RECRUITMENT & BIDANG PEKERJAAN
DI PT VISIONE SYSTEM
PT VISIONE SYSTEM AMIK HARAPAN BANGSA
Disusun oleh : Tommy Sulistyo, ST, MM
HRD MANAGER & IT CONSULTANT PT VISIONE SYSTEM
www.visione-system.com
SIKLUS KEGIATAN HUMAN RESOURCES MANAGEMENT
1. Seleksi & Rekrutment
Investasi di bidang SDM merupakan inventasi yang sangat penting sekaligus memerlukan perhatian khusus dalam penanangannya. Sebagai salah satu elemen perusahaan, bagian SDM tidak dapat dipisahkan dari bagian lainnya dalam pencapaian sasaran perusahaan. Perencanaan dan usaha pemenuhan kebutuhan SDM yang dilakukan dalam kegiatan seleksi dan rekrutment, bila dikelola secara professional akan sangat menentukan mutu dan kesuksesan perusahaan. Dengan kata lain seleksi dan rekrutment yang efektif akan memperoleh Sumber daya yang baik untuk jangka waktu yang lebih panjang.
2. Administrasi Personnel
Administrasi Personalia adalah proses paling dasar dalam pengumpulan informasi yang berhubungan dengan system kepegawaian. Dalam proses ini dilakukan pengumpulan informasi yang berhubungan dengan seorang karyawan. Adapun proses yang termasuk didalamnya adalah proses perekaman data umum kepegawaian seperti :
Biodata Pegawai
Sejarah kepangkatan
Sejarah jabatan
Sejarah pendidikan formal
Sejarah pendidikan Substansial/informal
Keahlian berbahasa asing
Daftar keluarga
Sejarah hukuman dan penghargaan yang diperoleh
Catatan penilaian prestasi
Catatan cuti tahunan
Catatan tunjangan pengobatan/ kesehatan
Memo khusus, dll
3. Pendidikan dan Pelatihan
Optimalisasi hasiil pencapaian perusahaan akan sangat didukung oleh peningkatan peran para Manager fungsional yang terlibat dalam pengelolaan SDM. Perubahan Lingkungan bisnis yang begitu cepat menuntut pengelolaan SDM secara terpadu. Oleh karena itu diperlukan program pendidikan dan pelatihan secara berkesinambungan. Yang dimaksud dengan pendidikan dan pelatihan adalah suatu upaya yang dilakukan perusahaan untuk memberikan/ menambah/ meningkatkan pengetahuan/ wawasan dan ketrampilan serta merubah perilaku karyawan agar tercipta SDM yang berkualitas tinggi dan mampu memberikan kontribusi maksima kepada perusahaan.
4. Pemeliharaan Karyawan
Segala aktivitas yang berhubungan dengan pekerjaan dan kinerja karyawan, harus dilakukan pemeliharaanya. Hal ini dimaksudkan memudahkan bagi perusahaan dalam memutuskan kebijakan lebih lanjut bagi karyawan. Proses pemeliharaan karyawan meliputi upaya-upaya yang dilakukan oleh perusahaan untuk dapat mempertahankan karyawan yang memiliki kinerja yang istimewa sehingga tercipta loyalitas terhadap perusahaan dan kenyamanan bekerja. Upaya tersebut meliputi peningkatan program kesejahteraan karyawan secara bertahap, promosi dari dalam perusahaan (program kaderisasi), program peningkatan kemampuan karyawan melalui pendidikan dan pelatihan , dll.
5. Pelepasan Karyawan
Pelepasan karyawan dapat berupa PHK oleh perusahaan maupun pengunduran diri karyawan. Yang dimaksud dengan pengunduran diri karyawan adalah PHK atas dasar permintaan sendiri, yang dilakukan tertulis, disampaikan dan disetujui oleh atasan/ pejabat berwenang karyawan bersangkutan.
PROSEDUR
PERMOHONAN PENAMBAHAN/PENGGANTIAN KARYAWAN
Disusun:HRD Manager No : PS/HRD-VS/001 Rev : 0
PROSEDUR
PERMOHONAN PENAMBAHAN/PENGGANTIAN KARYAWAN
Disusun: HRD Manager No : PS/HRD-VS/001 Rev : 0
Disyahkan : Direktur Tanggal : 1 Agustus 2009 Hal :
1. Tujuan
Prosedur ini mengatur mekanisme pengadaan Tenaga Kerja,baik berupa langkah mendapatkan tenaga kerja baru ataupun penambahan tenaga kerja, meliputi langkah seleksi dan rekrutment sampai dengan penyerahannya kepada Perusahaan atau Divisi yang membutuhkannya. Hasil yang ingin dicapai dari Prosedur ini adalah agar pengadaan/ perekrutan karyawan di perusahaan berjalan sesuai tatalaksana standard/ baku.
2. Ruang Lingkup
Prosedur ini mencakup kegiatan seleksi dan penerimaan karyawan baru sampai dengan kegiatan mengevaluasi kinerja karyawan baru tersebut selama masa percobaan/masa kontrak/masa training dan berlaku untuk semua karyawan dan tingkatan jabatan.
3. Definisi
Yang dimaksud dengan penerimaan karyawan baru adalah upaya untuk mendapatkan tenaga kerja baru sebagai pengganti maupun penambahan karyawan yang ada sesuai struktur organisasi yang berlaku. Prinsip dalam penerimaan karyawan baru adalah “ The right Man in the Right Place”
4. Uraian Umum
4.1. Jenis hubungan kerja yang berlaku di perusahaan :
- Karyawan kontrak waktu tertentu (KKWT)
- Karyawan Training
- karyawan masa percobaan
4.2. Masa percobaan dilaksanakan selama 3 (tiga) bulan
4.3. Masa Training dilaksanakan selama 3 (tiga) bulan, karyawan masih fresh
graduated, dan belum lulus kuliah. Bisa diistilahkan Magang.
4.4. Masa Kontrak dilaksanakan sesuai kebutuhan dan sesuai dengan aturan
perundang-undangan yang berlaku.
4.5. Evaluasi dilakukan pada masa percobaan, masa training, dan 3 bulan masa kontrak.
5. Prosedur
5.1 Pengajuan permohonan Penambahan/ Penggantian Karyawan
Divisi Pemakai
- Menyerahkan form permintaan penambahan karyawan ke HRD
- Permintaan karyawan bisa request by Director
5.2 Verifikasi
HRD
- Meninjau kebutuhan penambahan / penggantian karyawan bersama dengan
Direktur, department/ divisi terkait
- Mensyahkan formulir permintaan penambahan karyawan jika penambahan
karyawan diperlukan
- Menolak/ menunda permintaan penambahan/ penggantian jika belum
dibutuhkan.
5.3. Proses Seleksi Calon
HRD
- Melaksanakan persiapan rekruitment seperti pencarian calon sesuai kualifikasi yang diharapkan, seleksi surat lamaran, melakukan panggilan kepada calon dan lain-lain
- Melaksanakan pemanggilan calon dan wawancara awal
- Melakukan test tertulis, test kemampuan teknis
Calon Karyawan
- Mengisi form data pribadi pelamar/ karyawan
- Mengikuti test tertulis dan wawancara awal
HRD
- Memeriksa hasil test tertulis atau test kemampuan teknis. Jika lulus, lanjutkan dengan wawancara oleh User.
5.4. Wawancara dan test teknical dengan User
Divisi Pemakai
- Melakukan wawancara dan test teknical (jika diperlukan) terhadap calon untuk memastikan kesesuaian kualifikasi calon dengan persyaratan jabatan 5.5. Terbitkan surat konfirmasi kerja
HRD
- Jika wawancara dinyatakan baik/ lulus, lakukan negosiasi kompensasi dan siapkan surat konfirmasi kerja (Training / PKWT)
Calon Karyawan
- Menandatangani Surat konfirmasi kerja
- Mengikuti orientasi kerja 5.6. Data Entry karyawan & Files
HRD
- Melakukan input data karyawan ke komputer, memeriksa kelengkapan
dokumen karyawan dan mengisi formulir kelengkapan data pelamar 5.7. Pelaksanaan Orientasi kerja / Training
User & HRD
- Melaksanakan monitoring orientasi kerja (bulan pertama Presentasi) - Melaksanakan evaluasi penilaian kinerja
TEST TERTULIS HRD :
- Test Psikotest (CFIT)
- Test papikostik (test kepribadian) - Wawancara HRD
TEST USER:
- Test Skill
- Wawancara dengan user (Senior progammer)
BIDANG PEKERJAAN DI SOFTWARE DEVELOPER
SYSTEM ANALIST
Deskripsi Pekerjaan System analyst
- System analyst merancang solusi IT baru untuk meningkatkan efisiensi bisnis dan produktifitas. Pekerjaannya dapat untuk ekstrenal client atau internal client (seperti departemen dalam organisasi yang sama)
- Bekerja secara dekat dengan client, analyst memeriksa model bisnis dan aliran data, mendiskusikan penemuan mereka dengan client, dan merancang solusi IT yang tepat. - Mereka menghasilkan sketsa rancangan dan meminta sistem IT baru, menentukan operasi
yang akan dijalankan oleh sistem, dan cara data akan dilihat oleh user, memberikan rancangannya pada client dan setelah disetujui, bekerja secara dekat dengan tim client untuk mengimplementasikan solusi
Aktivitas Kerja System analyst
- Berhubungan secara luas dengan eksternal atau internal client - Menganalisa sistem (yang sudah ada) client
- Menerjemahkan keperluan client ke dalam laporan singkat proyek yang sangat khusus - Mengenali pilihan untuk solusi potensial dan menilainya untuk kecocokan teknis dan bisnis - Membuat solusi logis dan inovatif untuk permasalahan yang kompleks
- Membuat proposal khusus untuk memodifikasi atau menggantikan sistem - Membuat laporan proyek yang memungkinkan
- Memberikan proposal pada client
- Bekerja secara dekat dengan developer dan bermacam end user untuk memastikan kompatibilitas teknis dan kepuasan user
- Memastikan anggaran dipatuhi dan memenuhi deadline - Membuat jadwal pengujian untuk keseluruhan sistem - Mengawasi implementasi sistem baru
- Merencanakan implementasi sistem baru - Membuat user manual
Kemampuan System analyst
- Teliti & kemampuan untuk belajar dengan cepat - Pendekatan logis dalam pemecahan masalah - Menyelidiki dan memiliki rasa ingin tahu - Kemampuan presentasi
- Kemampuan interpersonal dan client-handling yang bagus - Kemampuan yang baik sekali dalam komunikasi lisan dan tulisan - Kemampuan dalam perencanaan dan negosiasi
- Inistiatif dan kepercayaan diri
SOFTWARE ENGINEER
Deskripsi Pekerjaan Software engineer
- Software engineer meneliti, merancang, dan men-develop sistem software untuk memenuhi keperluan client. Setelah sistem sudah secara penuh dirancang software engineer lalu diuji, debug, dan memelihara sistem
- Software engineer kadangkali merupakan computer programmer atau software developer. Bergantung pada tipe organisasi, software engineer dapat menjadi spesialis dalam sistem atau aplikasi. Software engineering merupakan salah satu profesi IT yang paling popular
Aktivitas Kerja System analyst
- Researching, perancangan, dan pembuatan software baru - Menguji program baru dan mencari kesalahan
- Men-develop program yang sudah ada dengan menganalisa dan mengenali area untuk modifikasi
- Memeriksa teknologi baru
- Membuat spesifikasi teknis dan perencanaan pengujian - Bekerja dengan bahasa coding komputer
- Memelihara sistem dengan memonitoring dan memperbaiki kerusakan software - Bekerja secara dekat dengan staff lain, seperti manajer proyek, graphic design, system
analyst
- Problem solving dan berpikir secara menyamping sebagai bagian dari tim, atau secara individual, untuk memenuhi kebutuhan dari proyek
Kemampuan Software engineer
- Pengetahuan tentang berbagai macam aplikasi - Antusiasme dan pengetahuan dari project lifecycle - Kemampuan analytical and problem-solving - Memperhatikan detail
- Pikiran yang logis
- Kemampuan untuk belajar skill dan teknologi terbaru dengan cepat
NETWORK ENGINEER
Deskripsi Pekerjaan Software engineer
- Network engineer bertanggungjawab untuk memasang dan mendukung komunikasi jaringan komputer dalam organisasi atau antar organisasi. Tujuannya adalah untuk memastikan operasi yang lancar dari jaringan komunikasi untuk menyediakan performance yang maksimum dan ketersediaan untuk user (staff, client, customer, supplier, dan lain-lain) - Network engineer bekerja secara internal sebagai bagian dari tim pendukung IT di organisasi
atau secara eksternal sebagai bagian dari perusahaan konsultansi networking dengan beberapa client.
Aktivitas Kerja System analyst
- Memasang, mendukung, memelihara server hardware dan infrastruktur software baru - Mengatur e-mail, anti spam, dan virus protection
- Melakukan setting user account, izin dan password - Memonitor penggunaan jaringan
- Memastikan cost-effective dan efisiensi penggunaan server
- Mengusulkan dan menyediakan solusi IT untuk masalah bisnis dan manajemen - Memastikan semua peralatan IT memenuhi standar industri
- Menganalisa dan menyelesaikan kesalahan, mulai dari major system crash sampai kelupaan password
- Mengerjakan rutin preventative measures dan mengimplementasikan dan memonitor keamanan jaringan, jika jaringan terkoneksi ke internet
- Bekerja dekat dengan departemen/organisasi lain dan berkolaborasi dengan staff IT lain - Merencanakan dan mengimplementasikan pengembangan IT untuk masa mendatang dan
menjalankan kerja proyek
- Mengelola website dan memelihara jaringan internal - Memonitor penggunaan web oleh para pekerja
Kemampuan network Engineer
- Pengetahuan yang up to date dan memahami kebutuhan bisnis dan industri - Kemampuan komunikasi yang baik sekali
- Mampu untuk menerima bermacam tugas dan memperhatikan detail - Kemampuan analytical dan problem-solving
- Kemampuan organisasional
KONSULTAN IT
Deskripsi Pekerjaan Konsultan IT
- Konsultan IT bekerja secara partnership dengan client, menganjurkan mereka bagaimana untuk menggunakan teknologi informasi agar memenuhi sasaran bisnis atau menyelesaikan suatu masalah. Konsultan bekerja untuk memperbaiki struktur dan efisiensi dan sistem IT organisasi
- Konsultan IT dapat terlibat dalam bermacam aktivitas seperti marketing, manajemen proyek, customer relationship management (CRM) dan system development.
- Mereka juga bertanggungjawab untuk pelatihan user dan feedback. Pada banyak perusahaan, tugas tersebut dilakukan oleh IT project team. Konsultan IT makin terlibat dalam penjualan dan pengembangan bisnis.
Aktivitas Kerja Konsultan IT
- Bertemu dengan client untuk menentukan keperluan
- Bekerja dengan client untuk menetapkan jangkauan dari suatu proyek - Merencanakan timescale dan kebutuhan sumber daya
- Menjelaskan spesifikasi sistem client, memahami kebiasaan kerja mereka (client) dan sifat dasar dari bisnisnya
- Bepergian ke tempat customer
- Berhubungan dengan staff pada semua tingkat dari organisasi client
- Menganalisa kebutuhan IT dalam perusahaan dan memberikan nasehat yang independen dan objektif dalam penggunaan IT
- Men-develop solusi yang cocok dan mengimplementasikan sistem baru - Memberikan solusi dalam laporan tertulis ataupun lisan
- Membantu client pada aktivitas perubahan manajemen
- Merancang, menguji, memasang dan memonitoring sistem baru
- Menyiapkan dokumentasi dan memberikan laporan proses pada customer - Mengatur pelatihan untuk user dan konsultan lain
Kemampuan Konsultan IT
- Mempunyai pengalaman yag banyak di bidang nya - Kemampun untuk memimpin
- Kemampuan komunikasi dan interpersonal - Kemampuan teamwork
- Pendekatan logis untuk problem solving/analytical skills - Kemampuan untuk cepat belajar
- Kepercayaan ketika membuat keputusan - Kemampuan presentasi
- Kemampuan untuk berkomunikasi informasi teknis pada client non-IT dan kolega
IT Trainer
Deskripsi IT Trainer
- IT Trainer umumnya merancang dan memberikan kursus dalam information and
communications technology (ICT) seperti aplikasi dekstop dan software khusus perusahaan. Mereka juga menyediakan pelatihan dalam area yang lebih teknis untuk software engineer, teknisi, perancang website, dan programmer.
Aktivitas IT Trainer
- Merancang materi kursus dan dokumen lain seperti handout, manual, dan latihan
- Mengatur dan memasarkan kursus untuk memenuhi kebutuhan dari pelajar dan permintaan bisnis
- Menyampaikan program pelatihan pada client baik itu dalam setting group classroom atau online melalui e-learning (misal menggunakan team viwer)
- Berhubungan dengan penyedia kursus eksternal, employer, client, memeriksa badan dan perusahaan software, dan lain-lain
- Tetap up to date dengan sistem yang bersangkutan, software dan teknologi pelatihan online
Kemampuan IT Trainer
- Pengetahuan yang up to date dari aplikasi dan sistem IT. - Kemampuan lisan dan tulis yang baik
- Kemampuan organisasional, perencanaan, pelatihan dan presentasi yang baiK - Mempunyai Kesabaran dan kepercayaan
- Self-motivation dan mampu untuk memotivasi orang lain - Kemauan untuk belajar
PROSEDUR
PROSES PRODUKSI PEMBUATAN SOFTWARE
Disusun:HRD Manager No : PS/HRD-PP/001 Rev : 2PROSEDUR
PROSES PRODUKSI PEMBUATAN SOFTWARE
Disusun:HRD Manager No : PS/HRD-PP/001 Rev : 1Disyahkan : Direktur Tanggal : 13 Maret 2011 Hal : 1
1. Tujuan
Prosedur ini mengatur mekanisme proses produksi dalam pembuatan Aplikasi perangkat Lunak (Software).
2. Ruang Lingkup
Prosedur ini mencakup kegiatan proses produksi software informasi dari marketing hingga training Program ke pelanggan.
3. Definisi
Yang dimaksud proses pembuatan software ini adalah proses dimana dari survey awal ke client, dan dari data yang diperoleh akan dianalisa oleh Project Manager dan Teamnya. Sehingga tercipta proses produksi yang sistematis dan procedural.
4. Prosedur
4.1. Informasi Dari Marketing
Divisi Marketing
- Marketing memberikan informasi ke Project Manager tentang Hasil analisanya
kebutuhan aplikasi dari Client
- Informasi ini dapat berupa Project Customisasi ataupun project Baru
4.2. Survey Awal
Marketing/PM/SA
- Melakukan survey awal ke Client
- Mencari informasi ruang Lingkup Pekerjaan, yang kemudian akan dibuatkan Dokumen RAB
- PM/ SA melakukan pengisian ke form Survey Awal
4.3. Meeting Team
PM/SA
- Melakukan Meeting terhadap Team Software Development Terkait
- Setelah itu akan di Verifikasi oleh Director
- Jika Director Agree, maka akan diterbitkan Dokumen RAB
- Jika Client Agree, maka akan diterbitkan Dokumen Kontrak Kerja
4.4. Time Scheduling
PM/SA
- PM/SA melakukan time scheduling
- Setelah itu akan di Verifikasi oleh Direktur - Jika Direktur agree, maka akan terbitkan SPK
4.5. Terbitkan SPK (Surat Perintah Kerja)
Project Manager (PM)
- PM membuat SPK yang akan ditandatangani oleh Team Software
Develompment terkait
- SPK ini tanggal waktu pengerjaannya harus disetujui oleh Semua Team
4.6. Tahap Requirement
PM/SA
- PM/SA melakukan spesifikasi Kebutuhan Aplikasi yang akan dibuat dan analisa system
- PM/SA melakukan analisa permasalahan yang terjadi saat ini, seperti :
Spesifikasi Kebutuhan : Fitur dan report yang diinginkan Client harus sesuai apa yang di minta
Ketidak sepahaman sistem antara Developer dan User
Behaviour user
4.7. Tahap Design
PM/SA
- PA/SA harus mengkoordinasikan hasil designnya dengan Client, dan harus ada approve dari Client
- Hasil design dapat berupa template design, design modul-modul, nama tabel,
nama field, tipe data, atau bentuk yang lain (Yang Client mengerti).
4.8. Tahap Testing
Technical Support (TS)
- TS dan PM/SA melakukan testing secara keseluruhan program
- TS mengisi form UAT (User Acceptance Test)
- Form UAT ini harus di konfirmasikan ke Client untuk mendapatkan
persetujuan.
4.9. Terbitkan Sign Off Document
PM/ Marketing
- PM/ Marketing terbitkan sign off Document
- Sign Off Document diberikan kepada Accounting untuk dilakukan penagihan pembayaran
4.10. Training Program
Technical Support (TS)
- Technical Support melakukan Training ke Client
- Technical Support harus mengisi form Training jika hendak training
4.11. Kepuasan Pelanggan
Technical Support (TS)
- Technical Support melakukan tanyajawab akan aplikasi yang telah dibuat - Client diharuskan mengisi Form Testimonial
Kendala-kendala di perusahaan IT :
a. Trainers susah melakukan training, dikarenakan PIC yang ditraining kurang mumpuni b. Keinginan client diluar batas dari scope proyek
c. Progammer sulit untuk memulai coding dari lanjutan progammer sebelumnya
d. Project baru/ bidang baru, system analist harus belajar dengan flow dan SOP dengan cepat
e. Permasalahan server biasanya penghambat dari aplikasi/ software yang dibuat f. Progammer di tuntut harus banyak belajar secara continuous dengan technologi baru
