APLIKASI DAILY ACTIVITY

(1)

DOKUMEN USER MANUAL

APLIKASI DAILY ACTIVITY

(Dashboard)

Tanggal

:

Oktober 2008

Pusintek Setjen Departemen Keuangan

Oktober 2008

(2)

Pushaka – Pusintek

DAFTAR ISI

Hal 1. Pendahuluan ... 1 1.1 Latar Belakang ... 1 1.2 Tujuan ... 1 1.3 Ruang Lingkup ... 1

1.4 Spesifikasi Modul Terintegrasi ... 2

1.5 Diagram Aliran Data Modul Rapim Monitoring ... 3

1.6 Diagram Aliran Data Modul SMS Gateway ... 3 2. Prosedur Login ... 4 3. Main Menu ... 5 4. Rapim Monitoring ... 6 4.1 Rapat ... 6 4.1.1 Permintaan Rapat ... 6 4.1.2 Persiapan Rapat ... 10 4.1.3 Pelaksanaan Rapat ... 15 4.1.4 Penundaan Rapat ... 17 4.1.5 Pembatalan Rapat ... 19

4.2 Pelaksanaan Tindak Lanjut ... 20

4.2.1 Off-Track ... 21

4.2.2 On-Track ... 28

4.2.3 Alert ... 29

4.2.4 Selesai ... 30

4.2.5 Komentar Tindak Lanjut ... 31

4.2.6 Usulan Perpanjangan Waktu ... 33

4.3 Pencarian ... 34

4.3.1 Cari Rapat ... 34

4.3.2 Cari Tindak Lanjut ... 36

4.3.3 Cari File ... 39

(3)

4.4 Statistik ... 41

4.4.1 Statistik Rapat ... 41

4.4.2 Statistik Tindak Lanjut 1 ... 43

4.4.3 Statistik Tindak Lanjut 2 ... 44

4.5 Pending Matters ... 46 5. Kalender Kegiatan ... 48 5.1 Kegiatan ... 48 5.1.1 Permintaan Kegiatan ... 48 5.1.2 Persiapan Kegiatan ... 51 5.1.3 Pelaksanaan Kegiatan ... 53 5.1.4 Penundaan Kegiatan ... 56 5.1.5 Pembatalan Kegiatan ... 57 5.2 Kalender ... 59 5.2.1 Kalender Harian ... 60 5.2.2 Kalender Bulanan ... 61 5.2.3 Kalender Tahunan ... 62 5.3 Statistik Kegiatan ... 64 6. SMS Gateway ... 65 6.1 SMS Masuk ... 65 6.2 SMS Keluar ... 66 6.3 Kirim SMS ... 67 6.4 Broadcastes SMS ... 68 6.5 Statistik SMS ... 70 6.6 Cari SMS ... 71 7. Perhatian Publik ... 74 7.1 Artikel Baru ... 74 7.2 Cari Artikel ... 75 7.3 Topik Artikel ... 76 8. Matriks Monitoring ... 79 8.1 Input Matriks ... 79 8.2 Display Matriks ... 82 8.3 Pending Matriks ... 83 8.4 Statistik Matriks ... 85 9. Penutup ... 87

ii

(4)

DAFTAR GAMBAR

Hal

Gambar 2.1. User Login ... 4

Gambar 2.2. Message User Login ... 4

Gambar 3.1. Menu Utama Dashboard ... 5

Gambar 4.1.1 Menu Rapat ... 6

Gambar 4.1.1.1 Menu Permintaan Rapat ... 6

Gambar 4.1.1.2 Permintaan Rapat ... 7

Gambar 4.1.1.3 Form Permintaan Rapat ... 7

Gambar 4.1.1.4 Detil Permintaan Rapat ... 8

Gambar 4.1.1.5 Form Agenda ... 9

Gambar 4.1.1.6 Detil Agenda Rapat ... 9

Gambar 4.1.2.1 Menu Persiapan Rapat ... 10

Gambar 4.1.2.2 Detil Persiapan Rapat ... 11

Gambar 4.1.2.3 Detil Persiapan Rapat dgn Reguler User ... 11

Gambar 4.1.2.4 Detil Persiapan Rapat dgn Executive User ... 12

Gambar 4.1.2.5 Detil Agenda Rapat ... 13

Gambar 4.1.2.6 Detil Undangan Rapat ... 13

Gambar 4.1.2.7 Detil Peserta Rapat ... 14

Gambar 4.1.2.8 Detil File Bahan Rapat ... 14

Gambar 4.1.3.1 Menu Pelaksanaan Rapat ... 15

Gambar 4.1.3.2 Detil Pelaksanaan Rapat ... 16

Gambar 4.1.3.3 Detil Pelaksanaan Rapat dgn executive user ... 16

Gambar 4.1.3.4 Detil Pelaksanaan Rapat dgn reguler user ... 17

Gambar 4.1.4.1 Menu Penundaan Rapat ... 17

Gambar 4.1.4.2 Detil Penundaan Rapat ... 18

Gambar 4.1.4.3 Edit Detil Penundaan Rapat ... 18

Gambar 4.1.5.1 Menu Pembatalan Rapat ... 19

Gambar 4.1.5.2 Detil Pembatalan Rapat ... 20

Gambar 4.2.1 Menu Pelaksanaan Rapat ... 21

Gambar 4.2.1.1 Off Track ... 21

Gambar 4.2.1.2 Daftar Off Track ... 22

Gambar 4.2.1.3 Detil Off Track ... 22

Gambar 4.2.1.4 Form Kesimpulan Rapat ... 23

Gambar 4.2.1.5 Form Tindak Lanjut ... 23

(5)

Gambar 4.2.1.6 Form Komentar ... 24

Gambar 4.2.1.7 Form Peserta Rapat ... 25

Gambar 4.2.1.8 Form File Bahan Rapat ... 26

Gambar 4.2.1.9 Form File Hasil Rapat ... 27

Gambar 4.2.2.1 On Track ... 29

Gambar 4.2.2.2 Daftar On Track ... 29

Gambar 4.2.3.1 Alert ... 30

Gambar 4.2.3.2 Daftar Alert ... 30

Gambar 4.2.4.1 Selesai ... 31

Gambar 4.2.4.2 Daftar Selesai ... 31

Gambar 4.2.5.1 Komentar Tindak Lanjut ... 32

Gambar 4.2.5.2 Statistik Komentar Tindak Lanjut ... 32

Gambar 4.2.6.1 Usulan Perpanjangan Waktu ... 33

Gambar 4.2.6.2 Parameter Usulan Perpanjangan Waktu ... 33

Gambar 4.3.1 Menu Pencarian ... 34

Gambar 4.3.1.1 Cari Rapat ... 34

Gambar 4.3.1.2 Form Parameter Cari Rapat ... 35

Gambar 4.3.1.3 Hasil Cari Rapat ... 36

Gambar 4.3.2.1 Cari Tindak Lanjut ... 37

Gambar 4.3.2.2 Form Parameter Cari Tindak Lanjut ... 37

Gambar 4.3.2.3 Hasil Cari Tindak Lanjut ... 38

Gambar 4.3.3.1 Cari File ... 39

Gambar 4.3.3.2 Form Parameter Cari File ... 39

Gambar 4.3.3.3 Hasil Cari File ... 40

Gambar 4.4.1 Menu Statistik ... 41

Gambar 4.4.1.1 Statistik Rapat ... 41

Gambar 4.4.1.2 Hasil Statistik Rapat ... 42

Gambar 4.4.1.3 Daftar Statistik Rapat ... 42

Gambar 4.4.2.1 Statistik Tindak Lanjut 1 ... 43

Gambar 4.4.2.2 Hasil Statistik Tindak Lanjut 1 ... 43

Gambar 4.4.2.3 Daftar Statistik Tindak Lanjut 1 ... 44

Gambar 4.4.3.1 Statistik Tindak Lanjut 2 ... 44

Gambar 4.4.3.2 Hasil Statistik Tindak Lanjut 2 ... 45

(6)

Gambar 4.4.3.3 Statistik Tindak Lanjut selesai & belum selesai

... 45

Gambar 4.4.3.4 Statistik Tindak Lanjut per Unit Eselon I ... 46

Gambar 4.5.1 Pending Matters ... 46

Gambar 4.5.2 Parameter Pending Matters ... 47

Gambar 4.5.3 Detil Pending Matters ... 47

Gambar 5.1.1 Kalender Kegiatan ... 48

Gambar 5.1.1.1 Menu Permintaan Kegiatan ... 48

Gambar 5.1.1.2 Add Kegiatan ... 49

Gambar 5.1.1.3 Form Permintaan Kegiatan ... 49

Gambar 5.1.1.4 Daftar Permintaan Kegiatan ... 51

Gambar 5.1.2.1 Menu Persiapan Kegiatan ... 52

Gambar 5.1.2.2 Persiapan Kegiatan ... 52

Gambar 5.1.2.3 Daftar Persiapan Kegiatan ... 52

Gambar 5.1.3.1 Menu Pelaksanaan Kegiatan ... 54

Gambar 5.1.3.2 Pelaksanaan Kegiatan ... 54

Gambar 5.1.3.3 Daftar Pelaksanaan Kegiatan ... 55

Gambar 5.1.4.1 Menu Penundaan Kegiatan ... 56

Gambar 5.1.4.2 Penundaan Kegiatan ... 56

Gambar 5.1.4.3 Daftar Penundaan Kegiatan ... 57

Gambar 5.1.5.1 Menu Pembatalan Kegiatan ... 58

Gambar 5.1.5.2 Daftar Pembatalan Kegiatan ... 58

Gambar 5.2.1 Menu Kalender ... 59

Gambar 5.2.1.1 Kalender Harian ... 60

Gambar 5.2.1.2 Detil Kalender Harian ... 60

Gambar 5.2.2.1 Menu Kalender Bulanan ... 61

Gambar 5.2.2.2 Kalender Bulanan ... 61

Gambar 5.2.2.3 Daftar Kalender Bulanan ... 62

Gambar 5.2.3.1 Menu Kalender Tahunan ... 63

Gambar 5.2.3.2 Kalender Tahunan ... 63

Gambar 5.3.1 Menu Statistik Kegiatan ... 64

Gambar 5.3.2 Statistik Kegiatan ... 64

Gambar 6.1 Menu Dashboard SMS Gateway ... 65

Gambar 6.1.1 Menu SMS Masuk ... 65

Gambar 6.1.2 Detil SMS Masuk ... 66

(7)

Gambar 6.2.1 Menu SMS Keluar ... 66

Gambar 6.2.2 Detil SMS Keluar ... 67

Gambar 6.3.1 Menu Kirim SMS ... 67

Gambar 6.3.2 Detil Kirim SMS ... 68

Gambar 6.3.3 Form Kirim SMS ... 68

Gambar 6.4.1 Menu Broadcast SMS ... 69

Gambar 6.4.2 Detil Broadcast SMS ... 69

Gambar 6.4.3 Form Broadcast SMS ... 70

Gambar 6.5.1 Menu Statistik SMS ... 70

Gambar 6.5.2 Detil Statistik SMS ... 71

Gambar 6.6.1 Menu Cari SMS ... 72

Gambar 6.6.2 Detil Cari SMS ... 72

Gambar 6.6.3 Hasil Cari SMS ... 73

Gambar 7.1.1 Menu Artikel Baru ... 74

Gambar 7.1.2 Daftar Artikel Baru ... 74

Gambar 7.2.1 Menu Cari Artikel ... 75

Gambar 7.2.2 Parameter Cari Artikel ... 75

Gambar 7.3.1 Menu Topik Artikel ... 76

Gambar 7.3.2 Daftar Topik Artikel ... 76

Gambar 7.3.3 Form Perekaman Topik Artikel ... 77

Gambar 8.1 Menu Matrik Monitoring ... 79

Gambar 8.1.1 Input Matriks ... 79

Gambar 8.1.2 Daftar Matriks ... 80

Gambar 8.1.3 Detil Matriks ... 80

Gambar 8.1.4 Form Perekaman Matriks ... 81

Gambar 8.1.5 Form Perekaman Sub Item ... 81

Gambar 8.1.6 Form Status Tindakan ... 82

Gambar 8.2.1 Menu Display Matriks ... 82

Gambar 8.2.2 Display Matriks ... 83

Gambar 8.2.3 Detil Display Matriks ... 83

Gambar 8.3.1 Menu Pending Matriks ... 84

Gambar 8.3.2 Pending Matriks ... 84

Gambar 8.3.3 Parameter Pending Matriks ... 85

Gambar 8.4.1 Menu Statistik Matriks ... 85

Gambar 8.4.2 Statistik Matriks ... 85

(8)

Pushaka – Pusintek 1

1 Pendahuluan

1.1 Latar Belakang

Adanya kebutuhan yang sangat tinggi atas permintaan rapat yang berasal dari Menteri Keuangan maupun dari Unit Eselon I lainnya di lingkungan Departemen Keuangan maupun dari Departemen Lain, sehingga diperlukan adanya suatu fasilitas pengelolaan yang baik dan akurat sesuai dengan tingkat kepentingan terhadap permintaan rapat tersebut. Untuk mendukung aktivitas dan frekuensi permintaan agenda rapat tersebut telah disiapkan suatu dashboard untuk memudahkan dan mengelola agenda rapat yang dapat dilakukan secara online maupun menggunakan fasilitas sms gateway.

1.2 Tujuan

Dokumen ini dimaksudkan untuk menjadi pedoman bagi Unit Eselon I di lingkungan Departemen Keuangan dan diharapkan dengan adanya dokumen manual ini, dapat diperoleh manfaat antara lain sebagai berikut :

Memberi kemudahan kepada Unit Eselon I di lingkungan Departemen Keuangan dalam hal memonitor agenda rapat yang diajukan maupun telah disetujui serta mengetahui sejauh mana agenda rapat tersebut akan dilaksanakan.

Memberikan informasi kepada unit pengguna dalam hal ini Unit Eselon I di lingkungan Departemen Keuangan dalam mengevaluasi hasil tindak lanjut hasil rapat dari setiap Unit Eselon 1 yang menjadi penanggung jawabnya. Memberikan kemudahan kepada Unit Eselon I dalam hal meminta agenda

rapat baik secara on line maupun menggunakan fasilitas SMS Gateway yang sudah disiapkan dalam dashboard.

1.3 Ruang Lingkup

Ruang lingkup penggunaan dashboard ini dibagi kedalam 3 jenis pengguna yaitu: 1.3.1 Reguler User (Unit Eselon I), bertugas dan mempunyai wewenang dalam

hal :

Melakukan Permintaan Rapat. Menambahkan File Bahan Rapat.

Mengupdate komentar sebagai penjelasan atas status tindak lanjut rapat. 1.3.2 Executive User (Pushaka), bertugas dan mempunyai wewenang dalam hal :

(9)

Pushaka – Pusintek 2 Melakukan Permintaan Rapat

Menyetujui Permintaan Rapat Berhak membatalkan Rapat Berhak menunda Rapat Menentukan peserta Rapat

Menambahkan file hasil bahan rapat

1.3.3 Administrator bertugas dan mempunyai wewenang dalam hal : Pengelolaan Data Referensi

Pengelolaan User dan hak akses Update daftar rapat

1.4 SPESIFIKASI MODUL TERINTEGRASI

Adapun spesifikasi sistem yang dibutuhkan untuk bisa menjalankan aplikasi antara lain :

Sistem Operasi

Windows XP / Server / Vista Linux OS

Mac OS

Database Server MySQL Server 5.0

Web Server Apache 2.0

Programming Language PHP 5.0

External Application

Microsoft Office Open Office

Adobe Acrobat Reader Winzip Web Browser Mozilla Firefox Internet Explorer Opera Safari

Adapun spesifikasi hardware untuk server yang disarankan agar bisa mendukung sistem :

Processor Intel Xeon 1.6Ghz

Memory 2 GB ECC DDR2

Harddisk SATA 160 GB

(10)

Pushaka – Pusintek 3 Adapun spesifikasi hardware untuk client yang disarankan agar bisa menggunakan sistem

Processor Intel Pentium 4 1.6 Ghz

Memory 512 MB DDR2

Harddisk IDE / SATA 80GB

Jaringan Ethernet Card support 10/100 Mbps

1.5 Diagram Aliran Data Modul Rapim Monitoring

1.6 Diagram Aliran Data Modul SMS Gateway

(11)

2 Prosedur Login

Prosedur Login ini berguna untuk dapat membatasi akses terhadap aplikasi, dibutuhkan fasilitas untuk authorisasi user menggunakan id pengenal (user id) dan kata kunci (password).

Gambar 2.1 User Login Petunjuk Kegiatan :

o Aktifkan komputer

o Klik icon Internet Explorer Browser pada Desktop, akan tetapi lebih disarankan menggunakan Mozilla, Opera maupun Safari.

o Pada kolom Address ketik http://pushaka.depkeu.go.id/daily_activity

o Tampilan yang akan anda dapatkan adalah tampilan user login seperti gambar 2.1. o Masukkan user pengguna pada kolom ”User”.

o Masukkan password pengguna pada kolom ”Password”.

o Klik Tombol ”Login” maka akan muncul layar Main Menu dari menu Dashboard Daily Activity seperti tampak pada Gambar 3.1 , apabila user id dan password yang anda isikan tidak terdaftar maupun layar dibiarkan lama tanpa aktivitas maka akan tampil layar message yang berisi pesan ” Wrong user id / password entered, or your session was expired ! please re-login ” seperti gambar 2.2 .

o Tombol Reset berfungsi apabila anda ingin mengosongkan layar isian kolom user id dan kolom password.

Gambar 2.2 Message User Login

Kolom “User”

Kolom “Password”

Tombol “Reset”

(12)

3 Main Menu

Menu Utama setelah Login berhasil adalah tampilan layar Menu Utama Dashboard sepeti gambar 3.1.

Gambar 3.1 Menu Utama Dashboard

• Informasi yang ada dalam Menu Utama Dashboard atau gambar 3.1 meliputi antara lain : • Statistik dari status tindak lanjut tiap Unit Eselon I.

• Data statistik dapat berubah sesuai dengan kondisi data dengan merubah parameter tahun yang sudah disediakan di ”Filter Tahun”.

• Indikator status On-Track, Alert, Off-Track dan Selesai terbanyak bagi Unit Eselon I dalam bentuk jarum jam.

• Status tindak lanjut disamping dalam bentuk statistik, dalam dashboard ditampilkan juga dalam bentuk grafik pie seperti tampak pada gambar 3.1 di pojok kanan bawah.

• Untuk mempermudah pencarian rapat maupun pending matters dapat dilakukan melalui menu ”Short Cut Menu” dari menu utama Dashboard ini.

• Fasilitas menu lain yang ada di Dashboard antara lain : 1. Rapim Monitoring 2. Kalender Kegiatan 3. SMS Gateway 4. Perhatian Publik 5. Matrik Monitoring Statistik Filter Tahun

(13)

4 Rapim Monitoring

4.1 Rapat

Menu Rapat ini berfungsi untuk mengakomodir semua kegiatan rapat, ada 5 kegiatan antara lain : Permintaan Rapat, Persiapan Rapat, Pelaksanaan Rapat, Penundaan Rapat dan Pembatalan Rapat. Klik pada menu Rapim Monitoring dari dashboard yang ada tampak layar seperti gambar 4.1.1 berikut ini.

Gambar 4.1.1 Menu Rapat

4.1.1 Permintaan Rapat

Menu ini berfungsi untuk memasukkan data Rapat atas permintaan unit-unit Eselon I. Kegiatan perekaman ini bisa juga dilakukan langsung oleh unit-unit Eselon I yang bersangkutan dengan menggunakan user masing-masing yang sudah disiapkan.

Untuk melakukan kegiatan Permintaan Rapat, pilih pada menu Rapim Monitoring, pilih sub menu ”Rapat” , tampilan seperti tampak pada gambar 4.1.1.1.

Gambar 4.1.1.1 Menu Permintaan Rapat

Permintaan Rapat

Rapat Rapim Monitoring

Rapim Monitoring

(14)

Pushaka – Pusintek 7 Untuk merekam permintaan rapat yang baru klik pada menu ”Permintaan Rapat” seperti gambar 4.1.1.1, selanjutnya akan tampil layar seperti gambar gambar 4.1.1.2 dibawah ini.

Gambar 4.1.1.2 Permintaan Rapat

Klik pada icon “Add Permintaan Rapat” layar berikutnya akan tampir layar untuk perekaman permintaan rapat seperti gambar 4.1.1.3 berikut ini.

Gambar 4.1.1.3 Form Permintaan Rapat Petunjuk Pengisian :

o Inisitor, elemen ini sudah secara otomatis terisi berdasarkan user login yang masuk

o Tema Rapat, isikan pada kolom ini dengan tema dari rapat.

o Sms Tema Rapat, isikan pada kolom ini dengan uraian singkat dengan tema dari rapat Icon “Add Permintaan Rapat Tombol “Save” Tema Rapat Sms Tema Rapat Tgl Rapat Jam Mulai Jam Selesai Jenis Rapat Image File

(15)

Pushaka – Pusintek 8 o Tgl Rapat, isikan kolom ini dengan tanggal dari permintaan rapat tersebut akan

dilaksanakan dengan format dd/mm/yyyy

o Jam Mulai, isikan kolom ini dengan jam yang akan dilaksanakan rapat tersebut dengan format hh:mm:ss

o Jenis Rapat, kolom jenis rapat ini disediakan beberapa pilihan, klik pada tombol drill down pada kolom jenis rapat.

o Image File, pilih nama file dari image file yang ada yang sesuai dengan tema rapat.

o Image Preview, kolom ini secara otomatis akan tampil preview image sesuai dengan nama file yang telah di isikan pada kolom image file.

o Status Rapat, untuk permintaan rapat yang baru di kolom ini sudah terisi dengan status rapatnya ”Konfirmasi”

o Tombol Save, klik tombol ini apabila data permintaan rapat akan disimpan, kemudian akan muncul message seperti dibawah ini, untuk menyakinkan bahwa record tersebut benar akan disimpan, klik tombol ”OK”, untuk membatalkan kegiatan rekam data klik tombol ”Cancel.

Hasil dari perekaman permintaan rapat dapat dilihat pada gambar 4.1.1.4 berikut ini.

Gambar 4.1.1.4 Detil Permintaan Rapat

Permintaan rapat Icon “Edit Permintaan Rapat”

(16)

Pushaka – Pusintek 9 Icon “Edit Permintaan Rapat” berfungsi apabila ada updating terhadap data pokok rapat. Klik icon “Add Agenda” untuk menambahkan agenda rapat yang ada. Tampilan form untuk menambahkan agenda terlihat seperti gambar 4.1.1.5.

.

Gambar 4.1.1.5 Form Agenda

Isikan pada elemen ”Agenda Rapat” dengan uraian agenda rapat. Klik tombol ”Save” untuk menyimpan data agenda rapat. Hasil perekaman agenda diatas akan tampak seperti gambar 4.1.1.6 berikut ini.

Gambar 4.1.1.6 Detil Agenda Rapat

Klik icon ”Edit Agenda” untuk updating data Agenda Rapat, untuk menghapus agenda rapat klik icon “Delete Agenda”, maka akan tampil layar message untuk meyakinkan bahwa record agenda tersebut akan benar-benar akan dihapus. Akan tampak layar message seperti berikut ini.

Agenda Rapat

Tombol “Save”

Permintaan Rapat

Detil Agenda Rapat

Icon “Delete Agenda”

Icon “Edit Agenda” Icon “Edit Permintaan Rapat”

(17)

Pushaka – Pusintek 10 Klik tombol “OK” apabila record tersebut benar akan dihapus, untuk membatalkan kegiatan delete tersebut klik tombol “Cancel”.

4.1.2 Persiapan Rapat

Menu ini berfungsi untuk memasukkan data agenda, peserta rapat, undangan serta file bahan rapat bila ada. Kegiatan melengkapi data rapat tersebut dilakukan oleh unit pemohon permintaan rapat, selanjutnya approvel bahwa persiapan rapat tersebut sudah “OK” dilakukan oleh executive user dalam hal ini pihak Pushaka. Untuk melakukan kegiatan Persiapan Rapat, pilih pada menu Rapim Monitoring, pilih sub menu ”Rapat” , tampilan seperti tampak pada gambar 4.1.2.1.

Gambar 4.1.2.1 Menu Persiapan Rapat

Klik pada sub menu ”Persiapan Rapat” seperti pada gambar 4.1.2.1 tersebut diatas, maka akan tampak detil Persiapan Rapat gambar 4.1.2.2.

Persiapan Rapat

Rapim Monitoring

(18)

Pushaka – Pusintek 11 Gambar 4.1.2.2 Detil Persiapan Rapat

Klik icon detil untuk melengkapi data agenda, peserta rapat, undangan dan file bahan rapat. Untuk melengkapi data tersebut tergantung dengan user yang aktif, bila yang aktif reguler user maka tampilan detil berikutnya seperti tampak pada gambar 4.1.2.3, sedangkan bila user yang aktif adalah executive user maka layar detil berikutnya yang tampak adalah seperti gambar 4.1.2.4. Klik icon ”Persiapan OK” apabila data sudah lengkap, dan secara otomatis rapat tersebut masuk ke dalam kegiatan ”Pelaksanaan Rapat”, sedangkan apabila rapat tersebut ditunda maka klik pada icon ”Ditunda” maka secara otomatis rapat tersebut masuk ke kegiatan ”Penundaan Rapat”.

Gambar 4.1.2.3 Detil Persiapan Rapat dgn Reguler User

Icon “Detil” Deskripsi File Tombol “Browse” Kelompok Arsip Subkelompok Arsip Tombol “Save” Icon “Persiapan OK”

(19)

Pushaka – Pusintek 12 Petunjuk Pengisian :

o Nama File, klik pada tombol ”Browse” untuk memilih nama file yang akan di upload, isikan pada kolom deskripsi file dengan uraian singkat deskripsi dari file yang akan diupload.

o Deskripsi, isikan pada kolom ini uraian singkat dari deskripsi nama file yang akan diupload.

o Kelompok Arsip, pilih pada tombol yang ada sesuai dengan kelompok dari arsip tersebut.

o Subkelompok Arsip, tombol pilih ini akan aktif apabila kelompok arsip sudah terisi, pilih subkelompok arsip tersebut.

o Tombol Save, klik tombol ini untuk menyimpan data yang ada, klik tombol Cancel untuk membatalkan kegiatan perekaman penambahan file bahan rapat.

Gambar 4.1.2.4 Detil Persiapan Rapat dgn Executive User Petunjuk Pengisian :

o Add Agenda, klik pada icon ”Add Agenda” untuk menambahkan agenda rapat, tampilan layar seperti pada gambar 4.1.2.5.

o Edit Undangan, klik pada icon ”Edit Undangan” untuk meng-update nomor surat undangan, tanggal undangan dan lokasi, tampilan layar seperti pada gambar 4.1.2.6.

Icon “Add Agenda”

Icon “Edit Undangan”

Icon “Add Peserta”

(20)

Pushaka – Pusintek 13 o Add Peserta, klik pada icon ”Add Peserta” untuk menambahkan siapa saja

peserta rapat yang hadir, beserta unit organisasinya, tampilan layar seperti pada gambar 4.1.2.7.

o Add Bahan Rapat, klik pada icon ”Add Bahan Rapat” untuk menambahkan file bahan rapat, deskripsi bahan rapat, kelompok arsip, subkelompok arsip, lokasi arsip tersebut disimpan dan status file tersebut. Tampilan layar seperti pada gambar 4.1.2.8.

Gambar 4.1.2.5 Detil Agenda Rapat Petunjuk Pengisian :

o Agenda Rapat, isikan pada kolom ini dengan agenda rapat.

o Tombol Save, klik tombol ini untuk menyimpan data agenda rapat, untuk membatalkan kegiatan perekaman agenda rapat klik tombol ”Cancel”.

Gambar 4.1.2.6 Detil Undangan Rapat

Agenda Rapat Tombol “Save” Tombol “Cancel” No Undangan Tgl Undangan Lokasi Rapat

(21)

o No Undangan, isikan pada kolom ini dengan nomor undangan.

o Tgl Undangan, isikan pada kolom ini dengan tanggal kapan rapat tsb akan dilaksanakan dengan format dd/mm/yyyy, atau bisa juga dilakukan dengan klik pada icon disebelah kanan akan muncul layar kalender.

o Lokasi Rapat, isikan pada kolom ini dengan lokasi dimana rapat tersebut akan dilaksanakan.

o Tombol Save, klik tombol ”Save” untuk menyimpan data, klik tombol ”Cancel” untuk membatalkan kegiatan.

Gambar 4.1.2.7 Detil Peserta Rapat Petunjuk Pengisian :

o Nama Peserta, isikan pada kolom ini dengan nama peserta yang hadir. o Unit, isikan pada kolom ini dengan unit organisasi dari peserta tersebut.

o Tombol Save, klik tombol ini untuk menyimpan data peserta rapat, klik tombol ”Cancel” untuk membatalkan kegiatan perekaman data peserta rapat. Form ini dapat merekam 5 peserta sekaligus dalam satu kali kegiatan perekaman.

Nama Peserta

Unit Organisasi

Tombol “Save”

Tombol “Cancel”

Nama File Icon “Browse”

Deskripsi File

Kelompok Arsip

Subkelompok Arsip Lokasi Arsip Status File

(22)

Pushaka – Pusintek 15 Gambar 4.1.2.8 Detil File Bahan Rapat

Petunjuk Pengisian :

o Nama File, untuk pengisian pada kolom ini, klik pada icon ”Browse” kemudian pilih file yang akan diupload.

o Deskripsi File, isikan pada kolom ini dengan uraian deskripsi file.

o Kelompok Arsip, klik pada icon top down yang ada pilih kelompok arsip yang tersedia.

o Subkelompok Arsip, icon top down pada kolom ini akan aktif apabila kolom kelompok arsip sudah terisi, pilih sesuai dengan subkelompok arsip.

o Lokasi Arsip, isikan pada kolom ini dengan lokasi arsip dimana arsip tsb disimpan.

o Status File, pilih pada radio button yg ada apakah file yang diupload tsb bahan rapat atau hasil rapat.

o Tombol Save, klik tombol ini untuk menyimpan data bahan rapat, klik tombol ”Cancel” untuk membatalkan kegiatan perekaman bahan rapat.

4.1.3 Pelaksanaan Rapat

Rapat yang sudah diagendakan dan sudah dilaksanakan tentunya menghasilkan kesimpukan dan tindak lanjut. Executive user sebagai supervisor berhak mengupdate/menambahkan agenda, peserta rapat, kesimpulan dan tindak lanjut. Sedangkan member/unit atau yang biasa disebut reguler user yang terkait hanya dapat menambahkan komentar yang ada. Untuk melakukan kegiatan Pelaksanaan Rapat, pilih pada menu Rapim Monitoring, pilih sub menu ”Rapat” , tampilan seperti tampak pada gambar 4.1.3.1.

Pelaksanaan Rapat

Matrik Monitoring

(23)

Pushaka – Pusintek 16 Gambar 4.1.3.1 Menu Permintaan Rapat

Klik pada sub menu ”Pelaksanaan Rapat” seperti pada gambar 4.1.3.1 tersebut diatas, maka akan tampak detil Pelaksanaan Rapat seperti gambar 4.1.3.2.

Gambar 4.1.3.2 Detil Pelaksanaan Rapat

Apabila user yang aktif sebagai executive user, maka user tsb berhak untuk mengupdate data peserta, agenda, kesimpulan, tindak lanjut, file hasil rapat dengan klik pada icon “Edit Detil” layar berikutnya akan tampak seperti gambar 4.1.3.3, sedangkan bila user yang aktif sebagai regular user, maka user tersebut tidak berhak untuk update semua kegiatan tampilan layar untuk regular user tampak seperti gambar 4.1.3.4.

Status jumlah record terakhir

Info jumlah halaman Info record tsb ada

file bahan rapat

(24)

Gambar 4.1.3.3 Detil Pelaksanaan Rapat dgn Executive User

Gambar 4.1.3.4 Detil Pelaksanaan Rapat dgn Reguler User

4.1.4 Penundaan Rapat

Di menu Penundaan Rapat ini kegiatan yang dilakukan adalah memanage semua data Permintaan Rapat yang tidak disetujui sehingga perlu penjadwalan ulang maupun agenda Permintaan Rapat tersebut dibatalkan. Kegiatan Penundaan Rapat ini hanya bisa dilakukan oleh executive user. Untuk melakukan kegiatan Penundaan Rapat, pilih pada menu Rapim Monitoring, pilih sub menu ”Rapat” , tampilan seperti tampak pada gambar 4.1.4.1.

Gambar 4.1.4.1 Menu Penundaan Rapat

Klik pada sub menu ”Penundaan Rapat” seperti pada gambar 4.1.4.1 tersebut diatas, maka akan tampak detil Penundaan Rapat seperti gambar 4.1.4.2.

Rapim Monitoring

Rapat

(25)

Gambar 4.1.4.2 Detil Penundaan Rapat

Bila ada penambahan agenda klik pada hyperlink “Edit Detil” layar berikutnya akan tampil seperti gambar 4.1.43.

Gambar 4.1.4.3 Edit Detil Penundaan Rapat

Klik pada icon “Add Agenda” untuk melakukan penambahan agenda, layar berikutnya tampak seperti gambar 4.1.2.5, lakukan kegiatan pengisian agenda seperti kegiatan pengisian agenda di Persiapan Rapat.

Bila agenda rapat tersebut akan dijadwal ulang dikarenakan tanggal agenda rapat berubah, klik pada icon “Jadwal Ulang” di gambar 4.14.2 diatas, maka akan tampil message konfirmasi seperti dibawah ini untuk meyakinkan apakah rapat tersebut benar akan di jadwal ulang, klik tombol “OK” maka secara otomatis agenda rapat tersebut tercatat kembali di persiapan rapat, klik tombol “Cancel” untuk membatalkan kegiatan jadwal ulang tersebut.

Dibatalkan

Jadwal Ulang

Edit Detil

(26)

Untuk membatalkan agenda rapat tersebut klik pada icon “Dibatalkan” pada gambar 4.14.2 diatas, maka akan tampil message pemberitahuan apakah record tersebut benar akan dibatalkan seperti gambar dibawah ini, klik tombol “OK” untuk membatalkan agenda rapat dan secara otomatis agenda rapat tersebut tercatat di kegiatan Pembatalan Rapat, klik tombol “Cancel” untuk membatalkan kegiatan tersebut.

4.1.5 Pembatalan Rapat

Di kegiatan Menu Pembatalan Rapat ini adalah memanage semua data Penundaan Rapat yang telah dibatalkan sehingga memerlukan penjadwalan ulang maupun data Penundaan Rapat tersebut akan dihapus. Kegiatan Pembatalan Rapat ini hanya bisa dilakukan oleh executive user. Untuk melakukan kegiatan Pembatalan Rapat, pilih pada menu Rapim Monitoring, pilih sub menu ”Rapat” , tampilan seperti tampak pada gambar 4.1.5.1.

Gambar 4.1.5.1 Menu Pembatalan Rapat

Klik pada sub menu ”Pembatalan Rapat” seperti pada gambar 4.1.5.1 tersebut diatas, maka akan tampak detil Pembatalan Rapat seperti gambar 4.1.5.2.

Rapim Monitoring Rapat

(27)

Gambar 4.1.5.2 Detil Pembatalan Rapat

Bila agenda rapat akan di jadwal ulang, klik pada icon “Jadwal Ulang” maka akan muncul layar konfirmasi apakah agenda rapat tersebut benar akan di jadwal ulang, klik tombol “OK” maka agenda rapat tersebut akan tercatat di kegiatan Permintaan Rapat, klik tombol “Cancel” untuk membatalkan kegiatan.

Apabila agenda rapat tersebut akan dihapus, maka klik pada icon “Delete Jadwal” di gambar 4.1.5.2 diatas, maka layar berikutnya akan tampil message seperti dibawah, klik tombol “OK” bila agenda rapat tersebut benar akan dihapus, klik tombol “Cancel” untuk membatalkan kegiatan.

4.2 Pelaksanaan Tindak Lanjut

Menu ini berfungsi untuk memonitor semua hasil tindak lanjut, dalam menu ini ada 7 sub kegiatan dalam menu Pelaksanaan Tindak Lanjut, antara lain : Off-Track, On-Track, Alert, Selesai, Komentar Tindak Lanjut dan Usulan Perpanjangan Waktu. Klik menu “Rapim Monitoring”, klik sub menu “Pelaksanaan Tindak Lanjut”, tampilan layar seperti pada gambar 4.2.1 berikut ini.

Delete Jadwal

Jadwal Ulang

(28)

Gambar 4.2.1 Menu Pelaksanaan Tindak Lanjut

4.2.1 Off-Track

Menu ini berfungsi untuk memonitor semua pelaksanaan tindak lanjut yang sudah lewat batas waktu di layar data tersebut diberi tanda dengan bola berwarna merah. Klik menu “Rapim Monitoring”, klik sub menu “Pelaksanaan Tindak Lanjut” pilih “Off Track”, tampilan layar seperti gambar 4.2.1.1.

Gambar 4.2.1.1 Off Track

Klik “Off Track” untuk melihat daftar pelaksanaan tindak lanjut dengan status off track. Di menu ini juga bisa dilakukan menambahkan agenda, kesimpulan, tindak lanjut, peserta rapat, file bahan rapat, file hasil rapat, menambah komentar serta merubah status tindak lanjut. Tampilan daftar pelaksanaan tindak lanjut dengan status off track tampak seperti pada gambar 4.2.1.2.

Pelaksanaan Tindak Lanjut Off Track Rapim Monitoring Pelaksanaan Tindak Lanjut

(29)

Gambar 4.2.1.2 Daftar Off Track

Klik pada hyperlink “Edit Detil” maka layar akan menampilkan detil dari pelaksanaan tindak lanjut, gambar detilnya adalah seperti gambar 4.2.1.3.

Gambar 4.2.1.3 Detil Off Track

Untuk menambahkn Agenda baru, klik pada icon “Add Agenda” dan langkah berikutnya dapat dilihat di modul “Permintaan Rapat”.

Untuk menambahkan kesimpulan rapat klik pada icon “Add Kesimpulan” pada gambar 4.2.1.3, maka gambar berikutnya adalah form gambar 4.2.1.4.

Status Off Track (warna merah) Edit Detil

Add Agenda

Add Kesimpulan Add Tindak Lanjut

Add Peserta

Add File Bahan Rapat

Add File Hasil Rapat

Hyperlink Komentar

(30)

Gambar 4.2.1.4 Form Kesimpulan Rapat

Isikan pada kolom ”Kesimpulan Rapat” dengan uraian dari kesimpulan rapat yang ada, klik tombol ”Save” untuk menyimpan data kesimpulan rapat tersebut, klik tombol ”Cancel” untuk membatalkan kegiatan perekaman kesimpulan rapat.

Untuk menambahkan tindak lanjut, klik pada icon “Add Tindak Lanjut” pada gambar 4.2.1.3, maka gambar berikutnya adalah form gambar 4.2.1.5.

Gambar 4.2.1.5 Form Tindak Lanjut Petunjuk Pengisian :

o Tindak Lanjut, isikan pada kolom ini dengan uraian dari Tindak Lanjut.

o Batas Akhir, isikan pada kolom ini dengan tanggal batas akhir agenda rapat tersebut dengan format tanggal dd/mm/yyyy.

o Status Tindakan, kolom ini akan terisi secara otomatis sesuai dengan tanggal batas akhir yang diisikan.

o Penanggung Jawab, pilih pada tombol top down yang ada dengan Unit Eselon I sebagai penanggung jawab dari hasil tindak lanjut.

o Pendukung, isikan pada kolom ini dengan uraian Unit Eselon I sebagai penanggung jawab selanjutnya.

Kesimpulan Rapat Tombol Save an g Jawab Save Tindak Lanjut Batas Akhir Status Tindakan Penanggung Jawab Pendukung

(31)

Pushaka – Pusintek 24 o Tombol Save, klik tombol ini untuk menyimpan isian dari form tindak lanjut

diatas, klik tombol “Cancel” untuk membatalkan kegiatan perekaman tindak lanjut.

Untuk menambahkan Komentar, klik pada icon “Hyperlink Komentar ” pada gambar 4.2.1.3, maka gambar berikutnya seperti tampak berikut ini.

Klik pada icon ”Add Komentar” maka akan tampak gambar 4.2.1.6.

Gambar 4.2.1.6 Form Komentar

Isikan komentar ke dalam kolom Komentar, pilih pada radio button di tipe komentar yang ada, ada 3 tipe komentar yaitu : Komentar tindak lanjut, Usulan perpanjangan waktu, Penyelesaian tindak lanjut. Apabila dipilih radio button yang penyelesaian tindak lanjut, maka status tindakan dalam keadaan apapun akan berubah menjadi selesai. Klik tombol ”Save” untuk menyimpan komentar yang sudah diisikan, maka akan muncul message berikut ini untuk meyakinkan apakah kegiatan tersebut diatas benar akan disimpan, klik tombol ”OK” untuk menyimpannya, klik tombol ”Cancel” untuk membatalkan.

Tipe Komentar

Komentar

Tombol Save add Komentar

(32)

Pushaka – Pusintek 25 Untuk menambahkn peserta rapat, klik pada icon “Add Peserta” pada gambar 4.2.1.3, maka gambar berikutnya adalah form gambar 4.2.1.7.

Gambar 4.2.1.7 Form Peserta Rapat Petunjuk Pengisian :

o Peserta, isikan pada kolom ini bisa dengan nama peserta yang menghadiri rapat maupun nama jabatan dari peserta yang hadir tersebut.

o Unit, pilih pada icon top down yang ada dengan nama unit dari peserta yang hadir.

o Instansi, isikan pada kolom ini dengan uraian nama instansi peserta yang hadir.

o Status Hadir, pilih radio button yang ada, bila peserta tersebut menghadiri rapat maka pilih radion button ”Ya” dan begitu sebaliknya.

o Tombol Save, klik tombol ini untuk menyimpan data peserta berikutnya akan muncul layar message untuk meyakinkan apakan data peserta tersebut benar akan disimpan, klik tombol ”OK” untuk menyimpannya, klik tombol ”Cancel” untuk membatalkan kegiatan perekaman data peserta. Dalam form ini disediakan 3 nama peserta untuk dapat di rekam sekaligus untuk mempercepat perekaman data peserta.

Peserta

Unit

Instansi Status Hadir

(33)

Pushaka – Pusintek 26 Untuk menambahkan file bahan rapat, klik pada icon “Add Bahan Rapat” pada gambar 4.2.1.3, maka gambar berikutnya adalah form gambar 4.2.1.8.

Gambar 4.2.1.8 Form File Bahan Rapat Petunjuk Pengisian :

o Nama File, klik pada icon “Browse” maka akan tampak tampilan windows baru untuk mencari dimana file bahan rapat tersebut disimpan.

o Deskripsi file, isikan pada kolom ini dengan uraian penjelasan dari nama file bahan rapat

o Kelompok Arsip, pilih pada bar top down untuk memilih kelompok arsip sesuai dengan kelompok dari file bahan rapat tersebut.

o Subkelompok Arsip, kolom ini akan aktif bar top downnya apabila kolom kelompok arsip sudah terisi. Pilih pada subkelompok arsip sesuai dengan subkelompok arsip dari file bahan rapat.

o Lokasi Arsip, isikan pada kolom ini dengan keterangan dimana file bahan rapat tersebut akan disimpan.

o Status file, pilih radio button yang ada apakah status bahan rapat tersebut masih dalam bentuk file bahan rapat atau file hasil rapat.

Nama File Deskripsi File Kelompok Arsip Subkelompok Arsip Lokasi Arsip Status File

(34)

o Klik tombol “Save” untuk menyimpan file bahan rapat tersebut, akan muncul message seperti dibawah ini, klik tombol “OK”, klik tombol “Cancel” untuk membatalkan kegiatan.

Untuk menambahkan file hasil rapat, klik pada icon “Add Hasil Rapat” pada gambar 4.2.1.3, maka gambar berikutnya adalah form gambar 4.2.1.9.

Gambar 4.2.1.9 Form File Hasil Rapat Petunjuk Pengisian :

o Nama File, klik pada icon “Browse” maka akan tampak tampilan windows baru untuk mencari dimana file bahan rapat tersebut disimpan. Tampilan windows seperti tampak dibawah ini, pilih file yang akan di upload, kemudian klik “Open” Tombol “Opem” File Upload Nama File Icon “Browse” Deskripsi Kelompok Arsip Subkelompok Arsip Lokasi Arsip Status File

(35)

Pushaka – Pusintek 28 o Deskripsi File, isikan pada kolom ini dengan uraian penjelasan dari nama file

hasil rapat

o Kelompok Arsip, pilih pada bar top down untuk memilih kelompok arsip sesuai dengan kelompok dari file hasil rapat tersebut.

o Subkelompok Arsip, kolom ini akan aktif bar top downnya apabila kolom kelompok arsip sudah terisi. Pilih pada subkelompok arsip sesuai dengan subkelompok arsip dari file hasil rapat.

o Lokasi Arsip, isikan pada kolom ini dengan keterangan dimana file hasil rapat tersebut akan disimpan.

o Status file, pilih radio button yang ada apakah status bahan rapat tersebut masih dalam bentuk file bahan rapat atau file hasil rapat.

o Klik tombol “Save” untuk menyimpan file bahan rapat tersebut, akan muncul message seperti dibawah ini, klik tombol “OK”, klik tombol “Cancel” untuk membatalkan kegiatan.

4.2.2 On-Track

Menu ini berfungsi untuk memonitor semua pelaksanaan tindak lanjut yang selesai tepat waktu yang sudah ditentukan. Di layar data tersebut diberi tanda dengan bola berwarna hijau. Klik menu “Rapim Monitoring”, klik sub menu “Pelaksanaan Tindak Lanjut” pilih “On Track”, tampilan layar seperti gambar 4.2.2.1.

(36)

Pushaka – Pusintek 29 Gambar 4.2.2.1 On Track

Klik “On Track” untuk melihat daftar pelaksanaan tindak lanjut dengan status on track. Di menu ini juga bisa dilakukan menambahkan agenda, kesimpulan, tindak lanjut, peserta rapat, file bahan rapat, file hasil rapat, menambah komentar serta merubah status tindak lanjut. Tampilan daftar pelaksanaan tindak lanjut dengan status on track tampak seperti pada gambar 4.2.2.2.

Gambar 4.2.2.2 Daftar On Track

Klik pada hyperlink “Edit Detil” maka layar akan menampilkan detil dari pelaksanaan tindak lanjut dengan status On Track, gambar detilnya adalah seperti gambar 4.2.1.3. dan kegiatan selanjutnya seperti penambahan peserta baru, agenda baru dan lain sebagainya dapat dilakukan dengan melihat kegiatan yang sama di menu Off Track.

4.2.3 Alert

Menu ini berfungsi untuk memonitor semua pelaksanaan tindak lanjut yang penyelesaiannya dengan batas waktu tinggal 1 minggu lagi. Di layar data tersebut diberi tanda dengan bola berwarna kuning. Klik menu “Rapim Monitoring”, klik

Hyperlink “Edit Detil” Status On Track On Track Rapim Monitoring Pelaksanaan Tindak Lanjut

(37)

Pushaka – Pusintek 30 sub menu “Pelaksanaan Tindak Lanjut” pilih “Alert”, tampilan layar seperti gambar 4.2.3.1.

Gambar 4.2.3.1 Alert

Klik “Alert” untuk melihat daftar pelaksanaan tindak lanjut dengan status Alert. Di menu ini juga bisa dilakukan menambahkan agenda, kesimpulan, tindak lanjut, peserta rapat, file bahan rapat, file hasil rapat, menambah komentar serta merubah status tindak lanjut. Tampilan daftar pelaksanaan tindak lanjut dengan status alert tampak seperti pada gambar 4.2.3.2.

Gambar 4.2.3.2 Daftar Alert

Klik pada hyperlink “Edit Detil” maka layar akan menampilkan detil dari pelaksanaan tindak lanjut dengan status Alert, gambar detilnya adalah seperti gambar 4.2.1.3. dan kegiatan selanjutnya seperti penambahan peserta baru, agenda baru dan lain sebagainya dapat dilakukan dengan melihat kegiatan yang sama di menu Off Track.

4.2.4 Selesai

Menu ini berfungsi untuk memonitor semua pelaksanaan tindak lanjut yang penyelesaiannya sudah dianggap selesai sesuai batas waktu yang sudah ditentukan. Di layar data tersebut diberi tanda dengan bola berwarna biru. Klik menu “Rapim

Alert

Pelaksanaan Tindak Lanjut

Rapim Monitoring

Status Alert Hyperlink “Edit Detil”

(38)

Pushaka – Pusintek 31 Monitoring”, klik sub menu “Pelaksanaan Tindak Lanjut” pilih “Selesai”, tampilan layar seperti gambar 4.2.4.1.

Gambar 4.2.4.1 Selesai

Klik “Selesai” untuk melihat daftar pelaksanaan tindak lanjut dengan status Selesai. Di menu ini juga bisa dilakukan menambahkan agenda, kesimpulan, tindak lanjut, peserta rapat, file bahan rapat, file hasil rapat, menambah komentar serta merubah status tindak lanjut. Tampilan daftar pelaksanaan tindak lanjut dengan status alert tampak seperti pada gambar 4.2.4.2.

Gambar 4.2.4.2 Daftar Selesai

Klik pada hyperlink “Edit Detil” maka layar akan menampilkan detil dari pelaksanaan tindak lanjut dengan status Selesai, gambar detilnya adalah seperti gambar 4.2.1.3. dan kegiatan selanjutnya seperti penambahan peserta baru, agenda baru dan lain sebagainya dapat dilakukan dengan melihat kegiatan yang sama di menu Off Track.

4.2.5 Komentar Tindak Lanjut

Menu ini berfungsi untuk memonitor semua pelaksanaan tindak lanjut baik yang berstatus Off Track, On Track, Alert maupun Selesai. Klik menu “Rapim

Selesai Rapim Monitoring Pelaksanaan Tindak Lanjut Status Selesai Hyperlink “Edit Detil”

(39)

Pushaka – Pusintek 32 Monitoring”, klik sub menu “Pelaksanaan Tindak Lanjut” pilih “Komentar Tindak Lanjut”, tampilan layar seperti gambar 4.2.5.1.

Gambar 4.2.5.1 Komentar Tindak Lanjut

Klik “Komentar Tindak Lanjut” untuk melihat statistik pelaksanaan tindak lanjut dengan status Off Track, On Track, Alert maupun Selesai. Dalam statistik tersebut juga diinformasikan jumlah tindak lanjut per status tindakan dan per Unit Eselon I, sehingga memudahkan bagi Unit Eselon I tersebut untuk mengetahui setiap status tindak lanjutnya. Tampilan daftar komentar tindak lanjut dengan ke empat jenis status tindakan tampak seperti pada gambar 4.2.5.2

Gambar 4.2.5.2 Statistik Komentar Tindak Lanjut

Klik pada hyperlink “Edit Detil” maka layar akan menampilkan detil dari komentar tindak lanjut, gambar detilnya adalah seperti gambar 4.2.1.3. dan kegiatan

Komentar Tindak Lanjut

Matrik Monitoring Pelaksanaan

Tindak Lanjut

(40)

Pushaka – Pusintek 33 selanjutnya seperti penambahan peserta baru, agenda baru dan lain sebagainya dapat dilakukan dengan melihat kegiatan yang sama di menu Off Track.

4.2.6 Usulan Perpanjangan Waktu

Menu ini berfungsi untuk mempermudah monitoring terhadap daftar agenda yang meminta unsulan perpanjangan waktu. Klik menu “Rapim Monitoring”, klik sub menu “Pelaksanaan Tindak Lanjut” pilih “Usulan Perpanjangan Waktu”, tampilan layar seperti gambar 4.2.6.1.

Gambar 4.2.6.1 Usulan Perpanjangan Waktu

Klik “Usulan Perpanjangan Waktu”. Akan tampak layar parameter untuk mempermudah pencarian dengan kriteria yang sudah ditentukan berdasarkan parameter. Tampilan parameternya seperti pada gambar 4.2.6.2

Gambar 4.2.6.2 Parameter Usulan Perpanjangan Waktu

Dibawah tampilan layar parameter terdapat detil daftar agenda yang mempunyai usulan perpanjangan waktu.

Usulan Perpanjangan Waktu Rapim Monitoring Pelaksanaan Tindak Lanjut Tindak Lanjut Penanggung Jawab Pendukung Mulai Tgl Berakhir Tgl Icon “Show” Detil

(41)

Pushaka – Pusintek 34 4.3 Pencarian

Menu ini berfungsi untuk memudahkan bagi executive user dalam hal pencarian Agenda Rapat, Tindak Lanjut maupun pencarian File, klik sub menu “Pencarian” di menu utama Rapim Monitoring, maka tampilan layar seperti pada gambar 4.3.1 berikut ini.

Gambar 4.3.1 Menu Pencarian 4.3.1 Cari Rapat

Menu Cari Rapat ini berfungsi untuk memudahkan bagi executive user dalam hal pencarian semua jenis rapat dengan kriteria tertentu sesuai dengan parameter yang sudah diisikan. Klik sub menu ”Pencarian” di menu utama ”Rapim Monitoring”, maka tampilan layar seperti pada gambar 4.3.1.1 berikut ini.

Gambar 4.3.1.1 Cari Rapat

Klik ”Cari Rapat”, maka akan muncul layar parameter seperti tampak pada gambar 4.3.1.2 berikut ini, isikan parameter yang ada sesuaikan dengan kriteria yang

Pencarian

Rapim Monitoring

Cari Rapat

Pencarian

(42)

Pushaka – Pusintek 35 diinginkan untuk mempersempit pencarian sehingga mempercepat proses pencarian.

Gambar 4.3.1.2 Form Parameter Cari Rapat Petunjuk Pengisian :

o Dari Tgl, isikan pada kolom ini dengan tanggal awal pencarian. o Sampai Tgl, isikan pada kolom ini dengan tanggal akhir pencarian. o Dari Jam, isikan pada kolom ini dengan waktu awal dari rapat tersebut. o Sampai Jam, isikan pada kolom ini dengan waktu akhir dari rapat.

o Jenis Rapat, isikan pada kolom ini dengan jenis rapat yang diinginkan dengan cara meng-klik tombol top down yang ada disebelah kanan.

o Unit, pilih unit yang sesuai dengan yang akan dicari dengan meng-klik tombol top down yang ada disebelah kanan.

o Status Rapat, isikan pada kolom ini dengan status rapat yang diinginkan. o Rapat Id, isikan pada kolom ini dengan rapat id, dimana rapat id ini

merupakan identetitas dari rapat tersebut.

o Tema Rapat, isikan pada kolom ini dengan tema rapat yang diinginkan. o Agenda Rapat, isikan pada kolom ini dengan agenda rapat.

o Kesimpulan Rapat, isikan pada kolom kesimpulan rapat.

o Tindak Lanjut, isikan pada kolom ini dengan uraian tindak lanjut.

o Penanggung Jawab, pilih pada tombol top down yang ada dengan Unit Eselon I sebagai unit penanggungjawab.

o Pendukung, isikan pada kolom ini dengan nama Unit Eselon I yang bertanggung jawab terhadap agenda rapat tersebut selain penanggungjawab yang utama. Dari Tgl Sampai Tgl Dari Jam Sampai Jam Jenis Rapat Unit Status Rapat Tema Rapat Agenda Rapat Icon “Show” Kesimpulan Rapat Tindak Lanjut Penanggung Jawab Pendukung Status Tindakan

(43)

Pushaka – Pusintek 36 o Status Tindakan, isikan pada kolom ini dengan status tindakan.

o Icon Show, klik tombol ini untuk meng-execute parameter diatas, maka akan muncul message seperti dibawah ini.

Klik tombol “OK”, maka hasil pencarian dari kegiatan diatas, akan tampak seperti pada gambar 4.3.1.3, untuk membatalkan kegiatan pencarian tekan tombol ”Cancel”.

Gambar 4.3.1.3 Hasil Cari Rapat

Klik pada hyperlink “Edit Detil” maka layar akan menampilkan detil dari rapat hasil pada form pencarian. Gambar detilnya adalah seperti gambar 4.2.1.3. dan kegiatan selanjutnya seperti penambahan peserta baru, agenda baru dan lain sebagainya dapat dilakukan dengan melihat kegiatan yang sama di menu Off Track. 4.3.2 Cari Tindak Lanjut

Menu Tindak Lanjut ini berfungsi untuk memudahkan bagi executive user dalam hal pencarian rapat yang sudah ditindak lanjut dengan kriteria tertentu sesuai dengan parameter yang sudah diisikan. Klik sub menu ”Pencarian” di menu utama ”Rapim Monitoring”, maka tampilan layar seperti pada gambar 4.3.2.1 berikut ini.

(44)

Gambar 4.3.2.1 Cari Tindak Lanjut

Klik ”Cari Tindak Lanjut”, maka akan muncul layar parameter seperti tampak pada gambar 4.3.2.2 berikut ini, isikan parameter yang ada sesuaikan dengan kriteria yang diinginkan untuk mempersempit pencarian sehingga mempercepat proses pencarian.

Gambar 4.3.2.2 Form Parameter Cari Tindak Lanjut Petunjuk Pengisian :

o Tindak Lanjut, isikan pada kolom ini dengan uraian tindak lanjut.

o Penanggung Jawab, klik pada tombol pilihan yang ada Unit Eselon I sebagai penanggung jawab tindak lanjut tersebut.

o Pendukung, yang bertanggung jawab terhadap agenda rapat tersebut selain penanggungjawab yang utama.

o Status Tindakan, klik pada tombol pilihan yang ada apakah status tindakan tersebut off track, on track, alert maupun selesai.

Cari Tindak Lanjut

Pencarian Rapim Monitoring Tindak Lanjut Penanggung Jawab Pendukung Status Tindakan Mulai Tgl Berakhir Tgl Icon “Show”

(45)

Pushaka – Pusintek 38 o Mulai Tgl, isikan pada kolom yang ada dengan tanggal mulai tindak lanjut

yang akan dicari dengan format dd/mm/yyyy.

o Berakhir Tgl, isikan pada kolom yang ada dengan tanggal terakhir tindak lanjut yang akan dicari dengan format dd/mm/yyyy.

o Icon “Show”, klik tombol ini untuk meng-execute parameter diatas, maka akan muncul message seperti dibawah ini.

Gambar 4.3.2.3 Hasil Cari Tindak Lanjut

Klik pada hyperlink “Edit Detil” maka layar akan menampilkan detil dari tindak lanjut hasil pencarian. Gambar detilnya adalah seperti gambar 4.2.1.3. dan kegiatan selanjutnya seperti penambahan peserta baru, agenda baru dan lain sebagainya dapat dilakukan dengan melihat kegiatan yang sama di menu Off Track.

(46)

Pushaka – Pusintek 39 4.3.3 Cari File

Menu Cari File ini berfungsi untuk memudahkan bagi executive user dalam hal pencarian file bahan rapat maupun file hasil rapat dengan kriteria tertentu sesuai dengan parameter yang sudah diisikan. Klik sub menu ”Pencarian” di menu utama ”Rapim Monitoring”, maka tampilan layar seperti pada gambar 4.3.2.1 berikut ini.

Gambar 4.3.3.1 Cari File

Klik ”Cari File”, maka akan muncul layar parameter seperti tampak pada gambar 4.3.3.2 berikut ini, isikan parameter yang ada sesuaikan dengan kriteria pencarian file yang diinginkan untuk mempersempit pencarian sehingga mempercepat proses pencarian.

Gambar 4.3.3.2 Form Parameter Cari File Petunjuk Pengisian :

o Nama File, isikan pada kolom ini dengan nama file dari file dokumen yang akan dicari. Cari File Pencarian Rapim Monitoring Nama File Deskripsi File Kelompok Arsip Subkelompok Arsip Lokasi Arsip Jenis File Status File Tombol “Show”

(47)

Pushaka – Pusintek 40 o Deskripsi File, isikan pada kolom ini dengan deskripsi file.

o Kelompok Arsip, klik tombol top down yang ada, pilih kelompok arsip sesuai dokumen yang akan dicari.

o SubKelompok Arsip, kolom ini akan aktif bila kolom kelompok arsip sudah terisi, pilih subkelompok arsip yang ada.

o Lokasi Arsip, isikan pada kolom ini dengan lokasi arsip.

o Jenis File, pilih pada kolom ini dengan jenis file yang akan dicari apakah dalam bentuk audio video, dokumen maupun gambar.

o Status File, pilih salah satu radio button yang ada, apakah file tersebut file bahan rapat atau file hasil rapat.

o Tombol Show, klik tombol ini untuk meng-execute parameter diatas, maka akan muncul message seperti dibawah ini.

Gambar 4.3.3.3 Hasil Cari File

Hasil pencarian file akan tampak seperti daftar tersebut diatas, klik pada hyperlink “Nama File” maka layar akan menampilkan detil dari file hasil pencarian. Gambar detilnya adalah seperti gambar 4.2.1.3. dan kegiatan selanjutnya seperti

(48)

Pushaka – Pusintek 41 penambahan peserta baru, agenda baru dan lain sebagainya dapat dilakukan dengan melihat kegiatan yang sama di menu Off Track.

4.4 Statistik

Menu ini berfungsi untuk memudahkan bagi semua level user dalam hal memonitor statistik rapat berdasarkan kelompok data dan gambar statistik tersebut dapat berbentuk 3 macam pilihan sesuai keinginan yaitu dalam bentuk pie, line maupun bar, klik sub menu “Statistik” di menu utama Rapim Monitoring, maka tampilan layar seperti pada gambar 4.4.1 berikut ini.

Gambar 4.4.1 Menu Statistik

4.4.1 Statistik Rapat

Menu Statistik Rapat ini berfungsi untuk memudahkan bagi reguler user dan executive user maupun level user yang lain dalam hal memonitor statistik rapat berdasarkan Jenis Rapat, Status Rapat, maupun Inisiator. Klik sub menu ”Statistik” di menu utama ”Rapim Monitoring”, maka tampilan layar seperti pada gambar 4.4.1.1 berikut ini.

Gambar 4.4.1.1 Statistik Rapat

Rapim Monitoring

Statistik

Statistik Rapim Monitoring

(49)

Pushaka – Pusintek 42 Klik ”Statistik Rapat” seperti gambar 4.4.1.1. diatas, maka akan muncul layar parameter beserta hasil statistik dalam bentuk bar seperti tampak pada gambar 4.4.1.2 berikut ini.

Gambar 4.4.1.2 Hasil Statistik Rapat

Untuk merubah tampilan statistik diatas dalam bentuk chart yang lain pilih pada kolom type chart sedangkan untuk melihat perubahan statistik rapatnya, isikan parameter yang ada sesuaikan dengan kriteria yang diinginkan untuk mempersempit pencarian sehingga mempercepat proses pencarian. Adapun parameter yang disediakan antara lain : Mulai sampai dengan Bulan Rapat yang diinginkan dan kelompok data yang terdiri dari jenis rapat, status rapat dan inisiator. Klik tombol “Show” untuk meng-execute parameter diatas, dan hasilnya tampak seperti gambar 4.4.1.3.

Gambar 4.4.1.3 Daftar Statistik Rapat

Klik pada hyperlink “Edit Data” maka layar akan menampilkan detil rapat.. Gambar detilnya adalah seperti gambar 4.2.1.3. dan kegiatan selanjutnya seperti penambahan peserta baru, agenda baru dan lain sebagainya dapat dilakukan dengan melihat kegiatan yang sama di menu Off Track.

Tombol “Show” Statistik dalam bentuk Bar Mulai Bulan Sampai Bulan Tahun Kelompok Data Type Chart

(50)

Pushaka – Pusintek 43 4.4.2 Statistik Tindak Lanjut 1

Menu Statistik Rapat 1 ini berfungsi untuk memudahkan bagi reguler user dan executive user maupun level user yang lain dalam hal memonitor statistik rapat berdasarkan Penanggung Jawab, Status Tindakan dan Jenis Rapat. Klik sub menu ”Statistik” di menu utama ”Rapim Monitoring”, maka tampilan layar seperti pada gambar 4.4.2.1 berikut ini.

Gambar 4.4.2.1 Statistik Tindak Lanjut 1

Klik ”Statistik Tindak Lanjut 1” seperti gambar 4.4.2.1. diatas, maka akan muncul layar parameter beserta hasil statistik dalam bentuk pie seperti tampak pada gambar 4.4.2.2 berikut ini.

Gambar 4.4.2.2 Hasil Statistik Tindak Lanjut 1

Untuk merubah tampilan statistik diatas dalam bentuk chart yang lain pilih pada kolom type chart pada parameter sedangkan untuk melihat perubahan statistik rapatnya, isikan parameter yang ada dan sesuaikan dengan kriteria yang diinginkan untuk mempersempit pencarian sehingga mempercepat proses pencarian. Adapun parameter yang disediakan antara lain : Mulai sampai dengan Bulan Rapat yang diinginkan dan kelompok data yang terdiri dari Penanggung Jawab, Status tindakan serta Jenis Rapat. Klik tombol “Show” untuk meng-execute parameter diatas.

Statistik Tindak Lanjut 1 Statistik Rapim Monitoring Statistik dalam bentuk Pie Tombol “Show” Parameter “Detil”

(51)

Jumlah tindak lanjut setiap Unit Eselon I tergambar dalam diagram pie diatas, klik pada hyperlink ”Detil” maka akan muncul daftar dari Statistik Tindak Lanjut Unit Eselon I tersebut seperti tampak pada gambar 4.4.2.3.

Gambar 4.4.2.3 Daftar Statistik Tindak Lanjut 1

Klik pada hyperlink “Edit Data” maka layar akan menampilkan detil rapat.. Gambar detilnya adalah seperti gambar 4.2.1.3. dan kegiatan selanjutnya seperti penambahan peserta baru, agenda baru dan lain sebagainya dapat dilakukan dengan melihat kegiatan yang sama di menu Off Track.

4.4.3 Statistik Tindak Lanjut 2

Menu Statistik Rapat 1 ini berfungsi untuk memudahkan bagi reguler user dan executive user maupun level user yang lain dalam hal memonitor statistik rapat berdasarkan periode bulan dan tahun saja. Klik sub menu ”Statistik” di menu utama ”Rapim Monitoring”, maka tampilan layar seperti pada gambar 4.4.3.1 berikut ini.

Gambar 4.4.3.1 Statistik Tindak Lanjut 2

Klik ”Statistik Tindak Lanjut 2” seperti gambar 4.4.3.1. diatas, maka akan muncul layar parameter beserta hasil statistik dalam bentuk line seperti tampak pada gambar 4.4.3.2 berikut ini. Statistik Tindak Lanjut 2 Statistik Rapim Monitoring “Edit Detil”

(52)

Gambar 4.4.3.2 Hasil Statitik Tindak Lanjut 2

Isikan pada parameter dengan periode bulan dan tahun rapat yang diinginkan. Adapun parameter yang disediakan antara lain : periode bulan awal sampai dengan bulan akhir rapat dan tahun rapat yang diinginkan Klik tombol “Show” untuk meng-execute parameter diatas. Klik ”Detil” di diagram line maupun di daftar statistiknya maka akan tampil rekapitulasi statistik tindak lanjut dengan status selesai dan belum selesai dalam bulan dan tahun yang sama seperti pada gambar 4.4.3.3.

Gambar 4.4.3.3 Statistik Tindak Lanjut selesai dan belum selesai

Klik pada icon ”Edit Detil” untuk mengetahui daftar rincian status tindak lanjut baik yang selesai maupun belum selesai per bulan dan tahun yang sama per Unit Eselon I. Tampilan daftar seperti gambar 4.4.3.4 berikut ini

“Detil”

Parameter

Tombol “Show”

Status “Belum Selesai”

“Edit Detil” Status Selesai

(53)

Gambar 4.4.3.4 Statistik Tindak Lanjut per Unit Eselon I 4.5 Pending Matters

Menu ini berfungsi untuk memantau semua jenis rapat dengan status tindak lanjutnya hanya Off Track saja dan secara periodik rapat tsb akan ditinjau ulang dan ditindaklanjuti. Klik sub menu “Pending Matters” di menu utama Rapim Monitoring, tampilan layar seperti gambar 4.5.1.

Gambar 4.5.1 Pending Matters

Setelah klik menu “Pending Matters” layar berikutnya akan tampil seperti pada gambar 4.5.2, default parameter yang ada adalah range tanggal mulai pelaksanaan rapat sampai dengan tanggal berakhir pelaksanaan rapat, apabila akan mempersempit pencarian dengan kriteria tertentu, dalam parameter disediakan selain elemen tanggal adalah Tindak Lanjut, Penanggung Jawab dan Pendukung, klik tombol “Show” untuk meng-execute parameter tersebut.

Pending Matters

Unit Eselon I

(54)

Gambar 4.5.2 Parameter Pending Matters

Klik pada icon “Edit Detil” pada gambar 4.5.2 untuk melihat detil dari record pending matters tersebut. Tampilan layar seperti gambar 4.5.3, adapun kegiatan yang bisa dilakukan terhapat data pending matters adalah hanya penambahan ”Komentar”saja.

Gambar 4.5.3 Detil Pending Matters

Icon “Edit Detil” Tombol “Show”

(55)

5 Kalender Kegiatan

5.1 Kegiatan

Menu kalender kegiatan ini berfungsi untuk mengetahui dan memonitor kegiatan Menteri Keuangan maupun Unit Eselon I lainnya di lingkungan Departemen Keuangan. Yang tercatat dalam kalender kegiatan ini semua kegiatan Non Rapim sejak mulai permintaan sampai dengan tindak lanjut. Pilih di menu utama ”Kalender Kegiatan”, tampilan menu akan tampak seperti gambar 5.1.1. Informasi yang ada dalam menu utama ini antara lain : Kalender Kegiatan bulan dan tahun terakhir (current date system). Untuk melihat kalender tahun yang lain, pilih pada icon ”Tahun” yang ada kemudian klik tombol ”Show”.

Gambar 5.1.1 Kalender Kegiatan 5.1.1 Permintaan Kegiatan

Menu Permintaan Kegiatan ini berfungsi untuk mencatat bila ada kegiatan non rapim yang baru. Permintaan kegiatan baru ini akan tercatat sesuai dengan user yang aktif. Untuk menambahkan record kegiatan baru, pilih ”Permintaan Kegiatan” dari sub menu ”Kegiatan” seperti tampak pada gambar 5.1.1.1 berikut ini

Gambar 5.1.1.1 Permintaan Kegiatan

Kalender Kegiatan Permintaan Kegiatan Tahun Show Kalender bulan current Kegiatan

(56)

Pushaka – Pusintek 49 Klik “Permintaan Kegiatan” maka akan tampil layar gambar 5.1.1.2. Pada tampilan gambar tersebut terdapat icon ”Add Kegiatan” beserta parameter Bulan dan Tahun Kegiatan. Parameter tersebut berfungsi untuk merubah tampilan pada dashboard dengan status kegiatan berdasarkan parameter yang diinginkan.

Gambar 5.1.1.2 Add Kegiatan

Klik tombol “Show” apabila ada perubahan pada parameter, maka akan tampil layar berikutnya seperti berikut ini, klik tombol “OK” untuk melanjutkan kegiatan, klik tombol “Cancel” untuk membatalkan kegiatan.

Untuk menambahkan kegiatan baru, klik pada icon “Add Kegiatan” pada gambar 5.1.1.2 diatas, maka akan muncul gambar 5.1.1.3.

Gambar 5.1.1.3 Form Add Kegiatan

Icon “Add Kegiatan”

Bulan Kegiatan Tahun Kegiatan Tombol “Show” Agenda Acara SMS agenda acara Contact Person Tgl Kegiatan Jam Mulai Jam Selesai Tempat Status Informasi Keterangan Tombol “Save”

(57)

o Agenda Acara, isikan kolom ini dengan agenda acara dari kegiatan tersebut. o Sms Agenda Acara, isikan dengan kolom ini dengan uraian singkat untuk dapat

dikirimkan via sms.

o Contact Person, isikan dengan nama yang diberi tanggung jawab terhadap kegiatan tersebut.

o Tgl Kegiatan, isikan kolom ini dengan kapan tanggal kegiatan itu diselenggarakan dengan cara mengisi pada kolom tersebut atau dengan cara klik pada icon kalender yang ada.

o Jam Mulai, isikan pada kolom ini dengan waktu kapan kegiatan dimulai.

o Jam Selesai, isikan pada kolom ini dengan waktu kapan kegiatan tersebut selesai.

o Tempat, isikan pada kolom ini dengan lokasi tempat kegiatan tersebut terselenggara.

o Status Informasi, pilih pada radio button yang ada kegiatan tersebut bersifat pribadi atau dinas.

o Status Kegiatan, kolom ini sudah terisi otomatis dengan status kegiatan ”Konfirmasi”.

o Jenis Kegiatan, kolom ini sudah terisi otomatis dengan jenis kegiatan “Non Rapim”.

o Keterangan, isikan kolom ini dengan keterangan dari kegiatan tersebut.

Untuk menyimpan record kegiatan itu klik pada tombol ”Save” yang ada, maka muncul message seperti dibawah ini, klik ”OK” untuk melanjutkan kegiatan, klik tombol ”Cancel” untuk membatalkan kegiatan tersebut.

(58)

Gambar 5.1.1.4 Daftar Permintaan Kegiatan

Bila Permintaan Kegiatan tersebut akan ditunda, maka klik pada icon “Ditunda”, maka selanjutnya permintaan kegiatan tersebut masuk kedalam menu “Penundaan Kegiatan” dan tidak terdaftar di dalam menu ”Permintaan Kegiatan”, berikutnya untuk memastikan permintaan kegiatan tersebut akan ditunda muncul message seperti dibawah ini, klik tombol ”OK” untuk melanjutkan kegiatan, klik tombol ”Cancel” untuk membatalkan kegiatan penundaan.

Bila Permintaan Kegiatan tersebut disetujui, klik pada icon “Disetujui”, akan muncul message berikut ini, klik ”OK” untuk melanjutkan kegiatan, berikutnya permintaan kegiatan tersebut masuk kedalam menu “Persiapan Kegiatan”, klik “Cancel” untuk membatalkan kegiatan persetujuan tersebut.

5.1.2 Persiapan Kegiatan

Semua permintaan kegiatan yang sudah disetujui maka akan tampil di menu ”Persiapan Kegiatan”. Di menu utama dashboard klik menu utama ”Kalender Kegiatan”, kemudian klik sub menu ”Kegiatan” selanjutnya pilih menu ”Persiapan Kegiatan” seperti gambar 5.1.2.1 seperti dibawah ini.

Icon “Disetujui” Icon “Ditunda” Icon “Edit Kegiatan”

(59)

Gambar 5.1.2.1 Menu Persiapan Kegiatan

Klik menu “Persiapan Kegiatan” pada gambar 5.1.2.1 diatas, maka akan tampak gambar 5.1.2.2 berikut ini. Informasi yang ada dalam gambar tersebut antara lain, informasi jumlah persiapan kegiatan dalam tanggal dan bulan current. Bila menginginkan informasi kegiatan dalam bulan yang lain, pilih bulan pada “Parameter Bulan” kemudian klik tombol “Show”.

Gambar 5.1.2.2 Persiapan Kegiatan

Gambar 5.1.2.3 Daftar Persiapan Kegiatan

Persiapan Kegiatan

Kegiatan

Icon “Persiapan OK”

Icon “Ditunda”

Icon “Edit Detil”

Parameter Bulan

Dalam tgl tersebut ada 2 Persiapan Kegiatan

(60)

Pushaka – Pusintek 53 Tidak semua data Persiapan Kegiatan akan dilaksanakan. Persiapan Kegiatan tersebut dapat juga ditunda. Dalam gambar 5.1.2.3 terdapat Icon show ”Edit Detil” yang berfungsi apabila kegiatan tersebut perlu dilengkapi. Icon show ”Ditunda” dimana icon ini berfungsi apabila kegiatan tersebut akan ditunda dalam pelaksanaan sehingga data kegiatan tersebut berpindah di ”Penundaan Kegiatan”. Klik pada icon ”Ditunda” maka akan muncul layar message berikut ini. Klik tombol ”OK” untuk meyakinkan kegiatan tersebut benar akan ditunda, klik tombol ”Cancel” bila ingin membatalkan kegiatan.

Bila Persiapan Kegiatan tersebut sudah dianggap lengkap dan dapat dilaksanakan, maka klik icon “Persiapan OK” pada gambar 5.1.2.3 diatas, maka layar berikutnya akan tampil message seperti berikut ini. Klik tombol “OK” untuk melanjutkan kegiatan, dan kegiatan tersebut otomatis akan tercatat kedalam “Pelaksanaan Kegiatan”. Klik tombol “Cancel” bila akan membatalkan kegiatan tersebut.

5.1.3 Pelaksanaan Kegiatan

Menu pelaksanaan kegiatan ini berfungsi untuk memonitor semua kegiatan yang sudah dilaksanakan. Di dashboard pilih menu utama ”Kalender Kegiatan” kemudian pilih menu ”Kegiatan” dan selanjutnya pilih sub menu ”Pelaksanaan Kegiatan” maka akan tampil layar seperti gambar 5.1.3.1 berikut ini.

(61)

Gambar 5.1.3.1 Menu Pelaksaan Kegiatan

Klik menu “Pelaksanaan Kegiatan” pada gambar 5.1.3.1 diatas, maka akan tampak gambar 5.1.3.2 berikut ini. Informasi yang ada dalam gambar tersebut antara lain, informasi jumlah pelaksanaan kegiatan dalam tanggal dan bulan current. Bila menginginkan informasi kegiatan dalam bulan yang lain, pilih bulan pada “Parameter Bulan” kemudian klik tombol “Show”.

Gambar 5.1.3.2 Pelaksanaan Kegiatan

Double Klik pada tanggal yang terdapat Pelaksanaan Kegiataannya seperti pada gambar 5.1.3.2 diatas, maka layar berikutnya akan tampil seperti gambar 5.1.3.3 berikut ini. Pelaksanaan Kegiatan Kegiatan Parameter Bulan Tombol “Show” Dalam tgl tersebut terdapat 1 Pelaksanaan Kegiatan

(62)

Gambar 5.1.3.3 Daftar Pelaksanaan Rapat

Pada tampilan gambar diatas akan menampilkan hanya pelaksanaan kegiatan sesuai dengan pilihan tanggal yang dipilih, bila akan mencari pelaksaan kegiatan pada tanggal yang lain, isikan pada parameter tanggal kegiatan dengan tanggal yang diinginkan kemudian klik tombol “Show”.

Tombol “Show” Parameter Tanggal Kegiatan