IV-42
BAB IV METODE PENELITIAN
4.1 Metode Konseptual
Secara umum, metodologi yang digunakan untuk menyelesaikan permasalahan pada tugas akhir ini dapat di lihat pada gambar dibawah :
Gambar 4.1 Metode Penyelesaian Masalah
Setiap tahap merupakan proses yang saling berkaitan. Ada empat tahapan besar untuk menyelesaikan penelitan ini, yaitu :
4.2 TahapAwal
Pada tahap ini dilakukan identifikasi masalah, menentukan tujuan dan batasan, serta melakukan studi pendahulua, yaitu studi pustaka dan studi objek penelitian. Identifikasi masalah dilakukan untuk mengetahui fenomena apa yang dapat diangkat/ diteliti, agar lebih mudah untuk menentukan tujuan penelitian.
Studi pusataka dilakukan dengan membaca referensi seperti jurnal, artikel, tugas akhir, dan buku yang berkaitan dengan objek penelitian, yaitu Petunjuk Pelaksanaan Pembayaran pensiun Menggunakan Aplikasi FDPOS dan audit system informasi menggunakan COBIT 5 pada domain DSS.
Studi objek penelitian dilakukan dengan meeting stakeholder dan identifikasi kebutuhan lapangan, yaitu menyiapkan kebutuhan – kebutuhan yang dibutuhkan untuk audit, bertemu dengan stakeholder untuk mendiskusikan tujuan dari perusahaan dan pemetaan dalam COBIT 5, kemudian pihak – pihak divisi yang terkait menjadi responden wawancara, dan proses bisnis dan profil dari bagian Penyaluran Dana Keuangan Perbankan serta divisi Teknologi khususnya bagian Operation Teknologi PT Pos Indonesia (Persero).
4.3 Tahap Pengumpulan dan Pengolahan Data a. Tahap Pengumpulan Data
Identifikasi tujuan, arahan strategis dan proses bisnis. Untuk memperoleh hasil tujuan, arahan strategis dan proses bisnis perusahaan maka dilakukan pemetaan yang terdapat pada COBIT 5 itu sendiri. Pemetaan terdiri dari Enterprise Goals, IT-Related Goals, Process Control dan pemetaan RACI. Identifikasi ini diperoleh dari hasil wawancara dengan Staff Bagian Penyaluran Dana Keungan Perbankan dari sisi bisnis dan Staff Bagian Operation Teknologi PT Pos Indonesia (Persero).
1. Pemetaan Enterprise Goals dengan Sasaran Strategi Bina Perusahaan Table 4.1 Pemetaan Enterprise Goals
BSC
Dimension EG
Enterprise Goals
Sasaran Strategi Penyaluran Dana Keuangan dan Perbankan PT Pos Indonesia (Persero) Melibatkan Mitra Pos dalam Proses Kinerja Sosial Perusahaan Melakukan Inovasi Untuk melakukan transformasi dalam pengembang an teknologi TIME dengan tepat orang, tepat waktu, tepat jumlah, tepat tempat, dan tepat administrasi Menerapkan Investasi Sosial (Social Investment) yang bertanggungja wab Mendukung Program PT Taspen bahwa pembayaran pensiun dilaksanan secara tunai bertahap dimigrasikan melalui rekening Memfasilitasi Program Pelayanan Pembayaran Pensiun melalui penggunaan IT dalam mengintegrasi kan transaksi pembayaran Financial 1 Stakeholder value of business investments P P P P P 2 Portofolio of competitive product and services P P P P P 3 Managed Business risk (safeguarding of assets) P P S S P 4 Compliance with external laws and regulations P P P S P 5 Financial transparency P Customer 6 Customer oriented service culture P P P P P
7 Business service continuity and availability P P P P P 8 Agile response to a changing business environment P P 9 Information based strategic decision making 10 Optimisation of service delivery cost Internal 11 Optimisation of business process functionality P 12 Optimisation of business process functionality P P P P P 13 Managed business change programmers S S S S S 14 Operational and staff productivity 15 Compliance with internal policies P P Learning and Growth 16 Skilled and motivated people 17 Product and Business innovation culture S S S S S
Hasil dari pemetaan Enterprise pada Tabel 4.1 adalah EG1, EG2,EG3, EG4, EG5, EG6, EG7, EG8, EG11, EG12, EG15. Keterangan dari pemetaan tabel diatas apabila pada suatu Enterprise Goal tidak terdapat “P” yang berarti primary, maka Enterprise Goals tersebut tereliminasi.
2. Pemetaan IT-Realated Goals dan Enterprise Goals
Table 4.2 Pemetaan IT-Realated Goals dengan Enterprise Goals
BSC
Dimension NO IT-realeted Goals
Enterprise Goals 1. St ak ehol d er v al ue o f bus ine ss i nv es tm ent s 2. P ort ofol io of c om p et it ive produ ct a nd s ervi ce s 3. Manage d B us ine ss r is k (s af eguar di ng o f as se ts ) 4. Com pl ianc e wi th e xt er nal l aws and e gu lat ions 5. F inanc ia l t rans par enc y 6. Cus tom er or ie nt ed s er vi ce c u lt ur e 7. B us ine ss s er vi ce c on ti nui ty and a vai lab il it y 8. A gi le r es pons e t o a changi ng bus ine ss e nv ir onm ent 11. O pt im is at ion of bus ine ss pr oc es s f unc ti onal it y 12. O pt im is at ion of bus ine ss pr oc es s c os t 15. Com pl ianc e wi th i nt er nal pol ic ie s Finansial 1 Aligenment of IT and business strategy P P P P P S P S 2 IT compiance and support for business compiance with external laws and regulation P S P P P 3 Commitment of exective management for making IT-related decisions P S S P P S S P 4 Manage IT-related business risk P P S S S
NO IT-realeted Goals 1. St ak ehol d er v al ue o f bus ine ss i nv es tm ent s 2. P ort ofol io of c om p et it ive produ ct a nd s ervi ce s 3. Manage d B us ine ss r is k (s af eguar di ng o f as se ts ) 4. Com pl ianc e wi th e xt er nal l aws and e gu lat ions 5. F inanc ia l t rans par enc y 6. Cus tom er or ie nt ed s er vi ce c u lt ur e 7. B us ine ss s er vi ce c on ti nui ty and a vai lab il it y 8. A gi le r es pons e t o a changi ng bus ine ss e nv ir onm ent 11. O pt im is at ion of bus ine ss pr oc es s f unc ti onal it y 12. O pt im is at ion of bus ine ss pr oc es s c os t 15. Com pl ianc e wi th i nt er nal pol ic ie s 5 Realised benefits from IT-enabled investment and services portofolio P P S S S 6 Transparancy of IT cost, benefits and risk
S S P
Customer 7
Delivery of IT services in line with business requirement P P S S P P P P P 8 Adequate use of applications, information and technology solution S S S S P Internal 9 IT agility S P S S P P P 10 Security of information, processing infrastructure and applications P P P 11 Optimation of IT assets, resource, and capability P S S S
12 Enablement and support of business processes by integrating application and technology into business processes S P S S S P 13 Delivery of programmes delivering benefits, on time, on budget, and meeting requirements and quality standards P S S P P 14 Avaibility of reliable and useful information for decision making S S 15 IT compliance with internal policies S S P Learning & Growth 16 Competent and motivated business and IT personal S S P S S 17 Knowledge, expertise and initiatives for business innovation S P S P P
Hasil dari pemetaan IT-Related pada Tabel 4.2 adalah IT-Related 1 – IT-Related 15. Keterangan dari pemetaan tabel diatas apabila pada suatu IT-Related Goals tidak terdapat “P” yang berarti primary, maka IT-Related Goals tersebut tereliminasi.
3. Pemetaan Process Control dengan IT-Related Goals
Table 4.3 Pemetaan Process Control dengan IT-Related Goals
DOMAIN DSS IT-related Goals ITEG 1 ITEG 2 ITED 3 ITEG 4 ITEG 5 ITEG 6 ITEG 7 ITEG 8 ITEG 9 ITEG 10 ITEG 11 ITEG 12 ITEG 13 ITEG 14 ITEG 15 ITEG 16 ITEG 17 Finance Custo mer Internal Learning and Growth DSS01-Mengelola Operasi P P P S P S P P S P S S S S DSS02-Mengelola permintaan layanan dan insiden P P S S S DSS03-Mengelola masalah S P S P S S P S S DSS04-Mengelola keberlanjuta n S S P S P S S S S S S S S DSS05-Mengelola layanan keaamanan S P P S S S S S DSS06-Mengelola kontrol proses bisnis S P P S S S S S S S
Pemetaan proses control diatas menjadikan IT – Related Goals dapat disupposrt oleh proses COBIT 5 sehingga pemilihan proses dapat disesuaikan dengan tujuan strategis yang dilakukan oleh PT Pos Indonesia (Persero).
a) Pemetaan RACI
Pemetaan RACI digunakan untuk menentukan objek yang akan terlibat dalam kagiatan audit.
Table 4.4 Pemetaan RACI
Key Management Particies
M ana ge r P ayrol P ens iun S ta ff P ayrol l P ens iun M ana ge r P ere n ca na an da n P enge m ba ng S ta ff P ere nc an aa n d an P enge m b ang M ana ge r O pe ra ti on T eknol ogi S ta ff O pe ra ti on te knol og i H el pde sk DSS01 - 01. Menjalankan
prosedur operasional R AI RC R CI RCI RI
DSS01 - 02. Mengelola
layanan Outsource IT A C RC I
DSS01 - 03. Mengelola
Infrastruktur A RCI R
DSS01 - 04.Mengelola
Lingkiungan kerja A R A RCI
DSS01 - 05. Mengelola
Fasilitas RACI R
Keterangan dari RACI itu sendiri mengartikan :
R : Pihak pelaksana yang bertanggung jawab melaksanakan dan menyelesaikan aktivitas yang menjadi tanggung jawabnya
A : Pihak yang mengarahkan jalannya pelaksanaan aktivitas
C : Pihak menjadi tempat konsultasi
I : Pihak sebagai informan
Proses penentuan RACI ini dilakukan dengan stakeholder agar data pemetaan dan pengumpulan data dapat akurat.
Sumber dan metode pengumpulan data, yaitu : Sumber data primer
Data primer didapatkan langsung oleh peneliti dengan teknik sebagai berikut : Wawancara
Wawancara adalah teknik pengumpulan data/informasi dari narasumber dengan melontarkan beberapa pertanyaan. Pada penelitian ini, wawancara dilakukan untuk mengidentifikasi hal-hal yang berkaitan dengan kondisi existing system informasi pembayaran pensiun FDPOS, rencana strategis, visi-misi, dan data pendukung lainnya. Kuesioner
Kuesioner adalah teknik pengumpulan data dari sejumlah responden dengan daftar pertanyaan tertulis, lalu diolah untuk menghasilkan informasi yang utuh dan valid. Kuesioner dilakukan untuk mendapatkan data. Kuesioner dilakukan terhadap semua karyawan (populasi) yang memiliki tugas dan tanggungjawab menjalankan Program FDPOS. Sehigga yang dilakukan adalah melakukan penyebaran kuesioner kepada karyawan.
Observasi
Setalah wawancara pertama telah selesai, maka berikutnya yang dilakukan adalah melakukan wawancar kembali untuk mengetahui dokumentasi yang dimiliki oleh objek penelitian. Wawancara dilakukan kepada manajer atau minimal posisi yang setingkat diatas staff agar memperoleh dua jawaban hasil pertanyaan yang diberikan kepada staff dan wawancara kepada minimal yang setingkat diatas staff. Juga untuk memastikan kondisi existing dengan keterangan dan bukti yang dimiliki.
Sumber Data Sekunder
Sumber data sekunder yang mendukung penelitian ini adalah dokumentasi yang di miliki oleh Bagian Jasa Keuangan mengenai Sistem Informasi Pembayaran Pensiun FDPOS.
b) Tahap Pengolahan Data
Berikutnya setelah hasil kuisioner terkumpul, maka dilakukan pengolahan data sebaga berikut :
Salah satu skala pengukuran pada kuesioner adalah skala Guttman. Skala Guttman adalah skala kumulatif. Skala ini hanya mengukur satu dimensi dari suatu variabel yang multidimensi. Skala Guttman digunakan apabila ingin mendapatkan jawaban yang jelas terhadap suatu permasalahan yang ditanyakan [21].
Skala Guttman adalah skala yang digunakan untuk jawaban yang bersifat tegas dan konsisten. Data yang diperoleh berupa data interval atau rasio dikotomi (dua alternatif yang berbeda). Contohnya: Benar (B) dan Salah (S). Jawaban pada responden dapat berupa skor tertinggi bernilai (1) dan skor terendah (0).
Table 4.6 Skala Guttman
Interval Nilai
Tidak 0
Ya 1
Terdapat kelebihan dan kekurangan dari skala pengukuran Guttman. Kelebihannya adalah jawaban yang diberikan oleh responden tegas dengan jawaban yaitu ya atau tidak. Namun, kekurangannya adalah pilihan jawaban yang diberikan terbatas hanya pada dua pilihan yaitu ya atau tidak. Responden tidak diberikan pilihan lainnya untuk berpendapat.
2. Pengolahan Hasil Wawancara
Untuk mengidentifikasi jawaban – jawaban atas hasil kuisioner dan wawancara kedalam form kerja audit dengan langkah sebagai berikut :
a. Mendefinisikan setiap jawaban dari item pertanyaan yang diberikan kepada responden yang sudah disusun. Nilai yang diperoleh dengan memberikan skor terhadap jawaban pertanyaan yang diajukan kepada respinden, dengan menggunakan 6 kriteria yang terdiri dari Level 0, 1,2 ,3 ,4, 5 sebagai berikut :
Table 4.7 Indikator Level
Level PA Deskripsi
Level 0 0 Tidak dilakukan atau gagal
Level 1 1.1 Dilakukan tetapi belum ada majemennya
Level 2 2.1 Dilakukan dan ada perencanaan serta dimonitor
2.2
Dilakukan, ada perencanaan dan dimonitor kemudian hasil kerja dikelola dengan baik (ditentukan requirement-nya dan didokumentasikan)
Level 3 3.1
Dilakukan, aktifitas tertulis di SOP/kebijakan/ aturan atau dibuat standar pengoprasiannya, sebagai unsur penting yang wajib dilakukan
3.2
Dilakukan, aktifitas tertulis di SOP/kebijakan/ aturan atau mempunyai standar penerapan, serta ada alokasi tanggung jawab dan sumber daya yang tepat
Level 4 4.1
Dilakukan, aktifitas tertulis di SOP/kebijakan/aturan berjalan dengan baik dan ada penerapan ukuran layanan/ informasi optimal yang harus dihasilkan
4.2
Dilakukan, aktifitas tertulis di SOP/kebijakan/aturan dan menghasilkan layanan/ informasi optimal kemudian dimonitor dan dianalisis
Level 5 5.1
Dilakukan, ada inovasi dan strategi pengembangan aktivitas sesuai hasil analisis dari aktifitas yang telah terstandarisasi sebelumnya
5.2
Dilakukan, ada inovasi dan strategi pengembangan aktifitas, diukur pengaruhnya terhadap bisnis dan dievaluasi
b. Memilih level yang digunakan dengan menghitung frekuensi dari responden dengan piihan jawabannya, kemudian diteapkan pada form kerja audit untuk hasil yang didapatkan.
Table 4.8 Pemilihan Level
Level Pilihan Jawaban Frekuensi
0 Tidak dilakukan atau gagal 0
1 1.1 Dilakukan dilakukan tetapi belum ada
manajemennya
0
2 2.1 Dilakukan 44a nada perencanaan serta dimonitor
2.2 Dilakukan,
ada perencanaan dan dimonitor kemudian hasil kerja dikelola dengan baik (ditentukan requirement-nya & didokumentasikan)
0
3 3.1 Dilakukan,
aktifitas tertulis di SOP/kebijakan/aturan atau dibuat standar pengoperasiannya, sebagai unsur
penting yang wajib dilakukan
3.2 Dilakukan, aktifitas tertulis di SOP/kebijakan/atur an atau
mempunyai standar penerapan,serta ada alokasi tangg ung jawab dan sumber daya yang tepat
0
4 4.1 Dilakukan, aktifitas tertulis di SOP/kebijakan/atur
an berjalan dengan baik
44a nada penerapan ukuran layanan/informasi optimal yang harus dihasilkan
4.2 Dilakukan, aktifitas tertulis di SOP/kebijakan/atur an dan
menghasilkan layanan/ informasi optimal kemudian d imonitor dan dianalisis
0
5 5.1 Dilakukan, ada inovasi dan strategi pengembanga
n aktivitas
sesuai hasil analisis dari aktifitas yang telah terstandardisasi sebelumnya
5.2 Dilakukan, ada inovasi dan strategi pengembanga n aktifitas,
diukur pengaruhnya terhadap sasaran bisnis dan dieva luasi
0
4.4 Tahap Analisis
Tahap analisis dibagi kedalam dua tahap, yaitu analisis COBIT dan analisis rekomendasi a. Analisis COBIT
Analisis Capability Level
Pada tahap ini dilakukan pengukuran Level dari tiap domain DSS yang diteliti. Pengukuran ini diperoleh berdasarkan hasil wawancara yang telah diberikan kepada pihak terkait. Setelah itu akan diperoleh Capability Level dari kondisi existing perusahaan. b. Analisis Rekomendasi
Setelah melakukan analisis berdasarkan COBIT 5, maka selanjutnya adalah mengidentifikasi rekomendasi yang sesuai dengan kebutuhan. Tahap ini berdasarkan analisa gap antara Level existing yang telah diperoleh dari hasil pengukuran dengan target Level kapabilitas perusahaan. Rekomendasi perbaikan ini diharapkan mampu membantu perusahaan dalam usaha pencapaian tujuan perusahaan. Adapun target Level kapabilitas yang diinginkan sebagai tujuan yang ingin dicapai, diperoleh berdasarkan wawancara yang dilkakukan dengan pihak bagian Jasa Keuangan PDKP. Rekomendasi tersebut didapatkan dari analisa gap dari tingkat kematangan actual dan kematangan yang diinginkan (ekspektasi).
Gap Analysis
Pada bagian ini dilakukan gap untuk mendefinisikan kesenjangan antara tingkat kematangan actual dengan tingkat kematangan yang diinginkan (ekspektasi) dan menerjemahkan gap tersebut menjadi peluang perbaikan.
Table 4.9 Contoh Analisis Gap
Nama Proses Level
Existing
Level
Target Gap DSS01 Manage Operations
Isi dari form pengambilan bukti sebagai berikut : 1) Nama Proses
2) Level Exixting 3) Level Target 4) GAP
4.5 Tahap Kesimpulan dan Saran
Tahap ini merupakan tahap terakhir yang dilakukan. Kesimpulan berisi rangkuman dari proses dan hasil penelitian. Sedangkan sasaran berisi masukan atau rekomendasi tindakan lanjut penelitian berikutnya.
