ESSAY
Psikologi Industri dan Organisasi
(PIO)
Tentang
Komunikasi Organisasi
Oleh
Desrimayeni : 1515040093
Dosen Pengampu:
Winbaktianur
JURUSAN PSIKOLOGI ISLAM
FAKULTAS USHULUDDIN dan STUDI AGAMA-AGAMA
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI IMAM BONJOL
PADANG
I. LATAR BELAKANG
Komunikasi merupakan hal penting dalam sistem pengendalian manajemen yang merupakan alat untuk mengarahkan, memotivasi, memonitor atau mengamati serta evaluasi pelaksanaan manajemen perusahaan yang mencoba mengarahkan pada tujuan organisasi dalam perusahaan agar kinerja yang dilakukan oleh pihak manajemen perusahaan dapat berjalan lebih efesien dan lancar, yang dimonitor atau yang diatur dalam sistem pengendalian manajemen adalah kinerja dari perilaku manajer di dalam mengelola perusahaan.
Merchant (1998) mengatakan bahwa orientasi perilaku berhubungan dalam lingkungan pengendalian manajemen, perilaku berpengaruh dalam desain system pengendalian manajemen untuk membantu, mengendalikan, memotivasi manajemen dalam mengambil keputusan dan memonitor perilaku yang dapat mengendalikan aktivitas-aktivitas yang terjadi dalam sebuah organisasi. Sistem pengendalian manajemen adalah sejumlah struktur komunikasi yang saling berhubungan yang mengklasifikasikan proses informasi yang dapat membantu manajer dalam mengkoordinasi bagiannya untuk mengubah perilaku dalam pencapaian tujuan organisasi yang diharapkan pada dasar yang berkesinambungan (Maciarriello dan Kirby, 1994).
Untuk membentuk suatu kerja sama yang baik jelas perlu adanya komunikasi yang baik antara unsur-unsur yang ada di dalam organisasi tersebut. Komunikasi yang baik akan menimbulkan saling pengertian dan kenyamanan dalam bekerja.
II. RUMUSAN MASALAH
1. Apa itu komunikasi? 2. Apa fungsi komunikasi?
3. Bagaimana proses komunikasi?
5. Bagaimana komunikasi antar pribadi? 6. Bagaimana komunikasi dalam organisasi?
III. ISI
A. Defenisi Komunikasi
Kata komunikasi berasal dari bahasa Latin communis yang artinya “bersama”. Komunikator atau pengirim pesan, berusaha mencari “kebersamaan” dengan si penerima pesan. Karena itu, dapat didefenisikan komunikasi (communiation) sebagai transisi informasi dan pemahaman melalui penggunaan simbol-simbol bersama dari satu orang atau kelompok ke pihak lainnya. Simbol-simbol bersama yang digunakan dapat saja berwujud verbal atau nonverbal (Jhon M. I, dkk, 2006 : 116).
menfungsikan peran-peran tadi dibutuhkan komunikasi sebagai media mencapai tujuan bersama. Komunikasi adalah alur informasi antara seseorang atau kelompok dengan orang lain atau kelompok lain (Erita Y. Diahsari, 2016 : 79).
Komunikasi adalah "suatu proses dimana seseorang atau beberapa orang, kelompok, organisasi, dan masyarakat menciptakan, dan menggunakan informasi agar terhubung dengan lingkungan dan orang lain" (Ruben Brent D dan Lea P Stewart, 2006)
Bonnie D. Phillips (1983) menyatakan bahwa, communication is broadly as an act or instance of transmiting. Himstreed dan Baty (1984) mengatakan, communication is a processthat remains incomplete until the massage research its destination as undiluted or uncanged as possible. Koonz, et.al. (1990) mendefenisikan bahwa komunikasi adalah sebagai penyampaian informasi dari pengirim kepada penerima informasi dan dapat dipahami secara jelas oleh penerima informasi tersebut. Stoner, et.al (1996) mendefenisikan bahwa komunikasi adalah proses yang dipergunakan oleh manusia untuk mencari kesamaan arti melalui transmisi pesan simbolik. (Wilson Bangun, 2012)
Jadi dapat disimpulkan bahwa komunikasi adalah sebagai suatu proses penyampaian informasi dari pengirim (sender) ke penerima pesan (receiver) dengan menggunakan berrbaagi media yang efektif sehingga pesan tersebut dapat dengan jelas dan mudah dipahami oleh penerima pesan tersebut.
B. Fungsi Komunikasi
Fungsi komunikasi dalam organisasi merupakan sarana untuk memadukan tugas-tugas yang terorganisasi. Ada empat fungsi komunikasi dalam organisasi antara lain :
pekerjaannya, sesuai dengan deskripsi pekerjaan dan kebijakan perusahaa, maka komunikasi tersebut sudah menjalankan fungsi pengawasan.
2. Sebagai motivasi, dengan memberi penjelasan kepada para karyawan tentang apa yang harus mereka lakukan, bagaimana prestasi kerja karyawan dan bagaimana cara bekerja agar dapat meningkatkan prestasi kerja.
3. Pengungkapan emosi, individu dan kelompok dalam organisasi merupakan sumber daya utama yang berinteraksi secara sosial. Komunikasi yang terjadi dalam organisasi terebut merupakan mekanisme yang mendasar pada masing-masing individu atau kelompok dalam organisasi tersebut yang menunjukkan rasa kecewa dan kepuasannya.
4. Informasi, fungsi ini berkaitan denagn pengambilan keputusan. Melalui kegiatan komunikasi dapat memberikan informasi kepada individu atau kelompok dalam pengambilan keputusan. (Wilson Bangun, 2012) Sendjaja (1994) menyatakan fungsi komunikasi dalam organisasi adalah sebagai berikut:
1. Fungsi informatif
tentang jaminan keamanan, jaminan sosial dan kesehatan, izin cuti, dan sebagainya.
2. Fungsi regulatif
Fungsi ini berkaitan dengan peraturan-peraturan yang berlaku dalam suatu organisasi. Terdapat dua hal yang berpengaruh terhadap fungsi regulatif, yaitu:
a. Berkaitan dengan orang-orang yang berada dalam tataran manajemen, yaitu mereka yang memiliki kewenangan untuk mengendalikan semua informasi yang disampaikan. Juga memberi perintah atau intruksi supaya perintah-perintahnya dilaksanakan
sebagaimana semestinya.
b. Berkaitan dengan pesan. Pesan-pesan regulatif pada dasarnya berorientasi pada kerja. Artinya, bawahan membutuhkan kepastian peraturan tentang pekerjaan yang boleh dan tidak boleh untuk dilaksanakan. 3. Fungsi persuasif
Dalam mengatur suatu organisasi, kekuasaan dan kewenangan tidak akan selalu membawa hasil sesuai dengan yang diharapkan. Adanya kenyataan ini, maka banyak pimpinan yang lebih suka untuk mempersuasi bawahannya daripada memberi perintah. Sebab pekerjaan yang dilakukan secara sukarela oleh karyawan akan menghasilkan kepedulian yang lebih besar dibanding kalau pimpinan sering memperlihatkan kekuasaan dan kewenangannya.
4. Fungsi integratif
a. Saluran komunikasi formal seperti penerbitan khusus dalam organisasi tersebut (buletin, newsletter) dan laporan kemajuan organisasi.
b. Saluran komunikasi informal seperti perbincangan antar pribadi selama masa istirahat kerja, pertandingan olahraga, ataupun kegiatan darmawisata. Pelaksanaan aktivitas ini akan menumbuhkan keinginan untuk berpartisipasi yang lebih besar dalam diri karyawan terhadap organisasi.
C. Proses Komunikasi
Secara umum proses komunikasi sebagai berikut : 1. Pengirim mempunyai ide
Langkah ini dilakukan sebelum terbentuk pesan yang akan disampaikan ke penerima pesan. Ide yang ingin disampaikan dipengaruhi oleh faktor –faktor yang kompleks pada diri pengirrim, seperti suasana hati, latar belakang budaya, keadaan fisik, situasi dan lain sebagainya. Setiap orang mempunyai cara yang berbeda dalam menympaikan pesan, tergantung pada bagaiman seseorang tersebut memaknai ide.
2. Pengkodeaan ide (encode)
Mengubah ide menjadi simbol agar dapat dengan mudah dipahami oleh penerima pesan dengan jelas. Dalam tahap pengkodean ini, pengirim pesan perlu dengan cermat agar pesan yang akan disampaikan tidak salah dipahami oleh penerima sehingga dapat menimbulkan kesalah pahaman pemaknaan pesan (bypassing). Oleh karena itu, komunikator perlu secara cermat melakukan pengkodean terhadap ide. 3. Penyampaian pesan melalui media komunikasi
baik digunakan bila pesan yang disampaikan relatif pendek. Namun, pesan yang relatif panjang baik digunakan secara tertulis.
4. Penerimaan ide
Penerima pesan menerima pesan dengan cara membaca atau mendengar tergntung bentuk pesan yang disampaikanoleh pengirim pesan. Penerima pesan membaca bila pesan yang disampaikan dalam bentuk tulisan, dan mendengarkan bila pesan yang disampaikan dalam bentuk lisan. Pada umumnya, pihak penerima pesan lebih suka mendengar dari pada membaca, berarti pesan yang disampaikan oleh pengirim pesan adalah dalam bentuk lisan.
5. Menafsirkan pesan
Langkah selanjutnya adalah menafsirkan pesan, langkah ini berkaitan dengan pemahaman penerima pesan atas pesan yng disampaikan oleh pengirim pesan. Hal yang sangat penting pada langkah ini berkaitan dengan caara dan jenis saluran yang digunakan dalam kegiatan komunikasi. Keberhasilan penyampaian pesan dalam kegiatan komunikasi apabila pesan yang disampaikan itu dapat dipahami dengan jelas oleh sebaliknya pesan yang sulit dipahami tidak akan di respon oleh pengirim pesan sehingga tidak menimbulkan umpan balik atas pesan tersebut. (Wilson Bangun, 2012)
D. Komunikasi Tertulis, Lisan, dan Non-Verbal 1. Komunikasi Tertulis
surat, memo, laporan berkala organisasi, pengumuman di buletin, dan alat lain yang digunakan untuk mengirimkannya melalui kata-kata atau simbol tertulis. Komunikasi tertulis mempunyai beberapa manfaat, antara lain pengirim maupun penerima memiliki bukti pesan, pesan dapat disimpan dalam waktu yang tidak terbatas, dapat digunakan untuk pesan yang relatif panjang, dan muncul dari prosesmya sendiri. Di samping mempunyaikelebihan, komunikasi tertulis mempunyai beberapa kekurangan, antara lain membutuhkan waktu yang relatif lama dan tidak membangun mekanisme umpan balik dalam dirinya.
2. Komunikasi Lisan
Komunikasi lisan (oral communication) adalah bentuk kounikasi dalam menyampaikan yang dilakukan secara lisan. Dapat diketahui bahwa sebagian informasi dikomunikasikan secara lisan hasil penelitian menunjukkan bahwa kebanyakan instruksi yang digunakan atasan kepada bawahan dilakukan secara lisan. Komunikasi lisan dapat dilakukan bentuk pertemuan tatap muka antara dua orang atau lebih dalam suatu organisasi, secara informal atau tidak formal, dan dapat juga dilaksanakan secara terencana atau kebetulan.
Komunikasi lisan lebih efektif digunakan apabila pesan yanag disampaikan adalah sederhana, tidak memerlukan catatan permanen, dan jumlah audiens sedikit. Keuntungan lain dengan menggunakan komunikasi lisan adalah pesan dapat disampaikan dengan lebih cepat, dan umpan balik yang lebih cepat. Disamping mempunyai keuntungan, komunikasi lisan mempunyai beberapa kelemahan, antara lain tidak dapat dijadikan sebagi bukti bila dibutuhkan dan tidak selamanya menghemat waktu.
3. Komunikasi Verbal
menggunakan isyarat-isyarat tertentu yang dapat dipahami oleh penerima pesan. Komunikasi non-verbal meliputi seluruh pesan yang disampaikan secara tidak tertulis meliputi gerakan tubuh kontak mata, ekspresi wajah, dan lain sebagainya yang merupakan isyarat non-verbal memiliki lima fungsi, antara lain melengkapi dan menggambarkan, memperkuat dan menekankan, mengubah dan menggantikan, mengendalikan dan mengatur, dan menyangkal.
Pesan yang disampaikan secara non-verbal dapat menjelaskan, memodifikasi, atau memberikan rincian dari pesan verbal. Pesan non-verbal dapat menggantikan pesan-pesan verbal dengan tujuan efisiensi. Pesan non-verbal dapat mengendalikan dan mengatur dalam percakapan.(Wilson Bangun, 2012)
E. Komunikasi Antar Pribadi
Komunikasi antar pribadi (interpersonal communication) adalah komunikasi yang dilakukan antar individu dalam masyarakat tertentu dengan menggunakan bahasa yang mudah dipahami untuk mencapai tujuan tertentu. Dalam suatu organisasi, komunikasi antar pribadi sering digunakan antar sesama anggota organisasi secara informal baik antar atasan dengan bawahan maupun antar sesama anggota yang setingkat. (Wilson Bangun, 2012)
F. Komunikasi dalam Organisasi 1. Komunikasi kebawah
Komunikasi kebawah dilakukan secara lisan dan tertulis. Komunikasi lisan kebawah dapat dilakukan melalui pidato, rapat, telepon, dan berita selentingan (grapevine). Sedangkan komunikasi tertulis dapat dilakukan melalui surat, pamflet, memorandum, papan pengumuman, buletin, dan lain sebaginya.
2. Komunikasi keatas
Komunikasi keatas (upward communication) adalah informasi yang berasal dari abawahan ke atasan. Komunikasi keatas digunakan dalam pengajuan usul dan saran, keluhan, pengaduan, dan penetapan sasaran dengan penerapan management by objective (MBO). Bentuk komunikasi ini mempunyai kelemahan, karena ada anggota organisasi yang menyampaikan informasi yang tidak benar kepada atasan sehingga menimbulkan kesalahan dalam pengambilan keputusan. Tetapi, penyampaian informasi yang benar akan dapat memberikan masukan yang sangat berharga bagi para atasan dalam pengambilan keputusan. Pimpinan organisasi sangat membutuhkan informasi tentang prestasi bagian penjualan, produksi, sumber daya manusia, dan sebagainya. 3. Komunikasi horizontal
Komunikasi horizontal (horizontal communication) adalah komunikasi antar individu atau kelompok pada tingkat yang sama dalam suatu organisasi. Dalam suatu organisasi komunikasi horizontal sering dilakukan untuk membantu manajer dalam pengambilan keputusan. Komunikasi horizontal bersifat koordinatif yaitu mengkoordinasi tugas-tugas antar kelompok didalam suatu perusahaan. Dengan demikian antar bagian dalam suatu organisasi saling memberikan informasi dalam mencapai suatau tujuan.
4. Komunikasi diagonal
berbeda pada bagian yang berbeda dan pada tingkat yang berbeda pula. Komunikasi diagonal biasa diterapkan pada organisasi yang berskala besar dimana terdapat ketergantungan antar departemen yang berbeda dalam suatu organisasi.
Komunikasi diagonal mempunyai beberapa keuntungan, antara lain penyebaran informasi lebih cepat sehingga individu atau kelompok pada departemen yang satu dapat membantu menyelesaikan masalah pada bagian dan departemen yang lain. disamping itu, komunikasi diagonal mempunyai kelemahan, antara lain dapat mengganggu jalur komunikasi rutin yang telah berjalan secara normal dan sulit dikendalikan secara efektif pada organisasi skala besar. (Wilson Bangun, 2012)
IV. KESIMPULAN
mempunyai ide, pengkodean ide, penyampaian pesan melalui media komunikasi, penerimaan pesan, penafsiran kesimpulan dan umpan balik.
Komunikasi daapat dilakukan dalam tiga bentuk yaitu : komunikasi lisan, tertulis dan non-verbal. Komunikasi antar pribadi adalah komunikasi yang dilakukan antar individu dalam masyarakat tertentu dengan menggunakan bahasa yang mudah dipahami antar sesama anggota maasyarakat untuk mencapai tujuan tertentu. Komunikasi dalam organisasi adalah komunikasi yang dilakukan oleh para anggota organisasi, baik kebawah, keatas, horizontal dan diagonal yang berkaitan dengan pekerjaan.
V. DAFTAR PUSTAKA
Erita Y. Diahsari. 2016. Pengantar Psikologi Industri dan Organisasi. Yogyakarta : UAD Press
John M.I, dkk. 2006. Perilaku dan Manajemen Organisasi, edisi ke-7, jilid 2. Jakarta : Erlangga
Ruben Brent D dan Lea P Stewart. 2006. Communication and Human Behavior. United States: Allyn and Bacon.
Sendjaja, S. Djuarsa. 1994. Teori Komunikasi. Pusat Penerbitan Universitas Terbuka.
