52 BAB 3
ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN
3.1 Gambaran Umum Perusahaan 3.1.1 Sejarah Singkat Perusahaan
PT. GHI merupakan sebuah perusahaan yang bergerak di bidang distribusi handphone dan kartu perdana, pertama kali berdiri tahun 1998 di wilayah Bandengan, Jakarta Utara. Pada mulanya, PT. GHI menjual produk Motorola sebagai layanan AMPS (Analog Mobile Phone System), teknologi selular sebelum GSM pada saat itu. Seiring berjalannya waktu, kemajuan teknologi selular di dunia dan di Indonesia, menyebabkan lokasi kantor yang lama tidak cukup lagi untuk menampung operasional perusahaan.
Pada tahun 2003, PT. GHI mengembangkan bisnisnya dengan memiliki kantor baru di wilayah Daan Mogot, Jakarta Barat dan hingga saat ini menjadi salah satu pemain besar di Indonesia. Dari lokasi itu pusat operasional PT. GHI dijalankan, termasuk retail dan repair service di dalamnya.
Saat ini, PT. GHI telah membuka cabangnya di 20 kota berbeda dan lebih dari 35 outlet di seluruh Indonesia, dengan kantor pusatnya di Jakarta. Selain menyediakan jasa penjualan, PT. GHI juga menyediakan pusat pelayanan untuk perbaikan yang tersebar di kota-kota besar di Indonesia. Tentunya dengan kedua layanan yang disediakan, membuat
konsumen memiliki akses yang lebih mudah saat membeli produk bergaransi PT. GHI.
PT. GHI saat ini memegang berbagai merek handphone seperti Motorola, Sony Ericsson, Blackberry, Huawei, Nexian, dan menjual kartu perdana Telkomsel secara luas di seluruh outletnya. Keseluruhan produk tersebut memiliki garansi resmi satu tahun untuk layanan perbaikan, hardware, dan software. Saat ini, PT. GHI terus mengembangkan jumlah outlet-outletnya diseluruh Indonesia dalam menyediakan layanan produk-produk telekomunikasi yang baik dan terpercaya.
3.1.2 Visi, Misi, dan Strategi Perusahaan
Dalam menjalankan bisnisnya PT. GHI memiliki visi dan misi perusahaan, yakni :
Visi : Menjadi portal terbesar dan terlengkap dalam bidang komunikasi elektronik.
Misi : 1. Menambah cabang baru di seluruh Indonesia.
2. Meningkatkan pelayanan pelanggan dengan menambah fasilitas-fasilitas baru dan modern.
3. Melakukan inovasi secara berkala dalam konsep dan sistem penjualan.
Strategi : 1. Efisiensi dan efektifitas dalam menunjang proses bisnis yang ada di perusahaan.
2. Peningkatan dan pengendalian mutu dalam produk dan layanan kepada pelanggan.
3.1.3 Struktur Organisasi Perusahaan 3.1.3.1 Struktur Pada Kantor Pusat
Gambar 3.1 Struktur Pada Kantor Pusat Sumber : PT. GHI
3.1.3.2 Struktur Pada Kantor Cabang
Gambar 3.2 Struktur Pada Kantor Cabang Sumber : PT. GHI
3.1.3.3 Pembagian Tugas dan Wewenang 1. Pada Kantor Pusat
President of Director
• Menentukan strategi bisnis jangka panjang dalam rangka mencapai misi dan visi perusahaan sesuai dengan tujuan-tujuan yang ditetapkan Pemegang Saham.
• Mengimplementasikan rencana kerja serta tujuan keseluruh organisasi.
• Menentukan, mengimplementasikan, serta mengevaluasi secara berkala anggaran serta program kerja perusahaan.
• Menentukan kebijakan eksternal melalui negosiasi-negosiasi bisnis mewakili perusahaan kepada partner bisnis atau perusahaan lain.
Sales and Marketing Director
• Bertanggung jawab untuk mengarahkan penanggulangan berbagai jenis risiko penjualan dan pemasaran yang dihadapi perusahaan, melakukan koordinasi aktifitas di bagian penjualan dan pemasaran untuk mencapai hasil optimal perusahaan. • Mempertahankan dan meningkatkan pangsa pasar, serta dapat
mengidentifikasikan para pesaing dan produk lainnya di pasar.
Finance and Corporate Service Director
• Bertanggung jawab untuk mengarahkan penanggulangan berbagai jenis risiko finansial (financial risk management) yang dihadapi perusahaan, melakukan koordinasi aktifitas di bagian keuangan, mengkoordinasi aktifitas sinergi untuk mencapai hasil bisnis yang optimal dari pelaksanaan seluruh usaha perusahaan.
Divisi Export Import
• Berkaitan dengan proses impor dan ekspor barang dari dan ke luar negeri untuk didistribusikan, mencakup proses administrasi, pengapalan, dan distribusi ke gudang utama.
• Bertanggung jawab untuk pembelian handphone dari pasar
dalam negeri, mencakup proses administrasi.
Divisi Retail
• Bertanggung jawab dalam alokasi stok produk ke seluruh gudang dan outlet, baik di pusat dan di daerah.
• Melayani penjualan langsung kepada user pada retail cabang. Divisi Card
• Berkaitan dengan masalah distribusi dan administrasi khusus produk kartu perdana dan isi ulang.
• Melayani langsung pelanggan dengan bendera kartu perdana yang didistribusikan.
• Bertanggung jawab untuk melakukan pembelian kartu perdana dan voucher.
Divisi Commerce
• Menangani kerjasama PT. GHI dengan perusahaan lainnya dalam kontrak tertentu, misalnya promo kartu kredit, hadiah point reward (pihak bank, pihak leasing, dsb)
Divisi Product Service
• Menangani proses perbaikan dan garansi atas produk yang telah dijual, sekaligus menyediakan spare part produk yang ada.
• Bertanggung jawab dalam pengecekan IMEI yang masih berlaku garansi atau tidak.
Divisi Warehouse
• Menampung seluruh produk yang akan dijual untuk sementara waktu sebelum dialokasikan ke gudang cabang atau depo.
• Mencatat IMEI atas produk yang keluar dari gudang untuk didokumentasikan yang kelak sebagai referensi bagi Divisi Product Service.
• Melakukan packaging atas semua produk handphone yang
akan dijual, termasuk penyertaan kartu garansi.
• Melakukan pengecekan dan menerima kembali barang hasil retur dari transaksi penjualan.
Divisi Finance & Accounting
• Berkaitan dengan pengurusan anggaran dan keuangan internal dan eksternal perusahaan.
• Menangani pembiayaan perusahaan dalam operasional. Divisi Tax
• Berkaitan dengan masalah administrasi pajak perusahaan secara keseluruhan, termasuk laporan pelaporan pajak, pajak para karyawan, pajak impor, dsb.
Divisi IT
• Bertanggung jawab kepada direksi dalam pengembangan, peningkatan, dan pemeliharaan sarana IT dalam perusahaan, baik perangkat lunak maupun perangkat keras.
Divisi HCM
• Bertanggung jawab dalam manajemen sumber daya manusia, mencakup proses perekrutan, penggajian, pemberhentian, pemutasian, dan pelatihan.
• Melakukan pengelolaan kerumahtanggaan perusahaan secara keseluruhan.
Divisi Legal
• Berkaitan dengan masalah hukum, sewa dan jual beli gedung, serta kerjasama dengan pihak lain seperti kerjasama kartu kredit dengan bank-bank ataupun promo lainnya.
• Mengatur registrasi dari produk dan menerbitkan lisensi untuk mendukung kegiatan operasional perusahaan.
Fungsi pendukung organisasi, yaitu : Intenal Audit
Bertanggung jawab kepada direksi terhadap pelaksanaan audit internal perusahaan guna menganalisa keakuratan dan implementasi sistem prosedur yang berlaku.
2. Pada kantor cabang Branch Manager
• Bertanggung jawab kepada Direktur Sales & Marketing untuk seluruh kegiatan operasional di cabang.
• Menentukan strategi penjualan yang tepat pada wilayah yang dinaunginya.
Sales Manager
• Bertanggung jawab kepada Branch Manager untuk kinerja penjualan sebuah cabang.
Sales
• Bertanggung jawab mengurus segala proses penjualan untuk wilayah tertentu yang menjadi teritori cabang yang bersangkutan, serta memberikan laporan langsung kepada Sales Manager.
Support
• Bertanggung jawab mengatur ekspedisi barang, keamanan, dan operasional kantor cabang, mencakup bagian sumber daya manusia di dalamnya. Bertanggung jawab secara langsung kepada Sales Manager.
Logistic
• Bertanggung jawab mengatur administrasi dan proses keluar masuk barang dari dan menuju gudang milik kantor cabang. Bertanggung jawab langsung kepada Sales Manager.
Finance
• Bertanggung jawab dalam pengaturan keuangan kantor cabang dan berhubungan langsung dengan kantor pusat dalam pemberian laporan periodik.
3.2 Struktur Organisasi dan Fungsi TI
General Manager
IT Support Manager
Developer Branch Support Jabodetabek Trainner Admin Support Service Support
System Administrator Application
Development Manager
Network & Security Manager Ass. General
Manager
Gambar 3.3 Struktur Organisasi Divisi TI Sumber : PT. GHI
Jumlah Personil di dalam organisasi TI di PT. GHI saat ini, yaitu:
General Manager : 1 orang
IT Support Manager : 1 orang
App.Dev.Ass.Manager : 1 orang
Developer : 3 orang
Branch Support Supervisor : 1 orang
Branch Support : 1 orang
Jabodetabek Support Supervisor : 1 orang
Jabodetabek Support : 3 orang
Service Support Supervisor : 1 orang
Service Support : 1 orang
Trainner : 1 orang
Admin : 2 orang
Network & Security Supervisor : 1 orang System Administrator : 1 orang
Berikut adalah fungsi-fungsi yang terdapat di dalam divisi TI PT. GHI : 1. General Manager
• Bertanggung jawab atas seluruh aspek hardware, software, dan infrastruktur yang berhubungan dengan sistem informasi komputer dalam penyediaan informasi yang berguna bagi pihak manajemen dan pemakai lain di lingkungan perusahaan secara efektif.
2. Ass. General Manager
• Mendukung dan membantu general manager dalam melakukan fungsi di dalam divisi TI.
• Memastikan kinerja yang optimal dari internal divisi TI.
3. Application Development Manager
• Koordinasi dan analisa kebutuhan user. • Analisa model proses bisnis per aplikasi.
• Desain model database pengembangan aplikasi. • Mengawasi teknis kerja para staf development. • Mengontrol proyek pengembangan aplikasi
4. IT Support Manager
• Membantu secara teknis dalam penyediaan dukungan TI serta perencanaan proyek kerja TI jangka pendek.
• Membantu secara administrasi dalam pengawasan kinerja divisi TI.
5. Network & Security Manager
• Analisa kinerja dan stabilitas jaringan. • Implementasi dan pemeliharaan LAN. • Mengontrol administrasi jaringan. • Mengawasi administrasi sistem e-mail.
6. Branch Support Supervisor
• Mengawasi kinerja staff branch support.
• Menyediakan dukungan teknis dan nonteknis dalam hal TI untuk cabang-cabang di daerah luar Jabodetabek.
7. Jabodetabek Support
• Melakukan pengawasan IT secara berkala outlet-outlet wilayah Jabodetabek.
• Menyediakan dukungan teknis dan nonteknis dalam hal TI untuk cabang-cabang di Jabodetabek
8. Trainner
• Memberikan pelatihan dasar untuk staff di departemen TI. • Menyediakan sarana pelatihan yang sesuai standar dan intensif.
• Bertanggung jawab dalam peningkatan kualitas pengetahuan staff TI baik di pusat dan di daerah.
9. System Administrator
• Pemeliharaan sistem server.
• Pemeliharaan file sistem dan storage server. • Penggunaan sistem back up untuk sistem. • Analisa kinerja dan stabilitas server Windows.
10.Developer
• Mengembangkan dan menambah add ons bagi user.
• Mendukung pekerjaan di bagian pengembangan aplikasi secara teknis.
11.Admin
• Menjalankan tugas-tugas administrasi di divisi IT.
• Melakukan dokumentasi yang berkaitan dengan operasional divisi IT.
12.Service Support
• Melakukan pengawasan IT secara berkala di pusat internal perusahaan. • Bertanggung jawab dalam menyediakan dukungan dan solusi
permasalahan IT dalam perusahaan.
3.3 Analisa Sistem yang Berjalan di PT. GHI
PT. GHI telah menggunakan sistem ERP dari Microsoft, yaitu Microsoft Dynamics Navision 4.0 sejak tahun 2006. Modul- modul yang digunakan PT. GHI yaitu modul Purchase and Payables, Inventory Management, Sales and Receivables, dan Financial Management (Core Module).
Modul Purchase and Payables berkaitan dengan fungsi pembelian barang PT. GHI. Modul Sales and Receivables berkaitan dengan fungsi penjualan barang. Modul Inventory Management mengatur arus keluar masuk barang yang terkait dengan proses pembelian dan penjualan, serta mengatur transfer stok ke
cabang. Modul Financial Management terkait dengan dengan pembayaran utang, penerimaan piutang, pembiayaan, dan laporan keuangan perusahaan.
Adapun proses bisnis yang berjalan dalam sistem penjualan, pembelian dan persediaan adalah sebagai berikut:
Gambar 3.4 Gambaran Proses Bisnis Sistem Sales, Purchasing, Inventory di PT. GHI
Pada saat bagian penjualan menerima order dan menjual barang, bagian penjualan akan berhubungan dengan bagian inventory (gudang) untuk mengeluarkan barang dan mengirim barang kepada pelanggan. Penjualan akan memicu bagian pembelian untuk membeli barang yang akan menambah stok di gudang.
3.4 Pemetaan Proses Bisnis dalam Purchasing, Sales, Inventory Perusahaan terhadap modul-modul di Microsoft Dynamics Navision 4.0
Gambar 3.5 Integrasi modul Purchase and Payables, modul Inventory Management, modul Sales and Receivables, dan modul Financial
Management pada Microsoft Dynamics Navision 4.0
3.4.1 Modul Purchase and Payables
Modul Purchase and Payables berfungsi untuk mendukung proses pembelian barang pada PT. GHI, baik pembelian handphone, kartu, maupun voucher. Modul Purchase and Payables meliputi proses pemesanan barang kepada vendor, retur barang kepada vendor, dan penerimaan utang,
Pada saat bagian penjualan melakukan permintaan pembelian barang, bagian pembelian akan mengecek data stok barang yang ada di gudang. Jika stok barang tidak mencukupi pesanan pelanggan atau jika tidak ada stok, maka bagian pembelian akan menghubungi vendor melalui email atau telepon dan meminta daftar harga barang yang terbaru (quotations). Setelah memilih vendor yang tepat berdasarkan quotations yang diterima, bagian pembelian akan memesan barang kepada vendor dan membuat Purchase Order. Kemudian vendor akan mengirim barang kepada PT. GHI beserta surat jalan (Delivery Order). Bagian gudang akan menerima barang dan melakukan pengecekan barang, apakah jumlah dan barangnya telah sesuai atau apakah ada barang yang rusak. Jika telah sesuai, maka bagian gudang akan membuat Purchase Receipt. Setelah itu, vendor akan mengirim tagihan (Purchase Invoice) ke bagian accounting. Bagian accounting akan melakukan pembayaran kepada vendor.
Gambar 3.6 Proses Bisnis Pembelian Keterangan : PO = Purchase Order DO = Delivery Order PR = Purchase Receipt PI = Purchase Invoice
3.4.1.2 Retur Pembelian
Pada saat PT. GHI membeli produk dari vendor yang berjumlah ribuan tidak menutup kemungkinan ada produk yang rusak atau jumlahnya tidak sesuai. Biasanya, PT. GHI akan mengirimkan foto bukti produk yang rusak atau kurang lengkap kepada vendor, lalu barang akan dikembalikan dan dikirim baru oleh vendor. Atau ada pula apabila jumlahnya tidak sesuai, misalnya kekurangan, biasanya tagihan PT. GHI dari vendor tersebut akan dipotong sesuai dengan jumlah yang sebenarnya. Dalam hal ini, bagian pembelian akan mengurangi stok dan mengurangi utang (Account Payable).
Gambar 3.7 Retur Pembelian Keterangan :
PI = Purchase invoice
3.4.2 Modul Inventory Management
Modul Inventory Management berfungsi untuk melakukan penerimaan barang dari supplier, pengiriman barang ke pembeli, stock opname dan transfer management.
Pada saat menerima barang dari supplier/vendor, bagian gudang akan mengecek barang. Jika telah sesuai, bagian gudang akan membuat Purchase Receipt.
Pada saat mengirim barang ke pembeli, bagian gudang akan mengeluarkan barang dan scan IMEI (khusus penjualan handphone). Setelah itu, bagian gudang akan membuat Delivery Order.
Bagian gudang dapat melakukan stock opname untuk menyesuaikan laporan persediaan di sistem dengan kondisi fisik. Jika pengecekan stok fisik tidak sesuai dengan laporan di sistem, maka dapat dilakukan adjustment.
Gudang pusat dapat mentransfer stok ke gudang cabang (depo) maupun toko ritel. Pada saat mentransfer stok, bagian gudang akan membuat Transfer Order. Setelah mengambil barang dan scan IMEI, barang akan dikirim ke cabang. Pada saat ini, Transfer Order akan di-posting menjadi Tranfer Shipment. Setelah cabang menerima barang, cabang akan melakukan posting Transfer Receipt.
Gambar 3.8 Transfer Management Keterangan :
TO = Transfer Order TS = Transfer Shipment TR = Transfer Receipt
IMEI = International Mobile Equipment Identity
3.4.3 Modul Sales and Receivables
Modul Sales and Receivables berfungsi untuk mendukung proses penjualan barang PT. GHI. Penjualan barang dilakukan secara grosir (partai besar) dan ritel (end user). Modul Sales and Receivables meliputi proses penjualan barang kepada pembeli, penerimaan piutang, pengiriman barang kepada pembeli, dan penerimaan retur barang dari pembeli.
3.4.3.1 Proses penjualan
Proses penjualan terbagi menjadi dua, yaitu penjualan kepada partai besar dan penjualan kepada end user.
1. Penjualan grosir
Pada saat distribution dealer (pelanggan) memesan barang ke PT. GHI, bagian sales akan membuat Sales Order. Lalu Sales Order ini akan diberikan kepada bagian gudang untuk diproses. Bagian gudang akan melakukan picking dan packing barang sesuai dengan Sales Order serta melakukan scan IMEI. Kemudian bagian gudang akan membuat Delivery Order (surat jalan). Lalu barang akan dikirim ke dealer beserta surat jalan tersebut. Setelah dealer menerima barang, bagian accounting akan membuat Sales Invoice kepada dealer dan menerima pembayaran dari dealer.
Gambar 3.9 Proses Bisnis Penjualan Grosir Keterangan :
SO = Sales Order DO = Delivery Order SI = Sales Invoice
2. Penjualan ritel
Proses penjualan kepada end user lebih sederhana karena tidak melibatkan gudang. Pelanggan yang datang membeli di toko ritel, langsung dibuatkan Sales Invoice. Sebelumnya, IMEI barang (handphone) akan di-scan. Setelah itu, pembeli langsung membayar.
Gambar 3.10 Proses Bisnis Penjualan Ritel Keterangan :
SI = Sales invoice
3.4.3.2 Retur penjualan
Pada saat pelanggan baik distribution dealer maupun end user mengembalikan barang yang rusak atau kurang lengkap, maka barang tersebut akan dikembalikan ke PT. GHI beserta bukti pembelian (Sales Invoice), kemudian barang akan dicek kondisi fisik dan IMEI. Kalau memang benar barang tersebut merupakan produk PT. GHI, maka akan dilakukan retur penjualan dan credit memo. Jika pelanggan tidak mengambil barang pengganti, bagian penjualan akan memotong tagihan (Account Receivable) dan membuat Sales Invoice yang baru, sedangkan jika pelanggan ingin mengambil barang pengganti, bagian penjualan akan membuat Sales Order dan Sales Invoice yang baru. Retur juga dapat dilakukan jika terjadi kesalahan admin dalam input harga atau kuantitas. Admin akan memberi remark pada retur bahwa terjadi kesalahan input harga atau kuantitas, kemudian membuat SO dan SI baru.
Gambar 3.11 Retur Penjualan Keterangan :
SO = Sales Order SI = Sales Invoice
3.5 Pengukuran Kinerja Microsoft Dynamics Navision 4.0 Berdasarkan Perspektif IT Balanced Scorecard
Pengukuran kinerja sistem adalah hal yang sangat penting bagi manajemen perusahaan dalam melakukan evaluasi kinerja sistem, apakah sistem telah mendukung visi, misi, dan strategi perusahaan atau tidak. Dan hal ini juga menentukan untuk langkah pengembangan sistem selanjutnya.
Untuk mengukur kinerja sistem Microsoft Dynamics Navision 4.0 yang ada di PT. GHI, maka digunakan metode IT Balanced Scorecard, yang meliputi
4 perspektif, yaitu: perspektif orientasi pengguna, perspektif keunggulan operasional, perspektif orientasi masa depan, perspektif kontribusi perusahaan.
3.5.1 Menentukan Tujuan Strategis TI
Sebelum melakukan pengukuran kinerja Microsoft Dynamics Navision 4.0, maka terlebih dahulu dirumuskan visi dan misi Divisi TI yang akan diturunkan menjadi strategi dan tujuan strategis. Hal ini dikarenakan pemeliharaan, kinerja, dan pengembangan sistem Microsoft Dynamics Navision 4.0 berada sepenuhnya di bawah kewajiban divisi TI.
3.5.1.1 Visi, Misi, dan Strategi Divisi TI Visi :
Menyediakan infrastruktur teknologi informasi yang terpercaya dan handal.
Misi :
Menyediakan sistem yang fleksibel sesuai kebutuhan perusahaan dan flow bisnis perusahaan.
Strategi Divisi TI :
- Menggunakan software bermutu dan berlisensi.
- Manajemen yang baik untuk proyek TI baru, pemeliharaan sistem dan infrastruktur TI.
- Memastikan infrastruktur TI PT. GHI tersedia dengan baik. - Menjaga semua sistem berjalan tanpa halangan.
3.5.1.2 Penyelarasan Visi, Misi, dan Strategi Perusahaan dengan Visi, Misi, dan Strategi Divisi TI
Tabel 3.1 Penyelerasan Visi Perusahaan dan Visi Divisi TI
Tabel 3.3 Penyelarasan Strategi Perusahaan dengan Strategi TI
3.5.1.3 Pemetaan IT Balanced Scorecard
Tabel 3.4 berikut menunjukkan hubungan antara strategi divisi TI dan Perspektif IT BSC.
Tabel 3.4 Penyelarasan Strategi Divisi TI dengan Perspektif IT BSC
Tabel 3.5 berikut menunjukkan tujuan strategis TI yang merupakan hasil perumusan strategi TI dari masing-masing perspektif IT Balanced Scorecard.
Tabel 3.5 Perumusan Tujuan Strategis TI
IT Balanced Scorecard
Strategi Tujuan Strategis
Perspektif Orientasi Pengguna • Menjaga semua sistem berjalan tanpa halangan. • Manajemen yang baik untuk proyek TI baru, pemeliharaan sistem dan infrastruktur TI. • Keterlibatan pengguna. • Peningkatan kepuasan pengguna. • Peningkatan efektifitas kerja pengguna. Perspektif Keunggulan Operasional • Menjaga semua sistem berjalan tanpa halangan. • Manajemen yang baik untuk proyek TI baru, pemeliharaan sistem dan infrastruktur TI. • Memastikan infrastruktur TI PT. GHI tersedia dengan baik. • Pengoperasian yang efisien. • Peningkatan kualitas pemeliharaan infrastruktur TI. Perspektif Orientasi Masa Depan • Menggunakan software bermutu dan berlisensi. • Manajemen yang baik untuk proyek TI baru, pemeliharaan sistem dan infrastruktur TI. • Pelatihan pengguna. • Pelatihan staf TI. • Melakukan pengembangan terhadap sistem dan infrastruktur TI.
IT Balanced Scorecard
Strategi Tujuan Strategis
Perspektif Kontribusi Perusahaan • Menggunakan software bermutu dan berlisensi. • Manajemen yang baik untuk proyek TI baru, pemeliharaan sistem dan infrastruktur TI. • Memastikan infrastruktur TI PT. GHI tersedia dengan baik. • Menjaga semua sistem berjalan tanpa halangan. • Kontrol biaya TI. • Nilai bisnis proyek TI yang baru.
3.6 Hubungan Sebab Akibat
Berikut disajikan diagram hubungan sebab akibat:
Strategi TI Menggunakan software bermutu dan berlisensi Manajemen yang baik untuk proyek TI baru, pemeliharaan sistem, dan infrastruktur TI Memastikan infrastruktur TI PT.GHI tersedia dengan baik Menjaga semua sistem berjalan tanpa halangan
Kontrol biaya TI Nilai bisnis proyek TI
yang baru Kontribusi Perusahaan Peningkatan efektivitas kerja pengguna Peningkatan kepuasan pengguna Keterlibatan pengguna Orientasi Pengguna Pengoperasian yang efisien Peningkatan kualitas pemeliharaan infrastruktur TI Keunggulan Operasional Pelatihan
pengguna Pelatihan staf TI
Melakukan pengembangan terhadap sistem dan
infrastruktur TI Orientasi Masa Depan 1 6 2 4 5 3 7 9 11 12 13 14 8 10
Gambar 3.12 di atas menunjukkan diagram hubungan sebab akibat, dimana setiap penyebab dari masing-masing perspektif harus memiliki hubungan sebab akibat satu dengan yang lainnya. Setiap hubungan antara penyebab dalam masing-masing perspektif itu pada akhirnya harus mendukung tercapainya kontribusi perusahaan.
Sasaran akhir yang ingin dicapai oleh Divisi TI berdasarkan strategi TI adalah menggunakan software yang bermutu dan berlisensi, manajemen yang baik untuk proyek TI yang baru, pemeliharaan sistem dan infrastruktur TI, menjaga infrastruktur TI PT. GHI tersedia dengan baik, dan menjaga semua sistem berjalan tanpa halangan.
Penjelasan diagram hubungan sebab akibat, yaitu:
Jika pelatihan staf TI dilakukan dengan baik dan memiliki kualitas pelatihan yang baik juga, maka akan tercipta pengoperasian yang efisien dan berdampak pula pada pengembangan terhadap sistem dan infrastruktur TI yang dilakukan dengan baik. Jika pengembangan terhadap sistem dan infrastruktur TI dilakukan dengan baik, maka akan tercipta peningkatan nilai bisnis proyek TI yang baru dan kualitas pemeliharaan infrastruktur TI. Jika kualitas pemeliharaan infrastruktur TI meningkat, maka akan tercipta pengoperasian yang efisien.
Jika pelatihan pengguna dilakukan dengan baik dan memiliki kualitas pelatihan yang baik juga, maka akan tercipta pengoperasian yang efisien. Jika pengoperasian efisien, maka akan tercipta pengendalian biaya TI yang baik. Jika pengoperasian efisien, efektifitas kerja pengguna meningkat, dan keterlibatan pengguna dalam memberikan ide/masukan terhadap pemenuhan kebutuhan
pengembangan aplikasi semakin terpenuhi, maka akan meningkatkan kepuasan pengguna.
Untuk mencapai pengendalian biaya TI yang baik, maka divisi TI harus menjaga semua sistem berjalan tanpa halangan dan perusahaan menggunakan software bermutu dan berlisensi.
Untuk mencapai nilai bisnis proyek yang baru dengan tinggi, maka dilakukan manajemen yang baik untuk proyek TI baru, pemeliharaan sistem, dan infrastruktur TI, dan divisi TI harus memastikan infrastruktur TI tersedia dengan baik.
3.7 Ukuran dan sasaran strategis IT Balanced Scorecard
Dalam menentukan ukuran strategis diperoleh dari penjabaran masing-masing tujuan strategis IT Balanced Scorecard. Setiap ukuran strategis harus memiliki sasaran strategis yang ditetapkan oleh pihak manajemen perusahaan, yang tertera dalam tabel 3.6 berikut ini:
Tabel 3.6 Ukuran dan sasaran strategis IT Balanced Scorecard PERSPEKTIF ORIENTASI PENGGUNA
Indikator Sasaran strategis
A. Keterlibatan pengguna
A.1 Indeks keterlibatan dalam penentuan kebutuhan terhadap pengembangan aplikasi yang sesuai standar perusahaan
4
B. Peningkatan kepuasan pengguna
B.1 Indeks kemudahan penggunaan aplikasi 3 B.2 Indeks kepuasan pengguna terhadap aplikasi 3 B.3 Indeks dukungan ketersediaan aplikasi dan sistem
(sesuai kebutuhan)
4
PERSPEKTIF ORIENTASI PENGGUNA
Indikator Sasaran strategis
C. Peningkatan Efektivitas Kerja Pengguna
C.1 Indeks peningkatan kecepatan waktu kerja setelah penerapan Microsoft Dynamics Navision 4.0
4
C.2 Indeks akurasi dalam bekerja 4
PERSPEKTIF KEUNGGULAN OPERASIONAL
Indikator Sasaran strategis
A. Pengoperasian yang efisien
A.1 Indeks efisiensi dalam mengerjakan tugas 3 A.2 Persentase pekerjaan yang selesai tepat waktu 100%
A.3 Response time aplikasi Real time
B. Peningkatan kualitas pemeliharaan infrastruktur TI
B.1 Rata-rata waktu yang digunakan untuk menjawab pertanyaan pengguna.
30 menit (4 dari skala 4) B.2 Rata-rata waktu perbaikan bila sistem jaringan
mengalami down.
30 menit (4 dari skala 4) B.3 Aktivitas pemeliharaan peralatan sistem jaringan 1 kali dalam 1 bulan
B.4 Rata-rata waktu proses perbaikan hardware (PC) 1 hari
PERSPEKTIF ORIENTASI MASA DEPAN
Indikator Sasaran strategis
A. Pelatihan pengguna
A.1 Rata-rata pelatihan pengguna dalam 1 tahun 8 kali dalam 1 tahun A.2 Indeks kualitas pelatihan pengguna 3
B. Pelatihan staf TI
B.1 Rata-rata pelatihan staf TI dalam 1 tahun 5 kali dalam 1 tahun
B.2 Indeks kualitas pelatihan staf TI 3
C. Melakukan pengembangan terhadap sistem dan infrastruktur TI
C.1 Tingkat seberapa sering perusahaan melakukan pengembangan terhadap infrastruktur TI.
2 kali dalam 1 tahun
PERSPEKTIF KONTRIBUSI PERUSAHAAN
Indikator Sasaran strategis
A. Kontrol biaya TI
A.1 Anggaran biaya TI yang terpakai 80%-100% A.2 Perbandingan anggaran TI terhadap anggaran
perusahaan
PERSPEKTIF KONTRIBUSI PERUSAHAAN
Indikator Sasaran strategis
B. Nilai bisnis proyek TI yang baru
B.1 Payback Period 3 tahun
B.2 Persentase peningkatan dari penjualan produk setelah menggunakan Microsoft Dynamics Navision 4.0
100 %
Tiga kategori bobot atau nilai range persentase pencapaian empat perspektif yang ditetapkan manajemen perusahaan, yaitu:
• 0 % - 50 % : Danger • 51 % - 70 % : Warning • 71 % - 100 % : Good
3.7.1 Perspektif Orientasi Pengguna
Tujuan dan ukuran strategis dari perspektif orientasi pengguna adalah sebagai berikut :
A. Keterlibatan pengguna
A.1 Indeks keterlibatan dalam penentuan kebutuhan terhadap pengembangan aplikasi yang sesuai standar perusahaan
Ukuran strategis ini digunakan untuk mengukur berapa besar keterlibatan pengguna dalam penentuan kebutuhan terhadap pengembangan aplikasi sesuai standar perusahaan. Semakin banyak masukan yang diberikan, maka sistem akan semakin memenuhi kebutuhan perusahaan.
A. Peningkatan kepuasan pengguna B.1 Indeks kemudahan penggunaan aplikasi
Ukuran strategis ini digunakan untuk mengukur berapa besar tingkat kemudahan fitur dan interface sehingga mudah dipahami oleh pengguna.
Sasaran strategis: 3
B.2 Indeks kepuasan pengguna terhadap aplikasi
Ukuran strategis ini digunakan untuk mengukur berapa besar tingkat kepuasan pengguna terhadap kinerja Microsoft Dynamics Navision 4.0 yang digunakan sekarang oleh perusahaan. Semakin banyak keluhan pengguna terhadap sistem Microsoft Dynamics Navision 4.0, maka hal itu menunjukkan kekurangpuasan pengguna terhadap kinerja sistem Microsoft Dynamics Navision 4.0.
Sasaran strategis: 3
B.3 Indeks dukungan ketersediaan aplikasi dan sistem sesuai kebutuhan
Ukuran strategis ini digunakan untuk mengukur berapa besar tingkat dukungan ketersediaan aplikasi dan sistem sesuai kebutuhan perusahaan sehingga dapat mendukung pencapaian misi dan visi perusahaan.
B.4 Persentase keamanan sistem
Ukuran strategis ini digunakan untuk mengukur berapa besar tingkat keamanan sistem Microsoft Dynamics Navision 4.0 (terhindar dari virus dan penyalahgunaan lain dari pihak yang tidak bertanggung jawab, kerahasiaan data).
Sasaran strategis: 100%
B. Peningkatan efektivitas kerja pengguna
C.1 Indeks peningkatan kecepatan waktu kerja setelah penerapan Microsoft Dynamics Navision 4.0
Ukuran strategis ini digunakan untuk mengukur berapa besar peningkatan kecepatan waktu kerja setelah penerapan Microsoft Dynamics Navision 4.0. Apakah dengan adanya Microsoft Dynamics Navision 4.0 para divisi yang menggunakan Microsoft Dynamics Navision 4.0 dapat mengerjakan tugasnya sesuai dengan rencana yang ditentukan.
Sasaran strategis: 4
C.2 Indeks akurasi dalam bekerja
Ukuran strategis ini digunakan untuk mengukur berapa besar tingkat pengurangan kesalahan pengguna secara manual
dalam bekerja dan apakah fungsi pada aplikasi sistem menghasilkan data yang akurat bagi pengguna.
Sasaran strategis: 4
3.7.2 Perspektif Keunggulan Operasional
Tujuan dan ukuran strategis dari perspektif keunggulan operasional adalah sebagai berikut :
A. Pengoperasian yang efisien
A.1 Indeks efisiensi dalam mengerjakan tugas
Ukuran strategis ini digunakan untuk mengukur berapa besar tingkat penghematan waktu, sumber daya, dan biaya setelah penerapan Microsoft Dynamics Navision 4.0.
Sasaran strategis: 3
A.2 Persentase pekerjaan yang selesai tepat waktu
Ukuran strategis ini digunakan untuk mengukur berapa besar tingkat pencapaian waktu pekerjaan user sesuai target yang ditentukan perusahaan dengan menggunakan Microsoft Dynamics Navision 4.0.
A.3 Response time aplikasi
Ukuran strategis ini digunakan untuk mengukur waktu tanggapan interaksi sistem dalam merespon user input. Semakin cepat waktu untuk menjalankan suatu tanggapan, maka akan menunjukkan semakin baik kinerja aplikasi Microsoft Dynamics Navision 4.0.
Sasaran strategis: Real time
B. Peningkatan kualitas pemeliharaan infrastruktur TI B.1 Rata-rata waktu yang digunakan untuk menjawab pertanyaan
pengguna.
Ukuran strategis ini digunakan untuk mengukur rata-rata waktu yang digunakan untuk menjawab pertanyaan pengguna, apakah pelayanan divisi TI (IT Help Desk) dalam hal penanganan masalah berjalan dengan baik. Semakin cepat waktu untuk menjawab pertanyaan pengguna tentang permasalahan TI , akan semakin baik infrastruktur TI yang ada.
Sasaran strategis: 30 menit (4 dari skala 4)
B.2 Rata-rata waktu perbaikan bila sistem jaringan mengalami down.
Ukuran strategis ini digunakan untuk mengukur apakah kualitas infrastruktur Microsoft Dynamics Navision 4.0 dalam hal
jaringan sudah baik dengan mengetahui berapa rata-rata waktu perbaikan bila sistem jaringan mengalami down.
Sasaran strategis: 30 menit (4 dari skala 4)
B.3 Aktivitas pemeliharaan peralatan sistem jaringan
Ukuran strategis ini digunakan untuk mengetahui bagaimana aktivitas pemeliharaan peralatan sistem jaringan, apakah aktivitas pemeliharaan itu dapat meningkatkan kualitas infrastruktur TI.
Sasaran strategis: 1 bulan 1 kali
B.4 Rata-rata waktu proses perbaikan hardware (PC)
Ukuran strategis ini digunakan untuk mengetahui lamanya waktu perbaikan hardware, dalam hal ini khususnya PC sehingga dapat meningkatkan kualitas infrastruktur TI.
Sasaran strategis: 1 hari
3.7.3 Perspektif Orientasi Masa Depan
Tujuan dan ukuran strategis dari perspektif orientasi masa depan adalah sebagai berikut :
A. Pelatihan pengguna
Ukuran strategis ini digunakan untuk mengukur berapa banyak pelatihan yang diberikan kepada pengguna dalam waktu 1 tahun. Pelatihan ini berguna supaya pengguna dapat menggunakan sistem Microsoft Dynamics Navision 4.0 dengan baik.
Sasaran strategis: 8 kali dalam 1 tahun
A.2 Indeks kualitas pelatihan pengguna
Ukuran strategis ini digunakan untuk berapa besar tingkat kualitas pelatihan yang diberikan kepada pengguna. Semakin baik kualitas pelatihannya, maka pengguna akan semakin mampu menggunakan Microsoft Dynamics Navision 4.0. Sehingga, kegiatan operasional Perusahaan pun akan semakin berjalan dengan baik.
Sasaran strategis: 3
B. Pelatihan staf TI
B.1 Rata-rata pelatihan staf TI dalam 1 tahun
Ukuran strategis ini digunakan untuk mengukur berapa banyak pelatihan yang diberikan kepada staf TI dalam 1 tahun. Pelatihan ini berguna supaya staf TI semakin mampu menangani masalah yang terjadi pada infrastruktur TI dan Microsoft Dynamics Navision 4.0 serta staf TI semakin mendapatkan pengetahuan tentang perkembangan teknologi informasi yang baru sehingga staf
TI mampu memenuhi kebutuhan perusahaan sekarang ini maupun di masa datang.
Sasaran strategis: 5 kali dalam 1 tahun
B.2 Indeks kualitas pelatihan staf TI
Ukuran strategis ini digunakan untuk berapa besar tingkat kualitas pelatihan yang diberikan kepada staf TI. Semakin baik kualitas pelatihannya, maka staf TI akan semakin mampu menangani masalah yang terjadi pada infrastruktur TI dan Microsoft Dynamics Navision 4.0 dan keahlian staf TI pun semakin meningkat.
Sasaran strategis: 3
C. Melakukan pengembangan terhadap sistem dan infrastruktur TI
C.1 Tingkat seberapa sering perusahaan melakukan pengembangan terhadap infrastruktur TI.
Ukuran strategis ini digunakan untuk mengukur berapa kali perusahaan melakukan pengembangan terhadap infrastruktur TI. Semakin sering perusahaan melakukan pengembangan terhadap infrastruktur TI, maka kinerja infrastruktur TI semakin baik. Bertujuan agar teknologi yang digunakan perusahaan terus mengikuti perkembangan teknologi yang ada.
3.7.4 Perspektif Kontribusi Perusahaan
Tujuan dan ukuran strategis dari perspektif kontribusi perusahaan adalah sebagai berikut:
A. Kontrol biaya TI
A.1 Anggaran biaya TI yang terpakai
Ukuran strategis ini digunakan untuk menunjukkan apakah anggaran TI yang terpakai sesuai dengan anggaran yang disediakan perusahaan.
Sasaran strategis: 80%-100%
A.2 Perbandingan anggaran TI terhadap anggaran perusahaan
Ukuran strategis ini digunakan untuk menunjukkan berapa besar anggaran TI terhadap keseluruhan anggaran perusahaan.
Sasaran strategis: 20%
B. Nilai bisnis proyek TI yang baru B.1 Payback Period
Ukuran strategis ini digunakan untuk menunjukkan lamanya tingkat pengembalian investasi perusahaan terhadap sistem Microsoft Dynamics Navision 4.0.
B.2 Persentase peningkatan dari penjualan produk setelah menggunakan Microsoft Dynamics Navision 4.0.
Ukuran strategis ini digunakan untuk mengukur berapa besar peningkatan dari penjualan produk setelah menggunakan Microsoft Dynamics Navision 4.0. Apakah penjualannya spektakuler atau hanya dalam tingkat penjualan yang biasa saja.
Sasaran strategis: 100%
3.8 Instrumen Pengukuran
Perolehan informasi untuk pengukuran IT Balanced Scorecard dilakukan dengan 3 instrumen pengukuran, yaitu wawancara, data, dan kuesioner. Tabel 3.7 berikut ini menunjukkan cara perolehan informasi :
Tabel 3.7 Instrumen Pengukuran Ukuran Strategis
INDIKATOR INSTRUMEN
PENGUKURAN
PERSPEKTIF ORIENTASI PENGGUNA W D K
A. Keterlibatan pengguna
A.1 Indeks keterlibatan dalam penentuan kebutuhan terhadap pengembangan aplikasi yang sesuai standar perusahaan
X
B. Peningkatan kepuasan pengguna
B.1 Indeks kemudahan penggunaan aplikasi X
B.2 Indeks kepuasan pengguna terhadap aplikasi X X B.3 Indeks dukungan ketersediaan aplikasi dan sistem
(sesuai kebutuhan)
X
B.4 Persentase keamanan sistem X
C. Peningkatan Efektivitas Kerja Pengguna
C.1 Indeks peningkatan kecepatan waktu kerja setelah penerapan Microsoft Dynamics Navision 4.0
X
PERSPEKTIF KEUNGGULAN OPERASIONAL W D K A. Pengoperasian yang efisien
A.1 Indeks efisiensi dalam mengerjakan tugas X A.2 Persentase pekerjaan yang selesai tepat waktu X
A.3 Response time aplikasi X
B. Peningkatan kualitas pemeliharaan infrastruktur TI
B.1 Rata-rata waktu yang digunakan untuk menjawab pertanyaan pengguna.
X X B.2 Rata-rata waktu perbaikan bila sistem jaringan
mengalami down.
X B.3 Aktivitas pemeliharaan peralatan sistem jaringan X
B.4 Rata-rata waktu proses perbaikan hardware (PC) X
PERSPEKTIF ORIENTASI MASA DEPAN W D K
A. Pelatihan pengguna
A.1 Rata-rata pelatihan pengguna dalam 1 tahun X
A.2 Indeks kualitas pelatihan pengguna X
B. Pelatihan staf TI
B.1 Rata-rata pelatihan staf TI dalam 1 tahun X
B.2 Indeks kualitas pelatihan staf TI X
C. Melakukan pengembangan terhadap sistem dan infrastruktur TI
C.1Tingkat seberapa sering perusahaan melakukan pengembangan terhadap infrastruktur TI.
X
PERSPEKTIF KONTRIBUSI PERUSAHAAN W D K
A. Kontrol biaya TI
A.1 Anggaran biaya TI X
A.2Perbandingan anggaran TI terhadap anggaran perusahaan
X B. Nilai bisnis proyek TI yang baru
B.1 Payback Period X
B.2 Persentase peningkatan dari penjualan produk setelah menggunakan Microsoft Dynamics Navision 4.0
X
Keterangan instrumen pengukuran: W= Wawancara
D= Data K= Kuesioner
Populasi yang dipilih sebagai target responden adalah pengguna Microsoft Dynamics Navision 4.0 pada modul Purchase & Payables, Inventory Management, dan Sales and Receivables, yang berjumlah 105 orang. Teknik yang digunakan untuk pengambilan sampel adalah cluster sampling. Menggunakan teknik ini karena obyek yang akan diteliti atau dapat disebut juga sumber data (pengguna Microsoft Dynamics Navision 4.0) banyak dan terbagi dalam berbagai divisi.
Penjelasan metode pengambilan sampel:
Pada tahap 1 akan diambil secara acak 4 dari 11 divisi yang ada di PT. GHI. Divisi-divisinya yang diambil secara acak itu, yaitu:
1. Divisi Commerce 2. Divisi Export Import 3. Divisi Warehouse 4. Divisi Kartu
Berikutnya, pada tahap 2 akan diambil lagi sampel individu secara purposive sampling. Purposive sampling adalah teknik penentuan sampel dengan pertimbangan tertentu. Misalnya, akan melakukan penelitian tentang kualitas makanan, maka sampelnya adalah orang yang ahli makanan. Sampel ini lebih cocok digunakan untuk penelitian kualitatif, atau penelitian-penelitian yang tidak melakukan generalisasi.
Sampel akan diambil dengan jumlah n = 20 dan juga diambil sampel dari Divisi TI sebanyak 20 untuk mengukur kualitas pelatihan staf TI karena jumlah sampel individu berjumlah 20 ini dianggap telah mewakili populasi yang ada. Hal ini dikarenakan individu yang dijadikan sampel adalah ahli-ahli dari berbagai divisi yang ada di PT. GHI.
