BAB II
STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) PENELITIAN
Penelitian merupakan bagian elemen pokok tri dharma perguruan tinggi. Untuk menjamin pelaksanaan penelitian yang baik diperlukan kaidah pokok yang memberikan arah dalam pelaksanaannya yaitu berupa ketentuan dan Standard Operating Procedures (SOP). Ketentuan dan SOP ini perlu terus disempurnakan sesuai dengan tuntutan dan kondisi kebutuhan, sehingga sedikit banyaknya dapat mendorong terwujudnya penerapan good governance dalam pelaksanaan Penelitian di Universitas Siliwangi. Adapun ketentuan dan SOP pelaksanaan penelitian terdiri dari:
1 Ketentuan Pokok Penjaminan Mutu dan SDM Penelitian
2 Ketentuan Umum Pemberian Penghargaan Bagi Peneliti yang Berprestasi
3 Ketentuan Pelatihan Penelitian
4 Prosedur Penyelenggaraan kegiatan Pelatihan di Internal
5 Prosedur Mengikuti kegiatan Pelatihan yang diselenggarakan pihak eksternal
6 Ketentuan Rekruitmen Tenaga Ahli Penelitian LPPM Universitas Siliwangi
7 Prosedur Rekruitmen Tenaga Ahli LPPM Unsil
8 Ketentuan Rekruitmen Reviewer internal Penelitian 9 Prosedur Rekruitmen Reviewer internal Penelitian 10 Ketentuan Penggunaan Reviewer dari Luar
11 Ketentuan Jadwal Waktu Penelitian Sumber Dana Internal 12 Ketentuan Pengajuan Proposal Penelitian
13 Prosedur Pengajuan Proposal Penelitian Dosen 14 Ketentuan Desk Evalusi Proposal Penelitian
15 Prosedur Pelaksanaan Desk Evaluasi Proposal Penelitian
18 Ketentuan Penetapan Pemenang Seleksi Proposal Penelitian 19 Prosedur Penetapan Pemenang Seleksi Proposal Penelitian dan
PPM
20 Ketentuan Pengumuman Proposal Yang Lolos Seleksi 21 Prosedur Pengumuman Proposal Yang Lolos Seleksi 22 Ketentuan Pengajuan Biaya Penelitian
23 Prosedur Pengajuan Biaya Penelitian
24 Ketentuan Pencairan Dana Penelitian oleh LPPM 25 Prosedur Pencairan Dana Penelitian
26 Ketentuan Perjanjian LPPM Dengan Peneliti yang sumber Danannya dari Luar
27 Prosedur Perjanjian LPPM Dengan Peneliti yang sumber Dananya dari Luar
28 Ketentuan Perjanjian LPPM Dengan Peneliti yang sumber Dananya dari Internal
29 Prosedur Perjanjian LPPM dengan Peneliti yang sumber Dananya dari Internal
30 Ketentuan Monitoring dan Evaluasi Internal Pelaksanaan Penelitian 31 Prosedur Monitoring dan Evaluasi Internal Pelaksanaan Penelitian 32 Ketentuan Laporan Hasil Penelitian Sumber Dana Internal
33 Prosedur Laporan Hasil Penelitian Sumber Dana Internal 34 Ketentuan Pelaporan Kelembagaan Ke DIKTI
35 Prosedur Pelaporan Kegiatan Pelaksanaan Penelitian dan PPM Ke DIKTI
36 Ketentuan Pelaksanaan Seminar Hasil Penelitian Internal 37 Prosedur Pelaksanaan Seminar Hasil Penelitian Internal 38 Ketentuan Tindak Lanjut Hasil Penelitian
39 Prosedur Tindaklanjut Hasil Penelitian untuk Kegiatan PPM 40 Prosedur Hasil Penelitian ke Publikasi ke Jurnal Internal
41 Ketentuan Sangsi Wanprestasi Untuk Peneliti yang
43 Ketentuan Penggalangan Dana Kegiatan Penelitian Sumber Dana dari Luar
44 Prosedur Pengajuan Penggalangan Dana Kegiatan Penelitian Sumber Dana Dari Luar
45 Prosedur Pencairan Penggalangan Dana Kegiatan Penelitian Sumber Dana dari Luar
1 Ketentuan Pokok Penjaminan Mutu dan SDM Penelitian
a Dilaksanakannya Benchmarking ke beberapa Perguruan tinggi mengenai manajemen LPPM dan manajemen penelitian
b Pembuatan ketentuan pokok penelitian 1) Dibuatnya RIP dengan SK rektor 2) Dibuatnya SPMP dengan SK rektor
3) Dibuatnya buku pedoman penelitian dengan SK rektor c Pengembangan ketentuan pokok dan manajemen peneltian
1) Dibentuknya tenaga akhli penelitian, LPPM unsil dengan SK rektor
2) Dibentuknya tim reviewer proposal penelitian dengan SK rektor
3) Dibentuknya tim monev internal pelaksanaan penelitian berdasarkan surat tugas/sk ketua LPPM
4) Dilaksanakannnya sosialisasi secara rutin ke masing masing unit kerja mengenai ketentuan internal maupun eksternal serta SOP penelitian
5) Disusunnya ketentuan dan SOP penelitian d Peningkatan fasilitas dan kompetensi IT,
1) Dibuatnya web mandiri LPPM 2) E- Journal
e Pengembangan SDM dalam penelitian
1) Pengembangan kemampuan dosen dalam penelitian dan penulisan karya ilmiah, melalui seminar, pelatihan,
mandiri, kerjasama maupun yang diselenggarakan oleh pihak eksternal (perguruan tinggi lain, kopertis, maupun dikti)
2) Pengembangan kemampuan tenaga administrasi LPPM, dengan cara mengikuti pelatihan kemampuan teknologi
informasi, sosialisasi ketentuan, tata administrasi
penelitian dan pelatihan soft skill lainnya, baik yang diselenggarakan mandiri, kerjasama maupun yang diselenggarakan oleh pihak eksternal (perguruan tinggi lain, Kopertis, maupun Dikti)
2 Ketentuan Umum Pemberian Penghargaan Bagi Peneliti yang Berprestasi
a. Peneliti yang menghasilkan penelitian yang berkualitas dan hasil karyanya dipublikasikan di jurnal terakreditasi diberikan penghargaan dalam bentuk insentif
b. Peneliti yang menghasilkan penelitian yang berkualitas dan hasil karyanya dipublikasikan di jurnal internasional diberikan penghargaan dalam bentuk insentif
c. Dosen yang membuat buku diberikan penghargaan dalam bentuk insentif
d. Peneliti yang berprestasi berdasarkan hasil penilaian tim, dipromosikan menjadi perwakilan dosen berprestasi ditingkat Kopertis Wilayah Jawa Barat maupun Nasional
e. Secara periodik menjelang dies natalis, peneliti terbaik diberikan penghargaan uang pembinaan oleh Universitas f. Besarnya nilai penghargaan/insentif sesuai dengan ketentuan
yang telah ditetapkan melalui SK rektor.
g. Bagi dosen yang memenuhi poin b dan c selain mendapat insentif dari internal juga diusulkan ke Dikti untuk memperoleh
3 Ketentuan Pelatihan Penelitian
a Pelatihan peningkatan kemampuan penulisan proposal penelitian harus menjadi salah satu program kerja pokok LPPM yang sifatnya rutin minimal 2 kali dalam satu tahun
b pelatihan peningkatan kemampuan metode penelitian dosen harus menjadi program kerja masing masing unit kerja terutama LPPM yang sifatnya rutin
c Pelaksanaan kegiatan pelatihan bisa dilakukan mandiri atau kerjasama dengan perguruan tinggi lain maupun dengan Dikti melalui dana stimulan
d Mengikut sertakan pelatihan para dosen dalam pelatihan pelatihan yang diselenggarakan pihak luar sesuai dengan kebutuhan (perguruan tinggi lain, Kopertis maupun Dikti). e Melaksanakan pelatihan pelatihan dalam upaya meningkatkan
skil tenaga administrasi termasuk pelatihan dan sosialisasi ketentuan yang berlaku baik diselenggarakan sendiri, melalui kerjasama, atau diselenggarakan oleh pihak luar (perguruan tinggi, Kopertis, maupun Dikti)
f Dosen/Staf adm yang ditugaskan untuk mengikuti pelatihan diluar harus melaporkan hasil pelatihan kepada LPPM
g LPPM berkewajiban memfasilitasi dosen/staf yang akan sosialisasi hasil pelatihan
h LPPM wajib mendokumentasikan hasil pelatihan secara memadai.
4 Prosedur Penyelenggaraan kegiatan Pelatihan Penelitian di Internal
a. LPPM menyampaikan surat pengajuan pelaksanaan kegiatan pelatihan penelitian ditujukkan ke Rektor cq PR2 melalui BAUM, dilampiri proposal kegiatan pelatihan penelitian.
b. Surat dan proposal yang telah di disposisi oleh rektor/PR dikembalikan lagi ke BAUM, Kemudian Bag keuangan membayarkan dana untuk penyelenggaraan pelatihan kepada LPPM sesuai disposisi disertai bukti dokumen pengeluaran uang
c. LPPM/Panitia yang dibentuk mengirimkan surat undangan dan publikasi kepada sasaran peserta pelatihan sesuai dengan kriteria dan kebutuhan (peserta dari internal maupun eksternal)
d. LPPM Wajib mendokumentasikan hasil pelaksanaan pelatihan secara memadai.
e. LPPM/panitia yang dibentuk menyampaikan laporan
pertanggungjawaban kepada rektor, disampaikan melalui BAUM
Flowchart Penyelenggaraan kegiatan Pelatihan Penelitian diInternal
LPPM/Kepanitiaan BAUM Rektor/PR
Calon Peserta/Peserta
Mengajukan Surat permohonan kegiatan dan proposal
Surat dan Proposal diadministrasikan, dilengkapi Form.
disposisi
Melaksanakan disposisi
Surat dan proposal yang sudah didisposisi Bagian keuangan menyiapkan dana dan kelengkapan administrasi Penyerahan dana kegiatan dan kelengkapan administrasi Brosur/surat undangan pelatihan Brosur/surat undangan pelatihan. LPPM/Panitia mempersiapkan pelaksanaan kegiatan Calon peserta mendaftarkan diri Pelaksanaan kegiatan Pembuatan LPJ Kegiatan LPJ Kegiatan diadministrasikan, dilampiri disposisi LPJ kegiatan Arsif
5 Prosedur Mengikuti kegiatan Pelatihan yang diselenggarakan pihak eksternal
a Berdasarkan informasi/ surat/ undangan dari pihak
penyelenggara kegiatan pelatihan, LPPM menunjuk calon peserta untuk mengikuti pelatihan yang diselenggarakan pihak luar.
b LPPM mengajukan surat permohonan untuk mengikuti pelatihan penelitian kepada Rektor cq PR 2 melalui BAUM, dengan mencantumkan identitas calon peserta yang akan mengikuti pelatihan secara lengkap, disertai foto copy brosur/undangan dari pihak penyelenggara kegiatan
c Rektor melalui PR 2 menerbitkan SPPD dan biaya untuk mengikuti pelatihan.
d LPPM menyampaikan SPPD dan biaya mengikuti pelatihan kepada peserta yang ditunjuk, disertai surat tugas yang ditandatangani ketua LPPM
e peserta yang telah mengikuti pelatihan menyampaikan laporan hasil pelatihan (bahan pelatihan secara lengkap), SPPD yang telah ditandatangani, dan foto copi sertifikat telah mengikuti pelatihan, kemudian LPPM mendokumentasikan secara memadai.
f LPPM berkewajiban untuk memfasilitasi tindaklanjut hasil pelatihan yang oleh peserta yang telah mengikuti pelatihan.
Flowchart Mengikuti kegiatan Pelatihan Penelitian yang diselenggarakan pihak Eksternal
LPPM BAUM Rektor/PR Calon Peserta
Pelatihan Pihak Penyelenggara Informasi/surat undangan mengikuti pelatihan LPPM menunjjuk calon peserta sesuai kriteria Membuat surat permohonan pengajuan mengikuti pelatihan Surat diadministrasikan dan dilampiri Form. disposisi
Calon peserta siap untuk mengikuti pelatihan Surat di disposisi, kemudian PR 2 menerbitkan SPPD Bagian keuangan mempersiapkan adm keuangan dan biaya untuk pelatihan LPPM menerima uang biaya pelatihan dan kelengkapan adm LPPM menyiapkan SPPD, biaya pelatihan dan surat tugas Calon peserta menerima SPPD,
biaya, dan surat tugas Peserta pelatihan wajib melaporkan hasil pelatihan, dan kelengkapan administrasi LPPM menerima laporan hasil pelatihan, SPPD, dan sertifikat SPPD File Tindaklanjut sosialisasi hasil pelatihan
6 Ketentuan Rekruitmen Tenaga Ahli Penelitian LPPM Universitas Siliwangi
a. LPPM mengajukan surat permintaan dosen kepada unit kerja sebagai tenaga ahli penelitian, sesuai dengan jumlah yang ditetapkan LPPM
b. Tenaga ahli sebagaimana dimaksud harus memenuhi kriteria sebagai berikut:
mempunyai kompetensi yang cukup atau memiliki sertifikat keahlian, atau sertifikat profesi
Mempunyai tanggungjawab, berintegritas, dan sanggup menjalankan tugas tugas sebagai tenaga ahli
pengalaman dalam penelitian atau pernah terlibat dalam kegiatan yang diselenggarakan oleh pihak internal maupun pihak eksternal sesuai bidangnya
Minimal berijazah S2
Memiliki jabatan fungsional serendah rendahnya Lektor Membuat komitmen kesanggupan menjadi tenaga ahli
yang dituangkan dalam kontrak komitmen
c. Pihak unit kerja wajib menyeleksi tenaga reviewer sesuai kriteria
d. Pihak unit kerja mengusulkan tenaga reviewer tersebut ke LPPM
e. LPPM wajib melakukan verifikasi tenaga reviewer sesuai kriteria.
f. LPPM mengajukan tenaga reviewer ke rektor untuk dibuat SK g. Calon tenaga reviewer wajib menyampaikan CV secara lengkap
sesuai dengan format yang ditetapkan LPPM
h. LPPM wajib menyampaikan SK rektor ke masing masing tenaga reviewer yang ditetapkan dalam SK rektor
7 Prosedur Rekruitmen Tenaga Ahli Penelitian LPPM Unsil
a. LPPM mengajukan permintaan dosen untuk calon tenaga ahli LPPM dilampiri kriteria yang ditetapkan LPPM
b. Unit kerja wajib menyeleksi calon tenaga ahli sesuai kriteria c. Unit kerja mengusulkan calon tenaga ahli tersebut ke LPPM
paling lambat 7 hari terhitung dari tanggal surat LPPM yang disampaikan ke unit kerja
d. LPPM wajib melakukan perifikasi calon tenaga ahli sesuai kriteria.
e. LPPM mengajukan calon tenaga ahli penelitian ke rektor untuk dibuat SK
f. LPPM wajib menyampaikan SK rektor ke masing masing tenaga ahli yang ditetapkan dalam SK rektor
g. LPPM menyampaikan SK tembusan ke masing masing unit kerja
Flowchart Rekruitmen Tenaga Ahli
Unit Kerja Rektor Tenaga Ahli Penelitian LPPM
LPPM mengajukan permintaan tenaga ahli diserta kriteria
LPPM mengajukan permintaan tenaga ahli diserta kriteria
Unit kerja menyeleksi tenaga
ahli sesuai kriteria Daftar nama tenaga ahli hasil
seleksi Daftar nama
tenaga ahli hasil seleksi Verifikasi kesesuaian dengan kriteria Pengajuan draf Sk tenaga ahli ke rektor Pengajuan draf Sk Ditandatangani SK Tenaga ahli Sk Rektor mengenai tenaga ahli SK diperbanyak sesuai tenaga ahli
dan unit kerja
Tembusan SK ke Unit kerja
Penyampaian SK ke tenaga ahli Arsif
8 Ketentuan Rekruitmen Reviewer internal Penelitian
a. LPPM mengajukan surat permintaan dosen kepada unit kerja sebagai tenaga reviewer Penelitian LPPM, sesuai dengan jumlah yang ditetapkan LPPM
b. Tenaga reviewer sebagaimana dimaksud harus memenuhi kriteria sebagai berikut:
mempunyai kompetensi yang cukup pengalaman dalam penelitian atau PPM Minimal berijazah S2
mempunyai kompetensi yang cukup atau memiliki sertifikat keahlian, atau sertifikat profesi
Mempunyai tanggungjawab, berintegritas, dan sanggup menjalankan tugas tugas sebagai tenaga ahli
Berpengalaman dalam bidang penelitian, minimal pernah menjadi ketua peneliti atau prnah memperoleh hibah penelitian
Berpengalaman dalam publikasi karya ilmiah minimal pada jurnal ISSN sebagai first author atau corresponding author Berpengalaman sebagai pemakalah, baik dalam seminar
ilmiah lokal, nasional atau seminar ilmiah internasional Minimal berijazah S2
Memiliki jabatan fungsional serendah rendahnya Lektor Membuat komitmen kesanggupan menjadi tenaga ahli
yang dituangkan dalam kontrak komitmen
c. Pihak unit kerja wajib menyeleksi tenaga reviewer sesuai kriteria
e. LPPM wajib melakukan verifikasi tenaga reviewer sesuai kriteria.
f. LPPM mengajukan tenaga reviewer ke rektor untuk dibuat SK g. Calon tenaga reviewer wajib menyampaikan CV secara lengkap
sesuai dengan format yang ditetapkan LPPM
h. LPPM wajib menyampaikan SK rektor ke masing masing tenaga reviewer yang ditetapkan dalam SK rektor
9 Prosedur Rekruitmen Reviewer internal Penelitian
a LPPM mengajukan permintaan dosen untuk calon reviewer LPPM dilampiri kriteria yang ditetapkan LPPM
b Unit kerja wajib menyeleksi calon reviewer LPPM sesuai kriteria
c Unit kerja mengusulkan calon reviewer tersebut ke LPPM paling lambat 7 hari terhitung dari tanggal surat LPPM yang disampaikan ke unit kerja
d LPPM wajib melakukan verifikasi calon reviewer sesuai kriteria. e LPPM mengajukan calon reviewer ke rektor untuk dibuat SK f LPPM wajib menyampaikan SK rektor ke masing masing
reviewer yang ditetapkan dalam SK rektor
Flowchart rekruitmen reviewer internal penelitian
Unit Kerja Rektor Reviewer
LPPM Surat permohonan permintaan reviewer dan kriteria Surat permohonan permintaan reviewer dan kriteria Seleksi reviewer oleh unit kerja sesuai kriteria
Pengusulan reviewer dari unit
kerja
Verifikasi ulang keseuaian dengan
kriteria Pengusulan reviewer dari unit
kerja Pengajuan draf sk tim reviewer Penandatanganan sk oleh rektor Sk tim reviewer telah di tandatangani rektor Sk tim reviewer telah di tandatangani rektor Penggandaan sk sesuai tim reviewer Arsif Distribusi sk rektor Sk rektor sebagai tembusan Sk rektor ke reviewer
10 Ketentuan Penggunaan Reviewer dari Luar
a. Penggunaan reviewer dari luar Unsil dilaksanakan sesuai kebutuhan
b. Jika tim reviewer internal jumlahnya kurang dari kebutuhan c. Karena alasan substansi dan teknis
d. Karena adanya kerjasama kelembagaan yang mengharuskan adanya tim reviewer luar
11 Ketentuan Jadwal Waktu Penelitian Sumber Dana Internal
Untuk menjamin kepastian bagi para dosen yang akan mengajukan dana bantuan penelitian dari Universitas Siliwangi, maka diperlukan ketentuan sehingga pelaksanaan penelitian yang dilaksanakan oleh dosen Universitas Siliwangi akan lebih terkontrol dan terkendali baik dari segi administrasi, pelaksanaan maupun pelaporan. Adapun ketentuan jadwal waktu penelitian yang sumber dana nya dari Universitas Siliwangi sebagaimana diatur dalam tabel sebagai berikut:
No Periode Keterangan
Periode 1 Periode 2 1 September minggu
ke4
Pebruari minggu
ke-4 Penyampaian Informasi 2 Oktober Maret Pengajuan Proposal 3 Nopember April Proses Review dan Revisi
Proposal 4 Desember minggu
ke-4 Mei minggu ke-4
Penandatangan MoU antara Peneliti dengan LPPM 5 Januari minggu ke-1 Juni minggu ke-1 Pencairan Dana 6 April minggu ke 2 September
minggu ke 2
Pelaporan Hasil Penelitian secara lengkap
12 Ketentuan Pengajuan Proposal Penelitian
a. Seorang atau sekelompok dosen (maks 3 orang, seorang ketua dan dua orang anggota) pada tahun yang sama dapat mengusulkan proposal penelitian sesuai dengan bidang keilmuannya.
b. Proposal yang telah mendapat legalisasi dari pimpinan unit kerja (mengacu terhadap form. standar) diserahkan kepada LPPM rangkap tiga disertai surat pengantar dari pimpinan unit kerja (surat pengantar di tujukkan kepada rektor c.q ketua LPPM).
c. Dalam surat pengantar dari pimpinan unit kerja harus menunjukan pos sumber pembiayaan apakah dari pos anggaran unit kerja sendiri atau dari pos anggaran LPPM d. Proposal penelitian disampaikan ke LPPM paling lambat 3 (tiga)
minggu sebelum kegiatan penelitian dilaksanakan
13 Prosedur Pengajuan Proposal Penelitian Dosen ke LPPM
a. Ketua tim peneliti/peneliti mengajukan proposal yang telah mendapat legalisasi dari pimpinan unit kerja (mengacu terhadap form. Standar) diserahkan kepada LPPM rangkap tiga disertai surat pengantar dari pimpinan unit kerja.
b. Proposal penelitian disampaikan ke LPPM paling lambat 3 (tiga) minggu sebelum kegiatan penelitian dilaksanakan.
c. Staft administrasi/KTU mencatat ke dalam buku proposal penelitian
Flow Chart Pengajuan Proposal Bantuan Dana Penelitian Unit Kerja LPPM Ketua Tim Proposal Melakukan Legalisasi dan membuat surat pengantar
Proposal dan surat pengantar diserahkan kembali Ketua Tim menerima proposal yang sudah dilegalisasi dan surat pengantar LPPM menerima Proposal rangkap 3 dan surat pengantar dari unit
kerja
14 Ketentuan Desk Evalusi Proposal Penelitian
Beberapa indikator pokok dalam pelaksanaan desk evaluasi terhadap proposal penelitian antaralain:
a Kualifikasi ketua dan anggota peneliti sesuai dengan ketentuan yang berlaku
b Warna jilid dan kelengkapan proposal penelitian harus sesuai dengan ketentuan yang berlaku
c Sistematika penulisan proposal penelitian harus mengacu terhadap ketentuan yang berlaku
d Jenis huruf, ukuran kertas, jumlah halaman, kata kunci, serta jumlah kata dalam abstrak harus sesuai dengan ketentuan yang berlaku
e Proposal harus lengkap sesuai dengan ketentuan yang berlaku dalam pedoman
f Proposal yang tidak merujuk terhadap poin 1, 2, 3, 4 dan 5, dikembalikan lagi ke pengusul untuk di revisi dalam jangka waktu sesuai dengan ketentuan yang berlaku
g Pelaksanaan desk evaluasi proposal dilaksanakan oleh tim verifikasi yang dibentuk LPPM (bagian administrasi)
15 Prosedur Pelaksanaan Desk Evaluasi Proposal Penelitian
a Pengusul proposal menyampaikan proposal ke LPPM, sesuai dengan periodesasi pengusulan proposal yang ditetapkan
b Staf administrasi melakukan identifikasi dan
mengadministrasikan proposal secara memadai
c Staf administrasi/KTU LPPM yang ditunjuk atau dibentuk LPPM menjadi tim verifuikasi melakukan desk evaluasi terhadap proposal penelitian merujuk terhadap ketentuan yang berlaku (pedoman penelitian)
d Proposal yang tidak lolos dalam desk evaluasi dikembalikan kepada pengusul, disertai catatan perbaikan dalam jangka waktu sesuai dengan ketentuan yang berlaku
e Proposal yang lolos dalam desk evaluasi, diserahkan ke staf administrasi/KTU untuk diadministrasikan dan tindaklanjut pelaksanaan review oleh tim reviewer LPPM dan atau seminar
Flow Chart Pelaksanaan Desk Evaluasi Proposal
Staf adm/KTU LPPM Tim Reviewer Pengusul Proposal Proposal Lengkap Rangkap 3 Diidentifikasi dan diadministrasikan Pelaksanaan Desk Evaluasi Proposal yang
tidak Lolos Desk Evaluasi Proposal yang Lolos Desk Evaluasi Revisi Hasil revisi Proposal hasil
Revisi Desk Evaluasi Ulang
Proposal di review dan atau diseminarkan
16 Ketentuan Pelaksanaan Review dan seminar Proposal Penelitian a. Proposal penelitian yang lolos dalam desk evaluasi oleh staft
administrasi/KTU wajib diadministrasikan ke dalam buku proposal penelitian
b. KTU/staf administrasi wajib merekap judul judul proposal penelitian dalam formulir rancangan tim reviewer penelitian
c. Kapus penelitian berkewajiban menunjuk reviewer yang relevan dengan substansi materi penelitian maksimal tiga orang (dilihat dari kemampuan substansi keilmuan dan metodologi penelitian), serta dengan mempertimbangkan pemerataan keterlibatan tim reviewer, termasuk menentukan jadwal seminar proposal penelitian akan dilaksanakan.
d. Ketua dan sekretaris LPPM berwenang memberikan rekomendasi, masukan atau pertimbangan terhadap tim reviewer yang diajukan oleh kapus penelitian, jika sepakat maka membubuhkan tandatangan pada kolom yang telah disediakan.
e. Staf adm/KTU wajib mempersiapkan kelengkapan administrasi antara lain: surat tugas melakukan review kepada tim reviewer yang ditunjuk, proposal penelitian, form. Penilaian, dan surat undangan seminar proposal. Sedangkan surat pemberitahuan melakukan presentasi seminar proposal disampaikan kepada pengusul proposal.
f. Seminar proposal dipimpin oleh kepala pusat terkait atau struktural LPPM yang ditunjuk atau koordinator tim reviewer g. Kelengkapan administrasi sebagaimana poin 5 tersebut harus
disampaikan minimal 4 hari sebelum pelaksanaan seminar tersebut dilaksanakan.
h. Pada saat seminar tim review berkewajiban untuk mengembalikan proposal yang direview disertai form hasil review
i. KTU/staf administrasi berkewajiban mengembalikan atau menyampaikan koreksian tersebut ke dosen pengusul proposal, disertai surat pemberitahuan dan bukti hasil koreksi (batas waktu revisi maksimal 4 hari),Jika dalam 4 hari hasil revisi tidak disampaikan ke LPPM, maka proposal PPM tersebut dianggap gugur.
17 Prosedur pelaksanaan review dan seminar proposal Penelitian a. KTU/staf administrasi merekap judul judul proposal penelitian
yang lolos desk evaluasi, kemudian disampaikan kepada kapus penelitian
b. Kapus penelitian berkewajiban menunjuk reviewer yang relevan dengan substansi materi penelitian maksimal tiga orang (dilihat dari kemampuan substansi keilmuan dan metodologi), serta dengan mempertimbangkan pemerataan keterlibatan tim reviewer.
c. Setelah kapus penelitian menentukan tim reviewer kemudian membubuhkan tandatangan pada kolom yang telah disediakan, selanjutnya form tersebut disampaikan ke ketua LPPM melalui sekretaris LPPM
d. Ketua LPPM memberikan rekomendasi, masukan atau pertimbangan terhadap tim reviewer yang diajukan oleh kapus penelitian, jika sepakat maka membubuhkan tandatangan pada kolom yang telah disediakan.
e. Jika ketua berhalangan sekretaris berkewajiban
merekomendasi atas nama ketua LPPM
f. Rancanangan tim rviewer yang sudah disetujui ketua LPPM, disampaikan ke KTU LPPM untuk dibuatkan surat tugas untuk reviewer termasuk form penilaiannya.
g. Staf adm/KTU mempersiapkan kelengkapan administrasi antara lain: surat tugas melakukan review kepada tim reviewer yang ditunjuk, proposal penelitian, form. Penilaian, dan surat undangan seminar proposal. Sedangkan surat pemberitahuan melakukan presentasi seminar proposal disampaikan kepada pengusul
h. Tim reviewer menyampaikan hasil penilaian proposal penelitian setelah seminar proposal selesai dilaksanakan disertai hasil koreksi ditulis dalam lembar koreksi secara
i. KTU/staf administrasi berkewajiban mengembalikan atau menyampaikan koreksian tersebut ke dosen pengusul proposal, disertai surat pemberitahuan dan bukti hasil koreksi (batas waktu revisi maksimal 4 hari), Jika dalam 4 hari hasil revisi tidak disampaikan ke LPPM dan di verifikasi oleh kepala pusat penelitian, maka proposal penelitian tersebut dianggap gugur.
j. Nilai akumulasi dari proposal yang kurang dari standar yang ditetapkan dianggap tidak layak/ditolak
Flowchart pelaksanaan review/seminar proposal penelitian
Sekretaris/Ketua LPPM Kepala Pusat
Penelitian
Staf Adm/KTU Reviewer
Pengusul proposal
Surat Tugas, Form Review, undangan seminar dan
Proposal Dilakukan rekap
proposal yang lolos desk evaluasi Menunjuk reviewer maksimal 3 orang Otorisasi/ penandatanganan surat tugas Disposisi usulan reviwer Seminar proposal penelitian Draf Surat Tugas
Reviewer
Surat tugas yang ditandatangani diperbanyak Reviewer proposal yang disetujui Surat undangan semina proposal Hasil Seminar proposal penelitian Rekapitulasi rekomendasi, nilai reviewer dan hasil
seminar
keputusan
Proposal hasil revisi Revisi maksimal 4 hari
Diterima tanpaditerima dengan revisi ditolak Verifikasi hasil revisi
18 Ketentuan Penetapan Pemenang Seleksi Proposal Penelitian a Proposal yang lolos desk evaluasi wajib dilakukan review oleh
tim reviewer LPPM
kriteria, indikator, bobot, skor, dan nilai yang telah ditetapkan dalam pedoman penelitian dan PPM
c Seluruh hasil final penilaian reviwer di jumlahkan untuk kemudian di hitung nilai rata ratanya
d Kriteria penetapan pemenang seleksi poroposal Jika hasil rata rata < 200 proposal di tolak
Jika hasil rata rata di atas 300 sampai 399 diterima dan masuk pagu 1
Jika hasil rata rata di atas 399 sampai 500 diterima dan masuk pagu 2
e Ketua LPPM harus menerbitkan surat keputusan tentang proposal yang diterima sesuai pagu penelitian, serta proposal yang ditolak.
19 Prosedur Penetapan Pemenang Seleksi Proposal Penelitian a Staf Administrasi/KTU LPPM mengadministrasikan dan
merekap hasil nilai review proposal dari tim reviewer (sesuai form. Khusus ).
b Hasil perhitungan tersebut disampaikan ke kepala pusat terkait untuk di verifikasi dan ditandatangani
c Staf administrasi/KTU LPPM membuat surat keputusan tentang proposal yang diterima berdasarkan pagu penelitiannya, serta proposal yang ditolak
d Draft SK disampaikan kepada sekretaris LPPM untuk di otorisasi, selanjutnya disampaikan ke ketua LPPM untuk ditandatangani
e SK yang ditandatangani disampaikan kembali kepada staf adm/KTU untuk ditindaklanjuti.
Flowchart Penetapan Pemenang Seleksi Proposal Penelitian
Kepala Pusat Terkait Sekretaris LPPM Ketua LPPM Staf Adm/KTU LPPM
Mengadministrasikan dan merekap nilai hasil review dari tim
reviewer Hasil rekapitulasi diverifikasi dan otorisasi Membuat SK SK di paraf/di otorisasi SK ditandatangani SK diadministrasikan dan ditindaklanjuti
20 Ketentuan Pengumuman Proposal Yang Lolos Seleksi
a. LPPM wajib membuat surat edaran ke pengusul proposal berkaitan dengan keputusan diterima dan ditolaknya proposal yang diajukan, baik yang sumberdanannya dari internal maupun dari pihak luar
b. Surat edaran sebagaimana pada poin a wajib ditembuskan ke rektor dan pimpinan unit kerja
c. LPPM berkewajiban pula mempublikasi hasil seleksi proposal dalam situs LPPM atau dipampangkan dalam sebuah baligo serta di dokumentasikan dalam data base penerima bantuan penelitian
21 Prosedur Pengumuman Proposal Yang Lolos Seleksi
a. KTU/staf administrasi LPPM, membuat surat pemberitahuan ke peneliti/pelaksana PPM yang akan mendapat batuan dana b. Surat tersebut ditandatangani ketua LPPM setelah di paraf oleh
sekretaris atau pihak yang diperkenankan dalam ketentuan. Jika ketua LPPM tidak ada surat tersebut ditandatangani oleh sekretaris atau pihak yang diperkenankan oleh ketentuan c. KTU/staf administrasi menyampaikan surat ke pihak
peneliti/pelaksana PPM yang mendapat bantuan
d. KTU/staf administrasi mengapload pemberitahuan ini ke dalam situs LPPM atau dipampang dalam sebuah baligo
e. KTU/staf administrasi menyampaikan surat tembusan ke rektor dan unit kerja sebagai laporan dan koordinasi,
f. KTU/staf administrasi mengadministrasikan surat tersebut dalam buku surat keluar dan mendokumentasikan arsipnya sesuai ketentuan.
Flowchart Pengumuman Proposal Penelitian Lolos Seleksi
Sekretaris LPPM Ketua LPPM Pengusul Proposal
Rektor dan Pimpinan Unit
kerja KTU LPPM/Staf Adm
Surat pemberitahuan dan rekap proposal yang lolos dan gagal
Surat pemberitahuan dan rekap proposal yang lolos dan gagal
Surat pemberitahuan dan rekap proposal yang lolos dan gagal
Diverifikasi jika setuju dibubuhkan
paraf
setuju
Surat dan rekap perlu diperbaiki Revisi
Surat dan rekap ditandatangani
Surat dan rekap yang sudah ditandatangani
Surat dan rekap yang sudah ditandatangani
Surat dan rekap yang sudah ditandatangani Tindaklanjut upload ke web LPPM dan pengadministrasian Arsif
22 Ketentuan Pengajuan Bantuan Dana Penelitian dari LPPM ke Lembaga
a. Proposal yang selesai di review diajukan untuk mendapat pembiayaan
b. Surat pengajuan pembiayaan penelitian ditujukan ke rektor dan disampaikan melalui BAUM, dilampiri rekomendasi kriterian pagu pembiayaan dari LPPM
c. BAUM mencatat surat ajuan tersebut dalam agenda surat masuk, selanjutnya melakukan disposisi dan menyampaikan surat tersebut kepada Rektor, PR 1, PR. 2 sebagai bentuk koordinasi.
d. PR. 2 menentukan besaran nilai pembiayaan yang mengacu terhadap rekomendasi LPPM mengenai katagori pagu
23 Prosedur Pengajuan Bantuan Dana Penelitian dari LPPM ke Lembaga
a. LPPM mengajukan proposal yang selesai di review diajukan untuk mendapat pembiayaan
b. Surat pengajuan pembiayaan penelitian ditujukan ke rektor dan disampaikan melalui BAUM, dilampiri rekomendasi kriterian pagu pembiayaan dari LPPM
c. Kemudian BAUM mencatat surat ajuan tersebut dalam agenda
surat masuk, selanjutnya melakukan disposisi dan
menyampaikan surat tersebut kepada Rektor, PR 1, PR. 2 sebagai bentuk koordinasi.
d. Selanjutnya PR. 2 menentukan besaran nilai pembiayaan yang mengacu terhadap rekomendasi LPPM mengenai katagori pagu, kemudian surat tersebut disampaikan ke bagian keuangan.
Flowchart Pengajuan Biaya Penelitian dari LPPM ke Lembaga Bagian Keuangan BAUM Rektor/PR LPPM Surat Pengajuan pencairan dana, daftar peneliti yang lolos direview, kriteria
pagu Surat diadministrasikan dan dilampiri form.disposisi Surat pengajuan pencairan dana dan disposisi Dilakukan disposisi oleh Rektor dan PR
Surat yang sudah di disposisi Surat yang sudah
didisposisi
Surat yang sudah didisposisi
24 Ketentuan Pencairan Dana Penelitian oleh LPPM
a. KTU/staf keuangan LPPM mengambil dana bantuan penelitian dosen di bagian keuangan dilampiri kwitansi penerimaan uang. b. KTU/staf keuangan LPPM wajib menyampaikan informasi ke pihak peneliti pada hari diambilnya uang atau selambat lambatnya 1 hari dana penelitian tersebut cair dari bagian keuangan
c. KTU/staf keuangan LPPM wajib membuat MoU dengan pihak peneliti, di tandatangani sebanyak dua rangkap, masing masing
rangkap bermaterai Rp. 6.000 untuk masing masing pihak (ketua LPPM dan ketua peneliti)
d. Biaya administrasi dan meterai dibebankan kepada pihak peneliti
e. Penyerahan dana penelitian dialas dengan kuitansi rangkap 3 f. Besaran uang tersebut dicatat dalam buku agenda proposal
masuk dan pelaporan hasil penelitian dan buku kas keluar, g. Kwitansi lembar pertama diberikan kepada peneliti, lembar
kedua akan disampaikan untuk tembusan ke unit kerja sebagai dokumen lampiran dalam laporan penyerapan dana penelitian ke masing masing unit kerja, sedang lembar ketiga arsip di LPPM.
25 Prosedur Pencairan Dana Penelitian oleh LPPM
a. KTU/staf keuangan LPPM mengambil dana bantuan penelitian dosen di bagian keuangan.
b. KTU/staf keuangan LPPM melakukan konfirmasi ke pihak peneliti pada hari diambilnya uang atau selambat lambatnya 1 hari dana penelitian tersebut cair dari bagian keuangan bahwa dana segera diambil di LPPM.
c. Sebelum penyerahan dana penelitian pihak LPPM memberikan MoU pelaksanaan penelitian, untuk dibaca dan dipahami oleh pihak peneliti
d. Setelah sepakat MOU tersebut di tandatangani sebanyak dua rangkap, masing masing rangkap bermaterai Rp. 6.000 untuk masing masing pihak
e. Biaya administrasi dan meterai dibebankan kepada pihak peneliti
f. Setelah MOU disepakati dan ditandatangani, selanjutnya dilakukan penyerahan dana penelitian yang dialas dengan
g. Besaran uang tersebut dicatat dalam buku agenda proposal masuk dan pelaporan hasil penelitian dan buku kas keluar, h. Kwitansi lembar pertama diberikan kepada peneliti, lembar
kedua akan disampaikan untuk tembusan ke unit kerja sebagai dokumen lampiran dalam laporan penyerapan dana penelitian ke masing masing unit kerja, sedang lembar ketiga arsip di LPPM.
Flowchart Pencairan Dana Penelitian
Dosen/Kelompok Dosen KTU/Staf Keuangan LPPM Bagian Keuangan Universitas Penandatangan MOU oleh peneliti
dan LPPM Uang Kas Bantuan Penelitian Uang Kas Bantuan Penelitian MOU Uang Kas Bantuan Penelitian Konfirmasi ke pengusul dan Penyiapan MOU
26 Ketentuan Perjanjian LPPM Dengan Peneliti yang sumber Danannya dari Luar
a. LPPM dan peneliti wajib mengadakan perjanjian pelaksanaan kegiatan sesuai dengan prosedur yang ditetapkan oleh LPPM b. Isi perjanjian tersebut sesuai dengan isi perjanjian antara LPPM
c. LPPM bertindak sebagai pihak pertama dan peneliti bertindak sebagai pihak kedua
d. Perjanjian dibuat rangkap 2, dan masing masing bermaterei Rp. 6.000,
e. Perjanjian bermaterei yang ditandatangan oleh LPPM sebagai pihak pertama diserahkan kepada peneliti sebagai pihak kedua, sedangkan perjanjian bermaterei yang ditandatangan oleh peneliti sebagai pihak kedua diarsipkan di LPPM
f. Perjanjian tersebutnya sifatnya mengikat para pihak
27 Prosedur Perjanjian LPPM Dengan Peneliti yang sumber Dananya dari Luar
a. KTU/staf administrasi menyampaikan surat undangan
penandatanganan MoU atara LPPM dengan pihak penerima dana bantuan penelitian
b. Peneliti datang ke LPPM memenuhi undangan LPPM
c. Ketua LPPM atau yang mewakilinya menjelaskan tentang isi MoU
d. Peneliti kemudian menandatangani MoU sebagai pihak kedua, dan ketua LPPM menandatangani sebagai pihak pertama, MoU dibuat rangkap 2, dan masing masing bermaterei Rp. 6.000, e. Perjanjian bermaterei yang ditandatangan oleh LPPM sebagai
pihak pertama diserahkan kepada peneliti sebagai pihak kedua, sedangkan perjanjian bermaterei yang ditandatangan oleh peneliti sebagai pihak kedua diarsipkan di LPPM
f. KTU/staf administrasi mendadministrasikan Mou tersebut dalam buku dokumen kerjasama dan mendokumentasikan sesuai dengan ketentuan.
Flow Chart Pelaksanaan Perjanjian LPPM dengan Peneliti (Dana Luar)
Staf Adm/ KTU LPPM Sekretaris LPPM/Pihak
Yang Ditunjuk Ketua LPPM Peneliti Undangan Pelaksanaan MoU Undangan Pelaksanaan MoU Membuat Draft MoU Penjelasan isi MoU Penjelasan MoU Penandatanganan Mou Rangkap 2 Penandatanganan MoU Pembubuhan paraf Mou File Mou
28 Ketentuan Perjanjian LPPM Dengan Peneliti yang sumber Dananya dari Internal
a. LPPM dan peneliti wajib mengadakan perjanjian
b. Perjanjian tersebut berisi hak dan kewajiban, serta hal lainnya diantara para pihak
c. LPPM bertindak sebagai pihak pertama dan peneliti bertindak sebagai pihak kedua
d. Perjanjian dibuat rangkap 2, dan masing masing bermaterei Rp. 6.000,
e. Perjanjian bermaterei yang ditandatangan oleh LPPM sebagai pihak pertama diserahkan kepada peneliti sebagai pihak kedua, sedangkan perjanjian bermaterei yang ditandatangan oleh peneliti sebagai pihak kedua diarsipkan di LPPM
f. Perjanjian tersebutnya sifatnya mengikat para pihak
29 Prosedur Perjanjian LPPM dengan Peneliti yang sumber Dananya dari Internal
a. KTU/staf administrasi menyampaikan surat undangan
penandatanganan MoU atara LPPM dengan pihak penerima dana batuan penelitian
b. Peneliti datang ke LPPM memenuhi undangan LPPM
c. Ketua LPPM atau yang mewakilinya menjelaskan tentang isi MoU
d. Peneliti kemudian menandatangani MoU sebagai pihak kedua, dan ketua LPPM menandatangani sebagai pihak pertama, MoU dibuat rangkap 2, dan masing masing bermaterei Rp. 6.000, e. Perjanjian bermaterei yang ditandatangan oleh LPPM sebagai
f. KTU/staf administrasi mengadministrasikan Mou tersebut dalam buku dokumen kerjasama dan mendokumentasikan sesuai dengan ketentuan.
Flow Chart Pelaksanaan Perjanjian LPPM dengan Peneliti (Dana Internal)
Staf Adm/ KTU LPPM Sekretaris LPPM/Pihak
Yang Ditunjuk Ketua LPPM Peneliti Undangan Pelaksanaan MoU Undangan Pelaksanaan MoU Membuat Draft MoU Penjelasan isi MoU Penjelasan MoU Penandatanganan Mou Rangkap 2 Penandatanganan MoU Pembubuhan paraf Mou File Mou
30 Ketentuan Monitoring dan Evaluasi Internal Pelaksanaan Penelitian
a. LPPM wajib melakukan monitoring dan evaluasi pelaksanaan kegiatan
b. Kegiatan sebagaimana pada poin a dilakukan oleh tim atau pihak yang direkomendasi kepala pusat penelitian (tenaga reviewer/tenaga ahli) yang di syahkan oleh ketua LPPM melalui surat penugasan
c. Indikator monitoring dan evaluasi internal pelaksanaan penelitian mengacu terhadap proposal yang diusulkan dan MoU yang telah ditandatangani pihak peneliti dengan LPPM d. Tim atau pihak yang ditunjuk wajib melaporkan hasil monev
atau perkembangan pelaksanaan kegiatan kepada kepala pusat penelitian yang bertindak sebagai koordinator kegiatan monev e. Kepala pusat penelitian wajib menyampaikan hasil monev
sebagaimana poin 4 kepada ketua LPPM melalui sekretaris dalam form. monev penelitian yang ditetapkan.
31 Prosedur Monitoring dan Evaluasi Internal Pelaksanaan Penelitian
a. LPPM membuat tim monitoring dan evalusi pelaksanaan penelitian/PPM
b. Kapus terkait mengajukan nama anggota tim monev, sedangkan koordinator tim secara otomatis kapus terkait, usulan tersebut disampaikan ke KTU/staf administrasi
c. KTU/staf administrasi membuat draf surat tugas kemudian disampaikan ke sekretaris untuk di evalusi dan di verifikasi, jika sudah setuju maka membubuhkan paraf pada nama ketua
d. Sekretaris LPPM menyampaikan draf surat yang sudah diotorisasi
e. Ketua LPPM melakukan evaluasi nama nama yang diajukan, jika setuju maka langsung ditandatangani (jika ada revisi tentang nama tim, maka surat tugas tersebut direvisi kembali)
f. KTU/staf administrasi mengambil surat tugas yang sudah ditandatangani ketua LPPM
g. KTU/staf administrasi menggandakan surat tugas/SK tersebut dan didtribusikan ke nama nama yang tercantum, kemudian mencatat surat tugas/SK tersebut dalam buku dokumen SK, kemudian mengarsipkannya sesuai ketentuan
h. Tim monev melaksanakan tugasnya mengacu terhadap substansi
i. Setiap periode tertentu tim monev menyampaikan hasil kepada Kapus terkait, dan ketua LPPM melalui sekretaris. j. Rekomendasi hasil monev dari kapus terkait/sekretaris/ketua
Flow Chart Monitoring dan Evaluasi Internal Pelaksanaan Penelitian
Ketua LPPM
Kapus Penelitian Sekretaris LPPM Tim Monev Internal Staf adm/KTU LPPM
Usulan Tim Monev Usulan Tim Monev Internal
Pembuatan Draf surat Tugas Tim
Monev
Draf Surat Tugas Tim Monev diverifikasi dan di paraf Surat Tugas diadministrasikan dan ditindaklanjuti Draf direvisi Disetujui Draf Surat Tugas
Tim Monev Draf di tandatangani Arsif Revisi Surat Tugas Laporan Hasil Monev Pelaksanaan Monev Laporan Hasil Monev Laporan Hasil Monev
32 Ketentuan Laporan Hasil Penelitian Sumber Dana Internal
a. Hasil penelitian dilaporkan sesuai dengan sistematika yang diatur dalam pedoman LPPM yang berlaku
b. Peneliti wajib menyerahkan 1 eksemplar laporan hasil penelitian utuh, 1 eksemplar bahan untuk jurnal dalam bentuk PDF, dan 1 CD yang memuat soft copy laporan hasil penelitian utuh dan bahan untuk jurnal dalam bentuk PDF
c. Pelaporan hasil harus sesuai dengan MoU yang disepakati antara peneliti dengan LPPM
d. Staf administrasi/KTU mendokumentasikan ke dalam buku agenda proposal masuk dan pelaporan hasil penelitian (bila perlu memakai bukti terima), untuk selanjutnya disimpan pada tempat tertentu yang sudah dikodefikasi, sedangkan CD disimpan dalam tempat khusus.
e. LPPM berwenang untuk mengadakan seminar hasil penelitian terutama hasil penelitian yang dianggap layak dan baik untuk diseminarkan.
f. Setiap semester atau setiap tahun proposal dan pelaporan hasil penelitian harus di rekap dalam sebuah tabel rekapitulasi proposal dan pelaporan hasil penelitian (antara proposal dan pelaporan hasil penelitian terpisah).
33 Prosedur Laporan Hasil Penelitian Sumber Dana Internal
a. Peneliti sesuai batas waktu yang ditetapkan dalam MoU wajib menyerahkan hasil penelitian ke LPPM dengan sistematika yang diatur dalam pedoman LPPM yang berlaku
b. Peneliti wajib menyerahkan 1 eksemplar laporan hasil penelitian lengkap (sesuai dengan ketentuan dan MoU), antara lain 1 eksemplar bahan untuk jurnal dalam bentuk PDF, dan 1 CD yang memuat soft copy laporan hasil penelitian utuh dan
c. Staf adm/KTU melakukan verifikasi kelengkapan laporan hasil penelitian, Jika laporan tersebut tidak lengkap maka dikembalikan lagi kepada peneliti untuk dilengkapi
d. KTU/Staf administrasi mendokumentasikan ke dalam buku agenda proposal masuk dan pelaporan hasil penelitian (bila perlu memakai bukti terima), untuk selanjutnya disimpan pada tempat tertentu yang sudah dikodefikasi, sedangkan CD disimpan dalam tempat khusus.
e. Buki terima penyerahan hasil penelitian disampaikan ke pihak peneliti
Flowchart Laporan Hasil Penelitian Sumber Dana Internal Staf Adm/KTU LPPM Peneliti Hasil Penelitian CD Hasil Penelitian CD Verifikasi kelengkapan Hasil Penelitian CD Tidak Hasil Penelitian ya CD Perbaikan kelengkapan Dokumentasi dan administrasi hasil penelitian Bukti penyerahan hasi penelitian Bukti penyerahan hasi penelitian
34 Ketentuan Pelaporan Kelembagaan Ke DIKTI
a. LPPM secara kelembagaan wajib melakukan pelaporan ke DIKTI atas kegiatan penelitian yang sumber pembiayaannya dari DIKTI
b. LPPM wajib mematuhi ketentuan yang telah disepakati dalam MoU dengan Dikti
c. Pelaporan hasil penelitian dilakukan secara kolektif dan diajukan ke DIKTI sebagai bentuk pertanggungjawaban kelembagaan sesuai dengan MoU antara LPPM dengan DIKTI melalui Kopertis.
35 Prosedur Pelaporan Kegiatan Pelaksanaan Penelitian dan PPM Ke DIKTI
a. Peneliti yang sumber dananya dari DIKTI menyampaikan laporan lengkap sesuai dengan ketentuan ke LPPM
b. KTU/staf administrasi menerima dan mencatat laporan (laporan termin ke 1 atau laporan akhir) dalam buku laporan penelitian (dialas dengan bukti penerimaan rangkap 2, ragkap 1 untuk peneliti, rangkap 2 sebagai arsip di LPPM)
c. KTU/staf aministrasi LPPM mempersiapkan surat pengantar laporan penelitian ke DIKTI jika dikirim melalui email maka KTU/staf administrasi LPPM mengirim via email sesuai dengan ketentuan berlaku dalam MoU(bila dikirim secara on line), d. Ketua LPPM melalui sekretaris melakukan verifikasi terhadap
surat dan dokumen laporan tersebut
e. Ketua LPPM melakukan otorisasi surat tersebut.
f. KTU/staf administrasi mengirimkan laporan tersebut di sertai surat pengantar lembar pertama, sedangkan surat lembar ke 2 disampaikan ke rektor sebagai laporan dan lembar ke 3 sebagai arsip
g. KTU/staf administrasi surat keluar tersebut dalam buku surat keluar dan mendokumentasikan bukti pengiriman/faktur pengiriman serta arsip laporan sesuai ketetuan
Flowchart Pelaporan Kegiatan Penelitian Sumber Dana Dari DIKTIi
Rektor Ketua LPPM Staf Adm/KTU LPPM Sekretaris LPPM Dikti Peneliti
Laporan per termin atau akhir
Bukti Penerimaan Laporan
Laporan per termin atau akhir Bukti Penerimaan Laporan (3 Rangkap) Surat Pengantar Laporan (3 rangkap) dan dokumennya. Surat Pengantar Laporan (Sebagai Laporan) Surat Pengantar Laporan (3 rangkap) dan dokumennya. Surat Pengantar Laporan (3 rangkap) dan dokumennya. Surat Pengantar Laporan dan dokumennya. Verifikasi dan Paraf Penandatanganan
Surat Pengantar Laporan (3 rangkap) dan dokumennya. Surat Pengantar Laporan (Sebagai Laporan) arsip
36 Ketentuan Pelaksanaan Seminar Hasil Penelitian Internal
a. LPPM melalui kepala pusat penelitian melakukan seleksi kualitas hasil penelitian, yang diselenggarakan per akhir tahun anggaran
b. LPPM berwenang untuk meminta pihak peneliti untuk melakukan publikasi melalui seminar hasil internal.
c. Teknis penyelengaraan kegiatan sepenuhnya kewenangan LPPM melalui kepala penelitian
d. LPPM melalui kepala pusat penelitian berkewajiban mengundang peserta seminar sesuai dengan relevansi keilmuan maupun jika diperlukan mengundang pihak pihak luar yang memungkinkan adanya tindaklanjut kegiatan (unit kerja internal, lembaga dan instansi pemerintah, perusahaan, para praktisi atau pihak lainnya).
37 Prosedur Pelaksanaan Seminar Hasil Penelitian Internal
a Kepala pusat penelitian melakukan seleksi terhadap hasil penelitian setiap akhir tahun anggaran.
b Hasil penyeleksian tersebut di rekapitulasi kemudian disampaikan ke staf adm/KTU untuk ditindaklanjuti
c Staf Adm/KTU membuat surat undangan melakukan seminar terhadap para peneliti/pelaksana PPM yang terpilih, selain itu juga dibuatkan undangan kepada pihak pihak terkait yang memiliki relevansi (unit kerja internal, lembaga dan instansi pemerintah, perusahaan, para praktisi atau pihak lainnya). d Surat undangan disampaikan kepada sekretaris LPPM untuk
diparaf selanjutnya disampaikan kepada ketua LPPM untuk ditandatangani
e Staf adm/KTU LPPM menyebar surat undangan terhadap narasumber dan peserta seminar.
Flowchart Pelaksanaan Seminar Hasil Penelitian
Narasumber/Peneliti Kepala Pusat Sekretaris LPPM Penelitian
Staf adm/KTU
LPPM Ketua LPPM Peserta Undangan
Penyeleksiaan hasil penelitian/ PPM Rekapitulasi hasil penyeleksian hasil penelitian/PPM Surat Undangan terhadap narasumber dan peserta undangan Dilakukan paraf terhadap surat undangan Penandatanganan surat undangan Surat undangan disebar Undangan narasumber Undangan sebagai peserta seminar File
38 Ketentuan Tindak Lanjut Hasil Penelitian
a. Setiap hasil penelitian yang didanai oleh internal maupun yang memperoleh sumber dana dari luar wajib untuk dipublikasi pada jurnal hasil penelitian
b. Publikasi sebagaimana pada poin 1, minimal diterbitkan pada jurnal hasil penelitian yang ber ISSN pada jurnal yang ada di lingkungan internal
c. Lembaga Universitas berkewajiban untuk memfasilitasi dan mendukung publikasi hasil penelitian untuk diterbitkan pada
d. Lembaga Universitas berkewajiban memfasilitasi dan mendukung terhadap hasil penelitian model terapan atau teknologi tepat guna untuk diaplikasikan dalam kegiatan Pengabdian kepada masyarakat
39 Prosedur Tindaklanjut Hasil Penelitian untuk Kegiatan PPM a. Hasil penelitian yang lolos seleksi tim yang dibentuk LPPM akan
ditindak lanjuti untuk kegiatan PPM
b. LPPM menyampaikan informasi kepada peneliti, bahwa penelitian tersebut layak untuk diimplementasikan, selanjutnya LPPM melalui kepala pusat PPM membuat tim PPM termasuk di dalamnya personil peneliti
c. Tim PPM membuat proposal pelaksanaan PPM ditujukan ke rektor c.q ketua LPPM
d. LPPM melakukan review proposal oleh tim reviewer yang ditunjuk
e. Kalau ada revisi perlu diperbaiki paling lambat 4 hari sejak surat pemberitahuan diterima pengusul
f. Proposal yang diterima akan didanai g. Tim melakukan PPM
h. Pelaksanaan PPM dilakukan monev oleh tim yang dibentuk LPPM dengan koordinator kepala pusat PPM
i. Hasil PPM wajib dilaporkan dalam bentuk pertanggungjawaban kegiatan kepada LPPM
j. LPPM mengupayakan hasil PPM dibuat dalam jurnal pengabdian kepada masyarakat.
Flowchart Tindaklanjut Hasil Penelitian untuk Kegiatan PPM
LPPM TIM PPM Tim Reviewer
Proposal Tim Monev Peneliti Laporan Hasil penelitian Membentuk tim seleksi hasil penelitian
Lolos / tidak lolos seleksi Pemberitahuan bahwa hasil penelitian akan ditindaklanjuti Lolos LPPM tim PPM termasuk personil peneliti, tim review proposal, dan tim
monev Hasil seleksi tim Tim PPM membuat proposal Proposal direview Hasil review Proposal disamapikan ke LPPM, dilengkap surat pengatar Hasil review, disertai catatn untuk revisi Perbaikan proposal Proposal lolos seliksi Lolos Revisi Pelaksanaan PPM Pelaksanaan Monev PPM Surat tugas tim
review proposal Surat tugas monev PPM
Laporan kegiatan PPM
40 Prosedur Hasil Penelitian ke Publikasi ke Jurnal Internal
a. Peneliti membuat artikel dari hasil penelitian sesuai dengan ketentuan jurnal yang dituju, kemudian menyampaikannya ke pengelola jurnal
b. Pengelola jurnal mendokumentasikan secara baik artikel yang
diusulkan, kemudian mendistribusikan ke tim
penyunting/review, disertai form. Penilaian, dan surat tugas review artikel
c. Tim penyunting/review mengembalikan artikel paling lambat 3 hari kepada pengelola jurnal disertai hasil telaahan yang disajikan dalam form. Penilaian
d. Artikel yang revisinya tidak selesai 2 minggu sebelum waktu pencetakan jurnal dialokasikan untuk terbitan jurnal berikutnya.
e. Artikel yang memenuhi ketentuan berdasarkan pertimbangan tim penyunting/review kemudian diterbitkan.
Flowchart Publikasi Hasil Penelitian ke Jurnal Internal
Pengelola Jurnal di Unit Kerja
Tim Penyunting/
reviwer isi Jurnal LPPM
Peneliti Tim peneliti membuat artikel sesuai pedoman penulisan Artikel di dokumentasikan Menyiapkan surat tugas kepada tim
penyiunting/ reviewer
Tim menerima artikel dan surat tugas untuk review
Tim melaksanakan review maksimal
3 hari
Artikel lolos revisi Revisi artikel maksimal 2 minggu sebelum waktu pencetakan Perlu revisi Tidak ya Artikel dikompilasi dan diseting sesuai ketentuan menjadi draf jurnal
Pengelola jurnal mengirim surat permintaan pencetakan,
disertai draf jurnal dan daftar pihak yang harus
dikirim
Dilakukan desk evaluasi draf jurnal
Hasil desk evaluasi tim
LPPM revisi
Draf perlu revisi
Draf jurnal siap di cetak Lolos Revisi
41 Ketentuan Sangsi Wanprestasi Untuk Peneliti yang sumber Dananya dari DIKTI
a. LPPM berwenang memberikan sangsi bagi para peneliti yang wanprestasi terhadap perjanjian yang telah disepakati
b. Sangsi sebagaimana pada poin 1 diberikan jika tidak diperolehnya alasan yang rasional, dan faktor kesengajaan. c. Jika wanprestasi tersebut disebabkan oleh kondisi force major
atau dengan alasan yang rasional serta bukan karena faktor kesengajaan, maka diberikan tenggang waktu selama ½ dari waktu pelaksanaan kegiatan yang tertera salam surat perjanjian.
d. Sangsi sebagaimana poin 2, selain sangsi yang mengikat dalam surat perjanjian, ditambah dengan LPPM memberikan sangsi untuk tidak merekomendasi pengusulan proposal penelitian maupun PPM minimal selama 2 tahun
42 Ketentuan Sangsi Wanprestasi Untuk Peneliti Yang Sumber Dananya dari Internal
a. LPPM berwenang memberikan sangsi bagi para peneliti yang wanprestasi terhadap perjanjian yang telah disepakati.
b. Sangsi sebagaimana pada poin 1 diberikan jika tidak diperolehnya alasan yang rasional, dan faktor kesengajaan. c. Jika wanprestasi tersebut disebabkan oleh kondisi force major
atau dengan alasan yang rasional serta bukan karena faktor kesengajaan, maka diberikan tenggang waktu selama ½ dari waktu pelaksanaan kegiatan yang tertera salam surat perjanjian.
d. Sangsi sebagaimana poin 2, selain sangsi yang mengikat dalam surat perjanjian, ditambah dengan tidak diberi kesempatan untuk mendapat bantuan dana penelitian atau dana bantuan
43 Ketentuan Penggalangan Dana Kegiatan Penelitian Sumber Dana dari Luar
a. LPPM berkewajiban mengupayakan penggalangan dana kegiatan penelitian
b. Penggalangan dana diberikan jika pencairan dana kegiatan yang bersumber dari luar (pihak eksternal) mengalami keterlambatan
c. Besarnya penggalangan dana minimal bisa memenuhi kebutuhan untuk kegiatan pada termin kegiatan berjalan d. Sumber penggalangan dana diupayakan dari anggaran LPPM
atau dari pihak Universitas
e. LPPM wajib membuat perjanjian dengan pihak peneliti atau pihak yang melaksanakan PPM mengenai penyelesaian pembayaran dana galangan
f. Realisasi penggalangan dana paling lambat 6 hari dihitung sejak surat diterima dari pihak peneliti
44 Prosedur Pengajuan Penggalangan Dana Kegiatan Penelitian Sumber Dana Dari Luar
a. Pengajuan permintaan penggalangan kegiatan penelitian yang yang sumber dana nya dari pihak eksternal disampaikan oleh yang menerima hibah/bantuan/ sumber dana dari luar
b. LPPM wajib menindaklanjuti ajuan penggalangan dana penelitian tersebut dengan mengajukan surat permohonan penggalangan dana
c. Surat tersebut ditujukan kepada Rektor cq. Pr.2 melalui BAUM d. Isi surat harus menjelaskan pos/sub pos sumber pembiayaan e. KTU/Staf administrasi LPPM menyampaikan surat tersebut ke
f. KTU/staf administrasi wajib mengadministrasikan surat keluar ke dalam buku dokumen surat keluar, buku ekspedisi, dan mendokumentasikan sesuai ketentuan
g. BAUM wajib mengadministrasikan surat tersebut dan melampirkan disposisi dan menyampaikan surat tersebut ke rektor c.q Pr 2.
h. Setelah rektor dan Pr 2 memberikan disposisi, maka surat dan disposisi tersebut diberikan ke bagian keuangan
Flowchart Pengajuan Penggalangan dana Penelitian sumber dari Luar
LPPM BAUM Rektor/PR Bag.Dana Unsil Peneliti Surat pengajuan penggalangan dana penelitian Surat pengajuan penggalangan dana kegiatan penelitianPPM LPPM membuat surat ajuan dana penggalangan dsertai surat dari
pemohon
Surta ajuan dari LPPM
Disposisi
Surta ajuan dari LPPM
Disposisi
Surat pengajuan dan disposisi
45 Prosedur Pencairan Penggalangan Dana Kegiatan Penelitian Sumber Dana dari Luar
a. Staf keuangan LPPM setelah menerima pencairan uang dari bagian keuangan Rektorat, mempersiapkan kuitansi rangkap 2, yang dibuat secara benar, jelas dan lengkap.
b. KTU/staf keuangan berkewajiban menghubungi pihak yang mengajukan penggalangan dana pada hari turunnya dana dari universitas, atau paling lambat satu hari setelah turunnya dana.
c. Pihak yang mengajukan penggalangan dana datang ke LPPM, menghubungi KTU/staf keuangan LPPM
d. KTU/staf keuangan menyerahkan dana insentif tersebut dialas dengan kwitansi rangkap 2 dan surat perjanjian penggalangan dana rangkap 2 yang harus ditandatangani oleh pihak penerima dana penggalangan
e. Staf keuangan menyerahkan uang kepada pihak yang mengajukan dana penggalangan dilampiri kwitansi lembar ke 1 dan surat perjanjian penggalangan dana lembar ke 1
f. Staf keuangan wajib mengadministrasikan ke dalam buku pengeluaran kas, dan mendokumentasikan kwitansi rangkap ke 2 dalam dokumen bukti kas keluar, serta mendokumentasikan surat perjanjian dana penggalangan
Flowchart Pencairan Dana Talangan Penelitian (sumber dana dari luar)
KTU/Staf Keuangan
LPPM Bag Keuangan Unsil
Peneliti Dana talangan penelitian Dana talangan penelitian Diadministrasikan, pembuatan kwitansi rangkap 2 Pemberitahuan kepada peneliti Penandatanganan kwitansi oleh peneliti Kwitansi lembar ke 2 Dana talang arsif
46 Ketentuan Permintaan Tenaga Ahli / Dosen dalam Kegiatan Penelitian oleh Pihak Eksternal
a. Pihak Pengguna (instansi, lembaga pemerintah/swasta) wajib mengajukan Surat Permintaan ijin ke Lembaga Universitas Siliwangi
b. Surat Permohonan ijin Penggunaan Tenaga Ahli / Dosen ditujukan ke Rektor c.q. Ketua LPPM
c. LPPM wajib merespon, mempertimbangkan dan
menindaklanjuti permintaan tersebut
d. Kepala Pusat penelitian berkewajiban untuk menunjuk nama-nama tenaga ahli dengan merujuk pada SK Rektor tentang Tenaga Ahli atau berdasarkan pertimbangan lainnya
e. Ketua LPPM wajib memberikan pertimbangan atas usulan kapus penelitian
f. LPPM wajib membuat surat tugas untuk tenaga ahli yang akan digunakan pihak luar.
g. LPPM wajib membalas surat permohonan ijin dari pihak luar, dilampiri nama nama yang direkomendasikan
h. Surat balasan ke pihak pengguna wajib ditembuskan ke rektor sebagai laporan, dan ke pihak unit kerja terkait sebagai bentuk koordinasi, serta arsif.
47 Prosedur Permintaan Tenaga Ahli / Dosen dalam Kegiatan Penelitian oleh Pihak Eksternal
a. Surat permohonan Ijin dari pihak Pengguna (instansi,lembaga pemerintah/swasta) diterima LPPM, KTU/Staf administrasi LPPM mencatat di buku surat masuk, kemudian melampirkan form. disposisi.
b. Kepala pusat penelitian menelaah dan menentukan tenaga ahli merujuk pada SK rektor tentang tenaga ahli atau berdasarkan pertimbangan lainnya.
c. Kepala pusat penelitian mengusulkan nama-nama tenaga ahli ke Ketua LPPM melalui sekretaris,
d. Ketua dan sekretaris LPPM memberikan paraf pesetujuan atau memberikan masukan / pertimbangan bila tidak menyetujui. e. KTU/Staf administrasi LPPM membuat rancangan surat tugas
untuk tenaga ahli yang telah ditentukan diserahkan ke ketua LPPM melalui seketaris untuk ditelaah dan surat balasan ke pihak pemohon
f. Ketua LPPM atau pihak yang ditunjuk sesuai ketentuan mewakili atas nama Ketua LPPM menandatangani Surat Tugas, kemudian surat tugas tersebut disampaikan ke tenaga ahli yang ditugaskan
g. LPPM mengirimkan surat balasan kepihak pemohon yang dilampiri nama-nama tenaga ahli yang direkomendasikan. Surat tersebut ditembuskan ke rektor sebagai bentuk laporan, ke pimpinan unit kerja terkait sebagai bentuk koordinasi, dan arsip
Flowchart Permintaan Tenaga Ahli / Dosen dalam Kegiatan Penelitian oleh Pihak Eksternal Ketua LPPM Tenaga Ahli Pimp. Unit Kerja KTU LPPM/ Staf Adm Kapus
Penelitian Sekretaris LPPM Rektor Pemohon Surat permohonan permintaan Tenaga Ahli Surat permohonan diadministrasi kan dan melampirkan form.disposisi Surat permohonan didisposisi Surat permohonan dan usulan tenaga ahli didisposisi Surat permohonan dan usulan tenaga ahli didisposisi Membuat usulan nama tenaga ahli Pembuatan surat tugas dan
surat balasan Surat permohonan, nama tenaga ahli yang didisposisi dan disetujui
Pemarafan dan penandatanganan surat tugas dan surat balasan ke pihak pemohon oleh Ketua
LPPM atau pihak yang diperkenankan menurut ketentuan
Surat tugas dan surat balasan yang sudah ditandatangan Surat tugas Tembusan surat balasan dan surat tugas Tembusan surat balasan dan surat tugas T surat balasan dan daftar tenaga ahli yang
direkomendasi
