BAB III ANALISIS SITEM BERJALAN. insinyur asal Jerman bermana Walter Brunch. Indonesia sendiri mengenal CCTV

(1)

51

ANALISIS SITEM BERJALAN

3.1. Tinjauan Perusahaan

3.1.1. Sejarah Perusahaan

CCTV atau Closed Circuit Television pertama kali ditemukan oleh seorang insinyur asal Jerman bermana Walter Brunch. Indonesia sendiri mengenal CCTV sekitar tahun 1995, dan penggunaannya pun hanya pada kantor – kantor besar, tetapi setelah terjadi kerusuhan Mei 1998 penggunaan CCTV semakin banyak. Dan sekitar 2004 kepolisian mulai menggunakan CCTV di ruang publik sebagai pemantauan lalu lintas.

Bukan hal yang tak mungkin, perkembangan CCTV semakin canggih mulai dari resolusi gambar, ukuran, penggunaan dan sistem yang yang digunakan CCTV. Sadar akan peluang bisnis yang sangat besar di bidang ini banyak bermunculan pelaku usaha bidang CCTV. Pada tahun 2016 cikal bakal perusahaan terbentuk yang hanya menawarkan jasa pemasangan CCTV dengan langsung terjun menawarkan pemasangan CCTV ke rumah- rumah, dengan awal hanya 2 instraler merintis. Berjalan 2 tahun ahirnya terbentuklah CV BASS COM sebagai keseriusan usaha di bidang layanan jasa dan penjualan produk CCTV, Alarm dan Access Control. Hingga sekarang sampai 6 pegawai dan banyak relasi instraler seluruh Indonesia sebagai team dalam KONCI (Komunitas Instraler Indonesia).

Hingga sekarang banyak perusahaan yang menjadi client CV BASS COM dengan kebutuhan beragam khususnya CCTV di daerah kawasan karawang.

(2)

CV BASS COM adalah perusahaan yang bergerak dibidang Teknologi dan Telekomunikasi dari Karawang yang bergerak di bidang layanan jasa dan penjualan produk CCTV, Alarm dan Access Control. Prioritas kami adalah kepuasan konsumen dan untuk mencapai serta menjaga hal tersebut selain menyediakan produk berkualitas dan bergaransi, kami menyediakan layanan Online Support, serta tenaga profesional yang siap melayani konsumen di Jawa Barat dan seluruh Indonesia.

3.1.2. Struktur Organisasi dan Fungsi

Pengorganisasian (Organizing) adalah penetapan struktur setiap bidang, divisi atau departemen melalui penentuan aktivitas-aktivitas, tanggung jawab maupun wewenang yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan perusahaan atau organisasi melalui pengelompokan setiap aktivitas. Pendelegasian wewenang dan tanggung jawab baik secara horizontal maupun vertikal dalam struktur organisasi.

Peran disetiap organisasi harus mencakup.

1. Tujuan yang bisa dijalankan.

2. Konsep yang jelas dari batas kewajiban atau aktivitas yang terlibat. 3. Batas-batas untu menentukan kebijakan dan wewenang.

Selain itu, untuk menjadikan suatu peran itu bisa dilaksanakan maka harus sediakan media yang diperlukan serta alat dan sumber-sumber yang penting demi telaksananya suatu programkerja yang ditentukan. Struktur organisasi adalah kerangka yang mewujudkan suatu pola tetap yang sinergi antara setiap bidang, departemen atau divisi. Pada umumnya struktur organisasi digambarkan dalam

(3)

bentuk bagan yang menunjukan hubungan antara divisi serta garis wewenang yang ada.

Adapun sturktur organisasi dan fungsinya pada CV. BASS COM Karawang Adalah sebagai berikut :

Gambar III. 1

Struktur Organisasi CV BASS COM Karawang

Fungsi dari setiap bagian bagan adalah sebagai berikut :

Owner /Pemilik

1. adalah sebagai pemimpin yang bertanggung jawab atas kelancaran dan pelaksana kegiatan usaha, mengkoordinir serta membimbing kegiatan sehari-hari.

2. Mencari client dan bertanggung jawab untuk pemasaran.

Admin

1. Merekrut karyawan untuk posisi yang sesuai dengan kemampuan mereka.

(4)

3. Monitorting kinerja dari setiap karyawan.

4. Distribusi pembayaran karyawan.

5. Distribusi pembayaran pajak.

6. Menjaga hubungan dengan setiap karyawan.

Installer

1. Teknisi yang bertugas dilapangan untuk pemasangan CCTV.

2. Bertanggung jawab atas suksesnya projek jasa lainnya.

3. Menginstalasi sesuai kebutuhan pelanggan sesuai dengan intruksi owner/ pemilik.

4. Bekerja dengan tanggung jawab dan langusng dengan owner/ pemilik.

3.2. Prosedur Sistem Berjalan

Adapun yang dijalankan oleh CV BASS COM dilakukan dengan tahapan namun berjalan tanpa sistem, adapun tahapan itu disebut prosedur.

Prosedur-prosedur yang digunakan adalah :

1. Prosedur Rekap Absen

Karyawan masuk setiap hari dan melakukan absen secara manual dengan absen ceklok yang nantinya akan dikumpulkan kepada bagian admin selanjutnya dikumpulkan menjadi rekapan absensi setelah selesai selanjutnya diarsipkan.

(5)

2. Prosedur Perhitungan Gaji

Perhitungan gaji dilakukan oleh admin dan pemilik dengan melihat data input berupa data absensi dan data instalasi installer. Kemudian setelah proses perhitungan gaji karyawan selesai dilakukan oleh admin seluruh data hasil perhitungan gaji karyawan diserahkan kepada owner/ pemilik untuk meminta persetujuan. Setelah disetujui oleh owner/ pemilik data rekap gaji karyawan untuk diarsipkan kedalam data arsip gaji karyawan.

3. Prosedur Pembayaran Gaji

Proses pembayaran gaji dilakukan oleh admin atau owner/ pemilik dengan melalui arsip gaji atau data rekap gaji karyawan yang telah disetujui oleh owner/ pemilik. Maka admin akan membuatkan slip gaji yang yang akan diberikan kepada karyawan beserta gaji yang disertai tanda terima gaji karyawan untuk ditanda tangani yang selanjutnya akan di arsipkan.

4. Prosedur Pembuatan Laporan Penggajian

Setelah transaksi pembayaran gaji dan tanda terima gaji yang telah ditanda tangani dan diarsipkan. Admin akan membuat laporan berdasarkan data arsip gaji. Setelah semuanya dan data tersusun sengan baik, terakhir hasilnya dilaporkan kepada owner/ pemilik.

(6)

3.3. Use Case Diagram

Use case diagram sistem yang berjalan

Gambar III.2

Use Case Diagram Penggajian

Berdasarkan Gambar 3.1 Use Case Diagram yang berjalan saat ini dijelaskan:

 1 (satu) system yang mencakup seuruh kegiatan mulai dari karyawan melakukan absen sampaicetak slip gaji.

 3 (tiga) actor yang melakukan kegiatannya : Karyawan, Admin dan Owner.  8 (delapan) use case yang dilakukan actor-actor tersebut diantaranya:

Melakukan absen, Merekap absen, Menghitung gaji, Mengirim laporan Karyawan

Owner

Admin Sistem Penggajian

Mengirim laporan penggajian Menghitung gaji

Pembayaran gaji Memeriksa dan menyetujui

laporan penggajian Mengirim laporan keuangan

(7)

penggajian, Memeriksan dan menyetujui laporan penggajian, Mengirim laporan keuangan, Pembayaran gaji dan Cetak slip gaji.

3.4. Activity Diagram

Activity diagram sistem yang berjalan

Gambar III.3

Activity Diagram Penggajian

Berdasarkan gambar 3.2 diatas activity diagram sistem yang berjalan saat ini terdapat keterangan :

 1 (satu) Initial Node sebagai yang mengawali objek.

Karyawan Admin Owner

Merekap absen

Menghitung gaji

Membuat laporan penggajian

Memberikan laporan penggajian Melakukan absen Menerima laporan penggajian Memeriksa laporan penggajian Ya Tida k Mencairkan gaji Mencairkan gaji Cetak slip gaji

(8)

 3 (tiga) Swim Line yaitu : Karyawan, Admin dan Owner.

 10 (sepuluh) Action dari sistem yang mencerminkan eksekusi dari suatu aksi, yaitu : Melakukan absen, Merekap absen, Menghitung gaji, Membuat laporan penggajian, Memberikan laporan penggajian, Menerima laporan penggajian, Memeriksa laporan penggajian, Mencairkan gaji, Transfer gaji dan Cetak slip gaji.

 1 (satu) Final State sebagai yang mengakhiri objek.

3.5. Spesifikasi Dokumen Masukan (Input)

1. Nama Dokumen : Lembaran absen

Fungsi : Untuk mengetahui data kehadiran karyawan

Sumber : Koordinator

Tujuan : Admin

Media : Kertas

Jumlah : 1 (satu) Lembar

Frekuensi : Setiap hari

Bentuk : Lihat lampiran A.1

2. Nama Dokumen : Data rekap absensi

Fungsi : Untuk mengetahui jumlah kehadiran karyawan

Sumber : Admin

Tujuan : Owner/ pemilik

Media : Kertas

(9)

3. Nama Dokumen : Kasbon

Fungsi : Untuk mengetahui jumlah hutang karyawan

Sumber : Admin

Tujuan : Admin

Media : Kertas

Frekuensi : Setiap tanggal 25

4. Nama Dokumen : Lembaran instalasi

Fungsi : Untuk mengetahui jumlah instalasi

Sumber : Owner/ pemilik

Tujuan : Admin

Media : Kertas

Frekuensi : Setiap selesai intalasi

3.6.Spesifikasi Dokumen Keluaran (Output)

1. Nama Dokumen : Tanda terima gaji

Fungsi : Bukti pembayaran gaji

Sumber : Admin

(10)

Media : Kertas

Frekuensi : Setiap pembayaran gaji

Bentuk : Lihat lampiran B.1

2. Nama Dokumen : Slip gaji

Fungsi : Sebagai lampiran penyerahaan gaji

Sumber : Admin

Tujuan : Karyawan

Media : Kertas

Frekuensi : Setiap setelah penyerahan gaji

3. Nama Dokumen : Laporan penggajian Karyawan

Fungsi : Untuk mengetahui data gaji

Sumber : Admin

Tujuan : Owner/ pemilik

Media : Kertas

(11)

Frekuensi : Setiap setelah penyerahaan gaji

3.7. Permasalahan Pokok

Dari hasil wawancara serta pengumpulan data lainnya permasalahan yang ada di procedure penggajian CV. BASSCOM KARAWANG dari sistem yang sedang berjalan bahwasanya proses absensi hingga proses cetak slip gaji masih manual menggunakan perhitungan koputerisasi biasa sehingga ada kesalahan mulai dari input absensi sampai pengitungan gaji.

Proses perhitungan dan pencatatan penggajian pada CV. BASSCOM KARAWANG masih berlangsung menggunakan Microsoft Exel, sehingga waktu untuk melakukan perhitungan dan pencatatan penggajianpun menjadi lebih lama. Pencatatan penggajian dikerjakan menggunakan Microsoft Excel sehingga sering terjadi kesalahan penulisan atau proses penyimpanan, dokumen sering tercampur dengan dokumen yang lain karena sistem pengerjaannya yang kurang teratur, terlalu banyak folder dan keamanan yang kurang memadai seperti apabila dokumen terhapus maka sudah tidak ada lagi backup /salinan dari penggajian tersebut.

Menurut Bapak Ade Solihin perlu adanya aplikasi khusus untuk proses penggajian dilingkungan usahanya, demi keberlangsungan usahanya dan terlebih lagi untuk meningkatkan mutu dan kualitas CV. BASSCOM tersebut.

(12)

3.8. Pemecahan Masalah

Setelah dijabarkan permasalahan yang dihadapi diatas, maka penulis akan memberikan alternative pemecahan masalah yang dihadapi adalah sebagai berikut :

1. Membuatkan sistem yang lebih terotomatis dibandingkan sistem sebelumnya.

2. Merancang dan membangun program khusus untuk penggajian karyawan yang meliputi absensi, perhitungan gaji dan cetak slip gaji.

3. Membuatkan laporan data perusahaan dari data karyawan, absensi, potongan dan penggajian sampai cetak data.