INVENTORY CONTROL MANAGEMENT (ANALISIS ABC, VEN, EOQ)

(1)

INVENTORY CONTROL

MANAGEMENT

(ANALISIS ABC, VEN, EOQ)

(Heru Sasongko, S.Farm., Apt)

(2)

Selection

Procurement

Distribution

Use _{Management Support}

UNSUR PENTING

(3)

Seleksi Distribusi Pengadaan Dukungan manajemen •Organisasi •Keuangan •Manajemen Informasi •SDM Penggunaan

(4)

Inventory Control ?

 Pengawasan terhadap persediaan yang dikenal juga

sebagai inventory control adalah bagaimana fungsi tersebut dapat dilaksanakan secara efektif.

 _{Mengapa pengendalian persediaan sangat penting ?}  * Karena begitu besar jumlah yang diinvestasikan

dalam persediaan. Pengendalian persediaan yang tepat memiliki pengaruh yang kuat dan langsung terhadap perolehan kembali atas investasi.

 _{* Pengendalian persediaan juga penting dalam}

menentukan stok yang benar

(5)



_{Inventory dapat berupa :}



* barang mentah (raw material)



* barang setengah jadi (work in process)



* barang jadi (finished goods)

(6)

Pengendalian Persediaan yang Efektif ?

 Pengendalian persediaan yang efektif adalah

mengoptimalkan dua tujuan :

 1. Memperkecil total investasi pada persediaan

 2. Menjual/menyediakan berbagai produk yang benar untuk memenuhi permintaan konsumen.

 Hal ini dapat dicapai apabila dapat menentukan :

 1. Berapa banyak suatu item barang akan dipesan pada suatu waktu.

 2. Kapan dilakukan pemesanan ulang terhadap item tersebut.

 3. Yang mana dari item-item tersebut perlu dilakukan pengawasan.

(7)

Masalah Pengendalian Persediaan

 Masalah klasik dari pengendalian persediaan

adalah bagaimana cara menyeimbangkan antara pengaturan persediaan dengan biaya-biaya yang ditimbulkannya.

(8)



Pertimbangan Biaya variabel :

1. Biaya penyimpanan

 Biaya-biaya variabel yang berhubungan langsung dengan jumlah persediaan, seperti: biaya resiko kerusakan, kecurian, penerangan, keusangan, dll.

2. Biaya pemesanan

 Biaya yang setiap kali harus ditnggung dalam pemesanan suatu bahan/barang, seperti: biaya telepon, pemrosesan

pesanan, pemeriksaan penerimaan, pengiriman ke gudang.

3. Biaya penyiapan

 Biaya yang harus ditanggung oleh RS dalam memproduksi suatu komponen apabila bahan-bahan tersebut tidak dibeli

tetapi diproduksi sendiri, seperti Biaya mesin-mesin tidak terpakai, persiapan tenaga kerja langsung, penjadwalan, ekspedisi.

(9)

4.

Biaya kehabisan/kekurangan bahan

Biaya ini terjadi apabila persediaan tidak

mencukupi terhadap permintaan atas bahan tersebut, seperti: adanya biaya karena pemesanan khusus,

biaya kegiatan administrasi, kehilangan pelanggan, dll.

_{Dalam hal ini, perlu dilakukan pengendalian jumlah}

persediaan untuk memenuhi kebutuhan dengan cara yang paling ekonomis dan meminimalkan total biaya persediaan.

(10)

Tujuan Inventory Control



Tujuan dari persediaan yang paling penting :



_{Melindungi dari kerugian}

_.

Persediaan dapat melindungi dari berbagai fluktuasi dari permintaan dan penawaran. Jika distribusi obat dari supplier terlambat atau permintaan tiba-tiba meningkat seperti pada kasus penyakit epidemik tertentu, maka sistem persediaan yang baik dapat melindungi persediaan dari stok kosong.



Membuat sistem pengadaan/ manufaktur

.

Harga unit-unit dari obat dengan sistem manufaktur biasanya lebih rendah, dan hal tersebut dihasilkan dari sistem persediaan yang baik.

(11)

Tujuan Inventory Control (cont’n)



Meminimalkan waktu tunggu.

Sistem persediaan dapat meningkatkan ketersediaan obat secara optimal, sehingga pelayanan kesehatan dapat ditingkatkan.



_{Meningkatkan efisiensi transportasi.}

Biaya transportasi akan meningkat jika tidak ada sistem persediaan atau stok.



_{Mengantisipasi fluktuasi.}

Fluktuasi akan permintaan sulit untuk diprediksi. Sistem inventori dapat mengantisipasi kenaikan permintaan yang tidak menentu.

(12)

Model-Model Pengendalian

Persediaan

 Ada beberapa model sistem pengendalian persediaan yaitu :

 1. Model ABC

 _{2. Model EOQ}  3. Model VEN

(13)

Model ABC (Always Better Control)

 Pengendalian perusahaan berhubungan dengan aktivitas

pengaturan persediaan bahan-bahan agar dapat menjamin persediaan dan pelayanannya kepada pasien. Salah satu pengendalian persediaan adalah dengan model ABC atau analisis pareto. Analisi ABC ini menekankan kepada

persediaan yang mempunyai nilai penggunaan yang relatif tinggi atau mahal, seperti pada bagan berikut ini :



 Kel Jumlah item Jumlah nilai

  A 20% 75%  B 30% 20%  C 50% 5%  100% 100% 

(14)

ANALISA ABC 80 75 Klas A 60 50 40 30 Klas B 20 10 Klas C 0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100 % item persediaan % Biaya Pema kaian

(15)

Sistem analisis ABC ini berguna dalam sistem

pengelolaan obat, yaitu dapat menimbulkan

frekuensi pemesanan dan menentukan prioritas

pemesanan berdasarkan nilai atau harga obat.

(16)

ANALISA ABC

Digunakan untuk:

1. Mengurangi persediaan (inventory) dan biaya

dg mengatur pembelian yg lebih sering dan pengiriman dlm jumlah lebih sedikit untuk obat kelas A

2. Mencari penurunan harga yg besar untuk obat klas A dan penyimpanan harus diperhatikan 3. Kontrol yg ketat oleh staf, dan adanya

pengertian bahwa order yg besar untuk klas A harus dicatat secara ketat

(17)

Standar Pemesanan

Dasar pemesanan kembali:

1.

Minimum and maximum stock levels

2.

Consumption-based reordering formula

(18)

Minimum and maximum stock

levels

Dalam inventory control, dasar reorder dengan parameter:

1. Average monthly consumption (CA) 2. Suplier lead time (LT)

3. Procurement period, time until the next order

will be place (PP)

4. Stock on hand in inventory (S1)

5. Stock now on order from supplier but not yet

received (S0)

6. Quantity of stock back-ordered to lower levels

(19)

Rumus mathemetic Smin

dan Smax

Safety Stock (SS)

SS = (LT x CA)

Smin (Stok minimum)

Smin = (LT x CA) + SS

= 2 SS

Smax (stok maksimum)

(20)

An example of minimum –maximum level

calculations is a case in which in the lead

time for tetracyclin capsules is two months,

the average monthly consumption is 1,000

capsules, and additional safety stock

allocated is 2,000 capsules. For a

procurement period of six months, the Smin

& Smax quantity would be set:

Smin = (2 x 1,000) + 2,000 = 4,000 capsules

Smax = 4,000 + (6 x 1,000) = 10,000 capsules

(21)

Jika kondisi stok dibawah stok level

minimum, maka perhitungan order quantity

dirumuskan:

Qo = (Smax + SB)-(S1+So)

Sebagai contoh diatas, tetracyclin yang

tersedia di stok 3,000 dan pesanan yg belum

datang 2,000, dan tidak ada permintaan dari

pelayanan, maka

Qo = (10,000 + 0) – (3,000 + 2,000)

Qo = 5,000

(22)

ECONOMIC ORDER

QUANTITY

(23)

Model EOQ (

Economic Order Quantity

)

 Makin besar persediaan berarti resiko penyimpanan serta besarnya fasilitas yang harus dibangun, sehingga membutuhkan biaya pemeliharaan yang lebih besar, namun dilain pihak biaya pemesanan dan biaya distribusi menjadi lebih kecil. Ini berarti perlu adanya optimalisasi agar tercapai kesetimbangan antara membangun persediaan serta biaya distribusi dan pemesanan.

 Secara matematis perhitungan tersebut dirumuskan dalam rumus Jumlah pesanan yang ekonomis (Economic Order Quantity / EOQ)

 EOQ = √ 2 Co S EOI = √ 2 Co

 Cm . U Cm . U S



 Dimana Co : Cost per Order (sekali Pesan)

 Cm : Cost of maintenance dari persediaan dalam setahun

 S : Jumlah permintaan setahun

(24)

(25)

EOQ



Teknik pengendalian persediaan tertua

dan paling terkenal, mudah digunakan



_{Ada beberapa asumsi:}

1. Tingkat permintaan diketahui & bersifat

konstan

2. Lead time, waktu antara pemesanan &

penerimaan pesanan, diketahui dan

(26)

EOQ

3. Persediaan diterima dengan segera 

persediaan yg dipesan tiba dalam bentuk kumpulan produk, pada satu waktu

4. Tidak mungkin diberikan diskon

5. Biaya variabel yg muncul hanya biaya pemesanan dan biaya penyimpanan persediaan sepanjang waktu

6. Keadaan kehabisan stok dapat dihindari sama sekali bila pemesanan dilakukan pada waktu yg tepat.

(27)

Gambar Penggunaan persediaan sepanjang waktu Q 0 Jumlah yg dipesan (persediaan maksimal) Persediaan minimum

(28)

Reorder Point

Saat pemesanan dilakukan, yg dinyatakan dalam jumlah barang

ROP = d x L

D d =

Jumlah hari kerja per tahun d : Kebutuhan per hari

L : Waktu tunggu (Lead time) D : Kebutuhan tahunan

(29)

Biaya Pemesanan

Mencakup:

Biaya pasokan

Formulir

Pemrosesan pesanan

Tenaga para pekerja

dsb

(30)

Biaya Penyimpanan

 Biaya penyimpanan: sewa bangunan, penyusutan, biaya operasi, pajak,

asuransi = 6%

 _{Biaya penanganan: peralatan, sewa,}

listrik, biaya operasi = 3%

 Biaya tng kerja: penanganan tambahan= 3%

 _{Biaya investasi: biaya pinjaman, pajak,}

asuransi persediaan = 11%

 _{Pencurian, kelalaian} _{= 3%}

(31)



Contoh :

 _{Instalasi farmasi rumah sakit ABC menggunakan}

Halothane 250 cc sejumlah 1200 botol per tahun. Harga perbotolnya RP. 900.000,- Rumah sakit memperkirakan Carryng Cost Interest Rate = 20% dan biaya pemesanan = Rp.50.000,-/order. Kepala instalasi Farmasi ingin mengetahui berapa banyak Halothane yang harus dipesan setiap kali pemesanan. Buat Fixed period system jika diketahui lead time nya 2 hari!

(32)

 _{Jawab :}  EOQ = √ 2 x 50.000 x 1200  _{0.2 x 900.000}   _{= √ 120.000.000}  _180.000   _{= √ 666.67}   _{= 25.8 ≈ 26 botol}

 Ini berarti bahwa persediaan yang harus dibangun adalah 26 botol.

(33)

Economic Order Interval

 EOI = √ 2 x 50.000 0.2 x 900.000 x 1200 = 0,0215 tahun = 0,258 bulan = 7,746 hari

Jadi harus beli tiap 7-8 hari sekali atau sebulan 4 kali pesan

EOF = penggunaan setahun

(34)

Re order point



_{ROP = d x L, jika lead time 2 hari,maka}



ROP = (1200/365) x 2



ROP = 6,57 botol ≈ 7 botol



_{Jika membangun Safety stock}



_{ROP = 2 x (d x l)}

(35)

Model VEN (Vital Essential Non-essential)

Sistem VEN ini adalah suatu system dalam suatu pengelolaan obat yang berdasarkan pada dampak masing-masing obat terhadap kesehatan pasien. VEN ini terdiri dari 3 kategori, yaitu :

V : Vital, obat-obatan yang harus ada dan penting untuk kelangsungan hidup.

E : Essential, obat-obat penting yang dapat melawan penyakit tapi tidak vital.

N : Non Essential yaitu obat-obat yang kurang penting, dan diadakan hanya sebagai penunjang kelengkapan saja.

(36)

Characteristic of drug or target condition

Vital Essensial Non Esensial

Occurance of target condition:

- Persons affected (% of population)

-Person treated (number perday at

average health center

0ver 5 % Over 5 1-5 % 1-5 Less than 1% Les than 1

Severity of target condition

- life threatening - Disabiling Yes Yes Occasionally Occasionally Rarely Rarely

Therapeutic effect of Drug - Prevent serious disease

- Cures serious disease

- Treats minor, self limited, simtoms and conditions - Has proven efficacy - Has unproven efficacy

Yes Yes No Always Never No Yes Possibly Ussually Rarrely No No Yes

May or May not May or may not

(37)

PUT (Prioritas, Utama,

Tambahan)

 Prioritas: harus diadakan tanpa memperdulikan sumber anggaran. Pada analisis ABC dan VEN termasuk dalam kelompok AV, BV dan CV

 _{Utama: Dialokasikan pengadaannya dari sumber}

dana tertentu. Pada analisis ABC dan VEN termasuk dlm kelompok AE, BE, CE

 _{Tambahan: dialokasikan pengadaannya setelah}

obat prioritas dan utama terpenuhi. Pada analisis ABC-VEN dlm kelompok AN, BN dan CN

(38)

Model JIT (Just In Time)

 Just In Time (JIT) merupakan perwujudan kemitraan usaha antara perusahaan yang dalam hal ini adalah industri farmasi, rumah sakit atau apotik dengan para pemasok. Dalam JIT, perusahaan memberikan kepercayaan kepada pemasok untuk memasok bahan hanya pada saat perusahaan memerlukannya dalam jumlah yang diperlukan.

 Dengan system inventori just in time, order dilakukan apabila persediaan hampir atau sudah habis. Kelemahan system ini adalah jika tidak didukung dengan keteraturan defecta, perhitungan stok pengamanan, maka akan mengakibatkan terganggunya system pengelolaan obat.

 JIT memerlukan persyaratan sebagai berikut yaitu :

 1. Pengurangan lead time

 2. Penurunan persediaan ke tingkat minimum

 3. Keandalan Equipment

 4. Arus produksi yang berimbang

 5. Kinerja keseluruhan system yang dapat diprediksi.



(39)

Beberapa model sistem pengendalian

persediaan yang lain :

 1. One Bin System (One storage bin system)

 2. Two Bin System (Two and bag account system)

 3. Fixed Order Period System = Reorder Cycle System (Sistem waktu pesanan tetap)

 4. Fixed Order Quantity System = Reorder Level System (Sistem jumlah pesanan tetap)

 5. Safety Stock (Buffer Stock) = Persediaan Pengaman

 6. Kombinasi antara EOQ dengan analisa ABC

 7. Card File System

(40)

Pengendalian Persediaan

Analisa alur persediaan



_{Identifikasi lokasi stok}

_{dlm network}

distribusi

(41)

TOR : Turn Over Ratio

Cost of goods sold

(Harga pokok penjualan)

TOR =

(42)

TOR

Indikator:

TOR rendah

berarti masih

banyak stok

yang belum terjual

Akan

menghambat aliran kas

Berpengaruh terhadap keuntungan

TOR semakin tinggi, pengelolaan

(43)

KEAMANAN



_{Termasuk: Pencurian; Penyogokan;}

Pemalsuan



_{Keamanan mempunyai pengaruh penting}

dan kadang-kadang sangat besar

terhadap kesehatan dan ekonomi

(44)

Sistem Pengamanan



_{Analisa terhadap sumber yang perlu}

keamanan



_{Mempunyai metode yg kuat untuk}

memperbaiki keamanan



_{Penerapan keamanan setelah}

(45)

Keamanan dapat diketahui



_{Investigasi secara informal}



_{Penyetokan secara indipenden}



_{Perbandingan pemakaian}

(46)

Pencegahan Pencurian

1. Identifikasi semua suplier obat

pemerintah

2. Menangani sumber pencurian di

pemerintah

(47)

Upaya efisiensi

1. Sistem prioritas, berdasarkan perencanaan

dengan metode ABC dan VEN

2. Perlu diperhatikan lead time, karena keadaan

stock out merupakan inefisiensi. Perlu dilakukan analisis EOQ = Economic Order Quantity

3. Kadaluwarsa dan rusak

(48)

Indikator efisiensi perencanaan

1. presentase dana yg tersedia dgn yg dibutuhkan

2. Penyimpangan perencanaan: perbandingan antara jumlah

barang dalam satu item obat dalam perencanaan dgn jumlah barang dr item tsb dlm kenyataan pemakaiaan

3. Kecukupan obat: jumlah bulan yg menunjukkan

antisipasi lamanya stock obat yg tersedia

4. Stock berlebih: stock obat yg kecukupan obatnya lebih

dari 18 bulan

5. Stock kosong: jumlah stock akhir = 0, yaitu jumlah obat

yg kosong dalam persediaan

6. Stock mati: stock obat dalam 3 bulan atau lebih tidak

dipakai