BAB II
TINJAUAN PUSTAKA A. Tinjauan Teoritis
1. Pemeriksaan
a. Pengertian Pemeriksaan
Secara umum pengertian pemeriksaan adalah proses perbandingan antara kondisi dan kriteria. Kondisi yang dimaksud disini adalah kenyataan yang ada atau keadaan yang sebenarnya yang melekat pada objek yang diperiksa. Sedangkan kriteria adalah tolak ukur, yaitu hal yang seharusnya terjadi atau hal yang seharusnya melekat pada objek yang diperiksa.
Menurut Mulyadi (2002 ; 40) , definisi pemeriksaan adalah :
“Suatu proses sistematik untuk memperoleh dan mengvaluassi bukti secara objektif mengenai pernyataan tentang kejadian ekonomi, dengan tujuan untuk menetapkan tingkat kesesuain antara pernyataan tersebut dengan criteria yang telah ditetapkan, serta penyampaian hasil-hasilnya kepada pemakai yang berkepentingan”.
Pemeriksaan dilakukan dalam rangka pengendalian suatu kegiatan yang dijalankan oleh suatu unit usaha tertentu. Oleh karena itu, pemeriksaan merupakan bagian dari pengawasan sedangkan pengawasan merupakan bagian dari pengendalian. Suatu pengawasan akan menghasilkan temuan-temuan yang memerlukan tindak lanjut. Apabila
tersebut merupakan pengendalian. Akan tetapi bilamana tindak lanjut tidak dilaksanakan maka tetap dinamakan pengawasan.
b. Jenis Pemeriksaan
Alvin A. Arens, Raandel J. Elder dan Mark S. Beasley (2003 ;13-15) dalam bukunya “Auditing And Assurance Services” membedakan jenis pemeriksaan sebagai berikut :
1. Operational Audits (Pemeriksaan Operasional)
Pemeriksaan opersaional adalah salah satu jenis pemeriksaan yang dilakukan terhadap prosedur, metode, dan operasi kegiatan suatu entitas untuk menilai efektivitas dan efesiensi kegiatan entitas tersebut. Pada akhir pemeriksaan operasional diajukan saran-saran / rekomendasi yang ditujukan kepada pihak manajemen peruasahaan. Tujuannya untuk memperbaiki jalannya operasi perusahaan tersebut. Ruang lingkup pemeriksaan operasional tidak terbatas pada masalah-masalah akuntansi saja, melainkan dapat meliputi evaluasi terhadap struktur organisasi, metode produksi, pemasaran hasil produksi, dan bidang lainnya yang menjadi keahlian pemeriksaan.
2. Compliance Audits ( Pemeriksaan Ketaatan)
Pemeriksaan ketaatan adalah suatu proses pemerikasaan atas ketaatan perusahaan yang berssangkutan terhadap pelaksanaan peraturan, prosedur, kontrak yang ditetapkan oleh pihak berwenang, baik pemerintah maupun manajemen perusahan itu sendiri. Hasil pemeriksaan ketaatan semuanya dilaporkan kepada pimpinan perusahaan.
3. Financial Statement Audits (Pemeriksaan Laporan Keuangan) Pemeriksaan laporan keuangan adalah proses pemeriksaan yang dilakkukan atas laporan suatu organisasi atau perusahaan dengan tujuan untuk memberikan pendapat atas kewajaran penyajian laporan keuangan tersebut dimana criteria yang berlaku adalah Standar Akuntansi Keuangan (SAK) untuk Indonesia atau secara internasional dikenal sebagai Generally Accepted Acounting Principles (GAAP).
2. Pemeriksaan Operasional
a. Pengertian Pemeriksaan Operasional
Menurut Sukirno Agoes dalam bukunya “Auditing (Pemeriksaan Akuntan) oleh Kantor Akuntan Publik”, pengertian pemeriksaan operasional adalah :
“Suatu pemeriksaan terhadap kegiatan operasi suatu peerusahaan, termasuk kebijakan akuntansi dan kebijakan operasional yang telah ditentukan oleh manajemen untuk mengetahui apakah kegiatan operasi tersebut sudah dilakukan secara efektif, efisien dan ekonomis. (Agoes, 2004:175)”.
b. Tujuan Pemeriksaan Operasional
Tujuan pemeriksaan operasional Sukirno Agoes dalam bukunya “Auditing (Pemeriksaan Akuntan) oleh kantor Akuntan Publik”, yaitu :
1. Untuk menilai kinerja (performance) dan manajemen dann berbagai fungsi dalam perusahaan.
2. Untuk menilai apakah berbagai sumber daya (manusia,mesin,dana, harta lainnya) yang dimiliki perusahaan telah digunakan secara efisien dan ekonomis.
3. Untuk menilai apakah efektifitas perusahaan dalam mencapai tujuan (objectives) yang telah ditetapkan oleh top management. 4. Untuk dapat memeberikan rekomendasi kepada top
management untuk memperbaiki kelemahan-kelemahan yang terdapat dalam penerapan pengendalian intern, sistem pengendalian manajemen, dan prosedur operasional perusahaan, dalam rangka meningkatkan efisiensi keekonomisan dan efektifitas dari kegiatan operasi perusahaan. (Agoes, 2004 : 175)
c. Kriteria Pemeriksaan operasional
Beberapa kriteria pemeriksaan operasional : a) Historical Performance ( Kinerja Masa Lampau)
Kriteria ini ditentukan berdasarkah hasil yang actual dari periode sebelumnya, untuk mengetahui apakah hasilyang dicapai sekarang menjadi lebih baik atau lebih buruk.
b) Benchmarking or Comparable Performance (Kinerja Perusahaan
Sejenis yang Dapat Diperbandingkan)
Kriteria ini ditetapkan berdasarkan hasil yang dicapai perusahaan lain yang bergerak dibidang industry yang sama.
c) Engineering Standars (Standar Teknik)
Kriteria ini ditetapkan berdasarkan standar teknik, seperti menggunakan time and motion study untuk menentukan tingkat output yang dihasilkan.
d) Discussion and Agreement (Diskusi dan Kesepakatan)
Merupakan kriteria yang ditetapkan berdasarkan hasil diskusi dan persetujuan bersama antara manajemen dan pihak-pihak yng terlibat dalam pelaksanaan pemeriksaan operasional.
d. Tahapan Pemeriksaan Operasional
a) Perencanaan.
Pemeriksaan mengumpulkan informasi mengenai jenis-jenis aktifitas perusahaan itu, sifat dan penting atau tidaknya aktivitas tersebut, dan informasi umum lainnya untuk membantu rencana di bagian awal pemeriksaan.
b) Program Kerja
Pemeriksa menyiapkkan program pemeriksaan operasional dan rencana kerja untuk pemeriksaan pendahuluan dari setiap ativitas yang akan diperiksa pada tahap perencanaan.
c) Kerja Lapangan
Pemeriksa menganalisa operasi-operasi untuk menentukan tingkat efekktivitas dari manajeman kontrol yang bersangkutan.
d) Pengembangan Temuan dan Rekomendasi e) Laporan
Pemeriksa menyiapkan hasil pelaporan tergantung pada hasil pemeriksaan. Tujuan Laporan ini adalah untuk membawa hasil pemeriksaan untuk diperhatikan oleh orang-orang yang berkepentingan atau bertanggungjawab atas temuan-temuan tersebut.
3. Pengendalian Intern
a. Pengertian Pengendalian Intern
Pengendalian intern yang digunakan dalam suatu entitas merupakan faktor yang menentukan keandalan laporan keuangan yang dihasilkan oleh entitas. Oleh karena itu, sebelum auditor melaksanakan pemeriksaan secara mendalam atas informasi yang tercantum dalam laporan keuangan, standar pekerjaan lapangan kedua mengharuskan auditor memahami pengendalian intern yang berlaku dalam entitas.
Suatu pengendalian yang efektif dapat dimulai berdasarkan faktor kebijakaan manajemen dalam perusahaan haruslah tetap mengacu kepada hokum dan peraturan. Selain itu pengendalian seharusnya berdasarkan sktruktur daya, pendapatan, pengeluaran, biaya, organisasi haruslah memiliki sistem pengendalian dan prosedur yang baik agar tujuan dari pengendalian.
Menurut Standar Profesional Akuntan Publik yang dikutip oleh Ikatan Akuntan Indonesia, pengertian pengendalian intern adalah :
Suatu proses yang dijalankan oleh dewan komisaris manajemen dan personel lain entitas yang didesain untuk memberikan keyakinan memadai tentang pencapaian tga golongan tujuan berikut ini : (a) keandala pelaporan keuangan, (b) efektivitas dan efesiensi operasi, (c) kepatuhan terhadap hokum dan peraturan yang berlaku. (IAI, 2001 : 319.2)
b. Unsur-Unsur Pengendalian Intern
Terdapat lima unsur dasar dalam pengendalian intern yang dirancang dan digunakan oleh manajemen untuk memberikan keyakinan yang memadai bahwa tujuan pengendalian dapat dipenuhi. Lima unsur pengendalian tersebut yaitu :
1) Lingkungan Pengendalian.
Lingkungan pengendalian intern terdiri dari tindakan, kebijaksanaan dan prosedur yang mencerminkan keseluruhan sikap manajemen puncak, direktur dan pemilik terhadap pengendalian. Jika manajemen puncak mengganggap pengendalian penting, maka personil lain dalam perusahaan itu akan mengerti dan menanggapi secara seksama
kebijakan dan prosedur yang ditetapkan. Apabila anggota perusahaan mengganggap bahwa pengendalian bukan masalah yang penting bagi manajemen, maka dapat dipastikan bahwa tujuan pengendalian itu tidak akan tercapai secara efektif.
Pengendalian intern dapat berfungsi dengan baik apabila pegawai memiliki kecakapan dan kejujuran dengan kualitas yang diperlukan masing-masing bagian. Dalam hal ini sudah terdapat dalam perusahaan ini dimana calon pegawai harus diseleksi dan dites dengan seksama agar orang-orang yang akan bekerja di perusahaan ini memenuhi syarat, disamping mempunyai latar belakang pendidikan, pengalaman kerja, calon pegawai juga mempunyai kepribadian yang menarik, simpatik, dan mempunyai pergaulan yang luas serta berinisiatif dan sanggup mandiri. Setelah diterima diberikan pelatihan sesuai dengan tugas yang akan dilakukannya di dalam perusahaan.
2) Penilaian resiko.
Penilaian risiko untuk pelaporan keuangan adalah identifikasi manajemen dan analisis risiko yang relevan untuk penyusunan laporan keuangan sesuai dengan GAAP.
3) Aktivitas pengendalian.
Aktivitas pengendalian adalah kebijakan dan prosedur, selain yang termasuk dalam urutan empat komponen, yang membantu memastikan bahwa tindakan perlu diambil untuk mengatasi risiko dalam
pencapaian objectivies entitas itu. Ada banyak kegiatan pengendalian berpotensi seperti di setiap lembaga.
4) Informasi dan komunikasi.
Tujuan informasi akuntansi entitas dan komunikasi adalah untuk memulai merekam, memproses, dan melaporkan transaksi entitys dan untuk mempertahankan akuntabilitas atas aktiva yang bersangkutan.
5) Pemantauan
Kegiatan pemantauan menangani penilaian yang berkelanjutan atau berkala terhadap kualitas kinerja pengendalian internal oleh manajemen untuk detrmine bahwa kontrol operasi sebagaimana dimaksud dan bahwa mereka yang diubah sesuai dengan perubahan kondisi. Informasi untuk penilaian dan modifikasi berasal dari berbagai sumber, termasuk studi kontrol internal yang telah ada, laporan auditor internal, kecuali melaporkan kegiatan pengendalian, laporan oleh lembaga regulator seperti bank regulasi, umpan balik dari personil operasi dan kepatuhan dari pelanggan tentang biaya penagihan.
4. Fungsi Kepegawain dan Sistem Penggajian
a. Pengertian Kepegawaian dan Sistem Penggajian
Menurut Malayu S. P Hasibuan dalam bukunya “Manajemen Sumber Daya Manusia” pengertian pegawai adalah :
Seseorang pekerja tetap yang bekerja dibawah perintah orang lain dan mendapat kompensasi serta jaminan yang besarnya telah ditetapkan atau asset utama perusahaan yang menjadi perencana dan pelaku aktif dari setiap aktivitas organisasi.
(Malayu S.P Hasibuan,2002 : 41)
Transaksi penggajian merupakan bagian dari siklus kepegawaian yang dimulai dari pengangkatan seorang pegawai dan berakhir dengan pembayaran kepada pegawai atas pekerjaan yang mereka berikan. Pengertian gaji disini meliputi gaji (salary) dan upah (wages).
Pengertiani gaji menurut Mulyadi dalam buku “Auditing” adalah : Gaji umumnya merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan yang mmpunyai jenjang jabatan manager, sedangkan upah umumnya merupakan pembayaran aras penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan pelaksana (buruh). Umumnya gaji dibayar tetap per bulan, sedangkan upah dibayarkan berdasarkan hari kerja, jam kerja atau jumlah satuan produk yang dihasilkan oleh karyawan.
(Mulyadi,2001 : 377)
b. Fungsi Dalam Sistem Penggajian
Agar prosedur pengendalian intern atas gaji dapat tercapai diperlukan pemisahan fungsi :
a) Kepegawaian dan Penempatan Pegawai
Bagian Kepegawaian menyediakan sumber yang independen untuk wawancara dan perekrutan pegawai yang cakap. Bagian ini merupakan sumber catatan yang independen untuk verifikasi intern atas gaji. Daari sudut pandang audit, pengendalian intern yang paling penting dalam kepegawaian meliputi metode formal dalam memberitahu petugas pengelola waktu dan penyiapan pembayaran atas gaji pegawai baru, otorisasi inisial dan perubahan periodic atas
ringkat pembayaran dan tanggal pemutusan hubungan kerja. Pengendalian dalam sistem ini meliputi pemisahan tugas secara khusus dan penyelidikan yang memadai atas kompetensi dan kejujuran pegawai baru.
b) Pengelolaan Waktu dan Penyiapan Pembayaran Gaji
Fungsi ini memiliki keputusan utama dalam audit atas penggajian karena langsung mempengaruhi beban gaji untuk periode yang bersangkutan.
Fungsi ini mencakup :
1. Penyiapan kartu absen pegawai
2. Pengikhtisaran dan perhitungan gaji kotor, potongan dan gaji bersih.
3. Penyiapan cek gaji 4. Penyiapan catatan gaji c) Pembayaran Gaji
Pengendalian mencakup pembatasan otorisasi penandatanganan cek kepada pegawai yang bertanggungjawab yang tidak memiliki akses terhadap pengelolaan waktu atau penyiapan pembayaran gaji, distribusi pembayaran gaji oleh seseorang yang tidak terlibat dalam fungsi penggajian lainnya, penyetoran kembali gaji yang tidak diambil.
d) Penyiapan Surat Pemberitahuan dan Pembayaran Pajak
SPT yang cermat dan tepat waktu diperlukan untuk menghindari sanksi dan tuntutan pidana terhadap perusahaan. Pengendalian yang paling penting dalam penyiapan SPT ini adalah seperangkat kebijakan dengan baik mengindikasikan kapan setiap formulir harus diarsip.
c. Pencatatan Atas Sistem Penggajian
Pencatatan atas sistem penggajian dapat dilakukan pada saat : a) Terhutang Beban Gaji xxx Hutang Gaji xxx Hutang PPh psl 21 xxx b) Pembayaran Hutang Gaji xxx Kas xxx c) Pembayaran pajak Hutang PPh psl 21 xxx Kas xxx
5. Pemeriksaan Operasional Atas Fungsi Kepegawaian dan Sistem Penggajian
a. Tujuan Pemeriksaan Operasional Atas Fungsi Kepegawaian dan Sistem Penggajian
Tujuan pemeriksaan kepegawaian dan sistem penggajian adalah : 1. Untuk memeriksa apakah terdapat pengendalian intern yang
baik atas fungsi kepegawaian dan sistem penggajian serta sudah berjalan sebagaimana mestinya
2. Untuk memeriksa bahwa tidak terdapat kesalahan dan kecurangan dalam proses kepegawaian dan penggajian.
3. Untuk memastikan bahwa keefektifan pemeriksaaan operasional atas fungsi kepegawaian dan sistem penggajian telah berjalan dengan baik.
4. Untuk memeriksa apakah sistem penggajian yang ditetapkan sesuai dengan peraturan hak-hak pegawai.
b. Prosedur Pemeriksaan Operasional Atas Fungsi Kepegawaian dan Sstem Penggajian
Prosedur pemeriksaan untuk pemeriksaan operasional kepegawaian dan sistem penggajian adalah sebagai berikut :
1. Meminta daftar pegawai dan memeriksa apakah daftar tersebut sesuai dengan jumlah pegawai yang bekerja.
2. Memeriksa analisis beban kerja pegawai untuk menentukan apakah setiap pegawai telah melakukan tugas dan pekerjaan sesuai dengan fungsinya masing-masing.
3. Memeriksa hasil pekerjaan pegawai apakah pegawai telah sesuai dengan standar kinerja yang dibutuhkan.
4. Meneliti apakah penerimaan pegawai baru telah sesuai dengan prosedur perusahaan.
5. Dapatkan dan pelajari kriteria penempatan pegawai apakah telah sesuai dengan criteria yang telah ditetapkan.
6. Menelusuri kebijaksanaan yang ditetapkan benar-benar dilaksanakan.
7. Melihat apakah diklat telah dirancang sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan.
8. Periksa apakah diklat yang diberikan sesuai dengan kapasitas dan kebutuhan pegawai dalam menjalankan tugasnya.
9. Meminta daftar absensi kehadiran pegawai.
10.Mengamati kehadiran pegawai apakah mereka dating tepat waktu, mereka benar-benar hadir dikantor
12.Dapatkan dan pelajari ketentuan pemberhentian pegawai atau pension.
13.Periksa apakah hak-hak pension telah diberikan sesuai dengan ketentuan.
14.Menelusuri apakah dana pension telah diberikan sesuai dengan ketentuan.
15.Telusuri apakah perusahaan memiliki jaminan social untuk pegawai.
16.Memeriksa apakah gaji dibayarkan setiap waktu.
17.Melakukan pengawasan terhadap bukti pengambilan gaji.
18.Meminta copy daftar gaji apakah setiap gaji yang diberikan telah diotorisasi dengan benar.
19.Meminta rician daftar gaji untuk satu bulan, bandingkan dengan personnel file untuk mengetahui apakah jumlah gaji, status keluarga sama atau tidak.
20.Lakukan observasi pada saat pembayaran gaji, untuk mengetahui apakah ada pegawai yang fiktif.
21.Melakukan dokumentasi atas setiap temuan pemeriksaaan yang diperoleh selama pemeriksaan dan membuat rekomendasi perbaikan.
22.Membuat laporan hasil pemeriksaan operasional atas fungsi kepegawaian dan sistem penggajian.
B. Tinjauan Penelitian terdahulu
Beberapa tinjauan terdahulu berkaitan dengan pemeriksaan operasional atas fungsi kepegawaian dan sistem penggajian. Adapun tinjauan terdahulu tersebut antara lain :
Tabel 2.1
No. Nama Peneliti Nova Anggraini
A Judul Penelitian Audit Operasional Atas Sistem Penggajian Pada PT. Berkatkuria Mitraabadi
Tahun Penelitian 2008
Masalah yang Diteliti Untuk menilai sistem penggajian perubahaan atas pelaksaan kebijakan dan prosedur penggajian yang telah ditetapkan oleh pihak manajemen, apakah sudah berjalan efektif dan efisien.
Metode Penelitian Menggunakan dua metode pengumpulan data yaitu penelitian kepustakaan dan penelitian lapangan.
Hasil Temuan Penelitian ini menunjukan bahwa secara keseluruhan sistem kebijakan penggajian perusahaan sudah cukup baik, walaupun masih banyak terdapat kelemahan seperti tidak adanya sistem komputer untuk menghitung gaji, telatnya pembayaran gaji dan lain-lain yang ada dalam perusahaan yang perlu diperbaiki agar kegiatan operasional sistem penggajian dapat berjalan efektif dan efisien.
No. Nama Peneliti Tine Novarita
B Judul Penelitian Manfaat Audit Operasional dalam Menunjang Efektifitas Pengendalian Internal Penggajian (Studi Kasus pada PT. Bank MEGA Tbk Bandung)
Tahun Penelitian 2006
Masalah yang Diteliti Adapun masalah yang diteliti oleh penulis adalah :
1. Untuk mengetahui efektifitas pelaksanaan audit operasional atas penggajian yang diterapkan pada perusahaan.
2. Untuk mngetahui efektifitas pelaksanaan pengendalian internal atas penggajian yang diterapkan pada perusahaan. 3. Untuk mengetahui peranan audit internal atas penggajian
pada perusahaan. Metode Penelitan Deskriptif analitis
Hasil Temuan Audit Operasional dapat menunjang efektifitas pengendalian internal penggajian
Adapun yang menjadi perbedaan dari penelitian terdahulu dengan penelitian penulis terletak pada masalah yang diteliti penulis yaitu :
1. Untuk mengetahui apakah fungsi kepegawaian dan sistem penggajian pada perusahaan sudah berjalan sebagaimana ditetapkan.
2. Untuk mengetahui apakah pengendalian intern atas fungsi kepegawaian dan sistem penggajian pada perusahaan sudah berjalan sebagaimana mestinya.
