4. Rapim Monitoring
4.2.6 Usulan Perpanjangan
Menu ini berfungsi untuk mempermudah monitoring terhadap daftar agenda yang meminta unsulan perpanjangan waktu. Klik menu “Rapim Monitoring”, klik sub menu “Pelaksanaan Tindak Lanjut” pilih “Usulan Perpanjangan Waktu”, tampilan layar seperti gambar 4.2.6.1.
Gambar 4.2.6.1 Usulan Perpanjangan Waktu
Klik “Usulan Perpanjangan Waktu”. Akan tampak layar parameter untuk mempermudah pencarian dengan kriteria yang sudah ditentukan berdasarkan parameter. Tampilan parameternya seperti pada gambar 4.2.6.2
Gambar 4.2.6.2 Parameter Usulan Perpanjangan Waktu
Dibawah tampilan layar parameter terdapat detil daftar agenda yang mempunyai usulan perpanjangan waktu.
Usulan Perpanjangan Waktu Rapim Monitoring Pelaksanaan Tindak Lanjut Tindak Lanjut Penanggung Jawab Pendukung Mulai Tgl Berakhir Tgl Icon “Show” Detil
Pushaka – Pusintek 34 4.3 Pencarian
Menu ini berfungsi untuk memudahkan bagi executive user dalam hal pencarian Agenda Rapat, Tindak Lanjut maupun pencarian File, klik sub menu “Pencarian” di menu utama Rapim Monitoring, maka tampilan layar seperti pada gambar 4.3.1 berikut ini.
Gambar 4.3.1 Menu Pencarian 4.3.1 Cari Rapat
Menu Cari Rapat ini berfungsi untuk memudahkan bagi executive user dalam hal pencarian semua jenis rapat dengan kriteria tertentu sesuai dengan parameter yang sudah diisikan. Klik sub menu ”Pencarian” di menu utama ”Rapim Monitoring”, maka tampilan layar seperti pada gambar 4.3.1.1 berikut ini.
Gambar 4.3.1.1 Cari Rapat
Klik ”Cari Rapat”, maka akan muncul layar parameter seperti tampak pada gambar 4.3.1.2 berikut ini, isikan parameter yang ada sesuaikan dengan kriteria yang
Pencarian
Rapim Monitoring
Cari Rapat
Pencarian
Pushaka – Pusintek 35 diinginkan untuk mempersempit pencarian sehingga mempercepat proses pencarian.
Gambar 4.3.1.2 Form Parameter Cari Rapat Petunjuk Pengisian :
o Dari Tgl, isikan pada kolom ini dengan tanggal awal pencarian. o Sampai Tgl, isikan pada kolom ini dengan tanggal akhir pencarian. o Dari Jam, isikan pada kolom ini dengan waktu awal dari rapat tersebut. o Sampai Jam, isikan pada kolom ini dengan waktu akhir dari rapat.
o Jenis Rapat, isikan pada kolom ini dengan jenis rapat yang diinginkan dengan cara meng-klik tombol top down yang ada disebelah kanan.
o Unit, pilih unit yang sesuai dengan yang akan dicari dengan meng-klik tombol top down yang ada disebelah kanan.
o Status Rapat, isikan pada kolom ini dengan status rapat yang diinginkan. o Rapat Id, isikan pada kolom ini dengan rapat id, dimana rapat id ini
merupakan identetitas dari rapat tersebut.
o Tema Rapat, isikan pada kolom ini dengan tema rapat yang diinginkan. o Agenda Rapat, isikan pada kolom ini dengan agenda rapat.
o Kesimpulan Rapat, isikan pada kolom kesimpulan rapat.
o Tindak Lanjut, isikan pada kolom ini dengan uraian tindak lanjut.
o Penanggung Jawab, pilih pada tombol top down yang ada dengan Unit Eselon I sebagai unit penanggungjawab.
o Pendukung, isikan pada kolom ini dengan nama Unit Eselon I yang bertanggung jawab terhadap agenda rapat tersebut selain penanggungjawab yang utama. Dari Tgl Sampai Tgl Dari Jam Sampai Jam Jenis Rapat Unit Status Rapat Tema Rapat Agenda Rapat Icon “Show” Kesimpulan Rapat Tindak Lanjut Penanggung Jawab Pendukung Status Tindakan
Pushaka – Pusintek 36 o Status Tindakan, isikan pada kolom ini dengan status tindakan.
o Icon Show, klik tombol ini untuk meng-execute parameter diatas, maka akan muncul message seperti dibawah ini.
Klik tombol “OK”, maka hasil pencarian dari kegiatan diatas, akan tampak seperti pada gambar 4.3.1.3, untuk membatalkan kegiatan pencarian tekan tombol ”Cancel”.
Gambar 4.3.1.3 Hasil Cari Rapat
Klik pada hyperlink “Edit Detil” maka layar akan menampilkan detil dari rapat hasil pada form pencarian. Gambar detilnya adalah seperti gambar 4.2.1.3. dan kegiatan selanjutnya seperti penambahan peserta baru, agenda baru dan lain sebagainya dapat dilakukan dengan melihat kegiatan yang sama di menu Off Track. 4.3.2 Cari Tindak Lanjut
Menu Tindak Lanjut ini berfungsi untuk memudahkan bagi executive user dalam hal pencarian rapat yang sudah ditindak lanjut dengan kriteria tertentu sesuai dengan parameter yang sudah diisikan. Klik sub menu ”Pencarian” di menu utama ”Rapim Monitoring”, maka tampilan layar seperti pada gambar 4.3.2.1 berikut ini.
Pushaka – Pusintek 37
Gambar 4.3.2.1 Cari Tindak Lanjut
Klik ”Cari Tindak Lanjut”, maka akan muncul layar parameter seperti tampak pada gambar 4.3.2.2 berikut ini, isikan parameter yang ada sesuaikan dengan kriteria yang diinginkan untuk mempersempit pencarian sehingga mempercepat proses pencarian.
Gambar 4.3.2.2 Form Parameter Cari Tindak Lanjut Petunjuk Pengisian :
o Tindak Lanjut, isikan pada kolom ini dengan uraian tindak lanjut.
o Penanggung Jawab, klik pada tombol pilihan yang ada Unit Eselon I sebagai penanggung jawab tindak lanjut tersebut.
o Pendukung, yang bertanggung jawab terhadap agenda rapat tersebut selain penanggungjawab yang utama.
o Status Tindakan, klik pada tombol pilihan yang ada apakah status tindakan tersebut off track, on track, alert maupun selesai.
Cari Tindak Lanjut
Pencarian Rapim Monitoring Tindak Lanjut Penanggung Jawab Pendukung Status Tindakan Mulai Tgl Berakhir Tgl Icon “Show”
Pushaka – Pusintek 38 o Mulai Tgl, isikan pada kolom yang ada dengan tanggal mulai tindak lanjut
yang akan dicari dengan format dd/mm/yyyy.
o Berakhir Tgl, isikan pada kolom yang ada dengan tanggal terakhir tindak lanjut yang akan dicari dengan format dd/mm/yyyy.
o Icon “Show”, klik tombol ini untuk meng-execute parameter diatas, maka akan muncul message seperti dibawah ini.
Klik tombol “OK”, maka hasil pencarian dari kegiatan diatas, akan tampak seperti pada gambar 4.3.2.3, untuk membatalkan kegiatan pencarian tekan tombol ”Cancel”.
Gambar 4.3.2.3 Hasil Cari Tindak Lanjut
Klik pada hyperlink “Edit Detil” maka layar akan menampilkan detil dari tindak lanjut hasil pencarian. Gambar detilnya adalah seperti gambar 4.2.1.3. dan kegiatan selanjutnya seperti penambahan peserta baru, agenda baru dan lain sebagainya dapat dilakukan dengan melihat kegiatan yang sama di menu Off Track.
Pushaka – Pusintek 39 4.3.3 Cari File
Menu Cari File ini berfungsi untuk memudahkan bagi executive user dalam hal pencarian file bahan rapat maupun file hasil rapat dengan kriteria tertentu sesuai dengan parameter yang sudah diisikan. Klik sub menu ”Pencarian” di menu utama ”Rapim Monitoring”, maka tampilan layar seperti pada gambar 4.3.2.1 berikut ini.
Gambar 4.3.3.1 Cari File
Klik ”Cari File”, maka akan muncul layar parameter seperti tampak pada gambar 4.3.3.2 berikut ini, isikan parameter yang ada sesuaikan dengan kriteria pencarian file yang diinginkan untuk mempersempit pencarian sehingga mempercepat proses pencarian.
Gambar 4.3.3.2 Form Parameter Cari File Petunjuk Pengisian :
o Nama File, isikan pada kolom ini dengan nama file dari file dokumen yang akan dicari. Cari File Pencarian Rapim Monitoring Nama File Deskripsi File Kelompok Arsip Subkelompok Arsip Lokasi Arsip Jenis File Status File Tombol “Show”
Pushaka – Pusintek 40 o Deskripsi File, isikan pada kolom ini dengan deskripsi file.
o Kelompok Arsip, klik tombol top down yang ada, pilih kelompok arsip sesuai dokumen yang akan dicari.
o SubKelompok Arsip, kolom ini akan aktif bila kolom kelompok arsip sudah terisi, pilih subkelompok arsip yang ada.
o Lokasi Arsip, isikan pada kolom ini dengan lokasi arsip.
o Jenis File, pilih pada kolom ini dengan jenis file yang akan dicari apakah dalam bentuk audio video, dokumen maupun gambar.
o Status File, pilih salah satu radio button yang ada, apakah file tersebut file bahan rapat atau file hasil rapat.
o Tombol Show, klik tombol ini untuk meng-execute parameter diatas, maka akan muncul message seperti dibawah ini.
Klik tombol “OK”, maka hasil pencarian dari kegiatan diatas, akan tampak seperti pada gambar 4.3.3.3, untuk membatalkan kegiatan pencarian tekan tombol ”Cancel”.
Gambar 4.3.3.3 Hasil Cari File
Hasil pencarian file akan tampak seperti daftar tersebut diatas, klik pada hyperlink “Nama File” maka layar akan menampilkan detil dari file hasil pencarian. Gambar detilnya adalah seperti gambar 4.2.1.3. dan kegiatan selanjutnya seperti
Pushaka – Pusintek 41 penambahan peserta baru, agenda baru dan lain sebagainya dapat dilakukan dengan melihat kegiatan yang sama di menu Off Track.
4.4 Statistik
Menu ini berfungsi untuk memudahkan bagi semua level user dalam hal memonitor statistik rapat berdasarkan kelompok data dan gambar statistik tersebut dapat berbentuk 3 macam pilihan sesuai keinginan yaitu dalam bentuk pie, line maupun bar, klik sub menu “Statistik” di menu utama Rapim Monitoring, maka tampilan layar seperti pada gambar 4.4.1 berikut ini.
Gambar 4.4.1 Menu Statistik
4.4.1 Statistik Rapat
Menu Statistik Rapat ini berfungsi untuk memudahkan bagi reguler user dan executive user maupun level user yang lain dalam hal memonitor statistik rapat berdasarkan Jenis Rapat, Status Rapat, maupun Inisiator. Klik sub menu ”Statistik” di menu utama ”Rapim Monitoring”, maka tampilan layar seperti pada gambar 4.4.1.1 berikut ini.
Gambar 4.4.1.1 Statistik Rapat
Rapim Monitoring
Statistik
Statistik Rapim Monitoring
Pushaka – Pusintek 42 Klik ”Statistik Rapat” seperti gambar 4.4.1.1. diatas, maka akan muncul layar parameter beserta hasil statistik dalam bentuk bar seperti tampak pada gambar 4.4.1.2 berikut ini.
Gambar 4.4.1.2 Hasil Statistik Rapat
Untuk merubah tampilan statistik diatas dalam bentuk chart yang lain pilih pada kolom type chart sedangkan untuk melihat perubahan statistik rapatnya, isikan parameter yang ada sesuaikan dengan kriteria yang diinginkan untuk mempersempit pencarian sehingga mempercepat proses pencarian. Adapun parameter yang disediakan antara lain : Mulai sampai dengan Bulan Rapat yang diinginkan dan kelompok data yang terdiri dari jenis rapat, status rapat dan inisiator. Klik tombol “Show” untuk meng-execute parameter diatas, dan hasilnya tampak seperti gambar 4.4.1.3.
Gambar 4.4.1.3 Daftar Statistik Rapat
Klik pada hyperlink “Edit Data” maka layar akan menampilkan detil rapat.. Gambar detilnya adalah seperti gambar 4.2.1.3. dan kegiatan selanjutnya seperti penambahan peserta baru, agenda baru dan lain sebagainya dapat dilakukan dengan melihat kegiatan yang sama di menu Off Track.
Tombol “Show” Statistik dalam bentuk Bar Mulai Bulan Sampai Bulan Tahun Kelompok Data Type Chart
Pushaka – Pusintek 43 4.4.2 Statistik Tindak Lanjut 1
Menu Statistik Rapat 1 ini berfungsi untuk memudahkan bagi reguler user dan executive user maupun level user yang lain dalam hal memonitor statistik rapat berdasarkan Penanggung Jawab, Status Tindakan dan Jenis Rapat. Klik sub menu ”Statistik” di menu utama ”Rapim Monitoring”, maka tampilan layar seperti pada gambar 4.4.2.1 berikut ini.
Gambar 4.4.2.1 Statistik Tindak Lanjut 1
Klik ”Statistik Tindak Lanjut 1” seperti gambar 4.4.2.1. diatas, maka akan muncul layar parameter beserta hasil statistik dalam bentuk pie seperti tampak pada gambar 4.4.2.2 berikut ini.
Gambar 4.4.2.2 Hasil Statistik Tindak Lanjut 1
Untuk merubah tampilan statistik diatas dalam bentuk chart yang lain pilih pada kolom type chart pada parameter sedangkan untuk melihat perubahan statistik rapatnya, isikan parameter yang ada dan sesuaikan dengan kriteria yang diinginkan untuk mempersempit pencarian sehingga mempercepat proses pencarian. Adapun parameter yang disediakan antara lain : Mulai sampai dengan Bulan Rapat yang diinginkan dan kelompok data yang terdiri dari Penanggung Jawab, Status tindakan serta Jenis Rapat. Klik tombol “Show” untuk meng-execute parameter diatas.
Statistik Tindak Lanjut 1 Statistik Rapim Monitoring Statistik dalam bentuk Pie Tombol “Show” Parameter “Detil”
Pushaka – Pusintek 44
Jumlah tindak lanjut setiap Unit Eselon I tergambar dalam diagram pie diatas, klik pada hyperlink ”Detil” maka akan muncul daftar dari Statistik Tindak Lanjut Unit Eselon I tersebut seperti tampak pada gambar 4.4.2.3.
Gambar 4.4.2.3 Daftar Statistik Tindak Lanjut 1
Klik pada hyperlink “Edit Data” maka layar akan menampilkan detil rapat.. Gambar detilnya adalah seperti gambar 4.2.1.3. dan kegiatan selanjutnya seperti penambahan peserta baru, agenda baru dan lain sebagainya dapat dilakukan dengan melihat kegiatan yang sama di menu Off Track.
4.4.3 Statistik Tindak Lanjut 2
Menu Statistik Rapat 1 ini berfungsi untuk memudahkan bagi reguler user dan executive user maupun level user yang lain dalam hal memonitor statistik rapat berdasarkan periode bulan dan tahun saja. Klik sub menu ”Statistik” di menu utama ”Rapim Monitoring”, maka tampilan layar seperti pada gambar 4.4.3.1 berikut ini.
Gambar 4.4.3.1 Statistik Tindak Lanjut 2
Klik ”Statistik Tindak Lanjut 2” seperti gambar 4.4.3.1. diatas, maka akan muncul layar parameter beserta hasil statistik dalam bentuk line seperti tampak pada gambar 4.4.3.2 berikut ini. Statistik Tindak Lanjut 2 Statistik Rapim Monitoring “Edit Detil”
Pushaka – Pusintek 45
Gambar 4.4.3.2 Hasil Statitik Tindak Lanjut 2
Isikan pada parameter dengan periode bulan dan tahun rapat yang diinginkan. Adapun parameter yang disediakan antara lain : periode bulan awal sampai dengan bulan akhir rapat dan tahun rapat yang diinginkan Klik tombol “Show” untuk meng-execute parameter diatas. Klik ”Detil” di diagram line maupun di daftar statistiknya maka akan tampil rekapitulasi statistik tindak lanjut dengan status selesai dan belum selesai dalam bulan dan tahun yang sama seperti pada gambar 4.4.3.3.
Gambar 4.4.3.3 Statistik Tindak Lanjut selesai dan belum selesai
Klik pada icon ”Edit Detil” untuk mengetahui daftar rincian status tindak lanjut baik yang selesai maupun belum selesai per bulan dan tahun yang sama per Unit Eselon I. Tampilan daftar seperti gambar 4.4.3.4 berikut ini
“Detil”
“Detil”
Parameter
Tombol “Show”
Status “Belum Selesai”
“Edit Detil” Status Selesai
Pushaka – Pusintek 46
Gambar 4.4.3.4 Statistik Tindak Lanjut per Unit Eselon I 4.5 Pending Matters
Menu ini berfungsi untuk memantau semua jenis rapat dengan status tindak lanjutnya hanya Off Track saja dan secara periodik rapat tsb akan ditinjau ulang dan ditindaklanjuti. Klik sub menu “Pending Matters” di menu utama Rapim Monitoring, tampilan layar seperti gambar 4.5.1.
Gambar 4.5.1 Pending Matters
Setelah klik menu “Pending Matters” layar berikutnya akan tampil seperti pada gambar 4.5.2, default parameter yang ada adalah range tanggal mulai pelaksanaan rapat sampai dengan tanggal berakhir pelaksanaan rapat, apabila akan mempersempit pencarian dengan kriteria tertentu, dalam parameter disediakan selain elemen tanggal adalah Tindak Lanjut, Penanggung Jawab dan Pendukung, klik tombol “Show” untuk meng-execute parameter tersebut.
Pending Matters
Unit Eselon I
Pushaka – Pusintek 47
Gambar 4.5.2 Parameter Pending Matters
Klik pada icon “Edit Detil” pada gambar 4.5.2 untuk melihat detil dari record pending matters tersebut. Tampilan layar seperti gambar 4.5.3, adapun kegiatan yang bisa dilakukan terhapat data pending matters adalah hanya penambahan ”Komentar”saja.
Gambar 4.5.3 Detil Pending Matters
Icon “Edit Detil” Tombol “Show”
Pushaka – Pusintek 48