BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
Ketika suatu organisasi akan diproyeksikan dan dikembangkan dengan harapan agar organisasi tersebut mempunyai eksistensi dan conpetitive advantage yang baik, maka perencanaan strategis terhadap seluruh aspek organisasi, produk dan sistem dalam organisasi tersebut harus terdefinisi dan terdokumentasi dengan baik, melibatkan seluruh elemem organisasi serta komitmen manajemen yang konsisten.
Enterprise Architecture Planning selanjutnya disebut EAP, merupakan suatu metode yang digunakan untuk membangun sebuah arsitektur informasi. Menurut Steven H. Spewak, Enterprise Architecture Planning atau EAP adalah suatu metode pendekatan perencanaan kualitas data yang berorientasi pada kebutuhan bisnis serta bagaimana cara implementasi dari arsitektur tersebut dilakukan sedemikian rupa dalam usaha untuk mendukung perputaran roda bisnis dan pencapaian isi sistem informasi dan organisasi.
Enterprise Architecture Planning (EAP) merupakan suatu metode yang digunakan untuk merencanakan secara strategis suatu organisasi dari aspek sistem. Berikut ini adalah definisi-definisi umum yang berkaitan dengan EAP dalam pembahasan tesis ini.
2.1. Arsitektur Enterprise
Enterprise architecture atau lebih dikenal dengan arsitektur enterprise adalah deskripsi dari misi stakeholder yang didalamnya termasuk informasi, fungsionalitas/kegunaan, lokasi organisasi dan parameter kinerja. Arsitektur
enterprise mengambarkan rencana untuk mengembangkan sebuah sistem atau sekumpulan sistem (Osvalds, 2001).
Arsitektur enterprise merupakan wujud kegiatan yang memungkinkan organisasi membangun fondasi yang diperlukan untuk kelangsungan hidup organisasi serta untuk menghadapi tantangan bisnis pada saat ini dan masa yang akan datang.
Seperti yang dikatakan John Zachman (Zachman, 2000) bahwa Enterprise Architecture sudah bukan lagi menjadi suatu pilihan tetapi sudah menjadi suatu kewajiban. Enterprise Architecture adalah suatu praktek manajemen pembangunan sistem untuk mencapai tujuan kenerjanya (Grounlund, 2009).
Arsitektur enterprise mengidentifikasi komponen utama dari suatu organisasi dan bagaimana komponen di dalam sistem berfungsi secara bersama-sama untuk mencapai tujuan bisnis yang didefinisikan. Komponen-komponen ini terdiri dari sumbar daya manusia, proses bisnis, teknologi, financial dan sumber daya lainnya.
Arsitektur adalah seni atau praktek merancang dan membangun suatu struktur atau peta. Sedangkan menurut IEEE 2000, arsitektur merupakan prinsip organisasi dari suatu enterprise (atau sistem) yang meliputi komponen-komponen, hubungan satu sama lain, hubungan dengan lingkungan serta panduan pokok pada perancangan dan evolusinya. Enterprise adalah suatu organisasi yang menggunakan teknologi informasi untuk melaksanakan misinya.
Defenisi dari Arsitektur Enterprise (Enterprise Architecture)antara lain sebagai berikut :
1. Enterprise Architecture adalah sebuah pendefinisian sistem bisnis dengan lingkungan bisnis yang seharusnya dan dapat juga berupa rancangan untuk mengelola dan mengoperasikan setiap komponen bisnis (misalnya : kebijakan, operasional, infrastruktur dan informasi).
2. Enterprise Architecture adalah suatu enterprise-wide, mengintegrasikan kerangka kerja yang menyertakan : arsitektur bisnis (strategi, pengaturan, organisasi, proses), arsitektur data/informasi, arsitektur alokasi (sistem) dan
3. Enterprise Architecture adalah sebuah mekanisme untuk memastikan sumber daya teknologi informasi suatu organisasi dapat sejalan dengan strategi dari organisasi tersebut.
4. Deskripsi dari misi para stakeholder yang terdiri dari informasi, fungsi, lokasi, organisasi dan parameter pelaksanaan. Arsitektur enterprise menggambarkan rencana untuk pembangunan sebuah sistem atau kumpulan sistem.
5. Arsitektur enterprise merupakan suatu pendekatan logis, yang komperehensif dan holistic untuk merancang dan mengimplementasikan sistem dan komponen sistem yang bersama-sama meliputi suatu infrastruktur manajemen informasi/teknologi informasi. Arsitektur data (informasi), arsitektur teknologi dan arsitektur aplikasi.
Berdasarkan definisi-definis tersebut maka lingkungan dari Enterprise Architecture adalah sebagai berikut :
A. Ruang Lingkup
1. Level organisasi (Perusahaan, divisi dan sebagainya) 2. Level abstraksi (sistem)
B. Organisasi
1. Misi (kebijakan, operasional, infrastruktur dan informasi) 2. Sumber daya organisasi
3. Keterhubungan (relationship dengan stakeholder organisasi)
C. Kebutuhan (fungsional, sekuritas, performance, kemampuan pemeliharaan/maintenability, kemampuan adaptasi/adaptable,
kegunaan/usability).
D. Kemampuan staf dan fungsionalnya E. Lingkungan sistem
1. Komponen (hardware, software, brainware) 2. Penghubung/interface (media penghubung) 3. Prinsip-prinsip organisasi
Enterprise Architecture juga merupakan salah satu disiplin ilmu dalam teknologi informasi memiliki definisi sebagai berikut :
1. Sebuah mekanisme untuk menjamin sumber daya informasi teknologi dari perusahaan/organisasi agar berada pada jalur strategi (Doherty, 1999).
2. Tool untuk membantu eksekutif berpikir tentang organisasi secara menyeluruh dan untuk membantu dalam pengambilan keputusan (Paul,2004).
3. Deskripsi misi para stakeholder mencangkup parameter informasi, fungsionalitas/kegunaan, lokasi, organisasi dan kinerja. Arsitektur enterprise
menjelaskan rencana untuk membangun sistem atau sekumpulan sistem (Osvalds, 2001)
Selain itu istilah arsitektur enterprise meliputi fasilitas fisik, layanan dan manajemen yang mendukung semua sumber daya informasi di suatu organisasi yang diharapkan dapat meningkatkan pengembalian investasi, serta menciptakan suatu framework untuk pengambilan keputusan masa kini dan mendatang.
2.2. Metodologi Arsitektur Enterprise
Metodologi adalah kumpulan metode untuk menguraikan bagaimana suatu kumpulan aktivitas dilaksanakan. Umumnya metodologi terdiri dari prosedur, teknik dan disiplin tertentu. Dalam beberapa dekade terakhir metodologi untuk menyusun rencana arsitektur enterprise masih kurang, pendekatan yang dibuat hanyalah mencakup aspek data (informasi) atau proses (bisnis), tidak mencakup aspek lain dari arsitektur enterpsrise yaitu arsitektur teknologi dan aplikasi Untuk menentukan ruang lingkup, batasan dan content suatu arsitektur enterprise dapat menggunakan suatu framework. Framework adalah suatu struktur logis yang dapat diperluas untuk menggolongkan dan mengorganisasikan satu set konsep, metode, teknologi dan perubahan pada suatu perancangan atau proses pengolahan.
Beberapa framework yang popular diantaranya adalah model Zachman, model Gartner Group dan model Index. Setiap model framework mendefinisikan
Salah satu pendekatan yang mencakup seluruh komponen arsitektur
enterprise adalah metodologi Enterprise Architecture Planning (EAP) yang mempunyai beberapa tahapan kegiatan yang dikelompokkan ke dalam empat lapisan. EAP menggunakan model framework Zachman dan mengadopsi perencanaan sistem informasi tradisional seperti Business System Planning (BSP).
2.3. Enterprise Architecture Planning (EAP)
Enterprise Architecture Planning selanjutnya disebut EAP, merupakan suatu metode yang digunakan untuk membangun sebuah arsitektur informasi. Menurut Steven H. Spewak, Enterprise Architecture Planning atau EAP adalah suatu metode pendekatan perencanaan kualitas data yang berorientasi pada kebutuhan bisnis serta bagaimana cara implementasi dari arsitektur tersebut dilakukan sedemikian rupa dalam usaha untuk mendukung perputaran roda bisnis dan pencapaian isi sistem informasi dan organisasi.
Pada dasarnya EAP bukan merancang bisnis dan arsitekturnya, tetapi mendefinisikan kebutuhan bisnis dan arsitekturnya. Dalam EAP, arsitektur menjelaskan mengenai data, aplikasi dan teknologi yang dibutuhkan untuk mendukung bisnis organisasi. Untuk hal tersebut tadi, Steven H Spewak menyatakan bahwa pemakaian istilah arsitektur terdiri dari arsitektur data, arsitektur aplikasi, dan arsitektur teknologi. Arsitektur disini dimaksudkan layaknya cetak biru, penggambaran, atau model.
Seluruh arsitektur tersebut, dibutuhkan untuk mendukung bisnis yang diselenggarakan oleh enterprise. Kata "mendefinisikan" menurut pengertian Spewak adalah mendefinisikan bisnis dan mendefinisikan arsitektur. Jadi EAP bukan suatu perancangan tetapi pendefinisian. Sedangkan kata "rencana" secara umum adalah membicarakan tentang definisi arsitektur apa yang dibutuhkan, dukungan diartikan sebagai kapan arsitektur tersebut akan diimplementasikan.
Komponen dari metodologi EAP menurut Spewak menggunakan dasar dua lapisan (layer) dari kerangka kerja John Zachman yaitu tahap tinjauan Ballpark dan tinjauan Owner’s Hasil EAP adalah cetak biru tingkat tinggi untuk data,
aplikasi dan teknologi untuk keseluruhan enterprise yang akan digunakan pada proses perancangan dan penerapan selanjutnya.
Struktur EAP ditunjukkan dalam suatu gambaran komponen yang dikelompokkan menjadi empat lapisan (layer) seperti pada Gambar 2.3 . Masing-masing blok merepresentasikan suatu tahap proses yang berfokus pada bagaimana cara mendefinisikan arsitektur terpadu dan rencana pengembangannya.
Gambar 2.1. Komponen Lapisan EAP (Spewak..at, 1992)
Setiap lapisan juga mencerminkan urutan dan cara kegiatan dilakukan. Penjelasan komponen EAP pada Gambar 2.1. adalah sebagai berikut :
1. Lapisan 1 (Posisi mulainya)
Inisiasi perencanaan : mempersiapkan pelaksanaan proyek EAP (seperti : membuat rencana kerja, memastikan komitmen manajemen dan lain-lain). 2. Lapisan 2 (Posisi sekarang)
a. Pemodelan bisnis : menghimpun pengetahuan mengenai bisnis dan informasi yang digunakan dalam melangsungkan bisnis.
b. Sistem dan teknologi saat ini : menetukan sistem dan teknologi yang ada saat ini sebagai dasar untuk rencana migrasi jangka panjang.
3. Lapisan 3 (Posisi yang diinginkan dimasa mendatang)
a. Arsitektur data : menentukan jenis data utama yang dibutuhkan untuk melangsungkan bisnis. Inisiasi Perencanan Pemodelan Proses Bisnis Sistem dan Teknologi Saat ini
Arsitektur data Arsitektur Apliksi Arsitektur Teknologi Rencana Implementasi Lapisan 1 Lapisan 2 Lapisan 3 Lapisan 4
b. Arsitektur aplikasi : menentukan jenis aplikasi utama yang dibutuhkan untuk mengelola data dan mendukung fungsi bisnis.
c. Arsitektur teknologi : menentukan platform teknologi yang dibutuhkan untuk menyediakan lingkungan aplikasi yang mengelola data dan mendukung fungsi bisnis.
Tanda panah pada layer ini memiliki arti bahwa ketiga arsitektur ini ditentukan secara berurutan dimulai dari arsitektur data, kemudian arsitektur aplikasi dan terakhir arsitektur teknologi.
4. Lapisan 4 (Bagaimana cara mencapainya)
Rencana penerapan : menentukan tahapan penerapan aplikasi, jadwal penerapan, dan mengajukan jalur yang jelas untuk bermigrasi dari posisi saat ini ke posisi yang diingikan di masa mendatang.
Manfaat yang diperoleh dari penerapan EAP adalah :
1. Manfaat yang seharusnya diperoleh sebagai hasil langsung dari EAP. Beberapa manfaat yang dimaksud ini misalnya :
a. Fokus ke penggunaan strategis dari teknologi untuk mengelola data sebagai aset.
b. Proses dokumentasi meningkatkan pemahaman mengenai bisnis. c. Integrasi sistem saat ini dengan sistem baru.
2. Manfaat yang diperoleh dengan memiliki sistem terintegrasi yang direncanakan dengan baik. Beberapa manfaat yang dimaksud misalnya :
a. Mengurangi biaya pemasukan data
b. End User memiliki akses langsung ke shared data.
c. Mempermudah evaluasi dan pemilihan paket perangkat lunak dari vendor. 3. Dokumen yang dihasilkan lengkap.
Berikut ini akan dibahas seluruh lapisan EAP sesuai dengan tahapan yang dikerjakan dalam pembahasan tesis ini.
2.3.1. Inisiasi Perencanaan
Sesuai dengan matriks langkah pengerjaan EAP diatas, maka tahapan awal yang harus dikerjakan adalah melakukan inisiasi perencanaan, dengan harapan agar proses pembangunan model arsitektur ini dapat terarah dengan sangat baik. Hal ini dilakukan karena pada tahap inilah ditentukannya apa yang akan dilakukan dan apa yang akan digunakan pada tahapan pengerjaan berikut.
Menurut Steven H Spewak, tahapan awal ini menjadi penting, terutama karena pada tahapan inilah ruang lingkup dan perencanaan kegiatan atau rencana kerja didefinisikan. Faktor lain yang menjadi penting adalah, justru pada tahapan inilah dukungan dan komitmen dari unsur manajemen dibutuhkan, yang tidak hanya dalam bentuk verbal, tetapi juga berpengaruh pada personil, anggaran dan waktu.
Ada tujuh langkah yang dimiliki oleh fase ini yaitu : 1. Penentuan ruang lingkup dan sasaran EAP
Tujuan adalah hal yang harus ditentukan dari awal karena tujuanlah yang akan menjadi penuntun arah, dan agar manajemen serta semua unsur yang akan terlibat mengerti persis apa peran dan kontribusi yang harus dilakukan dan yang harus dihasilkan pada tahap ini, yaitu :
a. Ruang lingkup organisasi dan penentuan participant/komponen organisasi yang akan terlibat.
b. Pernyataan tujuan yang akan diselesaikan.
Penentuan ruang lingkup dan sasaran yang ingin dicapai dengan EAP dapat dilakukan dengan menggunakan analisis kondisi internal terhadap enterprise
atau organisasi.
Definisi analisis internal, merupakan suatu analisis untuk mengukur kemampuan internal relatif dengan posisi industri dan pencapaian visi dan misi organisasi. Analisis internal memberikan gambaran mengenai kondisi lingkungan yang digunakan sebagai dasar acuan perencanaan. Analisis internal meliputi kondisi bisnis organisasi (struktur bisnis, iklim organisasi) serta kondisi sistem informasi dan teknologi yang digunakan organisasi.
Maksud dilakukan analisis terhadap lingkungan internal adalah untuk menilai posisi saat ini dari organisasi secara relatif dengan kondisi ideal dari visi, misi organisasi sebagai bagian dari pemetaan perencanaan. Analisis internal merupakan bentuk dari evaluasi manajerial pada level atas, menengah dan operasional dari organisasi.
2. Pembuatan visi (pertemuan dengan manajemen)
Tahap ini adalah tahapan dimana lingkungan organisasi dianalisis, sehingga kita dapat mengetahui visi organisasi dari pihak manajemen. Berdasarkan pemahaman tersebut inilah yang akan digunakan untuk mendefinisikan tujuan dan sistem informasi yang akan dibuatkan arsitekturnya sedemikian rupa untuk mendukung kegiatan bisnis organisasi.
3. Penyesuaian metodologi
EAP adalah sebuah metodologi, dengan demikian maka pada tahap ini semua yang akan direncanakan harus berpedoman kepada pengerjaan yang EAP
sarankan.
4. Penataan sumber daya komputer
Pada tahapan ini, EAP meminta agar organisasi mampu merekondisikan semua sumber daya komputer dan data/informasi yang terlibat sedemikian rupa agar siap pakai.
5. Pembentukan tim perencanaan
Menyusun kerangka tim yang baik bisa jadi merupakan hal yang paling penting pada fase inisiasi perencanaan ini, karena akan sangat berpengaruh pada kualitas hasil dari EAP nantinya.
6. Persiapan perencanaan kerja EAP
Perencanaan kerja sangat penting karena akan menjadi acuan bagi semua aktifitas team.
7. Pengkonfirmasian komitmen manajemen dan pembiayaan
Langkah terakhir ini diperlukan agar semua unsur organisasi termasuk manajemen, dapat mengerti sasaran dan tujuan yang akan dicapai.
2.3.2. Pemodelan Bisnis
Pemodelan bisnis merupakan salah satu tahapan EAP pada lapisan 2, menurut Steven H Spewak, Pemodelan bisnis adalah proses identifikasi fungsi-fungsi bisnis, pendeskripsian fungsi dan identifikasi unit organisasi yang melaksanakan setiap fungsi tersebut serta melakukan survey untuk mendapatkan informasi lengkap mengenai bisnis sebagai acuan pemodelan bisnis. Tujuan dari pemodelan bisnis ini adalah untuk menyediakan pengetahuan dasar yang lengkap dan menyeluruh yang dapat digunakan untuk mendefinisikan arsitektur dan rencana implementasinya. Ada tiga tahapan untuk memodelkan bisnis, yaitu sebagai berikut :
1. Dokumentasi struktur organisasi. 2. Identifikasi dan definisi fungsi bisnis.
3. Dokumentasi bisnis model utama, distribusi dan presentasi kepada semua komunitas bisnis untuk mendegarkan komentarnya.
2.3.2.1. Dokumentasi Struktur Organisasi
Tahapan ini mempunyai tujuan yaitu mendokumentasikan struktur organisasi dan mengidentifikasi setiap individu dan lokasi yang membentuk suatu fungsi bisnis dalam organisasi. Hasil dari tahapan ini adalah bagan organisasi, daftar posisi dan jabatan, jumlah pekerja dan lokasi pekerja ditempatkan, dokumentasi dari tujuan bisnis, sasaran dan rencana strategi bisnis (boleh dibuat boleh tidak/pilihan).
2.3.2.2. Identifikasi dan Definisi Fungsi Bisnis
Tahapan ini bertujuan untuk mendefinisikan struktur dari model bisnis, sedangkan yang harus disampaikan pada tahapan ini adalah laporan mengenai fungsi yang diidentifikasi, dimana setiap fungsi harus memiliki nama, deskripsi singkat, turunan fungsi dan dibentuk dari sedikitnya satu unit organisasi. Fungsi sendiri merupakan sekumpulan aksi yang diadakan dalam menjalankan bisnis organisasi. Fungsi dapat didefinisikan sejalan dengan sub fungsinya.
Rincian dari tahapan ini adalah :
1. Pemodelan bisnis awal dapat dilakukan dengan mendefinisikan area bisnis utama dengan menggunakan model rantai nilai (value chain) Porter untuk menyoroti aktivitas di dalam bisnis. Rantai terdiri dari satu rangkaian aktivitas yang menciptakan dan membangun suatu nilai yang dapat menghasilkan margin nilai tambah bagi organisasi.
Gambar 2.2 Model Rantai Nilai (Value Chain) (Porter-1985)
Gambar 2.2 menunjukkan rantai nilai (value chain) Porter yang terdiri dari aktivitas utama (primary activities) dan aktivitas pendukung (support acivities).
Primary activities (kegiatan utama) pada rantai nilai ini adalah sebagai berikut : a. Inbound Logistic : Aktivitas yang berhubungan dengan penerimaan,
penyimpanan, dan menyebarkan masukan.
b. Operations : Aktivitas yang mentransformasikan masukkan menjadi keluaran menjadi produk akhir.
c. Outbound Logistic : Aktivitas yang berhubungan dengan menyebarkan produk/jasa ke pelanggan.
d. Marketing & Sales : Kegiatan yang berhubungan dengan pemasaran dan penjualan seperti penelitian pasar, promosi dan sebagainya.
e. Service : Kegiatan yang berhubungan dengan penyedia layanan untuk meningkatkan pemeliharaan produk seperti instalasi, pelatihan, perbaikan, suplai bahan dan perawatan.
Support activities (kegiatan pendukung) yang digambarkan Porter adalah sebagai berikut :
a. Firm Infrastructure : merupakan aktivitas, biaya dan aset yang berhubungan dengan manajemen umum, accounting dan keuangan, keamanan dan keselamatan sistem informasi dan fungsi lainnya.
b. Human Resource Management : terdiri dari aktivitas yang terlibat seperti penerimaan, dengar pendapat, pelatihan, pengembangan dan kompensasi untuk semua tipe personil dan mengembangkan tingkat keahlian pekerja.
c. Technology Development : aktivitas yang terkait dengan biaya yang berhubungan dengan produk, perbaikan proses, perancangan peralatan, pengembangan perangkat lunak komputer, sistem telekomunikasi, kapabilitas basis data baru dan pengembangan dukungan sistem berbasis komputer.
d. Procurement : kegiatan yang berhubungan dengan bagaimana sumber daya diperoleh seperti fungsi pembelian input yang digunakan dalam value chain
organisasi.
Istilah margins menyiratkan bahwa organisasi mendapat suatu margin keuntungan melalui kinerja yang efektif dan efisien yang bergantung pada kemampuan untuk mengatur keterkaitan antar semua aktivitas didalam rantai nilai tersebut. Keterkaitan itu dapat berupa arus informasi, barang-barang dan jasa, serta sistem dan prosedur untuk menjalankan aktivitas.
2. Membagi area fungsional menjadi subfungisi-subfungsi dengan menjawab pertanyaan “Apa fungsi ini?” atau “apa makna dari nama fungsi ini?”. Kemudian lanjutkan mendekomposisi fungsi sampai subfungsi yang didapatkan merupakan aksi tunggal, dilaksanakan secara berulang, menghasilkan keluaran yang dikenal atau dapat dihubungkan dengan unit organisasi tertentu.
Hubungan fungsi dan unit organisasi dapat dinyatakan dengan membuat matriks fungsi ke organisasi yang merupakan peta bagi team EAP dalam melakukan survey enterprise.
2.3.2.3. Sistem dan Teknologi Saat Ini
Tahapan ini mempunyai tujuan yaitu untuk mendokumentasikan dan mendefinisikan seluruh platform teknologi dan sistem yang digunakan oleh
enterprise saat ini. Sedangkan yang harus dihasilkan pada fase ini disebut dengan
Information Recource Catalog (IRC) yang juga disebut Ensiklopedia Sistem atau
inventory system.
Manfaat pembuatan IRC diantaranya adalah :
1. Menyediakan referensi semua sumber daya informasi. 2. Menunjukkan distribusi sumber daya informasi.
3. Sebagai petunjuk lokasi informasi yang dibutuhkan manajemen. 4. Dapat digunakan dalam EAP sebagai basis perencanaan.
IRC dibuat berdasarkan langkah-langkah berikut : 1. Menentukan ruang lingkup dan tujuan IRC 2. Persiapan untuk koleksi data
3. Melaksanakan pengumpulan data
4. Validasi informasi IRC dan buat draft IRC
5. Menggambarkan skema aplikasi.
2.3.2.4. Arsitektur Data
Arsitektur data mengidentifikasi dan mendefinisikan berbagai jenis data utama yang mendukung fungsi bisnis yang terdefinisi pada model bisnis. Arsitektur data adalah salah satu dari tiga arsitektur (arsitektur data, arsitektur aplikasi, arsitektur teknologi) enterprise wide pada Zachman Framework untuk arsitektur sistem informasi. Hal pertama dari ketiga arsitektur tersebut yang didefinisikan terlebih dahulu karena kualitas data adalah produk dasar dan fungsi Sistem Informasi.
memiliki atribut dan relasi antar entitas. Dalam pendefinisian arsitektur data dilakukan pendefinisian entitas, yang dapat didefinisikan sebagai orang, tempat, konsep, sesuatu atau bahkan kejadian yang memiliki arti dalam konteks bisnis dan juga mengenai kemungkinan data tersebut didefinisikan. Atribut didefinisikan sebagai karakteristik dari entitas, sedangkan relasi adalah merupakan hubungan antar entitas yang terkait dengan fungsi bisnis.
Arsitektur data dapat didefinisikan melalui tahapan berikut :
1. Buat daftar calon entitas data dengan mengkaji model bisnis dan deskripsi sistem dan teknologi yang dipakai.
2. Tetapkan entitas yang digunakan.
3. Definisi setiap entitas tersebut dan didokumentasi dengan memanfaatkan diagram entitas-relasi/E-R.
4. Hubungkan entitas data dengan fungsi bisnis detil dalam bentuk matriks.
Untuk menghubungkan dengan fungsi bisnis detil dapat disajikan dalam bentuk matriks entitas ke fungsi. Matriks ini sering disebug matriks CRU. C untuk
create, U untuk update dan R sebagai reference/read. Selain itu terdapat metodologi lain untuk matriks sejenis dengan menambah inisial D untuk delete,
matriks ini dikenal sebagai matriks CRUD. Manfaat matriks data ke fungsi adalah :
1. Menyajikan pemakaian bersama data oleh fungsi bisnis. 2. Mendefinisikan lingkup sistem aplikasi yang akan datang.
3. Bersama matriks hubungan aplikasi ke fungsi, dipakai untuk membuat urutan atau prioritas penerapan aplikasi.
2.3.2.5. Arsitektur Aplikasi
Setelah arsitektur data terdefinisi, selanjutnya disusun suatu arsitektur aplikasi. Arsitektur aplikasi mendefinisikan jenis aplikasi utama yang dibutuhkan untuk mengelola data dan mendukung fungsi bisnis enterprise. Aplikasi yang dimaksud adalah proses pendefinisian aplikasi apa saja yang akan mengelola data dan menyediakan informasi untuk pihak manajemen terhadap fungsi bisnisnya.
Untuk mendefinisikan arsitektur aplikasi dilakukan langkah-langkah berikut:
1. Buat daftar kandidat aplikasi
2. Definisikan setiap aplikasi tersebut dan buat skematikanya 3. Hubungkan aplikasi dengan fungsi bisnis
4. Distribusikan arsitektur aplikasi
2.3.2.6. Arsitektur Teknologi
Berdasarkan arsitektur data dan arsitektur aplikasi, selanjutnya disusun suatu arsitektur teknologi yang mendefinisikan jenis teknologi utama (platform) yang dibutuhkan untuk menyediakan lingkungan bagi aplikasi yang mengelola data. Arsitektur teknologi bukan merupakan analisis kebutuhan detil atau rancangan perangkat komputasi enterprise. Penyusunan arsitektur teknologi dapat diselesaikan melalui tahapan berikut :
1. Mengidentifikasi prinsip dan platform teknologi.
Prinsip teknologi merupakan aturan atau pedoman yang memberikan arahan untuk penyediaan platform teknologi. Prinsip teknologi diantaranya dapat berupa :
a. Basis antara muka yang digunakan adalah berbasis grafis yang umum (GUI/Graphical User Interface).
b. Penyimpanan data yang menggunakan basis data relasional. c. Tersedianya kemampuan recovery data dan aplikasi.
2. Mendefinisikan distribusi data dan aplikasi serta platform teknologi.
Distribusi data dan aplikasi didefinisikan dengan memperhatikan lokasi bisnis, dilanjutkan dengan definisi konfigurasi untuk platform teknologi dalam tiga tingkatan sebagai berikut :
a. Workstation konseptual : fasilitas yang digunakan pemakai untuk mengakses data secara langsung atau meyediakan data kepada aplikasi atau pemakai lain.
b. Jaringan enterprise konseptual : terdiri dari fasilitas komputasi, masukkan, keluaran, penyimpanan dan telekomunikasi.
c. Arsitektur sistem bisnis : teknologi untuk menerapkan dan merawat aplikasi dan basis data dalam enterprise.
3. Hubungkan platform teknologi ke aplikasi dan fungsi bisnis.
2.3.2.7. Rencana Penerapan
Rencana penerapan merupakan rencana yang dipersiapkan untuk mengimplementasikan arsitektur enterprise. Dasar pembuatan rencana ini adalah model bisnis, katalog sumber daya informasi dan arsitektur-arsitektur yang telah didefinisikan sebelumnya.
Tahapan yang dikerjakan untuk menyusun rencana penerapan adalah : 1. Menyusun urutan/prioritas penerapan sistem.
Urutan atau prioritas penerapan aplikasi dapat dinyatakan berdasarkan rantai nilai enterprise. Dengan membuat matriks aplikasi ke entitas data yang telah dioptimalisasi dapat diperoleh suatu urutan aplikasi.
2. Membuat estimasi waktu dan sumber daya berdasarkan kegiatan. 3. Faktor sukses implementasi.
Faktor sukses pada penerapan EAP misalnya melakukan : 1. Penerapan fungsi atau unit organisasi sistem informasi baru. 2. Inisiasi segera untuk fase transisi.
3. Persetujuan rencana.
4. Adopsi metodologi pengembangan sistem yang baru. 5. Evaluasi pemilihan teknologi baru.
2.4. Four StageLife Cycle Business System Planning (BSP)
Gambar 2.3 Four Stage Life Cycle (IBM,1981)
Four Stage Life Cycle adalah tool yang digunakan untuk menemukan turunan dari fungsi bisnis yang terkait dengan produk/layanan yang diberikan oleh fungsi bisnis tersebut. Four Stage Life Cycle pada BSP digunakan pada tahap pendefinisian proses bisnis. Ada empat siklus yang digunakan yaitu :
1. Tahap I, Requirements, planning, measurement and control.
Yaitu aktifitas yang menentukan berapa banyak produk/layanan yang dibutuhkan, rencana untuk mendapatkannya dan pengukuran serta kontrol yang terkait dengan rencana.
2. Tahap II, Acquisition
Aktifitas yang dibentuk untuk mengembangkan produk/layanan atau untuk mendapatkan sumber daya yang akan dipergunakan untuk kegiatan pengembangan.
3. Tahap III, Stewardships
Aktivitas atau membentuk, mempertajam, memodifikasi atau merawat dukungan sumber daya dan untuk menyimpan atau menelusuri produk atau layanan. REQUIREMENTS (Kebutuhan)
STEWARDSHIP
(Pengelolaan)
DISPOSITION
(Disposisi)
ACQUISITION
(Akuisisi)
Data Transaksi Data Perencanaan Data Transaksi Data Rangkuman Statistik Data Rangkuman Statistik Data Inventaris4. Tahap IV, Retirement/Disposition
Aktifitas atau keputusan akhir dari tanggungjawab organisasi untuk suatu produk atau layanan atau sinyal yang menyatakan akhir dari penggunaan sumber daya.
2.5. Perencanaan Strategis Informasi
Tujuan utama perencanaan strategis informasi adalah mempersiapkan rencana bagi pengelolaan analisis, perancangan dan pengembangan sistem berbasis komputer (Parizeau,2002). Dalam metodologi kerekayasaan informasi, tiap langkah dapat dilihat dari dua sisi, yaitu data dan aktivitas. Untuk perencanaan strategi informasi di sisi data, arah tinjauan strategisnya adalah terhadap kebutuhan informasi yang dibutuhkan oleh enterprise. Sedangkan di sisi aktivitas, arah tinjauan strategisnya adalah dalam hal pemanfaatan teknologi untuk peningkatan kinerja enterprise.
2.6.
Zachman FrameworkZachman Framework atau ZF merupakan skema untuk melakukan klasifikasi pengorganisasian artifak enterprise (Zachman,1987). ZF terdiri dari 6 kolom dan 6 baris. Tiap kolom merepresentasikan fokus, abstraksi, atau topik arsitektur
enterprise, yaitu: data, fungsi, jaringan, manusia, waktu, dan motivasi. Tiap baris merepresentasikan perspektif berikut:
1. Perspektif Perencana: menetapkan konteks, latar belakang, & tujuan. 2. Perspektif Pemilik: menetapkan model konseptual dari enterprise.
3. Perspektif Perancang: menetapkan model sistem informasi sekaligus menjembatani hal yang diinginkan pemilik & hal yang dapat direalisasikan secara teknis dan fisik.
4. Perspektif Pembangun: menetapkan rancangan teknis & fisik yang digunakan dalam mengawasi implementasi teknis dan fisik.
5. Perspektif Subkontraktor: menetapkan peran dan rujukan bagi pihak yang bertanggung jawab untuk melakukan pembangunan sistem informasi.
6. Perspektif Fungsional: merepresentasikan perspektif pengguna dan wujud nyata hasil implementasi.
2.7. Riset-riset Terkait
Terdapat beberapa riset yang telah dilakukan oleh banyak peneliti berkaitan dengan seperti yang akan dijelaskan di bawah ini :
“Succes and Failure Factor of Adopting SAP in ERP System Implementation” oleh Vidyaranya B. Gargeya dan Cydnee Brady (2005). Penelitian ini menghasilkan teori bahwa ada banyak faktor yang terlibat dalam menentukan kesuksesan implementasi ERP, yakni apakah perusahaan pekerja dengan fungsi SAP (maintained scope), bagaimana dukungan team, manajemen dan konsultasi, bagaimana kesiapan internal, apakah sistem tersebut sesuai dengan organizational deversity, bagaimana perencanaan, pengembangan dan anggarannya serta apakah telah dilakukan pengujian yang cukup.
“Desain Sistem Manufaktur Menggunakan ERP Sistem : Suatu Pendekatan Praktis” Vincent Gaspersz (2001), yaitu mengintegrasikan banyak informasi yang saling berhubungan, terutama informasi yang berasal dari lantai pabrik (shop floor)
dengan informasi akutansi dan keuangan sehingga akan memberikan informasi komprehensif dan terintegrasi yang beragam untuk komunikasi komprehensif dan terintegrasi yang berguna untuk komunikasi diantara orang-orang dalam sistem manufaktur itu, serta memudahkan manajemen industri manufaktur untuk mengambil tindakan atau membuat keputusan tepat waktu dalam mencapai tujuan-tujuan perusahaan.
2.8. Persamaan dan Perbedaan Penelitian
Dalam riset-riset yang telah ada banyak persamaan dalam penerapan EAP yaitu sama-sama memiliki sistem yang saling terintegrasi antara satu dengan yang lainnya. Namun yang menjadi perbedaan mendasar dalam penelitian ini yaitu masih kurangnya penerapan EAP pada Perguruan tinggi atau universitas serta penelitian ini dilakukan pada Universitas Gunung Leuser (UGL).
2.9. KontribusiRiset
Penelitian ini memberikan kontribusi pada pemahaman kita tentang penerapan model arsitektur enterprise pada sebuah universitas dengan mengunakan metode
Enterprise Architecture Planning (EAP) sehingga akan lebih mempermudah mengapai segala informasi yang terintegrasi dan terdistribusi dalam menjalankan bisnis dibidang pendidikan.
