Copyright@2021 Prodi Sistem Informasi Universitas Dharma Andalas 267
PENERAPAN SISTEM ABSENSI ONLINE BERBASIS ANDROID
(STUDI KASUS PADA KANTOR PEMERINTAH DAERAH KABUPATEN MAJALENGKA JAWA BARAT)
Safuan1), Deni Rahman2)
1Magister Manajemen, Universitas Jayabaya, Jakarta
2Magister Manajemen, Universitas Jayabaya, Jakarta
The attendance system is very important for assessing employee performance, especially in terms of employee discipline and responsibility. Android-based online attendance applications are starting to be frequently used by companies, because employee loyalty and performance are difficult to measure if the attendance system used by the company still uses a manual attendance system. The purpose of this study is to determine the Android-based online attendance system at the Regional Government Office of Majalengka Regency, West Java. The method used in this research uses a qualitative case study approach. The results showed that the online attendance system based on android can improve the discipline and responsibilities of civil servants in the Regional Government Office of Majalengka Regency, West Java.
Key words: attendance, performance, system, online
Sistem absensi sangat penting untuk menilai kinerja pegawai, terutama dilihat dari sisi kedisiplinan dan tanggung jawab pegawai. Aplikasi absensi online berbasis android mulai sering digunakan oleh perusahaan, karena loyalitas dan kinerja pegawai sulit diukur jika sistem absensi yang digunakan oleh perusahaan masih menggunakan sistem absensi manual. Tujuan penelitian ini yaitu untuk mengetahui sistem absensi online berbasis android pada Kantor Pemerintah Daerah Kabupaten Majalengka, Jawa Barat. Metode yang digunakan dalam penelitian ini menggunakan kualitatif dengan pendekatan studi kasus. Hasil penelitian menunjukan bahwa absensi sistem online berbasis android diharapkan dapat meningkatkan disipilin dan tanggung jawab pegawai negeri sipil di Kantor Pemerintah Daerah Kabupaten Majalengka Jawa Barat.
Kata kunci: absensi, kinerja, sistem, online
PENDAHULUAN
Absensi pegawai merupakan faktor yang sangat penting dalam sebuah perusahaan atau instansi. Ketepatan waktu dan integritas pegawai dinilai akan membantu berkembangnya instansi / lembaga. Sistem absensi pegawai seringkali digunakan untuk memastikan
komitmen dan tanggung jawab pegawai terhadap pekerjaannya untuk mendapatkan hasil yang maksimal dan sesuai tujuan yang telah ditetapkan (Subiantoro dan Sardiarinto, 2018). Dengan hal tersebut, loyalitas dan tingkat kinerja pegawai dapat diukur dengan mudah. Salah satu sistem yang kini sering digunakan adalah aplikasi absensi online berbasis android.
Copyright@2021 Prodi Sistem Informasi Universitas Dharma Andalas 268 Sistem absensi sangat penting untuk
menilai kinerja pegawai, terutama dilihat dari sisi kedisiplinan dan tanggung jawab pegawai. Aplikasi absensi online berbasis android mulai sering digunakan oleh perusahaan, karena loyalitas dan kinerja pegawai sulit diukur jika sistem absensi yang digunakan oleh perusahaan masih menggunakan sistem absensi manual. Loyalitas dan kinerja pegawai tak hanya ditentukan dari seberapa sering pegawai datang ke kantor. Ketaatan terhadap aturan dan budaya organisasi dalam perusahaan
merupakan hal yang patut
dipertimbangkan. Disiplin adalah tindakan taat dan patuh terhadap nilai-nilai dan norma yang berlaku dalam setiap perusahaan atau instansi guna memotivasi anggota nya untuk bekerja sesuai ketentuan dan peraturan sehingga mencapai prestasi kerja (Dahlan dan Ariani, 2011).
Menurut Muslikhah, (2019), untuk mendukung terciptanya good governance, maka dalam pengelolaan data pegawai diperlukan adanya penerapan sistem teknologi dan informasi. Dampak terhadap lembaga atau instansi yang menggunakan sistem teknologi dan niformasi dalam pengelolaan data pegawai yaitu tersedianya informasi yang aktual dan akurat sehingga pengambilan keputusan dapat dilaksanakan secara efisien dan dapat meningkatkan kepercayaan masyarakat. Selain itu, manfaat penerapan sistem teknologi dan informasi dalam pengelolaan data pegawai yaitu meningkatnya kinerja pegawai terkait dengan tugas pengolahan, pengelolaan, penyaluran dan pendistribusian informasi dan pelayanan publik.
Organisasi atau instansi yang bergerak di bidang bisnis ataupun sosial sangat bergantung pada sistem teknologi dan informasi serta komunikasi. (Irawan dalam Muslikhah, 2019). Hal tersebut dikaji
dalam berbagai penelitian yang membuktikan manfaat sistem teknologi informasi terhadap peningkatan kinerja instansi pemerintahan.
Sistem absensi yang mempunyai
software yang up to date sangatlah
penting, karena memiliki manfaat yang positif bagi lembaga atau instansi terutama dilihat dari sisi efektif, efisien dan kecepatan. Sistem teknologi yang sekarang dipakai oleh lembaga atau instansi yaitu smartphone android. (Husain dkk, 2017).
Sistem absensi berbasis android dipilih, karena lebih efektif di banding manual atau finger print. Sistem ini sangat efektif dan efisien karna dapat langsung diakses menggunakan internet dimana saja dan kapan saja sehingga dapat menghemat waktu, tenaga, kertas dan sumberdaya manusia yang menjalankannya hanya perlu melihat data laporan melalui software Absensi Online tersebut. (Husain dkk, 2017).
Menurut pendapat Dahlan dan Ariani (2011) masih banyak sekali masalah yang dihadapi jika menggunakan sistem absensi manual, seperti tidak masuk tanpa keterangan, datang dan pulang kantor tidak sesuai peraturan, keluar kantor saat jam kerja dan tidak sepengetahuan pimpinan dan masih banyak lagi masalah yang ditimbulkan. Kebiasaan tersebut sangatlah buruk dan akan berdampak pada penurunan kinerja pegawai. Hal tersebut bertentangan dengan apa yang telah diberikan oleh lembaga atau instansi baik itu insentif atau balas jasa untuk pegawai.
Dari latar belakang yang telah dijabarkan penulis, maka penulis tertarik mengkaji bagaimana sistem absensi online
berbasis android yang ada di Kantor Pemerintah Daerah Kabupaten Majalengka Jawa Barat.
Copyright@2021 Prodi Sistem Informasi Universitas Dharma Andalas 269
METODE PENELITIAN
Jenis penelitian yang digunakan oleh penulis yaitu penelitian kualitatif dengan pendekatan studi kasus. Metode penelitian kualitatif adalah metode yang digunakan untuk meneliti pada kondisi objek yang alamiah dimana peneliti adalah sebagai instrument kunci dalam pengumpulan data (Sugiyono, 2011).
Subjek dalam penelitian ini disebut sebagai narasumber, dan objek dari penelitian ini adalah Kantor Pemerintah Daerah Kabupaten Majalengka Jawa Barat. Ada dua narasumber dalam penelitian ini yaitu unsur pimpinan dan unsur pegawai.
Penelitian ini dilaksanakan pada bulan September sampai November 2020 bertempat di Kantor Pemerintah Daerah Kabupaten Majalengka Jawa Barat. Data yang dikumpulkan oleh peneliti yaitu data primer dan data sekunder yang diperoleh dari Data Absensi Online Pegawai PNS Kantor Pemerintah Daerah Kabupaten Majalengka 1 tahun terakhir.
HASIL DAN PEMBAHASAN
Absensi Online berbasis Android yang digunakan pada Kantor Pemerintah Daerah Kabupaten Majalengka mempunyai fitur sebagai berikut;
1. Absen Harian 2. Absen Kegiatan
3. Penilaian : Melihat Nilai Sendiri, Menilai Bawahan
4. Profile PNS
5. Data Absen Harian 6. Data Absen Apel 7. Data Absen Kegiatan 8. Rekap Rekam Absen
9. Cek KGB (Kenaikan Gaji Berkala) 10.Cek Pensiun
11.Cek Kenaikan Pangkat 12.Cek Status Ajuan
Gambar 1. Tampilan Login
Gambar 2. Tampilan Login
Pegawai Negeri Sipil di Kantor Pemerintah Daerah Kabupaten Majalengka terdiri dari pimpinan kantor, asisten pimpinan, staf bagian tata usaha, staf bagian pengelolaan, dan staf unit
Copyright@2021 Prodi Sistem Informasi Universitas Dharma Andalas 270 pelaksana teknis. Seluruh jajaran pimpinan
dan staf secara berkala melakukan absen datang dan pulang dengan menggunakan sistem absensi online berbasis android.
Berikut prosedur kehadiran pegawai di Kantor Pemerintah Daerah Kabupaten Majalengka. Untuk melakukan absensi harian (absen masuk & absen pulang) dilakukan dengan langkah-langkah sederhana sebagai berikut dengan catatan
GPS Handphone harus dalam keadaan
aktif ketika menggunakan aplikasi Absensi
Online PNS.
TATA CARA ABSENSI
Gambar 3. Tata Cara Absensi.
Gambar 4. Tata Cara Absensi.
Gambar 5. Tata Cara Absensi. Untuk melihat Rekap Rekam Absen dilakukan dengan cara sebagai berikut :
Jika sudah ada di Lokasi Absen harian maka Klik
Menu Absen Harian
Akan Muncul Opsi Absen Masuk atau Absen Pulang, maka
pilih salah satu
Klik Simbol Tiga Titik di kanan Atas
Copyright@2021 Prodi Sistem Informasi Universitas Dharma Andalas 271 Gambar 6. Rekap Absen Harian.
Gambar 6. Rekap Absen Harian.
Gambar 8. Melihat Nilai Individu.
Gambar 7. Rekap Absen Harian.
TATA CARA PENILAIAN
Untuk Melihat Nilai Sendiri yang diberikan atasan langsung, dengan cara sebagai berikut :
Klik Rekap Rekam Absen
Klik Menu Penilaian
Akan Muncul Opsi : “Lihat Nilai Sendiri” atau “Menilai
Bawahan”. Pilih : “Lihat Nilai Sendiri”
Copyright@2021 Prodi Sistem Informasi Universitas Dharma Andalas 272 Gambar 9. Melihat Nilai Individu.
Gambar 9. Melihat Nilai Individu.
Untuk melakukan Penilaian pada Bawahan dilakukan dengan cara sebagai berikut:
Gambar 10. Penilaian Kepada Bawahan
Gambar 11. Penilaian Kepada Bawahan
Gambar 12. Penilaian Kepada Bawahan Anggaran untuk pengembangan Sistem Absensi Online ini sebagian besar merupakan Anggaran Pendapatan dan Akan diperlihatkan
Nilai diri sendiri untuk setiap bulannya Klik Menu Penilaian Masukkan score untuk menilai bawahan secara satu persatu
Copyright@2021 Prodi Sistem Informasi Universitas Dharma Andalas 273 Belanja Daerah Kabupaten Majalengka.
Penerapan Absensi Online ini memiliki tujuan untuk mempermudah pengelolaan data Pegawai Negeri Sipil di Kabupaten Majalengka sehingga dapat meningkatkan efisensi dan efektifitas kinerja Pegawai Negeri Sipil pada Kantor Pemerintah Daerah Kabupaten Majalengka Jawa Barat. Sistem absensi online berbasis android ini merupakan sistem yang dirancang dalam rangka memudahkan urusan kehadiran pegawai. Dengan adanya sistem ini diharapkan instansi atau lembaga dapat lebih produktif, efisien dan efektif. Dalam hal ini yaitu dapat mempercepat antrean absensi pegawai.
Sejalan dengan penelitian yang dilakukan oleh Husain dkk (2017), sistem absensi online berbasis android dapat memberikan laporan yang akurat karena data-data absensi diolah secara otomatis oleh sistem dan direkapitulasi dengan sangat rapi.
Berdasarkan hasil kajian yang diperoleh penulis bahwa output yang dihasilkan oleh Sistem Absensi Online
yaitu :
1) Rekapitulasi Data Lebih Mudah 2) Menghemat Biaya Pengadaan
Perangkat 3) Pemantauan
4) Perhitungan Jam Kerja Lebih Akurat
5) Data Kepegawaian Lengkap 6) Transparansi
7) Meningkatkan Etos Kerja
8) Sebagai Dasar untuk Menentukan
Reward & Punishment
Penerapan Absensi Online di Kantor Pemerintah Daerah Kabupaten Majalengka sangatlah bermanfaat dalam mengelola data kepegawaian, hal ini didukung oleh penelitian yang dilakukan oleh Pratiwi (2018) bahwa penerapan SIMPEG bermanfaat untuk meningkatkan efisisensi dan efektifitas waktu yang digunakan
dalam mengelola data kepegawaian di Kantor Pemerintah Kota Salatiga.
Sependapat dengan penelitian Andini dkk (2017), bahwa pengujian fungsionalitas pada simulasi sistem absensi
online untuk civitas akademika Universitas
Negeri Jakarta telah mendapatkan hasil sesuai harapan yaitu mahasiswa melakukan absensi secara online dimana saja dan kapan saja, dan dosen pun dapat memantau laporan dimana saja dan kapan saja.
Pernyataan diatas didukung oleh penelitian yang dilakukan oleh Ferdous dkk (2015) bahwa penerapan Sistem Informasi Sumberdaya Manusia sangat bermanfaat untuk pengambilan keputusan terkait Sumberdaya Manusia sehingga dapat meningkatkan disiplin dan tanggung jawab pegawai.
SIMPULAN
Aplikasi sistem absensi online PNS dengan menggunakan android adalah aplikasi absen online yang dirancang oleh pemerintah Kabupaten Majalengka dengan tujuan meningkatkan kinerja pegawai dilihat dari sisi efektif, efisien dan kecepatan., sehinhha SDM tersebut akan menjadi faktor penunjang bagi kemajuan suatu daerah.
Efektifitas penerapan kebijakan absensi
online berbasis android ini masih harus
terus di upgrade karena setiap saat pemerintah sebagai manajer para pegawai agar terus memantau setiap kebijakan yang mereka terapkan kepada para pegawainya dengan penuh pertimbangan dan harus melalui evaluasi yang berkala, termasuk kebijakan untuk menerapkan absensi online
berbasis android ini harus terus dilakukan perbaikan sesuai dengan kebutuhan dan kemajuan teknologi sesuai perkembangan zaman.
Kekurangan dari sistem absensi online
Copyright@2021 Prodi Sistem Informasi Universitas Dharma Andalas 274 seperti handphone pegawai yang sedang
rusak ataupun internet yang tidak stabil bahkan tidak adanya signal menjadi salah satu masalah dalam penerapan absensi online tersebut. Oleh karena nya, diperlukan suatu alternatif dalam mengatasi masalah tersebut. Selain itu perawatan/maintenance website pun sangat diperlukan secara berkala guna meningkatkan performa dari jaringan yang dipakai oleh Sistem Absensi Online
berbasisa Android yang diterapkan oleh Kantor Pemerintah Daerah Kabupaten Majalengka Jawa Barat.
DAFTAR PUSTAKA
Andini, A. F., Irzal, M., & Arafiyah, R. (2017). Perancangan dan Implementasi Sistem Absensi Online Berbasis Android di Lingkungan Universitas Negeri Jakarta. J-KOMA: Jurnal Ilmu
Komputer dan Aplikasi, 1(1).
Andrianof, H. (2020). Perancangan Aplikasi M-Learning Untuk Pembelajaran ebusiness Bagi Mahasiswa Dengan Menggunakan Perangkat Mobile Berbasis Android.
Jurnal Teknologi Dan Sistem
Informasi Bisnis, 2(2), 92-98.
https://doi.org/10.47233/jteksis.v2i2.1 20
Dahlan, M., & Ariani, R. (2017). Efektivitas Absensi Elektronik Terhadap Disiplin Dan Kinerjad Pns Di Kabupaten Kutai Kartanegara. Gerbang Etam, 11(1).
Ferdous, F, Chowdury, M.M dan Bhuiyan, F. (2015). Barriers to the Implementation of Human Resource Information Systems. Asian Journal of
Management Sciences & Education, 4
(1), 3342.
Husain, A., Prastian, A. H. A., & Ramadhan, A. (2017). Perancangan Sistem Absensi Online Menggunakan
Android Guna Mempercepat Proses Kehadiran Karyawan Pada PT. Sintech Berkah Abadi. Technomedia Journal, 2(1), 105-116.
Husna Arsyah, R., Ramadhanu, A., & Pratama, F. (2019). Perancangan dan Pembuatan Media Pembelajaran Berbasis Android Mata Pelajaran Sistem Komputer ( Studi Kasus Kelas X TKJ SMK Adzkia Padang ). Jurnal Teknologi Dan Sistem Informasi
Bisnis, 1(2), 31-38.
https://doi.org/10.47233/jteksis.v1i2.4 9
Mohd. Dahlan, Rita Ariani, (2017), Efektivitas Absensi Elektronik Terhadap Disiplin Dan Kinerja Pns Di Kabupaten Kutai Kartanegara. Jurnal
Gerbang Hitam Balitbangda Kab.
Kukar Vol. 11. No. 1 Tahun 2017. Muslikhah, 2019, Dukungan Sistem
Informasi Manajemen Kepegawaian Terhadap Pengambilan Keputusan Di BKPP Kabupaten Sukoharjo. Jurnal Efisiensi – Kajian Ilmu Administrasi.
Edisi Agustus 2019. Vol. XVI No. 2 ISSN 1412 – 1131, eISSN 2528-5750. Pratiwi, A. (2018). Implementasi Sistem
Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) sebagai Dasar Pengambilan Keputusan Bidang Sumber Daya Manusia (SDM) di BKD Kota Salatiga.
Jurnal Mahasiswa Administrasi
Negara (JMAN), 2 (2), 145-156
Ramadhanu, A., Husna Arsyah, R., Wahyuni Nengsi, N. S., & Nurhaliza, N. (2019). Rancang Bangun Aplikasi Mobile Edukasi Mengenai Parenting Skills Bagi Orang Tua Berbasis Android Dengan Menggunakan Bahasa Pemrograman Java Android.
Jurnal Teknologi Dan Sistem
Copyright@2021 Prodi Sistem Informasi Universitas Dharma Andalas 275 https://doi.org/10.47233/jteksis.v1i1.2
3
Subiantoro, Sardiarinto, (2018), Perancangan Sistem Absensi Pegawai Berbasis Web Studi Kasus : Kantor Kecamatan Purwodadi. Jurnal
SWABUMI Vol. 6 No. 2 September
2018. ISSN 2355-990X.
Sugiono, P. D. (2011). Metode Penelitian
Kuantitatif Kualitatif dan R & D.
Bandung: Alfa Beta.
Zulfikri, Z., & Putra Abza, A. (2020). Sistem Monitoring Odp dan Pdp Covid-19 Di Gugus Tugas Dinas Kesehatan Kabupaten Kepulauan Meranti Berbasis Android. Jurnal Teknologi Dan Sistem Informasi
Bisnis, 2(2), 126-131.
https://doi.org/10.47233/jteksis.v2i2.1 24
