanaan sumber daya perusahaan.
2. Para manajer dapat membangun anggaran yang diperlukan untuk membangun suatu pusat informasi dan terobosan di bidang inovasi produk melalui sistem pesanan on-line.
3. Transaksi diperlukan pesanan dan sistem pengiriman barang melalui kontrol persediaan barang melalui jalur distribusi kepada pusat penyedia layanan.
4. Adanya kemudahan bertransaksi dengan sistem pembayaran elektronik jaringan secara langsung, sehingga pelanggan tidak perlu bersusah payah untuk membawa uang ke perusahaan yang terpisah secara geografis.
4. Kesimpulan
Dari uraian singkat mengenai pembahasan E-Business, ada beberapa poin yang dapat dirumuskan, yaitu :
1. Prototipe E-Business yang dibangun menyadarkan pada sistem perencanaan sumber daya perusahaan (Enterprise Resource Planning) dengan tiga pilar data yakni penjualan, pembelian dan pengendalian persediaan yang diaplikasikan pada konsep
permodelan direct to customer dan virtual community, sehingga sangat berorientasi pada layanan penjualan eceran
2. Sistem informasi penjualan yang dirancang memasukkan entitas pihak distribusi/pemasok dan perancang program yang fungsinya merancang fitur penjualan tunai atau kredit serta penanganan masalah pengendalian persediaan, sehingga akan diperoleh suatu sinkronisasi untuk mencapai tujuan bisnis yang didapat dari berbagai instrumen analisis.
3. Yang menjadi penekanan dalam rancangan E-Business ini adalah selain pada fitur web site yang mengacu pada permodelan, juga teknologi komputer dan infrastruktur untuk keamanan bertransaksi. Hal inilah menjadi suatu gagasan baru bagi pengembangan E-Business perusahaan eceran di masa mendatang.
REFERENSI
[1] Andri Kristanto, 2003, “Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya”, Penerbit ANDI, Yogyakarta.
[2] George H. Bodnar and William S.Hopwood, 1995,
“Accounting Information Systems”, Prentice Hall –New Jersey.
[3] James A. Hall, 2002, “Sistem Informasi Akuntansi, Edisi Bahasa Indonesia”, Penerbit Salemba Empat, Jakarta. [4] Lim Phek Yiong, 2003, “Program Akuntansi Terpadu untuk
Bisnis Retail dengan Visual Basic”, Penerbit ANDI, Yogyakarta.
[5] Martinus, 2004, “Membuat Web Site Bisnis”, Penerbit
Restu Agung, Jakarta.
[6] Philip Kotler, 1997, Marketing Management-Analysis,
Planning
[7] Richardus Eko Indrajit. 2002, “Konsep dan Aplikasi
e-Business”, Penerbit ANDI, Yogyakarta.
[8] Widodo Budiharto, 2004, “E-Commerce :Meningkatkan
Kualitas dan Kuantitas Aktivitas Bisnis Persuahaan, Kolom Frame Bisnis, Majalah Bisnis KOMPUTER, Jakarta.
