SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA and (8)

(1)

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA & KOMPUTER JAKARTA STI&K

PENULISAN

LAPORAN KKP/PENELITIAN

SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI SPARE PART PADA GUDANG POOL TAKSI BLUE BIRD CIPUTAT DENGAN

MENGGUNAKAN MICROSOFT ACCESS 2000

Nama : Firmansyah

NPM : 304.01.128

Jurusan : Manajemen Informatika

Dosen Pembimbing : Sutarno, Skom, MMSi.

(2)

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA & KOMPUTER JAKARTA STI&K

LEMBAR PENGESAHAN

NAMA MAHASISWA : FIRMANSYAH

DOSEN PEMBIBING : SUTARNO, Skom, MMSi

JUDUL PENULISAN : SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI SPARE PART PADA GUDANG

POOL TAKSI BLUE BIRD CIPUTAT DENGAN MENGGUNAKAN MICROSOFT ACCESS 2000

Jakarta, Februari 2005 Disetujui Oleh :

Ketua Jurusan Dosen

Manajemen Informatika Pembimbing

( Susi Wagiyati P, Skom, MMSi) ( Sutarno, Skom, MMSi)

(3)

KATA PENGANTAR

Bismillahir rohmanir rohim

Alhamdulillahir robbil ‘alamin, segala puji bagi Allah swt rob sekalian alam, yang telah melimpahkan nikmat-Nya, terutama nikmat iman, sehat sehingga dapat menyelesaikan penulisan ilmiah ini.

Penulisan ilmiah ini merupakan salah satu mata kuliah wajib pada pendidikan Diploma Tiga (D3) di jurusan Manajemen Informatika, Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer JAKARTA (STI&K), Penulisan ini dengan judul “ SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI SPARE PART PADA GUDANG POOL TAKSI BLUE BIRD CIPUTAT DENGAN MENGGUNAKAN MICROSOFT ACCESS 2000“. Penulisan ini juga merupakan penerapan atau latihan untuk mengaplikasikan teori-teori yang pernah penulis dapatkan pada mata kuliah yang dipelajari dibangku kuliah dalam kenyataan di lapangan.

Atas selesainya penulisan ini, penulis mengucapkan banyak-banyak terima kasih kepada :

(4)

2. Susi Wagiyati P, Skom, MMSi, selaku Ketua Jurusan Manajemen Informatika di Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer JAKARTA (STI&K).

3. Bapak Sutarno, SKom, MMSi, selaku Pembimbing Akademik dan Dosen Pembimbing dalam penulisan.

4. Seluruh Pimpinan dan Staff Karyawan PT. Blue Brid Group, khususnya teman-teman bagian Gudang yang telah membantu saya dalam bentuk apapun sebelum, sesudah dan selama berlangsungnya penelitian ini.

5. Seluruh teman-teman Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer JAKARTA (STI&K), khususnya kelas malam yang telah rela serta ikhlas membantu penulis.

6. Seluruh jajaran dosen dan staff karyawan Sekolah Tinggi Manajemen informatika dan Komputer JAKARTA (STI&K), yang telah membantu dalam kelancaran pembuatan penulisan ini.

Dan juga tidak lupa saya ucapkan terima kasih yang sedalam-dalamnya kepada kedua orang tua saya, MATNUR dan MARHAMAH serta kakak saya, yang telah memberikan segalanya pada saya semenjak dari kecil hingga saat ini.

(5)

Jakarta, Februari 2005 Penulis

DAFTAR ISI

Hal Halaman Judul

Lembar Pengesahan

Kata Pengantar ………. i

Daftar Isi ……….. iii

Daftar Gambar ………. vi

Daftar Tabel ……… vii

BAB I . PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang ...……… 1

1.2. Batasan Masalah ……… 2

1.3. Tujuan Penulisan ……… 2

1.4. Metode Penelitian ..……… 2

1.5. Sistematika Penulisan ………. 3

BAB II. LANDASAN TEORI 2.1. Sistem Basis Data ……….… 4

2.1.1. Definisi Sistem ……….. 4

(6)

2.1.3. Definisi Sistem Basis Data ………... 5

2.1.4. Komponen Sistem Basis Data ……….. 5

2.1.5. Operasi Dasar Basis Data ………. 6

2.1.6. Manfaat Basis Data ……… 7

2.1.7. Penerapan Basis Data ……… 9

2.2. Model Sistem ………... 10

2.2.1. Data Flow Diagram ………... 10

2.2.2. Simbol Data Flow Diagram ……….. 11

2.2.3. Tahapan Data Flow Diagram ……… 11

2.3. Diagram Entity-Relationship (Diagram E-R) ………. 12

2.3.1. Simbol Diagram Entity-Relationship (Diagram E-R) … 12

2.3.2. Kardinalitas Relasi (Derajat Relasi) ……… 13

2.4. Normalisasi Data ……… 14

2.5. Sistem Informasi Persediaan Spare parts ………... 15

2.5.1. Model Sistem Umum Perusahaan ………... 15

2.5.2. Definisi Sistem Informasi ……… 16

2.5.3. Definisi Sistem Informasi Persediaan Spare parts …... 17

2.6. Sekilas Tentang Aplikasi MS-Acces ……….. 17

BAB III. PEMBAHASAN MASALAH 3.1. Sejarah Singkat PT. Blue Bird Group ………. 20

3.2. Struktur Organisasi PT Blue Bird Group ……….... 20

(7)

3.3.1. Diagram Kontek Persediaan Spare Parts ………. 24

3.3.2. Diagram Nol Persediaan Spare Parts ………... 25

3.3.3. Diagram Entity-Relatioship (Diagram E-R) Sistem Persediaan Spare Parts ………. 26

3.3.4. Normalisasi Data Persediaan Spare Parts …………... 27

a. Bentuk Normalisasi Tahap Pertama (1NF) ……... 27

b. Bentuk Normalisasi Tahap Kedua (2NF) ………. 28

c. Bentuk Normalisasi Tahap Ketiga (3NF) ………. 29

3.3.5. Spesifikasi Input ………. 30

a. Struktur Basis Data Spare Parts ……… 30

b. Struktur Basis Data Supplier ……… 31

c. Struktur Basis Data Transaksi Masuk ………….. 32

d. Struktur Basis Data Transaksi Keluar ………….. 33

e. Struktur Basis Data Order Pembelian Spare parts .. 34

3.3.6. Spesifikasi Layout Output .………. 35

a. Report Daftar Spare Parts ………. 35

b. Report Spare Parts Masuk ………. 35

c. Report Spare Parts Keluar ………. 36

d. Report Order Pembelian Harian ………..…. 36

BAB IV. PENUTUP 4.1. Kesimpulan ………... 37

(8)

DAFTAR PUSTAKA ……….. 39

LAMPIRAN DAFTAR GAMBAR Gambar Hal 2.1. External Entity ……….. 11

2.2. Proses …………..……….. 11

2.3. Data Flow ……….. 11

2.4. Data Store ……….. 11 2.5. Entity ………..………... 12

2.6. Atribut ……….……….. 13

2.7. Relationship ……….. 13

2.8. Link ……….……….. 13

2.9. Sistem Fisik Perusahaan ………... 15

2.10. Transformasi Data Menjadi Informasi ……… 16

2.11. Menu Bar dan Toolbar Microsoft Access ………... 19

3.1. Struktur Organisasi Blue Bird Pool Ciputat ………….……….… 21 3.2. Diagram Kontek ……..……….………. 24

3.3. Diagram Nol ….……….………

(9)

3.4. Diagram Entity-Relationship ……….... 26

3.5. Normalisasi Pertama (1NF) …….………. 27

3.6. Normalisasi Kedua (2NF) ………. 28

3.7. Normalisasi Ketiga (3NF) ……….………... 29

3.8. Struktur Tabel Spare part dalam Ms-Access ………..………….. 30

3.9. Struktur Tabel Supplier dalam Ms-Access ……….. 31

3.10. Struktur Tabel Transaksi Masuk dalam Ms-Access ……… 32

3.11. Struktur Tabel Transaksi Keluar dalam Ms-Access ……… 33

3.12. Struktur Tabel Order Spare part dalam Ms-Access ………. 34

3.13. Report Daftar Spare parts ………. 35

3.14. Report Spare parts Masuk ……… 35

3.13. Report Spare parts Keluar ….………... 36

(10)

DAFTAR TABEL

Tabel Hal

3.1. Tabel Spare parts ………

30

3.2. Tabel Supplier ……… 31

3.3. Tabel Transaksi Masuk ……….. 32

3.4. Tabel Transaksi Keluar ……….. 33

3.5. Tabel Order Spare parts ……….. 34

BAB I

(11)

1.1. Latar Belakang Penulisan

Sisten Persediaan Spare Part di sebuah Pool taksi merupakan salah satu devisi atau bagian yang sangat berperan penting terhadap suatu perusahaan yang bergerak di bidang jasa transportasi, pada bagian gudang berperan sebagai pengadaan spare part yang dibutuhkan oleh Bengkel untuk mengantikan spare part mobil yang rusak, selain itu bagian gudang juga melakukan pengolahan spare part, diantaranya mencatat setiap barang baik yang masuk maupun yang keluar.

Pencatatan yang dilakukan di bagian Gudang untuk spare part masuk dilakukan dengan mencatat spare part ke dalam bon masuk gudang (BMG) lalu di entry (di masukan) kedalam aplikasi Microsoft Excel, untuk spare part keluar pencatatan dilakukan dengan mencatat ke dalam bon keluar gudang (BKG) dan untuk order pembelian di catat di order pembelian harian (OPH), pencatatan secara manual dan di entry kedalam aplikasi Microsoft Excel merupakan suatu kegiatan yang kurang baik dengan jumlah item spare part yang sangat banyak. sehingga sering terjadi ketidakakuratan serta kehilangan data spare parts.

(12)

1.2. Batasan Masalah

Setelah mengetahui hal-hal yang berkaitan dengan kegiatan Gudang Persediaan Spare part pada pool taksi Blue Bird Ciputat, penulis memberikan batasan masalah hanya membahas pada proses pengadaan dan pengelolaan spare part dengan kegiatan keluar-masuknya spare parts.

1.3. Tujuan Penulisan

Adapun tujuan dari penelitian adalah membuat suatu program aplikasi dengan menggunakan Microsoft Access yang dapat :

- Memdapat informasi yang ada dan lokasi spare part di tempatkan - Menghilangkan atau mengurangi kesalahan-kesalahan laporan

- Membantu bagian gudang untuk mengetahui jumlah spare parts yang masih ada di gudang.

- Memudahkan dalam transaksi keluar-masuknya spare parts.

1.4. Metode Penelitian

Metode yang digunakan oleh penulis dalam penelitian adalah : a. Studi Pustaka

Membaca buku-buku, literature atau bahan-bahan yang lain, yang berhubungan dengan masalah yang dibahas.

(13)

Penulis mendatangkan langsung objek yang dibahas untuk mendapatkan data-data yang diperlukan untuk penelitian.

c. Wawancara

Penulis menanyakan langsung masalah yang berhubungan dengan penelitian yang kebetulan bagian dari pekerjaan penulis.

1.5. Sistematika Penulisan

Penulis membagi menjadi empat bab untuk menyelesaikan masalah ini. Adapun sistematika penulisan ini adalah sebagai berikut :

BAB I PENDAHULUAN

Bab ini berisi, latar belakang masalah, batasan masalah, tujuan penelitian, metode penelitian dan sistematika penulisan.

BAB II LANDASAN TEORI

Bab ini berisikan teori-teori yang berhubungan dengan pembahasan masalah antara lain : definisi sistem basis data, system informasi persediaan spare parts, flow alir data, simbol-simbol, dan sekilas tentang Microsoft Acces.

BAB III PEMBAHASAN MASALAH

(14)

BAB IV PENUTUP

(15)

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1. Sistem Basis Data

Jika kita memiliki sebuah lemari arsip dan bertugas untuk mengelolahnya, maka kemungkinan besar kita akan melakukan hal-hal seperti : memberi map pada kumpulan arsip yang akan disimpan, mengkelompokannya, memberi nomor dengan pola tertentu, dan arsip tersebut akan ditempatkan di lemari arsip dengan cara atau urutan tertentu.

Hal-hal tersebut kita lakukan, agar suatu saat kita memerlukan arsip tersebut kita dapat mencari dan mengambilnya dengan mudah dan cepat.

2.1.1. Denifisi Sistem

Sistem adalah tatanan atau keterpaduan yang terdiri atas sejumlah komponen fungsional (dengan satuan fungsi atau tugas khusus) yang saling berhubungan dan secara bersama-sama bertujuan untuk memenuhi suatu proses atau pekerjaan tertentu. (Buku Teks Ilmu Komputer, “Basis Data”, Fatansyah, Bandung, 1999, Hal : 9)

2.1.2. Definisi Basis Data

(16)

representasi fakta dunia nyata yang mewakili suatu objek seperti manusia (pegawai, siswa, pembeli, penerima), barang-barang, konsep, peristiwa dan sebagainya. (Buku Teks Ilmu Komputer, “Basis Data”, Fatansyah, Bandung, 1999, Hal : 2).

2.1.3. Definisi Sistem Basis Data

Basis data hanyalah sebuah objek yang pasif atau mati, ia ada karena ada pembuatnya. Ia tidak akan pernah berguna jika tidak ada pengelola atau penggeraknya. Pengelola atau penggeraknya secara langsung adalah program atau aplikasi (Software).

Gabungan basis data dan pengelolanya menghasilkan sebuah sistem, secara umum basis data merupakan sistem yang terdiri atas kumpulan file (table) yang saling berhubungan dan sekumpulan program yang memungkinkan beberapa pemakai untuk mengakses dan memanipulasi file-file (tabel-tabel).( Buku Teks Ilmu Komputer, “Basis Data”, Fatansyah, 1999, Hal : 9-10).

2.1.4. Komponen Sistem Basis Data

Dalam sebuah sistem basis data, secara lengkap akan terdapat komponen-komponen utama diantaranya sebagai berikut :

a. Perangkat keras (Hardware)

(17)

- Komputer

- Memori sekunder yang on-line (Harddisk)

- Memori sekunder yang off-line (Tape atau Removable Disk) - Media atau perangkat komunikasi

b. Sistem Operasi (Operating System)

Sistem operasi merupakan program yang mengaktifkan atau memfungsikan system komputer, mengendalikan seluruh sumber daya (resource) dalam komputer dan melakukan operasi-operasi dasar dalam komputer (operasi I/O, pengelolaan file dan lain sebagainya). Sistem yang banyak digunakan seperti : MS-DOS, MS-WINDOWS dan lain-lain.

c. Basis Data (Database)

Sebuah sistem basis data dapat memiliki beberapa basis data. Setiap basis data dapat berisi atau memiliki sejumlah objek basis data seperti file atau tabel, indeks dan lain-lain.

d. Sistem Pengelolaan Basis Data (Database Management System atau

DBMS)

(18)

2.1.5. Operasi dasar basis data

Dalam sebuah basis data, dapat menempatkan satu atau lebih file atau tabel. Pada file atau tabel inilah sesungguhnya data disimpan atau ditempatkan.

Setiap basis data dibuat untuk mewakili semua data yang spesifik. Untuk melakukan yang berkenaan dengan basis data tersebut dapat dilakukan operasi-operasi dasar meliputi :

a. Pembuatan basis data baru (create database). b. Penghapusan basis data (drop database)

c. Pembuatan file atau tabel baru ke suatu basis data (create table) d. Penghausan file atau tabel dari suatu basis data (drop table)

e. Penambahan atau pengisian data baru ke sebuah file atau tabel (insert) f. Pengambilan data dari sebuah file atau tabel (retrieve atau search) g. Pengubahan data dari sebuah file atau tabel (update)

h. Penghapusan data dari sebuah file atua tabel (delete)

(19)

2.1.6. Manfaat Basis Data

Pengelolaan data dalam sebuah basis data adalah agar kita dapat memperoleh menemukan kembali data yang kita perlukan dengan mudah dan cepat. Pemanfaatan basis data dilakukan untuk memenuhi sejumlah tujuan sebagai berikut :

a. Kecepatan dan kemudahan (Speed)

Pemanfaatan basis data memungkinkan kita untuk dapat menyimpan data melakukan perubahan terhadap data atau menampilkan kembali data dengan mudah dan cepat.

b. Efisien Ruang Penyimpan (Space)

Dengan basis data yang efisien atau optimalisasi penggunaan ruang penyimpannya, agar dapat melakukan penekanan jumlah pengulangan (redudansi) data, baik dengan menerapkan pengkodean atau dengan membuat relasi-relasi (dalam bentuk file) antar kelompok data yang saling berhubungan.

c. Keakuratan (Accuracy)

Pemanfaatan pengkodean atau pembentukan relasi antar data dengan penerapan aturan atau batasan tipe data, domain data, keunikan data, dan sebagainya, sangat berguna untuk menekan ketidakakuratan pemasukan atau pengeluaran data.

(20)

Pertumbuhan data baik dari sisi jumlah maupun jenisnya sejalan dengan waktu akan semakin membutuhkan ruang penyimpan yang besar.

e. Kelengkapan (Completeness)

Lengkap atau tidaknya suatu data yang kita kelola dalam sebuah basis data bersifat relatif baik terhadap kebutuhan pemakai maupun terhadap waktu. Untuk mengakomodasikan kebutuhan kelengkapan data yang semakin berkembang, maka kita tidak hanya menambah record-record data, tetapi juga dapat melakukan perubahan struktur dalam basis data, baik dalam bentuk penambahan objek baru (table) atau dengan penambahan field-field baru pada suatu tabel.

f. Keamanan (Security)

System yang besar dan serius harus menerapkan aspek keamanan yang ketat, dan menentukan pemakai (user) yang boleh menggunakan basis data beserta objek-objek didalamnya.

g. Kebersamaan Pemakaian (Sharability)

(21)

2.1.7. Penerapan Basis Data

Sebuah organisasi atau perusahaan hampir semua memanfaatkan komputer dan senantiasa berhubungan dengan basis data. Secara teknis atau nyata, bidang-bidang fungsional yang telah umum memanfaatkan basis data demi efisien, akurasi dan kecepatan operasi antara lain : kepegawaian, pergudangan (inventory), akuntansi, reservasi, layanan pelanggan, (customer care), dan sebagainya.

Sedangkan bentuk organisasi atau perusahaan yang memanfaatkan basis data sebagai komponen system informasi dalam organisasi atau perusahaan dapat berupa : perbankan, produsen barang, gudang spare part, asuransi, rumah sakit, pendidikan atau sekolah, telekomunikasi dan sebagainya.

2.2. Model Sistem

Model adalah Penyederhanaan (abstraction) dari sesuatu. Model mewakili sejumlah obyek atau aktivitas, yang disebut entitas (entity). (Sistem Informasi Manajemen, Raymond McLeod, Jr, Hal : 138)

2.2.1. Data Flow Diagram (DFD)

(22)

suatu sistem automata atau komputerisasi, manualisasi atau gabungan dari keduanya, yang penggambarannya saling berhubungansesuai dengan aturan mainnya.(Analisa Sistem Informasi, Tata Sutabri, Skom, MM, Hal : 163).

Keuntungan dari data flow diagram adalah memungkinkan untuk menggambarkan system dari level yang lebih rendah (dekomposisi), sedangkan kekurangan dari data flow diagram adalah tidak menunjukan proses pengulangan (looping), proses keputusan.

2.2.2. Simbol Data Flow Diagram

Simbol atau lambang yang digunakan dalam menbuat diagram ada 4 (empat) buah, yaitu :

External Entity. Simbol ini digunakan untuk menggambarkan asal atau tujuan data.

Gambar 2.1. External Entity

Proses. Simbol ini digunakan untuk proses pengolahan atau transformasi data.

Gambar 2.2. Proses

Data Flow. Simbol ini digunakan

(23)

Data store. Simbol ini digunakan untuk menggambarkan data flow yang sudah disimpan Gambar 2.4. Data store atau disrsipkan

2.2.3. Tahapan Data Flow Diagram

Langkah-langkah di dalam membuat data flow diagram dibagi menjadi tiga tahap atau tingkat kontruksi data flow diagram, yaitu :

a. Diagram Konteks

Diagram ini dibuat untuk menggambarkan sumber serta tujuan data yang akan diproses atau digunakan untuk menggambarkansistem secara umum atau global dari keseluruhan system yang ada.

b. Diagram Nol

Diagram ini dibuat untuk menggambarkan tahapan proses yang ada di dalam diagram konteks, yang penjabarannya lebih terperinci.

c. Diagram Detail

Diagram ini dibuat untuk menggambarkan arus data secara lebih mendetail lagi dari tahapan proses yang ada di dalam dagram nol.

2.3. Diagram Entity-Relationship (Diagram E-R)

(24)

berisikan komponen-komponen Himpunan Entitas dan Himpunan Relasi yang masing-masing dilengkapi dengan atribut-atribut yang mepresentasikan seluruh fakta dari ‘dunia nyata’ yang kita tinjau, dapat digambarkan dengan lebih sistematis dengan mengunakan Diagram Entity-Relationship.

2.3.1. Simbol Diagram Entity-Relationship (Diagram E-R)

Notasi-notasi simbolik di dalam Diagram Entity-Relationship (Diagram E-R) yang dapat kita gunakan adalah :

Entity. Menyatakan Himpunan Entitas Gambar 2.5. Entity

Atribut. Menyatakan Atribut (atribut yang berfungsi sebagai key digarisbawahi)

Gambar 2.6. Atribut

Relationship. Menyatakan Himpunan Relasi Gambar 2.7. Relationship

Link. Sebagai penghubung antara Himpunan relasi Gambar 2.8. Link dengan Himpunan Entitas dan Himpunan Entitas

dengan atribut.

(25)

2.3.2. Kardinalitas Relasi (Derajat Relasi)

Kardinalitas Relasi yang terjadi antar himpunan entitas dapat berupa : a. Satu ke Satu (One to One)

Setiap entitas pada himpunan entitas A berhubungan dengan paling banyak dengan satu entitas pada himpunan B, dan begitu juga sebaliknya setiap himpunan entitas B berhubungan dengan paling banyak dengan satu entitas pada himpunan entitas A.

b. Satu ke Banyak (One to Many)

Setiap entitas pada himpunan entitas A dapat berhubungan dengan banyak entitas pada himpunan entitas B, tetapi tidak sebaliknya, dimana setiap entitas pada himpunan entitas B berhubungan dengan paling banyak dengan satu entitas pada Himpunan entitas A.

c. Banyak ke Satu (Many to One)

Setiap entitas pada himpunan entitas A berhubungan dengan paling banyak dengan satu entitas pada Himpunan entitas B, tetapi tidak sebaliknya, dimana setiap entitas pada himpunan entitas B dapat berhubungan dengan banyak entitas pada himpunan entitas A.

d. Banyak ke Banyak (Many to Many)

(26)

pada himpunan entitas B dapat berhubungan dengan banyak entitas pada himpunan entitas A.

2.4. Normalisasi Data

Normalisasi adalah proses-proses untuk mengorganisasikan file dengan menghilangkan group elemen yang berulang. Adapun bentuk-bentuk normalisasi diantaranya :

a. Bentuk Normal Tahap Pertama (First Normal Form / 1NF)

Bentuk Normal Tahap Pertama terpenuhi jika sebuah tabel tidak memiliki atribut bernilai banyak (Multivalued Attribute) atau lebih dari satu atribut dengan domain nilai yang sama.

b. Bentuk Normal Tahap kedua (Second Normal Form / 2NF)

Bentuk Normal Tahap Kedua terpenuhi jika pada sebuah tabel, semua atribut yang tidak termasuk dalam key primer memiliki ketergantungan fungsional pada key primer secara utuh. Sebuah tabel tidak memenuhi 2NF, jika ketergantungannya hanya bersifat parsial atau hanya tergantung pada sebagian dari key primer.

c. Bentuk Normal Tahap Ketiga (Third Normal Form / 3NF)

(27)

pada 2NF dan setiap atribut yang bukan key tidak tergantung terhadap atribut lain kecuali terhadap key primer.

2.5. Sistem Informasi Persediaan Spare part

2.5.1. Model Sistem Umum Perusahaan

Sarana yang digunakan sebagai dasar utama penerapan prinsip-prinsip pada sistem informasi disegala jenis organisasi, disebut dengan model sistem umum perusahaan, merupakan diagram grafik yang disertai dengan narasi yang mengambarkan semua organisasi secara umum, dengan mneggunakan kerangka kerja sistem.

Gambar 2.9. Sistem Fisik Perusahaan

Gambar 2.9. menunjukan sistem fisik perusahaan yang mengubah sumber daya input menjadi sumber daya output, juga menggambarkan semua jenis perusahaan.

2.5.2. Definisi Sistem Informasi

Diawal bab dua telah dijelaskan tentang definisi sistem yang berarti tatanan atau keterpaduan yang terdiri atas sejumlah komponen fungsional (dengan satuan fungsi atau tugas khusus) yang saling berhubungan dan secara bersama-sama bertujuan untuk memenuhi suatu proses atau pekerjaan tertentu (Buku Teks Ilmu Komputer, “Basis Data”, Fatansyah, Ir, Hal : 9)

Sumber Daya

Input

Proses

Transformasi Sumber Daya

(28)

Sedangkan informasi dapat mengenai data mentah, data tersusun, kapasitas sebuah saluran komunikasi, dan sebagainya. Definisi umum untuk “informasi” dalam pemakaian sistem informasi, informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam mengambil keputusan saat ini atau saat mendatang. (Seri Diktat Kuliah, Guna Darma, “Pengantar Sistem Informasi”, Hal:142-143).

Hubungan antara data dengan informasi adalah seperti bahan baku sampai sampai barang jadi, dengan perkataan lain, sistem pengolahan data menjadi informasi, atau lebih tepatnya mengolah data dari bentuk tak berguna menjadi berguna bagi penerimanya.

Gambar 2.10. Tranformasi data menjadi Informasi

2.5.3. Definisi Sistem Informasi Persediaan Spart part

Sebelumnya telah dijelaskan tentang sistem informasi yang merupakan data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam mengambil keputusan saat ini atau saat mendatang, sedangkan persediaan (inventory) merupakan suatu aktivitas atau kegiatan dalam mengolah

Penyimpan Data

Pengolah

(29)

data di dalam pergudangan, baik berupa keluar-masuknya barang, maupun dalam penataannya. Dan spare part adalah suku cadang suatu kendaraan.

Dapat disimpulkan sistem informasi persediaan spare part merupakan data berupa dokumen seperti faktur, surat jalan yang diolah menjadi sebuah bentuk seperti laporan-laporan yang berkaitan dengan spare part dan sangat bermanfaat bagi penerimanya untuk diambil keputusan saat ini maupun keputusan yang akan datang.

2.6. Selikas Tentang Aplikasi Ms-Acces

Microsoft Acces merupakan salah satu program aplikasi yang dapat membuat basis data, Ms-Acces terdapat di dalam Microsoft Office. Banyak yang dapat dilakukan dengan menggunakan Ms-Acces, yaitu bagaimana merancang sebuah formulir yang begitu mudah dan indah, menggabungkan beberapa table dan menyeleksi suatu data secara mudah. Ada suatu kemudahan dalam pemrograman pada Microsoft Acces yaitu perintah yang digunakan yakni Microsoft Visual Basic (Visual Basic Aplication/VBA).

Microsoft Acces akan membantu dalam mengolah data dengan beberapa fasilitas yang tersedia diantaranya :

a. Table

(30)

b. Form

Suatu cara untuk menyusun suatu bentuk formulir. Dengan formulir dapat memasukan data dan melihatnya kembali.

c. Query

Query digunakan untuk membuat suatu relasi tabel, sehingga menghasilkan suatu informasi yang merupakan gabungan dari beberapa buah tabel.

d. Report

Suatu bagian dalam basis data (database) untuk menyusun laporan-laporan data yang bersumber baik dari tabel ataupun dari query.

e. Macro

Suatu fasilitas untuk menyerhanakan suatu pengopersian basis data (databas), misalkan untuk menyerderhanakan membuka suatu form, tabel dan lainnya.

(31)

(32)

BAB III

PEMBAHASAN MASALAH

3.1. Sejarah Singkat PT. Blue Bird Group

Awal berdiri Blue Bird bermula dari rental atau sewa kendaraan dari keluarga almarhum ibu Mutara Fatimah Joko Soetono, SH, yang dikendarai sendiri oleh anak-anak beliau, dan akhirnya dapat mendirikan perusahaan jasa transportasi darat (taksi) PT. Blue Bird Group pada mei tahun 1972, oleh seorang ibu Mutara Fatimah Joko Soetono, SH sampai sekarang beberapa cabang-cabang atau pool-pool taksi diantaranya Pool Buncit, Pool Ciputat, Pool Pondok Cabe, Pool Perigi, dan masih banyak lagi yang tidak penulis sebutkan satu persatu.

3.2. Struktur Organisai PT. Blue Brid Group Pool Ciputat

(33)

Gambar 3.1. Sturktur Organisasi Blue Bird Pool Ciputat

Keterangan yang diberikan dari struktur hanya yang berhubungan dengan penelitian yang dibuat diantaranya :

1. Ka. Pool (Pimpinan Pool)

Bertugas atau mempunyai wewenang merelease atau menyetujui order spare parts (Purchase Order / PO), yang totalnya nominalnya Rp. 500.000,- sampai dengan Rp.

10.000.000,-2. Ka. A/K (Kepala Bagian Administrasi dan Keuangan) Bertugas atau mempunyai wewenang sebagai berikut :

(34)

b. Mengawasi stock gudang agar prosentasi 1:1:1 dapat terpenuhi (perbandingan antara pemasukan : persediaan : pengeluaran 100%)

c. Menyeleksi hasil ralatan tender dari pihak Ka.Gudang dan pihak Ka.Bengkel.

3. Ka. Gudang (Kepala Gudang) Bertugas atau mempunyai wewenang sebagai berikut : a. Merelease atau menyetujui orderan dari pihak bengkel.

b. Menyeleksi order spare parts tender, spare parts mana yang perlu ditambah atau dikurangi jumlah order.

c. Menyetujui permintaan spare parts dari pool lain.

d. Bertanggungjawab dalam pengadaan jumlah (stock) spare parts gudang dalam memenuhi kebutuhan bengkel,

e. Mengontrol jumlah (stock) spare parts agar terjadi keseimbangan antara pemasukan, pengeluaran pada posisi perbandingan 1:1:1 (100%)

f. Mengevaluasi atau menilai kinerja Supplier dalam hal kerjasama untuk menyupai kebutuhan gudang

4. Staff Gudang

Menpunyai tugas sebagai berikut :

a. Mengelola keluar-masuknya spare parts baik dari permintaan bengkel, pemenuhan kebutuhan jumlah spare parts ataupun dari tender.

(35)

c. Menolak spare parts yang dikirim oleh supplier, setelah direkomendasikan oleh pihak bengkel.

d. Menata atau meletakan spare parts sesuai rak atau lokasi yang ada. 5. Ka. Bengkel (Kepala Bengkel)

Bertugas atau mempunyai wewenang sebagai berikut : a. Merelease atau menyetujui spare parts yang diorder.

b. Menyeleksi order spare parts tender, spare parts mana yang perlu ditambah atau dikurangi jumlah order.

c. Menolak spare parts yang masuk ke gudang, bila terdapat kualitas spare parts yang kurang baik.

d. Mengontrol pekerjaan yang ada di bengkel agar dapat meminimalkan storing atau kerusakan di jalan.

6. Ka. Sub. Bengkel (Kepala Bagian / Supervisor) Bertugas atau mempunyai wewengan sebagai berikut :

a. Mengawasi pekerjaan yang ada dibengkel.

b. Mempunyai wewenang menolak spare parts yang mutunya kurang baik. c. Mengorder spare parts yang dibutuhkan bengkel.

7. Ka. Sie Bengkel (Kepala Seksi Bengkel)

(36)

8. Montir

Merupakan pelaksana yang mengerjakan setiap kerusakan yang dilaporkan oleh pengemudi.

3.3. Sistem yang berjalan

PT. Blue Bird taksi pool Ciputat memiliki armada sebesar ………meter dan ……Bus, Sehingga untuk pengadaan spare part untuk gudang pool Ciputat sangat banyak, sehingga dibutuhkan penggelolaan yang baik dan rapih. Untuk saat ini administrasi pada gudang pool Ciputat dilakukan dengan mencatat ke Bon Masuk Gudang (BMG) bila spare part masuk, setelah itu dimasukan (entry) ke aplikasi Microsoft Excel, dalam pembelian harian sehari pencatatan Bon Masuk Gudang sekitar 50-100 item spare part, dan untuk pembelian tender (order dariv pusat) sekitar 100-500 item spare part.

(37)

3.4. Permasalahan

Dari kegiatan gudang PT. Blue Bird Pool Ciputat penulis melihat ada beberapa permasalahan diantaranya adalah :

a. Pekerjaan untuk pemasukan dilakukan secara 2 (dua) kali pekerjaan, pertama dicatat di bon, setelah itu dimasukan ke aplikasi Microsoft Excel menjadi kurang efisien dalam kegiatan gudang.

b. Belum ada proses pencarian informasi yang baik yang menunjukan jumlah stock dan letak spare pat di tempatkan.

c. Sering terjadi adanya bon-bon yang tidak dimasukan (entry).

d. Dalam transaksi sering terjadi kesalahan-kesalahan dalam pengebon keluar karena dikerjakan dengan manual.

3.5. Pemecahan Masalah

Dari beberapa masalah yang ada pada gudang spare part taksi PT. Blue Bird Pool Ciputat, penulis membuat program atau aplikasi untuk memudahkan dalam kegiatan gudang, yang berkaitan dengan masalah yang dihadapi oleh personel gudang berhubungan dengan transaksi-transaksi, baik itu transaksi masuk maupun dengan transaksi keluar dengan menggunakan Microsoft Access 2000..

(38)

3.6. Rancangan Sistem Basis Data Sistem Persediaan Spare part

Rancangan sistem basis data menentukan bagaimana suatu sistem akan menyelesaikan apa yang semestinya diselesaikan. Rancangan sistem disini menyangkut bagaimana mengkonfigurasikan dari komponen-komponen perangkat lunak dan perangka keras.

(39)

3.6.1. Diagram Kontek

Supplier GUDANG

BENGKEL

Pimpinan

Sistem Persediaan Spare Part

Order Spare Part (OPH)

Terima barang (Faktur/SJ)

Kirim barang (Faktur/SJ)

Barang keluar (BKG)

Terima barang (BKG) Order Spare Part (OPH)

barang masuk (BMG)

Laporan

(40)

(41)

3.6.3. Diagram Entity-Relationship (Diagram E-R)

3.6.4. Normalisasi Data Persediaan Spare parts

(42)

a. Bentuk Normalisasi Tahap Pertama (1NF)

Gambar 3.5. Normalisasi Pertama (1NF)

b. Bentuk Normalisasi Tahap Kedua (2NF)

(43)

Gambar 3.6. Normalisasi Kedua (2NF)

c. Bentuk Normalisasi Tahap Ketiga (3NF)

Supplier

Kd_Supplier Nama_Supplier Alamat No_Tlp

Trans_Keluar

(44)

Gambar 3.7. Normalisasi Ketiga (3NF)

3.6.5. Spesifikasi Input

a. Struktur Basis Data Spare part

(45)

Field Name Type Field Size Description

*Kd_Spp Text 12

Nama_Spp Text 25

Merk Text 10

Satuan Text 2

Stock Number Integer

Tebel 3.1. Tabel Spare Part

Gambar 3.8. Struktur Tabel Spare part dalam Ms-Acces

b. Struktur Basis Data Supplier

*Kd_Supplier Text 5

Nama_Supp Text 25

(46)

No_Tlp Text 13

Tabel 3.2. Tabel Supplier

Gambar 3.9.Struktur Tabel Supplier dalam Ms-Acces

c. Struktur Basis Data Transaksi Masuk

*No_TransM Number Long Integer

No_Faktur Text 10

(47)

Kd_Supplier Text 5

Tabel 3.3. Tabel Transaksi Masuk

Gambar 3.10.Struktur Tabel Transaksi Masuk dalam Ms-Acces

d. Struktur Basis Data Transaksi Keluar

*No_TransKel AutoNumber Long Integer

PENERIMA Text 20

TGL_KEL Date/Time DD/MM/YYYY

(48)

Tabel 3.4. Tabel Transaksi Keluar

Gambar 3.11.Struktur Tabel Transsaksi Keluar dalam Ms-Acces

e. Struktur Basis Data Order Spare

*No_Order AutoNumber Long Integer

Tanggal Date/Time DD/MM/YYYY

Jumlah Number Single

Kd_Supllier Text 5

(49)

Gambar 3.12.Struktur Tabel Order Spare parts dalam Ms-Acces

BAB IV

PENUTUP

(50)

Kesimpulan yang dapat dikemukakan berdasarkan penjelasan-penjelasan yang diuraikan pada bab-bab sebelumnya adalah sebagai berikut :

a. Sistem Informasi Persediaan Spare part yang berbasis komputer, dan memiliki basis data (database), diharapkan dapat menyelesaikan masalah-masalah yang dialami.

b. Dengan adanya basis data (database) dengan komputer mepermudah pencariaan atau pengecekan spare parts yang ada di gudang

c. Basis data (database) dengan komputer juga memperkecil tingkat kesalahan didalam transaksi antara bengkel dan gudang.

d. Report atau laporan dapat dibuat sesuai basis data (database) yang telah dibuat, dan di format dengan mudah, cepat serta akurat.

4.2. Saran-saran

Berdasarkan hal-hal yang dikemukakan diatas, untuk meningkatkan keberhasilan system yang dibuat maka diberikan saran-saran sebagai berikut :

a. Sistem Persediaan spare parts perlu ditunjang dengan pemeliharaan yang baik agar dapat berjalan sesuai dengan tujuan yang diharapkan.

b. Sebaiknya sistem persediaan spare parts dapat dihubungkan dengan bagian lain seperti bagian bengkel, bagian administrasi, melalui jaringan nantinya. c. Untuk meninjau baik-tidaknya kinerja sistem persediaan spare parts,

(51)

DAFTAR PUSTAKA

(52)

2. Fathansyah, Buku Teks Ilmu Komputer “BASIS DATA”, CV. Informatika, Bandung, 1999

3. Sutabri, Tata, Analisa Sistem Informasi, Andi Offset, Yogyakarta, 2003

4. McLeod, Raymond, Sistem Informasi Manajemen, PT.Prenhallindo, Jakarta, 1997

5. Davis B Gordon, Kerangka Dasar Sistem Informasi Manajemen, PT. Pusaka Pressindo, Jakarta, 1997

(53)

(54)

LISTING PROGRAM

(55)

Private Sub cmdedit_Click() Me.AllowAdditions = True isi

Kd_Spp.SetFocus

cmdtambah.Enabled = False cmdedit.Enabled = False cmdhapus.Enabled = False cmdkeluar.Enabled = False cmdsimpan.Enabled = True

Me.NavigationButtons = False isi

DoCmd.GoToRecord , , acNewRec Kd_Spp.SetFocus

cmdtambah.Enabled = False cmdedit.Enabled = False cmdhapus.Enabled = False cmdkeluar.Enabled = False cmdsimpan.Enabled = True cmdbatal.Enabled = True Exit_cmdtambah_Click: Exit Sub

Err_cmdtambah_Click: MsgBox Err.Description

Resume Exit_cmdtambah_Click End Sub

Private Sub cmdsimpan_Click() On Error GoTo Err_cmdsimpan_Click Me.AllowAdditions = True

Me.NavigationButtons = True

DoCmd.DoMenuItem acFormBar, acRecordsMenu, acSaveRecord, , acMenuVer70

(56)

kunci

cmdtambah.Enabled = True cmdedit.Enabled = True cmdhapus.Enabled = True cmdkeluar.Enabled = True cmdsimpan.Enabled = False cmdbatal.Enabled = False Exit_cmdsimpan_Click: Exit Sub

Err_cmdsimpan_Click: MsgBox Err.Description

Resume Exit_cmdsimpan_Click End Sub

Private Sub cmdbatal_Click() On Error GoTo Err_cmdbatal_Click

DoCmd.DoMenuItem acFormBar, acEditMenu, acUndo, , acMenuVer70 Me.AllowAdditions = False

Me.NavigationButtons = True kunci cmdsimpan.Enabled = False cmdbatal.Enabled = False

Exit_cmdbatal_Click: Exit Sub

Err_cmdbatal_Click: MsgBox Err.Description Resume Exit_cmdbatal_Click End Sub

Private Sub cmdhapus_Click() On Error GoTo Err_cmdhapus_Click Me.AllowAdditions = True

(57)

Me.AllowAdditions = False

Exit_cmdhapus_Click: Exit Sub

Err_cmdhapus_Click: MsgBox Err.Description Me.AllowAdditions = False Resume Exit_cmdhapus_Click MsgBox Err.Description Resume Exit_cmdkeluar_Click End Sub

Private Sub Form_Load() Dim db As Database Dim rs As Recordset Set db = CurrentDb

(58)

End Sub

**** Listing Program Form Supplier **** Option Compare Database

Private Sub cmdedit_Click() Me.AllowAdditions = True Me.NavigationButtons = False isi

Kd_Supplier.SetFocus cmdtambah.Enabled = False cmdedit.Enabled = False cmdhapus.Enabled = False Command20.Enabled = False cmdsimpan.Enabled = True

Me.NavigationButtons = False DoCmd.GoToRecord , , acNewRec Kd_Supplier.SetFocus

cmdtambah.Enabled = False cmdedit.Enabled = False cmdhapus.Enabled = False Command20.Enabled = False cmdsimpan.Enabled = True cmdbatal.Enabled = True

(59)

Exit Sub

Resume Exit_cmdtambah_Click

End Sub

Me.AllowAdditions = False Me.NavigationButtons = True Kd_Supplier.SetFocus

cmdtambah.Enabled = True cmdedit.Enabled = True cmdhapus.Enabled = True Command20.Enabled = True cmdsimpan.Enabled = False cmdbatal.Enabled = False kunci

Exit_cmdsimpan_Click: Exit Sub

Resume Exit_cmdsimpan_Click End Sub

Me.NavigationButtons = True Kd_Supplier.SetFocus

(60)

cmdbatal.Enabled = False kunci

Err_cmdbatal_Click: MsgBox Err.Description Resume Exit_cmdbatal_Click End Sub

DoCmd.DoMenuItem acFormBar, acEditMenu, 8, , acMenuVer70 DoCmd.DoMenuItem acFormBar, acEditMenu, 6, , acMenuVer70 Me.AllowAdditions = False

Err_cmdhapus_Click: MsgBox Err.Description Me.AllowAdditions = False Resume Exit_cmdhapus_Click End Sub MsgBox Err.Description

Resume Exit_Command20_Click End Sub

(61)

Set rs = db.OpenRecordset("SUPPLIER")

Kd_Supplier.Locked = True Nama_Supp.Locked = True Alamat.Locked = True No_Tlp.Locked = True End Sub

Public Sub isi()

Kd_Supplier.Locked = False Nama_Supp.Locked = False Alamat.Locked = False No_Tlp.Locked = False End Sub

**** Listing Program Form Transaksi Spare Part Keluar **** Option Compare Database

Private Sub cmdtambah_Click() On Error GoTo Err_cmdtambah_Click Me.AllowAdditions = True

DoCmd.GoToRecord , , acNewRec No_Trans.SetFocus

(62)

End Sub

Me.NavigationButtons = False

Me.AllowAdditions = False No_Trans.SetFocus

kunci

cmdtambah.Enabled = True cmdhapus.Enabled = True cmdkeluar.Enabled = True cmdsimpan.Enabled = False cmdbatal.Enabled = False Exit_cmdsimpan_Click: Exit Sub

Resume Exit_cmdsimpan_Click

End Sub

No_Trans.SetFocus kunci

cmdtambah.Enabled = True cmdhapus.Enabled = True cmdkeluar.Enabled = True cmdsimpan.Enabled = False cmdbatal.Enabled = False

(63)

Exit Sub

Err_cmdbatal_Click: MsgBox Err.Description Resume Exit_cmdbatal_Click MsgBox Err.Description Resume Exit_cmdkeluar_Click

Set rs = db.OpenRecordset("TRANS_KELUAR") If rs.EOF = True Then

fDETAIL_KELUAR_Subform.Locked = True End Sub

(64)

NO_TRANSK.Locked = False TGL_KEL.Locked = False PENERIMA.Locked = False NO_MOBIL.Locked = False

fDETAIL_KELUAR_Subform.Locked = False End Sub

Err_cmdhapus_Click: MsgBox Err.Description Me.AllowAdditions = False Resume Exit_cmdhapus_Click

End Sub

**** List Program Form Transaksi Spare Part Masuk **** Option Compare Database

Private Sub Form_Load() Dim db As Database Dim rs As DAO.Recordset Set db = CurrentDb

(65)

Tg_Trans.Locked = True Kd_Supplier.Locked = True

FDetail_Masuk_Subform.Locked = True End Sub

Public Sub isi()

No_TransM.Locked = False NO_FAKTUR.Locked = False Tg_Trans.Locked = False Kd_Supplier.Locked = False

FDetail_Masuk_Subform.Locked = False End Sub

Private Sub cmdtambah_Click() On Error GoTo Err_cmdtambah_Click Me.AllowAdditions = True

DoCmd.GoToRecord , , acNewRec No_TransM.SetFocus

cmdtambah.Enabled = False cmdkeluar.Enabled = False cmdhapus.Enabled = False MsgBox Err.Description

End Sub

Me.NavigationButtons = True

Me.AllowAdditions = False kunci

(66)

cmdtambah.Enabled = True cmdhapus.Enabled = True cmdkeluar.Enabled = True cmdsimpan.Enabled = False cmdbatal.Enabled = False

End Sub

Me.NavigationButtons = True kunci

No_TransM.SetFocus cmdtambah.Enabled = True cmdhapus.Enabled = True cmdkeluar.Enabled = True cmdsimpan.Enabled = False cmdbatal.Enabled = False

Err_cmdbatal_Click: MsgBox Err.Description Resume Exit_cmdbatal_Click

End Sub

(67)

Err_cmdhapus_Click: MsgBox Err.Description Me.AllowAdditions = False Resume Exit_cmdhapus_Click MsgBox Err.Description Resume Exit_cmdkeluar_Click

End Sub

**** Listing Program Form Order Spare part **** Option Compare Database

Private Sub cmdtmbah_Click() On Error GoTo Err_cmdtmbah_Click Me.AllowAdditions = True

Me.NavigationButtons = False DoCmd.GoToRecord , , acNewRec isi

no_order.SetFocus

(68)

Err_cmdtmbah_Click: MsgBox Err.Description Resume Exit_cmdtmbah_Click End Sub

Me.AllowAdditions = False Me.NavigationButtons = True no_order.SetFocus

cmdtmbah.Enabled = True cmdhapus.Enabled = True cmdkeluar.Enabled = True cmdsimpan.Enabled = False cmdbatal.Enabled = False

End Sub

Me.NavigationButtons = True no_order.SetFocus

cmdtmbah.Enabled = True cmdhapus.Enabled = True cmdkeluar.Enabled = True cmdsimpan.Enabled = False cmdbatal.Enabled = False

(69)

Err_cmdbatal_Click: MsgBox Err.Description Resume Exit_cmdbatal_Click

End Sub

Err_cmdhapus_Click: MsgBox Err.Description Me.AllowAdditions = False Resume Exit_cmdhapus_Click MsgBox Err.Description Resume Exit_cmdkeluar_Click

Set rs = db.OpenRecordset("TOrder") If rs.EOF = True Then

(70)

Else

Me.AllowAdditions = False End If

kunci End Sub

Public Sub kunci()

no_order.Locked = True Tgl_Order.Locked = True

FDetail_Order_Subform.Locked = True End Sub

Public Sub isi()

no_order.Locked = False Tgl_Order.Locked = False

(71)

(72)

(73)

(74)

(75)