Artikel Otomatisasi Perkantoran

Loading....

Loading....

Loading....

Loading....

Loading....

Teks penuh

(1)

Efektivitas dan Efisiensi Kinerja dengan

Efektivitas dan Efisiensi Kinerja dengan

Memanfaatkan Otomatisasi Perkantoran dalam

Memanfaatkan Otomatisasi Perkantoran dalam

Meningkatkan Produktivitas

Meningkatkan Produktivitas Organis

Organisasi

asi

Rita Rosmawati Rita Rosmawati

Pendidikan Manajemen Perkantoran Pendidikan Manajemen Perkantoran UNIVERSIT

UNIVERSITS PEN!I!IKN S PEN!I!IKN IN!ONESIIN!ONESI "andung# Indonesia

"andung# Indonesia ritarosmawati$student%u&i%edu ritarosmawati$student%u&i%edu

 Abstract 

 Abstract  —Suatu  —Suatu perusahaan perusahaan akan akan selalu selalu memanfaatkanmemanfaatkan segala sesuatu yang ada disekitarnya. Hal itu dilakukan demi segala sesuatu yang ada disekitarnya. Hal itu dilakukan demi mencapai keberhasilan perusahaan itu sendiri. Untuk mencapai mencapai keberhasilan perusahaan itu sendiri. Untuk mencapai hal tersebut salah satu yang dilakukan perusahaan yaitu dengan hal tersebut salah satu yang dilakukan perusahaan yaitu dengan memanfaatkan perkembangan teknologi dan informasi saat ini memanfaatkan perkembangan teknologi dan informasi saat ini kh

khususususnynya a yayaititu u pepemamanfnfaaaatatan n ototomomatatisisasasi i peperkrkanantotoraran.n. Otomat

Otomatisasi perkantorisasi perkantoran an merupmerupakan proses akan proses kerja mesin kerja mesin dandan sed

sedikiikit t usausaha ha manmanusiusia. a. OtoOtomatmatisaisasi si kankantor tor bertbertujuujuan an untuntuk uk  meningk

meningkatkan atkan prodproduktiviuktivitas. tas. GagasaGagasan n tersebtersebut ut timbul karenatimbul karena sebagian dari waktu kerja pegawai habis untuk melakukan hal sebagian dari waktu kerja pegawai habis untuk melakukan hal hal

hal yang yang tidak produktif. !pliktidak produktif. !plikasiapasiaplikasi dan likasi dan mesimesinmesinmesinn kantor yang

kantor yang otomaotomatis tis tersebtersebut ut membermemberikan ikan keuntkeuntungan yangungan yang sangat besar bagi

sangat besar bagi perusaperusahaan. Semua pekerjaan yang haan. Semua pekerjaan yang sulit saatsulit saat ini

ini dapdapat at terterselselesaesaikaikan n dendengan gan mudmudah. ah. SelSelain ain itu itu pekpekerjerjaanaan terseb

tersebut ut akan lebih akan lebih cepat" dan cepat" dan efektefektif if dalam penyelesdalam penyelesaiannyaiannya.a. Otomatisasi perkantoran ini dimanfaatkan tidak hanya di dalam Otomatisasi perkantoran ini dimanfaatkan tidak hanya di dalam perusa

perusahaan namun haan namun dalam instansdalam instansi i pemeripemerintahan pun ntahan pun saat inisaat ini sud

sudah ah menmengguggunaknakan an otootomatmatisaisai i perkperkantantoraoran. n. OtoOtomatmatisaisasisi per

perkakantntoraoran n memembmbererikikan an mamanfnfaat aat dadalalam m memeniningkngkatkatkanan efek

efektivtivitaitas s dan dan efiefisiesiensi nsi kinkinerjerja a pegapegaawaawai" i" hal hal tertersebsebut ut akaakann mempengaruhi produktivitas organisasi menjadi lebih baik. mempengaruhi produktivitas organisasi menjadi lebih baik.

 Keywords—perkembangan

 Keywords—perkembangan teknologi teknologi dan dan informasi, informasi, efektivitasefektivitas dan

dan efiefisiesiensi nsi kinkinerjerja, a, otootomatimatisassasi i perperkankantortoran, an, proprodukduktivtivitaitass organisasi 

organisasi 

I%

I% PEN!'U(UNPEN!'U(UN

!alam era glo)alisasi saat ini# kita se)agai manusia dan !alam era glo)alisasi saat ini# kita se)agai manusia dan mak*

mak*luk luk TuTu*an *an +ang +ang *idu& didunia *idu& didunia ini# ini# sangsangat at mermerasaasakankan seka

sekali li &er&eru)a*au)a*an n +ang ada +ang ada di di setisetia& a& ,am,amann+ann+a% a% MulaMulai i daridari ,aman +ang sangat tradisional sam&ai sekarang ,aman +ang ,aman +ang sangat tradisional sam&ai sekarang ,aman +ang sa

sangngat at momodedernrn% % PePeruru)a)a*a*an n ,a,amaman n inini i didi&e&engngararu*u*i i olole*e*  )e)era&a

 )e)era&a faktorfaktor% % Sala* Sala* satu satu faktor faktor +ang +ang sangat sangat )er&enga)er&engaru*ru* +aitu Perkem)angan Teknologi dan Informasi +ang semakin +aitu Perkem)angan Teknologi dan Informasi +ang semakin *ari semakin &esat% Melalui ke-erdasan otak manusia# dalam *ari semakin &esat% Melalui ke-erdasan otak manusia# dalam  &erkem)a

 &erkem)angan terse)ut mngan terse)ut manusia melaanusia mela*irkan se)ua* &e*irkan se)ua* &enemuan.nemuan.  &enemuan

 &enemuan +ang +ang daa&at daa&at mem)anmem)antu tu manusia manusia dalam dalam &engerjaa&engerjaann sesuatu dengan le)i* efisien# -e&at dan muda*%% Kemuda*an itu sesuatu dengan le)i* efisien# -e&at dan muda*%% Kemuda*an itu adala* otomatisasi% !imana otomatisasi ini men-i&takan suatu adala* otomatisasi% !imana otomatisasi ini men-i&takan suatu a&lik

a&likasi asi atauatau&un &un mesmesin.min.mesiesin n otomotomatis atis +ang +ang mengmenggangantikantikan te

tenanaga ga mamanunusisia a dedengngan an tetenanaga ga memesisin n dadan n memem)m)ererikikanan kemuda*an dalam aktivitas +ang dilakukan%

kemuda*an dalam aktivitas +ang dilakukan%

Seir

Seiringn+ingn+a a &er&erkemkem)anga)angan n ,am,aman an maka maka otomotomatisatisasi asi &un&un se

semamakin kin )e)erkerkem)m)ang ang jugjuga% a% KaKarenrena a )an)an+a+ak k mamanfanfaat at +an+angg di)erikan dari otomatisasi ini#

di)erikan dari otomatisasi ini# manusia memanfaamanusia memanfaatkan fasilitastkan fasilitas terse)ut dalam setia& aktivitasn+a% Mulai dari aktivitas +ang terse)ut dalam setia& aktivitasn+a% Mulai dari aktivitas +ang seder*a

seder*ana se&erti na se&erti )erkomun)erkomunikasi# -onto*n+a da*ulu ikasi# -onto*n+a da*ulu jika orangjika orang ingi

ingin n )erk)erkomuomunikanikasi si *ar*arus us )ert)ertemu emu se-se-ara ara langlangsung sung namnamunun saat ini -uku& mengirimkan SMS# atau )ertele&on% Kemudian saat ini -uku& mengirimkan SMS# atau )ertele&on% Kemudian aktivitas +ang )esar

aktivitas +ang )esar se&erti melaksanase&erti melaksanakan &ekerjaan kantor#kan &ekerjaan kantor# -ont

-onto*n+o*n+a a )ila )ila da*uda*ulu lu &eng&engetiketikan an mengmenggunagunakan kan mesmesin in tik tik  manual namun saat ini suda* menggunakan kom&uter% "egitu manual namun saat ini suda* menggunakan kom&uter% "egitu  )an+ak

 )an+ak kemuda*akemuda*an n dan dan manfaat manfaat terse)ut terse)ut kini kini )an+ak )an+ak orangorang +ang menggunakan fasilitas otomatisasi dalam ke*idu&ann+a% +ang menggunakan fasilitas otomatisasi dalam ke*idu&ann+a% Te

Terutama dalam rutama dalam se)ua* organisasi# &emanfaatan otomatisasise)ua* organisasi# &emanfaatan otomatisasi  &erkantor

 &erkantoran an mem)erimem)erikan kan kontri)usi kontri)usi +ang +ang sangat sangat )esar )esar )agi)agi kinerja kar+awan guna meningkatkan &roduktivitas organisasi% kinerja kar+awan guna meningkatkan &roduktivitas organisasi%

Seja

Sejalan lan dengdengan an )er)erkemkem)ang)angn+a n+a teknteknologi ologi daladalam m suatsuatuu organisasi +ang semakin &esat dan &eralatan /mesin0 kantor  organisasi +ang semakin &esat dan &eralatan /mesin0 kantor  +ang semakin -anggi*# melaju keara* efektivitas dan efisinsi +ang semakin -anggi*# melaju keara* efektivitas dan efisinsi kerja% Maka dari itu# suda* sewajarn+a )ila &erusa*aan *arus kerja% Maka dari itu# suda* sewajarn+a )ila &erusa*aan *arus men+

men+ia&kia&kan an &eng&engantiantisi&asi&asiasian n se-se-ara ara -e&a-e&at t dan dan te&ate&at t agar agar  di

di&e&erorolele* * tetenanaga ga teteraram&m&il il +a+ang ng o&o&titimamal l sesesusuai ai dedengnganan  )idangn+a m

 )idangn+a masing.maasing.masing%sing% II%

II% K1INK1IN TEORITISTEORITIS  A.

 A.  Hakikat Otomatisasi Perkantoran Hakikat Otomatisasi Perkantoran Ot

Otomomatatisaisasi si dadalam lam )a)a*as*asa a inginggrgris is diedie)ut )ut autautomomatationion me

memimilikliki i &ad&adananan an kakatata mechanization mechanization dan computerizationdan computerization (Le

(Lernornout ut & & HauHauspispie e SpeSpeech ech ProProducducts ts NVNV.., , 199199!.!. EsenssiEsenssi makna otomatisasi +aitu &roses &enggunaan &eralatan

makna otomatisasi +aitu &roses &enggunaan &eralatan otomatisotomatis +a

+ang ng mememimilikliki i sissistem tem kerkerja ja sissistemtematatis% is% OtOtomomatiatisasasi si akaakann  )erdam

 )erdam&ak &ada &e&ak &ada &engurangan &engurangan &enggunaan tennggunaan tenaga manusaga manusia% /20ia% /20 Perkantoran meru&akan kegiatan +ang )er*u)ungan dengan Perkantoran meru&akan kegiatan +ang )er*u)ungan dengan  &ela+anan /

 &ela+anan / ser"ice ser"ice0 dalam 0 dalam &erole*an&erole*an# # &n-atatan# &en+im&an&n-atatan# &en+im&anan#an#  &enganalis

 &enganalisaan# aan# dan dan &engkomunika&engkomunikasian sian informainformasi% si% !engan!engan  &engertia

 &engertian n diatas diatas maka maka otomatisaotomatisasi si &erkanto&erkantoran ran )erarti)erarti  &engali*an

 &engali*an fungsi fungsi manual manual &eralata&eralatan n kantor kantor +ang +ang )an+ak )an+ak  menggunakan tenaga manusia ke&ada fungsi.fungsi otomatis menggunakan tenaga manusia ke&ada fungsi.fungsi otomatis dengan menggunakan &eralatan

dengan menggunakan &eralatan mekanis k*ususn+a kom&uter%mekanis k*ususn+a kom&uter% /20

/20 Ot

Otomomatatisaisasi si &er&erkankantortoran an seseriring ng diidiiststilaila*ka*kan n dedengangann kegi

(2)

Perkantoran elektronis adala* a&likasi &erkantoran +ang mengganti &roses administrasi )er)asis manual ke &roses  )er)asis elektronis dengan memanfaatkan fasilitas jaringan

lokal /(N0%

Otomatisasi &erkantoran men-aku& semua sistem elektonik  formal dan informal +ang terutama )erkaitan dengan komunikasi informal dari orang.orang didalam mau&un diluar   &erusa*aan% Sistem elektronik formal dimaksudkan se)agai kegiatan &erkantoran +ang didokumentasikan dengan suatu  &rosedur tertulis% !an sistem elektronik informal )erarti sistem  &erkantoran +ang tidak diren-anakan atau diuraikan se-ara tertulis% Otomatisasi &erkantoran tidak *an+a mela+ani orang. orang didalam &erusa*aan# akan teta&i juga dengan orang lain diluar lingkungan &erusa*aan%

Otomatisasi &erkantoran se)agai suatu kom&onen in&ut#  &roses dan out&ut# dengan memanfaatkan )antuan teknologi se-ara o&timal dan -am&ur tangan manusia se-ara minimal mem)erikan manfaat )agi suatu informasi menjadi le)i* mua* dan mura* digunakan# di&inda*kan# dan dirawat% Se*ingga  &erusa*aan mam&u )erkom&etisi dengan le)i* )aik% /20

da&un tujuan dari otomatisasi &erkantoran ini +aitu untuk  meningkatkan &roduktivitas# dimana memungkinkan &ara  &ekerja kantor mem&roses le)i* )an+ak dokumen dengan le)i* -e&at dan le)i* )aik serta dengan &enam&ilan +ang le)i* menarik dan mam&u men+ediakan informasi +ang le)i* )aik  untuk &engam)ilan ke&utusan% /30

Para &engguna dari otomatisasi &erkantoran itu sendiri antara lain +aiatu4 526% Manajer adala* orang +ang )ertanggung  jawa) mengelola sum)er da+a &erusa*aan terutama sum)er 

da+a manusia7 536% Profesional +akni tidak mengelola orang teta&i men+um)ang kea*lian k*ususn+a7 586% Sekretaris  )iasan+a ditugaskan &ada &ekerja terdidik tertentu untuk 

melaksanakan )er)agai tugas menangani kores&ondensi# menjawa) tele&on# dan mengatur &ertemuan7 596% '#erica#  emp#oee /&egawai administratif0 melaksanakan tugas untuk  sekretaris se&erti mengo&erasikan mesin foto-o&+# men+usun dokumen dan menfirim surat% /20

Otomatisasi &erkantoran se)agai suatu strategi +ang digunakan dalam &erusa*aan mem)erikan manfaat se&erti7 526% Penggunaan kom&uter dimaksudkan se)agai -ara untuk  meng*indari )ia+a /cost aoidance0% Kom&uter tidak )isa menggantika &egawai# ta&i untuk menunda &enam)a*an  &egawai +ang di&erlukan untuk menangani )e)an kerja +ang  )ertam)a*7 536% Otomatisasi &erkantoran tidak akan mam&u menggantikan semua komunikasi inter&ersonal tradisional.  &er-aka&an tata& muka# &er-aka&an tele&on# dan sejenisn+a% Otomatisasi &erkantoran )ertujuan untuk melengka&i komunikasi tradisional se*ingga meng*asilkan komunikasi +ang &enu* da+a / po)er$u# 0% /30

!isam&ing adan+a manfaat +ang da&at diam)il# terda&at  )e)era&a kerugian dalam &enera&an otomatisasi &erkantoran +aitu4 526% Perasaan -emas dari kar+awan +ang mun-ul karena adan+a &erasaan tidak mam&u dalam mengo&erasikan  &eralatan kantor +ang -anggi*7 536% Masala* keamanan% sset  &erusa*aan +ang )eru&a informasi &enting dan ra*asia sering menjadi in-aran &erusa*aan &esaing% !alam kasus ini  &erusa*aan &erlu juga memikirkan -ara &enggunaan dan  &engamanan +ang &aling te&at )agi sistem informasin+a7 586% Tantangan ter*ada& struktur organisasi% Struktur organisasi +ang suda* ada akan )eru)a* karena adan+a sistem informasi

+ang )aru% Peru)a*an struktur organisasi +ang )aru akan  )er&engaru* ter*ada& kemam&uan kelom&ok.kelom&ok kerja +ang suda* ter)entuk% Se*ingga akan mem)uat &ara kar+awan  )erada &ada situasi +ang tertekan%

&likasi otomatisasi &erkantoran terdiri dari 22 a&likasi +aitu4

2% :ord &ro-essing adala* &enggunaan suatu &eralatan elektronik +ang se-ara otomatis melakukan )e)era&a tugas +ang di&erlukan untuk mem)uat dokumen ketik  atau -etak% ;onto*n+a  *s. +ord # O&enOffi-e%org writer# dan lainn+a%

3% Elektronik mail /emai# 0 adala* &enggunaan jaringan kom&uter +ang memungkinkan &emakai untuk  mengirim# men+im&an# dan menerima &esan dengan menggunakan terminal kom&uter dan &eralatan  &en+im&anan% ;onto*n+a gmail%-om# +mail%-om# dan

lainn+a%

8% Voi-e Mail meru&akan media &engiriman &esan dengan mengu-a&kan atau menggunakan suara% ;onto*n+a"oice connecto# tele&on# dan lainn+a%

9% Ele-troni- -alendaring adala* &enggunaan jaringan kom&uter untuk men+im&an dan memanggil a-ara +ang tela* diteta&kan ole* manajer%

<% udio -onferen-ing adala* &enggunaan &eralatan komunikasi suara untuk mem)uat *u)ungan audio diantara orang.orang +ang terse)ar se-ara geografis untuk tujuan melakukan konferensi% ;onto* softwaren+a +aitu firewire%

=% Video -onferen-ing meru&akan alat komuniksi +ang dilengka&i signal audio dan video% ;onto*n+a we)-am%

>% ;om&uter -onferen-ing adala* &enggunaan jaringan kom&uter# se*ingga mem)eri kemam&uan seseorang untuk melakukan &ertukaran informasi selama &roses terjadin+a konereni%

?% @asimile transmission adala* &enggunaan &eralatan k*usus +ang da&at mem)a-a tam&ilan dokumen &ada ujung -*annel komunikasi dan mem)uat salinan atau -o&+ di ujung +ang lain%

A% Video teBt adala* &enggunaan kom&uter untuk tujuan mem)erikan tam&ilan materi tekstual &ada la+ar -rt% ;onto*n+a siaran )erita# mesin atm# televisi# dan lainn+a%

2C% Image storage and retrieval adala* &engu)a*an dokumen fisik menjadi digital +ang disim&an didalam alat &en+im&anan sekunder dan da&at ditemukan kem)ali jika di&erlukan% ;onto*n+a mikrofilm dan s-anner%

22% !eksto& &u)lis*ing adala* &em)uatan out&ut ter-etak  +ang kualitasn+a sangat )aik% ;onto*n+a -orel draw# Ms% Pu)lising# dan lainn+a% /20

&likasi diatas mem)erikan kontri)usi +ang sangat )esar  ter*ada& kelan-aran suatu aktivitas di dalam organisasi% !imana *al terse)ut meru)a* tujuan otomatisasi &erkantoran saat ini +aitu menjadi4 526% Penda&atan +ang le)i* tinggi vs

(3)

 &eng*indaran )ia+a7 536% Peme-a*an masala* kelom&ok7 586% Pelengka& dan )ukan &engganti% /20

 A.  $ekti"itas dan $isiensi da#am -ekera

Kemajuan teknologi saat ini mem)erikan &engaru* ter*ada& efektivitas dan efisiensi kinerja seseorang dalam  &erusa*aann+a karena kemajuan teknologi mem)erikan  &engaru* +ang sangat )esar &ula ter*ada& &engelolaan kantor%

Efektif dan efisien meru&akan dua kata +ang sering  )erkaitan dengan dunia manajemen atau&un akuntansi% Meski keduan+a saling )er*u)ungan dan terli*at *am&ir sma# namun sejatin+a dua kata ini memiliki makna +ang )er)eda%

Efektivitas dalam )ekerja adala* suatu &ekerjaan +ang da&at diselesaikan te&at waktu# sesuai dengan ren-ana +ang tela* diteta&kan% Efisiensi dalam )ekerja adala* segala sesuatu +ang dikerjakan dengan )erda+a guna atau segala sesuatu +ang diselesaikan dengan te&at# -ermat# *emat# dan selamat% 526% Te&at# artin+a )ekerja untuk men-a&ai sasaran +ang diinginkan atau +ang diren-anakan7 536% ;e&at# artin+a mengatur waktu dengan te&at dan &ada tingkat tertentu7 586% 'emat# artin+a dengan )ia+a +ang seke-il.ke-iln+a tan&a adan+a &em)orosan dalam )idang &ekerjaan a&a&un7 596% Selamat# artin+a segala sesuatu sam&ai &ada tujuan &ekerjaan +ang dimaksud# tan&a mengalami *am)atan.*am)atan# kelema*an.kelema*an# atau kema-etan.kema-etan% /80

Menurut Sedarma+anti /3CC242230# +ang dikuti& ole* 'ani 'anafia* men+atakan )a*wa D $$icienc /efisiensi0 &ada  &rinsi&n+a adala* &er)andingan ter)aik atau rasionalitas anatara *asil +ang di&erole* atau out&ut dengan kegiatan +ang dilakukan serta sum)er.sum)er dan waktu +ang di&ergunakan# atau in&ut% /90

Efisiensi )ersum)er dari manusia# karena dengan &emikiran dan &engeta*uan dari manusia +ang da&at men-i&takan -ara kerja +ang efisien% 'al +ang terda&at dalam diri seseorang +ang mem)uat mereka menjadi manusia +ang efisien# +aitu keinginan# kemam&uan# kea*lian# dan kedisi&linan% Keem&at *al ini meru&akan dasar untuk ter-a&ain+a se)ua* efisiensi%

Efektivitas dan efisiensi dalam meme-a*kan &ersoalan serta &en-arian &eluang.&eluag )isnis meru&akan -iri k*as &ara wirausa*awan% Pem)inaan efektivitas dan efisiensi kerja se-ara maksimal# +aitu dengan mem)erikan &elati*an kerja +ang )aik# serta dalam rangka tugasn+a untuk mengem)angkan te-*ni-al skill dan managerial skill% Pentingn+a lati*an )ekerja efektivitas dan efisiensi# +aitu4 526% Untuk meningkatkan kemam&uan )ekerja se-ara efektif dan efisien7 536% Untuk  mengurangi &engawasan dalam )ekerja7 586% Untuk  mengem)angkan sika& &ara &egawai +ang &ositif7 596% Untuk  mengem)angkan da+a kreativitas7 5<6% Untuk men-a&ai efektivitas dan efisiensi itu sendiri% /80

Seiring )erkem)angn+a teknologi# &engelolaan kantor  menjadi semakin maju +aitu menjadi le)i* -e&at# ringan# dan le)i* )aik# teknologi sangat )er&eran &enting ter*ada& efektivitas dan efisiensi &ekerjaan kantor%

Efisiensi &ekerjaan kantor ter-i&ta karena adan+a keselarasan antara &ekerjaan +ang dilaksanakan dengan  &enggunaan atau &enera&ann+a dengan teknologi% 'al ini dikarenakan ole* adan+a teknologi mem)uat &ekerjaan dilakukan se-ara singkat# -e&at# dan ringan% Se*ingga dalam

sejumla* kantor suda* meru&akan suatu kewaji)an dalam  &enggunaan teknologi%

III% PEM"'SN

Tidak da&at di&ungkiri lagi )a*wa kemajuan teknologi saat ini )er&engaru* )esar ter*ada&at efektivitas dan efiiensi se)ua* organisasi# k*ususn+a se)ua* kantor% Otomatisasi &erkantoran memiliki *u)ungan +ang sangat erat dengan &erkem)angan teknologi% Ini )erarti &erkem)angan teknologi mem&engaru*i otomatisasi% Se&erti +ang dikemukakan ole* 'ani 'anafia* dalam artikeln+a )a*wa Dkita &erlu mengeta*ui urgensi teknologi dalam dunia &erkantoran untuk men-a&ai efisisensi mengelola kantor% 'al ini dimaksudkan untuk kenaikan  &erkem)angan &roduktivitas dalam &ekerjaan se*ingga  &ekerjaan kantor dalam jumla* +ang ke-il mau&un )esar da&at

terselesaikan sesuai dengan target &engelolaan kantor% /90 Kantor meru&akan &usat &ela+anan dan &usat informasu dari kegiatan dalam suatu &erusa*aan atau organisasi% Pusat informasi )erarti )a*wa tem&at terkum&uln+a atau ter&usatn+a segala informasi mengenai &erusa*aan% Ole* karena itu# tentu suatu kantor akan )erjalan dengan )aik dengan adan+a  &engelolaan informasi%

Efisiensi dalam mengelola kantor meru&akan suatu kegiatan meng*im&un# men-atat# mengola*# menggandakan# mengirim# dan men+im&an informasi dalam suatu kantor +ang dilakukan dengan usa*a# waktu# dan tenaga +ang le)i* sedikit atau singkat% !engan kata lain# kegiatan &engelolaan kantor  dengan efisien da&at mem)antu seluru* &egawai di suatu kantor untuk mem&er-e&at &en+elesaian &ekerjaan kantor  dengan meng*emat waktu &engerjaan dan tenagan+a% Serta mem)uat semua informasi menjadi semakin ringkas# akurat# dan di*asilkan &ada waktu +ang te&at dan dengan )ia+a +ang renda* &ula% /90

!alam uraian diatas da&at kita tau )a*wa &eranan teknologi  &erkantoran dalam &roses &engelolaan dataFinformasi dalam suatu organisasi saat ini adala* efisiensi kinerja +ang men+angkut ke&ada &roduktivitas organisasi%

Pengaru* teknologi diatas memungkinkan adan+a  &emakaian mesin.mesin se-ara otomatis% Karena dengan semakin )an+akn+a informasi +ang *arus dikum&ulkan# diola*# dianalisa# disim&an dan didistri)usikan# ter)ukti )a*wa  &enera&an atau &enggunaan teknologi akan mem)uat kegiatan  &engelolaan ini le)i* efisien% !imana *al terse)ut dilakukan

dengan memanfaatkan adan+a otomatisasi &erkantoran% /90 Penggunaan media otomatisasi tidak *an+a untuk  ter-i&tan+a efisiensi# ta&i juga mengurangi dan mengem)angkan ke)utu*an lainn+a# misaln+a ke)utu*an dalam &enggandaan /dalam men-etak0 a&a)ila di&erlukan *al ini dilakukan dengan menggunakan mesin -etak% Suatu sistem +ang )erjalan se-ara otomatis da&at ditera&kan dalam kegiatan  &engelolaan kantor# diantaran+a &engiriman# &emrosesan#  &en+im&anan# dan &enemuan kem)ali informasi% 1ika sistem ini di&er*itungkan dengan )aik# otomatisasi ini akan mem)erikan kemuda*an ke&ada &engguna informasi )aik dalam jumla* ke-il mau&un dalam jumla* +ang )esar% /90

!engan memanfaatkan &erkem)angan teknologi k*ususn+a otomatisasi &erkantoran da&at menjadi motovasi )agi &egawai untuk meningkatkan &roduktivitas kinerjan+a agar le)i* efektif  dan efisien% ;onto*n+a# jika seorang &egawai eks&edisi meng*a)iskan waktu satu sam&ai dua jam untuk mengantar 

(4)

surat maka dengan memanfaatkan otomatisasi &erkantoran se&erti mesin faB atau emai#  maka waktu +ang dua jam tadi da&at dimanfaatkan untuk mengerjakan &ekerjaan lain% !engan kata lain# dengan memanfaatkan otomatisasi &erkantoran#  &egawai eks&edisi terse)ut &roduktivitas kinerjan+a da&at

ditingkatkan%

Kemudian dili*at dari sisi anggaran# &emanfaatan otomatisasi &erkantoran *an+a memerlukan )ia+a tinggi diawal dengan )ia+a &emeli*araan jaringan +ang efisien% Manajemen konvensional le)i* )an+ak memerlukan kertas dan tenaga manusia dengan tingkat ke&er-a+aan +ang tinggi% Se*ingga  jika di)andingkan dari segi efisiensin+a# &enggunaan otomatisasi &erkantoran da&at mem)antu meningkatkan  &roduktivitas kerja &egawai% Tentu saja *al terse)ut *arus

didukung &ula dengan sum)er da+a manusia +ang o&timal% Sum)er da+a manusia meru&akan aktor utama +ang menjalankan fungsi &engola*an data dalam dunia usa*a dengan menggunakan a&likasi teknologi informasi% Otomatisasi  &erkantoran menjadi fokus &er*atian manajemen dalam mem)uat &eren-anaan aktivitas utama dalam )isnis +ang didukung ole* kemam&uan mens&esialisasi sistem informasi manajemen% Otomatisasi &enting dilakukan dalam u&a+a merai* efektivitas dan efisiensi kegiatan &erkantoran% !engan adan+a &erkem)angan teknologi informasi +ang menuntut untuk men+elesaikan &roses &engola*an informasi se-ara -e&at dan fleksi)el# maka ke)utu*an dari metode manual ke otomatis sudag menjadi ke*arusan untuk di&enu*i% Namun# )ukan  )erarti meninggalkan seluru* &roses manual dan memangkas tenaga kerja# se)a) )an+ak as&ek.as&ek lain +ang *arus menjadi &ertim)angan dalam melakukan otomatisasi dikantor% /<0

Menurut G&d*i Guniart*e dalam artikeln+a +ang )erjudul DSistem Otomasi Perkantoran se)agai &likasi Pendukung Kinerja Sum)er !a+a Manusia dalam Organisasi# mengemukakan )agaimana dam&ak dari otomatisasi  &erkantoran% /<0

2% !am&ak ter*ada& &ekerja dan &ekerjaan4 a% ngkatan kerja wanita%

:anita +ang )ekerja semakin meningkat# ditandai  )an+akn+a )idang &ekerjaan +ang juga di geluti ole* kaum wanita% Perkem)angan teknologi +ang -anggi* meng*aruskan wanita juga mam&u  )erada&tai dengan kom&uter dan mam&u )ersaing

dengan laki.laki%

 )% Pekerja &rofesional dan teknis%

Meninkatkan &ermintaan )arang dan jasa karena  &ertam)a*an &enduduk akan mem)utu*kan  &ekerja &rofesional dan &ekerja teknis%

-% Manajer dan administrator%

Peru)a*an organisasi# &enggunaan mesin dalam  )idang &erkantoran mengaki)atkan &eru)a*an  &ada susunan manajer% Manajer meningkatkan kemam&uan &egawai se*ingga memaksimalkan  &enda&atan &erusa*aan%

d% Pegawai administrasi%

Peru)a*an kantor dari manual menuju otomatisasi mengaki)atkan &egawai administrasi *arus menguasai )er)agai &likasi kom&uter +ang  )er*u)ungan dengan kom&uterisasi di &erkanoran% 3% !am&ak ter*ada& &endidikan dan &elati*an &egawai%

Peru)a*an ter*ada& struktur &ekerjaan men+e)a)kan &ermintaan ter*ada& &egawai +ang teram&il terus meningkat% Karena &eluang kerja untuk  orang +ang tidak memiliki keteram&ilan terus  )erkurang% Pekerja dengan &endidikan tinggi +ang terus )ertam)a* memaksa mereka )ekerja se)agai  &egawai adminitrasi% ki)atn+a &eluang kerja )agi nonsarjana )erkurang dan terjadi &engangguran% Manajer kantor da&at meneta&kan standar )agi o&erasional kantor se*ingga &ara &engajar mema*ami klasifikasi &ekerjaan +ang di)utu*kan%

8% !am&ak ter*ada& manajemen menenga*%

Pekerjaan manajemen menega* di&rediksi menjadi  )erkurang% !engan meningkatkan a&likasi &roses data elektronik# ke)utu*an ter*ada& manajer +ang melakukan &roses data meningkat% da dua alasan menga&a &ekerjaan manajemen menenga* tidak   )erkurang% Pertama# ke&utusan manjerial &ada tingkat

ini terlalu jau* dari analisis mekanik# se)alikn+a dengan adan+a kom&uter manajer mem)uat ke&utusan +ang le)i* )aik% kedua# dengan adan+a &eralatan otomatisasi mem)uat &ekerjaan terse)ut selalu digunakan# maka &eran manajer menenga* di)utu*kan untuk menelaa* &enggunaan &eralatan +ang )enar.  )enar di)utu*kan%

9% !am&ak ter*ada& o&erasi &erusa*aan%

Mem)uat )an+ak &erusa*aan mulai memusatkan o&erasional mereka menggunakan sistem informasi komuter di seluru* &usat untuk mengum&ulkan# mengola* dan mengirim data ke seluru* dunia% Semua  &erkem)angan +ang terjadi aki)at otomatisasi  &erkantorn mem)awa &emikiran )aru dalam struktur 

usa*a dan konse& manajemen%

!am&ak.dam&ak diatas mem&erli*atkan )agaimana otomatisasi &erkantoran memiliki &engaru* ter*ada& suatu organisasi% K*usun+a dalam meningkatkan kinerja kar+awan agar le)i* efektif dan efisien%

Selain *al.*al diatas +ang mem)uktikan )agaimana  &emanfaatan otomatisasi &erkantoran dalam &erkem)angan teknologi )erikut meru&akan &emanfaatan dari otomatisasi  &erkantoran +ang mulai terim&lemntasi% Se&erti +ang dikemukakan ole* ndreas dan !joni dalam &enelitiann+a tentang DPem)uatan &likasi Sistem Pendukung Ke&utusan untuk Proses Kenaikan 1a)atan dan Peren-anaan Karir &ada PT%H  )a*wa &emanfaatan otomatisasi &erkantoran di)uktikan dalam &em)uatan se)ua* a&likasi +aitu  pro$i#e matchin/ % Software terse)ut mem)antu &engam)ilan ke&utusan seorang manajer dalam menentukan kar+awan +ang &antas mengisi  ja)atan +ang kosong dalam &erusa*aan dan meminimalisisirkan kesala*an dalam &emili*an kriteria kar+awan +ang te&at% Sistem &endukung ke&utusan untuk   &roses pro$i#e matchin/dan analisis /ap ini di)uat )erdasarkan

data dan norma.norma S!M +ang terda&at di PT%H% &roses  prro$i#e matchin/   dilakukan untuk menentukan rekomendasi

(5)

kar+awan dalam sistem kenaikan ja)atan dan &eren-anaan karir   )erdasarkan &ada tiga as&ek +aitu ka&sitas intelektual# sika& kerja# dan &erilaku% 'asil dari &roses ini )eru&a ranking kar+awan se)agai rekomendasi )agi &engam)il ke&utusan untuk memili* kar+awan +ang -o-ok &ada ja)atan +ang kosong terse)ut% So$t)are  ini di)uat dengan menggunakan Mi-rosoft --ess 3CCC untuk data0ase  dan "orland !el&*i < se)agai compi##ern+a% !ari *asil im&lementasi sistem terse)ut disim&ulkan )a*wa dengan &enggunaan software ini da&at mem)antu &roses &engam)ilan ke&utusan ter*ada& pro$i#e matchin/ &roses kenaikan ja)atan dan &eren-anaan karir di PT%H% /=0

Selain -onto* diatas ada -onto* lainn+a se&erti +ang dikemukaan ole* Mangaras Ganu @# dkk dalam &enelitiann+a mengenai DPengem)angan &likasi !ata :are*ouse untuk  Pengelolaan Sumur Min+ak didalam &enelitian terse)ut dikemukakan )agaimana PT eotama Energ+ mengem)angkan a&likasi :are*ouse untuk men-i&takan tata kelola manajemen +ang )aik A /ood /o"ermance0 +aitu untuk mengakomodir  ke)utu*an PT eotama Energ+ dalam menjalankan usa*an+a untuk mengelola data sumur min+ak +ang )eru&a interfa-e data ware*ouse% !ata ware*ouse adala* suatu koleksi data +ang  )isa digunakan untuk menunjang &engam)ilan ke&utusan manajemen# +ang )erorientasi su)jek /to&ik0# ter&adu# time "ariant # dan tidak muda* )eru)a*% />0

Pemanfaatan otomatisasi &erkantoran selain )erguna dalam  &engam)ilan ke&utusan dan tata kelola manajemen suatu  &erusa*aan% Otomatisasi &erkantoran juga )erguna dalam manajemen surat men+urat% Kini otomatisasi tidak *an+a digunakan dalam instansi )esar namun intansi ke-il juga se&erti  &ada tingkat Rukun Tetangga /RT0 +ang memanfaatkan fasilitas otomatisasi &erkantoran dalam &enanganan surat dengan menggunakan a&likasi )er)asis sms /ate)a se)agai  &enera&an dari konse& paper#ess o$$ice.  Paper#ess meru&akan sala* satu u&a+a dalam mengurangi dam&ak negatif kerusakan lingkungan +ang )erim&likasi &ada kelestarian *utan% ;ara kerja a&likasi terse)ut +aitu misaln+a &ada saat warga ingin mem)uat surat ke&endudukan maka *arus melalui tingkat RT untuk menda&atkan surat &engantar se)agai s+arat ke tingkat kelura*an% Pem)uatan surat &engantar ole* RT se)enarn+a da&at digantikan dengan fungsi a&likasiS*S /ate)a  karena nomor tele&on genggam saat ini tela* memiliki fungsi se)agai identitas diri% TeknologiS*S ate)a memungkinkan staf Rt mengirimkan &esan singkat ke ser"er kelura*an +ang akan diterima se)agai data &emi-u &em)uatan surat ke&endudukan% !ata +ang ada da&at di integrasikan dengan data &emo*on se*ingga formatS*Stidak terlalu &anjang% Melalui metode ini maka &emo*on tidak mem)utu*kan waktu +ang lama untuk  menunggu surat.surat ke&endudukan +ang di)utu*kan karena saat staf RT mengirimkan S*S  maka staf di kelura*an da&at mem&roses surat terse)ut saat itu juga% /?0

Penera&an otomatisasi &erkantoran selain digunakan dalam suatu kantor atau &erusa*aan# otomatisasi juga dimanfaatkan ole* instansi &emerinta* -onto*n+a di Pemerinta*an Kota "ogor demi menga*da&i era otonomi daera* dan untuk  mewujudkan &emerinta*an +ang  /ood /o"ermance  +aitu dengan menggunakan e/o"ernment. E.government adala*  &roses &emanfaatan teknologi informasi se)agai alat untuk 

mem)antu menjalankan sistem &emerinta*an se-ara le)i* efisien% /A0

Kemudian dalam instansi &emerinta* juga selain di Kota "ogor# &emanfaatan otomatisasi &erkantoran dilakukan di "alai "esar Pelati*an Pertanian /""PP0 (em)ang% Pemanfaatan otomatisasi dilakukan untuk mem&ermuda* &ekerjaan *ingga mem)uat &ekerjaan le)i* efektif dan efisien *ingga &ada ak*irn+a men-a&ai tujuan paper#ess% Penggunaan otomatisasi  &erkantoran +ang dilakukan se&erti7 526% Memanfaatkan  &engola* kata7 536% Pengola* data se&erti *S. 2ce#3  586%

&likasi SIMK."MN /Sistem Informasi Manajemen dan kuntansi "arang Milik Negara07 596% Pengarsi&an7 5<6% Per-etakan +aitu menggunakan mesin &rinter7 5=6% Menggunakan mesin P*oto-o&+7 5>6% Menggunakan )sensi @inger Print (ima 1ari7 5?6% Penanganan Tele&on7 5A6 Pen-atatan akuntansi% Sistem otomatisasi &erkantoran &ada instansi &emerinta* di ""PP (em)ang )erjalan dengan )aik% 'al ini ditunjang dengan adan+a sum)er da+a manusia /S!M0 +ang memadai dan juga ditunjang dengan fasilitas +ang tela* di)erikan &emerinta*% /2C0

!ari )e)era&a -onto* diatas da&at kita )uktikan )a*wa saat ini suda* )an+ak &erusa*aan mau&un instansi &emerinta* +ang memanfaatkan otomatisai &erkantoran dalam &ekerm)angan teknologi dan informasi% Pemanfaatan ini dilakukan guna men-i&takan kinerja +ang efektif dan efisien dalam meningkatkan &roduktivitas &erusa*aan%

IV% KESIMPU(N

Otomatisasi &erkantoran mem)erikan kontri)usi +ang sangat )esar ter*ada& efektivitas dan efisiensi kinerja seseorang% 'al terse)ut akan )erdam&ak ter*ada& &roduktivitas  &erusa*aan +ang meningkat% Pemanfaatan otomatisasi  &erkantoran tidak *an+a dilakukan didunia &erusa*aan namun dalam instansi &emerinta*an% Otomatisasi &erkantoran mem)erikan kemuda*an dan )an+ak manfaat ter*ada&  &enggunan+a se&erti fasilitas a&likasi.a&likasi otomatisasi dan mesin.mesin kantor +ang otomatis mem)erikan )antuan ter*ada& &enggunan+a% Se*ingga da&at men+elesaikan segala  &ekerjaann+a dengan le)i* )aik# -e&at# mura* dan sesuai

dengan target +ang tela* diteta&kan%

V% !@TR PUSTK

2% Siswanto T% Otomatisasi Perkantoran 2% 2st ed% 'adi+anto !S'dM# editor% !e&ok4 Tim7 3C28%

3% Name N% e)ookinga%-om% 5Online6%7 3C2= 5-ited 3C2= gustus 28% vaila)le from4 *tt&s4FFe)ookinga%-omF&dfFsekilas.tentang.otomatisasi.  &erkantoran.22A292C28%*tml%

8% Indriana N% Temukan Pengertian%-om% 5Online6%7 3C28 5-ited 3C2= gustus 28% vaila)le from4 *tt&4FFwww%temukan&engertian%-omF3C28FCAF&engertian. efektif.dan.efisien%*tmlJ%

9% 'anafia* '% Urgensi Teknologi !alam Peningkatan Efisiensi Mengelola Kantor% *tt&4FF*ani*anaf%)logs&ot%-o%idF3C2=FC2Fjurnal.urgensi. teknologi.dalam%*tml% 3C2< 1anuari7 HIV/20%

<% Guniart*e G% Sistem Otomasi Perkantoran se)agai &likasi Pendukung Kinerja Sum)er !a+a Manusia

dalam Organisasi%

(6)

3C2= gustus7 VIII/20%

=% ndreas 'andojo !'SRG% Pem)uatan &likasi Sistem Pendukung Ke&utusan untuk Proses Kenaikan 1a)atan dan

Peren-anaan Karir Pada PT%H%

*tt&4FFe)ookinga%-omF&dfF&em)uatan.a&likasi.sistem.  &endukung.ke&utusan.3<9<C?<?%*tml% 3C2= gustus7

HV/20%

>% Mangaras Ganu @ :K"G1'% Pengem)angan &likasi !ata :are*ouse untuk Pengelolaan Sumur Min+ak% *tt&4FFe)ookinga%-omF&dfF9.&engem)angan.a&likasi.data. ware*ouse.untuk.&eng.8399A=<A3%*tml% 3C2< 1anuari7 HII/20%

?% Irawan G% nalisa dan Peran-angan Otomatisasi Surat Pengantar RT "er)asis SMS atewa+ se)agai Penera&an Konse& Pa&erless Offi-e% SIMETRIS# *tt&4FFe)ookinga%-omF&dfFanalisa.dan.&eran-angan. otomatisasi.surat.3><CCA=AA%*tml% 3C2< &ril7 VI/20% A% "ogor KPK% Peren-anaan Induk Pengem)angan E.

overnment Pemerinta* Kota "ogor 3C29.3C2?% 8rd ed% . # editor% "ogor4 Pemerinta* Kota "ogor7 3C28%

2C% (em)ang P"% www%s-ri)d%-om% 5Online6%7 3C29 5-ited

3C2= gustus 28% vaila)le from4

*tt&s4FFwww%s-ri)d%-omFdo-F3<3223<32F1urnal.Otomasi. Kantor.!i.(ingkungan.Instansi.Pemerinta*%

(7)

Figur

Memperbarui...

Referensi

Memperbarui...

Related subjects :