REKONSTRUKSI ARSIP KONVENSIONAL PADA
PERPUSTAKAAN¸ ARSIP DAN DOKUMENTASI KABUPATEN ASAHAN
KERTAS KARYA
Diajukan sebagai suatu persyaratan dalam menyelesaikan studi untuk memperoleh gelar Ahli Madya (A.Md) dalam bidang Perpustakaan dan
Informasi
DISUSUN OLEH: Tiwi Agusti
132201037
PROGRAM STUDI D-III PERPUSTAKAAN FAKULTAS ILMU BUDAYA
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN
KATA PENGANTAR
Alhamdulillah, puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT, dengan terselesaikannya kertas karya yang berjudul “Rekonstruksi Arsip Konvensional Pada Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Asahan”. Kertas karya ini merupakan tugas akhir penulis dan salah satu persyaratan untuk memperoleh gelar Ahli Madya dalam bidang Ilmu Perpustakaan dan Informasi Departemen Studi D3 Perpustakaan Universitas Sumatera Utara.
Penulis juga menyadari bahwa sepenuhnya semua ini tidak akan berarti apa-apa tanpa bantuan dan dukungan segenap jiwa dari keluarga yang tiada henti-hentinya memberikan limpahan kasih sayangnya pada penulis. Untuk itu penulis mengucapkan terima kasih sedalam-dalamnya kepada Ayahanda Awalluddin Tanjung dan Ibunda Erna Wati Rangkuti, yang tiada henti-hentinya memberikan dukungan moral maupun materil kepada penulis untuk menyelesaikan kertas karya ini. Berkat keduanya pulalah penulis dapat menyelesaikan jenjang studi sampai saat ini.
Pada kesempatan ini juga penulis mengucapkan terima kasih yang tak terhingga kepada:
1. Bapak Dr. Drs. Budi Agustomo, MS., selaku Dekan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.
2. Ibu Dra. Zaslina Zainuddin, M.Pd., selaku Ketua Departemen Studi D3 Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya dan juga selaku Dosen Pembaca, yang telah memberikan arahan dan saran kepada penulis dalam menyelesaikan penulisan kertas karya ini.
3. Ibu Dra. Zaslina Zainuddin, M.Pd., selaku Dosen Pembimbing yang telah banyak meluangkan waktu, tenaga, dan pikirannya untuk membantu, serta dengan sabar mengarahkan dan membimbing penulis dalam menyelesaikan penulisan kertas karya ini.
4. Kepada seluruh Staf Dosen Pengajar di Departemen Studi D3 Perpustakaan dan Informasi Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara yang telah membimbing dan memberikan ilmu pengetahuannya kepada penulis.
5. Bapak Dr. Jonner Hasugian, M.Si., selaku Kepala Perpustakaan Universitas Sumatera Utara.
7. Kepada seluruh Pegawai Administrasi Departemen Studi D3 Perpustakaan dan Informasi terutama Bang Suryawan yang telah memberikan segala kemudahan dan bantuan serta support luar biasa kepada penulis.
8. Kepada khusunya Kakak saya tercinta Dedek Ramayani Tanjung Spd, Lili Chayrani Tanjung SE serta seluruh keluarga yang senantiasa mencurahkan kasih sayang, doa, semangat dan dorongan baik dari segi moril maupun materil kepada penulis.
9. Kepada teman saya Ratu Anggraini, Yunita Fauziah, Ulfa Nadia, Nur Halimah Tussa’diah, Dewi Triani, Ida Farida Sinurat yang selalu menyemangati saya.
10. Kepada Maida Murti Insany, Muhammad Ridwan Nugroho, Novri Winanda, Rio Ramadiansyah, Taufik Riadi Lubis, M. Budi Syahputra Nurul Fadilla, Maida Murti Insany, Akbar Reng-Reng, dan Iqbal Permana serta semua teman-teman D3 Perpustakaan angkatan 2013 yang telah memberikan warna selama perjalanan kuliah pada kurun waktu beberapa tahun terakhir ini,kalian luar biasa.
Semoga semua yang telah mereka berikan baik berupa bimbingan, bantuan, maupun pengorbanan dalam rangka menyelesaikan studi dan penulisan kertas karya ini mendapat imbalan berlipat ganda dari Allah SWT. Amin.
Penulis menyadari bahwa kertas karya ini jauh dari yang diharapkan, oleh karena itu saran dan kritik dari semua pihak sangat penulis harapkan demi perbaikan menuju kesempurnaan penulisan dan penelitian berkelanjutan dengan topik yang sama dikedepannya.
Medan, 28 Juli 2016 Penulis
DAFTAR ISI
2.1 Pengertian Perpustakaan…………... 5
2.2 Pengertian Perpustakaan Umun……... …………... 5
2.7 Penyusutan dan Pemusnahan Arsip………... 20
2.7.1 Penyusutan……….………...……….……… 21
2.7.2 Pemusnahan……….………...……….…… 21
3.4.4 Penomoran Definitif dan Penataan Fisik Arsip…………... 29
3.4.5 Memasukkan Folder Dalam Boks dan Pelabelan Boks…… 31
3.4.6 Membuat Daftar Pertelaan Arsip……….……… 32
3.4.7 Penataan Arsip Dalam Rak Arsip atau Roll O’Pack…….. 33
3.5 Penyusutan dan Pemusnahan Arsip……….……… 33
3.5.1 Penyusutan Arsip……….………... 33
3.5.2 Pemusnahan Arsip……….………... 34
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN…………..………... 35
DAFTAR PUSTAKA…………..………...…………..…… 36
DAFTAR GAMBAR
Halaman
Gambar 1.1………....……… 42
Gambar 1.2……… 42
Gambar 1.3……… 43
Gambar 1.4……… 43
Gambar 1.5……… 44
Gambar 1.6……… 44
DAFTAR TABLE
Halaman
Tabel 1………....……… 18
Tabel 2………....……… 20
Tabel 3………....……… 26
Tabel 4………..……….. 29
Tabel 5………....……….... 30
Tabel 6………....……… 31
Tabel 7………....……… 32
Abstrak
Dalam era globalisasi saat ini masyarakat sangat membutuhkan informasi,baik informasi tercetak maupun non tercetak, sama halnya dengan arsip, informasi di dalam arsip sangat dibutuhkan bagi masyarakat yang membutuhkannya baik masyarakat formal maupun non formal. Tersedianya informasi yang cepat dan tepat sangat di butuhkan dalam kemajuan sebuah lembaga. Arsip sebagai sumber informasi berfungsi sebagai alat ingatan¸ sumber informasi dan sebagai alat pengawasan yang diperlukan dalam kegiatan perencanaaan¸ pengembangan¸ perumusan kebijaksanaan¸ pembuat laporan¸ penanggung jawaban¸ penilaian¸ dan pengendalian setepat-tepatnya. Arsip harus dikelola dengan baik agar arsip tersebut dapat terjaga baik fisik maupun informasinya sehingga tidak akan ada arsip hilang dan akan mudah ditemukan sewaktu-waktu diperlukan. Arsip mempunyai peran penting bagi sebuah kantor maka arsip perlu dikelola menggunakan sistem penataan arsip yang baik dan benar¸ sehingga apabila ada pihak yang membutuhkan arsip tersebut akan dapat disajikan dengan cepat dan tepat . banyak faktor yang mempengaruhi agar kearsipan mempunyai citra yang positif antara lain adalah kerapihan¸penyimpanan¸ petugas yang terdidik dan terampil¸ kemudahan untuk menyimpan¸menemukan arsip kembali arsip¸ terjaminnya arsip dan sebagainya.
BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang dan Masalah
Dalam era globalisasi saat ini masyarakat sangat membutuhkan informasi,baik informasi tercetak maupun non tercetak, sama halnya dengan arsip, informasi di dalam arsip sangat dibutuhkan bagi masyarakat yang membutuhkannya baik masyarakat formal maupun non formal. Tersedianya informasi yang cepat dan tepat sangat di butuhkan dalam kemajuan sebuah lembaga. Arsip sebagai sumber informasi berfungsi sebagai alat ingatan¸ sumber informasi dan sebagai alat pengawasan yang diperlukan dalam kegiatan perencanaaan¸ pengembangan¸ perumusan kebijaksanaan¸ pembuat laporan¸ penanggung jawaban¸ penilaian¸ dan pengendalian setepat-tepatnya. Arsip harus dikelola dengan baik agar arsip tersebut dapat terjaga baik fisik maupun informasinya sehingga tidak akan ada arsip hilang dan akan mudah ditemukan sewaktu-waktu diperlukan. Arsip mempunyai peran penting bagi sebuah kantor maka arsip perlu dikelola menggunakan sistem penataan arsip yang baik dan benar¸ sehingga apabila ada pihak yang membutuhkan arsip tersebut akan dapat disajikan dengan cepat dan tepat . banyak faktor yang mempengaruhi agar kearsipan mempunyai citra yang positif antara lain adalah kerapihan¸penyimpanan¸ petugas yang terdidik dan terampil¸ kemudahan untuk menyimpan¸menemukan arsip kembali arsip¸ terjaminnya arsip dan sebagainya.
Mengingat arti pentingnya arsip maka perlu adanya sistem pengelolaan yang sistematis¸ efisien dan efektif . arti pentingnya arsip bukan menjadi alasan untuk menyimpan seluruh arsip yang dimiliki oleh perpustakaan. Hanya arsip yang memiliki nilai guna tinggi yang perlu disimpan permanen. Apabila telah habis retensi perlu dilakukan pemusnahan.
melakukan rekonstruksi¸ yaitu menata kembali arsip-arsip tidak teratur berdasarkan kaidah-kaidah kearsipan. Agar arsip-arsip yang dimiliki tertata dengan baik¸ dan jika suatu saat arsip tersebut digunakan¸ dalam penemuan kembali akan lebih mudah dan cepat.
Untuk peranan kearsipan di Perpustakaan¸ Arsip dan Dokumentasi harus siap menampung¸ menyimpan¸ memelihara dan mengamankan arsip-arsip daerah yang statis. Tentu menampung arsip dari berbagai lembaga¸ kantor perpustakaan¸ arsip dan dokumentasi kabupaten asahan perlu melakukan rekonstruksi arsip. Oleh karena itu¸ instrument penting dalam melakukan rekonstruksi arsip adalah survei. Sehubungan dengan hal tersebut yang menjadi permasalahan dalam penulisan kertas karya ini adalah langkah-langkah dan cara apa saja yang dilakukan oleh pihak perpustakaan¸ arsip dan dokumentasi dalam melakukan penataan arsip.
Berdasarkan latar belakang dan permasalahan yang telah diuraikan di atas, maka penulis berminat menulis kertas karya ini dengan judul “REKONSTRUKSI
ARSIP KONVENSIONAL DI PERPUSTAKAAN¸ ARSIP DAN
DOKUMENTASI KABUPATEN ASAHAN”. 1.2 Tujuan Penulisan
Pada umumnya setiap pekerjaan mempunyai suatu tujuan yang ingin dicapai. Demikian juga halnya dengan penulisan kertas karya ini. Adapun tujuan yang ingin dicapai dalam melaksanakan observasi ini adalah sebagai berikut :
2. Secara formal tulisan ini bertujuan untuk melengkapi salah satu syarat ujian Diploma III pada Program Studi Ilmu Perpustakaan dan Informasi Fakultas Sastra Universitas Sumatera Utara.
1.3 Ruang Lingkup
Sesuai dengan judul kertas karya ini, maka penulis mengadakan observasi pada Perpustakaan¸ Arsip dan Dokumentasi bagian Rekonstruksi Arsip Konvensional. Di sini penulis membatasi ruang lingkup observasi yakni hanya membahas tentang Penataan Arsip yang tercetak dan terekam dalam bentuk kertas.
Agar penyusunannya lebih jelas, maka penulis membuat ruang lingkup, dibagi dalam empat bab yaitu :
Bab 1 yaitu : Pendahuluan, dimana pada bagian ini merupakan penguraian kertas karya secara umum yang berisikan latar belakang dan masalah, tujuan penulisan, ruang lingkup dan metode penelitian.
Bab 2 yaitu : Tinjauan Pustaka, pada bagian ini menguraikan Rekonstruksi arsip¸Pemilahan¸ Pemberkasan Deskripsi¸penomoran definitif¸ penataan fisik arsip¸ Pembuatan Skema¸ Manuver Kartu¸ Penataan dalam Boks¸ membuat daftar arsip/Daftar pertelaan arsip¸Penataan arsip dirak.
Bab 3 yaitu : Pembahasan dalam bab ini menguraikan tentang keberadaan seksi . Prosedur rekonstruksi arsip.
Bab 4 yaitu : Kesimpulan dan Saran, pada bab ini penulis membuat kesimpulan berdasarkan bahan bacaan dan hasil pengamatan langsung, serta memberikan saran-saran.
1.4 Metode Penelitian
1. Studi Perpustakaan
Studi perpustakaan yang dilakukan untuk memperoleh bahan ilmiah yang dipergunakan dengan cara mempelajari buku-buku yang berhubungan dengan penulisan kertas karya.
2. Studi Lapangan
