i
TUGAS AKHIR
SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN SURAT PADA BNN(BADAN NARKOTIKA NASIONAL) KOTA PRABUMULIH BERBASIS WEBSITE
Oleh
Febriyanti 09010581620023
PROGRAM STUDI MANAJEMEN INFORMATIKA
FAKULTAS ILMU KOMPUTER
UNIVERSITAS SRIWIJAYA
2019
v
HALAMAN PERSEMBAHAN Motto
Berusaha agar berhasil dan jangan pernah lupa untuk berdoa
Jangan pernah merasa puas dengan apa yang telah kita miliki saat ini selagi kita masih bisa berusaha maka usaha lah
Gagal tak apa asal jangan putus asa
Yakin dan percaya bahwa setelah kesulitan maka akan ada kemudahan
Kupersembahkan Untuk
Kedua orang tua ku ,Terimakasih untuk segalanya
Kakak dan Mbk ku ,yang selalu memberikan dukungan dalam segala hal
Penasehat ku tempat berbagi Adhitiya Sugiarto M yusron hartoyo Justika sari,Ningrum pratiwi
yang selalu memberikan semangat dan motivasi
Teman – teman seperjuangan manajemen informatika 2016
Dosen – dosen Universitas Sriwijaya Almamater
vi
ix
KATA PENGANTAR
Allhamdulilah puji syukur saya ucapkan atas kehadirat Allah SWT, karena berkat, rahmat dan hidayah-Nya akhirnya dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini dengan judul “Sistem Informasi Pengarsipan Surat Pada BNN(Badan Narkotika Nasional)Kota Prabumulih Berbasis Website”, dalam rangka untuk menyelesaikan pendidikan Diploma III pada program Komputer Universitas Sriwijaya.
Dalam menyusun Tugas Akhir ini, penulis banyak mendapatkan bantuan baik secara moril maupun material, bimbingan, pengarahan serta semngat dari berbagai pihak. Maka pada kesempatan ini penulis ingin menyampaikan rasa terima kasih yang sebesar-besarnya kepada :
1. Bapak Jaidan Jauhari, S.Pd. M.T. selaku Dekan Fakultas Ilmu Komputer Universitas Sriwijaya.
2. Bapak Apriansyah Putra, S. Kom, M. Kom. selaku Ketua Program Diploma Komputer Universitas Sriwijaya.
3. Dosen-dosen, Staf Pengajar, Laboran, Administrasi dan seluruh Pegawai pada Program Diploma Komputer Universitas Sriwijaya, yang telah mendidik, bekal ilmu kepada penulis selama kuliah.
4. Bapak Ahmad Rifai, M.T. selaku dosen pembimbing I, Terima kasih atas bimbingannya, mulai dari waktu, motivasi, kritik, saran dan semua telah bapak ajarkan sampai penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini.
x
5. Bapak Rusdi Efendi, M. Kom. selaku dosen pembimbing II, Terima kasih atas bimbingannya, mulai dari waktu, motivasi, kritik, saran dan semua telah bapak ajarkan sampai penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini. 6. Bapak Ibnu Mundzakir,S.Sos,MM. Selaku Kepala Badan Narkotika
Nasional Kota Prabumulih.
7. Kedua Orang Tua saya tercinta yang telah banyak memberikan dukungan baik moril maupun material dan tidak pernah lupa untuk mendoakan saya. 8. Saudara Kandung saya dan Keluarga besar yang telah memberikan motivasi
dan semangat kepada saya.
9. Adik saya sebagai penasehat terimakasih atas bantuan, perhatian,penyemang at dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini.
10. Sahabat seperjuangan Manajemen Informatika 2016 yang telah memberikan semangat dan motivasi untuk sukses bersama.
11. Semua pihak yang telah membantu dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini. Penulis menyadari bahwa Tugas Akhir ini masih jauh dari kata sempurna, karena itu saran dan kritik yang bersifat membangun sangtlah penulis harapkan sebagai bahan perbaikan dimasa yang akan datang. Demikian Tugas Akhir ini saya buat, semoga dapat bermanfaat bagi semua pihak yang membaca dan menggunakannya serta menjadi pembendaharaan ilmu pengetahuan di Universitas Sriwijaya.
Palembang, 8 Agustus 2019
xi DAFTAR ISI DAFTAR ISI ... ii DAFTAR GAMBAR ... 1 DAFTAR TABEL ... 3 BAB I ... 5 PENDAHULUAN ... 5 1.1 LatarBelakang ... 5 1.2 TUJUAN ... 7 I.3 MANFAAT ... 7
kmI.4 BATASAN MASALAH ... 7
1.5 Metode Pengumpulan Data ... 8
1.6 Metode Pengembangan Sistem ... 8
1.7 Waktu penelitian ... 10
BAB II ... 11
TINJAUAN PUSTAKA ... 11
2.1 Sejarah Singkat BNN(Badan Narkotika Nasional) ... 11
2.2 Visi dan Misi BNN(Badan Narkotika Nasional)... 14
2.2.1 Visi BNN(Badan Narkotika Nasional) ... 14
2.2.2 Misi BNN(Badan Narkotika Nasional) ... 14
2.3 Tugas dari BNN(Badan Narkotika Nasional) ... 14
2.4 Fungsi dari BNN(Badan Narkotika Nasional) ... 15
2.5 Makna Logo BNN(Badan Narkotika Nasional) ... 18
2.5.1 MAKNA BENTUK ... 18
2.5.2 MAKNA WARNA ... 19
2.6 Struktur Organisasi BNN(Badan Narkotika Nasional) ... 19
2.6.1 Kepala BNNK Kota Mempunyai Tugas ... 20
2.6.2 Sub Bagian Umum Mempunyai Tugas ... 20
2.6.3 Sub Bagian Seksi Pencegahan Dan Pemberdayaan Masyarakat Mempunyai Tugas ... 20
2.6.4 Sub Bagian Seksi Rehabilitasi Mempunyai Tugas ... 20
xii
2.7 Teori Umum ... 21
2.7.1 Pengertian Sistem ... 21
2.7.2 Pengertian Informasi ... 21
2.7.3 Pengertian Pengarsipan... 21
2.7.4 Pengertian Surat Masuk ... 22
2.7.5 Pengertian Surat Keluar ... 22
2.7.6 Pengertian BNN(Badan Narkotika Nasional) ... 23
2.7.7 Pengertian Website ... 23
2.7.8 Pengertian PHP ... 23
2.7.9 MySQL dan Basis Data ... 24
2.8 Tahap Perancangan Sistem ... 25
2.8.1 DFD (Data Flow Diagram) ... 25
2.8.2 ERD (Entity Relationship Diagram) ... 26
2.8.3 Kamus Data (Data Dictionary) ... 26
BAB III ... 28
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM ... 28
3.1 Analisis Sistem ... 28
3.1.1 Permasalahan Sistem Berjalan ... 28
3.1.2 Kelemahan Sistem Yang Ada ... 28
3.1.3 Perancangan Fungsional Sistem Yang Diusulkan ... 29
3.2 Rancangan Sistem ... 29
3.2.1 Diagram Konteks ... 30
3.2.2 Proses Bisnis Yang Diusulkan ... 35
3.2.3 Entity Relationship Diagram(ERD) ... 35
3.3 Kamus Data ... 36
3.4 Rancangan Tabel ... 37
a) Tabel User ... 37
b) Tabel Surat Masuk ... 38
c) Tabel Surat Keluar ... 39
3.5 Rancangan Utama ... 39
3.5.1 Rancangan Halaman Login ... 39
xiii
3.5.3 Rancangan Halaman Surat Masuk ... 40
3.5.4 Rancangan Halaman Surat Keluar ... 41
3.5.5 Rancangan Halaman Galeri File Surat Masuk ... 42
3.5.6 Rancangan Halaman Galeri File Surat Keluar ... 42
3.5.7 Rancangan Halaman User ... 42
BAB VI ... 43
HASIL DAN PEMBAHASAN ... 43
4.1 Hasil ... 43
4.2 Pembahasan ... 44
4.2.1 Halaman Login ... 44
4.2.2 Halaman Admin ... 45
4.2.2.1 Halaman Tampilan Utama ... 45
4.2.2.2 Halaman Surat Masuk ... 46
4.2.2.3 Halaman Tambah Data Surat Masuk ... 47
4.2.2.4 Halaman Surat Keluar ... 48
4.2.2.5 Halaman Tambah Data Surat Keluar ... 49
4.2.2.6 Halaman Galeri File Surat Masuk ... 50
4.2.2.7 Halaman Galeri File Surat Keluar ... 51
4.3 Halaman Kepala ... 51
4.3.1.1 Halaman Laporan Diagram ... 51
4.4 Halaman User ... 53
BAB V ... 54
Kesimpulan Dan Saran ... 54
5.1 Kesimpulan ... 54
xiv
DAFTAR GAMBAR
Halaman
Gambar 2. 1 Makna Logo BNN(Badan Narkotika Nasional)Error! Bookmark not defined. Gambar 2. 2Struktur Organisasi BNN(Badan Narkotika Nasional)Error! Bookmark not defined.
Gambar 3. 1Diagram Konteks ... Error! Bookmark not defined. Gambar 3. 2 DFD Level 0 ... Error! Bookmark not defined. Gambar 3. 4 Diagram Level 1 Surat Masuk ... Error! Bookmark not defined. Gambar 3. 5 DFD Level 1 Surat Keluar ... Error! Bookmark not defined. Gambar 3. 7 Entity Relationship Diagram(ERD) ... Error! Bookmark not defined. Gambar 3. 8 Rancangan Halaman Login ... Error! Bookmark not defined. Gambar 3. 9 Rancangan Halaman Menu Awal ... Error! Bookmark not defined. Gambar 3. 10 Rancangan Halaman Surat Masuk ... Error! Bookmark not defined. Gambar 3. 11 Rancangan Halaman Surat Keluar ... Error! Bookmark not defined. Gambar 3. 12 Rancangan Halaman Galeri File Surat MasukError! Bookmark not defined. Gambar 3. 13 Rancangan Halaman Galeri File Surat KeluarError! Bookmark not defined. Gambar 3. 14 Rancangan Halaman User ... Error! Bookmark not defined.
Gambar 4. 1 Halaman Login ... 43
Gambar 4. 2 Halaman Tampilan Utama ... 44
Gambar 4. 3 Halaman Surat Masuk ... 45
Gambar 4. 4 Halaman Data Surat Masuk ... 46
Gambar 4. 5 Halaman Surat Keluar ... 47
Gambar 4. 6 Halaman Tambah Data Surat Keluar ... 48
Gambar 4. 7 Halaman Galeri File Surat Masuk ... 48
xv
Gambar 4. 9 Halaman Laporan Diagram Surat Masuk ... 50 Gambar 4. 10 Halaman Laporan Diagram Surat Keluar ... 50 Gambar 4. 11 Halaman User ... 51
xvi
DAFTAR TABEL
Tabel 2. 1 Simbol-Simbol Data Flow Diagram ... Error! Bookmark not defined. Tabel 2. 2 Simbol-simbol di dalam ERD ... Error! Bookmark not defined. Tabel 2. 3 Kamus Data ... Error! Bookmark not defined.
Tabel 3. 1 Tabel User ... Error! Bookmark not defined. Tabel 3. 2 Tabel Surat Masuk ... Error! Bookmark not defined. Tabel 3. 3 Tabel Surat Keluar ... Error! Bookmark not defined.
1 BAB I
PENDAHULUAN
1.1 LatarBelakang
Dalam pengembangan ilmu pengetahuan dan teknologi yang semakin pesat dan canggih,barbagai macam aplikasi sistem informasi yang memungkinka n untuk pemrosesan data dan laporan dengan cepat semakin banyak. Banyaknya penggunaan teknologi mengakibatkan seluruh bidang kehidupan berubah tidak terkecuali suatu instansi. Peran manajemen saat ini dan dimasa datang setiap saat dituntut untuk mengetahui perkembangan informasi yang dapat diakses dari media telekomunikasi.
Surat adalah suatu sarana dalam berkomunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain. Informasi yang disampaikan melalui surat dapat berbentuk pemberitahuan, pernyataan, perintah, permintaan atau laporan, Meskipun teknologi komunikasi
berkembang sangat pesat, peranan surat belum dapat digantikan.
Surat masih memegang peranan penting sebagai sarana penghubung antara dua pihak atau lebih dalam satu kelompok organisasi
2 baik pemerintah maupun swasta.
Administrasi sebagai salah satu yang sangat memiliki pengaruh penting dalam menunjang kelancaran jalannya pengelolaan surat. Pada BNN(Badan Narkotika Nasional) bagian pengarsipan kurang efisien karena masih,menggunaka n cara manual yaitu dengan mencatat data surat masuk dan surat keluar didalam pembukuan kemudian surat akan di simpan didalam sebuah map,yang mengakibat kan timbul kendala untuk admin karna admin akan membutuhkan waktu yang cukup lama untuk mencari kembali surat yang sudah lama.
Berdasarkan uraian di atas maka penulis ingin mengatakan masalah ini sebagai bahan penelitian dalam penyusunan Tugas Akhir dengan judul “SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN SURAT PADA BNN (BADAN NARKOTIKA NASIONAL) KOTA PRABUMULIH BERBASIS WEB” sebagai judul tugas akhir dalam menyelesaikan pendidikan di Diploma Ilmu Komputer Universitas Sriwijaya.
1.2 TUJUAN
Tujuan dilakukan penelitian adalah menghasilkan aplikasi Sistem Informasi Pengarsipan Surat Pada BNN(Badan Narkotika Nasional).
I.3 MANFAAT
Adapun manfaat dilakukan penelitian sebagai berikut:
a. Dapat memudahkan administrasi untuk melakukan pengolahan data surat.
b. Dengan adanya sistem dapat mengurangi terjadinya penginputan data yang sama.
3 I.4 BATASAN MASALAH
Untuk memudahkan pekerjaan serta membatasi pekerjaan yang akan diselesaikan guna menghindari adanya kegiatan diluar tujuan yang akan dicapai, sehingga dalam pembuatan Sistem Informasi Pengarsipan Surat Pada BNN (Badan Narkotika Nasional) Kota Prabumulih diperlukan adanya batasan masalah. Adapun batasan masalahnya adalah sebagai berikut:
1. Aplikasi yang akan dihasilkan yaitu sebuah aplikasi Sistem Informasi Pengarsipan Surat Pada BNN(Badan Narkotika Nasional) Kota Prabumulih yang menggunakan bahasa pemerograman PHP dan database
MySQL.
2. Softwarepembangun yangdigunakandalampembuatanaplikasi pengolahandatapegawaiiniadalahSublime Text,dan
bahasapemprogramannya menggunakan PHP dengan databasenya menggunakanMySQL.
3. Metode pengembangan sistem adalah metode waterfall, dimana diagram yang digunakan adalah Entity Relationship Diagram(ERD), DataFlow
Diagram (DFD) dan Flowchart.
4. Keluaranyang dihasilkandari aplikasi ini berupa berbagai layanan informasi Program Studi Manajemen Informatika Universitas Sriwijaya.
1.5 Metode Pengumpulan Data
Dalam penyusunan Tugas Akhir ini penulis menggunakan beberapa metode pengumpulan data, yaitu:
4
Penulis melakukan tanya jawab secara langsung kepada bagian terkait yang mempunyai wewenang untuk memberikan data dan informasi yang diperlukan dalam penulisan laporan akhir. Dalam wawancara ini data yang didapat yaitu data pengunjung berdasarkan dokumen yang telah ada sebelumnya.
b. Pengamatan (Observasi)
Penulis melakukan pengamatan langsung terhadap kegiatan yang dilakukan pada BNN(BADAN NARKOTIKA NASIONAL)Kota
Prabumulih sehingga data yang diperoleh lebih akurat.
c. Dokumentasi
Penulis mengumpulkan data-data, baik berupa arsip maupun file yang berkaitan dengan permasalahan yang diangkat pada Tugas Akhir
ini, yang digunakan pada BNN(BADAN NARKOTIKA NASIONAL) Kota Prabumulih
1.6 Metode Pengembangan Sistem
Metode Waterfall adalah suatu proses pengembangan
perangkat lunak berurutan, di mana kemajuan dipandang sebagai terus mengalir ke bawah (seperti air terjun) melewatih fase-fase
perencanaan, pemodelan, implementasi (konstruksi), dan pengujian. Dalam pengembangannya metode waterfall memiliki beberapa
tahapan yang runtut: requirement (analisis kebutuhan), design system (desain sistem), coding & testing, penerapan program dan
5
Berikut adalah gambar pengembangan perangkat lunak berurutan/ linear (Pressman, Roger S. 2001):
1. Requirement (Analisis Kebutuhan)
Requirement merupakan analisa terhadap kebutuhan yang
berkaitan dengan sistem. Pengumpulan data dalam tahap ini bisa melalui sebuah penelitian, wawancara atau studyliteratur. Seseorang sistem analisis akan menggali informasi sebanyak-banyaknya dari user sehingga akan tercipta sebuah sistem komputer yang bisa melakukan tugas-tugas yang diinginkan oleh user tersebut. Tahapan ini akan menghasilkan dokumen user requirement atau bisa dikatakan sebagai data yang berhubungan dengan keinginan user dalam
pembuatan sistem. Dokumen inilah yang akan menjadi acuan sistem analisis untuk menterjemahkan ke dalam bahasa pemrograman.
2. Design System (Desain Sistem)
Proses Desain akan menterjemahkan syarat kebutuhan ke sebuah perancangan perangkat lunak yang dapat diperkirakan sebelum dibuat
coding. Proses ini berfokus pada : struktur data, arsitektur perangkat
lunak, representasi interface, dan detail (algoritma) prosedural. Tahapan ini akan menghasilkan dokumen yang disebut software
requirement, dokumen inilah yang akan digunakan programmer untuk
melakukan aktivitas pembuatan sistemnya.
3. Coding&Testing (Penulisan Code Program dan Pengujian)
Coding merupakan penerjemahan design dalam bahasa yang bisa
6
meterjemahkan transaksi yang diminta oleh user. Tahapan inilah yang merupakan tahapan secara nyata dalam mengerjakan suatu sistem. Dalam artian penggunaan komputer akan dimaksimalkan dalam tahapan ini. Setelah pengkodean selesai maka akan dilakukan testing terhadap sistem yang telah dibuat tadi. Tujuan testing adalah
menemukan kesalahan-kesalahan terhadap sistem dan kemudian bisa diperbaiki.
4. Integration (Penerapan Program)
Tahapan ini bisa dikatakan final dalam pembuatan sebuah sistem. Setelah dilakukan analisa, design dan pengkodean maka sistem sudah dapat dilakukan integration (penerapan program) oleh
user.
5. Operation&Implements (Pemeliharaan)
Perangkat lunak yang sudah disampaikan kepada pelanggan pasti nantinya akan mengalami perubahan. Perubahan tersebut bisa karena mengalami kesalahan, karena perangkat lunak harus menyesuaikan dengan lingkungan (periperal atau sistem operasi) baru, atau karena pelanggan membutuhkan perkembangan fungsional.
1.6 Waktu penelitian
Lamanya pelaksanaan penelitian adalah selama 3 bulan dan yang menjadi tempat penelitian yaitu BNN(BADAN NARKOTIKA NASIONAL)Kota Prabumulih Sumatera Selatan.
7
DAFTAR PUSTAKA
Amsyah, Z. (2001). Manajemen Sistem Informasi. Gramedia Pustaka Utama,Jakarta.
Jogiyanto. (2005). Sistem Teknologi Informasi. Yogyakarta.
kristanto, A. (2007). Perancangan Sistem Informasi Dan Aplikasinya. Yogyakarta.
Kristanto, A. (2008). Perancangan Sistem Informasi. Yogyakarta.
Kustiyahnungsih Y, R. (2011). Pemograman Basis Data Berbasis Web
Menggunakan PHP dan MySQL. Yogyakarta.
Mulyanto, A. (2009:12). Sistem Informasi Konsep Dan Aplikasi. Pustaka Belajar.Yogyakarta.
Pressman, R. S. (2001, maret 8). metode pengembangan perangkat lunak. Dipetik juli 3, 2019, dari Kamen rider: http://attoffan.blog.ugm.ac.id
Susanto, A. (2013:22). Mengertikan Sistem. Bandung:Lingga Jaya.
