285069484-Rencana-Mutu-Pelaksanaan.pdf

(1)

Dilarang memperbanyak dokumen ini, tanpa ijin Bagian Pengendali Dokumen BPJN. IX - Ambon

1. Ruang Lingkup;

Ruang lingkup penerapan Petunjuk Pelaksanaan ini berlaku untuk pelaksanaan kegiatan yang dibuat oleh Penggunaan Jasa (PA/KPA) dan seluruh Satker/PPK dilingkungan Balai Pelaksanaan Jalan Nasional IX wilayah Maluku dan Maluku Utara Direktorat Bina Pelaksanaan Wilayah III.

2. Tujuan;

Mengatur tata cara Penyusunan Rencana Mutu Pelaksanaan Kegiatan, agar diperoleh persepsi yang sama bagi pemangku kepentingan dan sebagai panduan pelaksanaan kegiatan untuk pencapaian mutu yang optimal.

3. A c u a n;

1. Perpres RI Nomor 54 Tahun 2010 Tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah; 2. Permen PU Nomor 09/PRT/M/2008 Tentang Pedoman Sistim Manajemen

Keselamatan dan Kesehatan Kerja (K3) Konstruksi Bidang Pekerjaan Umum;

3. Permen PU Nomor 04/PRT/M/2009 Tentang Sistem Manajemen Mutu Departemen Pekerjaan Umum;

4. Permen PU Nomor 07/PRT/M/2011 Tentang Standar dan Pedoman Pengadaan Pekerjaan Konstruksi dan Jasa Konsultansi;

5. SE Direktur Jenderal Bina Marga Nomor 04/SE/Db/2011, tanggal 28 juli 2011, tentang Penajaman Strategis Ruas dan Peningkatan Mutu Desain;

6. SE Direktur Jenderal Bina Marga Nomor 06/SE/Db/2011, tanggal 20 Desember 2011, tentang Jenis-jenis Kontrak Pelaksanaan Pekerjaan Tahun anggaran 2012 Berdasarkan Pembebanan Tahun Anggaran;

7. SE Direktur Jenderal Bina Marga Nomor 04/SE/Db/2012, tanggal 26 Januari 2012, tentang Tata Cara Perubahan Kontrak Konstruksi;

8. Manual Mutu Direktorat Jenderal Bina Marga Nomor DJBM/SMM/MED MER Rev. 00 9. Prosedur Pengendalian Dokumen No. DJBM/SMM/PR/01

10. Prosedur Pengendalian Bukti Kerja No. DJBM/SMM/PR/02 11. Prosedur Audit Internal (AI) No. DJBM/SMM/PR/03

12. Prosedur Pengendalian Hasil Pekerjaan Tidak Sesuai (HPTS) No. DJBM/SMM/PR/04 13. Prosedur Tindakan Korektif No. DJBM/SMM/PR/05

14. Prosedur Tindakan Pencegahan No. DJBM/SMM/PR/06

15. Petunjuk Pelaksanaan tinjauan Manajemen No. Dokumen DJBM/SMM/PP/01

16. Instruksi Kerja Penyusunan Dokumen Sistim Mutu Nomor Dokumen DJBM/SMM/IK/01;

(2)

4. Definisi;

4.1 Petunjuk Pelaksanaan;

Adalah dokumen standar kerja yang dibutuhkan oleh tiap-tiap Unit Kerja/Unit Pelaksana kegiatan untuk memastikan perencanaan, pelaksanaan dan pengendalian proses dilakukan secara efektif sesuai Sistem Manajemen Mutu;

(Permen PU Nomor 04/PRT/M/2009 Lampiran 1 Bab IV angka 4.2.6.1)

4.2 Rencana Mutu Pelaksanaan Kegiatan.

Adalah dokumen yang menunjukkan kemampuan organisasi dalam mengerahkan sumberdayanya untuk mencapai tujuan pada suatu pelaksanaan kegiatan, proses atau produk dengan menggunakan Sistem Manajemen Mutu;

(Permen PU Nomor 04/PRT/M/2009 Lampiran-1 Bab VII angka 7.1.2)

4.3 Hasil Pekerjaan Tidak Sesuai.

Adalah Hasil kegiatan/produk kegiatan yang tidak memenuhi persyaratan atau ketentuan yang telah ditetapkan.

(Manual Mutu DJBM Nomor DJBM/SMM/MM Rev.00 – 2.2.31)

4.4 Sasaran Mutu.

Sesuatu yang dicari atau dituju berkaitan dengan mutu. Biasanya didasarkan pada Kebijakan Mutu Organisasi, serta ditentukan bagi fungsi dan tingkatan tertentu dalam organisasi.

(Permen PU Nomor 04/PRT/M/2009 Lampiran-1 Bab II angka 6).

4.5 Pelanggan/Pemangku Kepentingan.

Organisasi atau orang yang menerima hasil pekerjaan (produk/manfaat). Pelanggan terdiri dari:

o Pelanggan Internal adalah Pihak-pihak yang terkait dengan proses selanjutnya dalam suatu kegiatan. (Pimpinan, Pejabat Setingkat dan Staff);

o Pelanggan Eksternal adalah pihak-pihak luar yang terkait dengan kegiatan di lingkungan Kementerian Pekerjaan Umum (Pemerintah, masyarakat, stakeholder);

(3)

4.6 Unit Kerja.

Unit di lingkungan Direktorat Jenderal Bina Marga, Kementerian PU berdasakan Peraturan Menteri Pekerjaan Umum Nomor 08/PRT/M/2010 (Ditjen, Setditjen, Direktorat) dan Peraturan Menteri Pekerjaan Umum Nomor 21/PRT/M/2010 (Tugas dan Fungsi Balai Besar/Balai Pelaksanaan Jalan Nasional)

4.7 Kepuasan Pelanggan.

Persepsi para pemangku kepentingan di bidang jalan (misalnya:

pengguna/pemanfaat jalan) tentang tingkat pelayanan yang disediakan oleh Direktorat Jenderal Baina Marga.

4.8 Unit Pelaksana.

Satuan Kerja Pelaksanan Kegiatan (SNVT/SKS/PPK), Bagian Pelaksana Kegiatan yang berada di bawah pembinaan Eselon I yang berkaitan dengan mutu kegiatan di lingkungan Direktorat Jenderal Bina Marga.

4.9 Prosedur.

Cara tertentu untuk melaksanakan suatu kegiatan atau proses, (yang melibatkan lebih dari satu bagian atau orang, yang memiliki tugas dan tanggung jawab yang berlainan).

4.10 Manajemen Puncak.

Orang atau kelompok yang mengarahkan dan mengendalikan organisasi pada tingkat tertinggi.

(Permen PU Nomor 04/PRT/M/2009 Lampiran-1 Bab II angka 8).

5. Ketentuan Umum; 5.1 Penyusun.

Rencana Mutu Pelaksanaan Kegiatan harus dibuat oleh Unit Pelaksana (Satker/SNVT dan PPK) untuk digunakan sebagai acuan pelaksanaan kegiatan oleh masing-masing Unit Pelaksana.

(4)

5.2 Waktu pengajuan.

Rencana Mutu dibuat pada saat sebelum dilaksanakannya kegiatan.

5.3 Cara Penomoran Dokumen.

Cara penomoran dokumen mengikuti ketentuan sebagai berikut:

No. Dokumen : SMM/RMP/B/C/D Rev. XX Notasi:

SMM = Sistem Manajemen Mutu.

RMP = Rencana Mutu Pelaksanaan Kegiatan.

B = Diisi Singkatan Provinsi dimana SNVT berada dengan ketentuan; Provinsi ... disingkat ...

Jika Satker berada pada Balai maka diisi dengan BPJN/BBPJN…. C = Diisi singkatan nama SNVT dengan ketentuan sebagai berikut ;

PELAKSANAAN WILAYAH ... – WIL...1

PERENCANAAN & PENGAWASAN – P2JN.

Jika Satker Balai maka C tidak dicantumkan notasi apapun juga. D = Jika Rencana Mutu dibuat oleh PPK maka diisi dengan nomor urut

PPK pada SNVT bersangkutan sesuai ketentuan yang ditetapkan oleh Kepala SNVT.

Jika RMP dibuat oleh SNVT dan Satker Balai Besar, maka D tidak dicantumkan notasi apapun juga.

XX = Nomor urut revisi sesuai katagori masing masing, dua digit dimulai dari nomor 00 (asli).

Contoh :

No. Dokumen : SMM/RMP/BALAI IX Rev. 00 No. Dokumen : SMM/RMP/MLU/WIL I Rev. 00

No. Dokumen : SMM/RMP/MLU/WIL I/PPK 01 Rev. 00

(5)

5.4 Perubahan atau Revisi.

RMP adalah dokumen yang dinamis, dapat berubah sesuai kebutuhan jika pada saat kegiatan dilaksanakan terdapat perubahan pada dokumen tersebut. Perubahan atau revisi dokumen harus mengikuti kaidah perubahan dokumen dan dilakukan persetujuan ulang.

5.5 Tata cara pengesahan.

Tata cara penyusunan, pemeriksaan dan pengesahan dokumen diatur sebagai berikut;

No Disusun Oleh; Diperiksa Oleh; Disahkan Oleh; 1. Satker Balai Kasie PSP3 Kepala Balai

2. Ka SNVT Kasie yg Relevan Kepala Balai

3. PPK Ka SNVT Kepala Seksi yang relevan

4. SKPD Kasie PSP3 Kepala Dinas

5.6 Pemahaman dan aplikasi.

Rencana Mutu Pelaksanaan Kegiatan (RMP) harus disosialisasikan oleh penyusun/penanggung jawab kegiatan kepada jajarannya yang terlibat, untuk dipahami dan diterapkan serta dalam perjalanannya harus selalu dipantau pencapaiannya.

5.7 Isi dan kandungan Rencana Mutu Pelaksanaan (RMP).

Isi dan kandungan Rencana Mutu Pelaksanaan (RMP) sekurang-kurangnya adalah; 1. Umum.

2. Informasi Kegiatan. 3. Sasaran Mutu Kegiatan.

4. Persyaratan Teknis dan Administrasi. 5. Struktur Organisasi.

6. Tugas, Tanggung Jawab dan Wewenang.

7. Kebutuhan Sumber Daya Manusia dan Sumber Daya Lainnya. 8. Bagan Alir Pelaksanaan Kegiatan.

9. Jadwal Pelaksanaan Kegiatan. 10. Jadwal Personil.

(6)

Dilarang memperbanyak dokumen ini, tanpa ijin Bagian Pengendali Dokumen BPJN. IX - Ambon 11. Jadwal Penggunaan Sarana dan Prasarana.

12. Rencana dan Metode Verifikasi, Validasi, Monitoring, Evaluasi, Inspeksi dan Pengujian dan Kriteria Penerimaan.

13. Daftar Kriteria Penerimaan. 14. Daftar Dokumen SMM.

15. Daftar Induk Rekaman / Bukti Kerja.

6.

7.

Kondisi Khusus

Tidak ada

Bagan Alir, Tugas dan Tanggung Jawab 7.1. Bagan Alir RMP PENYUSUN OLEH PPK / KASATKER DIPERIKSA OLEH KASATKER / KASI / KABID / KASUBDIT

DISAHKAN OLEH KASI / KABID / KA BALAI /

DIREKTUR

7.2. Tugas dan Tanggung Jawab 7.2.1. Penyusun :

1) Menyusun RMP atas inisiatif PPK/Satker berdasarkan DIPA dan kebutuhan pelaksanaan kegiatan.

2) Membubuhkan identitas nama, jabatan, tanda tangan dan tanggal pada kolom yang telah disediakan.

3) Menyampaikan kepada masing-masing pejabat yang telah ditunjuk pada tata cara pengesahan (angka 5.5).

PENYUSUNAN

RMP

PERIKSA

PENGESAHAN

RMP

YA TIDAK

(7)

8.

7.2.2. PPK/Kasatker/Kasi :

1) Menunjuk/menetapkan petugas penyusun RMP.

2) PPK/Kasatker/Kasi memeriksa RMP yang telah disusun oleh penyusun. 3) Kasi/Kepala Balai/Kepala Dinas sebagai atasan PPK/Kasatker/Kasi yang

akan mengesahkan RMP.

4) Melakukan Sosialisasi RMP yang disusunnya kepada seluruh jajaran yang berada dibawah kendalinya.

5) Mendistribusikan dokumen RMP ke pihak-pihak yang terkait dalam lingkup Balai Pelaksanaan Jalan Nasional IX dan yang berada dalam lingkup hierarki di atasnya.

6) Memantau dan mengevaluasi penerapan RMP.

7.2.3. Kepala Seksi Pengendalian Sistem Pelaksanaan, Pengujian dan Peralatan :

1) Sebagai Wakil Manajemen pada Unit Penjamin Mutu (UPM);

2) Memeriksa RMP yang dibuat oleh petugas yang ditunjuk pada masing-masing unit kerja (SNVT/Satker Balai/SKPD) dalam lingkup Balai Pelaksanaan Jalan Nasional IX;

3) Mensahkan RMP yang telah dibuat PPK.

4) Memantau pelaksanaan RMP yang telah disusun oleh PPK/Kasatker (termasuk SKPD).

7.2.4. Kepala Balai :

1) Sebagai Manajemen Puncak pada Unit Penjamin Mutu (UPM); 2) Mensahkan RMP yang telah diperiksa pejabat yang telah ditunjuk; 3) Memantau pelaksanaan penerapan Sistem Manajemen Mutu.

Bukti Kerja;

Dokumen Rencana Mutu Pelaksanaan Kegiatan (RMP).

(8)

Lampiran 9.1 Sampul/Cover

DIREKTORAT JENDERAL BINA MARGA

DIREKTORAT BINA PELAKSANAAN WILAYAH-III

BALAI PELAKSANAAN JALAN NASIONAL IX

RENCANA MUTU PELAKSANAAN

(RMP)

TAHUN 2014

SATUAN KERJA NON VERTIKAL TERTENTU

PELAKSANAAN JALAN NASIONAL WILAYAH ….

(9)

Lampiran 9.2 (Lembar Pengesahan) . . . lembar 1/2

DIREKTORAT JENDERAL BINA MARGA

DIREKTORAT BINA PELAKSANAAN WILAYAH-III

BALAI PELAKSANAAN JALAN NASIONAL IX

RENCANA MUTU PELAKSANAAN (RMP)

(

1 )

No. Dokumen :

(

2 )

Tgl berlaku :

(

4 )

Hal. :

(

13 )

No. Revisi :

(

3 )

Tgl. Kaji Ulang :

(

5 )

Paraf :

(

14 )

PENGESAHAN

URAIAN

NAMA & JABATAN

TANDA TANGAN

DISUSUN OLEH

(

6 )

(

6 )

DIPERIKSA OLEH

(

7 )

(

7 )

DISAHKAN OLEH

(

8 )

(

8 )

STATUS DOKUMEN

(

9 )

(

10 )

NO. DISTRIBUSI

(

11 )

TANGGAL

(

12 )

Petunjuk Pengisian Lembar Pengesahan (lampiran 9.2) ... lembar 2/2

(

1 )

:

Cantumkan level Dokumen (Prosedur/Petunjuk Pelaksanaan dan RMP adalah

(10)

(

2 )

:

Diisi nomor dokumen sesuai ketentuan Cara Penomoran Dokumen butir 5.3

dokumen ini.

(

3 )

:

Diisi no revisi sesuai ketentuan butir 5.3 dokumen ini, 00 untuk dokumen

perdana dan 01 untuk revisi pertama dan selanjutnya sesuai urutan

perubahannya.

(

4 )

:

Diisi tanggal sesuai pada saat dokumen diterbitkan, setelah disahkan oleh

Manajemen Puncak (Kepala Balai)/Kepala Bidang.

(

5 )

:

Diisi tanggal kapan dokumen akan dikaji ulang selama lamanya 6 (enam)

bulan setelah tanggal berlaku.

(

6 )

:

Cantumkan nama dan jabatan originator/penyusun (personil yang kompeten

pada substansi yang disusun), tanda tangan dan tanggal saat diajukan.

(

7 )

:

Cantumkan nama pemeriksa/atasan langsung penyusun dokumen tanda

tangan dan tanggal saat diajukan. Ikuti ketentuan pihak pemeriksa

sebagaimana ketentuan butir 5.5 dalam dokumen ini.

(

8 )

:

Cantumkan nama pengesah dokumen/Manajemen Puncakmasing masing Unit

Kerja, tanda tangan dan tanggal saat diajukan.

(

9 )

:

Cantumkan status ”ASLI” pada dokumen aslinya.

(

10 )

:

Dicantumkan status sesuai status pengendalian pada saat dokumen

didistribusikan kepada yang berkepentingan (TERKENDALI) atau TIDAK

TERKENDALI jika dokumen didistribusi kepada pihak yang tidak relevan

untuk diberi dokumen yang sah (hanya untuk referensi).

(

11 )

_:

Diisi nomor distribusi sesuai ketentuan yang ditetapkan oleh penerbit

dokumen.

(

12 )

:

Diisi tanggal saat dokumen didistribusikan.

(

13 ) : Diisi nomor halaman dan jumlah halaman seluruhnya

(

14 ) : Paraf penyusun

(11)

Lampiran 9.4 DATA KEGIATAN

(Sekurang kurangnya berisi sebagai berikut ;)

9.4 DATA KEGIATAN(Bila SNVT)

NO

U R A I A N

K E T E R A N G A N

1. NAMA SNVT DAN NOMOR :

2. KEPALA SNVT NAMA :

3. SK PENGANGKATAN

NOMOR :

TANGGAL :

4. ALAMAT :

5. SUMBER DANA LOAN NO :

APBN DIPA NO SP :

6. PAGU DANA TOTAL :

LOAN US $ :

APBN (Rp) :

7. PEJABAT PEMBUAT KOMITMEN :

6.1 NAMA : ALAMAT : SK NO/TGL : PAKET KEGIATAN : BIAYA (PAGU) : PAKET KEGIATAN : BIAYA (PAGU) : 6.2 Dsb . . . :

Pada RMP yang diterbitkan oleh PPK maka Data Kegiatan dapat mencantumkan sekurang

kurangnya;

1. Nama Kegiatan.

6. Sumber Dana

11. Masa Pemeliharaan.

2. Pemilik Kegiatan.

7. Kontrak Nomor/Tanggal.

12. Penyedia Jasa Kontraktor.

3. Nama PPK.

8. Nilai Kontrak.

13. Pengawas/Direksi Teknis

4. SK Nomor dan Tanggal

9. Jangka Waktu Pelaksanaan.

14. Masa Pemeliharaan.

5. Alamat

10. Cara Pembayaran.

15. Tanggal Akhir Kontrak.

(12)

Lampiran 9.4

STRUKTUR ORGANISASI

Catatan : *) Diisi nama Satker atau PPK;

**) Diisi nama urusan yang membidangi/terkait.

SATKER / PPK*) Asisten Urusan**) Asisten Urusan**)

Unit. Penjamin Mutu - Pengendali Dokumen Asisten Urusan**) STAF STAF STAF STAF STAF STAF STAF STAF STAF

(13)

Lampiran 9.9

JADWAL PELAKSANAAN KEGIATAN

SATUAN KERJA NONVERTIKAL TERTENTU

4 _Hal…..dari2

No _KEGIATANJENIS Renc BULAN, TAHUN………….. KETERANGAN

Real 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 1 Renc Real 2 Renc Real 3 Renc Real 4 Renc Real 5 Renc Real 7 Renc Real ………, …………. 20…. ( . . . .. . . ) Kepala SNVT 1

Diisi nama SNVT atau PPK

(14)

Lampiran 9.10

JADWAL PERSONIL

SATUAN KERJA NONVERTIKAL TERTENTU

3

Hal ….dari …4

No NAMA JABATAN JENIS KEGIATAN BULAN……… TAHUN 200.. KET

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 1 Ka SNVT Rutin Rapat Koordinasi. Monitoring/Kunjungan Lap. Rapat (Mingguan)

Panitia Serah Terima Dlsb . . .

2 Unit Penjamin Ass. Teknik & Mutu

Rutin

Panitia Pengadaan Panitia Serah Terima Pekerjaan

Monitoring

Evaluasi Penerapan SMM Dlsb . . .

3 _{Diisi nama SNVT atau PPK}

(15)

Lampiran 9.12

Lembar: ……….. dari ………..…

5

DAFTAR KRITERIA PENERIMAAN

NO

NO VERIFIKASI

KEGIATAN

KRITERIA PENERIMAAN

RUJUKAN

5_{Diisi nomor halaman}

Jakarta, ………

(……….)

Kepala SNVT

(16)

Lampiran 9.13

DAFTAR DOKUMEN SISTEM MANAJEMEN MUTU

Status per tanggal : ...

NO

JUDUL DOKUMEN

_DOKUMEN

NO.

REVISI KE

_BERLAKU

TGL

KETERANGAN

Disusun oleh ;

( . . . )

Pengendali Dokumen

(17)

Lampiran 9.14

DAFTAR INDUK BUKTI KERJA / REKAMAN

NO

NOMOR/KODE

_{BUKTI KERJA}

JENIS/NAMA

_{BUKTI KERJA}

MASA SIMPAN

PENANGGUNG

_JAWAB

Disusun oleh ;

( . . . )

Pengendali Bukti Kerja

(18)

Lampiran 9.15

DAFTAR INDUK DOKUMEN INTERNAL/EKSTERNAL

Status per tanggal : ...

NO

JUDUL DOKUMEN

NO. DOKUMEN

REVISI KE

_BERLAKU

TGL

KETERANGAN

Disusun oleh ;

( . . . )

Pengendali Dokumen

(19)

Lampiran 9.16

LEMBAR PERIKSA PEMINJAMAN DSM/DE/DI

NO

Nama Peminjam

Unit Kerja

_Peminjam

Paraf

Waktu/Tanggal

KETERANGAN

Dipinjam

Kembali

Pengendali Dokumen

(...)

(20)

Lampiran 9.17

LEMBAR PERIKSA PEMINJAMAN BUKTI KERJA/REKAMAN

NO

Nama Peminjam

Unit Kerja

_Peminjam

Paraf

Waktu/Tanggal

Nama & No Bukti

KETERANGAN

Kerja

Dipinjam Kembali

Pengendali Bukti Kerja

(...)

(21)

LAMPIRAN PENJELASAN DAFTAR ISI

Penjelasan Lampiran 9.1. LEMBAR KULIT MUKA (COVER)

(Lihat contoh Lembar kulit muka pada lampiran 9.1)

Penjelasan Lampiran 9.2. LEMBAR PENGESAHAN

(Lihat contoh Lembar Pengesahan pada lampiran 9.2)

Penjelasan Lampiran 9.3. DAFTAR ISI RENCANA MUTU PELAKSANAAN KEGIATAN Daftar Isi Rencana Mutu Pelaksanaan (RMP), cukup jelas.

Penjelasan Lampiran 9.4. INFORMASI KEGIATAN

Informasi Kegiatan.

Berisi penjelasan mengenai Data Kegiatan yang memuat tentang sumber dana, paketipaket kegiatan, lokasi dan ringkasan data teknis data PPK dan alamat.

Lihat lampiran 9.5.1 Data Kegiatan

9.5.2 LOkasi Kegiatan (Jika sesuai, lokasi kegiatan dinyatakan dalam bentuk gambar)

Penjelasan Lampiran 9.5. SASARAN MUTU KEGIATAN

Sasaran Mutu Kegiatan harus ditetapkan sebagai tolak ukur pencapaian yang harus dievaluasi

tingkat pencapaiannya, Sasaran Mutu Kegiatan ditetapkan beserta pernyataan bagaimana cara pencapaian dan bilaman diperlukan cara mengukur keberhasilannya.

Sasaran Mutu Kegiatan ditetapkan harus memenuhi criteria “SMART” yang berarti :

Spesifik (khas yang biasanya berisiko mengalami kegagalan dan ketidaksesuaian).

Measureable (Terukur baik berupa pencapaian dalam %, bilangan dan waktu).

Applicable (yang dapat dilakukan dalam pengertian tidak muluk muluk dan pencapainnya tidak tergantung kepada pihak lain sebagai penentu).

Reasonable (Beralasan ditetapkan sebagai sasaran karena merupakan titik lemah organisasi yang harus senantiasa dievaluasi pencapaiannya).

(22)

Time frame (ada batasan waktu, Sasaran Mutu harus menetapkan batasan waktu sebagai

target, dan bilamana dalam batas waktu tersebut tidak dapat dicapai maka harus segera dievaluasi.

Contoh Sasaran Mutu Kegiatan PPK :

”Tidak terdapat cacat (Zero deffect) pada pekerjaan Hot Mix proyek fisik

Pembangunan Jalan2_{yang akan menyebabkan pekerjaan ulang maupun perbaikan,}

pada kegiatan yang dilaksanakan oleh kontraktor pada triwulan 2 dan 3 periode kontrak, dengan cara melakukan kegiatan supervise yang efektif dengan menggunakan petunjuk pelaksanaan pengawasan pekerjaan yang telah ditetapkan.”

Penjelasan Lampiran 9.6. STRUKTUR ORGANISASI.

Struktur organisasi dinyatakan dalam bentuk organigram (bukan penyedia jasa) yang menunjukkan garis instruksi maupun koordinasi termasuk didalamnya Unit Penjamin Mutu (UPM), yang berfungsi sebagai Wakil Manajemen Puncak untuk pengelolaan sistem pada organisasi dimaksud, Unit Penjamin Mutu diangkat oleh Manajemen Puncak Organisasi

dengan Surat Keputusan.

(lihat contoh, lampiran 9.6 – Struktur Organisasi).

Penjelasan Lampiran 9.7. TUGAS, TANGGUNG JAWAB DAN WEWENANG.

Manajemen Puncak harus menetapkan tugas, tanggung jawab dan wewenang setiap personal yang terlibat dalam kegiatan organisasi, baik yang sesuai tupoksi maupun kegiatan tambahan insidentil (dalam waktu tertentu) sesuai ketentuan yang ditetapkan oleh organisasi. Tugas tanggung jawab dan wewenang perlu ditetapkan agar supaya pekerjaan terbagi habis, dan tidak ada tumpang tindih petugas yang ditunjuk yang berakibat beberpa personil melakukan kegiatan yang sama, atau sebuah kegiatan tidak memiliki petugas yang melaksanakannya.

Penjelasan Lampiran 9.8. BAGAN ALIR PELAKSANAAN KEGIATAN.

Pelaksanaan kegiatan harus dituangkan dalam bentuk Bagan Alir, hal ini dilakukan untuk lebih memudahkan mengidentifikasi keterkaitan dan hubungan antara kegiatan, petunjuk pelaksanaa (atau instruksi kerja) serta ketentuan persyaratannya (keberterimaannya). Jika organisasi adalah SNVT maka bagan alir kegiatan organisasi harus menunjukkan aktivitas kegiatan dimulai sejak DIPA diterima hingga akhir tahun anggaran.

(23)

Setiap simpul kegiatan harus disertai dengan Petunjuk Pelaksanaan (Prosedur), atau Instruksi maupun Daftar Simak (symbol P), dan pada setiap kegiatan yang menghendaki adanya persyaratan, pengetesan ataupun pengecekan kesesuaian terhadap ketentuan yang mengikat harus merujuk persyaratannya (keberterimaannya, symbol Q).

Penjelasan Lampiran 9.9. JADWAL PELAKSANAAN KEGIATAN.

Yang dimaksdukan dengan pelaksanaan kegiatan adalah seluruh aktivitas kegiatan ORGANISASI (bukan kegiatan pelaksanaan pekerjaan konstruksi), sejak diterimanya DIPA dampai dengan akhir tahun anggaran.

Pelaksanaan Kegiatan versus waktu dinyatakan dalam bentuk diagram pelaksanaan kegiatan. Jadwal pelaksanaan kegiatan harus dapat dengan jelas menunjukkan kapan kegiatan dimulai dan bilaman selesai, pelaksanaan kegiatan harus termasuk (jika sesuai) aktivitas penyelenggaran rapat koordinasi, monitoring dan evaluasi sejenisnya.

Sebagai fungsi control untuk melakukan evaluasi maka sedapat mungkin jadwal kegiatan menyediakan kolom realisasi pelaksanaan kegiatannya.

(lihat contoh, lampiran 9.9 – Struktur Organisasi).

Penjelasan Lampiran 9.10. JADWAL PERSONIL.

Adalah jadwal personil atau sumber daya manusia organisasi, yang digunakan untuk melakukan kegiatan.

Jadwal personil cukup mencantumkan tenaga inti saja dengan mencantumkan kegiatannya baik kegiatan rutin maupun yang sifatnya insidentil atau berkala (Jadwal kegiatan staff tidak perlu dicantumkan dalam Jadwal Personil).

(lihat contoh, lampiran 9.10 – Jadwal Personil).

Penjelasan Lampiran 9.11. JADWAL SARANA DAN PRASARANA.

Adalah jadwal rencana penggunaan sarana dan prasarana organisasi yang dibutuhkan untuk menyelesaikan kegiatan. Jadwal sarana dan prasarana diperlukan untuk melihat dukungan sarana dan prasarana (baik jumlah, jenis dan kondisi) terhadap pelaksanaan kegiatan.

(24)

Dilarang memperbanyak dokumen ini, tanpa ijin Bagian Pengendali Dokumen BPJN. IX - Ambon Penjelasan Lampiran 9.12. DAFTAR KRITERIA PENERIMAAN.

Organisasi harus membuat daftar Kriteria Penerimaan pada setiap simpul pelaksanaan kegiatan dimana persyaratan dikehendaki oleh peraturan maupun perundang undangan atau ketentuan lainnya. Jika sesuai maka Pesyaratan Kriteria Penerimaan dinyatakan langsung dan dibubuhi referensi pasal atau kalusul yang berhubungan, agar dengan mudah dapat dirujuk oleh petugas yang memerlukannya. Dalam hal persyaratan hasil kegiatan telah dituangkan dalam setiap petunjuk pelaksanaan/instruksi kerjanya, maka Kriteria Penerimaan tidak perlu dibuat.

(lihat contoh, lampiran 9.12 – Daftar Kriteria Penerimaan).

Penjelasan Lampiran 9.13. DAFTAR DOKUMEN SMM.

Rencana Mutu Pelaksanaan (RMP) harus menjelaskan pemakaian/pengelolaan dokumen yang digunakan sebagai acuan/referensi untuk melaksanakan kegiatannya.

Dokumen yang dipakai sebagai acuan atau referensi dalam kegiatan organisasi, harus dikendalikan dengan cara dicatat, diidentifikasi dengan penomoran dan dikendalikan statusnya. Pemakaian dokumen harus sedemikian rupa terhindar dari penggunaan dokumen yang kadaluarsa dengan mengikuti tatacara pengendalian dokumen.

Jenis dokumen yang dikendalikan meliputi :

a. Dokumen Sistem Mutu

Adalah Dokumen yang diterbitkan oleh Direktorat Jenderal Bina Marga atau Unit Kerja dilingkungannya, untuk dijadikan acuan dalam kegiatan operasional yang berupa Prosedur Mutu Wajib, Petunjuk Pelaksanaan (PP), Instruksi Kerja (IK) dan Daftar Simak (DS).

(lihat contoh, lampiran 9.13 – (1) Daftar Induk Dokumen Sistem Mutu).

b. Dokumen Internal

Adalah Dokumen yang diterbitkan oleh pejabat struktural dilingkungan Departeman PU (Menteri) dan Direktorat Jenderal Bina Marga yang digunakan sebagai acuan kegiatan yang antara lain meliputi; kepmen PU, Permen PU, Surat edaran Menteri PU, SK Dirjen Bina Marga yang berkaitan langsung dengan penerapan pelaksanaan Sistem Manajemen Mutu, Standart ke-Bina Margaa-an. Ditingkat Unit Kerja Dokumen Internal mencakup juga SK Sekditjen/Direktur/Kabalai.

(25)

c. Dokumen Eksternal

Adalah Dokumen yang berasal dari pihak luar Kementerian Pekerjaan Umum yang digunakan sebagai acuan kegiatan yang antara lain meliputi : Perundangan, Standar Internasional, Perda, dsb.

(lihat contoh, lampiran 9.13 – (2) Daftar Induk Dokumen Internal/Eksternal). (lihat contoh, lampiran 9.13 – (3) Lembar Periksa Peminjaman DSM/DI/DE).

Penjelasan Lampiran 9.14. DAFTAR DOKUMEN SMM.

Bukti kerja adalah catatan dari setiap kegiatan yang telah dilaksanakan oleg organisasi. Bukti kerja harus dikendalikan dengan cara dicatat, diidentifikasi dengan penomoran dan disimpan sehingga mudah diakses. Seluruh jenis bukti kerja, harus diidentifikasi pada Daftar Induk Bukti Kerja yang setidaknya menunjukkan jenis bukti kerja, nomor bukti kerja, masa simpan, bagian yang menyimpan atau penanggung jawabnya.

Contoh Bukti Kerja :  Berita Acara Rapat.  Berita Acara Aanwijzing.  Bukti Pengumuman Lelang.

 Tanda Bukti Pelelangan atau Pengambilan Dokumen.  Hasil Pengisian Daftar Simak setiap kegiatan pekerjaan.  Hasil Survey.

 Hasil Perhitungan.

 Laporan laporan (mingguan, bulanan, triwulan).  ……….dsb7

 (lihat contoh, lampiran 9.14 – (1) Daftar Induk Bukti Kerja).

 (lihat contoh, lampiran 9.14 – (2) Lembar Periksa Peminjaman Bukti Kerja/Rekaman).