PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN DATA-HUKUM DAN PERUNDANG-UNDANGAN PADA DEPARTEMEN HUKUM DAN HAM
Nadia Aryanti
Jl.Anggrek No.3 Rt.16/02 kompleks.PP Cipinang Mara Jakarta Timur 13420 nadia_aryanti@yahoo.com
ABSTRAK
Sistem Informasi Manajemen Data-Hukum dan Perundang-undangan adalah suatu pengembangan sistem pencarian dokumen yang terdapat pada situs Departemen Hukum dan HAM. Tujuan dari pengembangan Sistem Informasi Manejemen Data hukum dan Perundang-undangan adalah membuat suatu sistem pengorganisasian dokumen hukum yang dapat menyimpan dokumen dalam segmen atau kelompok yang memudahkan pengguna sistem dalam melakukan pencarian dan pengaksesan dokumen secara lengkap dengan lampiran atau lembaran sejarahnya serta dokumen lain yang terkait. Untuk melakukan pengembangan pada sistem ini dilakukan proses perencanaan kegiatan, analisis kebutuhan, perancangan sistem, pemrograman, uji coba dan implementasi. Kelebihan dari sistem Informasi Manajemen Data Hukum ini adalah kemudahan dalam melakukan pencarian dokumen hukum berdasarkan kriteria atau atribut yang dimiliki pengguna. Selain itu pengelompokkan tidak bergantung pada satu kriteria tertentu, bahkan dapat dikelompokkan berdasarkan berbagai jenis kriteria. Dokumen juga ditampilkan secara lengkap beserta lampiran, lembaran sejarah dan dokumen lain yang terkait. Kelemahan dari sistem ini adalah belum lengkapnya seluruh dokumen hukum yang tersimpan dalam basis data dan kinerja sistem belum teruji dengan baik.
PENDAHULUAN
Latar Belakang Masalah
Disadari atau tidak, kendala yang mempengaruhi kegiatan operasional dalam pengambilan keputusan dari organisasi diantaranya adalah kendala-kendala yang berkaitan dengan data dan informasi. Salah satu diantaranya adalah data-data yang berkaitan dengan data legal / produk hukum yang berbentuk dokumen hukum, baik itu berupa arsip maupun dokumen hukum lainnya seperti Undang-undang, Peraturan Pemerintah, Keputusan Menteri, Keputusan Dirjen, memo, surat masuk, surat keluar dan kebijakan lainnya, yang merupakan landasan didalam menunjang kegiatan-kegiatan baik operasional maupun pengambilan keputusan.
Semakin besar organisasi, semakin banyak jumlah pihak yang terkait. Berkaitan dengan besarnya jumlah tersebut, maka kepentingan untuk membuat sistem informasi manajemen yang diimplementaskan secara khusus untuk memenuhi kebutuhan data-data hukum dan perundang-undangan menjadi sangat strategis. Disamping itu, sistem tersebut dapat dijadikan pula sebagai media sosialisasi yang dapat memenuhi kepentingan terhadap informasi yang berkaitan dengan data hukum.
Sistem pencarian dokumen yang ada saat ini memiliki beberapa kekurangan yaitu kesulitan untuk mencari dokumen hukum terkait, pencarian hanya menggunakan modus Boolean AND, dan pengelompokkan yang menyulitkan pengguna.
Tujuan dari pengembangan Sistem Informasi Manejemen Data hukum dan Perundang-undangan adalah membuat suatu sistem pengorganisasian dokumen hukum yang dapat menyimpan dokumen dalam segmen atau kelompok yang memudahkan pengguna sistem dalam melakukan pencarian dan pengaksesan dokumen secara lengkap dengan lampiran atau lembaran sejarahnya serta dokumen lain yang terkait
TINJAUAN PUSTAKA Sumber Hukum Tata Negara
Yang dimaksud dengan sumber hukum adalah segala apa saja yang menimbulkan aturan-aturan yang mempunyai kekuatan yang bersifat memaksa, yakni aturan-aturan yang jika dilanggar mengakibatkan sanksi yang tegas dan nyata. Sumber hukum dapat ditinjau dari segi materiil dan segi formal (Kansil, 2000).
Peraturan Perundangan
Untuk mengatur masyarakat dan menyelenggarakan kesejahteraan umum seluruh rakyat, Pemerintah mengeluarkan berbagai macam peraturan Negara yang biasanya disebut Peraturan Perundangan. Semua Peraturan Perundangan yang dikeluarkan Pemerintah harus berdasarkan dan/atau melaksanakan Undang-Undang Dasar dari Negara tersebut.
Dengan demikian semua peraturan Perundangan Republik Indonesia dikeluarkan harus berdasarkan dan/atau melaksanakan Undang-Undang Dasar Tahun 1945 (UUD 1945). Adapun bentuk-bentuk dan tata urutan Peraturan Perundangan Republik Indonesia sekarang ini berdasarkan UUD 1945 dan Ketetapan MPRS No. XX/MPRS, sebagai berikut : (Kansil, 2000)
1) Undang-Undang Dasar 1945 2) Ketetapan MPR
3) Undang-undang (UU)
4) Peraturan Pemerintah sebagai Pengganti Undang-Undang (PERPU). 5) Peraturan Pemerintah (PP).
6) Keputusan Presiden (Kepres).
7) Peraturan-peraturan pelaksanaan lainnya.
Tata urutan (hierarchie) Peraturan Perundangan tersebut di atas tidak dapat diubah atau dipertukarkan tingkat kedudukannya, oleh karena tata urutan Peraturan Perundangan disusun berdasarkan tinggi rendahnya Badan Penyusun Peraturan Perundangan dan menunjukkan kepada tinggi rendahnya tingkat kedudukan masing-masing peraturan Negara tersebut. Tata urutan Peraturan Perundangan dimaksudkan, bahwa Peraturan Perundangan yang lebih rendah tingkat kedudukannya tidak boleh bertentangan isinya dengan Peraturan Perundangan lain yang lebih tinggi tingkat kedudukannya. Misalnya : Undang-undang tidak boleh bertentangan isinya dengan Ketetapan MPR.
Sistem Informasi Manajemen
Sistem informasi manajemen (SIM) merupakan penerapan sistem informasi di dalam organisasi untuk mendukung informasi yang dibutuhkan oleh semua tingkatan manajemen.
Menurut George M. Scott, SIM adalah kumpulan interaksi sistem-sistem informasi yang menyediakan informasi baik untuk kebutuhan manajerial maupun kebutuhan operasi.
Menurut Frederick H. Wu, SIM adalah kumpulan dari sistem-sistem yang menyediakan informasi untuk mendukung manajemen.
Menurut Gordon B. Davis, SIM adalah sistem manusia-mesin yang menyediakan informasi untuk mendukung operasi, manajemen dan fungsi pengambilan keputusan dari suatu organisasi.
Dari beberapa definisi di atas dapat dirangkum bahwa SIM adalah : ( Jogiyanto, 1999 )
1) Kumpulan dari interaksi dua atau lebih sistem informasi.
dari orientasi yang berpusat pada PC ke orientasi yang berpusat pada internet khususnya layanan. Untuk mewujudkan visi orientasi pada internet, Microsoft mengembangkan kumpulan teknologi baru yang disebut Microsoft. NET. Banyak inovasi baru yang berada dalam platform ini akan mengatasi keterbatasan dari tool-tool dan teknologi lama.
Salah satu bahasa pemrograman visual yang dikembangkan oleh Microsoft adalah visual basic 6 (VB 6) yang berorientasi pada PC. Saat ini VB6 tersebut mengalami keterbatasan-keterbasan yang solusinya terdapat dalam teknologi Visual Basic. NET (VB.NET) (Kusumo, 2004).
SISTEM PENCARIAN DOKUMEN HUKUM PADA DEPARTEMEN HUKUM DAN HAM
Sistem kepada masyarakat umum yang ingin mengetahui informasi mengenai produk hukum.
Untuk melakukan pencarian dokumen, selain memilih berdasakan tahun pengesahan atau penerbitan pengguna juga dapat memanfaatkan pencarian berdasarkan kata atau kumpulan kata.
Sistem ini memiliki kelebihan dari segi waktu pencarian karena penyeleksian awal telah dilakukan yaitu berdasarkan tahun pengesahan atau penerbitan. Tetapi dari segi hasil pencarian dinilai belum optimal karena keterbatasan teknik modul pencarian.
pencarian dokumen pada situs Departemen Hukum dan HAM adalah suatu sistem pengolah data berupa dokumen hukum elektronik menjadi susunan dokumen yang diurutkan berdasarkan tahun pengesahan atau tahun penerbitan. Situs ini diperuntukan
METODE PENGEMBANGAN SISTEM
a. Perencanaan Kegiatan
Perencanaan kegiatan terdiri dari proses identifikasi awal masalah secara garis besar, memilih cara yang akan digunakan dalam mengatasi masalah dan menyusun rencana kegiatan.
b. Analisis Kebutuhan
Pada tahap ini dilakukan proses pengenalan dan pemahaman menyeluruh mengenai masalah dan kebutuhan pada sistem informasi manajemen data hukum dan perundang-undangan
c. Perancangan Sistem
Pada tahap ini dilakukan pemetaan proses bisnis, alur data, perancangan basis data dan perancangan tampilan antar muka.
d. Pemrograman
Pada tahap ini dilakukan konversi dari rancangan logik ke rancangan fisik baik dari sisi basis data dan aplikasinya. Awalnya adalah pembuatan tampilan antarmuka. Kemudian dilakukan pembuatan kode-kode program yang mengotomatisasi logika proses bisnis kedalam program komputer.
e. Uji coba dan implementasi
Pengujian ini dimaksudkan untuk memeriksa apakah aplikasi yang telah selesai dibuat dapat mengatasi masalah atau kekurangan yang telah diidentifikasi pada tahap analisa masalah.
USULAN SISTEM
Untuk menjawab kebutuhan akan sistem informasi manajemen dokumen hukum yang diharapkan, maka dilakukan pengembangan sistem yang akan diuraikan secara rinci pada bagian usulan sistem berikut ini.
Pengguna sistem dibagi menjadi 4 jenis dengan akses modul yang berbeda-beda.
1. Administrator pengguna, modul yang dapat diakses adalah membuat jabatan, membuat pengguna baru dan melihat log history.
2. Administrator aplikasi, modul yang dapat diakses adalah membuat atribut, membuat segmen dan membuat jenis dokumen.
3. Data Entry, modul yang dapat diakses adalah menyimpan dokumen, memasukkan atribut, dan membuat kaitan antar dokumen
Tentukan dokumen hukum yang akan
disimpan
Memasukkan nilai dari setiap atribut
Tentukan dokumen yang terkait, lampiran dan
sejarah.
Tentukan dokumen yang terkait, lampiran dan
sejarah.
Tentukan jenis dokumen dan segmen tempat
penyimpanan
Simpan
Gambar 1. Proses Penyimpanan Dokumen Oleh Data Entry 4. Viewer, modul yang dapat diakses adalah pencarian dokumen.
PERANCANGAN SISTEM DAN REALISASINYA
Tahap perancangan sistem terdiri dari perancangan diagram alur, diagram keterhubungan entitas, perancangan tampilan antar muka dan perancangan hirarki menu aplikasi.
Pada perancangan diagram alur data akan dijabarkan proses - proses yang terjadi di dalam sistem serta alur data antar entitas yang terlibat dalam sistem. Pada diagram keterhubungan entitas akan dijelaskan hubungan antar entitas serta atribut apa saja yang dimiliki untuk kemudian menghasilkan struktur basis data yang akan digunakan dalam sistem.
Diagram Konteks (DFD Level 0)
Diagram konteks menggambarkan sistem secara umum. Diagram ini merupakan bentuk yang paling sederhana dari pemodelan proses dalam sistem dan digambarkan sebagai suatu proses tunggal yang menerima dan mengirimkan arus data dari dan ke entitas eksternal yang terkait.
Dari diagram tersebut terlihat bahwa sistem digunakan oleh 4 jenis pengguna. Karena setiap pengguna melakukan berbagai proses yang berbeda, maka data yang dikirim atau diterima oleh setiap pengguna juga berbeda.
Untuk pengguna administrator pengguna, administrator aplikasi dan data entry, proses yang dilakukan bersifat pengiriman atau penyimpanan data. Sedangkan khusus user viewer hanya melakukan permintaan data dari sistem.
Gambar 2. Diagram Alur Data Level 0
Diagram Keterhubungan Entitas
Pada Diagram dibawah ini, terdapat beberapa entitas dan atributnya, entitas digambarkan dalam bentuk kotak dan atributnya terletak di bagian bawah kotak. Pada
setiap entitas terdapat atribut yang diberi garis bawah, atribut tersebut adalah primary key atau nilai kunci yang unik dari setiap entitas.
Rancangan Tampilan
Pada tahap perancangan tampilan, dilakukan proses pembuatan gambar yang akan digunakan sebagai panduan pada pembuatan aplikasi. Proses ini menentukan peletakan komponen-komponen pada aplikasi dan juga menentukan fungsi-fungsi yang harus ada pada setiap halaman web.
Hirarki Menu Aplikasi
Hirarki menu aplikasi dapat digambarkan dalam bentuk diagram dekomposisi. Diagram tersebut menggambarkan skema dari proses-proses yang terdapat dalam sistem Informasi Manajemen Data Hukum dan Perundang-undangan. Diagram ini menggambarkan keseluruhan proses-proses yang terdapat dalam sistem secara hirarkis.
SIM Hukum Manajemen User Manajemen Aplikasi Pemasukan Entry Melihat Isi Dokumen Melihat User Profile
Search Log Out
Log In Membuat User Baru Membuat Role Melihat Log History Input Atribut Menyimpan Dokumen Membuat Link Edit User Profile Membuat Segmen Membuat atribut Membuat Tipe Dokumen
Gambar 5. Hirarki Menu Aplikasi
Sistem Informasi Manajemen Hukum dan Perundang-undangan merupakan suatu sistem yang didalamnya terdapat berbagai proses. Seperti telah dijelaskan sebelumnya bahwa dalam sistem ini terdapat 4 jenis pengguna dan setiap pengguna akan menjalankan proses yang berbeda-beda.
Dari Diagram diatas dapat dilihat bahwa proses yang pertama dilakukan oleh setiap pengguna adalah login, yaitu mengisi password dan user name untuk masuk ke dalam aplikasi.
Satu level dibawah proses login merupakan proses utama dari setiap pengguna. Dan pada level selanjutnya adalah sub proses dari proses utama.
Realisasi
Menampilkan tampilan hasil pemrograman yang telah berfungsi dengan baik. Penempatan komponen dan fungsi yang digunakan sesuai dengan rancangan tampilan yang telah dibuat pada proses sebelumnya.
UJI COBA DAN IMPLEMENTASI
Uji Coba
Pengujian sistem adalah proses eksekusi suatu program dengan maksud menemukan kesalahan. Proses ini merupakan elemen kritis dari jaminan kualitas sistem dan merepresentasikan spesifikasi, desain dan pengkodean.
Pada pengujian sistem ini digunakan jenis pendekatan Black Box yaitu Pengujian yang digunakan untuk menguji fungsi-fungsi khusus dari perangkat lunak yang dirancang. Pada teknik ini, kebenaran perangkat lunak yang diuji hanya dilihat berdasarkan keluaran yang dihasilkan dari data atau kondisi masukan yang diberikan untuk fungsi yang ada tanpa melihat bagaimana proses untuk mendapatkan keluaran tersebut. Dari keluaran yang dihasilkan, kemampuan program dalam memenuhi kebutuhan pemakai dapat diukur sekaligus dapat diiketahui kesalahan-kesalahannya.
Berikut ini hasil pengujian menggunakan pendekatan black box :
Tabel 1. Pengujian Sistem dengan Pendekatan Black Box
NO Jenis pengujian Deskripsi Hasil Pengujian
1 Fungsi Pencarian dokumen terkait. Dapat melakukan akses dokumen terkait berupa sejarah dan lampiran. Penggunaan modus Boolean OR Penggunaan modus Boolean OR telah
berfungsi dengan baik.
Penggunaan modus Boolean AND Penggunaan modus Boolean AND telah berfungsi dengan baik. Pencarian berdasarkan 1 kata kunci Hasil pencarian telah sesuai dengan
kata kunci yang dimasukkan. Pencarian berdasarkan lebih dari 1
kata kunci
Pencarian lebih dari 1 kata kunci telah berfungsi dengan baik dan menampilkan hasl yang sesuai. Pencarian sederhana
Pencarian sederhana dapat
melakukan pencarian sesuai dengan kata kunci yang diinputkan.
Pembuatan atribut Pembuatan atribut dapat berfungsi dengan baik.
Pembuatan segmen atau kelompok
Pembuatan segmen atau kelompok dapat dilakukan dengan baik serta dapat menampung dokumen yang sesuai criteria segmen.
Pengelompokkan dokumen ke dalam segmen.
Dokumen dapat ditampung dalam segmen yang disesuaikan dengan atribut yang dimiliki dokumen.
2 Antarmuka Antarmuka login
Antarmuka login sudah dapat menampilkan kolom isian nama pengguna dan password.
Antarmuka pencarian dokumen
Antarmuka pencarian dokumen yang tidak terlalu banyak menampilkan kolom, memudahkan pengguna dalam melakukan pencarian dokumen.
Antarmuka entri data
Halaman entri data sudah menampilkan seluruh kolom pengisian secara lengkap dan menampilkan menu tambahan dalam bentuk tombol yang akan dibuka jika dibutuhkan.
Antarmuka viewer
Tampilan viewer berupa segmen-segmen yang sederhana sehingga mudah dipahami oleh pengguna, termasuk keterangan segmen yang selalu tertera di bagian atas halaman. Antarmuka administrator aplikasi
Halaman administrator aplikasi menampilkan menu berupa tombol-tombol sehingga menyederhanakan tampilan.
Antarmuka administrator pengguna
Halaman administrator pengguna menampilkan menu berupa tombol-tombol sehingga menyederhanakan tampilan.
3
Struktur data / pengaksesan basis data
Struktur data / pengaksesan basis data
Pengaksesan basis data sudah sesuai dengan fungsi yang sedang
dijalankan. 4 Inisialisasi dan
akhir program Inisialisasi dan akhir program
Untuk setiap jenis user, tahap inisialisasi dan akhir program sudah sama yaitu Login dan Logout.
5 Performasi Mengukur performasi sistem dalam kurun waktu tertentu.
Penggunaan system secara terus menerus dalam kurun waktu 1 minggu tidak mengubah
fungsionalitas sistem dan konsistensi basis data.
Implementasi
Setelah melakukan tahap uji coba sistem dan melakukan bebagai perbaikan, tahap selajutnya adalah implementasi sistem. Dari tahap implementasi akan diukur tingkat keberhasilan sistem.
Berikut ini beberapa pengukuran kesuksesan sistem pada tahap implementasi : Tabel 2. Kriteria Kesuksesan Sistem
Kriteria Kesuksesan Sistem Nilai
1. keterlibatan pemakai 19
2. dukungan manajemen eksekutif 16
3. kebutuhan yg jelas 15
4. perencanaan yg sesuai 11
5. harapan yg realistis 10
6. visi & sasaan ygjelas 3
7. kerja keras 26
TOTAL 100
Setelah memberi nilai pada seluruh kriteria kesuksesan sistem, dilakukan persentasi pada setiap kriteria tersebut.
Tabel 3. Persentasi Kriteria Kesuksesan Sistem
Faktor Kesuksesan Sistem % Persentasi
1. keterlibatan pemakai 15.9%
2. dukungan manajemen eksekutif 13.9%
3. kebutuhan yg jelas 13.0%
4. perencanaaan yg sesuai 9.6%
5. harapan yg realistis 8.2%
6. visi dan sasaran yg jelas 2.9%
Selain kriteria kesuksesan, faktor tantangan sistem juga menentukan tingkat kesuksesan sistem. Berikut ini adalah persentasi factor tantangan yang muncul pada proses pengembangan sistem.
Tabel 4. Persentasi Faktor Tantangan Sistem
Faktor Tantangan Sistem % Persentasi
1. tidak ada masukkan dari pemakai 12.8%
2. kebutuhan & spesifikasi tg tdk sempurna 12.3%
3. mengubah kebutuhan dan spesifikasi 11.8%
4. tidak ada dukungan dr manajemen eksekutif 7.5%
5. ketidakmampuan teknologi 7.0%
6. tidak ada sumber daya 6.4%
7. harapan yg tdk realistis 5.9%
8.sasaran tdk jelas 5.3%
9. batasan waktu tdk realistis 4.3%
10. teknologi baru 3.7%
Lainnya 23.0%
Selain tantangan yang muncul pada proses pengembangan sistem, terdapat factor yang sifatnya menghalangi atau memperlambat kegiatan. Berikut ini persentasi faktor penghalang.
Tabel 5. Persentasi Faktor Penghalang Kesuksesan Sistem
Faktor Penghalang Kesuksesan Sistem % Persentasi
1. kebutuhan tdk lengkap 13.1%
2. tidak ada masukan/keterlibatan dr pemakai 12.4%
3. tidak ada sumber daya 10.6%
4. harapan yg tdk realistis 9.9%
5. tidak ada dukungan dr manajemen eksekutif 9.3%
6. perubahan kebutuhan dan spesifikasi 8.7%
7. tidak ada perencanaan 8.1%
Lainnya 9.9%
Dari proses persentasi faktor kesuksesan, tantangan dan penghalang disimpulkan bahwa kebutuhan pengguna menjadi faktor penting dalam kesuksesan sistem. Proses pengembangan sistem dirancang dari kebutuhan pengguna yang mengalami kesulitan dalam menggunakan sistem yang berjalan saat ini.
SIMPULAN DAN SARAN Simpulan
Sistem Informasi Manajemen Data Hukum dan Perundang-undangan adalah suatu sistem pengorganisasian dokumen hukum yang menyimpan dokumen dalam segmen atau kelompok yang memudahkan pengguna sistem dalam melakukan pencarian dan pengaksesan dokumen secara lengkap dengan lampiran atau lembaran sejarahnya serta dokumen lain yang terkait.
Sistem ini merupakan pengembangan dari sistem pencarian dokumen hukum yang terdapat pada situs resmi Departemen Hukum dan Hak Asasi Manusia yaitu sistem pencarian yang mengelompokkan dokumen berdasarkan tahun pengesahan. Pengelompokkan dokumen tersebut belum dapat memudahkan pengguna dalam melakukan pencarian dokumen yang diinginkan.
Kelebihan dari sistem Informasi Manajemen Data Hukum ini adalah kemudahan dalam melakukan pencarian berdasarkan kriteria atau atribut yang dimiliki pengguna. Selain itu pengelompokkan tidak bergantung pada suatu kriteria tertentu bahkan dapat dikelompokkan berdasarkan berbagai jenis kriteria.
Kelemahan dari sistem ini adalah belum lengkapnya seluruh dokumen hukum yang tersimpan dalam basis data sistem ini, hal ini terkait dengan belum adanya kerjasama berbagai pihak untuk mengubah seluruh dokumen hukum dalam bentuk dokumen elektronis. Selain itu kinerja sistem belum teruji dengan baik karena sistem belum dipublikasikan dan digunakan oleh banyak pengguna sekaligus pada waktu yang bersamaan.
Saran
Untuk menciptakan sistem informasi yang baik dan teruji maka perlu kerjasama berbagai pihak untuk mengubah seluruh dokumen hukum yang ada saat ini dalam bentuk dokumen elektronis dan melengkapi basis data Sistem Informasi Manajemen Data Hukum dan Perundang-undangan. Selain itu pengujian juga perlu dilakukan secara berulang pada kurun waktu tertentu untuk dapat mengevaluasi kinerja sistem.
DAFTAR PUSTAKA
Kusumo, Ario Suryo. 2004. Visual Basic.NET. Cetakan Kedua. Elex Media Komputindo. Jakarta.
Kansil, C.S.T & Kansil, Christine S.T. 2000. Hukum Tata Negara Republik Indonesia, Cetakan Ketiga, Penerbit Rineka Cipta. Jakarta.
Fathansyah. 1999. Basis Data. Cetakan Pertama. Penerbit Informatika. Bandung.
H.M, Jogiyanto. 1999. Analisis dan Desain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur dan Praktek Aplikasi Bisnis. Cetakan Kedua. Andi Offset. Yogyakarta.
Yuswanto & Subari. 2005. Mengolah Database Dengan SQL Server 2000. Cetakan Pertama. Prestasi Pustakaraya. Jakarta.
