UNIVERSITAS NEGERI SURABAYA
FAKULTAS MIPA
Kampus Ketintang Surabaya - 60231 Telp. (031) 8296427 Fax (031) 8296427
Web site: www.fmipa.unesa.ac.id
PROSEDUR MUTU
AUDIT MUTU INTERNAL
No. PM/03/MR/FMIPA-UNESANomor Revisi : 02
Tanggal Terbit : 15 Agustus 2017
Disusun oleh: Disetujui oleh:
Nama Dr. Fida Rachmadiarti, M.Kes. Nama Prof. Dr. Suyono, M.Pd. Jabatan Ketua Gugus Penjaminan Mutu Jabatan Dekan FMIPA Unesa
Hanya salinan terkendali yang mendapatkan perbaikan, jika ada perubahan dokumen
1. TUJUAN
Prosedur mutu ini digunakan sebagai media untuk menilai efektivitas dari implementasi sistem manajemen mutu serta kesesuaiannya mencapai sasaran mutu yang telah direncanakan.
2. RUANG LINGKUP
Prosedur ini mengatur tata cara Audit Mutu Internal mulai dari perencanaan audit hingga tindak lanjut audit, sebagai bahan Tinjauan Manajemen dan koreksi terus-menerus pada Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam Unesa.
3. REFERENSI
Persyaratan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015 klausul 9.2
4. DEFINISI
4.1. Auditor adalah orang yang melakukan kegiatan audit. 4.2. Auditee adalah orang atau pihak yang diaudit.
4.3. Kriteria audit adalah Undang-undang, perundang-undangan, kebijakan, prosedur, standar atau persyaratan lain yang digunakan sebagai rujukan.
4.4. Bukti audit adalah rekaman pernyataan fakta atau informasi lain yang relevan dengan kriteria audit dan dapat diverifikasi.
4.5. Temuan audit adalah hasil penilaian terhadap bukti audit dan kesesuaiannya dengan kriteria audit, yang terdiri atas temuan positif, peluang untuk perbaikan, observasi, ketidaksesuaian minor dan ketidaksesuaian mayor.
4.6. Tindakan koreksi adalah segala tindakan untuk menghilangkan penyebab ketidaksesuaian yang ditemukan agar tidak terjadi kembali.
4.7. Verifikasi temuan audit adalah proses pemeriksaan untuk memastikan bahwa bukti audit yang disediakan telah memenuhi persyaratan.
4.8. Bukti objektif (objective evidence) adalah segala informasi kualitatif atau kuantitatif, catatan atau pernyataan yang mendukung/membuktikan adanya kebenaran sesuatu atau dapat diverifikasi.
5. KETENTUAN UMUM
5.1. Kepala auditor (lead auditor) bertanggung jawab dalam hal: 5.1.1 Kelancaran seluruh tahapan audit.
5.1.2 Membantu Management Representative untuk pemilihan Tim Audit Mutu Internal.
5.1.3 Menyiapkan rencana audit.
5.1.4 Mewakili Tim Audit selama pelaksanaan audit.
5.1.5 Melakukan validasi temuan, setelah dilakukan validasi oleh auditor.
5.1.6 Menyampaikan Laporan Pelaksanaan Audit Mutu Internal kepada Management Representative.
5.1.7 Kepala Auditor adalah personil di FMIPA Unesa yang memiliki kapabilitas dan kemampuan untuk melakukan kegiatan audit.
5.2. Auditor bertanggung jawab dalam hal:
5.2.1 Mengomunikasikan dan menjelaskan persyaratan audit. 5.2.2 Mendokumentasikan hasil temuan dan pengamatan. 5.2.3 Pelaporan hasil pelaksanaan audit
5.2.4 Melakukan verifikasi temuan pada Auditee sesuai dengan waktu yang disepakati.
5.3. Auditee, bertanggung jawab dalam:
5.3.1 Menyiapkan personil terkait untuk memberikan informasi mengenai lingkup yang diaudit.
5.3.2 Menunjuk staf yang bertanggung jawab untuk mendampingi Tim Auditor selama pelaksanaan audit.
5.3.3 Menyediakan sumberdaya yang diperlukan oleh Tim Auditor agar audit dapat berjalan efektif dan efisien.
5.3.4 Menyediakan fasilitas dan bahan bukti yang diminta Auditor.
5.3.5 Menentukan dan memprakarsai tindakan perbaikan berdasarkan laporan audit.
5.3.6 Pemilihan auditor dan pelaksanaan audit harus memperhatikan objektivitas dan independensi (tidak menjadi bagian dari proses yang diaudit). Auditor tidak boleh mengaudit pekerjaan unit kerjanya sendiri.
5.3.7 Audit dilaksanakan oleh Tim Audit Mutu Internal yang sedikitnya berjumlah dua orang, satu orang sebagai Kepala Auditor dan selebihnya sebagai anggota. Dalam hal tujuan untuk pelatihan atau kaderisasi dapat disertakan personil tambahan sebagai Peninjau.
5.4. Audit Mutu Internal dilakukan sedikitnya 2 (dua) kali dalam setahun.
5.5. Frekuensi pelaksanaan Audit Mutu Internal ditentukan berdasarkan pertimbangan-pertimbangan berikut:
5.5.1 Tingginya atau kecenderungan meningkatnya ketidaksesuaian untuk hal-hal yang sejenis.
5.5.2 Akibat pengaduan dari pelanggan.
5.5.3 Perubahan yang signifikan dalam manajemen, organisasi, kebijakan, teknik, atau teknologi yang dapat mempengaruhi sistem mutu.
5.5.4 Hasil pelaksanaan Audit Mutu Internal sebelumnya.
5.6. Temuan selama pelaksanaan Audit Mutu Internal terbagi atas empat jenis temuan audit, yaitu temuan positif, observasi (observation), ketidaksesuaian minor (non significant nonconformity), dan ketidaksesuaian mayor (significant nonconformity). 5.6.1 Temuan positif adalah suatu kondisi dari pelaksanaan manajemen mutu pada suatu unit telah diterapkan dengan baik dan dapat menjadi contoh bagi unit lain.
5.6.2 Observasi adalah suatu kondisi yang tidak melanggar elemen dari sistem manajemen mutu yang telah ditetapkan, dan bersifat saran untuk peningkatan mutu atau berpeluang untuk perbaikan.
5.6.3 Ketidaksesuaian minor adalah kondisi saat ketidaksesuaian yang terjadi tidak berdampak serius terhadap mutu atau sistem mutu.
5.6.4 Ketidaksesuaian mayor adalah kondisi saat ketidaksesuaian yang terjadi berdampak serius terhadap pencapaian mutu atau efektifitas sistem mutu. 5.7. Verifikasi temuan dilakukan oleh auditor pada waktu yang telah disepakati dan
setelah dilakukan verifikasi oleh lead auditor.
6. URAIAN PROSEDUR
6.1. Perencanaan Audit
6.1.1. Management Representative (MR) membuat program Audit tahunan yang tertuang dalam Program Audit Mutu Internal dan disetujui oleh Dekan FMIPA Unesa.
6.1.2. Pelaksanaan Audit Mutu Internal diluar Program Audit Mutu Internal yang telah dijadwalkan harus mendapat persetujuan dari Dekan FMIPA Unesa. 6.2. Persiapan Audit Mutu Internal
6.2.1. Berdasarkan program Audit Mutu Internal atau kepentingan lain yang menyebabkan perlu dilaksanakannya Audit Mutu Internal, maka MR menindaklanjuti dengan membuat Surat Perintah Kerja (SPK) Audit Mutu Internal, yang disetujui oleh Dekan FMIPA Unesa, sebagai dasar penugasan Tim Audit dalam melaksanakan Audit Mutu Internal.
6.2.2. Kepala Auditor membuat Rencana Pelaksanaan Audit Mutu Internal sesuai dengan lingkup audit mutu internal yang akan dilakukan, yang telah disetujui oleh Dekan FMIPA Unesa, untuk selanjutnya didistribusikan kepada masing-masing Auditor serta Auditee.
6.2.3. Untuk memudahkan Auditor dalam melaksanakan audit, mendokumentasikan dan melaporkan hasil audit, Auditor perlu dilengkapi dengan dokumen kerja yang meliputi:
6.2.3.1 Audit checklist dipersiapkan dengan mengacu pada hal-hal berikut: 6.2.3.1.1 Aktifitas apa yang akan dicek/diverifikasi
6.2.3.1.2 Tujuan pelaksanaan aktivitas (kesesuaian dengan target, kebijakan, atau prosedural)
6.2.3.1.3 Informasi yang dibutuhkan terkait dengan pelaksanaan aktifitas yang diobservasi
6.2.3.1.4 Tenggat waktu pelaporan kinerja dan penyelesaian aktifitas sesuai target
6.2.3.1.5 Seseorang yang bertanggungjawab atas pelaksanaan suatu aktifitas dan penanggungjawab tindak lanjut ketercapaian target
6.2.3.1.6 Bagaimana aturan main pelaksanaan, pemantauan dan pengukuran keberhasilan aktifitas tersebut
6.2.3.2 Form Pencatatan Ketidaksesuaian
6.2.4. Temuan Audit Mutu Internal. MR mengundang Pimpinan FMIPA Unesa, Pimpinan Jurusan dan Prodi, Ketua Laboratorium, Kepala Bagian Tata Usaha, Kepala Sub Bagian Tata Usaha serta staf yang terkait untuk menghadiri Rapat Pembukaan Audit Mutu Internal.
6.3. Pelaksanaan Audit Mutu Internal
6.3.1. Rapat Pembukaan Audit Mutu Internal
6.3.1.1. MR berasma-sama dengan Lead Auditor memperkenal Tim Audit yang akan melaksanakan audit.
6.3.1.2. MR bersama-sama dengan Lead Auditor menjelaskan ruang lingkup, tujuan, dan rencana audit.
6.3.1.3. Lead Auditor menjelaskan metode yang digunakan sebagai dasar penilaian dalam pelaksanaan audit.
6.3.1.4. Mengkonfirmasikan bahwa sumber daya dan fasilitas yang dibutuhkan oleh tim audit telah tersedia.
6.3.1.5. Mengkonfirmasikan waktu dan tanggal pertemuan penutup 6.3.1.6. Menjelaskan setiap rincian audit yang tidak jelas.
6.3.2. Kegiatan Audit Mutu Internal
6.3.2.1. Dalam melaksanakan Audit Mutu Internal, Audit Checklist dapat digunakan sebagai alat bantu untuk mengakomodasi pertanyaan-pertanyaan yang akan diajukan pada Auditee.
6.3.2.2. Apabila didalam pelaksanaan Audit Mutu Internal ditemukan bukti obyektif (objective evidence) terjadinya temuan, baik temuan postif ataupun ketidaksesuaian, maka temuan tersebut dikonfirmasikan kepada auditee, kemudian dituangkan dalam form
Temuan Audit Mutu Internal.
6.3.2.3. Auditor menguraikan temuan tersebut pada bagian Uraian Ketidaksesuaian dalam form Temuan Audit Mutu Internal dan mendapatkan kesepakatan dengan auditee mengenai tanggal penyelesaian tindakan koreksi.
6.3.2.4. Lead Auditor melalui MR mengundang Pimpinan FMIPA Unesa, Pimpinan Jurusan dan Prodi, Ketua Laboratorium, Kepala Bagian Tata Usaha, Kepala Sub Bagian Tata Usaha serta staff yang terkait untuk menghadiri Rapat Penutupan Audit Mutu Internal.
6.3.3. Pelaksanaan Rapat Penutupan Audit Mutu Internal
6.3.3.1. MR dan Tim Audit mengucapkan terima kasih atas partisipasi auditee selama pelaksanaan audit mutu internal.
6.3.3.2. Lead Auditor menjelaskan temuan-temuan yang didapatkan selama pelaksanaan audit.
6.3.3.3. Lead Auditor mengumumkan target penyelesaian tindakan koreksi untuk temuan ketidaksesuaian yang telah disepakati oleh auditee. 6.3.3.4. Lead Auditor menyerahkan Temuan Audit Mutu Internal yang
memuat uraian ketidaksesuaian ysng terjadi dan kesepakatan tanggal penyelesaian tindakan koreksi pada bagian/unit terkait. 6.3.3.5. Lead Auditor mempresentasikan kesimpulan tim audit berkaitan
dengan keefektifan system manajemen mutu dalam menjamin pencapaian sasaran mutu yang telah ditetapkan.
6.3.3.6. Auditee dan Auditor menandatangani Temuan Audit Mutu Internal sebagai bukti bahwa tindakan koreksi untuk menghilangkan penyebab ketidaksesuaian, telah selesai dilaksanakan dengan baik.
6.4. Pasca Audit Mutu Internal
6.4.1. Dari Temuan Audit Mutu Internal yang telah diserahkan oleh Lead Auditor kepada MR, tim Gugus Penjaminan Mutu mengisi Log Status Tindakan Koreksi/Pencegahan
6.4.2. Bila penyelesaian tindakan koreksi belum dilaksanakan hingga melewati target rencana penyelesaian tindakan koreksi tersebut, maka MR akan mengeluarkan Surat Peringatan.
6.4.3. Auditor melakukan verivikasi paling cepat 5 (lima) hari kerja, setelah tindakan koreksi tersebut selesai dilaksanakan untuk menilai efektifitas tindakan koreksi yang telah dilakukan.
6.4.4. Lead Auditor melakukan validasi setelah dilakukan verivikasi oleh Auditor pada masing-masing unit kerja.
6.4.5. Realisasi penyelesaian tindakan koreksi pada Audit Internal, verivikasi dan hal-hal lainnya dipantau melalui Log Status Tindakan Koreksi.
6.4.6. Temuan Audit Mutu Internal dan Log Status Tindakan Koreksi setelah selesai diisi dengan lengkap, disimpan dan dipelihara di Gugus Penjaminan Mutu (GPM).
6.4.7. Hasil Audit Mutu Internal akan dibahas dalam Rapat Tinjauan Manajemen yang dilaksanakan sesuai dengan Prosedur Mutu Rapat Tinjauan Manajemen.
7. LAMPIRAN
7.1. Program Audit Mutu Internal Tahunan (FM/01/MR/03/FMIPA-Unesa) 7.2. Rencana Pelaksanaan Audit Mutu Internal (FM/02/MR/03/FMIPA-Unesa) 7.3. Audit Checklist (FM/03/MR/03/FMIPA-Unesa)
7.4. Temuan Audit Mutu Internal (FM/04/MR/03/FMIPA-Unesa) 7.5. Log Status Audit (FM/05/MR/03/FMIPA-Unesa)
7.6. Contoh rincian waktu pelaksanaan AMI 7.7. Contoh SPK AMI
