Audit Internal Kontrol

KONTROL AUDIT

Dosen : RONY WARDHANA ,S.E., M.Ak., CPAI

Kelompok 2

1. Lisa Amalia ( 01113107 )

2. Tyas Nila Fransiska ( 011133035)

3.

Farida ( 01113043 )

FAKULTAS EKONOMI AKUNTANSI

UNIVERSITAS NAROTAMA SURABAYA

2016

Pentingnya Kontrol Audit Bagi Audit Internal

objektif. Tetapi auditor internal dididik untuk bisa mengevaluasi sistem kontrol secara objektif.

Definisi Kontrol Audit

 Definisi awal

L.R. Dicksee pada awal tahun 1905 mengatakan bahwa sistem pengecekan internal yang layak bisa menghilangkan kebutuhan akan audit yang terperinci. Menurutnya kontrol dapat dibagi menjadi 3 elemen yang terdiri atas : pembagian kerja, penggunaan catatan akuntansi, dan rotasi pegawai. Menurut George E. Bennett tahun 1930 pengecekan internal adalah koordinasi dari sistem akun-akun dan prosedur perkantoran yang berkaitan sehingga seseorang karyawan selain mengerjakan tugasnya sendiri juga secara berkelanjutan mengecek pekerjaan karyawan yang lain untuk hal-hal tertentu yang rawan kecurangan. a. Definisi Kontrol

Menurut AICPA (Committee On Auditing Procedure) kontrol internal adalah rencana organisasi dan semua metode yang terkoordinasi dan pengukuran – pengukuran yang diterapkan di perusahaan untuk mengamankan aktiva, memeriksa akurasi dan keandalan data akuntansi, meningkatkan efisiensi operasional, dan mendorong ketaatan terhadap kebijakan manajerial yang telah ditetapkan.

Perluasan SAS 78 atas Definisi AICPA tentang Kontrol Internal.

Kontrol internal adalah suatu proses yang dipengaruhi oleh aktivitas dewan komisaris, manajemen atau pegawai lainnya yang dirancang untuk memberikan keyakinan yang wajar mengenai pencapaian tujuan.

1. Keandalan pelaporan keuangan 2. Efektivitas dan efisiensi operasi

3. Ketaatan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku b. Definisi Kontrol Bagi Akuntan Publik

Auditor independen di Amerika memandang definisi tersebut terlalu luas untuk tujuan mereka, oleh karena itu kontrol internal dipecah menjadi dua.Menurut Statement of Auditing Standards atau SAS No 1:

- Kontrol administratif mencakup rencana organisasi , prosedur dan catatan yang berkaitan dengan proses pengambilan keputusan yang tercermin dalam otorisasi manajemen atas transaksi.

- Kontrol akuntansi terdiri atas rencana organisasi, prosedur, dan catatan yang berkaitan dengan pengamanan aktiva dan keandalan pencatatan keuangan, yang dirancang untuk memberikan keyakinan yang wajar bahwa, a) Transaksi dilaksanakan sesuai dengan otorisasi umum atau khusus dari

manajemen.

b) Transaksi dicatat untuk mdenyiapkan penyusunan laporan keuangan sesuai dengan Prinsip Akuntansi yang diterima umum atau kriteria lainnya yangb berlakuuntuk laopran tersebut dan untuk menjaga akuntabilitas atas aktiva.

c) Akses terhadap aktiva hanya sesuai otorisasi manajemen.

d) Akuntabilitas yang dicatat untuk aktiva dibandingkan dengan aktiva yang ada pada periode yang wajar dan bila ada terdapat perbedaan maka akan diambil tindakan yang tepat.

Dari definisi diatas terlihat bahwa definisi kontrol administrasif menghubungkan kontrol tersebut dengan manajemen, sementara definisi kontrol akuntansi tidak.

c. Definisi Kontrol bagi Auditor Internal

Auditor internal memandang kontrol sebagai penggunaan semua sarana perusahaan untuk meningkatkan, mengarahkan, mengendalikan, dan mengawasi berbagai aktivitas dengan tujuan untuk memastikan bahwa tujuan perusahaan tercapai. Sarana kontrol ini meliputi bentuk organisasi, kebijakan, sistem, prosedur, induksi, standar, komite, bagan akun, perkiraan, anggaran, jadwal, laporan, catatan, daftar pemeriksaan, metode, rencana dan audit internal. Namun, bagi auditor internal kontrol akan memadai dan berguna jika dirancang untuk mencapai suatu tujuan. Dan definisi kontrol menurut IIA ( Institute of Internal Auditors ) yaitu setiap tindakan yang diambil manajemen untuk meningkatkan kemungkinan tercapainya tujuan dan sasaran yang ditetapkan.

Model-Model Internal Controls 1. Model COSO

Model COSO mendefinisikan Internal Controls sebagai sistem yang dirancang untuk memberikan keyakinan yang memadai terhadap pencapaian tujuan (1)

efektivitas dan efisiensi operasi, (2) keandalan informasi keuangan dan (3) ketaatan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku. Model COSO terdiri atas lima komponen pengendalian intern sebagai berikut:

a. Lingkungan Pengendalian (Control Environment) b. Penentuan Risiko (Risk Assessment)

c. Aktivitas Pengendalian (Control Activities)

d. Informasi dan Komunikasi (Communication and Information) e. Pengawasan (Monitoring)

Model COSO mensyaratkan adanya pertimbangan untuk kelima komponen a. Lingkungan Pengendalian (The Control Environment).

Komponen ini merupakan pondasi awal untuk pengembangan Sistem Internal Controls dengan menyediakan disiplin dan struktur yang bersifat fundamental. Hal ini diantaranya mencakup: Integritas dan Nilai Etika, Komitmen terhadap Kompetensi, Berfungsinya Auditor, Filosofi Manajemen dan Gaya Kepemimpinan, Struktur Organisasi, Pemberian Wewenang dan Tanggung Jawab, Kebijakan dan Praktik Sumber Daya Manusia (SDM). Ketiadaan satu atau lebih unsur yang penting dari lingkungan pengendaliaan akan menyebabkan sistem tidak efektif, meskipun terdapat kekuatan dari sisiempat komponen pengendalian internal yang lain. Efektivitas Internal Controls merupakan fungsi dari unsure lingkungan pengendalain terhadap individual yang menciptakan, mengadministrasikan, dan memonitor pengendalian. Suatu organisasi perlu menetapkan lingkungan pengendalian yang dikomunikasikan kepada pegawai dan diperkuat dalam pelaksanaan kegiatan seharihari.

b. Penilaian Risiko (Risk Assessment).

Komponen ini merupakan identifikasi dan analisis yang dilakukan oleh manajemen terhadap risiko terkait dengan pencapaian tujuan yang telah ditetapkan. Penilaian risiko organisasi dapat dilakukan melalui identifikasi, analisis, dan pengelolaan risiko-risiko yang relevan terhadap penyusunan laporan keuangan yang secara wajar disajikan sesuai dengan prinsip-prinsip akuntansi berlaku umum. Proses penilaian risiko harus mempertimbangkan kejadian dan keadaan baik yang

bersifat eksternal dan internal yang mungkin timbuldan secara tidak baik mempengaruhi kemampuan entitas untuk mencatat, mengolah, mengikhtisarkan dan melaporkan data keuangan konsisten dengan asersi manajemen dan laporan keuangan. Risiko organisasi dapat berasal dari perubahan dalam lingkungan operasi, peronil baru, sistem informasi baru, pertumbuhan organisasi yang cepat, teknologi baru, dan lain-lain.

c. Kegiatan Pengendalian (Control Activities).

Komponen ini berupa kegiatan, kebijakan, prosedur dan praktek yang menjamin pencapaian tujuan institusi. Kegiatan ini memungkinkan pengambilan berbagai tindakan yang diperlukan untuk mengelola risiko terhadap pencapaian tujuan organisasi. Kegiatan pengendalian berlangsung di seluruh organisasi, semua tingkatan dan pada semua fungsi yang ada. Kegiatan ini mencakup rentang kegiatan mulai dari pengesahan, kewenangan, verifikasi, rekonsiliasi, pengkajian ulang kinerja, pengamanan aktiva dan pemisahan tugas. Kegiatan pengendalian yang dapat dilakukan diantaranya penelahaan kinerja, pengolahan informasi, pengendalian fisik dan pemisahan fungsi.

d. Informasi dan Komunikasi (Information and Communication).

Komponen ini mendukung semua komponen pengendalian lainnya dengan mengkomunikasikan tanggung jawab pengendalian kepada seluruh pegawai dan menyediakan informasi dalam sebuah bentuk dan kerangka waktu yang mengizinkan orang menyelesaikan tugasnya. Sistem informasi yang ada menghasilkan laporan-laporan yang berisi informasi mengenai kegiatan organisasi, keuangan dan informasi yang ada hubungannya dengan kepatuhan, yang memungkinkan penggunaannya untuk menjalankan dan mengendalikan organisasi. Informasi ini tidak hanya berhubungan dengan data yang dihasilkan internal, tetapi juga mengenai peristiwa-peristiwa eksternal, kegiatan-kegiatan dan kondisi yang dibutuhkan untuk menginformasikan pengambilan keputusan dan pelaporan untuk pihak luar. Komunikasi yang efektif juga harus terjadi dalam bentuknya yang luas, mengalir ke bawah, melintasi berbagai tingkatan dalam organisasi dan juga ke atas. Semua pegawai harus menerima informasi atau pesan dari Manajemen secara jelas yang menegaskan bahwa tanggung jawab menjalankan kontrol harus dilakukan secara sangat serius. Pegawai harus mengerti peran mereka dalam sistem Internal Controls, sama seperti kegiatan masingmasing secara individual memiliki hubungan

dengan pekerjaan orang lain. Pegawai harus memiliki alat atau media untuk mengkomunikasikan informasi ke atasan mereka. Mereka juga butuh untuk berkomunikasi secara efektif dengan pihak luar, seperti halnya pelanggan, pemasok (vendor), pemilik saham dan regulator.

e. Pemantauan (Monitoring).

Komponen ini memberikan kepastian yang memadai bahwa tujuan suatu organisasi dapat tercapai, manajemen harus memonitor sistem Internal Controls untuk menentukan apakah sistem beroperasi spserti yang diinginkan dan dimodifikasi agar sesuai dengan perubahan dalam kondisi. Pemantuan merupakan suatu proses yang menilai mutu sistem Internal Controls sepanjang waktu. Pemantuan mencakup personil yang tepat untuk menilai disain dan operasi pengendalian dengan dasar yang tepatwaktu dalam mengambil tindakan perbaikan yang diperlukan. Pengawasan ini juga melibatkan unsur eksternal terhadap Internal Controls yang dilakukan oleh manajemen atau pihak lain di luar proses serta pelaksanaan metodologi independen seperti prosedur atau standar cheklist yang biasa dilakukan oleh pegawai dalam proses. Dalam konteks struktur organisasi, Model COSO menempatkan dalam konteks mengapa pengendalian tetapi bukan bagaimana atau dimana . Model COSO mengilustrasikan hubungan antara risiko dan pengendalian serta menekankan pada tanggung jawab manajemen dalam organisasi untuk menjadi proaktif dalam mencari jalan agar tujuan dapat dicapai yaitu penggunaan pengendalian, dengan kata lain, sebagai satu dari beberapa strategi peminimalan risiko yang akan diambil oleh pimpinan. Model COSO secara umum dilihat sebagai model pengendalian keras (hard controls) karena COSO difokuskan pada aksi dalam operasi, proses dan sistem tergantung pada aksi manajemen dan menaruh ekspektasi (harapan) pada pimpinan untuk memantau dan mereview kesuksesan mereka dalam mencapai sasaran/tujuan melalui penggunaan/penerapan Internal Controls yang tepat. Model COSO memberikan suatu kerangka Internal Controls secara umum yang didesain untuk memuaskan kebutuhan dari semua kelompok yang berhubungan dengan Internal Controls yaitu manajemen organisasi, auditor eksternal dan internal, CFO (Chief Financial Officer), akuntan manajemen dam otoritas pengatur.

Model COCO dikembangkan oleh CICA (Criteria of Control Board of the Canadian Institute of Chartered Accountants). Model COCO mencakup empat komponen yaitu :

a. Tujuan (Purpose) b. Komitmen (Comitment) c. Kemampuan (Capability)

d. Pengawasan dan Pembelajaran (Learning Monitoring) 3. Model COBIT

Control Objectives for Information and related Technology (COBIT) merupakan sekumpulan dokumentasi best practices yang dapat membantu organisasi untuk menjembatani gap antara risiko, kebutuhan kontrol dan permasalahan-permasalahan teknis. COBIT dikembangkan oleh IT Governance Institute, yang merupakan bagian dari Information Systems Audit and Control Association (ISACA) pada tahun 1992. COBIT memberikan kerangka kerja yang terdiri atas:

a. Tujuan Pengendalian (Control Objectives)

Komponen ini terdiri atas 4 tujuan pengendalian tingkat-tinggi (high-level control objectives) yang tercermin dalam 4 domain, yaitu: planning & organization, acquisition & implementation, delivery & support, dan monitoring .

b. Arahan Audit (Audit Guidelines)

Komponen ini berisi sebanyak 318 tujuan-tujuan pengendalian yang bersifat rinci (detailed control objectives) untuk membantu para auditor dalam memberikan jaminan manajemen dan/atau saran perbaikan.

c. Arahan Manajemen (Management Guidelines)

Berisi arahan, baik secara umum maupun spesifik, mengenai apa saja yang mesti dilakukan, terutama agar dapat menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut:

1. Sejauh mana Anda (TI) harus bergerak, dan apakah biaya TI yang dikeluarkan sesuai dengan manfaat yang dihasilkannya.

2. Apa saja indikator untuk suatu kinerja yang baik?

3. Apa saja faktor atau kondisi yang harus diciptakan agar dapat mencapai sukses

(critical success factors)?

4. Apa saja risiko-risiko yang timbul, apabila kita tidak mencapai sasaran yang ditentukan?

5. Bagaimana dengan organisasi lainnya apa yang mereka lakukan?

6. Bagaimana Anda mengukur keberhasilan dan bagaimana pula membandingkannya.

4. Model CADBURY

Model ini mempunyai juga empat komponen seperti model COCO tetapi mempunyaiterminologi yang mirip model COSO (tanpa information and communication), yakni model ini pertama kali muncul dalam suatu laporan yang berjudul Internal Control and Financial Reporting. Laporan tersebut dipublikasi bulan Desember 1994 oleh the Committee of the Financial Aspects of Corporate Governance (Cadbury Committee) yang merupakan bentukan dari the Institute of Chartered Accountants in England and Wales (ICAEW).

Model Cadbury menekankan pada pengendalian keuangan (financial control) dengan menghasilkan kehandalan dari pelaporan keuangan. Selain itu model ini menekankan pula adanya jaminan atas perlindungan asset dari pelepasan (disposal) yang tidak sah dan catatan akuntansi yang baik serta kehandalan informasi keuangan yang digunakan untuk bisnis atau untuk publikasi. Model Cadbury menginginkan setiap perusahaan yang ada di Inggris untuk menerbitkan pernyataan tentang Internal Controls atas keuangannya (internal financial control) yang memuat minimal tentang:

a. pengakuan bahwa direksi bertanggungjawab atas pengendalian internal atas keuangan

perusahaan.

b. penjelasan bahwa sistem pengendalian tersebut dapat meyakinkan, bukan jaminan, bahwa tidak ada salah saji atau kerugian yang material dalam laporan keuangan.

c. menjelaskan prosedur-prosedur kunci bahwa direksi membantu efektivitas sistem

pengendalian tersebut.

d. mengkonfirmasi bahwa direksi telah mereview efektivitas sistem pengendalian tersebut.

Manfaat Kontrol

Kontrol dapat dipandang sebagai alat ukur seseorang menentukan apakah standar yang telah dicapainya dan apakah seseorang telah menyelesaikan pekerjaannya dengan demikian kontrol menjadi sarana mengendalikan diri sendiri. Sarana control tersebut digunakan untuk mengukur kemapuan diri dan juga dapat digunakan oleh individu meningkatkan kinerja mereka dan tidak hanya puas dengan pekerjaan yang telah dilakukan. Kontrol dapat memusnahkan godaan untuk melakukan kecurangan. Contohnya, kita ketahui terdapat tiga kondisi yang menyebabkan karyawan melakukan penyelewengan dana: kebutuhan yang berlebihan (dalam kenyataan atau dalam keinginan), adanya kesempatan dan anggapan penyelewengan adalah hal yang biasa. Manajemen tidak dapat berbuat banyak atas apa yang dianggap kebutuhan yang memadai oleh karyawan. Tetapi dengan control yang memadai, kesempatan atau godaan untuk melakukan penyelewengan bisa dikurangi atau dihilangkan. Hal ini merupakan keniscayaan, sebelum karyawan berpikir untuk merusak sistem kontrol. Namun jika aktiva dibiarkan tanpa pengawasan, karyawan dapat saja beralasan bahwa kondisi memang memungkinkan untuk melakukan penyelewengan terhadap aktiva.

Kontrol yang baik tidak hanya melindungi organisasi, tetapi juga karyawan. Manajemen bertanggung jawab secara moral bahwa tidak ada celah melakukan kecurangan. Kebanyakan karyawan akan menghargai operasi yang dikendalikan dengan baik. Manfaat kontrol lainnya muncul dari teori agensi untuk manajemen. Manajer, sebagai agen dari pemilik, bertanggung jawab kepada pemilik. Mereka harus dapat membuktikan bahwa mereka telah menggunakan sumber daya yang telah di percayakan kepada mereka dengan sebaik-baiknya.

Dengan melaksanakan kontrol melalui laporan dan verifikasi yang objektif oleh auditor pemilik bisa yakin bahwa tanggung jawab yang dibebankan kepada manajer telah dilaksanakan dengan baik. Lebih lanjut, dengan menerapkan sistem control yan tepat, manajer sebagai agen dapat memberikan keyakinan yang memadai kepada pemilik mengenai pengelolaan perusahaan yang telah dijalankan.

1.4 Sistem Kontrol

Elemen – elemen Sistem Kontrol

Sarana kontrol meliputi orang, peraturan, anggaran, jadwal, dan analisis komponen – komponen lainnya. Bila digabungkan elemen – elemen ini membentuk sistem kontrol, bisa memiliki subsistem – subsistem dan bisa juga menjadi bagian dari sistem yang lebih besar. Semua sistem berfungsi secara harmonis untuk memenuhi satu atau lebih tujuan bersama. Sistem bisa berbentuk tertutup atau terbuka. Sistem tertutup ( closed system ) tidak berinteraksi dengan lingkungan, sedangkan sistem terbuka ( open system ) memiliki interaksi. Semenjak komputer digunakan secara luas, sistem tertutup sering digunakan. Auditor internal akan berhubungan dengan kedua sistem meskipun mereka tidak dapat mengabaikan dampak lingkungan pada sistem kontrol terbuka.

Contoh ilustrasi tentang sistem tertutup adalah sistem yang digunakan untuk mengatur suhu di rumah, sebagai berikut :

Tujuan dari pemilik rumah adalah mengendalikan lingkungan di dalam rumah– interaksi dengan lingkungan tersebut–dengan cara mengatur panas atau dingin yang dibutuhkan. Jika lingkungan bercuaca sangat panas atau dingin, penyejuk udara dapat dinaikkan atau diturunkan agar temperatur mencapai tingkat yang nyaman. Kontrol ini dapat dilakukan secara manual atau melalui beberapa kontrol, misalnya menggunakan termostat.

Tujuan yang ingin dicapai pada kasus tersebut adalah kenyamanan. Menetapkan tujuan merupakan langkah pertama dalam proses kontrol. Termostat dapat digunakan untuk memenuhi tujuan tersebut. Pengaturan yang tepat merupakan standar – elemen kedua dari kontrol.

Begitu alat termometer pada termostat naik di atas atau turun di bawah standar, alat tersebut akan mengobservasi perbedaan antara temperatur sebenarnya dan temperatur yang dapat memenuhi tujuan pemilik rumah. Dalam hal ini merupakan standar khusus. Ini elemen ketiga dari kontrol. Membandingkan yang sebenarnya dengan yang terjadi.

Jika perbandingan menunjukkan kondisi yang tidak memuaskan, standar ( dan juga tujuan ) tidak tercapai, elemen pemanas atau pendingin pada alat termostat akan dinyalakan. Inilah elemen keempat dari kontrol yaitu tindakan korektif.

Sistem usaha, tentu saja biasanya lebih kompleks, tetapi cara kerjanya tetap sama. Sistem lingkaran tertutup yang lebih umum, seperti sistem pemesanan ulang persediaan, disebut sistem umpan balik ( feedback system ). Seperti halnya yang

berlaku pada termostat. Keluaran ( dalam hal ini lingkungan ) dibandingkan dengan suatu standar sehingga diperoleh respons yang tepat. Semua sistem operasi memiliki bagian – bagian dasar yang terdiri atas masukan ( input ), pemrosesan ( processing ), dan keluaran ( output ).

Masukan Keluaran

Untuk mengendalikan proses sehingga keluaran tetap memenuhi standar yang diinginkan, ada dua elemen yang harus ditambahkan. Kontrol dan umpan balik.

Masukan Keluaran

Jadi, dalam sistem produksi :

- Masukan terdiri atas karyawan, mesin, dan bahan mentah. - Pemrosesan mengubah bahan mentah menjadi produk - Keluaran adalah produk jadi

- Sistem kontrol mencakup kontrol produksi, yang mengatur arus bahan baku jasa, serta inspeksi keluaran.

- Kontrol membandingkan keluaran dengan standar, melalui inspeksi atau pengamatan terkomputerisasi.

- Umpan balik mengomunikasikan varians ( penyimpangan ) ke elemen pemrosesan.

- Tindakan korektif membuat pemrosesan menjadi lebih baik untuk mencapai standar yang diinginkan.

Sistem lingkaran tertutup ( closed – loop system ) sesuai dengan pandangan manajemen klasik tentang kontrol : untuk meyakinkan bahwa sistem telah tercapai.

Pemrosesan

Kontrol

Pemrosesan

Oleh karena itu, kontrol terdiri atas keseluruhan usaha untuk mencapai hasil yang sesuai dengan rencana, untuk meyakinkan bahwa tujuan telah tercapai.

Pentingnya Kontrol

Kontrol menjadi lebih penting bagi organisasi – organisasi besar. Manajer tidak dapat mengawasi secara pribadi segala sesuatu yang menjadi tanggung jawabnya. Jadi mreka harus mendelegasikan kewenangannya ke bawahan yang berfungsi sebagai wakilnya. Bawahan tersebut akan diberi tanggungjawab untuk tugasnya. Merancang sistem kontrol untuk memastikan bahwa tugas diselesaikan dan tujuan dicapai merupakan tanggungjawab manajemen. Manajer bertanggungjawab untuk menetapkan kontrol, mempertahankannya, memodifikasi apa yang harus diubah, dan memerhatikan informasi yang diberikan oleh sistem kontrol.

Standar – standar Operasi

Kontrol umumnya membutuhkan standar – standar operasi yang berasal dari beberapa sumber :

 Standar produksi

 Standar akuntansi biaya

 Standar tugas

 Standar industri

 Standar historis

 Standar estimasi terbaik

Standar tersebut bersifat wajar, mengandung faktor – faktor toleransi yang layak, mencerminkan kondisi saat ini, dan akan menghasilkan tujuan yang diinginkan. Standar – standar Kontrol Internal

Terdapat kerangka standar yang harus diikuti sistem kontrol : 1. Standar Umum

 Keyakinan yang wajar

 Perilaku yang mendukung

 Integritas dan kompetensi

 Tujuan kontrol

 Pengawasan kontrol 2. Standar – standar Rinci

 Dokumentasi

 Pencatatan transaksi dan kejadian dengan layak dan tepat waktu

 Otorisasi dan pelaksanaan transaksi dan kejadian

 Pengawasan

 Akses dan akuntabilitas ke sumber daya/ dan catatan

Karakteristik – karakteristik Kontrol

Audit internal dapat mengevaluasi sistem kontrol dengan menentukan

kesesuaiannya dengan kriteria yang ditetapkan. Sebuah sistem yang dapat diterima memiliki ciri – ciri sebagai berikut :

1. Tepat waktu

Kontrol seharusnya mendeteksi penyimpangan aktual atau potensial sejak awal untuk menghindari tindakan perbaikan yang memakan biaya.

2. Ekonomis

Kontrol harus memberikan keyakinan yang wajar dalam mencapai hasil yang diinginkan dengan biaya minimum dan dengan efek samping yang paling rendah.

3. Akuntabilitas

Kontrol harus membantu karyawan mempertanggungjawabkan tugas yang diberikan.

4. Fleksibilitas

Keadaan bisa berubah sewaktu – waktu. 5. Menentukan penyebab

Tindakan korektif yang diambil segera bisa dilakukan bila kontrol tidak hanya mengidentifikasi masalah tetapi juga penyebabnya.

6. Kelayakan

Kontrol harus memenuhi kebutuhan manajemen. 7. Masalah – masalah dengan kontrol

Kontrol harus diawasi agar tetap relevan. Kontrol bisa jadi tidak merespon kebutuhan. Akibatnya, kontrol bisa menjadi tidak produktif. Apalagi, informasi yang diberikan kontrol bisa jadi tidak dipahami, atau bisa juga diberikan ke orang yang tidak tepat, atau bisa juga terlalu rumit sehingga tidak

bermanfaat.

Sarana untuk Mencapai Kontrol

Sarana operasional yang dapat digunakan manajer untuk mengendalikan fungsi di dalam perusahaan adalah :

 Organisasi

Organisasi sebagai sarana kontrol merupakan struktur peran yang disetujui untuk orang – orang di dalam perusahaan sehingga perusahaan dapat mencapai tujuannya secara efisien dan ekonomis.

Suatu kebijakan adalah pernyataan prinsip yang membutuhkan, menjadi pedoman, atau membatasi tindakan.

 Prosedur

Prosedur adalah sarana yang digunakan untuk melaksanakan aktivitas sesuai dengan kebijakan yang telah diterapkan.

 Personalia

Orang – orang yang dipekerjakan atau ditugaskan harus memiliki kualifikasi untuk melaksanakan tugas yang diberikan. Bentuk kontrol terbaik disamping kinerja masing – masing individu adalah supervisi.

 Akuntansi

Akuntansi merupakan sarana yang sangat penting untuk kontrol keuangan pada aktivitas dan sumber daya. Akuntansi merupakan “penjaga gawang” keuangan dalam organisasi.

 Penganggaran

Penganggaran adalah sebuah pernyataan hasil – hasil yang diharapkan yang dinyatakan dalam bentuk numerik.

 Pelaporan

Manajemen berfungsi dan membuat keputusan berdasarkan laporan yang diterima. Oleh karena itu, laporan haruslah tepat waktu, akurat, bermakna, dan ekonomis.

Dampak Regulasi terhadap Kontrol

- Terjadinya perubahan besar, yaitu jika kontrol dianggap terlalu berat, menghabiskan biaya, atau tidak diinginkan, manajemen tidak akan menerapkannya atau justru menghilangkannya. Jika situasi menyebabkan resiko, manajemen akan berinisiatif untuk memutuskan apakah akan menerapkan kontrol atau mengambil resiko.

- Serangkaian Peraturan Akuntansi yang Dikeluarkan ( Accounting Series Release 242 ( U.S. SEC)) yaitu “ ...karena UU telah diberlakukan, maka menjadi penting bagi emiten yang mematuhi peraturan baru tersebut untuk memeriksa prosedur akuntansi mereka, sistem kontrol akuntansi internal, dan praktik – praktik bisnis untuk mengambil tindakan yang diperlukan agar sesuai dengan persyaratan yang tercakup dalam UU tersebut.

- Hukum Kanada

UU Korporasi Bisnis Kanada ( Canadian Business Corporations Act ) yaitu : sebuah perusahaan harus menyiapkan dan menjaga catatan akuntansi yang memadai, dan seksi 22 (2) menyatakan bahwa “ Sebuah perusahaan agen – agennya harus mengambil tindakan – tindakan pencegahan yang wajar untuk (a) mencegah kerugian atau kerusakan, (b) mencegah pemalsuan

jurnal, (c) memfasilitasi pendeteksian dan perbaikan ketidakakuratan dalam catatan dan pendaftaran yang diisyaratkan oleh UU ini.

- Peran Auditor Internal

Auditor internal bisa sangat membantu manajemen dengan mengevaluasi sistem kontrol dan menunjukan kelemahan – kelemahan dalam kontrol internal.

- Laporan Auditor Internal tentang Kontrol Internal

Auditor internal secara periodik akan mengakumulasikan evaluasi kontrol dari banyak laporan audit internal dan mencapai kesimpulan tentang lingkungan kontrol internal, struktur, dan filosofi organisasi secara keseluruhan. Pengamatan harus dilakukan dengan memperhatikan posisi manajemen di berbagai tingkatan. Kebanyakan evaluasi ini dapat berasal dari wawancara dengan manajemen.

- Pendekatan Siklus untuk Kontrol Akuntansi Internal

Pendekatan siklus menyarankan tiga langkah yaitu : (1) klasifikasikan transaksi – transaksi sesuai siklusnya, (2) tentukan kriteria / standar kontrol internal yang cocok untuk transaksi sesuai tujuan yang akan dicapai, (3) bandingkan prosedur dan teknik kontrol yang ada serta hasil dengan kriterianya.

Dampak Pengaturan Organisasi terhadap Kontrol Internal28

Perampingan operasi yang dilakukan manajemen agar lebih ekonomis dan efesien dapat berdampak besar terhadap fungsi kontrol internal tradisional. Auditor selalu memperhatikan kejadian – kejadian yang menyebabkan kontrol dikurangi atau diubah demi mencapai efisiensi yang lebih tinggi sehingga meningkatkan kinerja pegawai atau organisasi. Terdapat dampak yang substansial terhadap elemen – elemen yang telah lama dikenal sebagai substansi kontrol internal dan bahkan terhadap elemen – elemen yang merupakan komponen kontrol internal menurut COSO.

Pengurangan Kontrol – Organisasi Virtual29

Dengan perampingan dan pengaturan organisasi, manajemen sebenarnya telah mempertanyakan konsep kontrol tradisional pada aspek – aspek operasi yang memiliki banyak kontrol tradisional. Aspek – aspek ini mencakup utang usaha, persediaan, piutang usaha, pengangkutan, dan penjualan. Bahkan pada operasi yang pemindahan dana merupakan hal yang substansial, pandangan baru yang berkembang adalah merancang operasi untuk mengganti kontrol melalui pengalihan tanggung jawab dan akuntabilitas ke organisasi lain yang melaksanakan kontrol sebagai bagian dari proses operasi perusahaan yang normal. Organisasi virtual

didasarkan pada asas saling percaya dan memberikan tanggung jawab dan akuntabilitas ke organisasi yang paling baik menjalakan fungsinya.

Audit kontrol Tujuan audit control :

1. Control memang diterapkan

2. Kontrol secara structural memang wajar

3. Kontrol dirancang untuk mencapai tujuan menajemen khusus atau untuk mencapai ketaatan denganpersyaratan yang ditentukan, atau memastikan akurasi dan kelayakan transaksi

4. Kontrol memang digunakan

5. Kontrol secara efisien melayani tujuan tersebut 6. Kontrol bersifat efektif, dan

7. Manajemen menggunakan keluaran yang dihasilkan sistem control

Secara rinci auditor harus :

 Menelaah elemen risiko kontrol

 Menentukan tujuan system control

 Menelaah tujuan untuk menentukan kesesuaiannya dengan kebijakan organisasi atau dirancang untuk memastikan ketaatandengan persyaratan internal atau eksternal.

 Memeriksa dan menganalisasistem control untuk menentukan kewajaran susunannya: yaitu, apakah terdapat kreteria, metode pengukuran kondisi, evaluasi penyimpangan, evaluasi efektivitas, dan metode laporan.

 Menentukan apakah hasil control dirancang untuk mencapai tujuan yang diinginkan.

 Menelaah operasi sisitem control

 Menentukan apakah hasil control mencapai tujuan manajemen ketika membuat control tersebut.

 Menentukan apakah system control memiliki karakteristik-karakteristik berikut: - Fleksibilitas - Pengindentifikasian penyebab

- Ketepatan waktu - Kelayakan - Akuntabilitas - Penempatan Auditing COSO

Audit internal yang dirancang untuk mempertimbangkan konsep control COSO yang baru menjadi lebih rumit dibandingkan audit control internal yang

tradisional. Kebanyakan meningkatnya kesulitan muncul dari kebutuhan untuk mempetimbangkan control lunak yang melekat pada filosofi COSO dan juga kebih banyak pendekatan tradisional yang dilakukan dalam audit control. Dalam sebuah artikel pada internal auditor, Mark Simmons mengemukakan serangkaian langkah yang kelihatan cocok untuk melaksanakan audit seperti ini. Prosedur yang ia susun mengakui kebutuhan untuk mengembangkan dan menggunakan pendekatan yang unik untuk mengevaluasi control lunak. Metode ini menggunakan masukan dari manajer dan pekerja yang berhubungan dengan aspek-aspek yang diaudit. Teknik-teknik ini dijelaskan secara lengkap di bab 10 “Control Self Assesment”. Untuk saat ini cukuplah kita mengenal hal tersebut sebagai evaluasi dari, status dari, dan penanganan dari elemen-elemen control lunak. Langkah terkhir adalah merancang tindakan korelatif dan meningkatkan kekuatan system. Tindakan tersebut dapat dirancang dan diterapkan paling efektif melalui kelompok yang lebih “fokos” pada pekerjaan auditor.

Aspek Audit Risiko Kontrol

Risiko control adalah kemungkinan bahwa control yang telah ditetapkan tidak bisa dideteksi adanya penyimpangan. Risiko control merupakan hasil kompromi antara penelahaan aktual atas semua kejadian dan transaksi serta penelahaan dari sampel-sampel yang refresentatif. Resiko control tersebut juga mencakup pertimbangan atas metode control dan kualitas orang-orang yang memfungsikan proses control.

Kontrol - kontrol Operasi Internal Kontrol, Kreteria, dan Tujuan

Kontrol yang tidak memadai atau tidak efektif pada departmen produksi atau pemasaran dapat menyebabkan kerugian dalam dolar yang lebih besar dibandingkan departemen akuntansi . Jutaan dolar terbuang percuma akibat program yang tidak efektif. Sebagaimana halnya control keuangan, control atas aktivitas-aktivitas non keuangan juga harus berpegangan pada tujuan dan kreteria. Kontrol keuangan ditetapkan sesuai prosedur akuntansi yang diterima umum, sementara control non keuangan harus ditetapkan sesuai dengan prinsip dan teknik manajemen yang dapat diterima.

Fungsi dan Kontrol Manajemen

Dalam setiap empat fungsi manajemen, kreteria kinerja yang dapat diterima memang dibutuhkan, yang jika dipenuhi, akan memberikan keyakinan yang memadai bahwa tujuan akan tercapai. Untuk perencanaan aktivitas penelitian dan pengembangan membutuhkan prosedur-prosedur formal untuk mengedalikan pembuatan rencana pengembangan produk, begitu pula aktivitas pembelian akan membutuhkan prosedur-prosedur formal untuk mengawasi pemilihan pemasok potensial.

Kontrol yang Berlebihan

Kontrol , dalam banyak contoh , memang telah dilakukan secara berlebihan. Laporan control, yang seharusnya membantu manajer mengendalikan aktivitas mereka sediri, sering kali dipersalahkan karena:

- Terlalu tebal: seharusnya dibuat ringkas dengan menekankan hal-hal penting saja

- Terlalu rumuit: instruksi seharusnya mudah dibaca, aktivitas seharusnya mudah dlakukan, laporan seharusnya mudah diinterprestasikan dan mudah dipahami.

- Terlalu umum: seharusnya focus pada satu arah

- Terlalu klise: seharusnya lebih elastic dan jika terdapat masalah-masalah tidak biasa yang dilaporkan, harus didefinisikan dengan jelas.

- Menyesatkan: laporan harus mencapai kesimpulan yang jelas Mengapa Kontrol Tidak Berjalan

Meskipun control dirancang untuk membantu manajer melakuka pekerjaannya dengan lebih baik, banyaknya manajer memandang control sebagai ancaman, sebuah tantangan yang harus diatasi.Stearns mendefinisikan empat realsi terhadap system control.

 Dianggap sebagai permainan

 Dianggap sebagai sabotase

 Informsi yang tidak akurat

Efek yang disfungsional ini merupakan gabungan dari proses teknis, prilaku dan administratif seperti:

 Perbedaan pribadi

 Kontrol yang berlebihan

 Tujuan yang saling bertentangan

 Dampak terhadap kekuatan dan status

 Penekanan yang salah pada system konrol. Akibatnya control menjadi tujuan bukan sarana untuk mencapainya.

Sebagai tambahan, para ahli operasi control telah mengidentifikasi serangkaian penyebab yang lebih sederhana atas kegagalan system control untuk beroperasi sebagaimana diinginkan. Penyebab-penyebanya adalah:

 Apati

 Keletihan

 Penolakan dari eksekutif

 Komplesitas

 Aspek efisensi

Daftar aspek –asfek disfungsional dari operasi control ini harus djadikan alat pengecekan bagi auditor yang ingin menelaah system control.

Hal-hal yang Perlu Diingat

Auditor internal harus ingat bahwa audit yang baik tidak bisa dihafal dan dilakukan diluar kepala. Tidak ada dua organisasi yang benar-benar sama. Juga tidak ada organisasi yang sama baik pada masa ini maupun pada masa yang lalu. Auditor nternal harus menelaah control internal menggunakan cara pandang manajemen serta tetap mempertimbangkan orang, waktu, lingkungan , risiko dan kondisi.

Daftar Pustaka

Sawyer,L.B,”internal Control-The Internal Auditor’sopen Sesame’, The internal Auditor,Januari/februari 1970,36

Sawyer,Lawrence B.,at all 2005,Auditing Internal Sawyer-Buku 1, Edisi 5,Salemba empat,Jakarta

.

Bacaan Pendukung

http://kartikaarif.blogspot.co.id/2013/03/pengendalian-internal-menurut-coso_7932.html

Internal Auditing Modul 2 kontrol internal pdf oleh Muh.Arief Effendi,SE,Msi,Ak,QIA