ANALISIS DAN DESAIN SISTEM INFORMASI DISPOSISI, NOTULEN,
DAN TINDAK LANJUT PADA SATUAN KERJA PERANGKAT
DAERAH (SKPD) PEMERINTAH KOTA YOGYAKARTA
NASKAH PUBLIKASI
diajukan oleh
R. Amin Patmiyogo
13.22.1522
kepada
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER
AMIKOM YOGYAKARTA
YOGYAKARTA
2016
1
ANALISIS DAN DESAIN SISTEM INFORMASI DISPOSISI, NOTULEN,
DAN TINDAK LANJUT PADA SATUAN KERJA PERANGKAT DAERAH
(SKPD) PEMERINTAH KOTA YOGYAKARTA
R. Amin Patmiyogo
1), Windha Mega Pradnya D.
2),
1,2)
Sistem Informasi STMIK AMIKOM Yogyakarta
Jl Ringroad Utara, Condongcatur, Depok, Sleman, Yogyakarta Indonesia 55283
Email : raden.pa@students.amikom.ac.id1), windha.m@amikom.ac.id2Abstract - Kecamatan as the frontpage of public services and governance have a strategic role that represents the performance of the Municipal Governments of Yogyakarta. Meetings are a very important activity in the process of coordination and dissemination programs. Minutes and Follow-up Reports is an important archives. Contains information, data, and issues that should be informed to the decision makers and be connected with all the relevant officer. To date, in Kecamatan Jetis, disposition process and the minutes and follow-up reports archives management are still done manually so that processing speed and produced information quality is greatly influenced by human resources. So that the information are not maximally utilized.
From the analysis conducted by author, solution can be done to help solve existing problems, author develop The Disposition, Minutes, and Follow-up Information Systems.
The resulting application is "Disposition, Minutes, and Follow-up Information Systems". With this software is expected that disposition and the reporting process of the meeting results and follow-up reports could be done faster and easier and monitored as well as the archives management of the minutes and follow-up reports becoming more orderly so that the utilization of information becomes more leverage.
Keywords: Information Systems, Archives, Disposition, Minutes, Follow-up.
1. Pendahuluan 1.1. Latar Belakang
Kecamatan Jetis Kota Yogyakarta sesuai dengan visinya “Terwujudnya pelayanan prima menuju masyarakat yang mandiri dan berbudaya” memiliki misi “Mewujudkan tata kelola kecamatan yang baik dan bersih”. Untuk itu diperlukan sistem administrasi yang efektif, akuntabel dan transparan. Arsip secara nyata dan berkelanjutan mendukung kelancaran proses manajemen organisasi. Penting kiranya tersedia
informasi yang cepat dan berkualitas untuk
pengambilan kebijakan oleh pimpinan maupun pihak-pihak yang relevan.
Notulen dan Laporan Tindak Lanjut merupakan arsip yang penting. Didalamnya berisi Informasi, data, dan permasalahan yang harus terinformasikan kepada pengambil keputusan dan terhubung dengan pegawai yang lain yang ada relevansinya.
Saat ini semua Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) terhubung dengan jaringan intranet, namun belum dimanfaatkan secara maksimal termasuk pemrosesan disposisi dan pengelolaan arsip notulen dan laporan tindak lanjut.
Selama ini proses disposisi undangan hingga pelaporan hasil rapat dan tindak lanjutnya masih dilakukan secara manual. Pendokumentasian arsip undangan, disposisi, notulen, dan tindak lanjut masih belum cepat, dan tidak praktis sehingga kurang maksimal pemanfaatannya.
Dengan pemanfaatan teknologi informasi dengan penerapan sistem informasi disposisi, pengelolaan notulen, dan laporan tindak lanjut maka proses akan menjadi lebih cepat dan informasi yang dihasilkan akan lebih mudah dimanfaatkan dan relevan. Proses disposisi undangan bisa terpantau dan transparan serta lebih ringkas. Pelaporan hasil rapat dan Tindak lanjut juga akan terpantau dan terinformasikan serta mudah diakses demi menunjang pengambilan keputusan bagi pihak-pihak yang relevan.
Untuk itu penulis tertarik untuk melakukan penelitian pada masalah yang terjadi di Kecamatan Jetis. Penulis membuat skripsi dengan judul ”Analisis dan Desain Sistem Informasi Disposisi, Notulen, dan Tindak Lanjut pada Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) Pemerintah Kota Yogyakarta”.
1.2. Rumusan Masalah
Berdasarkan uraian di atas, maka penulis dapat merumuskan masalah yaitu bagaimana membangun sistem informasi yang dapat digunakan untuk melakukan proses disposisi dan tata kelola arsip notulen dan tindak lanjut di Kecamatan Jetis Kota Yogyakarta?
2. Pembahasan 2.1. Tinjauan Pustaka
Pada jurnal “Rancang Bangun Sistem Informasi
Disposisi Surat Berbasis Web (Studi Kasus
Kementerian Pekerjaan Umum)” yang disusun oleh Sapto Aji, Migunani, dan Fitro Nur Hakim yang diterbitkan pada Indonesian Journal on Networking and Security Volume 3 No 3 edisi Juli 2014 telah menghasilkan Sistem Informasi Disposisi Surat tetapi hanya mencakup proses disposisi.[1]
Aplikasi Manajemen Surat Masuk/Keluar Secara Offline pada Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi Daerah Istimewa Yogyakarta yang dibuat oleh Ferita Rahayuningsih dan dibahas pada skripsinya.Aplikasi tersebut juga hanya mencakup pengelolaan surat masuk/keluar dan proses disposisi secara offline.[2]
Sistem Informasi Pengarsipan Surat di Dinas Tenaga Kerja Sosial dan Transmigrasi Kabupaten Magelang yang dirancang Dimas Yogaswara pada skripsinya. Seperti aplikasi yang dibuat Ferita Rahayuningsih, aplikasi rancangan Dimas Yogaswara
ini juga masih mencakup pengelolaan surat
masuk/keluar dan proses disposisi.[3]
Berdasarkan permasalahan yang penulis temui di lokasi obyek penelitian dibutuhkan sistem yang bisa melakukan proses disposisi dan pengelolaan arsip notulen dan laporan tindak lanjut. Untuk itu penulis akan membuat sistem informasi yang bisa melakukan proses disposisi dan pengelolaan arsip notulen dan laporan tindak lanjut.
3. Analisis dan Perancangan 3.1. Deskripsi Singkat Instansi
3.1.1. Profil Kecamatan Jetis Kota Yogyakarta
Kecamatan Jetis Kota Yogyakarta salah satu dari empat belas kecamatan di Kotamadya Yogyakarta. Terletak di bagian utara-tengah Kota Yogyakarta berbatasan dengan Kecamatan Tegalrejo di barat, Kecamatan Gondokusuman di timur dan Kecamatan Gedongtengen di selatan. Terdiri dari 3 Kelurahan : Bumijo, Cokrodiningratan, dan Gowongan. Kantor Kecamatan Jetis Kota Yogyakarta berada di Jl. P. Diponegoro 91. Dengan wilayah di daerah perkotaan dan pusat perekonomian menjadikan masyarakatnya sangat beragam dengan akses informasi dan teknologi yang maju. Sebagai ujung tombak pelayanan masyarakat di wilayah, Kecamatan Jetis merupakan etalase bagi Pemerintahan Kota Yogyakarta.
Dengan peran yang sangat strategis tersebut maka salah satu misi Kecamatan Jetis adalah mewujudkan tata kelola kecamatan yang baik dan bersih. Salah satunya adalah tata kelola undangan, mulai dari proses disposisi, notulen, hingga laporan tindak lanjutnya.
Berdasarkan Perda Kota Yogyakarta Nomor 11
Tahun 2008 tentang pembentukan, susunan,
kedudukan, tugas pokok kecamatan dan kelurahan berikut Struktur Organisasi Kecamtan.
Gambar 1. Struktur Organisasi Kecamatan
3.2. Perancangan Aplikasi (Perancangan Sistem)
3.2.1. Perancangan Proses
3.2.1.1. Flowchart Yang Diusulkan
Gambar 2. Flowchart Sistem
3.2.1.2. Konteks Diagram
Gambar 3. Konteks Diagram
3.2.1.3. DFD Level 0
3
3.2.1.4. Relasi Antar TabelGambar 5. Relasi Antar Tabel
3.2.2. Perancangan Antar Muka
3.2.2.1. Rancangan Halaman Form Login
Gambar 6. Rancangan Halaman Form Login
3.2.2.2. Rancangan Halaman Form Input
Undangan
Gambar 7. Rancangan Form Input Undangan
3.2.2.3. Rancangan Halaman Disposisi
Gambar 8. Rancangan Halaman Disposisi
3.2.2.4. Rancangan Kotak Dialog Detail Arsip
Notulen
Gambar 9. Rancangan Detail Arsip Notulen
3.2.2.5. Rancangan Kotak Dialog Detail Arsip
Laporan Tindak Lanjut
Gambar 10. Rancangan Arsip Lap. Tindak Lanjut
3.2.2.6. Rancangan Halaman Statistik Kepala
Instansi
4. Implementasi dan Pembahasan 4.1. Antar Muka
4.1.1. Halaman Form Login
Pengguna harus melakukan login terlebih dahulu untuk bisa menggunakan aplikasi.
Gambar 12. Halaman Form Login
4.1.2. Halaman Form Input Undangan
Sekretariat cukup 1x menginput data undangan.
Gambar 13. Halaman Form Input Undangan
4.1.3. Halaman Disposisi
Semua proses disposisi bisa dilakukan di halaman disposisi
Gambar 14. Halaman Disposisi
4.1.4. Halaman Detail Arsip Notulen
Informasi dari arsip notulen bisa dijelajahi di halaman Arsip Notulen.
Gambar 15. Halaman Detail Arsip Notulen
4.1.5. Halaman Detail Arsip Laporan Tindak
Lanjut
Informasi dari arsip laporan tindak lanjut bisa dijelajahi di halaman Arsip Laporan Tindak Lanjut.
Gambar 16. Halaman Arsip Lap. Tindak Lanjut
4.1.6. Halaman Statistik Instansi
Informasi statistik undangan, distribusi disposisi, dan pelaporan notulen dan tindak lanjut bisa dipantau.
5
5. Penutup5.1. Kesimpulan
Dari uraian dan pembahasan “Sistem Informasi Disposisi, Notulen, dan Tindak Lanjut” maka dapat diambil kesimpulan sebagai berikut :
1. Aplikasi dapat memenuhi kebutuhan fungsional yang direncanakan yakni bisa melakukan proses disposisi, pengelolaan arsip notulen dan tindak lanjut.
2. Sistem baru yang terkomputerisasi dapat berjalan lebih cepat dengan tahapan proses yang lebih ringkas seperti tidak diperlukannya pembuatan lembar disposisi dan kartu kendali serta pendistribusian disposisi secara fisik yang memakan waktu.
3. Membantu pemanfaatan arsip notulen dan laporan tindak lanjut.
4. Intervensi terhadap sistem dan akses berkas oleh yang tidak berhak lebih terkontrol oleh sistem. 5. Membantu pemantauan terhadap proses disposisi
dan pelaporan.
6. Sistem masih belum cukup fleksibel dalam
mendukung operasional instansi seperti
pendelegasian input disposisi oleh pejabat kepada staf.
5.2. Saran
Dalam penggunaan dan penerapan sistem agar lebih sempurna dalam memenuhi kebutuhan dan
meningkatkan layanannya, maka diberikan saran sebagai berikut :
1. Aplikasi yang dibuat masih berupa purwarupa sehingga masih memerlukan pengecekan dan tes lebih lanjut untuk mencari dan memperbaiki
kesalahan yang belum ditemukan pada
pengecekan dan tes standar yang telah dilakukan.
2. Beberapa perbaikan dan penambahan fungsi
logika program seperti filter pilihan pns pada
form pengelolaan jabatan yang hanya
menampilkan pns pada instansi yang relevan.
3. Penambahan fungsi-fungsi yang bisa
memfasilitasi kasus-kasus yang muncul diluar fungsionalitas yang telah direncanakan seperti undangan yang tidak ada yang menghadiri. 4. Fasilitas laporan dan pencetakan bisa ditingkatkan
sehingga lebih lengkap, informasional, dan sesuai format standar yang digunakan instansi.
5. Dukungan file yang memungkinkan semua berkas
bisa disimpan secara digital seperti undangan, laporan dan lampirannya, dsb.
6. Halaman dashboard sebagai homepage yang
berisi update terbaru dan catatan-catatan sehingga
pengguna bisa langsung bisa mengetahui
perkembangan terbaru dan yang perlu
diperhatikan begitu login ke dalam aplikasi.
7. Push message bagi pengguna sehingga segera mendapatkan info terbaru melalui notifikasi.
8. Fungsi agenda yang memungkinkan pengguna
melihat agenda kegiatannya maupun seluruh
pegawai dalam instansi yang relevan.
Memungkinkan tidak terjadinya tabrakan
pendelegasian disposisi. Bisa menggantikan papan agenda manual yang masih digunakan. 9. Fasilitas perawatan sistem baik manual maupun
otomatis seperti pengecekan basis data,
konfigurasi, backup, migrasi, dsb.
10. Dukungan mobile baik melalui aplikasi pada perangkat mobile maupun geo-tagging, navigasi, dsb yang meningkatkan fleksibilitas akses dan pemantauan pelaksanaan disposisi lebih lanjut maupun pelaporan langsung.
Daftar Pustaka
[1] Sapto Aji, Migunani, dan Fitro Nur Hakim. 2014. Rancang Bangun Sistem Informasi Disposisi Surat Berbasis Web (Studi Kasus Kementerian Pekerjaan Umum). Jakarta: Indonesian Journal on Networking and Security – Volume 3 No 3 – Juli 2014.
[2] Rahayuningsih, Ferita. 2013. Pembuatan Aplikasi Manajemen Surat Masuk/Keluar Secara Offline pada Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi
Daerah Istimewa Yogyakarta. Yogyakarta:
STMIK AMIKOM Yogyakarta.
[3] Yogaswara, Dimas. 2014. Perancangan Sistem Informasi Pengarsipan Surat di Dinas Tenaga Kerja Sosial dan Transmigrasi Kabupaten
Magelang. Yogyakarta: STMIK AMIKOM
Yogyakarta. Biodata Penulis
R. Amin Patmiyogo, memperoleh gelar Sarjana Komputer (S.Kom), Sistem Informasi STMIK AMIKOM Yogyakarta, lulus tahun 2016.
Windha Mega Pradnya D., memperoleh gelar Sarjana Komputer (S.Kom), Sistem Informasi STMIK AMIKOM Yogyakarta, lulus tahun 2007 dan meraih gelar Magister (M.Kom) Teknologi Informasi dari STMIK AMIKOM Yogyakarta, lulus tahun 2011.
