PERANGKAT LUNAK PENGAJUAN ACARA BERBASIS WEB DI HOTEL SUTAN RAJA SOREANG

PERANGKAT LUNAK PENGAJUAN ACARA BERBASIS WEB

DI HOTEL SUTAN RAJA SOREANG

Woro Hanifah Fitriah1

1,2 _{D3 Manajemen Informatika}

3 _{POLITEKNIK LPKIA, Jalan Soekarno-Hatta 456 Bandung}

1 _{worohanifah@gmail.com}

Abstrak

Hotel Sutan Raja Soreang adalah sebuah hotel bintang empat yang terletak di Soreang. Hotel ini menyediakan beberapa fasilitas menginap, fasilitas hiburan keluarga dan beberapa fasilitas pengadaan acara.Pengadaan acara hotel merupakan kegiatan pengajuan dari pelanggan untuk mengadakan acara di hotel. Adapun acara-acara yang dilakukan di hotel antara lain acara pengadaan rapat, gathering, wedding dll. Hotel menyediakan berbagai penawaran yang di berikan kepada pelanggan berupa paket-paket harga dan berbagai fasilitas yang disediakan untuk setiap penawarannya.

Namun pelanggan belum dapat memperoleh informasi paket-paket yang disediakan hotel, sehingga pelanggan harus datang ke hotel untuk menanyakan paket penawaran yang ada dan melakukan pendaftaran yang dimana keputusan tidak selalu dapat diputuskan secara langsung. Perangkat lunak web ini dapat di akses dimana saja. Memiliki dua hak akses yaitu pelanggan dan marketing. Pelanggan dapat melihat berbagai penawaran yang ada dan dapat menjadi media informasi yang dapat membantu marketing hotel.

Penerapan perangkat lunak ini dapat membantu user dalam memperoleh informasi dan dapat membantu marketing dalm memasarkan berbagai paket penawaran yang ada. Sehingga membantu kegiatan pemasaran hotel.

Kata kunci event, jadwal, penawaran,

1. Pendahuluan

I.1 Latar Belakang Masalah

Sejalan dengan perkembangan ilmu dan teknologi dewasa ini, semakin banyak perusahaan atau instansi yang bermunculan. Pada saat ini, setiap perusahaan sebaiknya berlomba-lomba bekerja secara lebih cepat dan akurat sehingga perusahaan atau instansi siap dan mampu bertahan dalm persaingan yang kompetitif. Sistem informasi yang dibutuhkan juga harus akurat, tepat waktu dan fleksibel. Hal ini akan menunjang kelancaran aktivitas di perusahaan atau instansi dalam kegiatan sehari-harinya. Selain itu dengan adanya sistem yang cepat , tepat dan akurat maka akan menjadi keunggulan dalam perusahaan untuk menjalankan kegiatan bisnisnya.

Hotel Sutan Raja merupakan Hotel yang terletak di Soreang Kabupaten Bandung. Hotel ini merupakan hotel bintang 4 yang memiliki 171 kamar. Hotel ini menyediakan beberapa fasilitas antara lain ruang meeting, kamar standart, deluxe dan junior sweet. Hotel ini menyediakan beberapa fasilias tambahan seperti karaoke, music hall, kolah renang, dll.

Dengan beberapa fasilitas tersebut dapat

mengundang minat pelanggan untuk membuat suatu acara di hotel tersebut, maka hotel menyediakan paket untuk mengadakan acara, adapun acara yang dapat diadakan di hotel tersebut adalah rapat, pernikahan, seminar, family gathering, dll.

Sehubungan dengan banyaknya pelanggan yang berkeinginan mengadakan suatu kegiatan tertentu membuat bagian sales marketing harus turun tangan untuk memaparkan kondisi ruangan, fasilitas, kapasitas dan lain-lain sehingga untuk membuat suatu kesepakatan penyewaan dengan pelanggan, marketing perlu konfirmasi dengan berbagai departemen yang terkait seperti kitchen dan room. Sehingga memerlukan waktu untuk membuat kesepakatan dengan pelanggan. Oleh karena itu di perlukan suatu aplikasi web yang dapat mendukung dalam mempercepat pembuatan keputusan. Maka dari itu di ambilah judul penelitian yaitu “PERANGKAT LUNAK PENGAJUAN ACARA DI HOTEL SUTAN RAJA SOREANG”.

I.2 Identifikasi Permasalahan

1. Keterbatasan media informasi paket

penawaran acara menyebabkan pelanggan perlu mendatangi hotel untuk menanyakan informasi-informasi yang di butuhkan.

2. Perlu konfirmasi dengan departemen lain

mengenai pemesanan acara sehingga memerlukan waktu dalam pemesanan acara.

3. Terbatasnya pelayanan marketing terhadap

pelanggan .

I.3 Ruang Lingkup Permasalahan

1. Proses-proses yang ada dalam perangkat

lunak ini adalah proses login user, proses pengolahan data master kamar, penawaran, proses pendaftaran, proses pengolahan data pengajuan,dan proses persetujuan.

2. Pemberian hak akses berbeda antara

pelanggan, marketing dan departemen lain.

3. Keperluan melihat berbagai penawaran

paket dapat dilakukan oleh pelanggan.

I.4 Tujuan Perancangan

Tujuan pembuatan tugas akhir ini adalah : 1. Membuat suatu media informasi website

yang dapat membantu memberi informasi kepada pelanggan, dengan demikian di harapkan dapat menghindari antrian dalam konsultasi pengadaan acara.

2. Dengan adanya aplikasi ini setiap

departemen dapat mengakses kegiatan-kegiatan yang di terima oleh marketing, dengan ini di harapkan marketing akan lebih

mudah dalam mengkonfirmasi

pembookingan acara dari pelanggan.

3. Dengan dapat di akses di mana saja pelanggan akan lebih mendapat informasi. Di harapkan

dengan kemudahan dalam mengakses

informasi tersebut, pelanggan akan mudah di layani dalam kebutuhan informasi.

Metodologi Pengembangan Perangkat Lunak Model pengembangan yang digunakan adalah Model Waterfall.Model ini menyediakan pendekatan alur hidup klasik (Classic Life Cycle).

Anali

sis n dean jian Desai Pengo Pengu

Gambar Ilustrasi Model Waterfall

1. Analisis kebutuhan perangkat lunak Proses pengumpulan kebutuhan dilakukan secara intensif untuk menspesifikasikan kebutuhan perangkat lunak agar dapat dipahami perangkat lunak seperti apa yang dibutuhkan oleh user.Spesifikasi kebutuhan perangkat lunak pada tahap ini perlu untuk didokumentasikan.

2. Desain

Desain perangka lunak adalah proses multilangkah yang focus pada desain pembuatan program perangkat lunak termasuk struktur data, arsitektur perangkat lunak, representasi antarmuka, dan prosedur

pengodean. Tahap ini mentranslasi

kebutuhan perangkat lunak dari tahap analisis kebutuhan ke representasi desain agar dapat diimplementasikan menjadi program pada tahap selanjutnya.Desain perangkat lunak yang dihasilkan pada tahap ini juga perlu didokumentasikan.

3. Pembuatan kode program

Desain harus ditranslasikan ke dalam program perangkat lunak.Hasil dari tahap ini adalah program komputer sesuai dengan desain yang telah dibuat pada tahap desain. 4. Pengujian

Pengujian focus pada perangkat lunak secara dari segi lojik dan fungsional dan memastikan bahwa semua bagian sudah

diuji. Hal ini dilakukan untuk

meminimalisir kesalahan (error) dan memastikan keluaran yang dihasilkan sesuai dengan yang diinginkan.

2. UML

2.1. Use Case Diagram

1. User

1. Admin marketing mengisi penawaran terbaru yang ada di hotel.

2. Pelanggan membuka website dan melihat daftar penawaran yang ada. 3. Pelanggan memilih penawaran dan

mengisi form pendaftaran.

4. Admin marketing menerima daftar pemesanan pengadaan event.

5. Admin marketing menginput

pendaftaran via telpon dan langsung melalui form daftar pendaftaran event langsung.

6. Penyetujuan

7. Departemen melihat daftar event yang akan di adakan dalam waktu dekat.

<<include>> <<include>> <<include>> <<include>> <<include>> marketing departemen pelanggan mengelola penawaran mengelola daftar pemesanan

cetak surat konfirmasi

melihat daftar acara

melihat penawaran

mengisi identitas

log in

pemesanan event laporan

Gambar. Use case Diagram Pengadaan Event 2.2. Class Diagram 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1..1 1..* 1..1 1..* 1..1 1..* 1..1 1..* 1..1 1..* 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 penawaran + + + + + kode_penawaran jenis_penawaran nama_penawaran harga rincian fasilitas : char : Character : Character : int : Character + + + + + set penawaran () getpenawaran () set jenis penawaran () set nama penawaran () set harga () ... acara + + + + + + + + + + + + + + + + + + + no_acara nama_Acara tanggal jam tempat jumlah id_pelanggan kode_penawaran harga_room breakfast coffie break1 lunch coffie break2 dinner coffie break3 total status buktiTransfer uang_muka : int : Character : Date : int : Character : int : char : char : int : int : int : int : int : int : int : int : Character : character : int + + + + + +

set rincian acara () get rincian acara () set acara () set no acara () cetakSurat () unduhLaporan () ... user + + + user_id password hak akses : char : Character : int + + + setUser () getuser () validasi () ... mengelola penawaran + + + + input penawaran () ubah penawaran () hapus penawaran () lihat penawran () ... mengelola acara + + + + + input acara () ubah acara () buat pembatalan () cari acara () lihat daftar acara () ...

kelola user + + +

input data user () edit dara user () hapus user () ... validasi + + log in () log out () ... tampilan + + + + + + + + + form log in () form utama () form registrasi () form rincian acara () form kelola user () form kelola penawaran () form surat konfirmasi () form cari pelanggan () form export laporan () ... main + main () ... Registrasi + + + + + id_pelanggan company nama no_telpon e-mail : char : Character : Character : int : Date + + set pendaftaran () get pendaftaran () ... mengelola registrasi + + + + input pendaftaran () edit pendaftaran () lihat pendaftaran () simpan () ...

koneksi basis data -host username password role : char : Character : Character : character + + + + open () execute () get result () close () ...

Gambar. class diagram

2.3. Pseudocode

Tabel III.13 Pseudocode Login

Nama Login

Kegunaan Hak Akses

Marketing dan departemen

Input Username, Password

Output Halaman Utama

Algoritma Input username

Input password If username=ada dan password=ada

Masuk halaman master if username=tidak dan password= tidak ada pesan “log in gagal” Masuk halaman log in Else

Pesan”log in gagal” Masuk halaman log in Tabel III.14 Pseudocode Persetujuan

Nama Persetujuan

Kegunaan Memberi persetujuan

pangajuan acara dari pelanggan

Input Setuju,tidak setuju

Output Status berubah

Algoritma Input setuju, tidak

setuju If rdsetuju=1 Status =”diproses” Else Status=”tidak dapat diproses 3. Implementasi Antarmuka

Gambar Antar muka halaman utama

Gambar. Registrasi

State Diagram

input user dan password validasi user/password benar user/password salah

user password terisi

cek user password

berhasil log in kembali

menunggu

Gambar State diagram Log in Narasi State Diagram log in

1. System saat tampil form log in,system dalam status menunggu inputan data 2. Data yang di input berupa user id dan

password

3. Setelah user mengetik user dan password lalu form terisi.

4. Kemudian system akan mengecek apakah user dan password valid atau tidak

5. Jika falid maka system akan berhasil log in dan menampilkan halaman utama admin. 6. Jika tidak valid makan akan kembali ke

halaman log in.

pilih data yg akan diubah

masuk halaman pemesanan

ubah data tampil data

data terisi menunggu

tersimpan

Gambar. State diagram kelola pemesanan Narasi State Diagram Kelola pemesanan

1. Pada saat masuk ke halaman pemesanan maka system dalam keadaan menunggu inputan atau aksi yang akan di berikan user. 2. Ketika akan mengubah data makan akan

user memilih data yang akan di ubah 3. Kemudian system akan menampilkan data. 4. Kemudian user ubah data sesuai kebutuhan 5. Kemudian data pun terisi

klik checkbox persetujuan

pilih simpan masuk halaman pesetujuan

disetujui

data tersimpan menunggu

Gambar. State diagram persetujuan acara Narasi State Diagram Persetujuan Acara

1. Pada saat masuk halam persetujuan system dalam keadaan menunggu aksi yang aakn di berikan oleh user.

2. User klik radio button untuk persetujuan. 3. Maka system akan menerima status acara

disetujui atai tidak di setujui. 4. Setelah itu user pilih simpan. 5. Dan system akan menyimpan data.

input data

validasi kelengkapan data

data lengkap data tidak

lengkap

data regis terisi

cek kelengkapan data

tersimpan menunggu

Gambar. State diagram registrasi Narasi State Diagram Registrasi

1. Pada saat masuk ke halaman registrasi system dalam keadaan menunggu inputan data.

2. Setelah pelanggan mengisi data registrasi makan data akan terisi.

3. Kemudian system akan mengecek apakah data telah lengkap atau tidak

4. Jika lengkap maka data akan tersimpan didalam database.

5. Jika data belum lengkap maka akan kembali ke halaman registrasi

pilih penawaran

masuk halaman penawaran

tampil penawaran menunggu

Gambar. State diagram lihat penawaran

Nomor urut tabel ditulis di bagian atas tabel yang dijelaskan, contoh: Tabel 1, Tabel 2(a). Sedangkan nomor urut gambar ditulis di bagian bawah gambar yang dijelaskan, contoh: Gambar 1, Gambar 2(a).

Kesimpulan

Setelah dilakukan analisi dan proses pengkodingan pembuatan web makan di peroleh hasil sebagai berikut:

1. Adanya aplikasi ini membantu pelanggan untuk memperoleh informasi mengenai harga dan fasilitan dari penawaran yang ada. 2. Pengaksesan dapat dilakukan dimana saja

sehingga membantu departemen untuk memperoleh informasi-informasi mengenai

event yang akan di lakukan dalam waktu

dekat sehingga memudahkan dalam

melakukan persiapan.

3. memberikan kebutuhan informasi bagi pelanggan dengan mudah.

Saran

Perangkat lunak ini masih memerlukan

pengembangan supaya bisa membantu pengguna untuk membuat jadwal dan memperoleh informasi. Adapun saran-saran yang bisa digunakan untuk pengembangan perangkat lunak ini adalah :

1. Mengembangkan transaksi untuk pembayaran

melalui i-pay

2. Mengembangkan dengan menyediakan

layanan customer service secara online agar dapat berkomunikasi secara langsung dalam aplikasi web.

[1] Akhmad Fauzi. Pengantar Teknologi Informasi [2] Andri Kristanto. 2010, Kupas Tuntas PHP dan MySql, Cable Book, Klaten.

[3] e-journal.uajy.ac.id (Akses 4 April 2014) [4] Hendrayudi. 2009, VB 2008 untuk berbagai

keperluan pemprograman, PT Elex Media

Komputindo, Jakarta.

[5] http://www.komunikasipraktis.com (Akses 6 mei 2014)

[6] http://www.organisasi.org (Akses 4 April 2014) [7] Rosa A.S dan M Shalahudin 2013. Rekayasa

Perangkat Lunak Terstruktur dan Berorientasi Objek

[8] Shalahuddin, M and Rosa A.S . 2011. Modul

Pembelajaran Rekayasa Perangkat Lunak. Modula :

Bandung

[9] Suhartono 2009. Belajar Komputer Gampang