Modul ke:
Fakultas Program Studi
MANAGEMENT PR
Pokok Bahasan
Communication Audit In PR Activities
Dewi S. Tanti, M.I.Kom.
IlmuKomunikasi
PUBLIC RELATIONS
DEFINITION
•
Audit Komunikasi adalah kajian
mendalam dan menyeluruh tentang
pelaksanaan sistem komunikasi
keorganisasian yang mempunyai tujuan
untuk meningkatkan efektifitas
Istilah “ Audit Komunikasi” berada dalam lingkup pembahasan
komunikasi organisasi
“Audit Komunikasi” mengisyaratkan bahwa komunikasi adalah
nyawa kehidupan organisasi (lifeblood of an organization)
Gerald
Gollhadber
(dalam
Andre
Hardjana,2000:10)
:”Sebagaimana pemeriksaan yang dilakukan oleh para akuntan
dan para dokter memberikan informasi yang di butuhkan untuk
menjaga
kesehatan
klien-kliennya,
demikianlah
audit
komunikasi memberi informasi dini yang dapat mencegah
terjadinya suatu kehancuran besar”.
9
“
Audit Komunikasi” atau “communication
audit” adalah “ Sebuah struktur konseptual
dan methodologis…. (yang digunakan) untuk
pemeriksaan
proses-proses
komunikasi
didalam
organisasi
(Greenbaum
dalam
Hardjana,2000:9)
9
Audit Komunikasi bersifat “komprehensif dan
dapat di pertanggung jawabkan secara
akademik”
KEGUNAAN AUDIT
Fungsi Organisasi :
- Konformitas
- Adaptasi
- Morale
- Institusionalisasi
Fungsi Komunikasi
- Regulatif
- Inovatif
- Integratif
- Informatif/instruktif
SAAT MELAKUKAN AUDIT
•
Sebelum manajemen melakukan perubahan
•
Setelah manajemen membuat perubahan
•
Terjadinya hal-hal yang “ganjil” dalam organisasi :
- Perbedaan pandangan antara manajemen
dan karyawan
- Biaya tagihan telepon melonjak
- Keluar masuk karyawan tinggi
- dll.
TUJUAN POKOK MENGADAKAN AUDIT
KOMUNIKASI
•
Menentukan “lokasi” dimana kelebihan muatan atau kekurangan
muatan informasi’
•
Menilai kualitas informasi yang dikomunikasikan oleh dan/atau
kepada sumber-sumber informasi;
•
Mengukur kualitas hubungan-hubungan komunikasi secara khusus
mengukur sejauhmana kepercayaan antar pribadi dukungan
keramahan dan kepuasan kerja karyawan secara keseluruhan;
•
Mengenali jaringan-jaringan yang aktif operasional (rumor)
pesan-pesan sosial dan pesan-pesan kedinasan;
•
Mengenali sumber-sumber kemacetan arus informasi dan para
penyaring informasi (gatekeepers) dengan memperbandingkan
peran-peran komunikasi dalam praktek.
•
Mengenali katagori-katagori tentang peristiwa-peristiwa komunikasi
yang tergolong- positif maupun negatif.
LANJUTAN
•
Menggambarkan pola-pola komunikasi yang terjadi
pada tingkatan pribadi, kelompok dan organisasi
dalam berkaitan dengan topik, sumber, saluran,
frekuensi, jangka waktu, dan kualitas interaksi.
•
Memberikan rekomendasi-rekomendasi tentang
perubahan ataupun perbaikan yang perlu dilakukan
berkaitan dengan sikap dan perilaku, praktek-praktek
kebiasaan, dan keterampilan yang didasarkan atas
hasil analisis Audit Komunikasi
ALASAN POKOK PENYELENGGARAAN AUDIT
KOMUNIKASI
•
Ingin mengetahui apakah program-program
komunikasi berjalan dengan baik;
•
Ingin membuat diagnosis tentan masalah-masalah
yang terjadi ataupun yang potensial dapat terjadi, dan
peluang-peluang apa yang terbuang percuma;
•
Ingin melakukan evaluasi atas kebijakan-kebijakan
baru dan praktek-praktek komunikasi yang terjadi;
•
Ingin memeriksa hubungan antara komunikasi
dengan tindakan-tindakan operasional lainnya baik
pada tingkat organisasi maupun pada tingkat unit
lokal.
LANJUTAN
•
Ingin menyusun anggaran belanja untuk
kegiatan-kegiatan komunikasi
•
Ingin menetapkan sebuah patok banding
(benchmark);
•
Ingin mengukur kemajuan atau perkembangan
dengan menggunakan patok banding yang sudah
ditetapkan;
•
Ingin mengembangkan atau melakukan
restrukturisasi fungsi-fungsi Komunikasi dalam
organisasi;
•
Ingin membangun landasan dan latar belakang guna
pengembangan kebijakan dan perencanaan
TUJUAN AUDIT KOMUNIKASI
Memberikan informasi dini untuk mencegah
terjadinya suatu kehancuran besar dalam
suatu organisasi
Untuk
meningkatkan
efisiensi
dan
efektivitas
organisasi
(:
memastikan
komunikasi menopang terhadap kehidupan
organisasi.
RUANG LINGKUP AUDIT KOMUNIKASI
•
Berdasarkan jenisnya :
1. Mini Audit
2. Total Audit
•
Berdasarkan Obyek Audit :
1. Audit Media Komunikasi
2. Audit Komunikasi di dalam organisasi
3. Audit komunikasi keorganisasian
PROSEDUR PELAKSANAAN AUDIT
(MECHANISM)
•
Menemukan apa yang “kita “ perkirakan;
•
Menemukan apa yang “mereka “perkirakan;
•
Mengevaluasi segala perbedaan;
RENCANA KERJA AUDIT KOMUNIKASI SISTEM
KOMUNIKASI ORGANISASI
• Tahap 1 : Pencarian fakta
1. Selidiki unit organisasi dalam kaitannya dengan hubungan-hubungan fungsional, ciri-ciri personal, dan faktor-faktor situasional;
2. Catat-jenis-jenis pengendalian dalam sistem komunikasi organisasi;
3. Tentukan kebijakan-kebijakan organisasi yang berkaitan dengan jaringan-komunikasi dasar;
4. Catat secara lengkap semua kegiatan komunikasi termasuk unsur-unsur komunikasi penting, metode-metode teknis dan peralatan-peralatan yang digunakan;
• Tahap 2 : Analisis
1. Slidiki dan klasifikasi kebijakan-kebijakan komunikasi dan kegiatan-kegiatan komunikasi menurut jaringan-jaringan komunikasi untuk mencapai
LANJUTAN
2. Gunakan berbagai teknik pengukuran untuk memperoleh data yang mencerminkan tingkat pencapaian ke tujuan-tujuan dari jaringan komunikasi.
3. Catat-kekuatan-kekuatan dan kelemahan-kelemahan dalam sistem komunikasi organisasi tersebut dalam kaitannya dengan faktor-faktor situasional, termasuk struktur, proses dan kepemimpinan.
• Tahap 3 : Evaluasi dan Pelaporan
1. Tarik kesimpulan-kesimpulan sementara tentang kekuatan-kekuatan dan kelemahan-kelemahan dalam sistem komunikasi organisasi secara keseluruhan.
2. Bicarakan kesimpulan-kesimpulan sementara tersebut dengan para pejabat manajemen yang berkepentingan.
LANJUTAN
3. Buat kesimpulan –kesimpilan akhir yang menunjukkan dimana letak pusat-pusat efektivitas dan efisiensi komunikasi;
4. Sebutkan beberapa rekomendasi yang bermanfaat untuk melakukan
perubahan program ataupun program penunjang komunikasi dengan rincian lengkap yang dibutuhkan untuk melaksanakan rekomendasi tersebut.
LANGKAH-LANGKAH DALAM AUDIT PELAKSANAAN
AUDIT KOMUNIKASI
•
Studi Kelayakan (feasibility study)
•
Pertemuan Perkenalan ( Introductory meeting);
•
Alat-alat Pengukuran profil (profile Instrumens);
•
Tindak lanjut dari penggunaan alat-alat pengukuran profil
(followup of profele instruments)
•
Pengumpulan data dari unit-unit yang saling melengkapi
(complementary unit data collection)
•
Analisis dan menjahit data (Analysis and meshing of data);
•
Pertemuan untuk analisis data;
•
Laporan sementara; (interm report)
•
Pembentukan kelompok-kelompok tugas
LANJUTAN
•
Pertemuan lengkap kelompok-kelompok
tugas;
•
Laporan akhir;
•
Pertemuan laporan akhir
•
Penyerahan laporan kepada pimpinan
organisasi
METODE AUDIT KOMUNIKASI
¾
Kuantitatif (survey): dengan cara berfikir
hypotetico-deductive
¾
Kualitatif (fenomenologi) : dengan cara
berfikir grounded-theory
METODE KUANTITATIF AUDIT
KOMUNIKASI DENGAN SURVEY
•
B-1-1 Jenis :
9
- Deskriptif : menjelaskan satu variabel
9
- Eksplanatif : menjelaskan hubungan
TAHAPAN AUDIT KOMUNIKASI
DENGAN SURVEY
o
Tentukan jenis audit komunikasi yang mau
dilakukan
(audit
media
komunikasi;
audit
komunikasi di dalam organisasi, atau audit
komunikasi keorganisasian)
o
Kuasai “konsep atau teori” yang berlaku untuk
masing-masing jenis audit.
o
Jabarkan/operasionalisasikan “konsep/teori” itu
kedalam” variabel
”
TAHAPAN … ( LANJUTAN )
•
Kemudian atas dasar operasionalisasi
konsep
itu
buatlah
pertanyaan/kuisioner
audit
terbuka,
tertutup
atau
setengah
terbuka.
Perhatikan rencana analisis data secara
statistik; apakah deskriptif (univariat)
atau eksplanatif (bivariat, multi variat).
TAHAPAN…. (LANJUTAN)
Tentukan “populasi dan sampel yang akan
diwawancarai secara berstruktur tadi. Teknik
penarikan sampel apa yang mau di pakai ?
Sebarlah kuesioner agar di isi oleh responden
bisa :
1. Face to face
2. Self adminisgtrated
3. By phone
TAHAPAN…. (LANJUTAN)
•
Pengolahan data : perhatikan kelengkapan
dan kebenaran jawaban;
•
Analisis data :
- Deskriptif : Mean, Median, Modus
- Eksplanatif : Menguji hubungan /
pengaruh
•
Penyajian Data dan Hasil Analisis : Distribusi
Frekuensi (Tallus), Grafik Balok,…
VARIABEL POKOK DALAM AUDIT KOMUNIKASI
INTERNAL DARI SUATU ORGANIASI
• Kewenangan dan Tanggung jawab;
• Saluran informasi; jaringan komunikasi; • Kontak dengan ligkungan;
• Pengharapan atau ekspektasi; • Interaksi;
• Jenis dan aspek pesan;
• Bentuk pesan atau mediakomunikasi • Motivasi;
• Tujuan-tujuan
• Fungsi-fungsi operasional; • Struktur organisasi;
KUESIONER UNTUK AUDIT KOMUNIKASI MINI
DALAM KOMUNIKASI ORGANISASI
•
Aspek Manajemen;
•
Organisasi;
•
Kegiatan-kegiatan komunikasi;
•
Umpan Balik;
PERTANYAAN-PERTANYAAN DASAR UNTUK AUDIT
KOMUNIKASI
• Masing-masing pertanyaan dalam daftar masih harus di jabarkan lagi dan dirinci menjadi beberapa pertanyaan lagi, sehingga dapat memperjelas jawaban yang diperoleh dari responden.
• Contoh :
1. Apa faktor-faktor lingkungan yang mempengaruhi sistem komunikasi ? 2. Apa faktor-faktor struktural yang mempengaruhi sistem Komunikasi ? 3. Apa saja dampak dari rasa tertekan (stres) dan rasa takut pada
kegiatan-kegiatan komunikasi dalam dalam organisasi?
4 .Apa hubungan antara mekanisasi dan kegiatan komunikasi ?
5. Bagaimana komputer dapat digunakan untuk membuat simulasi tentang masalah-masalah komunikasi dan berbagai kegiatan komunikasi.?
6. Apa saja variasi bentuk komunikasi non verbal yang terdapat dalam organisasi.
