T1__Full text Institutional Repository | Satya Wacana Christian University: Perancangan Sistem Informasi Manajemen Pemesanan Barang: Studi Kasus Toko Besi dan Bangunan Lancar Salatiga T1 Full text

Perancangan Sistem Informasi Manajemen

Pemesanan Barang

(Studi Kasus: Toko Besi dan Bangunan Lancar Salatiga)

Artikel Ilmiah

Diajukan kepada Fakultas Teknologi Informasi

untuk memperoleh Gelar Sarjana Sistem Informasi

Peneliti:

Kokoh Harlen Herdiyanto (682016703)

Adi Nugroho, ST., MMSI.

Yani Rahardja, S.E., MM.

Perancangan Sistem Informasi Manajemen

Pemesanan Barang

(Studi Kasus: Toko Besi dan Bangunan Lancar Salatiga)

1)

Kokoh Harlen Herdiyanto, 2) Adi Nugroho, 3)Yani Rahardja Fakultas Teknologi Informasi

Universitas Kristen Satya Wacana Jl. Diponegoro 52-60, Salatiga 50771, Indonesia

Email: 1) kokoh.harlen.11@gmail.com,2)adi.nugroho@staff.uksw.edu, 3) cahbaong@yahoo.com

Abstract

This store is a shop of iron and glass which is located in salatiga .This store provide a variety of the need to buildings in of a cement , stone , a nail , equipment the craftsmen and forth .This store had not taken the the information system in the business .If there are goods and stocks goods who came , then transaction noted in a notebook .The shop also experienced difficulty in knowing what kind of stuff all its stock taken and eaten because there has been no information showing a list of stocks goods in this store so much .The process of recording the transaction by the buyer is also done by the memorandum and are recorded in the who later applied to the process of the report , so if a shopkeeper wants to find out how shop income require a long time because they would be recapitulated beforehand of memorandum book .To research is made information systems web-based to address the problem . Based on the testing indicates that the system of information made can help the store in knowing goods came to be booked and can report income with more quickly .

Keywords: Information System

Abstrak

Toko ini merupakan toko besi dan bangunan yang berada di Salatiga. Toko ini menyediakan berbagai kebutuhan untuk bangunan mulai dari semen, batu, paku, peralatan tukang dan sebagainya. Toko ini belum memanfaatkan Sistem Informasi dalam kegiatan bisnisnya. Jika ada barang/stok barang yang datang, maka transaksi dicatat dalam buku catatan. Pihak toko juga merasa kesulitan dalam mengetahui barang apa saja yang stoknya habis karena belum ada informasi yang menampilkan daftar stok barang di toko ini. Proses pencatatan transaksi pembelian oleh pembeli juga dilakukan dengan nota dan dicatat dalam buku yang nanti digunakan untuk proses laporan, sehingga jika pemilik toko ingin mengetahui pendapatan toko memerlukan waktu yang lama karena harus direkap terlebih dahulu dari buku nota. Pada penelitian ini dibuat Sistem Informasi berbasis web untuk mengatasi masalah tersebut. Berdasarkan hasil pengujian menunjukkan bahwa Sistem Informasi yang dibuat dapat membantu pihak toko dalam mengetahui barang dagang yang harus dipesan dan dapat menyediakan laporan pendapatan dengan lebih cepat.

Kata Kunci: Sistem Informasi

1) _{Mahasiswa Fakultas Teknologi Informasi Jurusan Teknik Informatika, Universitas Kristen Satya}

Wacana Salatiga.

1. Pendahuluan

Persaingan di dalam dunia bisnis saat ini menuntut para pelaku bisnis harus jeli dalam menjalankan bisnisnya. Salah satu tindakan yang bisa dilakukan adalah dengan memanfaatkan Teknologi Informasi dalam menunjang kegiatan bisnis. Perusahaan bisa memanfaatkan TI untuk proses manajemen persediaan. Manajemen persediaan pada hakekatnya adalah suatu cabang dari usaha manajemen perusahaan yang disertai dengan kebijakan untuk menentukan persediaan perusahaan disesuaikan dengan tujuan (Magge & Boddman, 1982).

Perusahaan juga membutuhkan sistem informasi yang dapat menyediakan informasi untuk membantu mengambil keputusan kedepan. Sistem ini dikenal dengan Sistem Informasi Manajemen (SIM). Di dalam SIM terdapat berbagai sistem informasi, di mana semuanya digunakan untuk menunjang kegiatan perusahaan. SIM dapat digunakan untuk melakukan pengelolaan data perusahaan, misalnya data pembelian dan penjualan.

Toko Lancar merupakan toko besi dan bangunan yang berada di Salatiga. Toko ini menyediakan berbagai kebutuhan untuk bangunan mulai dari semen, batu, paku, peralatan tukang dan sebagainya. Toko ini setiap harinya melayani pembelian baik pembelian yang dilakukan secara langsung di toko maupun melalui pemesanan via telepon dari pembeli.

Saat ini Toko Lancar belum memiliki sistem informasi untuk mendukung kegiatan bisnisnya. Proses pencatatan barang masih dilakukan dengan buku catatan. Jika ada barang/stok barang yang datang, maka transaksi dicatat dalam buku catatan. Pihak toko juga merasa kesulitan dalam mengetahui barang apa saja yang stoknya habis karena belum ada informasi yang menampilkan daftar stok barang di toko ini. Proses pencatatan transaksi pembelian oleh pembeli juga dilakukan dengan nota dan dicatat dalam buku yang nanti digunakan untuk proses laporan, sehingga jika pemilik toko ingin mengetahui pendapatan toko memerlukan waktu yang lama karena harus direkap terlebih dahulu dari buku nota.

2. Kajian Pustaka

Penelitian yang akan dilakukan ini mengacu pada 2 (dua) penelitian terdahulu. Penelitian yang berjudul Perancangan Sistem Informasi Penjualan dan Persediaan Barang pada CV. Pada penelitian ini menyatakan bahwa pembahasan di penelitian ini membatasi ruang lingkup penyajian informasi mengenai data barang masuk, keluar untuk perhitungan stok barang atau disebut informasi internal stock. Aplikasi ini dibangun dengan bahasa pemrograman Borland Delphi 7.0 [1].

Pada penelitian dengan judul Analisis Penerapan Sistem Informasi Manajemen dan Akuntansi Barang Milik Negara (SIMAK BMN) Terhadap Pengelolaan Aset di Lingkungan Lembaga Sandi Negara dibahas tentang analisis terhadap Sistem Informasi Manajemen yang digunakan oleh Lembaga Sandi Negara. Hasil dari penelitian ini adalah SIMAK BMN yang digunakan dapat memberikan manfaat yang positif bagi organisasi, hal ini dapat terlihat dari hasil penelitian penerapan SIMAK BMN secara teknis, operasional, dan ekonomis mampu memberikan manfaat yang cukup besar bagi organisasi, yaitu dapat dihasilkan keseragaman pelaporan BMN, kemudahan dalam penggunaan aplikasi dan sangat efisien dalam penggunaannya [2].

Manajemen dapat didefinisikan sebagai suatu proses yang menyatukan berbagai sumber daya organisasi (men, materials, machines) menjadi sistem total untuk mencapai tujuan atau sasaran (goal) organisasi. Untuk mencapai sasaran sebuah organisasi, diperlukan sebuah sistem manajemen yang efektif. Manajemen merupakan alat bantu manusia dalam mencapai tujuan yang diinginkan dengan efisien dan efektif. Sistem Informasi Manajemen adalah sistem yang menyediakan informasi untuk mendukung operasi, manajemen dan fungsi pengambilan keputusan dari suatu organisasi. Dalam organisasi bisnis, ada bermacam-macam manajemen, seperti manajemen pengangkutan, pembelian, penjualan, keuangan, perencanaan, dan lain-lain [3].

FIFO adalah akronim untuk First In First Out (Pertama Masuk, Pertama Keluar), sebuah abstraksi yang berhubungan dengan cara mengatur dan memanipulasi data relatif terhadap waktu dan prioritas. Ungkapan ini menggambarkan prinsip teknik pengolahan antrian atau melayani permintaan yang saling bertentangan dengan proses pemesanan berdasarkan perilaku come, first-served (FCFS): di mana orang-orang meninggalkan antrian dalam urutan mereka tiba, atau menunggu giliran satu di sebuah sinyal kontrol lalu lintas. Didalam sistem yang dibangun, metode FIFO diterapkan untuk menghindari penumpukan masa kadaluarsa suatu barang dan penimbunan barang terlalu lama [4].

3. Teori Pemesanan Barang

atas pemesanan suatu ruangan, kamar, tempat duduk dan lainnya, pada waktu tertentu dan disertai dengan produk jasanya. Produk jasa yang dimaksud adalah jasa yang ditawarkan pada perjanjian pemesanan tempat tersebut, seperti pada perusahaan penerbangan atau perusahaan pelayaran adalah perpindahan manusia atau benda dari satu titik (kota) ketitik (kota) lainnya (Edwin & Chris, 1999).

Bauran pemasaran adalah sekumpulan alat pemasaran yang dapat digunakan oleh perusahaan untuk mencapai tujuan pemasarannya dalam pasar sasaran (Philip Kotler, 2002).

Komponen pemesanan barang meliputi 4P, yaitu : 1. Product (Produk)

Segala sesuatu yang ditawarkan ke pasar untuk memenuhi kebutuhan dari konsumen, bisa berupa barang, jasa, ide, dan dalam studi kasus ini produknya berupa peralatan dan bahan bangunan.

2. Price (Harga)

Adalah sejumlah biaya (uang) yang harus dibayarkan konsumen untuk memperoleh suatu produk tertentu dari pihak toko.

3. Place (Tempat/ Saluran Distribusi)

Merupakan aktivitas dari pihak toko dalam memasarkan produk yang ditawarkan, dan memberikan kemudahan bagi konsumen untuk mengaksesnya, dalam studi kasus ini tempat pendistribusian produk yang dijual terletak ditengah kota Salatiga sehingga memudahkan para konsumen untuk menjangkaunya.

4. Promotion (Promosi)

Berarti aktivitas yang meliputi berbagai metode, yaitu iklan, promosi penjualan, mengkomunikasikan produk dan membujuk pelanggan, Menggambarkan berbagai macam cara yang ditempuh perusahaan dalam rangka menjual produk ke konsumen.

4. Metode dan Perancangan Sistem

Gambar 1 Tahapan Penelitian [5]

Berdasarkan bagan pada Gambar 1 dapat dijelaskan bahwa tahapan penelitian yang dilakukan adalah sebagai berikut : 1) Tahap pertama : analisis dan pengumpulan data, di mana pihak developer mencari tahu kebutuhan client dalam pembuatan aplikasi. Pengumpulan data yang dilakukan dalam penelitian ini dilakukan dengan cara wawancara. 2) Tahap kedua : perancangan sistem meliputi perancangan proses menggunakan UML seperti usecase diagram, activity diagram, sequence diagram, class diagram, dan deployment diagram. 3) Tahap ketiga : perancangan aplikasi atau program yaitu merancang aplikasi sesuai dengan kebutuhan dari client yang telah diperoleh dari pengumpulan data yang dilakukan. 4) Tahap keempat : implementasi dan pengujian sistem, serta analisis hasil pengujian. Pada tahapan ini dilakukan proses pembangunan sistem atau aplikasi berdasarkan rancangan yang telah dibuat. Kemudian dilakukan pengujian untuk mengetahui apakah aplikasi yang dibangun sudah sesuai atau tidak. Akhir dari tahapan ini adalah melakukan analisis pengujian sistem. 5) Tahap kelima: penulisan laporan hasil penelitian, yaitu mendokumentasikan setiap proses yang dilakukan di dalam penelitian yang telah dilakukan dalam bentuk laporan tertulis dan akan menjadi laporan hasil penelitian dalam bentuk artikel ilmiah.

tam bak stocks ubah stocks

Gambar 2 Diagram Use Case Aplikasi

Gambar 2 merupakan diagram use case dari aplikasi yang dibuat. Terdapat dua (dua) aktor dalam aplikasi, yaitu aktor pemilik toko (admin) dan kasir. Aktor pemilik toko memiliki use case melakukan manajemen data stocks, manajemen stocks in, manajemen stocks out, manajemen data supplier, manajemen user dan melihat dashboard. Sedangkan aktor kasir mempunyai sebuah use case yaitu tambah stocks out.

Gambar 3 Diagram Aktivity Lihat Halaman Dashboard

mulai

selesai

memilih menu stocks in

create stocks in

input data stocks in

simpan data stocks in basis data aplikasi

pemilik toko

Gambar 4 Diagram Aktivity Tambah Data Stocks In

Gambar 4 merupakan diagram activity untuk proses tambah data stocks in. Data ini dimasukkan oleh bagian admin, yaitu pemilik toko. Pada aplikasi, pemilik toko memilih menu / link Stocks In, kemudian memilih link Create Stocks In dan memasukkan data yang akan disimpan, yaitu meliputi nama supplier, nomor faktur, nama pengirim / sender, nama penerima / receiver dan catatan / note.

mulai

selesai

pilih menu stock out

pilih link create stocks out

input nama pelanggan

create stock out detail

input data yang

dibeli simpan data

basis data aplikasi

: pemilik toko dashboardUI StockInControler StocksOutController StockInEntity StockOutEntity

1: pilih dashboard

2: request data stock in

7: request data stock out

3: request data stock in

8: request data stock out 4: return data stock in

9: return data stock out 5: return data stock in

10: return data stock out 6: menampilkan data stock in

11: menampilkan data stock out

Gambar 6 Diagram Sequence Proses Lihat Dashboard

Gambar 6 merupakan diagram sequence untuk proses lihat data pada menu dashboard. Pemilik toko membuka menu dashboard, bagian StockInController dan StockOutController akan dipanggil, demikian juga dengan bagian StockInEntity dan StockOutEntity. Data yang diminta ditampilkan dalam halaman dashboard.

: pemilik toko StockInCreateUI StockInController StockInEntity

1: input data(nama supplier, nomor faktur, sender,

receiver, note)

2: kirim data (nama supplier, nomor faktur, sender,

receiver, note) 3: kirim data (nama supplier, _{nomor faktur, sender,} receiver, note)

4: return data 5: return data

6: konfirmasi

Gambar 7 Diagram Sequence Proses Input Data Stock In

: kasir StockOutUI StockOutController StockOutEntity

1: input data (nomor nota, nama

pelanggan) 2: kirim data (nomor nota, nama

pelanggan) 3: kirim data (nomor nota, nama _pelanggan) 4: return data 5: return data

6: konfirmasi

Gambar 8 Diagram Sequence Proses Input Data Stock Out

Gambar 8 merupakan diagram sequence untuk proses input data stock out yang dilakukan oleh user kasir. Kasir memasukkan data stock out berupa nomor nota dan nama pelanggan melalui halaman StockOutUI. Data dikirimkan ke bagian StockOutController untuk diproses dan dikirimkan ke StockOutEntity untuk disimpan dalam basis data.

Gambar 9 Diagram Class Aplikasi

5. Hasil Implementasi dan Pembahasan

Aplikasi dibuat dalam bentuk aplikasi web, di mana terdapat 2 (dua) hak akses yaitu sebagai pemilik toko / administrator dan kasir. Gambar 10 merupakan tampilan awal untuk hak akses pemilik toko.

Gambar 10 Tampilan Awal Hak Akses Pemilik Toko

Pada Gambar 10 pemilik toko dapat melihat halaman awal yang memperlihatkan halaman dashboard. Pada halaman ini pemilik toko dapat melihat laporan secara keseluruhan yang meliputi total pembelian, total penjualan dan keterangan untung atau rugi. Informasi kondisi stok barang juga dapat dilihat pada halaman dashboard ini, sehingga pemilik toko dapat segera memesan barang jika terdapat stok yang hampir habis.

Gambar 11 Halaman Manajemen Data Supplier

Kode Program 1 Perintah Update Data Supplier

Pada Kode Program 1 ditunjukkan sebuah fungsi dengan nama actionUpdate. Fungsi ini digunakan untuk melalukan proses update data supplier dalam basis data. fungsi ini berada pada controller SupplierController dan berhubungan dengan class supplier yang berada pada bagian model.

Gambar 12 Halaman Manajemen Stock In

Gambar 1 merupakan halaman untuk melakukan manajemen stock in atau barang yang masuk ke toko. Pemilik toko dapat melihat riwayat barang apa saya yang dibeli oleh toko untuk nantinya dijual kembali. Jika ada stok barang yang datang, pemilik toko mencatat barang tersebut dalam aplikasi ini. Gambar 13 menunjukkan contoh input data stock in.

1. public function actionUpdate($id) {

2. $model = $this->loadModel($id);

3. if (isset($_POST['Supplier'])) {

4. $model->attributes = $_POST['Supplier'];

5. if ($model->save())

6. $this->redirect(array('view', 'id' => $model->id));

7. }

8. $this->render('update', array(

9. 'model' => $model,

10. ));

Pada aplikasi ini juga terdapat fitur untuk menyimpan data penjualan. Proses ini dapat dilakukan oleh pemilik toko maupun kasir. Gambar 13 merupakan contoh data penjualan yang telah disimpan.

Gambar 13 Halaman Stock Out

Pada Gambar 13 memperlihatkan contoh pembelian yang dilakukan oleh pembeli dengan nomor nota LNO00000000002. Barang yang dibeli dapat dimasukkan melalui Create Stock In Detail. Data ini dapat diproses dan ditampilkan sebagai nota penjualan seperti pada Gambar 14.

Gambar 14 Nota Penjualan

Pengujian sistem berguna untuk melihat sejauh mana aplikasi ini dapat berjalan dan menemukan kesalahan yang mungkin terjadi pada aplikasi. Pengujian aplikasi ni menggunakan dua teknik pengujian yaitu:

Pengujian alpha merupakan pengujian program yang dilakukan oleh pembuat aplikasi ataupun orang-orang yang terlibat di dalamnya. Pengujian aplikasi pada tahap ini menggunakan metode Black Box, yaitu pengujian fungsional tanpa melihat alur eksekusi program, namun cukup dengan memperhatikan apakah setiap fungsi sudah berjalan dengan baik sesuai dengan yang diharapkan [6].

Tabel 1Tabel Hasil Pengujian Black Box

6. Simpulan

Berdasarkan penelitian yang dilakukan dapat diambil kesimpulan bahwa aplikasi yang dibuat dapat memberikan manfaat bagi pemilik toko dan kasir. Masalah yang dihadapi pemilik toko juga dapat diatasi oleh aplikasi ini. Pemilik toko dapat melihat stok setiap barang dagangan yang ada di toko, karena setiap barang yang keluar dan masuk dapat direkam oleh aplikasi ini di dalam basis data. Jika stok barang hampir habis, pemilik toko dapat melihatnya dengan mudah pada halaman dashboard, sehingga dapat segera dipesan supaya toko tidak kehabisan persediaan. Masalah pencatatan transaksi penjualan juga dapat diatasi oleh aplikasi ini, di mana jika ada pembeli yang membeli barang di toko, kasir dapat memprosesnya dalam aplikasi, sehingga pemilik toko juga dapat mengetahui total pendapatan toko dan keterangan keuntungan atau kerugiannya.

7. Pustaka

[1] Muhamad, Nadhif., 2009, Perancangan Sistem Informasi Penjualan dan

Persediaan Barang pada CV. Primajaya Abadi,

http://one.indoskripsi.com/node/9114. Diakses tanggal 14 April 2010.

[2] Prabaswari, 2011, Analisis Penerapan Sistem Informasi Manajemen dan Akuntansi Barang Milik Negara (SIMAK BMN) Terhadap Pengelolaan Aset di Lingkungan Lembaga Sandi Negara, Jakarta: Universitas Pembangunan Nasional Veteran.

[3] Reynold, B.C., 1992. Management Information System for Education : Cambridge : Paul Chapman Publishing Inc.

[4] Kruse, Robert L, 1987, Data Structures & Program Design (second edition). [5] Hasibuan, Zainal A, 2007, Metodologi Penelitian Pada Bidang Ilmu Komputer

dan Teknologi Informasi : Konsep, Teknik, dan Aplikasi. Jakarta : ilmu komputer Univesitas Indonesia.