A B C D E F G

(1)

KOMPETENSI : Berkomunikasi melalui telpon

KODE : IBSADMCMN06 A

DURASI PEMELAJARAN : 80 Jam @ 45 menit

A B C D E F G

LEVEL KOMPETENSI KUNCI ₁ ₁ ₁ ₁ ₁ ₁ ₁

KONDISI KINERJA Komunikasi telepon mungkin diambil diantara konteks yang termasuk berbeda tetapi tidak terbatas untuk: kantor, area penerimaan, di tempat, di Handphone, dengan tamu, dengan teman

MATERI POKOK PEMELAJARAN

SUB KOMPETENSI KRITERIA KINERJA LINGKUP BELAJAR

SIKAP PENGETAHUAN KETERAMPILAN

1. Respon untuk panggilan

telepon masu k § Panggilan dijawab secara cepat, tepat, jelas dan sopan sesuai dengan standar peru-sahaan

§ Bantuan ditawarkan kepada penelepon secara bersahabat dan tujuan panggilan tertentu secara cepat

§ Uraian panggilan telepon di-ulang secara rinci untuk mem-perkuat pengertian

§ Pertanyaan keterangan pene-lepon dijawab atau ditransfer secara tepat kepada orang yang dituju

§ Permohonan/permintaan catat secara akurat dan di-sampaikan kepada departe-men/orang yang tepat untuk ditindaklanjuti

§ Jika memungkinkan, kesem-patan diambil untuk menjelas-kan produk-produk dan servis-servis perusahaan

§ Sopan santun bertelepon § Cara memperoleh

kete-rangan dari penelpon § Penyampaian pesan-pesan § Penanganan percakapan/

panggilan yang bernada mengancam dan mencuri-gakan

§ Pengenalan peralatan telepon

§ Sopan dan ramah dalam melayani pembicaraan melalui telepon § Tanggap dalam

memberi-kan bantuan yang di-butuhkan oleh penelepon § Cepat dan akurat dalam

menyampaikan pesan § Tenang dan cepat dalam

menangani panggilan yang bernada mengan-cam dan mencurigakan

§ Memahami dasar -dasar telekomunikasi

§ Memahami cara menyam -paikan informasi secara singkat, padat, dan jelas § Memahami tugas dan

tanggung jawab sebagai petugas telepon

§ Memahami sistem operasi peralatan telepon § Menjelaskan langkah

-langkah menerima pesan § Menjelaskan teknik

me-nyampaikan pesan § Mengidentifikasi ber bagai

percakapan/ panggilan yang bernada mengancam dan mencurigakan

§ Menerapkan tugas dan tanggung jawab sebagai petugas telepon § Mengoperasikan berbagai

peralatan telepon secara benar

§ Menangani panggilan telepon (telepon masuk)

(2)

SIKAP PENGETAHUAN KETERAMPILAN § Pesan secara tepat disiarkan/

disampaikan kepada orang pilihan dengan batas/ tenggang waktu

§ Panggilan telepon yang meng-ancam dan mencurigakan dicatat secara tepat untuk orang yang tepat sesuai dengan prosedur perusahaan

§

2. Melakukan panggilan

telepon § Nomor telepon dicatat secara benar § Tujuan dari menelepon telah

dirancang/dibentuk secara tepat sebelum menelepon/ memanggil

§ Alat/sarana digunakan secara tepat untuk membentuk/me-rancang hubungan

§ Nama perusahaan dan alasan menelepon disampaikan tepat § Tata cara bertelepon adalah

sopan dan sopan tata cara setiap saat

§ Layanan telepon ke luar § Kode telepon (Lokal, SLJJ,

SLI) § Jenis-jenis panggilan telepon § Penggunaan pesawat telepon § Penggunaan direktori telepon § Melayani panggilan telepon dengan cepat, tepat dan akurat § Sopan santun bertelepon

diterapkan dalam melayani panggilan

§ Memahami layanan telepon ke luar

§ Mendiskripsikan pengeta-huan direktori telepon § Mengidentifikasi berbagai

macam informasi telepon (di dalam maupun di luar) § Memahami tata cara

meng-gunakan telepon § Membedakan jenis-jenis

panggilan telepon

§ Menggunakan telepon direktori sesuai keperluan § Mencari nomor telepon

yang diperlukan § Menggunakan pesawat

telepon dengan baik dan benar

§ Membuat panggilan ke luar

(3)

DESKRIPSI PEMELAJARAN

KOMPETENSI : Kerjasama dengan kolega dan pelanggan

KODE : IBSADMCMN01A

A B C D E F G

LEVEL KOMPETENSI KUNCI

1 1 1 1 - 1 1

KONDISI KINERJA

1. Tergantung kepada organisasi dan situasi khusus dari pelanggan dapat termasuk tapi tidak terbatas pada: individu-individu atau kelompok-kelompok di dalam perusahaan; tempat tinggal setempat; tamu-tamu; media; teman sekerja/kolega

2. Pelanggan-pelanggan dengan kebutuhan-kebutuhan khusus bisa termasuk: mereka yang cacat; kebutuhan-kebutuhan khusus; anak-anak yang tidak ditemani orang tuanya; orang tua-orang tua yang membawa anak-anak kecil

1. Berkomunikasi di tempat

kerja § Komunikasi dengan kolega dan pelanggan dilakukan se-cara terbuka, profesional dan secara ramah tamah § Menggunakan bahasa dan

nada suara yang tepat § Pengaruh bahasa tubuh

diper-timbangkan

§ Kepekaan akan kebudayaan dan kemasyarakatan diper-lihatkan

§ Aktif mendengarkan dan ber-tanya dipergunakan untuk memastikan keberhasilan komunikasi dua arah

§ Pengertian komunikasi § Unsur-unsur komunikasi § Media komunikasi § Azas-azas komunikasi § Tata hubungan komunikasi

(administrative communication) § Jenis-jenis komunikasi § Faktor-faktor komunikasi § Teknik berbicara § Indikator konflik dan

solusinya § Bahasa tubuh § Estetika berbicara § Pendengar yang efektif

§ Sopan dan ramah dalam berkomunikasi dan kolega/rekan kerja § Cepat dan tanggap dalam

melayani kebutuhan tamu § Termotivasi untuk

mene-rapkan teknologi komuni-kasi verbal dan non verbal § Penuh perhatian pada

saat berkomunikasi dengan tamu dan kolega § Bertindak adil terhadap

tamu

§ Menunjukkan sikap yang baik dalam berkomunika-si dengan tamu dan kolega § Menjelaskan pengertian § Menyebutkan unsur-unsur komunikasi § Menyebutkan jenis-jenis media komunikasi § Menjelaskan pengertian

tata hubungan komunikasi § Menyebutkan jenis-jenis

komunikasi § Menjelaskan 2 jenis

komunikasi

§ Menjelaskan azas- azas komunikasi § Menyebutkan faktor-faktor komunikasi § Menjelaskan 7 faktor komunikasi § Bekerjasama dengan atasan dan teman di tempat kerja

(4)

SIKAP PENGETAHUAN KETERAMPILAN § Potensi dan konflik yang ada

diidentifikasi dan dicari solusi-nya dengan bantuan dari kolega bila dibutuhkan

§ Menjelaskan teknik ber -bicara

§ Menyebutkan indikasi yang akan menimbulkan konflik

§

2. Menyediakan bantuan kepada pelanggan didalam dan diluar perusahaan

§ Kebutuhan -kebutuhan dan harapan-harapan pelanggan, termasuk di dalamnya ke-butuhan khusus, diidentifikasi secara benar dan produk-produk serta pelayanan diberikan secara tepat § Semua komunikasi dengan

pelanggan -pelanggan dilaku-kan secara ramah tamah dan sopan

§ Semua kebutuhan-kebutuhan dan permintaan-permintaan yang layak dari pelanggan dipenuhi di dalam jangka waktu yang dapat diterima sesuai tanggal waktu perusa-haan

§ Kesempatan untuk memper -tinggi kualitas pelayanan di-identifikasi dan diambil bila-mana memungkinkan § Ketidakpuasan pelanggan

kenali tepat waktu dan di-ambil tindakan untuk meme-cahkan situasi sesuai dengan tingkat tanggungjawab individu dan tata cara perusa-haan

§ Konsep -konsep pelayanan prima

§ Konsep -konsep harapan pelanggan (basic human needs priniciples) § Pelayanan prima

berdasar-kan konsep sikap § Pelayanan prima

berdasar-kan konsep perhatian § Pelayanan prima

berdasar-kan konsep tindaberdasar-kan § Indikator timbulnya suatu

ketidakpuasan pelanggan § Kegiatan kehumasan § Penolong § Loyal § Sabar § Dapat dipercaya § Empati § Simpati

§ Rasa iba/belas kasih § Toleransi

§ Tanggungjawab

§ Hakekat dan pengertian pelayanan prima (A3) § Pengertian pelanggan § Jenis-jenis harapan/ kebutuhan pelanggan § Pemahaman pelayanan prima berdasarkan A3 § Pemahaman pelayanan

prima berdasarkan sikap § Pemahaman pelayanan

prima berdasarkan perhati-an

§ Pemahaman pelayanan prima berdasarkan tindak-an

§ Memahami kode etik dan aspek hukum dalam humas § M emahami sikap dalam

bekerja

§ Penanganan keluhan

§ Menerapkan fungsi pelayanan § Melayani pelanggan

dengan penerapan sikap § Melayanai pelanggan

dengan penerapan per-hatian § Melayani pelanggan dengan penerapan tindakan § Mengidentifikasi masalah/keluhan -keluhan pelanggan

§ Menerapkan kode etika dan hukum dalam humas § Menerapkan sikap dalam

bekerja

§ Melayani kebutuhan dan permintaan pelanggan § Mengidentifikasi masalah

yang timbul akibat ketidakpuasan pelanggan § Menyikapi keluhan

pelanggan

(5)

§ Keluhan-keluhan pelanggan ditangani secara sungguh-sungguh, peka dan sopan § Keluhan diserahkan kepada

orang yang tepat untuk di-tindaklanjuti sesuai dengan tingkat tanggungjawab individu

§ § § §

3. Memelihara Standar

Presentasi Pribadi § Standar unggul dari presen -tasi pribadi dilatih dengan mempertimbangkan: Tempat kerja, masalah kesehatan dan keselamatan, p engaruh dari jenis-jenis pelanggan yang berbedabeda, Kebutuhan -kebutuhan presentasi khusus untuk fungsi- fungsi pekerjaan khusus

§ Grooming

§ Kuantitas kepribadian § Etika profesi § Bahasa tubuh § Jamuan bisnis (table

manner)

§ Kesadaran terhadap hygiene personal, ling-kungan dan perusahaan § Kepedulian terhadap -isu-isu kebersihan dan kese-hatan.

§ Mematuhi prinsip -prinsip kebersihan dan kesehatan

§ Memahami pentingnya grooming dalam penam pil-an prima

§ Memahami arti kepribadian § Memahami cara

menge-tahui kekuatan pribadi § Memahami cara mengevaluasi dan meman -faatkan kekuatan pribadi § Memahami cara mem

-bangkitkan kekuatan pribadi

§ Memahami tata krama yang baik secara umum § Memahami arti bahasa

tubuh dalam lingkungan kerja

§ Memahami cara mem bang-kitkan komunikasi non verbal

§ Memahami tata krama dalam jamuan bisnis (table manner)

§ Menyebutkan perlengkapan bersantap dalam jamuan bisnis

§ Tata cara percakapan selama jamuan bisnis

§ Berpenampilan pr ibadi sesuai standar § Menerapkan prinsip-

prinsip kebersihan dan kesehatan dalam bekerja § Memberi perhatian

terhadap kebersihan dan penampilan dilingkungan kerja

(6)

SIKAP PENGETAHUAN KETERAMPILAN 4. Bekerja dalam satu Tim § Kepercayaan, dorongan dan

rasa hormat ditunjukkan kepada anggota tim di dalam kegiatan sehari-hari § Perbedaan kebudayaan

di-antara tim ditampung § Tujuan kerja tim diidentifikasi

bersama- sama

§ Tugas- tugas individu diidenti-fikasi, diprioritaskan dan di-lengkapi dalam tanggal waktu § Bantuan dicari dari anggota

tim lainnya bila dibutuhkan § Bantuan diberikan kepada

kolega-kolega untuk memasti-kan pencapaian tujuan kerja yang lebih ditetapkan § Umpan balik dan informasi

dari anggota tim lainnya di-akui

§ Perubahan -perubahan tanggung jawab individu di-negosiasikan kembali untuk memenuhi tujuan-tujuan kerja

§ Tata hubungan internal : vertikal dan horisontal § Bekerja dengan orang lain § Interpersonal relationship § Komponen -komponen interpersonal relationship § Pengembangan profesiona-lisme kerja § Mempunyai kemauan untuk mengaplikasikan teknik-teknik bekerja dalam tim

§ Menghargai budaya yang berbeda

§ Cepat dan tanggap dalam bekerja sama dengan tim § Saling mempercayai antar

anggota tim

§ Tolong menolong antar anggota tim

§ Bertanggung jawab atas pekerjaan yang diperca-yakan

§ Memahami prinsip-prinsip bekerja sama dalam tim § Menguraikan manfaat dan

tujuan bekerja dalam tim § Menyadari tujuan, tugas dan tanggung jawab dalam tim

§ Menentukan tahapan per-kembangan tim § Membedakan karakter

budaya dalam tim § Menjelaskan bentuk-bentuk

tanggung jawab masing-masing tim

§ M emahami hubungan internal vertikal § Memahami hubungan

internal horisontal § Memahami arti dan

manfaat interpersonal reltionship § Menjelaskan komponen-komponen interpersonal relationship § Menyebutkan cara pengembangan profesiona-lisme kerja § Menerapkan prinsip-prinsip bekerja dalam tim § Melaksanakan tanggung

jawab masing-masing anggota dalam tim.

(7)

KOMPETENSI : Melakukan prosedur administrasi

KODE : IBSADMGAD01 A

A B C D E F G

KONDISI KINERJA

1. Proses dokumen bisa meliputi : mencatat penerimaan ata u pengiriman dokumen; penyimpanan; pengiriman pos (termasuk pengiriman pos penting); fotocopi; fax; email; menyusun dan mengumpulkan naskah-naskah; penjilidan

2. Dokumen kantor bisa meliputi tapi tidak terbatas pada : surat tamu; catatan pelanggan; surat menyurat masuk dan keluar; penyimpanan; surat-surat; faximile; memo; laporan; menu; laporan keuangan; tagihan; penerimaan

3. Peralatan kantor bisa meliputi tetapi tidak terbatas pada : foto copi; fax; peralatan pengepakan; kalkulator; mesin penjawab telpon; komputer; scanner

1. Proses

dokumen-dokumen kantor § Dokumen-dokumen di-proses sesuai dengan prosedur peru-sahaan dengan batas waktu § Peralatan kantor dipakai

secara benar untuk mem-proses dokumen-dokumen § Kerusakan peralatan kantor

diidentifikasikan secara cepat dan diperbaiki/dilaporkan sesuai dengan prosedur perusahaan § Tata persuratan § Tata naskah/dokumen kantor § Ramah § Responsif § Cekatan § Teliti § Tanggungjawab § Mengetahui jenis-jenis surat/naskah § Mengetahui jenis-jenis dokumen/naskah § Menyebutkan bagian -bagian surat/naskah § Membedakan bagian -bagian surat § Menulis naskah/surat

2. Dasar surat-menyurat § Kata-kata ditulis dengan benar dan bahasa yang singkat dan jelas

§ Ejaan, pemberian tanda baca dan tata bahasa benar § Informasi dicek untuk

keteliti-an sebelum dikirim

§ Bahasa surat bisnis § Bahasa surat dinas

§ Ramah § Responsif § Cekatan § Teliti

§ Tanggungjawab

§ Penggunaan tata bahasa

dalam surat menyurat § Menggunakan tata bahasa dengan benar sesuai dengan kaidah

(8)

SIKAP PENGETAHUAN KETERAMPILAN 3. Mengurus/menjaga

sistem dokumen § Dokumen disimpan/difile sesuai dengan prosedur keamanan perusahaan § Referensi dan sistem indeks

dimodifikasi dan diupdate sesuai dengan prosedur perusahaan

§ Macammacam dokumen -dokumen kantor

§ Referensi dan sistem indeks § Sistem penomoran surat

§ Ramah § Responsif § Cekatan § Teliti § Tanggungjawab § Menjelaskan macam-macam dokumen kantor § Menjelaskan sistem, indeks

§ Menggunakan indeks sesuai dengan sistem yang digunakan perusa-haan

(9)

PROGRAM KEAHLIAN : DESKRIPSI PEMELAJARAN - PRODUKTIF

ADMINISTRASI PERKANTORAN Halaman 1 dari 2

UNIT KOMPETENSI : Memberikan pelayanan kepada pelanggan

KODE : IBSADMGSE02 A

A B C D E F G

LEVEL KOMPETENSI KUNCI ₂ ₂ ₂ ₁ ₁ ₂ ₁

KONDISI KINERJA

Unit ini berlaku di seluruh sektor industri pelayanan

§ Negosiasi dan pembuatan kontrak termasuk namun tidak terbatas kepada: perusahaan, perjanjian, kontrak sewa, negosiasi harga, § Perjanjian pemasaran

§ Penelitian resmi dan tak resmi pada kebutuhan pelanggan bisa termasuk tetapi tidak terbatas pada: berbicara dengan pelanggan, penelitian kualitas dan jumlah, mendapatkan umpan balik dari rekan kerja di bagian pengantaran, menganalisa persaingan di luar, menganalisa kecenderungan pasar dan industri

MATERI PO KOK PEMELAJARAN

1. Identifikasi kebutuhan

pelanggan § Kemampuan personal yang tepat, meyakinkan untuk identifikasi kebutuhan pelayanan secara tepat § Penilaian utama kebutuhan

pelanggan diidentifikasi untuk kepentingan pemberian pelayanan

§ Pelanggan memiliki informasi tentang pilihan yang tersedia untuk menemukan kebutuhan bantuan yang diinginkan § Keterbatasan orang dalam

menempatkan kebutuhan pelayanan § Pengumpulan informasi ditempat kerja § Pengelolaam informasi ditempat kerja § Cermat § Teliti § Tekun § Disiplin

§ Berpikir positif pada orang lain

§ Pengumpulan informasi, pengelolaan dan implemen-tasinya di tempat kerja § Tata cara mendapatkan

umpan balik tentang infor-masi yang diterima sesuai kebutuhan organisasi

§ Mengumpulkan infor-masi, mengelola dan mengimplementasikan § Mendapatkan umpan

(10)

2. Penyampaian pelayanan pada pelanggan

§ Mengutamakan pelayanan pe-langgan dengan tepat untuk memperoleh identifikasi ke-butuhan yang berkaitan dengan tujuan organisasi § Membangun hubungan

dengan pelanggan untuk memberikan pelayanan yang maksimal

§ Keluhan pelanggan ditangani secara baik dan tepat sesuai dengan prosedur perusahaan § Kesempatan untuk

memung-kinkan perbaikan kualitas dari pelayanan

§ Identifikasi kebutuhan pelanggan

§ Kerangka pelayanan pada pelanggan § Etika § Cermat § Sopan § Rendah hati § Bersikap menyena-ngkan

§ Masalah pemasaran dan tantangannya

§ Pengetahuan legal dalam suatu perjanjian § Pengetahuan tentang

budaya kerja perusahaan termasuk kemampuan dan fokus pemasaran § Ketrampilan melakukan

negoisasi

§ Pengetahuan umum tentang perjanjian yang sesuai diberbagai macam industri

§ Mengembangkan pendekatan-pendekatan proaktif untuk peningkat-an pelaypeningkat-anpeningkat-an kepada pe-langgan

§ Mengumpulkan infor-masi, mengelola dan mengimplemen tasikan § Mendapatkan umpan

(11)

KOMPETENSI : Membuat dan menjaga sistem kearsipan untuk menjamin integritas

A B C D E F G

LEVEL KOMPETENSI KUNCI ₂ ₂ ₂ ₂ ₂ ₂ ₂

KONDISI KINERJA

1. Kebutuhan perusahaan termasuk ukuran dan tingkat kesulitan, fasilitas penyimpanan, perangkat lunak pengolahan data, biaya, pelatihan bagi staf, kebutuhan K3, aman dan terjaga kerahasiaannya

2. Situasi dan kemampuan dari peralatan kantor : komunikasi tertulis, keahlian dasar menghitung, mempersiapkan dan menyusun ciri khas dokuemen bisnis,ciri khas prosedur kantor yang tepat untuk sektor industri

3. Proses dokumen bisa meliputi : mencatat penerimaan atau pengiriman dokumen, penyimpanan, pengiriman pos (termasuk pengiriman pos penting), fotocopi, fax, email, menyusun dan mengumpulkan naskah-naskah, penjilidan

4. Dokumen kantor bisa meliputi tapi tidak terbatas pada : surat tamu, catatan pelanggan, surat-menyurat masuk dan keluar, penyimpanan, surat-surat, faximile, memo, laporan, menu, permintaan banquet, laporan keuangan, tagihan, penerimaan 5. Syarat-syarat pengorganisasian meliputi : struktur organisasi, jumlah salinan, perintah penulis

6. Peralatan kantor bisa meliputi tetapi tidak terbatas pada : fotocopi, fax, peralatan pengepakan, kalkulator, mesin penerjemah, mesin penjawab telpon, komputer, scan

1. Menetapkan kebutuhan bahan dan alat kearsipan

§ Kebutuhan organisasi diidenti-fikasikan

§ Pilihan untuk mengembang-kan sistem dikenali agar sesuai dengan kebutuhan perusahaan

§ Keperluan sistem diidentifika-sikan dan disetujui oleh peng-guna

§ Jenis bahan dan alat kearsipan

§ Fungsi bahan dan alat kearsipan

§ Analisis kebutuhan bahan dan alat

§ Jujur § Teliti § Cermat

§ Mengidentifikasi alat sesuai fungsi/kegunaan § Menghitung kebutuh an bahan dan alat kearsipan

(12)

2. Memilih sistem yang

sesuai § Carilah penyedia sistem yang sesuai dengan kebutuhan § Penawaran harga untuk

per-sediaan dan pengiriman sistem yang dipilih sesuai kriteria

§ Pemilihan penyedia (supplier) sesuai dengan panduan

§ Sistem pengelolaan § Sistem penyimpanan § Kebaikan dan kelemah- an

setiap sistem

§ Jujur § Teliti § Cermat § Tanggung jawab

§ Sistem kearsipan sentrali-sasi, desentralisentrali-sasi, dan gabungan

§ Sistem abjad, tanggal, nomor, subyek, dan wilayah

§ Memilih sistem pengelo -laan kearsipan yang sesuai

§ Memilih sistem

penyim-panan arsip yang sesuai

3. Mengimplementasikan

system kearsipan § Sistem yang sudah diperbaiki diimplementasi dan dimonitor agar operasinya sesuai dengan kebutuhan § Pemindahan dokumen dan

catatan dimonitor agar ter-jamin integritasnya § Pengguna sistem yang

di-perbarui dimonitor agar sistem diakses sesuai dengan panduan

§ Penciptaan dan penerimaan dokumen

§ Regristasi dokumen § Distribusi dokumen § Penyimpanan dan temu

kembali

§ Pemeliharaan isi dan fisik § Penilaian § Penyusutan § Jujur § Teliti § Cermat § Tanggung jawab

§ Penyortiran surat/ dokumen masuk

§ Penciptaan dokumen/surat keluar

§ Pencatatan dokumen masuk dan keluar § Prosedur distribusi internal

dan eksternal § Alat distribusi

§ Langkah penyimpanan dan temu kembali § Jadwal retensi § Prosedur penilaian § Prosedur penyerahan § Prosedur pemindahan § Prosedur pemusnahan

§ Menyortir surat masuk § Mencatat surat masuk

dan keluar

§ Mendistribusikan surat masuk dan keluar § Menyimpan dan

menemukan kembali dokumen

§ Memelihara isi dan fisik dokumen

(13)

KOMPETENSI : Membuat dan menjaga sistem kearsipan untuk menjamin integritas

A B C D E F G

KONDISI KINERJA

1. Kebutuhan perusahaan termasuk ukuran dan tingkat kesulitan, fasilitas penyimpanan, perangkat lunak pengolahan data, biaya, pelatihan bagi staf, kebutuhan K3, aman dan terjaga kerahasiaannya

2. Situasi dan kemampuan dari peralatan kantor : komunikasi tertulis, keahlian dasar menghitung, mempersiapkan dan menyusun ciri khas dokuemen bisnis,ciri khas prosedur kantor yang tepat untuk sektor industri

3. Proses dokumen bisa meliputi : mencatat penerimaan atau pengiriman dokumen, penyimpanan, pengiriman pos (termasuk pengiriman pos penting), fotocopi, fax, email, menyusun dan mengumpulkan naskah-naskah, penjilidan

4. Dokumen kantor bisa meliputi tapi tidak terbatas pada : surat tamu, catatan pelanggan, surat-menyurat masuk dan keluar, penyimpanan, surat-surat, faximile, memo, laporan, menu, permintaan banquet, laporan keuangan, tagihan, penerimaan 5. Syarat-syarat pengorganisasian meliputi : struktur organisasi, jumlah salinan, perintah penulis

6. Peralatan kantor bisa meliputi tetapi tidak terbatas pada : fotocopi, fax, peralatan pengepakan, kalkulator, mesin penerjemah, mesin penjawab telpon, komputer, scan

1. Menetapkan kebutuhan bahan dan alat kearsipan

§ Kebutuhan organisasi diidenti-fikasikan

§ Pilihan untuk mengembang-kan sistem dikenali agar sesuai dengan kebutuhan perusahaan

§ Keperluan sistem diidentifika-sikan dan disetujui oleh peng-guna

§ Fungsi bahan dan alat kearsipan

§ Jujur § Teliti § Cermat

§ Mengidentifikasi alat sesuai fungsi/kegunaan § Menghitung kebutuh an bahan dan alat kearsipan

(14)

2. Memilih sistem yang

sesuai § Carilah penyedia sistem yang sesuai dengan kebutuhan § Penawaran harga untuk

per-sediaan dan pengiriman sistem yang dipilih sesuai kriteria

§ Pemilihan penyedia (supplier) sesuai dengan panduan

§ Sistem pengelolaan § Sistem penyimpanan § Kebaikan dan kelemah- an

setiap sistem

§ Jujur § Teliti § Cermat § Tanggung jawab

§ Sistem kearsipan sentrali-sasi, desentralisentrali-sasi, dan gabungan

§ Sistem abjad, tanggal, nomor, subyek, dan wilayah

§ Memilih sistem pengelo -laan kearsipan yang sesuai

§ Memilih sistem

penyim-panan arsip yang sesuai

3. Mengimplementasikan

system kearsipan § Sistem yang sudah diperbaiki diimplementasi dan dimonitor agar operasinya sesuai dengan kebutuhan § Pemindahan dokumen dan

catatan dimonitor agar ter-jamin integritasnya § Pengguna sistem yang

di-perbarui dimonitor agar sistem diakses sesuai dengan panduan

§ Penciptaan dan penerimaan dokumen

§ Regristasi dokumen § Distribusi dokumen § Penyimpanan dan temu

kembali

§ Pemeliharaan isi dan fisik § Penilaian § Penyusutan § Jujur § Teliti § Cermat § Tanggung jawab

§ Penyortiran surat/ dokumen masuk

§ Penciptaan dokumen/surat keluar

§ Pencatatan dokumen masuk dan keluar § Prosedur distribusi internal

dan eksternal § Alat distribusi

§ Langkah penyimpanan dan temu kembali § Jadwal retensi § Prosedur penilaian § Prosedur penyerahan § Prosedur pemindahan § Prosedur pemusnahan

§ Menyortir surat masuk § Mencatat surat masuk

dan keluar

§ Mendistribusikan surat masuk dan keluar § Menyimpan dan

menemukan kembali dokumen

§ Memelihara isi dan fisik dokumen

(15)

KOMPETENSI : Memproses transaksi keuangan

KODE : IBSADMGFA01 A

A B C D E F G

LEVEL KOMPETENSI KUNCI ₁ ₁ ₁ ₁ _- ₁ ₁

KONDISI KINERJA Transaksi-transaksi yang termasuk dan tidak terbata s pada: kartu kredit, cek, kartu debet, deposit, pembayaran di muka, slip pembayaran, beban perusahaan, penguangan kembali, cek perjalanan, mata uang asing

1. Proses penerimaan

uang dan pembayar -an § Uang persediaan diterima dan dicek secara akurat menggu-nakan dokumen yang benar § Penerimaan uang tunai

dipe-riksa dengan akurat dan memberi kembalian dengan benar

§ Tanda terima pembayaran dipersiapkan dengan akurat dan hanya dibuat apabila diperlukan

§ Transaksi selain tunai diproses mengikuti prosedur perusaha-an dperusaha-an lembaga keuperusaha-angperusaha-an § Semua transaksi didata

dengan benar dan tepat § Apabila diperlukan

pembayar-an, dokumennya diperiksa terlebih dahulu dan penge-luaran uang mengikuti prosedur perusahaan

§ Jenis-jenis bukti/dokumen transaksi

§ Menulis, mengisi format bukti transaksi

§ Mencatat transaksi peneri-maan dan pengeluaran dalam buku jurnal § Teknik menghitung uang

kertas

§ Mengoperasikan alat me-nyimpan uang § Cermat § Teliti § Cekatan § Tanggungjawab § Jujur § Mengetahui jenis-jenis dokumen transaksi keuang-an

§ Mengetahui cara-cara me-nulis bukti-bukti transaksi § Mengetahui cara

memasuk-kan data/memproses data yang diperlukan

§ Mengetahui cara memberi-kan pelayanan yang sudah distandarisasi dari perusa-haan § Menyebutkan transaksi-transaksi keuangan § Menyebutkan cara-cara pengawasan keuangan § Mempraktekkan

cara-cara pembuatan bukti-bukti transaksi § Menyebutkan cara

memasukkan data/ mem -proses data yang diperlu-kan

§ Menyebutkan cara mem-berikan pelayanan yang baik sesuai dengan standarisasi

§ Membuka/menutup cash box/brankas

(16)

§ Semua transaksi mengikuti tata cara yang sesuai dengan tingkat kecepatan yang di-tentukan oleh perusahaan dan standar pelayanan kepada pelanggan

§

2. Melakukan rekonsiliasi § Prosedur penentuan saldo dilakukan sesuai waktu me-nurut kebijakan perusahaan § Uang persediaan dipisahkan

dan uang yang diterima se-belum terjadi keseimbangan dan mengikuti prosedur keamanan perusahaan § Penulisan transaksi

penerima-an upenerima-ang pada laporpenerima-an kas harian menentukan akurasi kecocokan

§ Dokumen-dokumen untuk transaksi tunai dan bukan tunai diambil mengikuti prosedur keamanan perusa-haan

§ Uang tunai dihitung secara akurat

§ Dokumen-dokumen non tunai dihitung secara akurat § Keseimbangan nilai yang

ter-catat dengan semua transaksi dapat ditunjukkan secara akurat

§ Semua pengambilan didata mengikuti prosedur perusaha-an

§ Neraca § Kas

§ Register penutupan kas § Rekonsiliasi bank § Cermat § Tekun § Teliti § Tanggungjawab § Jujur § Menjaga rahasia

§ Mengetahui cara pembuat-an neraca

§ Mengetahui seluk beluk mengenai kas

§ Mengetahui cara pembuat-an register penutuppembuat-an kas § Mengetahui cara

pembuat-an rekonsiliasi § Mempraktekkan cara pengerjaan kas § Menjelaskan mengenai kas § Mempraktekkan cara membuat register penu-tupan kas

§ Mempraktekkan cara pengerjaan rekonsiliasi

(17)

KOMPETENSI : Menangani surat masuk dan keluar (mail handling)

A B C D E F G

KONDISI KINERJA

1. Surat masuk termasuk t etapi tidak terbatas kepada: e-mail, internai. eksternal, segera (urgent), rahasia (pribadi), surat, jurnal (majalah), korespondensi lainnya, situasi dan kemampuan dari peralatan kantor, komunikasi tertulis, keahlian dasar menghitung, mempersiapkan dan menyusun ciri khas dokumen bisnis, ciri khas prosedur kantor yang tepat untuk sektor industri

2. Proses dokumen bisa meliputi: mencatat penerimaan atau mengirim dokumen, penyimpanan, pengiriman pos (termasuk pengiriman pos penting), foto copy, fax, E-mail, menyusun, mengumpulkan naskah-naskah, penjilidan

3. Dokumen kantor bisa meliputi tapi tidak terbatas pada: surat tamu, catatan pelanggan, surat menyurat masuk dan keluar, penyimpanan, surat-surat, faximile, memo, laporan, menu, permintaan banquet, laporan keuangan, tagihan, penerimaan, 4. Peralatan kantor bisa meliputi tetapi tidak terbatas pada: foto copy, fax, peralatan pengepakan, kalkulator, mesin penerjemah,

mesin penjawab telepon, komputer, scan

1. Menerima dan mendistribusikan surat masuk

§ Surat masuk diperiksa dan di-daftar sesuai prosedur peru-sahaan

§ Jabatan dan lokasi para karyawan dan departemennya diketahui

§ Surat yang bersifat penting dan rahasia diidentifikasi dan didistribusikan sesuai peratur-an perusahaperatur-an

§ Surat diseleksi dan dikirimkan kepada yang dituju sesuai dengan peraturan perusahaan § Surat yang rusak,

mencuriga-kan atau hilang dicatat dan dilaporkan sesuai dengan per-aturan perusahaan

§ Penanganan surat masuk § Jenis-jenis surat masuk :

pribadi, niaga, dinas

§ Rajin § Teliti § Displin

§ Buku agenda (buku regristasi) § Kartu kendali § Macam-macam surat

masuk (pribadi, niaga, dinas)

(18)

SIKAP PENGETAHUAN KETERAMPILAN 2. Menerima dan

mendistribusikan surat keluar

§ Surat keluar diambil, diperiksa dan disortir untuk memastikan bahwa semua siap untuk di-kirimkan sesuai prosedur perusahaan

§ Surat keluar diperiksa dan di-daftar lalu dikirimkan sesuai prosedur perusahaan § Surat keluar didistribusikan

sesuai waktu yang telah di-tentukan

§ Penanganan surat keluar § Jenis-jenis surat : pribadi,

niaga, dinas § Rajin § Teliti § Displin § Buku agenda § Kartu kendali § Macam-macam surat :

pribadi, niaga, dinas

§ Memproses surat keluar

3. Mengelola surat yang penting dan harus diterima pada hari yang sama

§ Surat yang harus tiba pada hari yang sama disiapkan untuk pengiriman sesuai prosedur perusahaan § Pilihan pengiriman diseleksi

dengan hati-hati dan sesuai prosedur perusahaan § Pilihan pengiriman diseleksi

dengan benar dan memilih yang terbaik

§ Pengambilan surat- surat penting dikelola dan ditindak-lanjuti

§ Penanganan surat segera § Jenis-jenis surat : pribadi,

niaga, dinas

§ Rajin § Teliti § Displin

§ Identifikasi perlakuan ter-hadap bermacam-macam surat

§ Memproses surat segera

4. Mengelola dan

mengirim e-mail § Daf tar distribusi disiapkan sesuai prosedur perusahaan § Berita dalam surat diperik-sa

keakuratannya dan lampiran dipersiapkan secara seksama sesuai prosedur perusahaan § Surat keluar dicatat dan

disimpan sesuai prosedur per -usahaan

§ Surat dikirim sesuai dengan waktu yang telah ditetapkan

§ Perintah-perintah untuk

mengakses internet Email. § Teliti § Cermat § Hati-hati § Disiplin § Peka § Rapi

§ Dasar komputer § Prosedur perintah operasi

dasar Internet untuk mengirim dan menerima E-mail

§ Mengelola dan mengirim email

(19)

KOMPETENSI : Mencatat dikte untuk mempersiapkan naskah

A B C D E F G

KONDISI KINERJA

1. Menggambarkan maksud yang diartikan dari sumber yang didikte adalah: ketelitian dari catatan/naskah, kejelasan dari audio tape, pengecekan hubungan antara sumber dan catatan, kejelasan maksud yang diartikan dengan keaslian sumbernya 2. Sumber dikte adalah: alat untuk mendikte, audio tape, tatap muka langsung,

3. Penunjukan tingkat ketelitian adalah: pemakaian yang benar dari kata -kata teknik, menentukan kecepatan dan ketelitian, meningkatkan kecepatan dari dikte tersebut

4. Pengecekan sendiri untuk ketelitian adalah: memakai tape, membaca catatan atau naskah, penjelasan pertanyaan bila diperlukan, ejaan, ketepatan, tata bahasa, llmu kalimat (syntax), alinea

5. Pembacaan naskah adalah: dapat dibaca, dapat dimengerti, jelas, benar

6. Maksud yang diartikan dari catatan yang asli adalah: kebenaran dari teks dihasilkan dari pencatatan, kejelasan dari ekspresi 7. Menentukan waktu yang tepat adalah: batas waktu disetujui dengan supervisor/kolega/perorangan untuk teks dimaksud, batas

waktu perusahaan (misalnya notulen rapat/agenda)

1. Mencatat § Catatan dengan tulisan singkat, catatan biasa atau rekaman (transcription) dari audio tape yang menggam-barkan maksud yang diartikan dari sumber catatan yang di-rekam

§ Catatan direkam dengan di-tunjuk tingkat kebenarannya § Catatan diperiksa sendiri

untuk kebenarannya

§ Persyaratan keorganisasian untuk proses dari kata yang sederhana bagi dokumen § Kamus bahasa Indonesia/

Inggris § Etika § Cermat § Sopan § Perhatian § Rendah hati

§ Penulisan kembali dari tulisan singkat menjadi kalimat yang benar

§ Melakukan pencatatan § Menghasilkan kalimat yang benar dari tulis-an singkat

(20)

2. Mendikte naskah untuk

catatan § Pembacaan naskah meng-gambarkan maksud yang diartikan hasil dikte asli § Teks dihasilkan dengan waktu

yang ditentukan

§ Teks terakhir di cek dengan benar

§ Persyaratan keorganisa-sian untuk proses dari kata yang sederhana bagi dokumen

§ Kamus bahasa Indonesia/ Inggris § Etika § Cermat § Sopan § Perhatian § Rendah hati

§ Cara membuat tulisan singkat atau tulisan biasa dari sumbernya § Cara menghasilkan teks

yang benar dari catatan

§ Melakukan pencatatan § Menghasilkan teks yang

(21)

KOMPETENSI : Menciptakan dan mengembangkan naskah untuk dokumen

A B C D E F G

KONDISI KINERJA

1. Software meliputi : pengolahan kata, penerbitan dekstop

2. Kebijakan dan prosedur organisasional meliputi : prosedur log-on, perlindungan password, penyimpanan/penempatan data, format standart, instruksi penulis, penggunaan template

3. Permintaan-permintaan ergonomis meliputi : perlengkapan dan tingginya stasiun kerja, pengaturan tinggi kursi dan tempat duduk, penunjang kaki, posisi layar, posisi keyboard dan mouse, pemegang dokumen, sikap/keadaan, menghindari radiasi dari layar komputer, pencahayaan, memperkecil suara

4. Pengaturan kerja meliputi : campuran dari kegiatan-kegiatan lain yang berulang, waktu istirahat, dasar-dasar pelatihan

5. Teknik-teknik konservasi meliputi : penggunaan kertas dua sisi, penggunaan kembali kertas untuk bagian-bagain kasar (mengamati permintaan-permintaan secara rahasia), pe motongan dan pemakaian ulang kertas, penggunaan pilihan power-save untuk

perlengkapan

6. Permintaan-permintaan operasional meliputi : kesan kerjasama yang konsisten, logo perusahaan, bagan warna perusahaan, menetapkan petrunjuk-petunjuk dan prosedur-prosedur untuk produksi dokumen, gaya perumahan, template-template; nama, waktu, tanggal, judul dokumen, nama file, dan lain-lain header/footer organisasi; mengamati pembuatan undang-undang hak cipta 7. Dokumen -dokumen naskah dasar meliputi : memo-memo, fax-fax, surat multi-page, dokumen mailmerge, termasuk label;

bentuk-bentuk, tabel-tabel, jadwal-jadwal, kalender-kelander, pamflet-pamflet, brosur-brosur, bahan-bahan promosi

8. Struktur dan perlengkapan meliputi : layar putih, typeface, grafik-grafik, fotografik, menggambar, kotak-kotak, warna,lampiran-lampiran, kepala halaman, kolom-kolom, surat dan memo rapat

9. Bentuk/gambar meliputi : kesederhanaan, perbedaan, keseimbangan, tipografi/seni cetak, aliran naskah, posisi relatif dari grafik dan kepala halaman

10. Fungsi-fungsi otomatis meliputi : autotext, autocorrect, nomor halaman, autodate, headers dan footers, kepala halaman tabel, autoformat, bentuk, default settings

11. Konsistensi design dan perlengkapan meliputi : identations, spasi-spasi, nomor halaman, bentuk-bentu, typeface dan point size, kepala -kepala, bullet/daftar angka, ctatan kaki, referensi mencatat, pinggiran/pembatas, konsistensi dengan dokumen-dokumen bisnis lainnya

12. Fungsi-fungsi perangkat lunak tingkat tinggi meliputi : template-template, headers dan footers yang berganti-ganti, bentuk-bentuk, kolom-kolom koran, mailmerge, tabel-tabel, macam/jenis, data/objek/gambar-gambar pentiing, seksi-seksi/bagian-bagian, alat-alat gambar, alat-alat grafik

(22)

12. Mencetak meliputi : dengan objek menggambar, dengan komentar/kritik, dengan naskah tersembunyi, dengan kode-kode field, print to file, print merge

13. Pemberian nama dan penyimpanan dari dokumen-dokumen meliputi : nama-nama file lebih mudah diidentifikasi dengan hubungan, file/nama-nama direktur dimana mempersamakan operator, penulis, bagian, tanggal dan lain-lain, nama-mama file berdasarkan pada prosedur pengaturan misalnya angka -angka daripada nama -nama, penyimpanan dalam folders/sub folders; penyimpanan dihard/floppy disk drives, CD Rom, tape backup; kebijakan organisasi untuk menyokong file-file, kebijakan organisasi untuk mengisi, mengisi lokasi-lokasi, keamanan/perlindungan password, akses authorised

14. Design yang berketetapan waktu meliputi : ketepatan waktu disetujuio dengan penasehat/orang yang meminta dokumen, ketepatan waktu disetujui dengan kilen internal/eksternal, ketepatan waktu organisasi, misalnya permintaan-permintaan deadline.

1. Kebiasaan aman dalam pelatihan-pelatihan kerja

§ Lingkungan kerja, peralatan dan perlengkapan diatur untuk disesuaikan dengan permintaan ergonomic dari sipemakai

§ Organisasi kerja memenuhi permintaan organisasional dan undang-undang untuk operasi komputer

§ Teknik -teknik konservasi sumber tenaga dan energi digunakan untuk memperkecil pemborosan yang berdasar -kan atas permintaan organisa-si dan undang-undang

§ Kesehatan dalam bekerja : cara duduk yang benar, posisi meja dan kursi kerja disesuaikan dengan postur tubuh

§ Keselamatan dalam kerja : periksa kabel, stop kontak, kapasitas listrik

§ Penghematan daya listrik dan kertas

§ Sikap duduk dengan punggung tegak, kai kanan agak maju dari kaki kiri

§ Sandaran dan tinggi kursi diatur sesuai tinggi badan § Hemat dalam

mengguna-kan daya listrik § Hemat dalam

mengguna-kan kertas tinta/cartridge § 5 R terhadap bahan dan

(23)

2. Menetapkan ukuran-ukuran bagi struktur dan bentuk dokumen naskah

§ Permintaan-permintaan orga-nisasional untuk dokumen-dokumen bisnis naskah dasar diteliti untuk meyakinkan konsistensi dari gaya bahasa dan kesan

§ Permintaan-permintaan tugas untuk bentuk dokumen-dokumen bisnis naskah dasar menentukan untuk memenuhi tujuan-tujuan organisasional

§ Keorganisasian

§ Dokumen-dokumen bisnis § Etika § Cermat § Sopan § Perhatian

§ Organisasi kerja

§ Dokumen-dokumen bisnis § Mengidentifikasi organi-sasi bisnis § Mengembangkan

dokumen-dokumen bisnis

3. Bentuk

dokumen-dokumen naskah § Perlengkapan dan struktur dokumen naskah dibentuk sesuai dengan tujuan, para pendengar, dan permintaan informasi dari tujuan tersebut § Dokumen naskah dibentuk

untuk meningkatkan keadaan yang dapat dibaca dan pe-nampilan dan memenuhi permintaan-permintaan organisasional dan tugas untuk gaya bahasa dan per -lengkapan

§ Bentuk gaya bahasa dan fungsi- fungsi otomatis digunakan untuk meyakinkan konsistensi dari bentuk dan perlengkapan

§ Dokumentasi kantor § Etika § Cermat § Sopan § Perhatian

§ Tata bahasa dan gaya bahasa dalam penulisan dokumen

§ Mengembangkan dokumen-dokumen bisnis dengan tata bahasa dan gaya bahasa yang baik

(24)

4. Menghasilkan

dokumen-dokumen naskah § Fungsi-fungsi perangkat lunak tingkat tinggi digunakan untuk memungkin-kan produksi yang efisien bagi dokumen-dokumen naskah § Naskah dan data lainnya

dimasuk atau diimport, dan diedit untuk memenuhi spesifikasi- spesifikasi yang diminta

§ Dokumen-dokumen naskah ditunjukkan, disesuaikan, dan dicetak berdasarkan dengan permintaan-permintaan tugas dan organisasi

§ Dokumen-dokumen naskah diberi nama dan disimpan, berdasarkan oleh permintaan-permintaan organsisasi dan surat lamaran dikeluarkan tanpa kehilangan/ kerusakan informasi

§ Dokumen-dokumen naskah dipersipkan dalam menunjuk-kan design yang berketapan waktu dan permintaan organisasi

§ Manual, pengguna dokumen-tasi dan bantuan on line di-gunakan untuk mengatasi masalah-masalah

§ Syarat- syarat pengorgan i-sasian yang berhubungan dengan gaya bahasa, pe-nyajian dan penyimpanan naskah

§ Tata cara menulis, mem-baca, dan menyalin § Tingkat kebutuhan dalam

ketelitian naskah § Batas waktu untuk

meng-hasilkan naskah

§ Etika § Cermat § Sopan § Perhatian

§ Menjelaskan tata cara menulis, membaca dan menyalin dengan baik dan benar.

§ Menulis dan menyusun naskah sesuai dengan kebutuhan dan ketentuan

(25)

KOMPETENSI : Mengaplikasikan ketrampilan dasar komunikasi

KODE : IBSADMGSE08 A

A B C D E F G

LEVEL KOMPETENSI KUNCI ₂ ₂ ₂ ₁ ₁ ₂ ₁

KONDISI KINERJA

Unit ini berlaku di seluruh sektor industri pelayanan

§ Negosiasi dan pembuatan kontrak termasuk namun tidak terbatas kepada: Perusahaan, Perjanjian, Kontrak sewa, Negosiasi harga, § Perjanjian pemasaran

§ Penelitian resmi dan tak resmi pada kebutuhan pelanggan bisa termasuk tetapi tidak terbatas pada: Berbicara dengan pelanggan, Penelitian kualitas dan jumlah, Mendapatkan umpan balik dari rekan kerja di bagian pengantaran, Menganalisa persaingan di luar, Menganalisa kecenderungan pasar dan industri

MATERI POKOK PEMBELAJARAN

1. Identifikasi proses komunikasi di tempat kerja

§ Persyaratan kemampuan ber-komunikasi di tempat kerja teridentifikasi melalui bantuan orang tertentu

§ Sambungan untu k berko muni-kasi dengan penyelia dan rekan kerja teridentifikasi § Meminta saran terhadap

per-alatah berkomunikasi yang paling sesuai

§ Teknik bertanya efektif, men-dengarkan secara aktif dan keterampilan berbicara di-pergunakan dalam mengum-pulkan dan menyampaikan informasi

§ Pertanyaan atau instruksi dijawab atau diikuti secara tepat dan cepat

§ Komunikasi § Teknik bertanya § Umpan balik yang

mem-bangun § Etika § Cermat § Sopan § Rendah hati § Bersikap menyenang-kan § Persyaratan kemampuan berkomunikasi

§ Teknik bertanya efektif, § Penggunakan bahasa non

verbal yang sesuai § Umpan balik berhubungan

komunikasi

§ Mengembangkan pendekatan-pendekatan proaktif untuk peningkat-an komunikasi § Mendapatkan umpan

(26)

§ Menggunakan bahasa non verbal yang sesuai § Memakai umpan balik yang

membangun 2. Menulis konsep

informasi § Prosedur dan format yang relevan diidentifikasi § Tulisan di draf dan

disampai-kan untuk mendapatdisampai-kan persetujuan sesuai dengan batas waktu

§ Mendapatkan bantuan atau umpan balik agar keteram-pilan berkomunikasi dapat di-kembangkan § Komunikasi § Teknik menulis § Etika § Cermat § Sopan § Rendah hati § Bersikap menyenangkan

§ Identifikasi Prosedur dan format relevan

§ Bantuan atau umpan balik dalam mengembangkan komunikasi

§ Menerapkan ketrampilan berkomunikasi

(27)

KOMPETENSI : Mengatur penggandaan dan pengumpulan dokumen

A B C D E F G

KONDISI KINERJA

1. Situasi dan kemampuan dari peralatan kantor : komunikasi tertulis, keahlian dasar menghitung, mempersiapkan dan menyusun ciri khas dokumen bisnis, ciri khas prosedur kantor yang tepat untuk sektor industri

2. Materi atau media termasuk tetapai tidak terbatas : warna, ukuran, tekstur, amplop

3. Kwantitas termasuk tapi tidak terbatas : jumlah penggandaan, materi untuik back up, penjepit kertas, persediaan fotokopi dan peralatan lainnya

4. Peralatan termasuk tapi tidak terbatas pada : alat pencetak (printer), mesin fotokopi, binder, pisau, alat pembolong untuk binder (franking machine), alat pelipat kertas

5. Proses dokumen bisa meliputi : mencatat penerimaan atau mengirim dokumen, penyimpanan, pengiriman pos (termasuk pengiriman pos penting), fotocopi, fax, email, menyusun, mengumpulkan naskah-naskah; penjilidan

6. Dokumen kantor bisa meliputi tapi tidak terbatas pada : surat tamu, catatan pelanggan, surat menyurat masuk dan keluar, penyimpanan, surat-surat, faximile, memo, laporan, menu, permintaan banquet, laporan keuangan, tagihan , penerimaan 7. Peralatan kantor bisa meliputi tetapi tidak terbatas pada : fotocopi, fax, peralatan pengepakan, kalkulator, mesin penerjemah,

mesin penjawab telpon, komputer, scan

1. Memilih alat yang

sesuai § Alat serta materi yang sesuai diidentifikasi dan dipilih untuk melaksanakan tugas § Menggandakan dan

mengum-pulkan dokumen

§ Jumlah dan sumber diperhi-tungkan secara tepat untuk menyelesaikan pekerjaan § Dokumen digandakan sesuai

standar untuk dipresentasikan

§ Jenis-jenis alat/mesin § Bagian -bagian dan fungsi

alat/mesin

§ Pengoperasian alat/mesin § Pemelliharaan alat/ mesin § Pemilihan alat/mesin § Penggandaan dokumen § Penjilidan dokumen § Teliti § Cermat § Trampil

§ Spesifikasi alat/mesin yang dibutuhkan dalam peng-gandaan dokumen § Jenis-jenis alat/mesin § Cara pemeliharaan alat/

mesin

§ Mengidentifikasi alat § Memilih alat sesuai

ke-butuhan

§ Mengoperasikan alat/ mesin sesuai fungsinya dengan cepat dan tepat § Melakukan pemiliharaan

(28)

SIKAP PENGETAHUAN KETERAMPILAN § Penggandaan dijilid sesuai

dengan spesifikasi § Pekerjaan diselesesaikan

sesuai dengan waktu yang telah ditentukan

§

2. Membagikan dokumen § Dokumen yang sudah lengkap dikirimkan kepada yang ber -kepentingan sesuai dengan waktu yang telah ditentukan § Dokumen asli disimp an

di-tempat yang telah ditentukan sesuai dengan isinya

§ Pemilahan/klasifikasi dokumen § Sistem penyimpanan § Distribusi dokumen § Teliti § Cermat § Trampil

§ Cara pembagian dokumen § Klasifikasi dan pengkodean

dokumen

§ Sistem penyimpanan

§ Membagikan dokumen yang dibutuhkan § Menentukan tempat

pe-nyimpanan yang aman § Menyimpan dokumen

(29)

KOMPETENSI : Mengatur perjalanan bisnis

A B C D E F G

KONDISI KINERJA

1. Permintaan-permintaan dalam perjalanan dapat meliputi: jenis perjalanan, kelas dalam perjalanan, daftar waktu transportasi, koneksi-koneksi dan pengiriman, perbedaan waktu, anggaran, akomodasi yang nyaman, kelas akomodasi, manajemen waktu 2. Rincian rencana perjalanan lainnya dapat meliputi : rincian rencana perjalanan harian melibat kan: pengaturan transportasi,

pengaturan untuk makanan, permintaan dokumentasi untuk setiap perjanjian, menghubungi nama dan nomor semua pegawai yang terlibat, mengusulkan kegiatan yang menyenangkan

3. Bahan untuk pertemuan-pertemuan meliputi : plastik transparan, elektronik presentasi, brosur-brosur promosi, contoh-contoh produk, katalog-katalog, perlengkapan kerja untuk klien, bentuk asli/contoh produk, proposal bisnis, penawaran-penawaran, laporan, kontrak, kertas, alat-alat presentasi, peralatan perkantoran, informasi teknologi (laptop, komputer software), peralatan telekomunikasi (mobile phone, teleconferencing equipment)

4. Keselamatan dan Kesehatan perjalanan meliputi: jenjang waktu diantara perjanjian-perjanjian, batas waktu dari keseluruhan pertemuan dalam satu hari, perjalanan untuk carilah keputusan, waktu untuk berkoneksi dan pengiriman, batas pengeluaran total perjalanan per hari, waktu istirahat, waktu makan siang, waktu untuk kesenangan

5. Pemesanan-pemesanan meliputi: online, telephone, agen perjalanan,

6. Dokumen perjalanan meliputi: passport, visa, asuransi, dokumen medical/kesehatan, rencana perjalanan, penentuan waktu, peta, petunjuk akomodasi, voucher perjalanan, jadwal bisnis, agenda pertemuan dan dokumen-dokukmen lainnya, daftar nama yang dapat di hubungi

7. Konfirmasi dokumen-dokumen meliputi: tiket, kertas tiket/s, voucher perjalanan, elektronik atau salinan rencana perjalanan, rencana perjalanan agen perjalanan

8. Rincian catatan perjalanan meliputi: salinan file untuk setiap perjalanan bisnis, file perjalanan individual untuk setiap aspek kunci perjalanan, menggunakan persiapan pemeriksaan, menggunakan standar pemeriksaan organisasi, menggunakan diary

9. Pengaturan komunikasi meliputi: hal yang mudah di hubungi, mobile access, email dan facsimile access

10. Cara pembayaran meliputi: bukti-bukti catatan pengeluaran untuk organisasi, surat pembelian, kartu kredit perusahaan, pembayaaran perjalanan dan membayar sesuai dengan tanggal jatuh tempo, organisasi melengkapi pejalan dengan uang tunai, pengaturan khusus yang dibuat antara organisasi dan pemasok individual

11. Pengaturan pembayaran kredit meliputi: permintaan harga, kartu debit/kredit, mata uang, cek perjalanan, alat pengiriman elektronik

(30)

1. Merencanakan

perjalanan bisnis § Tujuan dari perjalanan dalam negeri dan luar negeri, per -siapan biaya, keperluan-keperluan pertemuan dan perjalanan -perjalanan yang lebih diutamakan telah di konfirmasikan.

§ Pokok dari hubungan dan nama-nama yang perlu di hubungi telah di tetapkan dan di susun untuk pertemuan-pertemuan yang telah dibuat dan dikonfirmasikan sesuai dengan rencana yang telah di uraikan.

§ Rencana perjalanan harian telah di persiapkan dengan perjanjian-perjanjian, waktu keberangkatan dan waktu tiba, akomodasi- akomodasi dan perincian lainnya sesuai dengan tujuan perjalanan. § Dokumen-dokumen dan faktor

pendukung untuk pertemuan-pertemuan telah dipersiapkan dan di sesuaikan dengan ke-tepatan waktu.

§ Rencana perjalanan telah di-persiapkan disesuaikan dengan keperluan-keperluan untuk pertemuan, kebutuhan-kebutuhan perjalanan, jamin-an kesehatjamin-an djamin-an kebutuhjamin-an keamanan untuk para pejalan.

§ Perencanaan perjal anan

dinas § Teliti § Cermat § Dispilin

§ Bertanggungjawab

§ Penyiapan dokumen perja-lanan dinas

§ Penyiapan transportasi, akomodasi dan keuangan

§ Menyiapkan dokumen perjalanan dinas § Membuat rencana

(31)

§ Rencana perjalanan dan dokumen-dokumen pertemu-an ypertemu-ang telah diditujukkpertemu-an untuk para pejalan dengan waktu yang tepat. 2. Mengatur perjalanan

bisnis § Pemesanan-pemesanan di buat sesuai dengan ketentuan-ketentuan dan prosedur untuk perjalanan bisnis.

§ Dokumen-dokumen perjalan-an telah diidentifikasikperjalan-an dperjalan-an telah di susun sesuai dngan rencana perjalanan dan kebutuhan -kebutuhan per-orangan

§ Penyusunan perjalanan telah di konfirmasikan dan dokumen-dokumen konfirmasi telah di periksa dan telah di kirimkan kepada pejalan dengan tepat waktu

§ Alternatif penyusunan telah di rundingkan dan di konfirmasi dalam respon untuk perubah-an kebutuhperubah-an -kebutuhperubah-an. § Perincian rencana perjalanan

telah di catat sesuai dengan keperluan-keperluan organi-sasi.

§ Pengaturan jadwal

perjalanan dinas § Teliti § Cermat § Displin

§ Bertanggungjawab

§ Penyusunan jadwal

(32)

3. Membuat laporan

perjalanan bisnis § Cara-cara pembayaran telah di periksa dan di konfirmasi-kan

§ Pengaturan pembayaran se-cara kredit di buat sesuai dengan kebijakan dan prosedur organisasi.

§ Pelaporan perjalanan dinas § Teliti § Cermat § Displin

§ Bertanggungjawab

§ Materi laporan perjalanan dinas

§ Teknik penulisan laporan

§ Membuat laporan perja-lanan dinas

(33)

KOMPETENSI : Menggunakan peralatan kantor

KODE : IBSADMGIT05

A B C D E F G

KONDISI KINERJA Sistem-sistem informasi akan berubah menurut/tergantung pada perusahaan dan sektor dapat mencakup: Sistem desain perusahaan, Internet

1. Memilih peralatan § Pemilihan peralat an atau sumber daya untuk melaksa-nakan tugas diidentifikasikan dengan benar

§ Jumlah yang diperlukan di-pertimbangkan secara me-nyeluruh

§ Peralatan dipergunakan sesuai prosedur pemakaian dan instruksi penggunaan

§ Mesin-mesin/alat kantor (office automation equipment/tools) § Perabot/peralatan kantor § Bahan ATK kantor

§ Terbuka terhadap per-kembangan teknologi kantor (adaptable)

§ Perbekalan Tata Usaha § Mesin-mesin kantor § Peralatan kantor

§ Mengidentifikasi bahan, alat, dan perabot yang akan digunakan dalam bekerja

2. Mengoperasikan

peralatan § Peralatan dipergunakan sesuai prosedur pemakaian dan instruksi penggunaan § Kerusakan diidentifikasi

se-cara benar dan mengambil tindakan perbaikan sesuai instruksi penggunaan

§ Langkah-langkah mengope-rasikan alat-alat komunikasi : Aiphone, Telephone, Mobile Phone (Ponsel), Faximile.

§ Beradaptasi dalam segala situasi

§ Teliti

§ Patuh pada aturan peng-operasian mesin sesuai buku manual (manual’s book)

§ Mengenali jenis-jenis mesin kantor dan peralatan kantor § Memahami cara

pengope-rasian mesin dan peralatan kantor sesuai dengan buku panduan

§ Mengoperasikan mesin/ alat kantor sesuai dengan teknik pengope-rasiannya § Menggunakan mesin tik

manual untuk format/ formulir

§ Menguasai keyboard dengan 10 jari buta

(34)

SIKAP PENGETAHUAN KETERAMPILAN § Perbaikan diluar kewenangan

harus dilaporkan kepada orang yang berwenang agar dapat diambil sebuah tindakan

§ Langkah-langkah menggu-nakan mesin pengganda : mesin fotokopi, mesin stensil, risograph § Langkah-langkah

meng-gunakan mesin perekam : tape recorder, dicta-phone, transcriber

§ Langkah-langkah menggu-nakan alat bantu presentasi : OHP, LCD, mikrophone § Menggunakan mesin tik

manual/ elektrik/ elektronik dalam memproduksi naskah/ dokumen : penge-nalan bagian-bagian mesin tik, penguasaan keyboard, mengetik berbagai naskah, melatih kecepatan 200 epm/menit dengan kete-patan 98%,

§ Kebersihan lingkungan kerja

§ Mengetahui cara sederhana memperbaiki mesin dan peralatan kantor bila terjadi kerusakan mesin dan peralatan kantor

3. Memelihara peralatan § Peralatan atau sumber daya dipelihara sesuai instruksi penggunaan

§ Pemeliharaan dilakukan agar peralatan memenuhi persya-ratan dari pabrik

§ Pencatatan pemeliharaan di-lakukan sesuai instruksi peng-gunaan

§ Peralatan dan sumber daya disimpan sesuai instruksi penggunaan

§ K3 alat kerja

§ Pemeliharaan mesin/alat kerja sesuai dengan buku manual (manual’s book)

§ Rapih dalam menata § Bersih pada menyimpan § Rawat

§ Ramah lingkungan § Rajin memeriksa kondisi

mesin/alat

§ K3

§ Langkahlangkah perawat -an umum mesin-mesin/alat § Langkah-langkah

me-replace/refill spare part/ supplies berdasarkan manusl’s book

§ Pengisian format pemakai-an/perawatan mesin

§ Menjaga K3 alat kerja § Perawatan mesin/alat

sederhana § Penggantian spare

(35)

KOMPETENSI : Menghasilkan dokumen sederhana (word processed documents)

A B C D E F G

LEVEL KOMPETENSI KUNCI ₃ ₃ ₃ ₃ ₃ ₃ ₃

KONDISI KINERJA

1. Unit -unit berhubungan untuk digunakan pada perangkat lunak Word Processor Sistem komputer dan program perangkat lunak akan berubah berdasarkan orang yang menggunakan

2. Dokumen -dokumen secara menyeluruh mencakup: dokumen-dokumen panjang, ruang yang beragam, catatan atas dan bawah yang beragam, perbedaan halaman genap dan ganjil, dokumen-dokumen asli, bagian dokumen, pembuatan dokumen surat yang utama, dokumen-dokumen data pembuatan surat, kerangka, bermacam-macam pengguna, garis miring, keakuratan file-file, perlindungan dokumen-dokumen, penggabungan dan/atau penambahan objek, judul halaman, mengerahkan, menggambar, seni huruf, bentuk file

3. Perangkat lunak mencakup: pengolahan kata, penambahan desktop baru

4. Kebijakan dan prosedur organisasi mencakup: prosedur baku, perlindungan password, pencarian/lokasi dari data, bentuk yang standart, perintah pembicara, penggunaan menyeluruh

5. Syarat-syarat ekonomis mencakup: besarnya stasiun kerja dan penggambarannya, penyesuaian berat kursi, tempat duduk dan bagian belakang, tempat istirahat kaki, posisi layar, posisi keyboard dan mouse, map dokumen, posture, menghindari radiasi dari layar komputer, pencahayaan, meminimalkan kebisingan

6. Organisasi kerja mencakup: penggabungan dari pengulangan dan aktivitas lainnya, waktu istirahat, menyelesaikan tugas

7. Teknik-teknik perlindungan mencakup: penggunaan dua lembar kertas double, menggunakan kembali kertas untuk menyusun draft (pengamatan kebutuhan secara menyeluruh), penggunaan power penyimpanan pilihan untuk perlengkapan

8. Syarat-syarat organisasi mencakup: kecocokan image perusahaan, logo perusahaan, bentuk warna perusahaan, menetapkan garis depan dan prosedur untuk menghasilkan dokumen, bentuk rumah, bagian pembatas, kerangka, nama organisasi, waktu, tanggal, judul dokumen, nama file, dan lain-lain di dalam catatan kepala/kaki, pengamatan pembuatan copyright

9. Fungsi teknis yang lebih kompleks mencakup : bagian tabel, index, pemasukan, pengeluaran, penggabungan, menambahkan, kriteria surat, file -file, formulasi, keriteria penyetoran, besar, kerangka, bentuk penggambaran, pemindahan data

10. Struktur dan penggambarannya mencakup : ruangan putih, bentuk muka, grafik, foto, gambar, box -box, warna, penampilan halaman, bagian atas, kolom-kolom, bentuk-bentuk surat dan memo

11. Pemilihan desain mencakup : kemudahan, beda-beda, keseimbangan, benttuk tubuh, alur teks

12. Posisi keseimbangan grafik dan bagian atas keberadaan desain dan penggambaran mencakup : bentuk lekukan-lekukan, jarak, penomoran halaman, bentuk-bentuk muksa dan ukuran, judul; -judul halaman, pemberian tanda/nomor, catatan kaki/mengakhiri catatn, pembatas, cocok dengan dokumen-dokumen bisnis

(36)

1. Menggunakan praktek

kerja yang aman § Ruang kerja, furniture dan perlengkapan disesuaikan dengan standar ergonomis pemakai

§ Penggunaan komputer sesuai dengan standart K3 § Teknik penghematan energi

sesuai prosedur organisasi

§ Ergonomi

§ Sumber daya alam dan energi § Etika § Cermat § Sopan § Perhatian § Rendah hati § Ergonomi

§ Sumber daya alam dan energi

§ Mengidentifikasi penggu-naan Ergonomi § Mengidentifikasi teknik

penghematan sumber daya alam dan energi

2. Memastikan akan

kebutuhan dokumen § Tujuan dokumen, pem-baca dan kebutuhan presentasi diklarifikasikan dengan piahk yang memiliki kewenangan sesuai peraturan perusahaan § Mengenai kebutuhan

organisasi yang berhubungan dengan surat menyurat seperti model surat, seberapa besar untuk menyimpan dan aspek keamanannya

§ Syarat- syarat pengorgani-sasian yang berhubungan dengan gaya bahasa, pe-nyajian dan penyimpanan naskah

meng-hasilkan naskah § Etika § Cermat § Sopan § Perhatian § Rendah hati

§ Tata cara menulis, mem-baca dan menyalin dengan baik dan benar.

§ Kebijakan organisasi dan syarat-syarat yang ditentu-kan

§ Menulis dan menyusun naskah melalui alat pe-rekam suara

(37)

3. Memproduksi dokumen § Penggunaan operasi secara menyeluruh adalah dalam rangka perkembangan dokumen-dokumen sehingga mendapatkan hasil yang di-inginkan

§ Penampilan, penyesuaian, dan pencetakan dokumen-dokumen sesuai dengan kebuituhan organisasi dan tugas

§ Penamaan dan penyortiran dokumen-dokumen sesuai dengan kebutuhan organisasi dan permohonan tetap ada tanpa ada informasi yang hilang/rusak

§ Penyiapan dokumen -dokumen dengan perancangan batas waktu dan kebutuhan organi-sasi untuk kecepatan dan ketepatan

meng-hasilkan naskah § Etika § Cermat § Sopan § Perhatian § Rendah hati

§ Struktrur dan bentuk dokumen lapangan peker-jaan

§ Model lisan dan sumber pencetakan

§ Menggunakan dokumen untuk mendapatkan hasil kerja yang optimal