Perancangan Sistem Informasi Manajemen Hubungan
Pelanggan Berbasis Web Pada PT. Imagica Winson Utama
Gabriel Geovrisco1, Gregorius Stephen Gunawan2, Mardiani3
1,2,3
STMIKGI MDP; Jl. Rajawali No. 14 Palembang, +62 (711) 376400 1,2,3
Program Studi Sistem Informasi, STMIK GI MDP, Palembang
e-mail: *1Geovrisco@gmail.com, 2Gregorius@mhs.mdp.ac.id,3Mardiani@mdp.ac.id
Abstrak
PT Imagica Winson Utama Palembang bergerak dibidang jasa pembuatan merchandise, souvenir dan cetak digital untuk kepentingan pribadi atau promosi perusahaan. Saat ini perusahaan dituntut untuk dapat memberikan kebutuhan dan keinginan pelanggan karena perusahaan sadar akan persaingan bisnis setiap tahunnya semakin meningkat. Sehingga perlu adanya strategi bisnis yang dapat memberikan kepuasan terhadap pelanggan, yaitu dengan menerapkan konsep Customer Relationship Management (CRM). PT Imagica Winson Utama Palembang mempunyai permasalahan dalam proses mencatat data pelanggan, sulit membangun hubungan pelanggan, informasi penyebaran produk belum luas, sulit dalam memberitahukan informasi mengenai produksi kepada pelanggan, sulit mencari dan mengelola informasi pelanggan yang prioritas. Berdasarkan permasalahan yang ada maka perlu dirancang sebuah sistem informasi hubungan pelanggan berbasis web dengan menggunakan bahasa pemograman PHP dan menggunakan MYSQL sebagai Database. Metodologi pengembangan sistem yang pengembang gunakan adalah metodologi Iterasi. Hasil dari pembuatan sistem adalah sistem dapat memberikan informasi secara luas dan memberikan informasi secara up to date kepada pelanggan dan sesama digital printing, sistem dapat melakukan pemesanan design percetakan, dan sistem dapat melakukan branding badan usaha agar dikenal masyarakat.
Kata kunci : Sistem Informasi Hubungan Pelanggan, Metodologi Iterasi, PHP, MYSQL.
Abstract
PT Imagica Winson Utama Palembang is a firm that produce product and service such as merchandise, souvenirs, and digital printing from personal use to corporate. In these days every companies required to fulfill every consumer needs because the companies know that the business competition will becomes fiercer. So the need of business strategies that will enable the companies to satisfy the consumer, this is where Customer Relationship Management (CRM) comes for.
PT Imagica Winson Utama Palembang having prolem in saving customer data, having a hard time to build relationship with customer, having trouble in marketing and giving information, the company can’t give information about product very well. Based on the company’s problem, the writers trying to design a web-based customer relationship program information system that using PHP and MYSQL as database. The writer using iteration method to develop this system. The system aims for giving wide-range information and give updates to customers and another digital printing, and also this system will be able to process order from customer, and lastly this system will make company’s brand well known.
1. PENDAHULUAN
eiring dengan perkembangan teknologi yang semakin pesat, penggunaan komputer memegang peranan penting diberbagai bidang yang saling mendukung dalam aspek kehidupan. Dengan adanya komputer, maka pengolahan data akan lebih cepat, kesalahan relatif lebih kecil serta dapat menyimpan data yang relatif besar.
Manajemen hubungan pelanggan didefinisikan sebagai rangkaian aktifitas sistematik yang terkelola sebagai usaha untuk semakin memahami, menarik perhatian, dan mempertahankan loyalitas pelanggan yang menguntungkan demi mencapai pertumbuhan perusahaan yang sehat.
PT. Imagica Winson Utama adalah perusahaan yang bergerak di bidang jasa percetakan yang didirikan pada tahun 2012. Sebelumnya, key person dari usaha ini Bapak Fransen pernah bekerja bidang usaha yang sama di Jakarta, dan akhirnya memutuskan untuk membuka digital printing di Palembang.
Sebelumnya telah dilakukan penelitian sejenis seperti yang ditulis oleh Idris Gautama So, Shilayang berjudul Analisis Perancangan Customer Relationship Management Berbasis WEB Pada PT ASP Jakarta[1]. Penelitian ini menghasilkan sebuahsistem yang dirancang berbasis
website ini, Pengunjung dapat melihat daftar kapal, testimonial, dan order kapal, sistem berbasis
online menggunakan bahasa pemograman PHP dan MYSQL sebagai media Database. Sistem ini di bangun menggunakan metodologi iterasi.
Selanjutnya juga telah dilakukan penelitian sejenis yang ditulis oleh Ovi Dyantina, Mira Afrina, Ali Ibrahim yang berjudul Penerapan Customer Relationship Management (CRM) Berbasis WEB (Studi Kasus Pada Sistem Informasi Pemasaran Di Toko Yen-Yen) [2]. Penelitian ini berisi tentang Sistem berbasis website dibangun untuk membantu mempromosikan penjualan produk demi mencari pelanggan baru dan mempertahankan pelanggan. Sistem ini memiliki fitur pelanggan, Faq, produk, order produk dengan menggunakan bahasa pemograman PHP dan MYSQL sebagai media Database. Sistem ini di bangun menggunakan metodologi iterasi.
Selanjutnya yang terakhir juga telah dilakukan penelitan sejenis yang ditulis oleh Deasy Permatasari, Firniawati yang berjudul Membangun Customer Relationship Management (CRM) Berbasis Website Pada Testtube Clothing And Digital Printing[3]. Penelitian ini berisi tentang maka dapat disimpulkan bahwaSistem yang dirancang berbasis website dapat memberikan informasi produk yang akan dijual. Sistem ini memiliki fitur pelanggan, produk, pesan, konfirmasi pembayaran, bank, alamat kirim, dan kategori produk yang telah diinputkan dengan menggunakan pemograman PHP dan MYSQL sebagai media Database. Sistem ini menggunakan metodologi wartefall.
2. METODE PENELITIAN
Bagian ini berisi tentang metode dan dasar teori yang digunakan pada tulisan ini. Untuk membantu dalam penyusunan penelitian ini, maka perlu adanya tahapan metode penelitian. Tahapan ini merupakan langkah-langkah yang akan dilakukan dalam menyelesaikan masalah yang akan dibahas yang tergambar pada Gambar 1.
Studi Literatur Pengumpulan Data Analisis Permasalahan Rancangan Sistem Pembuatan Kesimpulan Analisis Kebutuhan
Gambar 1 Langkah-Langkah Penelitian 2.1 Studi Literatur
Cara yang dipakai untuk menghimpun data atau sumber-sumber yangberhubungan dengan topik yang diangkat dalam suatu penelitian. Studi literatur bisa didapat dari berbagai sumber, jurnal, buku dokumentasi, internet dan pustaka. Berikut beberapa teori yang digunakan dalam tulisan ini.
1. Customer Relationship Management (CRM)
CRM adalah loyalitas pelanggan dengan mengidentifikasi kebutuhan pelanggan, yaitu memahami dan mempengaruhi perilaku pelanggan melalui strategi komunikasi untuk mendapatkan, mempertahankan dan memenuhi kepuasan pelanggan [4].
2. Iterasi
Model iteratif (iterative model) mengkombinasikan proses-proses pada model air terjun dan iteratif pada model prototipe. Model inkremental akan menghasilkan versi-versi perangkat lunak yang sudah mengalami penambahan fungsi untuk setiap pertambahannya (inkremen/increment) [5]. Metode yang digunakan adalah metode iterasi (iterative), meliputi beberapa tahap sebagai berikut.
1. Tahap Perencanaan
Tahap perencanaan merupakan tahapan sebelum melakukan pembuatan sistem. Pada tahap ini dilakukan observasi, wawancara, serta melihat kondisi kerja maupun laporan. 2. Tahap Analisis
Tahap analisis dilakukan ketika tahap perencanaan sudah dilakukan. kerangka PIECES digunakan untuk mengidentifikasi permasalahan yang ada di dalam PT. Imagica Winson Utama.
3. Tahap Design
Pada tahap ini, fitur dan operasi-operasi pada sistem akan dirancang dan dideskripsikan secara detail. Kegiatan yang akan dilakukan diantaranya adalah pembuatan use case diagram, ERD, DFD, dan rancangan antar muka.
4. Tahap Code
Pada tahap ini dilakukan pembuatan coding untuk membuat sistem informasi manajemen hubungan pelanggan berbasis website menggunakan PHP danMYSQL.
5. Tahap Tes/Implementasi
Pada tahap ini dilakukan pengujian untuk mengetahui kesalahan dan memastikan sistem berjalan dengan baik. Ketika sudah melakukan pengujian sistem, maka
dilakukanhosting program dan pelatihan ke bagian Administrasi, dan pimpinan supaya sistem dapat digunakan dengan baik.
6. Tahap Pemeliharaan
Sistem informasi manajemen hubungan pelanggan yang sudah dibuat akan dipelihara secara berkala, supaya sistem dapat beroperasi dengan baik serta untuk menjaga keaman data.
2.2 Pengumpulan Data
Untuk memperoleh data primer dilakukan wawancara, observasi, dan kuesioner. Wawancara dilakukan kepada administrasi. Wawancara dilakukan secara langsung dan tidak langsung. Secara langsung dilakukan dengan tatap muka, sedangkan secara tidak langsung dilakukan melalui media telekomunikasi seperti telepon dan percakapan online. Teknik observasi dilakukan untuk mengetahui secara langsung kegiatan dalam penyebaran informasi barang. Sedangka kuesioner dilakukan ketika sistem informasi manajemen hubungan pelanggan sudah diterapkan untuk mengetahui kegunaan sistem yang sudah dibuat.
3. HASIL DAN PEMBAHASAN 2.1 Analisis Permasalahan
Analisis permasalahanmenggunakan kerangka PIECES yang terdiri dari Performance,
Information, Economics, Control, Eficiency, dan Service. Hasil analisis adalah sebagai berikut.
1. Performance
- - Kesulitan dalam mencatan data pelanggan dikarenakan administrasi sering lupa dalam mencatan data pelanggan sehingga menyebabkan perusahaan sulit untuk membangun hungan pelanggan secara walk-in.
-
Penyimpanan data pelangganselama ini hanya dari nota saja
.2. Information
-
Informasi yang belum disebarkan dengan luas yang menyebabkan produk di PT.
Imagica Winson Utama Palembang belum dikenal banyak orang
.-
PT. Imagica ini belum memiliki
website
untuk memasarkan produk dan
membangun image perusahaan.
3. Economics
-
Besarnya biaya pengeluaran pembuatan spanduk dalam penyebaran informasi ke
pelanggan
.4. Control
-
Sulit mengontol pelanggan lama, sedang dan baru untuk meningkatkan kesetiaan
pelanggan
.5. Eficiency
-
Eficiency
waktu dan tenaga dalam pengelolahan dalam pembuatan laporan
membutuhkan waktu yang lama
.-
Pemakaian komputer kurang maksimal karena hanya sebatas pencatatan
sederhana dan belum memakai basis data.
6. Services
-
Pelanggan sulit untuk melakukan berinteraksi langsung dengan perusahaan dalam
memberikan informasi produk
.2.2 Analisis Kebutuhan
Pada analisis kebutuhan ini dapat diuraikan kebutuhan fungsional dan kebutuhan non-fungsional dari sistem yang akan dibangun.
1. Kebutuhan Fungsional
Use case diagram merupakan suatu permodelan untuk mendeskripsikan kebutuhan
sistem terutama aktor yang akan menggunakan sistem, sehingga segala persyaratan sistem yang baik dapat tergambarkan. Dengan teknik use case, fungsi dapat digambarkan apa saja yang ada di dalam sistem dan siapa saja user yang berhak menggunakan sistem tersebut. Use case diagram pada Sistem Informasi Manajemen Hubungan Pelanggan Pada PT Imagica Winston Utama dapat dilihat pada Gambar 2.
Kelola Data Pengguna Ubah_Passwo rd Daftar_Data_ Pengguna Hapus_Data _Pengguna Kelola Data Barang Menambah_D ata_Barang Mengubah_ Data_Barang Cari_Data_B arang Kelola Data Pemesanan Menambah_ Data_Pemes anan Mengubah_Da ta_Pemesanan Menghapus_Dat a_Pemesanan Menambah_Da ta_Pembayaran Cetak_Dafta r_Pelanggan Cetak_Dafta r_Barang Cetak_Daftar _Penjualan <<Extend>> <<Extend>> <<Extend>> Laporan <<Extend>> <<Extend>> <<Extend>> <<Extend>> <<Extend>> <<Extend>> Kelola Data Pembayaran <<Extend>> Cetak_Daftar_ Pembayaran Pelanggan Administrasi Pimpinan Login <<Include>> <<Include>> <<Include>> <<Include>> <<Include>> Notifikasi_Pe mbayaran <<Extend>> Notifikasi_Dat a_Pemesanan <<Extend>> Notifikasi Point Penjualan Tanya_Jawab <<Extend>> <<Include>>
Gambar 2 Use Case Diagram
Use case diagram yang dirancang pada Sistem Informasi Manajemen Hubungan
Pelanggan Pada PT Imagica Winston Utamaterdiri dari tiga aktor yaitu Pelanggan, Administrasi, dan Pimpinan. Use case diagramterdiri dari jumlah use case yang memiliki hubungan generalisasi dan spesialisasi.
2. Kebutuhan Non Fungsional
Kebutuhan non fungsional mengacu pada kinerja sebuah sistem maupun kemudahannya. Kebutuhan non fungsional diperhatikan apabila kebutuhan fungsional telah terpenuhi, yang menjadi kebutuhan non fungsional meliputi segi kualitas.Kebutuhan ini harus dimiliki untuk mendukung kebutuhan non fungsional meliputi segi kualitas, antara lain.
1. User
Sistem yang dibangun dapat diakses secara cepat dan mudah serta memiliki tampilan yang user friendly.
2. Control
Sistem yang dibangun disertai dengan hak akses sehingga hanya dapat digunakan oleh pengguna yang memiliki hak akses tersebut.
3. Service
Sistem harus mampu memenuhi kebutuhan pengguna dalam melakukan pekerjaan sehari–hari.
2.3 Rancangan Sistem
Pada tahap ini, rancangan sistem dibuat menggunakan Data Flow Diagram (DFD), Entity
Relationship Diagram(ERD), dan tampilan antar muka aplikasi.
2.3.1 Data Flow Diagram
Data Flow Diagram (DFD) adalah representasi grafik yang menggambarkan aliran informasi dan tranformasi informasi yang diaplikasikan sebagai data yang mengalir dari masukan (input) dan keluaran (output) [5]. Sistem yang diusulkan pada rancangan sistem dapat diilustrasikan pada Gambar 3.
Pengelolaan Pengguna 2.0 Pengguna Pengelolaan Barang 3.0 Barang Pemesanan Data_Pengguna Info_Pengguna Data_Barang Info_Barang Info_Barang Pengelolaan Pemesanan 4.0 Detail Pemesanan Data_Detail_Pemesanan Info_Detail_Pemesanan Data_Barang Pembayaran Data_Pembayaran Info_Pembayaran Pencetakan Laporan 7.0 Email, Password Validasi_Masuk D 1.0 D 2.0 D 3.0 D 4.0 D 6.0 Barang Administrasi Pelanggan Email, Password Validasi_Masuk Pimpinan Email, Password Validasi_Masuk Data_Pemesanan Info_Pemesanan Info_Pemesanan Data_Pemesanan Masuk 1.0 Email, Password Validasi_Masuk Info_Pengguna Data_Pengguna Data_Pengguna Pengelolaan Pembayaran 5.0 Data_Pembayaran Info_Pembayaran Notifikasi Point Penjualan 6.0 Point_Penjualan Email Pemesanan Data_Pengguna Pengguna Laporan_Daftar_Pelanggan Pembayaran Pemesanan Pembayaran Pemesanan Barang Pengguna Laporan_Daftar_Barang Laporan_Daftar_Pemesanan Laporan_Daftar_Pembayaran Laporan_Daftar_Pelanggan Laporan_Daftar_Barang Laporan_Daftar_Pemesanan Laporan_Daftar_Pembayaran Tanya_Jawab Tanya_Jawab Tanya Jawab Data_Tanya_Jawan Info_Tanya_Jawan D 5.0
Gambar 3 Data Flow Diagram yang Diusulkan
2.3.2 Entity Relationship Diagram
Pada tahap ini dibuat ERD untuk merancang database. ERD adalah pemodelan awal yang dikembangkan berdasarkan teori himpunan dalam bidang metematika untuk pemodelan basis data relasional [5]. Model ERD digunakan untuk menggambarkan hubungan antar entitas didalam suatu sistem, akan tetapi ERD tidak menggambarkan proses dan aliran data pada sistem. Gambar model ERD dapat dilihat pada Gambar 4.
Pengguna Email (PK) Password Nama_Lengkap Nomor_Telepon Alamat Status Point Detail_Pemesanan Id_Pemesanan (FK) Id_Barang (FK) Harga Jumlah_Barang Image_Custom Keterangan Pemesanan Id_Pemesanan (PK) Email (FK) Tanggal_Pemesanan Tanggal_Selesai Grand_Total Status_Pemesanan Pembayaran Id_Pembayaran (PK) Id_Pemesanan (FK) Tanggal_Pembayaran Nomor_Rekening Atas_Nama Bank Foto_Bukti_Pembayaran Total_Harga Total_Point Bayar Keterangan Status_Pembayaran Barang Id_Barang (PK) Nama_Barang Jenis_Barang Harga_Jual Gambar Keterangan Status_Barang Melakukan Mendapatkan Tanya_Jawab Id_Pemesanan (FK) Tanya Jawab Melakukan Memiliki Mempunyai
Gambar 4 ERD yang Diusulkan
2.3.3 Tampilan Aplikasi
WebsitePT. Imagica Winson Utamamerupakan website yang bersifat online harus
terhubung dengan internet. Tampilan websitedapat dilihat pada Gambar 5sampai dengan Gambar 7. Gambar 5 merupakan form input data barang yang dapat digunakan oleh Admintrasi untuk memasukan data barang baru.
Gambar 5 Form Input Data Barang
Gambar 6 merupakan tampilan form input data pemesanan untuk memasukkan data pemesananoleh pelanggan. Berikut tampilan Form Input DataPelanggan pada Gambar 6.
Gambar 6 Form Input Data Pemesanan
Gambar 7 merupakan forminput data pembayaranyang digunakan oleh pelanggan untuk mengelola data pembayaran. Form input data pembayaran ini digunakanketika pelanggan ingin membeli barang.
Gambar 7 Form Input Data Pembayaran
2.3.4 Hasil Pengujian
Pengujian terhadap sistem yang dibuat dilakukan secara objektif.Websitediuji secara langsung oleh pihakPT. Imagica Winson Utama diwakili oleh Bapak Fransen sebagai pemilik dan 3 orang staff dari PT. Imagica Winson Utama serta didampingi oleh penulis. Menurut Bpk. Fransen dan staff dari PT. Imagica Winson Utama, sistem yang telah dikembangkan memudahkan kegiatan operasionalnya dan juga menjawab kebutuhannya akan sistem informasi berbasis manajemen hubungan pelanggan.
3. KESIMPULAN
Berdasarkan hasil yang telah diuraikan sebelumnya, dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut:
2. Sistem dapat mengatasi kesalahan dalam penyimpanan konsumen sehingga pencatatan data konsumen tidak terjadi kehilangan data.
3. Sistem dapat melakukan chating kepada pelanggan untuk mengetahui kapan pemesanan sudah selesai.
4. Sistem dapat melakukan pembayaran konsumen dengan tersedia fitur pembayaran di form
pelanggan.
5. Sistem dapat melakukan pencarian data konsumen secara cepat yang telah disediakan di fitur administrasi.
5. SARAN
Berdasarkan hasil analisis dan pembahasan yang telah dilakukan,peneliti selanjutnya diharapkan dapat mengembangkan dengan versi mobile ataupun sejenisnya seiring dengan berkembangnya spesifikasi kebutuhan pengguna.
DAFTAR PUSTAKA
[1] Gautama So, Idris., Shila. 2011, Analisis Perancangan Customer Relationship
Management Berbasis WEB Pada PT ASP Jakarta. Jakarta Barat.
[2] Dyantina, Ovi., Afrina, Mira., Ibrahim, Ali. 2012, Penerapan Customer Relationship Management (CRM) Berbasis WEB (Studi Kasus Pada Sistem Informasi Pemasaran Di
Toko Yen-Yen). Jurusan Sistem Informasi, Fakultas Ilmu Komputer Universitas Sriwijaya.
Palembang.
[3] Permatasari, Deasy., Firniawati. 2014, Membangun Customer Relationship Management
(CRM) Berbasis Website Pada Testtube Clothing And Digital Printing. Program Studi
Sistem Informasi, Universitas Komputer Indonesia, Bandung.
[4] Buttle, Francis dan Maklan, Stan.; “Customer Relationship Management : Consepts and
Technologies”, Nutech Print Service, 2015.
[5] A.S, Rosa & Shalahuddin, M. 2013, Rekayasa Perangkat Lunak Terstruktur
