SISTEM INFORMASI MANAJEMEN Sistem Informasi pada Shuttle Express
Oleh: Kelompok 1
Andhi Reza Atmadiputra P056132111.51
Awisal Fasyni P056132141.51
Bima Wahyu Widodo P056132151.51 Bimahri Qaulan Tsaqiela P056132161.51 Cindy Puspita P056132171.51 Rizki Putri Nurdiati P056132361.51 Vania Pramatatya P056132311.51
R 51
Dosen:
Dr. Ir. Arif Imam Suroso, MSc(CS)
PROGRAM MAGISTER MANAJEMEN
PROGRAM PASCASARJANA MANAJEMEN DAN BISNIS INSTITUT PERTANIAN BOGOR
BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang
Perkembangan teknologi mengantarkan perkembangan bisnis dan manajemen kedalam sebuah era baru yang dikenal dengan Sistem Informasi Manajemen (SIM). Sistem informasi manajemen adalah sistem perencanaan bagian dari pengendalian internal suatu bisnis yang meliputi pemanfaatan manusia, dokumen, teknologi dan prosedur dari akuntansi manajemen untuk memecahkan masalah bisnis, seperti biaya produk, layanan atau suatu strategi bisnis. Dengan adanya sistem informasi manajemen yang terus berkembang pesat membuat setiap kegiatan atau aktivitas dapat dilakukan dengan lebih akurat dan cepat, selain itu, dengan hadirnya sistem informasi manajemen maka pengambilan keputusan di tingkat manajerial pun akan mengalami perubahan, para manajer dituntut untuk menghasilkan keputusan yang lebih akurat dan terkini dalam pengambilan keputusan.
Salah satu perusahaan yang merasakan dampak dari perkembangan sistem informasi manajemen adalah Shuttle Express di Amerika Serikat. Shuttle Express merupakan perusahaan penyedia jasa transportasi yang cukup terkemuka di Amerika, perkembangan sistem informasi manajemen mendorong ShuttleExpress dalam kegiatan bisnisnya. Pada awalnya seluruh sistem yang digunakan Shuttle Express bersifat manual, namun kini untuk meningkatkan pelayanan, sistem yang digunakan Shuttle Express bersifat online.
1.2 Tujuan Penulisan
Berdasarkan uraian pada latar belakang, maka tujuan dari penulisan makalah ini adalah sebagai berikut:
1. Menganalisis komponen sistem informasi yang digunakan oleh Shuttle Express.
2. Membandingkan komponen sistem informasi yang digunakan oleh Shuttle Express pada tahun berita dengan sistem informasi yang digunakan pada saat ini.
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Definisi Sistem Informasi
Sistem Informasi pada dasarnya terdiri dari kata sistem dan informasi yang digabungkan. Menurut ahli, secara sederhana sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau himpunan dari unsur, komponen, atau variabel-variabel yang terorganisasi, saling berinteraksi, saling tergantung satu sama lain dan terpadu. Sistem bisa berupa abstraksi atau fisis (Davis dalam Anonim, 2013). Sedangkan data adalah kumpulan fakta yang tidak teroganisir. Pengolahan data akan mengubah data mentah menjadi informasi (Nurwono dalam Anonim, 2013).
Dari pengertian sistem dan informasi di atas, maka dapat digabungkan bahwa sistem Informasi adalah sekumpulan elemen yang saling berhubungan (terintegrasi), yang mengumpulkan (atau mendapatkan), menyimpan, memproses, dan menyebarkan informasi untuk menunjang pengambilan keputusan dan tujuan lain, baik orang maupun organisasi (Hernawan, 2012).
2.2 Komponen Sistem Informasi
Sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebut blok bangunan (building block). Terdapat 4 komponen dari sistem informasi, yaitu (Putri, 2011):
1. Komponen input
Input mewakili data yang masuk kedalam sistem informasi. Input mencakup metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan berupa dokumen dokumen dasar.
2. Komponen model
Komponen terdiri dari kombinasi prosedur, logika, dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yang sudah ditentukan untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.
3. Komponen output
Hasil dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua pemakai sistem. 4. Komponen teknologi
Teknologi merupakan “tool box” dalam sistem informasi. Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran, dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan.
5. Komponen hardware
Hardware berperan penting sebagai suatu media penyimpanan vital bagi sistem informasi yang berfungsi sebagai tempat untuk menampung database atau lebih mudah dikatakan sebagai sumber data dan informasi untuk memperlancar dan mempermudah kerja dari sistem informasi.
6. Komponen software
Software berfungsi sebagai tempat untuk mengolah,menghitung dan memanipulasi data yang diambil dari hardware untuk menciptakan suatu informasi.
7. Komponen basis data
Basis data (database) merupakan kumpulan data yang saling berkaitan dan berhubungan satu dengan yang lain, tersimpan di perangkat keras komputer dan menggunakan perangkat untuk memanipulasinya. Data perlu disimpan dalam basis data untuk keperluan penyediaan informasi lebih lanjut. Data di dalam basis data perlu diorganisasikan sedemikian rupa supaya informasi yang dihasilkan berkualitas. Organisasi basis data yang baik juga berguna untuk efisiensi kapasitas penyimpanan. Basis data diakses atau dimanipulasi menggunakan perangkat lunak paket yang disebut DBMS (Database Management System).
8. Komponen kontrol
Banyak hal yang dapat merusak sistem informasi, seperti bencana alam, api, temperatur, air, debu, kecurangan, kegagalan sistem itu sendiri, ketidak efisienan, sabotase dan lain sebagainya. Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahankesalahan dapat langsung cepat diatasi.
2.3 Aktivitas Sistem Informasi
Dalam sistem informasi terdapat beberapa aktivitas untuk menjalankan komponen-komponen dari sistem informasi. Menurut Agus (2013), terdapat 6 aktivitas dalam sistem informasi, yaitu:
1. Orang (People)
Semua pihak yang bertanggung jawab dalam hal penyokong atau sponsor sistem informasi (system owner), pengguna sistem (system users), perancang sistem (system designer) dan pengembang sistem informasi (sistem development).
2. Prosedur
Sekumpulan aturan atau tahapan-tahapan untuk membuat, memakai, memproses dan mengolah sistem informasi ataupun hasil keluaran dari sistem informasi tersebut.
3. Basis Data
Secara konseptual, data adalah deskripsi tentang benda, kejadian, aktivitas, dan transaksi yang tidak mempunyai makna dan tidak berpengaruh langsung secara langsung kepada pemakainya atau disebut juga sebagai sekumpulan fakta mentah dalam isolasi.
4. Perangkat Keras (hardware)
Mencakup piranti-piranti fisik seperti komputer, printer, monitor, harddisk, DLL.
5. Perangkat Lunak (sotfware)
Sekumpulan instruksi-instruksi atau perintah-perintah yang memungkinkan perangkat keras bisa digunakan untuk memproses data, atau sering disebut sebagai program.
6. Jaringan (network)
Sistem penghubung yang memungkinkan suatu sumber dipakai secara bersama-sama, baik pada waktu dan tempat bersamaan ataupun berbeda
BAB III PEMBAHASAN
3.1 Sistem Informasi Shuttle Express pada Tahun Berita
Shuttle Express adalah satu dari penyedia jasa transportasi di Amerika yang didirikan oleh San Juan Airlines pada tahun 1979. Pada saat itusan Juan Airlines adalah maskapai penerbangan komputer tertua di Amerika Serikat. Maskapai ini terhubung dengan wisatawan dari seluruh Puget Sound, Vancouver, dan Victoria ke Seattle-Tacoma, bandara Portland dan ke dunia luar. Melalui konsep transportasi door to door Shuttle Express menyediakan pelayanan yang baik, didukung dengan peralatan yang bersih, supir berseragam, dan harga yang terjangkau. Nilai budaya menjadi sangat penting dalam operasional Shuttle express yaitu, mengemudi dengan aman, membuka pintu, membawa tas, dan melayani para tamu dengan sebaik-baiknya.
Setiap tahunnya, Shuttle Express menyediakan pengantaran bagi 70.000 lebih pelanggan yang telah tiba di bandara. Divisi sedan dan limo Shuttle Express juga menawarkan layanan mobil baik ke bandara maupun ke daerah-daerah tertentu. Divisi ini juga memiliki pembinaan yang disesuaikan dengan kelompok, acara perusahaan hingga kunjungan klien di suatu perusahaan.
Setelah 22 tahun berjalan, perusahaan juga telah menambahkan layanan baru. Awalnya, perusahaan hanya melayani layanan hotel bandara. Pada tahun 1994 perusahaan mulai memberikan layanan Executive Town Car, yang sekarang termasuk armada limosin. Pada tahun 1999, perusahaan mampu membeli bus pertama dan dengan konsisten perusahaan memberikan pelayanan pada konsumen dengan konsep aman, terjangkau, dan untuk memenuhi kebutuhan tamu dalam setiap perjalanan.
Sebelum menggunakan sistem informasi berbasis komputer, Shuttle Exspress menggunakan sistem informasi manual berbasis kertas (paper based system) dalam melayani konsumen. Rute perjalanan ditentukan dengan papan tulis dan magnet. Sistem tersebut memiliki banyak kelemahan dan sangat berpotensi menimbulkan permasalahan. Salah satunya, jika magnet yang digunakan bergeser atau berpindah tempat, hal tersebut mengakibatkan Shuttle Express gagal dalam melakukan penjemputan pelanggan dan harus mengganti layanan antaran dengan taksi untuk mengantar pelanggan ke tempat tujuan. Hal tersebut sangat merugikan karena selain mengeluarkan biaya tambahan untuk membayar ongkos taksi, hal tersebut bisa menurunkan image perusahaan yang nantinya akan berujung pada penjualan yang menurun. Kelemahan-kelemahan yang dimiliki sistem manual tersebut membuat perusahaan Shuttle Express segera mengganti sistem informasi mereka dengan sistem berbasis komputer.
Perusahaan Shuttle Express menggunakan paket Manajemen Data Base yang merupakan pengembangan dari software dengan suatu sistem yang berbasis komputer dan dibangun dengan jaringan Personal Computer Microsoft Access. Dasar dari jaringan itu menggunakan sistim operasi Windows NT. Sistem reservasi ini menggunakan 12 NEC 486-berbasis Personal Computer dihubungkan dengan server AXP Alpha Equipment digital yang mempunyai 128 M byte RAM dan 4 Harddisk 1,2 G-byte, ada lagi 4 personal komputer NEC 486 untuk
mengirimkan sistem yang dapat juga ganda seperti sistem reservasi, jika pengecualian pada waktu sibuk.
Ketika konsumen menghubungi nomor reservasi, seorang agen akan memasukan informasi yang relevan, seperti lokasi penjemputan, tujuannya dan instruksi khusus kepada database jasa konsumen. Bagian reservasi dari program akan menghitung biaya berdasarkan lokasi dan menghasilkan nomor konfirmasi reservasi. Titik-titik penjemputan diprogram terlebih dahulu bersama dengan arah dari para supir. Kemudian pengirim akan mengambil data reservasi dan menugaskan mereka untuk berangkat yang terdiri dari rangkaian dari penjemputan untuk mobil van khusus selama waktu periode tertentu. Jadwal keberangkatan mereka akan dikirimkan ke masing-masing mobil van. Program Data Base Access distel/format dengan memutar angka secara otomatis kepada pager alphanumeric para supir dan memberikannya semua fakta-fakta masing masing konsumen pada setiap keberangkatan. Sistem tersebut telah menangani 695.000 reservasi sejak sistem tersebut menjadi operasional. Rata rata sekitar 1.500 penumpang bepergian dari dan ke bandara setiap harinya dengan mobil van ShuttleExpress.
Route mobil van biasanya memakan waktu delapan jam tetapi sekarang berkurang menjadi tiga jam dan biasanya menggunakan tiga orang pengirim setiap shift sekarang berkurang menjadi dua pada waktu pagi hari dan satu di siang hari. 3.1.1 Sumberdaya Sistem Informasi
1. Sumberdaya Manusia
ShuttleExpress menggunakan dan menjalankan sistem informasi terdiri dari users dan spesialis. Users (pegawai reservasi, pelanggan, supir, dan manajer/supervisor) adalah semua orang yang menggunakan sistem informasi tersebut. Sedangkan spesialis (teknisi dan programmer) adalah orang-orang yang mempunyai keahlian dalam menggunakan sistem tersebut. Dalam setiap aktivitas sistem informasi, sumberdaya spesialis dan users terlibat.
2. Hardware
a) PC net workstation
b) Server (Digital Equipment Alpha AXP) c) Hard Disk Drive 4 x 1,2 GB
d) Magnetic Disk Drive e) Printer
f) Telepon g) Pager 3. Software
a) Program: Windows NT
b) Program reservasi: MS Access c) Software Pager
4. Sumber Data
a) Reservasi (ID pelanggan, ID mobilvan, tarif)
b) Travel Info (Jadwal, lokasi penjemputan, rute perjalanan) c) Pager Notifications
d) Driver report 5. Produk Informasi
a) Data entry display b) Status display
c) Bill/tagihan d) Info reservasi e) Konfirmasi jadwal f) Jadwal trip di pager
g) Informasi di layar berikut audio signal. h) Informasi yang telah diperbaharui i) SOP informasi yang terkendali 3.1.2 Aktivitas Sistem Informasi 1. Input
Mesin yang digunakan untuk input adalah PC NEC 486 dan telepon dengan menggunakan perangkat lunak yaitu Windows NT dan Ms. Access. Sumberdaya manusia yang digunakan dalam tahap input terdiri dari sumberdaya spesialis yaitu teknisi dan programmer, sedangkan users dalam tahap input adalah pegawai reservasi. Sumber data yang digunakan adalah data reservasi dan data pelanggan, sedangkan produk informasi berupa data entry dan display.
2. Proses
Dalam tahap proses, mesin dan media yang digunakan adalah server dan LAN, sedangkan perangkat lunak yang digunakan yaitu Windows NT dan Ms. Access. Sumberdaya manusia yang digunakan dalam tahap input terdiri dari sumberdaya spesialis yaitu teknisi, programmer, dan administrator, sedangkan users dalam tahap input adalah teknisi software dan programmer. Sumber data yang digunakan adalah data reservasi, data pelanggan, dan laporan supir. Produk informasi yang dihasilkan berupa status display.
3. Output
Dalam tahap output, mesin dan media yang digunakan adalah PC NEC 486, pager, printer, telepon, kertas bill, dan laporan, sedangkan perangkat lunak yang digunakan yaitu Windows NT dan Ms. Access. Sumberdaya manusia yang digunakan dalam tahap output terdiri dari sumberdaya spesialis yaitu teknisi dan programmer, sedangkan users dalam tahap output adalah agen reservasi/ dispatcher, konsumen, supir, dan supervisor. Sumber data yang digunakan adalah data reservasi, data pelanggan, dan laporan supir. Produk informasi yang dihasilkan berupa print-out dan display.
4. Penyimpanan
Dalam tahap penyimpanan, media yang digunakan adalah harddisk dengan mesin berupa magnetic disk, sedangkan perangkat lunak yang digunakan yaitu Windows NT dan Ms. Access. Sumberdaya manusia yang digunakan dalam tahap penyimpanan terdiri dari sumberdaya spesialis yaitu teknisi dan programmer, sedangkan users dalam tahap penyimpanan adalah agen reservasi. Sumber data yang digunakan adalah data-data operasional perusahaan. Sedangkan produk informasi yang dihasilkan adalah informasi-informasi yang telah diperbaharui.
5. Pengendalian
Dalam tahap pengendalian, mesin dan media yang digunakan adalah server, pager, dan laporan pengendalian, sedangkan perangkat lunak yang digunakan yaitu Windows NT dan Ms. Access. Sumberdaya manusia yang digunakan dalam tahap input terdiri dari sumberdaya spesialis yaitu teknisi, programmer,
dan administrator, sedangkan users dalam tahap pengendalian adalah supervisor, konsumen, dan agen reservasi/dispatcher. Sumber data yang digunakan adalah data lengkap perusahaan. Sedangkan produk informasi yang dihasilkan adalah SOP informasi yang terkendali.
Tabel 1. Matriks Komponen Sistem Informasi Shuttle Express pada Tahun Berita
Aktivitas SI Hardware Software SDM Sumber Data Produk
Informasi
Mesin Media Program Prosedur Spesialis User
Input PC NEC 486 Telepon PC Workstation NEC 486 Jaringan telepon Ms. Access Windows NT Data entry procedure Teknisi Programmer Pegawai reservasi Data reservasi
Data customer Data entry Display Proses Server (Digital Equipment Alpha AXP) Prosesor
LAN (intra & inter) Ms. Access Windows NT Reservasi procedure Dispatch procedure Teknisi Programmer Administrator Teknisi Programmer Data reservasi Data customer Laporan supir Status display Output PC NEC 486 Pager Printer Telepon Kertas bill Kertas laporan Ms. Access Windows NT Output procedure and distribution Teknisi Programmer Agen reservasi/ dispatcher Konsumen Supir Supervisor Data reservasi Data customer Laporan supir Print-out Display
Penyimpanan Magnetic Disk 4 x HDD 1,2 Gb Ms. Access
Windows NT Storage procedure
Teknisi Programmer Agen reservasi/ dispatcher Data-data operasional perusahaan Informasi yang telah baru Kendali Server (Digital Equipment Alpha AXP) Pager Laporan pengendalian Ms. Access Windows NT Monitoring procedure SOP Controll Teknisi Programmer Administrator Supervisor Konsumen Agen reservasi/ dispatcher Data-data lengkap perusahaan SOP informasi yang terkendali
3.2 Sistem Informasi Shuttle Express pada Saat Ini
Seiring berkembangnya jaman, Shuttle Express berusaha untuk meningkatkan teknologi yang dimiliki dengan tujuan untuk memiliki daya saing dengan perusahaan lain yang bergerak pada bidang yang sejenis. Shuttle Express saat ini memiliki perkembangan teknologi yang canggih. Pelanggan yang ingin mengetahui informasi mengenai Shuttle Express dapat menggunakan fasilitas website yang tersedia. Informasi disediakan melalui online sehingga mempermudah dan mempercepat konsumen yang membutuhkan informasi, seperti jadwal keberangkatan, alat transportasi yang disediakan dan cara pembayaran. Pemesanan tiket juga dapat dilakukan secara online. Selain itu, sistem pembayaran dapat dilakukan secara online dan menggunakan kartu kredit. Pelayanan yang diberikan sangat ramah, nyaman dan aman. Sistem informasi yang digunakan Shuttle Express dapat dilakukan melalui email, telepon langsung dan e-newsletter. Pelanggan yang sudah memesan tiket dan melakukan pembayaran akan mendapatkan email konfirmasi tiket melalui email dan e-newsletter. Apabila pelanggan menginginkan informasi yang cepat juga dapat mendapatkan informasi dengan menelpon langsung kepada pelayanan konsumen Shuttle Express. Fasilitas yang diberikan pada kendaraan yang dimiliki juga beragam seperti wifi, TV, CD dan DVD. Kendaraan juga menggunakan sistem GPS sehingga Shuttle Express dapat memastikan pelanggan dapat sampai di tempat tujuan dengan aman dan tepat waktu. Kendaraan juga dilengkapi dengan drive cam yang dapat memastikan keselamatan pelanggan dan pengemudi. Promosi juga dilakukan dengan memberikan diskon untuk tentara militer, mahasiswa, anak-anak dan perjalanan berkeliling. Diskon untuk mahasiswa dapat didapat dengan meng-klik portal link universitas yang bekerja sama dengan Shuttle Express.
3.2.1 Sumberdaya Sistem Informasi Pihak Ketiga Hudson Ltd
Sumberdaya dalam sistem informasi yang digunakan oleh Shuttle Express menggunakan jasa pihak ketiga yang memiliki spesialisasi usaha dibidang system informasi yaitu Hudson Ltd. Kerja sama Shuttle Express dengan Hudson Ltd sangat menguntungkan karena Shuttle Express tidak perlu mengeluarkan biaya riset dan pengembangan dibidang sistem informasi yang besar sehinggadapat fokus pada inti kompetensi. Hudson Ltd telah menjalin kerjasama ke berbagai perusahaan besar didunia seperti perusahaan pesawat terbang dan lain-lain. Hudson Ltd mampu mengembangkan teknologi sistem informasi baik dari software, peripheral atau hardware dan service. Hudson Ltd memiliki system ERP sendiri yang terintegrasi dengan operasional bisnis Shuttle Express. Sumberdaya yang digunakan oleh Hudson Ltd adalah sebagai berikut:
1. Sumberdaya Manusia
Hudson Ltd lebih banyak mengembangkan sumberdaya system informasi dalam untuk memudahkan operasional bisnis shuttle express namun untuk membantu kelancaran operasional maka Hudson ltd telah menyiapkan technical support centre atau teknisi. Hudson Ltd adalah perusahaan IT memiliki banyak spesialis baik dari keahlian dibidang software dan juga hardware. Struktur SDMnya yaitu CEO, Vice President Software Development, Vice President Customer Satisfaction, Business Development Manager, Technical Support Manager, Project Manager dan Product Development,
Documentation, Marketing. Selain menerima reservasi online melalui Hudson Ltd, Shuttle Express memiliki sdm seperti reservasi melalui telepon dan users yang terdiri dari supervisor, manajer, supir, agen, dan pelanggan.
2. Hardware
Hardware yang digunakan adalah berupa Server, Smartphone, fax, radio komunikasi, printer, mobile ticketing, mobile printing, drive cam. Hudson Ltd mengembangkan hardware spesialisasi yang memudahkan jasa layanan antar, berikut adalah Hardware-hardware yang dikembangkan oleh Hudson Ltd:
a. HWeb Kiosk : Hweb Kiosk adalah kios atau stasiun self-service yang digunakan untuk membuat reservasi web atau memeriksa layanan jasa Shuttle Express. HWeb Kios dapat dikonfigurasi untuk memenuhi kebutuhan spesifik setiap klien dan dapat diposisikan pada counter atau meja atau unit berdiri. Hweb kiosk terhubung ke Internet dan ditempatkan di bandara, stasiun kereta api, hotel, conventional centre atau lokasi lain yang terdapat pelanggan potensial. HWeb Kios biasanya dikonfigurasi dengan monitor layar sentuh, atau keyboard, mouse, barcode scanner, pembaca kartu kredit , atau printer thermal. Hweb Kiosk memudahkan pelanggan shuttle express membuat reservasi berjalan. Setelah pelanggan melakukan reservasi online maka akan langsung berhubungan dengan operator Shuttle Express sehingga kendaraan shuttle espress dapat langsung menuju lokasi pemesanan. Pelanggan yang tiba di bandara, stasiun kereta api atau terminal kapal pesiar, Hweb kios sering digunakan secara otomatis untuk memeriksa mereka dengan cara menggesekkan kartu kredit, pemindaian konfirmasi bar kode dokumen, atau memasukkan kode nomor reservasi. Dispatcher Shuttle Express akan diberitahu bahwa pelanggan siap untuk melakukan perjalanan dan kendaraan dikirim menuju pelanggan.
Gambar 2. Web Kiosk di Miami Airport
b. Hweb MDT : Hweb MDt adalah Mobile Data Terminal yang ditempatkan dalam kendaraan-kendaraan Shuttle Express. Dengan tampilan seperti tablet dengan spesifikasi tinggi dengan layar sentuh dan memiliki built in GPS (Global Positioning System ). Dispatcher Shuttle Express dapat mengetahui posisi kendaraan-kendaraan Shuttle Express secara real time. Selain itu sopir Shuttle Express dimudahkan dengan pilihan alternatif rute jalan dilayar dan dapat mengirim pemberitahuan kepada operator dan catatan reservasi ini diunggah ke database Shuttle Express.
Gambar 3. Mobile Data Terminal dalam kendaraan 3. Software
Software yang digunakan adalah berupa software pengembangan sendiri yang dapat dikonfigurasikan bagi teknisi tergantung sistem operasi yang dimiliki shuttle express. Hudson Ltd telah memberikan petunjuk online untuk teknisi sehingga dapat diterapkan diberbagai OS. Berikut adalah software yang dimiliki Hudson Ltd:
a. HWeb Reservation Manajer: Aplikasi andalan berbasis internet untuk pemesanan antarmuka dengan pelanggan. Web di-hosting pada server Hudson.
b. HWeb Agent : Software yang digunakan oleh staf operator Shuttle Express untuk menyelesaikan order entry baru serta merevisi atau membatalkan reservasi sebelumnya yang pesan. Software ini mempercepat proses penerimaan order dan memungkinkan untuk mengetahui preferensi pelanggan. Terdapat pengelolaan diskon, jenis pembayaran, informasi kontak,Otorisasi kartu kredit dan pembayaran juga dapat dicapai secara real -time, sedangkan pemesanan masih menggunakan web dan telepon. c. HWeb Dispatcher : Software manajemen alur kerja yang mengatur sopir,
kendaraan, alat komunikasi untuk setiap pemesanan. Pemesanan dapat dikombinasikan dengan mengelompokan pemesanan dari daerah yang sama , pada saat yang sama, ke tujuan akhir yang sama. Software ini dikembangkan untuk memaksimalkan pendapatan sekaligus mengurangi beban pada staf operator dan sopir. Pesan dikirim ke sopir dari software ini dan menerima pesan kembali dari sopir. Software ini memantau lokasi kendaraan.
d. HWeb Administrator : Software pelaporan dan akuntansi
e. HWeb Bridge: Software pencari status penerbangan, generate konfirmasi email dan mendownlad pemesanan web ke system database lokal
f. HWeb Quick: Aplikasi sederhana dan ' ringan ' yang dapat dijalankan pada komputer terpisah, HWeb Quick dikonfigurasi pengemudi atau karyawan untuk masuk dan keluar dari pergeseran sehari-hari, pengemudi dapat
memilih kendaraan dan menjadi operator atau pengelola armada, memudahka penjadwalan.
g. HWeb Utilities software lokal untuk mengimpor informasi eksternal (seperti file tarif, file zona , maskapai penerbangan dan daftar terminal bandara)
h. HWeb Credit Card Processing
i. HWeb Flight: Aplikasi penerbangan, Dispatcher membutuhkkan integrasi Flight View untuk menyediakan lokasi dan status dari semua kedatangan dan keberangkatan penerbangan
j. HWeb InfoView: software yang melihat pekerjaan yang telah dilakukan bagi staf, pengemudi, pelanggan untuk bukti pekerjaan yang telah dilakukan jika dibutuhkan dimasa depan
k. HWeb VIA (Vehicle Information and Auto - location): add on HWeb Dispatcher
l. HWeb Web Service: Jika sudah memiliki antarmuka reservasi Internet atau akun perusahaan yang memiliki sistem reservasi mereka sendiri, tapi ingin menerima pemesanan mereka secara elektronik dan mendownloadnya langsung ke database sistem.
m. HWeb AIMS ( Automated Messaging )
n. HWeb System Monitor: Software pengawasan yang memberitahukan jika ada masalah yang timbul
o. HWeb Knowledge Base (How-to) 4. Sumber Data
Sumber data yang digunakan terdiri dari data reservasi (ID pelanggan, ID van, dan tarif), data pelanggan, info travel (jadwal, lokasi penjemputan), laporan supir, data dari GPS, dan data operasional perusahaan.
5. Produk Informasi
Produk informasi yang dihasilkan adalah data entry display, info reservasi, status display, notifikasi pager, bill, informasi yang telah dimutakhirkan, dan SOP informasi yang terkendali
6. Services
Selain software dan hardware, Hudson memiliki layanan tambahan yang menunjang operasional system informasi, berikut layanan-layanan yang diberikan:
a. HWeb SafetyNet ™: sistem backup database otomatis. b. HWeb Mail: jasa layanan email.
c. HWeb Hosted: Server berbasis internet dan software hosting (Cloud) 3.2.2 Aktivitas Sistem Informasi
1. Input
Mesin yang digunakan untuk input adalah Server, Workstation, LAN, MDT GPS, Handphone dan telepon dengan menggunakan perangkat lunak yaitu OS dan aplikasi paket Hweb. Sumberdaya manusia yang digunakan dalam tahap input terdiri dari sumberdaya spesialis yaitu teknisi, sedangkan users dalam tahap input adalah pegawai reservasi, staf dan pelanggan khusus. Sumber data yang digunakan adalah data reservasi, data pelanggan, data jalur, dan data dari GPS, sedangkan produk informasi berupa data entry dan display.
2. Proses
Dalam tahap proses, mesin dan media yang digunakan adalah server, workstation, LAN, internet, MDT GPS, dan Smartphone, sedangkan perangkat lunak yang digunakan yaitu OS dan HWeb application. Sumberdaya manusia yang digunakan dalam tahap input terdiri dari sumberdaya spesialis yaitu teknisi dan administrator, sedangkan users dalam tahap input adalah teknisi software. Sumber data yang digunakan adalah data reservasi, data pelanggan, laporan supir, dan data dari GPS. Produk informasi yang dihasilkan berupa status display dan komunikasi internal antar bidang.
3. Output
Dalam tahap output, mesin dan media yang digunakan adalah PC admin, MDT, kertas bill, dan laporan, sedangkan perangkat lunak yang digunakan yaitu Hweb application. Sumberdaya manusia yang digunakan dalam tahap output terdiri dari sumberdaya spesialis yaitu teknisi, sedangkan users dalam tahap output adalah agen reservasi/ dispatcher dan pelanggan khusus. Sumber data yang digunakan adalah data reservasi, data pelanggan, dan laporan supir, serta data dari GPS. Produk informasi yang dihasilkan berupa print-out dan display. 4. Penyimpanan
Dalam tahap penyimpanan, media yang digunakan adalah optical disk, server, dan ruangan TI serta rak data, sedangkan perangkat lunak yang digunakan yaitu Hweb application, dan data center. Sumberdaya manusia yang digunakan dalam tahap penyimpanan terdiri dari sumberdaya spesialis yaitu teknisi dan administrator, sedangkan users dalam tahap penyimpanan adalah programmer, administrator, dan data center. Sumber data yang digunakan adalah data-data operasional perusahaan. Sedangkan produk informasi yang dihasilkan adalah informasi-informasi yang telah diperbaharui dan pengemasan informasi yang sesuai dengan kebutuhan pelanggan.
5. Pengendalian
Dalam tahap pengendalian, mesin dan media yang digunakan adalah server, MDT, telepon selular, internet, dan SOP untuk hardware, sedangkan perangkat lunak yang digunakan yaitu Hweb Application, data center, dan Anti virus. Sumberdaya manusia yang digunakan dalam tahap pengendalian terdiri dari sumberdaya spesialis yaitu teknisi dan administrator, sedangkan users dalam tahap pengendalian adalah supervisor TI dan manajer TI. Sumber data yang digunakan adalah data lengkap perusahaan. Sedangkan produk informasi yang dihasilkan adalah informasi yang terkendali.
Tabel 2. Matriks Komponen Sistem Informasi Shuttle Express pada Saat Ini Aktivitas
Hardware & Sofware Software SDM
Sumber Data Produk
Informasi
Mesin (Media) Program Procedure Spesialis User
Input Server PC Work Station (W/S) LAN GPS MDT Smart Phone Telepon/PSTN/Fax Web Kiosk Mobile Ticketing HWeb Reservation Manajer, HWeb Agent, HWeb Dispatcher, HWeb Utilities, HWeb Flight, HWeb VIA, HWeb Web Service HWeb Credit Card Processing Data entry Procedure
Teknisi Agen reservasi
Staff Pelanggan khusus express shuttle (Gold, silver, premium, dll) Data reservasi Data pelanggan Data jalur “trayek” Data dari GPS (position, route, speed, etc Data entry Display Pemrosesan Server PC Work station (W/S) LAN Internet GPS MDT Teknologi GSM/ CDMA (3G, 4G, HSDPA, EDGE) Mobile Ticketing Mobile Printing HWeb Credit Card Processing, HWeb Bridge, HWeb Quick, HWeb Agent, HWeb Dispatcher HWeb Utilities, HWeb Flight, HWeb SafetyNet Data Processing procedure Teknisi Staff Administrator Driver Data reservasi Data customer Laporan supir Data dari GPS Status display Komunikasi internal antar bidang
Aktivitas Hardware & Sofware Software SDM Sumber Data Produk Informasi
Mesin (Media) Program Procedure Spesialis User
Output Server PC Kertas billing laporan Mobile Printing MDT GPS HWeb AIMS HWeb Administrator Output procedure & distribution Teknisi Administrator Agen reservasi Pelanggan khusus express shuttle (Gold, silver, premium, dll) Staff, Driver Data reservasi Data customer Laporan supir Data dari GPS Print-out Display
Penyimpanan Optical disk Server dan
Cloud Server HWeb InfoView, HWeb Administrator Storage procedure & distribution Data center Teknisi Administrator Administrator Staff Customer Manager database operasional perusahaan Database perusahaan Informasi yg dimutakhirkan Pengemasan informasi yg sesuai kebutuhan pelanggan. Pengendalian Server, PC GPS MDT Smartphone Internet SOP H/W HWeb VIA HWeb System Monitor, HWeb Dispatcher control procedure/pengend alian SOP controll S/W Alur kerja antar bagian seksi
Teknisi, Administrator
Supervisor Data asset,
SDM, SOP
Informasi Real-Time
BAB IV KESIMPULAN
Berdasarkan pembahasan yang telah diuraikan pada bab sebelumnya, dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut:
1. Komponen sistem informasi yang digunakan oleh Shuttle Express terbagi atas sumber daya dan aktivitas sistem informasi. Sumberdaya meliputi sumberdaya manusia, hardware, software, sumber data, dan produk informasi. Sedangkan aktivitas sistem informasi meliputi tahap input, proses, output, penyimpanan, dan pengendalian.
2. Sistem informasi yang digunakan oleh Shuttle Express terus mengalami perkembangan seiring berkembangnya teknologi. Awalnya Shuttle Express menggunakan sistem informasi manual berbasis kertas (paper based system), kemudian berkembang menjadi sistem informasi berbasis komputer yang masih sederhana. Saat ini, Shuttle Express menggunakan sistem informasi berbasis internet, sehingga seluruh informasi, pemesanan tiket, dan pembayaran dapat dilakukan secara online.
DAFTAR PUSTAKA
Agus. 2013. Elemen dan Komponen Sistem. (online). http://agusdar.wordpress. com/2013/05/06/elemen-dan-komponen-sistem/. Diakses pada tanggal 21 Januari 2014.
Anonim. 2013. Definisi Dan Pengertian Sistem Informasi. (online). http:// blogging.co.id/definisi-dan-pengertian-sistem-informasi. Diakses pada tanggal 21 Januari 2014.
Hernawan, N. 2012. Artikel Sim (Sistem Informasi Manajemen). (online). http:// nicohernawan.wordpress.com/artikel-sim-sistem-informasi-manajemen/. Diakses pada tanggal 21 Januari 2014.
Putri, E. 2011. Sistem Informasi. (online). http://blog.uad.ac.id/ervitakusumaputri/ 2011/03/26/sistem-informasi/. Diakses pada tanggal 21 Januari 2014.
