DOKUMEN TIDAK TERKAWAL

DOKUMEN TIDAK TERKAWAL

1.0 TUJUAN

Menerangkan tatacara pembaharuan keahlian perpustakaan.

2.0 SKOP

Meliputi urusan pembaharuan keahlian untuk ahli yang telah tamat tempoh keahlian. Surat / e-mel peringatan pembaharuan keahlian dihantar kepada ahli yang hampir tamat tempoh keahlian (kecuali kakitangan, pelajar dan pesara UPM)

3.0 DOKUMEN RUJUKAN

Kod Dokumen Tajuk Dokumen

- Virtua (Online Documentation – Circulation Module) OPR/PSAS/GP03/KW Garis Panduan Kutipan Wang

OPR/PSAS/BL03/AHL1 Pendaftaran / Pembaharuan Keahlian (Beryuran) OPR/PSAS/BL03/AHL2 Pendaftaran / Pembaharuan Keahlian (Tidak Beryuran)

4.0 TERMINOLOGI/SINGKATAN

BS : Bahagian Sirkulasi / Seksyen Perkhidmatan Pelanggan PKBS DRA : Dokumen Rujukan Ahli (Kad Pengenalan/Lesen Memandu/

Paspot/Slip Pendaftaran Kursus / Pembayaran Pendaftaran)

GP : Garis Panduan

KB : Ketua Bahagian Sirkulasi / Ketua Perpustakaan Cawangan PP : Pembantu Perpustakaan

PPKn : Pembantu Perpustakaan Kanan PPP : Penolong Pegawai Perpustakaan

PPSK : Perpustakaan Perubatan dan Sains Kesihatan PPV : Perpustakaan Perubatan Veterinar

DOKUMEN TIDAK TERKAWAL

PKSB : Perpustakaan Kejuruteraan dan Senibina PKBS : Perpustakaan Kampus Bintulu Sarawak

5.0 TANGGUNGJAWAB

KB bertanggungjawab memastikan semua staf yang terlibat dalam urusan pembaharuan keahlian mengikut langkah-langkah dalam arahan kerja ini.

DOKUMEN TIDAK TERKAWAL

Mula

Isi borang

Terima / semak borang

Semak rekod ahli (VIRTUA)

Ada denda / buku belum pulang?

Perbaharui keahlian dan kemaskini rekod

ahli

Tampal pelekat tempoh sah keahlian

Serahkan kad ahli / matrik / bil Tiada

Ada

7.2

7.12

7.19

6.0 Carta Alir Arahan Kerja Pembaharuan Keahlian

Bayar denda / pulang buku?

Tidak

Ya Terima bayaran denda /

pemulangan bahan / yuran 7.11 7.15 7.14 7.16 7.18 7.17 Tiada Ada Semakan tempoh keahlian/terima permohonan? Semak rekod keahlian 7.3 7.4 Semakan Terima permohonan 7.6 7.7 7.8 7.9 7.10 7.1 Sediakan bil tunai 7.13

Sediakan dan hantar surat Tempoh tamat?

Ada kutipan wang

Serah wang kepada PPP/ Pustakawan/KB Serahkan dokumen untuk pengesahan Tamat 7.5 Ya Tidak

DOKUMEN TIDAK TERKAWAL

7.0 PROSEDUR TERPERINCI

Tindakan Tanggungjawab

7.1 Mula.

7.2 Membuat Semakan Tempoh Sah Keahlian atau Terima

Permohonan Pembaharuan Keahlian.

7.2.1 Semak tempoh sah keahlian, ikut langkah 7.3.

7.2.2 Terima permohonan pembaharuan keahlian, ikut langkah 7.6

PP/PPKn/PPP

7.3 Semak Tempoh Sah Keahlian Perpustakaan [Rujuk Log

Pendaftaran / Pembaharuan Keahlian (Beryuran)

(OPR/PSAS/BL03/AHL1) / Log Pendaftaran /

Pembaharuan Keahlian (Tidak Beryuran)

(OPR/PSAS/BL03/AHL2)

PP/PPKn/PPP

7.4 Tempoh Sah Keahlian Telah Tamat / Telah Hampir

Tamat?

7.4.1 Jika belum, ikut langkah 7.19

7.4.2 Jika ya, ikut langkah 7.5

PP/PPKn/PPP

7.5 _{Sediakan dan Hantar Surat Peringatan Pembaharuan}

Keahlian Perpustakaan kepada Pelanggan Jika Perlu. Failkan Surat di dalam Fail Peringatan Pembaharuan

/Denda/Pemulangan Buku (Keahlian Luar)

(UPM/PSAS/BS/8.3.160). PKBS? Terus ke Langkah 7.19.

PP/PPKn/PPP

7.6 Minta Pemohon Isi Borang Permohonan /

Pembaharuan Keahlian.

[Ahli Luar Guna Borang, (OPR/PSAS/BR03/AHL1) Warga UPM Guna Borang. (OPR/PSAS/BR03/RUK)

PP/PPKn/PPP

7.7 Terima dan Semak Borang Permohonan dan Pastikan

Maklumat Di Dalam Borang Permohonan Sama Seperti Dengan DRA Atau Maklumat Yang Terkini.

DOKUMEN TIDAK TERKAWAL

7.8 Semak Rekod Aktiviti Pinjaman dan Denda Ahli dalam

Virtua Menggunakan Salah Satu daripada Kaedah Berikut:

(a) Kaedah pencarian nama ahli:

- Tekan <F8> Atau

Pada tab “Search”, klik ‘Patron Name’

- Taipkan nama ahli di kekotak yang disediakan - klik ‘Search’

- klik ‘View’ atau klik 2 kali pada nama ahli - skrin ‘Patron Information’ dipaparkan

(b) Kaedah pencarian nombor matrik / nombor kod palang:

- Tekan <F2> Atau

Klik ikon “View Patron Information” Atau

Pada tab “Circulation”, klik ‘Patron’ dan klik ‘Record’

- Taipkan nombor kod palang di kekotak ‘Primary Barcode’ atau nombor matrik di kekotak ‘Alternate Barcode’

Contoh : GS7771 (pilih ”Alternate”) dan klik ”ok” 2000777771 (pilih ”Primary”) dan klik ’ok’

Pada skrin ‘Patron information’:

klik ‘Account’ untuk menyemak rekod denda klik ‘Activity’ untuk menyemak rekod pinjaman

PP/PPKn/PPP

7.9 Ada Denda / Buku yang Belum Dipulangkan?

7.9.1 Jika ada, maklumkan kepada ahli butiran denda / buku, dan ikut langkah 7.10.

7.9.2 Jika tiada, ikut langkah 7.12.

DOKUMEN TIDAK TERKAWAL

7.10 Ahli Mahu Membayar Denda atau / dan Memulangkan

Buku?

7.10.1 Jika ya, ikut langkah 7.11.

7.10.2 Jika tidak, terus ke langkah 7.19.

PP/PPKn/PPP

7.11 Terima Bayaran Yuran atau / dan Denda atau / dan Pemulangan Buku.

PP/PPKn/PPP

7.12 Perbaharui Keahlian dan Kemaskini Rekod Ahli.

Capai rekod ahli (kaedah pencarian nama / nombor matrik / nombor ahli / nombor kad palang)

Pada skrin ‘Patron Information’, Klik ‘Card format’ atau ’Marc Format’

Klik ‘Edit’

Pada tag 042 sunting maklumat medan \b dengan tarikh baru tempoh sah ahli

Buang tag 043 untuk batalkan blok, jika ada

Sunting tag 500 untuk masukkan tempoh sah keahlian yang baru

Sunting tag 270 dan tag 271, jika perlu

Semak / sunting / tambah tag-tag lain mengikut keperluan

PP/PPKn/PPP

7.13 Tampalkan Pelekat Tempoh Sah Keahlian pada Kad, Jika

Perlu.

PP/PPKn/PPP

7.14 Sediakan Bil Tunai untuk Yuran atau / dan Denda Jika Ada.

PP/PPKn/PPP

7.15 Serahkan Kad Ahli atau / dan Kad Pelajar atau / dan DRA atau / dan Bil.

PP/PPKn/PPP

7.16 Ada kutipan wang?

7.15.1 Jika tiada, ikut langkah 7.18.

7.16.2 Jika ada, ikut langkah 7.17.

DOKUMEN TIDAK TERKAWAL

7.17 Serahkan Wang Kepada Ketua Bahagian / Pustakawan /

PPP (Rujuk GP Kutipan Wang (OPR/PSAS/GP03/KW)).

PP/Ppkn/PPP/ KB / Pustakawan

7.18 Serahkan Dokumen kepada Pustakawan untuk

Pengesahan. Failkan Borang di Log Berkaitan Seperti Berikut:

Borang Permohonan / Pembaharuan Keahlian Luar (OPR/PSAS/BR03/AHL1), di Log Pendaftaran /

Pembaharuan Keahlian (Beryuran)

(OPR/PSAS/BL03/AHL1)

Borang Permohonan / Pembaharuan Keahlian Keluarga Kakitangan Tetap UPM / Pesara UPM (OPR/PSAS/BR03/AHL2) di Log Pendaftaran / Pembaharuan Keahlian (Tidak Beryuran) (OPR/PSAS/BL03/AHL2)

Borang Rekod Urusan Keahlian (OPR/PSAS/BR03/RUK) di Log Rekod Urusan Keahlian (OPR/PSAS/BL03/RUK).

PP/PPKn/PPP

DOKUMEN TIDAK TERKAWAL

8.0 REKOD KUALITI

Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail Tanggungjawab Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan Kuasa Melupus 1. _- Rekod Patron PP/PPP PP/PPP Pelayan Virtua Sebulan selepas tamat tempoh keahlian / Kekal KB 2. OPR/PSAS/BL03/AHL1

Log Pendaftaran / Pembaharuan Keahlian (Beryuran)

- Borang Permohonan / Pembaharuan Keahlian Luar (OPR/PSAS/BR03/AHL1) PP PPP BS Setahun selepas tamat tempoh keahlian KB 3. OPR/PSAS/BL03/AHL2

Log Pendaftaran / Pembaharuan Keahlian (Tidak Beryuran)

- Borang Permohonan /

Pembaharuan Keahlian Keluarga Kakitangan Tetap UPM / Pesara UPM OPR/PSAS/BR03/AHL2) PP PPP BS Setahun selepas tamat tempoh keahlian KB 4. UPM/PSAS/BS/8.3.160

Peringatan Pembaharuan / Denda / Pemulangan Buku (Keahlian Luar)

surat menyurat

PP/PPP PP/PPP BS

5 Tahun

KB

5. OPR/PSAS/BL03/RUK

Log Rekod Urusan Keahlian

- Borang Rekod Urusan Keahlian (OPR/PSAS/BR03/RUK) PPP/PPKn/PP PPP/PPKn/PP BS PPSK PPV PKSB PKBS 1 Tahun KB

DOKUMEN TIDAK TERKAWAL

9.0 SEJARAH SEMAKAN

No. Isu

No.

Semakan No. CPD Huraian Pindaan

Disemak Oleh Disahkan Oleh Tarikh Kuatkuasa

02 00 - Keluaran Pertama untuk satu