Stock dan Reorder Point (ROP) di Unit Gudang Farmasi RS
Zahirah Tahun 2014
SKRIPSI
Diajukan Sebagai Persyaratan Memperoleh Gelar Sarjana Kesehatan Masyarakat
Oleh:
ANINDITA UTARI NIM : 1110101000007
PEMINATAN MANAJEMEN PELAYANAN KESEHATAN
PROGRAM STUDI KESEHATAN MASYARAKAT
FAKULTAS KEDOKTERAN DAN ILMU KESEHATAN
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAH
vii
IDENTITAS PRIBADI
Nama : Anindita Utari Jenis Kelamin : Perempuan
Tempat / Tanggal Lahir : Jakarta, 5 Mei 1992
Alamat : Kav.DKI Jl.Purwamadya II Blok V No.27, Cipedak, Jagakarsa, Jakarta Selatan
Agama : Muslim No. Telp : 08568904530
E-mail : aninditautarii@gmail.com
RIWAYAT PENDIDIKAN
2010 - sekarang : Manajemen Pelayanan Kesehatan (MPK), Kesehatan Masyarakat Universitas Islam Negeri (UIN) Syarif Hidayatullah Jakarta
2007 - 2010 : SMAN 97 Jakarta 2004 - 2007 : SMPN 41 Jakarta 1998 - 2004 : SDS Pelita 1997 - 1998 : TK Al-Ikhlas
ORGANISASI
2008 - 2009 : Rohis SMAN 97
2008 - 2009 : Ketua Kesenian SMAN 97
2012 - sekarang : Badan Eksekutif Remaja Masjid Al-Muhajirin : 2012 - sekarang : Sekretaris HACAMSA UIN Jakarta
PENGALAMAN KERJA
Januari 2013 dan Juni 2013 : Pengalaman Belajar Lapangan di Puskesmas Kampung Sawah.
viii Assalamu’alaikum Wr. Wb
Segala puji bagi Allah SWT yang Maha Pengasih dan Maha Penyayang atas rahmat dan karunia-Nya sehingga penyusunan skripsi di Rumah Sakit Zahirah Tahun 2014 ini dapat diselesikan. Sholawat dan salam tidak lupa penulis sampaikan pada baginda Rassulullah Muhammad SAW yang membawa umatnya ke jalan yang diridhoi oleh Allah SWT.
Skripsi ini merupakan syarat mahasiswa semester VIII (delapan) Program Studi Kesehatan Masyarakat UIN Syarif Hidayatullah Jakarta untuk memperoleh gelar Sarjana Kesehatan Masyarakat. Dengan pengetahuan, pengarahan dan bimbingan yang diperoleh selama perkuliahan, penulis dapat menyusun skripsi yang berjudul “Cara Pengendalian Persediaan Obat Paten dengan Metode Analisis ABC, Metode Economic Order Quantity (EOQ), Buffer Stock dan Reorder Point (ROP) di Unit Gudang Farmasi RS Zahirah Tahun 2014”.
Penulis mengucapkan terima kasih kepada:
1. Kedua orang tua tercinta, Mas Panji, Mas Rikad dan seluruh keluarga besar yang telah memberi dukungan materil dan nonmateril, memberi semangat, motivasi serta doanya.
2. Prof. Dr (HC). dr. M. K. Tadjudin, Sp. And., selaku Dekan Fakultas Kedokteran dan Ilmu Kesehatan UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.
3. Ibu Febrianti, M.Si., selaku Ketua Program Studi Kesehatan Masyarakat. 4. dr. Yuli Prapancha Satar, MARS dan Fase Badriah SKM, M.Kes.Ph.D selaku
pembimbing skripsi yang telah memberikan arahan dan bimbingannya.
5. Raihana Nadra Alkaff, SKM,M.MA, Ratri Ciptaningtyas, MHS dan Susanti Tungka, MARS selaku penguji sidang skripsi.
ix
8. Ibu Endah dan Staf Unit Farmasi RS Zahirah yang telah berkenan menerima, membantu dan memberikan informasi terkait penelitian.
9. Teman-teman Program Studi Kesehatan Masyarakat Angkatan 2010 khususnya MPK 2010 Angga, Anin, Bayti, Billa, Eno, Endah, Eliza, Fika, Furin, Ilma,Isni, Mawar, Nia, Nina, Tata,dan Ucup. Terima kasih atas kebahagiaan dan kesedihan yang kita lewati bersama.
10.Teman-teman Kebab terima kasih atas segala perhatian, kritik, saran dan motivasinya selama ini.
11.Terima kasih kepada semua pihak yang tidak bisa penulis tulis satu persatu yang telah memberikan doa serta semangat kepada penulis, senang dapat mengenal dan menjadi bagian dari kalian.
Dengan mengirimkan doa kepada Allah SWT penulis berharap semua kebaikan yang telah diberikan mendapat balasan dari Allah SWT. Aamiin. Terakhir, penulis berharap semoga skripsi ini bermanfaat bagi penulis dan pembaca serta mengharapkan kritik dan saran yang membangun.
Jakarta, Agustus 2014
x
Halaman
HALAMAN JUDUL ... i
LEMBAR PERNYATAAN ... ii
ABSTRAK ... iii
ABSTRACK ... iv
PERNYATAAN PERSETUJUAN ... v
LEMBAR PENGESAHAN ... vi
RIWAYAT HIDUP PENULIS ... vii
KATA PENGANTAR ... viii
DAFTAR ISI ... x
DAFTAR TABEL ... xiv
DAFTAR BAGAN ... xv
DAFTAR LAMPIRAN ... xvi
DAFTAR SINGKATAN ... xvii
DAFTAR ISTILAH ... xviii
BAB I PENDAHULUAN ... 1
1.1. Latar Belakang... 1
1.2. Rumusan Masalah ... 6
1.3. Pertanyaan Penelitian ... 6
1.4. Tujuan Penelitian ... 7
xi
1.5.1. Bagi Peneliti ... 8
1.5.2. Bagi Rumah Sakit ... 8
1.6. Ruang Lingkup Penelitian ... 8
BAB II TINJAUAN PUSTAKA ... 9
2.1. Manajemen Logistik ... 9
2.1.1. Definisi Manajemen Logistik ... 9
2.1.2. Tujuan Manajemen Logistik ... 10
2.1.3. Fungsi Manajemen Logistik ... 10
2.1.3.1. Fungsi Perencanaan dan Penentuan Kebutuhan ... 12
2.1.3.2. Fungsi Penganggaran... 13
2.1.3.3. Fungsi Pengadaan ... 14
2.1.3.4. Fungsi Penerimaan dan Penyimpanan ... 14
2.1.3.5. Fungsi Penyaluran ... 15
2.1.3.6. Fungsi Pemeliharaan ... 16
2.1.3.7. Fungsi Penghapusan ... 17
2.1.3.8. Fungsi Pengawasan/Pengendalian ... 17
2.2. Manajemen Persediaan ... 18
2.3. Pengendalian Persediaan ... 21
2.3.1. Pengendalian Persediaan dengan Analisis ABC ... 22
2.3.2. Pengendalian Persediaan dengan Metode Economic Order Quantity ... 26
2.3.3. Pengendalian Persediaan dengan Menghitung Buffer Stock (SS) 27 2.3.4. Pengendalian Persediaan dengan Menghitung Reorder Point (ROP) ... 28
xii
2.5. Instalasi Farmasi Rumah Sakit (IFRS) ... 31
2.5.1. Definisi Instalasi Farmasi Rumah Sakit (IFRS) ... 31
2.5.2. Tujuan, Tugas dan Tanggung Jawab IFRS ... 32
2.6. Kerangka Teori ... 34
BAB III KERANGKA KONSEP ... 36
3.1. Kerangka Konsep ... 36
3.2. Definisi Istilah ... 38
BAB IV METODOLOGI PENELITIAN ... 43
4.1. Jenis Penelitian ... 43
4.2. Lokasi dan Waktu Penelitian ... 43
4.3. Informan Penelitian ... 43
4.4. Pengumpulan Data... 44
4.4.1. Data Sekuder ... 44
4.4.2. Data Primer ... 44
4.5. Validitas Data ... 44
4.6. Pengolahan Data ... 44
4.7. Penyajian Data ... 46
BAB V HASIL ... 47
5.1. Gambaran Umum Rumah Sakit... 47
5.1.1. Sejarah RS Zahirah ... 47
5.1.2. Visi, Misi dan Tujuan RS Zahirah ... 48
5.1.3. Pelayanan dan Fasilitas Kesehatan RS Zahirah ... 49
5.1.4. Sumber Daya Manusia ... 49
5.1.5. Unit Instalasi Farmasi RS Zahirah ... 51
xiii
5.5. Metode Reorder Point (ROP) dan Buffer Stock ... 62
BAB VI PEMBAHASAN ... 67
6.1.Keterbatasan Penelitian ... 67
6.2.Pengedalian Persediaan ... 67
6.3.Metode Analisis ABC... 70
6.4.Metode Economic Order Quantity (EOQ) ... 75
6.5.Metode Reorder Point (ROP) dan Buffer Stock ... 76
BAB VII SIMPULAN DAN SARAN ... 79
7.1.Simpulan ... 79
7.2.Saran ... 80 DAFTAR PUSTAKA
xiv
Nomor Tabel Halaman
Tabel 2.1 Kebijaksanaan Manajemen Inventori Berdasarkan Kasifikasi ABC
25
Tabel 3.1 Definisi Istilah 38
Tabel 5.1 Jumlah Ketenagaan RS Zahirah 50
Tabel 5.2 Data Pemakaian Obat Paten Periode Januari-Maret Tahun 2014
55
Tabel 5.3 Analisis ABC Berdasarkan Nilai Investasi Obat Paten Periode Januari-Maret Tahun 2014
xv
Nomor Bagan Halaman
Bagan 2.1 Siklus Manajemen Logistik 11
Bagan 2.2 Kerangka Teori 35
Bagan 3.1 Kerangka Konsep 37
xvi
Lampiran 1 Matriks Transkrip Wawancara
Lampiran 2 Data Pemakaian Obat Paten Periode Januari-Maret Tahun 2014
Lampiran 3 Tabel Kelompok Obat Paten berdasarkan Analisis ABC Tahun 2014
Lampiran 4 Tabel Perhitungan EOQ Obat Paten Tahun 2014
xvii Dirjend = Direktorat Jenderal
EOQ = Economic Order Quantity
IFRS = Instalasi Farmasi Rumah Sakit
PBF = Perusahaan Besar Farmasi
Permenkes = Peraturan Menteri Kesehatan
Kepmenkes = keputusan Menteri Kesehatan
Menkes = Menteri Kesehatan
RI = Republik Indonesia
ROP = Reorder Point
RS = Rumah Sakit
xviii
Cito = Pemesanan dilakukan insidental dan harus segera dikirim saat itu juga
Buffer Stock = Stok penyangga, stok pengaman/safety stock untuk menghindari kemungkinan terjadinya kekurangan persediaan (stock out)
Defekta = Pendokumentasian/pencatatan mengenai permintaan dan pengiriman obat dari gudang farmasi ke apotek
Formularium = Dokumen yang berisi daftar obat yang digunakan oleh profesional kesehatan di rumah sakit
Lead Time = Waktu tunggu pemesanan atau waktu yang diperlukan mulai pemesanan sampai obat diterima
Obat fast moving = Obat yang perputaran/pergerakannya cepat Obat slow moving = Obat yang perputaran/pergerakannya lambat Revenue center = Pusat biaya produksi atau sumber pendapatan
Stock opname = Kegiatan mencocokan kondisi fisik barang gudang dengan kartu stok
MANAJEMEN PELAYANAN KESEHATAN
Skripsi, Juli 2014
Anindita Utari, NIM : 1110101000007
Cara Pengendalian Persediaan Obat Paten dengan Metode Analisis ABC, Metode Economic Order Quantity (EOQ), Buffer Stock dan Reorder Point (ROP) di Unit Gudang Farmasi RS Zahirah Tahun 2014
xviii + (80) halaman, (5) tabel, (4) bagan, (5) lampiran
ABSTRAK
Instalasi Farmasi Rumah Sakit (IFRS) bertanggung jawab dalam menyediakan perbekalan farmasi dengan jumlah yang cukup pada waktu yang dibutuhkan dan dengan biaya yang serendah-rendahnya, khususnya bagian Gudang Farmasi. Gudang Farmasi RS Zahirah belum optimal dalam melakukan penyediaan obat, yaitu belum adanya keseimbangan antara permintaan dan ketersediaan obat sehingga terjadi stock out dan pembelian cito. Untuk itu perlu dilakukan pengendalian persediaan obat paten di Gudang Farmasi RS Zahirah.
Jenis penelitian adalah kualitatif dan kuantitatif untuk mengetahui nilai investasi obat, mengetahui jumlah pemesan optimum dan waktu pemesanan kembali masing-masing obat paten di Gudang Farmasi RS Zahirah. Jenis data yang digunakan adalah data primer yang diperoleh dari wawancara mendalam dan data sekunder melalui telaah dokumen.
Hasil penelitian menunjukkan bahwa terdapat 13 jenis (9,77%) obat paten yang tergolong kelompok A, yaitu dengan penggunaan anggaran sebesar 70,12% dari total penggunaan anggaran obat paten, 21 jenis (15,79%) obat paten yang tergolong kelompok B, yaitu dengan penggunaan anggaran sebesar 20,68% dari total penggunaan anggaran obat paten dan 99 jenis (74,44%) obat paten yang tergolong kelompok C, yaitu dengan penggunaan anggaran sebesar 9,19% dari total penggunaan obat paten. Jumlah pemesanan optimum untuk obat paten yang termasuk kelompok A mulai dari 12-105 item, kelompok B mulai dari 7-110 item, sedangkan kelompok C mulai dari 0-298 item. Waktu pemesanan kembali untuk obat paten yang termasuk kelompok A mulai dari 22-330 item, kelompok B mulai dari 5-54 item, sedangkan kelompok C mulai dari 2-46 item.
RS perlu menggunakan sistem informasi manajemen rumah sakit yang terintegrasi ke setiap unit sehingga mempermudah pengawasan/pengendalian obat-obatan dan perlu menerapkan metode pengendalian obat agar tidak terjadi stock out dan pembelian cito.
Kata Kunci: Pengendalian persediaan, obat paten, analisis ABC, Economic Order Quantity, Reorder Point
HEALTH CARE MANAGEMENT
Skripsi, Juli 2014
Anindita Utari, NIM : 1110101000007
Inventory Control of Patent Medicine using ABC Analysis Method, Economic Order Quantity (EOQ), Buffer Stock and Reorder Point (ROP) in Pharmaceutical Warehouse of Zahirah Hospital 2014
xviii + (80) pages, (5) tables, (4) charts, (5) attachments
ABSTRACT
The Hospital Pharmacy Installation is responsible in providing pharmaceutical supplies with a sufficient amount of time is needed and the cost of that perfect humility, especially the pharmaceutical warehouse. Pharmaceutical werehouse of Zahirah Hospital is not optimal in doing the provision of medicine, the demand and availability of the drugs is not balance so the stock out and cito purchase is happened. So Zahirah Hospital need to manage the availability of the drugs to fix that problem.
The type of this research was kualitatif and kuantitatif to determine the value investment of a drugs, determine the optimum order quantity and reorder time of patent medicine in the pharmaceutical warehouse at Zahirah Hospital. The primary data was obtained from indepth interviews and secondary data was obtained by reviewing the related document.
The result showed that there were 13 types (9,77%) of patent medicines belonging to group A, namely by the use of budget of 70,12 % of total the use of budget patent medicine, 21 types (15,79%) of patent medicines belonging to group B, , namely by the use of budget of 20,68% of total the use of budget patent medicine and 99 types (74,44 %) of patent medicines belonging to group C, namely by the use of budget of 9,19% of total the use of budget patent medicine. The optimum order quantity for patent medicines that include group A ranging from 12-105 items, group B ranging from 7-110 items and group C ranging from 0-298 items. Reorder time for patent medicine which included group A ranging from 22-330 items, group B ranging from 5-54 items, and group C ranging from 2-46 items.
The Hospital need to use integrated Hospital Management Information System to each unit. Because it will make supervision and management drugs more easier. And they need to implemented the drugs control method so the stock out and cito purchase will not happened .
Keywords : Inventory control, patent medicine, ABC analysis, Economic Order Quantity, Reorder Point
1
PENDAHULUAN
1.1.Latar Belakang
Upaya kesehatan bertujuan untuk memelihara dan meningkatkan kesehatan dan tempat yang digunakan untuk menyelenggarakannya disebut sarana
kesehatan. Salah satu sarana kesehatan yang menyelenggarakan upaya kesehatan adalah rumah sakit. Berdasarkan Undang-Undang RI No. 44 Tahun 2009 tentang
Rumah Sakit, Rumah Sakit adalah institusi pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan pelayanan kesehatan perorangan secara paripurna yang menyediakan pelayanan rawat inap, rawat jalan, dan gawat darurat. Pelayanan
kesehatan paripurna adalah pelayanan kesehatan yang meliputi promotif, preventif, kuratif, dan rehabilitatif.
Rumah sakit dengan organisasi di dalamnya harus dikelola dengan sebaik-baiknya agar dapat memberikan pelayanan kesehatan semaksimal mungkin,
sehingga tercapai tujuan terciptanya derajat kesehatan yang optimal. Salah satu diantaranya adalah pengelolaan obat di Instalasi Farmasi Rumah Sakit (IFRS), meliputi perencanaan, pengadaan, penyimpanan, distribusi dan penggunaan obat
(Sheina, 2010).
Pelayanan farmasi merupakan pelayanan penunjang dan sekaligus
kimia, bahan radiologi, bahan alat kesehatan habis, alat kedokteran, dan gas
medik), dan 50% dari seluruh pemasukan RS berasal dari pengelolaan perbekalan farmasi. Mengingat besarnya kontribusi instalasi farmasi dan merupakan instalasi
yang memberikan pemasukan terbesar di RS, maka perbekalan barang farmasi memerlukan suatu pengelolaan secara cermat dan penuh tanggung jawab (Suciati, 2010).
Pengelolaan tersebut diatur dalam manajemen logistik. Manajemen logistik menurut Dwiantara (2009) dalam Fajarwati (2011) adalah serangkaian kegiatan
perencanaan, pengorganisasian dan pengawasan terhadap kegiatan pengadaan, pencatatan, penyimpanan, pendistribusian, pemeliharaan dan penghapusan guna mendukung efektifitas dan efisiensi pengelolaan logistik.
Pengelolaan obat di rumah sakit merupakan kegiatan yang bersifat rutin, mendesak dan periodik, artinya harus selalu tersedia serta tidak boleh kosong.
Jika terjadi kekosongan maka dapat mengganggu kegiatan operasional rumah sakit (Imron, 2009).
Menurut American Hospital Association (2011), 99,5% rumah sakit di
negara tersebut mengalami satu atau lebih kekurangan obat dalam enam bulan terakhir (Januari-Juni 2011). Diantara rumah sakit yang mengalami kekurangan
obat tersebut, hampir setengahnya mengalami kekurangan sebanyak 21 atau lebih obat. 82% dari RS menunda perawatan pasien akibat kekurangan obat dan lebih
Berdasarkan hasil penelitian Mellen dan Pudjiraharjo (2013), RSU Haji
Surabaya juga mengalami stock out pada tahun 2012. Selama Januari-April 2012 terdapat 116 jenis obat yang mengalami stock out yang mengakibatkan terjadinya
kerugian yang dialami oleh RSU Haji Surabaya, yaitu sebesar Rp 244.023.752.
Hal serupa juga dialami oleh salah satu rumah sakit di Jakarta, yaitu RS Zahirah. RS Zahirah merupakan rumah sakit swasta yang beroperasi sejak tahun
2004 dengan visi terwujudnya rumah sakit yang unggul dalam pelayanan dengan manajemen dan sumber daya manusia yang profesional dan berpengalaman.
Berdasarkan hasil wawancara dengan kepala instalasi farmasi, masih terdapat masalah stock out obat yang dialami oleh RS Zahirah.
Masalah stock out obat yang dialami RS Zahirah ini mengakibatkan sering
dilakukannya pemesanan obat secara cito, artinya pemesanan dilakukan insidental dan harus segera dikirim saat itu juga. Namun sering terjadi
keterlambatan pengiriman, sehingga terjadi pembelian obat di apotek luar RS Zahirah. Hal ini tentu menjadi sebuah kerugian, karena obat yang dipesan pada apotek luar harganya lebih mahal dibandingkan membeli ke distributor.
Berdasarkan data yang diperoleh dari gudang farmasi RS Zahirah, terdapat 164 jenis obat yang pernah dibeli ke apotek luar pada triwulan I (Januari-Maret)
tahun 2014. Hal ini menunjukkan bahwa terdapat 164 jenis obat yang belum dapat disediakan dalam jumlah yang diminta pada waktu dibutuhkan sehingga
Obat-obatan di RS Zahirah terdiri dari obat paten dan obat generik.
Permintaan kedua jenis obat ini cukup tinggi. Namun dengan tingginya permintaan obat paten ini kurang diimbangi dengan persediaan yang cukup
sehingga sering terjadi kekosongan (stock out) obat dan melakukan pemesanan secara cito ke apotek luar. Obat paten adalah obat milik suatu perusahaan dengan nama khas yang dilindungi hukum, yaitu merk terdaftar atau proprietary name
(Tjay dan Raharjo, 2007).
Berdasarkan hasil wawancara dengan kepala instalasi farmasi RS Zahirah,
selama ini pemesanan dilakukan jika stok sudah hampir habis, tidak ada perhitungan secara khusus untuk melakukan pemesanan kembali dan berapa banyak jumlah yang harus dipesan. Menurut John dan Harding (2001),
pengendalian persediaan yang efektif harus dapat menjawab tiga pertanyaan dasar, yaitu obat apa yang akan menjadi prioritas untuk dikendalikan, berapa
banyak yang harus dipesan dan kapan seharusnya dilakukan pemesanan kembali.
Oleh sebab itu perlu dilakukan sebuah perhitungan untuk dapat menjawab tiga pertanyaan dasar tersebut. Metode yang tepat digunakan untuk menjawab
pertanyaan tersebut adalah metode analisis ABC untuk mengetahui obat yang menjadi prioritas untuk dikendalikan, metode EOQ untuk mengetahui berapa
banyak obat yang harus dipesan dan dengan menggunkan metode ROP serta buffer stock untuk mengetahui kapan seharusnya dilakukan pemesanan kembali.
tinggi), B (nilai investasi sedang) dan C (nilai investasi rendah). Metode ini
sangat berguna di dalam memfokuskan perhatian manajemen terhadap penentuan jenis barang yang paling penting dan perlu diprioritaskan dalam persediaan
(Heizer dan Reider, 2010).
Economic Order Quantity (EOQ) adalah sejumlah persediaan barang yang dapat dipesan pada suatu periode untuk tujuan meminimalkan biaya dari
persediaan barang tersebut (Sabarguna, 2004). Reorder Point (ROP) adalah metode untuk memutuskan kapan mengajukan pemesanan kembali agar
terciptanya keseimbangan antara persediaan dengan permintaan sedangkan buffer stock adalah persediaan tambahan yang diadakan untuk melindungi dan menjaga kemungkinan terjadinya kekurangan bahan (John dan Harding, 2001)
RS Zahirah yang memiliki misi memberikan pelayanan kesehatan yang berkualitas kepada masyarakat dengan berusaha menetapkan standar-standar
layanan dan prosedur serta fasilitas terbaik dengan tujuan kepuasan dan kenyamanan pasien, tentunya berupaya mengoptimalkan pelayanan farmasi dengan menyediakan obat dengan jumlah yang tepat pada waktu yang
dibutuhkan serta dengan harga yang serendah-rendahnya.
Diharapkan dengan penerapan metode pengendalian tersebut menjadi suatu
solusi untuk meningkatkan pengendalian persediaan sehingga obat dapat disediakan dengan jumlah dan waktu yang tepat serta menghindari pemesanan
1.2.Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah di atas, obat merupakan aspek terpenting dalam pelayanan farmasi, untuk itu perlu dilakukan pengelolaan yang
baik. Permintaan obat paten di RS Zahirah pada triwulan I (Januari-Maret) tahun 2014 cukup tinggi, namun hal itu tidak diimbangi dengan persediaan yang cukup sehingga menyebabkan terjadinya stock out obat dan pemesanan secara cito ke
apotek luar. Hal ini tentu dapat merugikan rumah sakit karena pemesanan di apotek luar mengeluarkan biaya yang lebih besar dibandingkan dengan memesan
langsung ke distributor.
Masalah tersebut dapat dihindari jika pengendalian persedian obat dilakukan dengan baik. Selama ini tidak ada perhitungan secara khusus untuk mengetahui
kapan seharusnya dilakukan pemesanan kembali, pemesanan dilakukan jika stok sudah hampir habis. Selain itu juga tidak ada perhitungan untuk buffer stock.
Berdasarkan hal tersebut maka peneliti tertarik untuk melakukan penelitian dengan judul “Cara Pengendalian Persediaan Obat Paten dengan Metode Analisis
ABC, Metode Economic Order Quantity (EOQ), Buffer Stock dan Reorder Point
(ROP) di Unit Gudang Farmasi RS Zahirah Tahun 2014”. Penelitian ini difokuskan pada periode triwulan I tahun 2014 karena pada periode tersebut
banyak mengalami stockout, yaitu sebanyak 164 obat. 1.3.Pertanyaan Penelitian
2. Berapa banyak obat paten yang akan dipesan melalui perhitungan
dengan menggunakan metode EOQ di RS Zahirah pada periode triwulan I tahun 2014?
3. Kapan seharusnya obat paten dipesan kembali (ROP) dan jumlah buffer stock yang ideal agar tidak terjadi stock out pada periode triwulan I tahun 2014?
1.4.Tujuan Penelitian 1.4.1. Tujuan Umum
Mengetahui gambaran pengendalian persediaan obat paten dengan Metode Analisis ABC, Metode Economic Order Quatity (EOQ), Buffer Stock dan Reorder Point (ROP) di Unit Gudang Farmasi RS Zahirah tahun 2014.
1.4.2. Tujuan Khusus
1. Mengetahui pengelompokkan obat paten yang menjadi
kelompok A, kelompok B, dan kelompok C berdasarkan nilai investasinya di RS Zahirah pada periode triwulan I tahun 2014. 2. Mengetahui jumlah obat paten yang akan dipesan melalui
perhitungan dengan menggunakan metode EOQ di RS Zahirah pada periode triwulan I tahun 2014.
3. Mengetahui waktu pemesanan kembali obat paten (ROP) dan jumlah buffer stock yang ideal agar tidak terjadi stock out di RS
1.5.Manfaat Penelitian 1.5.1. Bagi Peneliti
1. Dapat menerapkan keilmuan manajemen logistik yang diperoleh
di bangku kuliah.
2. Meningkatkan pengetahuan dan pengalaman tentang pengendalian obat di Rumah Sakit.
1.5.2. Bagi Rumah Sakit
1. Mengetahui sejauh mana pelaksanaan pengendalian persediaan
obat di Gudang Farmasi.
2. Hasil penelitian ini dapat digunakan sebagai bahan masukan dalam penyusunan kebutuhan obat di Gudang Farmasi.
1.6.Ruang Lingkup Penelitian
Penelitian ini dilakukan untuk mengetahui gambaran pengendalian
persediaan obat paten di Gudang Farmasi RS Zahirah periode triwulan I tahun 2014 dengan metode analisis ABC, EOQ, buffer stock, dan ROP. Penelitian akan dilakukan selama bulan Mei-Juli 2014 dengan desain penelitian kualitatif dan
kuantitatif untuk mengetahui kelompok obat berdasarkan nilai investasinya, jumlah obat yang akan dipesan, titik pemesanan kembali dan jumlah stok
pengaman. Jenis data yang digunakan dalam penelitian ini adalah data primer dan data sekunder. Data primer didapat melaui wawancara mendalam sedangkan data
9
TINJAUAN PUSTAKA
2.1.Manajemen Logistik
2.1.1. Definisi Manajemen Logistik
Logistik merupakan suatu ilmu atau seni serta proses mengenai
perencanaan dan penentuan kebutuhan pengadaan, penyimpanan, penyaluran dan pemeliharaan serta penghapusan materi atau alat-alat. Lebih lanjut
logistik diartikan bagian dari instansi yang bertugas meyediakan bahan atau barang yang dibutuhkan untuk kegiatan operasional suatu instansi dalam jumlah, kualitas dan pada waktu yang tepat (sesuai kebutuhan) dengan harga
serendah mungkin (Aditama, 2002).
Pengertian manajemen logistik menurut Bowersox (2004), adalah
suatu ilmu bagaimana mendesain dan mengurus suatu sistem untuk mengawasi arus dan penyimpanan yang strategis bagi material, suku cadang dan barang jadi agar dapat diperoleh manfaat maksimum bagi organisasi.
Menurut Dwiantara (2009) dalam Fajarwati (2011), manajemen logistik adalah serangkaian kegiatan perencanaan, pengorganisasian dan
pengawasan terhadap kegiatan pengadaan, pencatatan, penyimpanan, pendistribusian, pemeliharaan dan penghapusan guna mendukung efektifitas
2.1.2. Tujuan Manajemen Logistik
Sejalan dengan pengertian manajemen logistik tersebut, menurut Aditama (2002) tujuan manajemen logistik adalah menyampaikan barang jadi
dan bermacam-macam material dalam jumlah tepat pada waktu dibutuhkan, dalam keadaan yang tepat dipakai, ke lokasi mana dibutuhkan, dan dengan total biaya terendah. Berdasarkan hal tersebut maka tujuan manajemen
logistik dapat diuraikan dalam tiga tujuan, yaitu: a. Tujuan Operasional
Tujuan operasional adalah tersedianya barang dalam jumlah yang tepat dan mutu yang baik pada saat dibutuhkan.
b. Tujuan Keuangan
Tujuan keuangan adalah tercapainya tujuan operasional biaya yang serendah-rendahnya.
c. Tujuan Keamanan
Tujuan pengamanan adalah tercapainya persediaan yang tidak terganggu oleh kerusakan, pemborosan, penggunaan tanpa hak,
pencurian, dan penyusutan yang tidak wajar lainnya, serta nilai persediaan yang sesungguhnya dapat tercermin di dalam sistem
akuntansi.
2.1.3. Fungsi Manajemen Logistik
barang yang berlebih atau kurang maka akan mengacaukan suatu siklus
manajemen logistik secara keseluruhan mulai dari pemborosan dalam penganggaran, kadaluarsa atau menumpuk. Sehingga harus selalu dijaga agar
semua unsur di dalam siklus pengelolaan logistik sama kuatnya dan segala kegiatan tersebut harus selalu selaras, serasi dan seimbang.
Berikut adalah siklus manajemen logistik:
Bagan 2.1
Siklus Manajemen Logistik (Seto, 2004)
Perencanaan dan Penentuan kebutuhan
Penerimaan dan Penyimpanan
Penganggaran Penghapusan
Pengendalian/ pengawasan
Pengadaan Pemeliharaan
2.1.3.1. Fungsi Perencanaan dan Penentuan Kebutuhan
Perencanaan merupakan dasar tindakan manajer untuk dapat menyelesaikan tugas pekerjaannya. Penentuan kebutuhann merupakan
perincian dari fungsi perencanaan menyangkut proses memilih jenis dan menetapkan dengan prediksi jumlah kebutuhan persediaan barang/obat perjenis di apotek ataupun rumah sakit. Penentuan kebutuhan obat di
rumah sakit harus berpedoman kepada daftar obat essensial, formularium rumah sakit, standar terapi dan jenis penyakit di rumah sakit, dengan
mengutamakan obat-obat generiik (Seto,2004).
Berdasarkan Dirjen Binekafarmasian dan Alat Kesehatan Kemenjes RI (2010) perencanaan kebutuhan dapat dilakukan dengan
menggunakan beberapa metode, yaitu: a. Metode Konsumsi
Perhitungan kebutuhan dengan metode konsumsi didasarkan pada data real konsumsi perbekalan farmasi periode yang lalu dengan berbagai penyesuaian dan
koreksi.
b. Metode Morbiditas/Epidemiologi
Perhitungan kebutuhan dengan metode morbiditas didasarkan pada jumlah kebutuhan perbekalan farmasi
Langkah-langkah dalam metode ini adalah: Menentukan jumlah pasien yang dilayani
Menentukan jumlah kunjungan berdasarkan
prevalensi penyakit
Menyediakan formiularium/standar/pedoman
perbekalan farmasi
Menghitung perkiraan kebutuhan perbekalan
farmasi
Penyesuaian dengan alokasi dana yang tersedia.
c. Metode Kombinasi
Kombinasi antara metode konsumsi dengan morbiditas disesuaikan dengan anggaran yang tersedia.
Perencanaan biasanya dilakukan bulanan atau mingguan untuk mengendalikan persediaan dan tempat distribusi (Bowersox, 2004).
2.1.3.2. Fungsi Penganggaran
Penganggaran terdiri dari kegiatan-kegiatan dan usaha-usaha untuk merumuskan perincian penentuan kebutuhan dalam suatu skala
standar yakni mata uang dan jumlah biaya dengan memperhatikan pembatasan yang berlaku terhadapnya. Anggaran umumnya dipakai dalam periode satu tahun dan merupakan operasional dari institusi yang
berisi ramalan pendapatan yang akan diterima dan pengeluaran yang terjadi pada tahun mendatang. Fungsi penganggaran adalah menyangkut
penentuan kebutuhan dalam satu skala standar yaitu dengan skala mata
uang (Seto, 2004).
2.1.3.3. Fungsi Pengadaan
Fungsi pengadaan adalah usaha-usaha dan kegiatan-kegiatan untuk memenuhi kebutuhan operasional yang telah ditetapkan di dalam fungsi perencanaan, penentuan kebutuhan (dengan peramalan yang baik),
maupun penganggaran. Dalam pengadaan dilakukan proses pelaksanaan rencana pengadaan tersebut. Pelaksanaan dari fungsi pengadaan dapat
dilakukan dengan pembelian, pembuatan, penukaran ataupun penerimaan sumbangan (Seto, 2004).
Menurut Kepmenkes No. 1197/MENKES/X/2004 tentang
Standar Pelayanan Farmasi di Rumah Sakit, pengadaan merupakan kegiatan untuk merealisasikan kebutuhan yang telah direncanakan dan
disetujui melalui pembelian, produksi dan sumbangan/hibah. Pembelian dapat dilakukan secara tender oleh Panitia Pembelian Barang Farmasi dan secara langsung dari pabrik/distribusi/pedagang besar farmasi/rekanan.
2.1.3.4. Fungsi Penerimaan dan Penyimpanan
Menurut Keputusan Menteri Kesehatan No.
1197/Menkes/SK/X/2004 tentang Standar Pelayanan Farmasi di Rumah Sakit, penerimaan merupakan kegiatan untuk menerima perbekalan
diterima sesuai kontrak baik spesifikasi mutu, jumlah maupun waktu.
Penerimaan perbekalan farmasi harus dilakukan oleh petugas yang bertanggung jawab. Dalam tim penerimaan farmasi harus ada tenaga
farmasi yang terlibat. Semua perbekalan farmasi yang diterima harus diperiksa sesuai dengan spesifikasi pada order pembelian rumah sakit.
Semua persedian farmasi yang sudah diterima dan sudah
dilakukan pemeriksaan harus segera disimpan di dalam sebuah ruang penyimpanan yang baik dan sesuai dengan standar. Tujuan penyimpanan
adala memastikan bahwa persediaan kesehatan terjaga mutu dan keefektifannya dengan cara menciptakan kondisi fisik, higiene, dan infrastuktur yang diperlukan (PAHO/WHO, 2007).
Menurut Dirjend Binakefarmasian dan Alat Kesehatan Kemenkes RI (2010), tujuan penyimpanan adalah:
a. Memelihara mutu sediaan farmasi
b. Menghindari penggunaan yang tidak bertanggung jawab c. Menjaga ketersediaan
d. Memudahkan pencarian dan pengawasan
2.1.3.5. Fungsi Penyaluran
Pendistribusi merupakan salah satu fungsi dalam manajemen logistik dimana dilakukan kegiatan pengurusan, penyelenggaraan dan
Kegiatan distribusi merupakan lanjutan dari proses
penyimpanan. Menurut Subagya (1994), hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pendistribusian barang, yaitu:
Ketepatan jenis dan spesifikasi logistik yang
disampaikan
Ketepatan barang logistik yang disampaikan
Ketepatan jumlah logistik yang disampaikan
Ketepatan waktu penyampaian
Ketepatan tempat penyampaian
Ketepatan kondisi logistik yang disampaikan
Menurut Seto (2004) khusus menyangkut fungsi penyaluran untuk farmasi Rumah Sakit, beberapa hal yang dijadikan pegangan
adalah dengan prinsip:
Distribusi obat harus aman, efektif dan efisien
Harus dapat menjamin: obat benar bagi penderita
tertentu, dengan dosis yang tepat, pada waktu yang ditentukan dua cara penggunaan yang benar.
2.1.3.6. Fungsi Pemeliharaan
Pemeliharaan merupakan suatu usaha atau proses kegiatan yang dilakukan untuk menjaga dan mempertahankan kondisi teknis, daya
ekonomis guna berjalannya institusi rumah sakit (Thaurany, 2008 dalam
Maria, 2010).
Menurut Aditama (2002), pemeliharaan dilakukan terhadap
barang-barang investasi. Pemeliharaan meliputi seluruh kegiatan penting untuk mempertahankan sistem atau produk tersebut tetap mempunyai nilai manfaat.
2.1.3.7. Fungsi Penghapusan
Menurut Dirjend Binakefarmasian dan Alat Kesehatan
Kemenkes RI (2010), penghapusan merupakan kegiatan penyelesaian terhadap perbekalan farmasi yang tidak terpakai karena kadaluarsa, rusak, mutu tidak memenuhi standar dengan cara membuat usulan penghapusan
perbekalan farmasi kepada pihak terkait sesuai dengan prosedur yang berlaku. IFRS harus membuat prosedur terdokumentasi untuk mendeteksi
kerusakan dan kadaluarsa perbekalan farmasi serta penangannya, IFRS harus diberi tahu setiap ada produk perbekalan farmasi yang rusak, yang ditemukan oleh perawat staf medik. Tujuan penghapusan adalah untuk
menjamin perbekalan farmasi yang sudah tidak memenuhi syarat dikelola sesuai dengan standar yang berlaku.
2.1.3.8. Fungsi Pengendalian/Pengawasan
Fungsi ini merupakan fungsi inti dari pengelolaan
penyaluran, pemeliharaan, dan penghapusan. Menurut Dirjend
Binakefarmasian dan Alat Kesehatan Kemenkes RI (2010) tujuan pengendalian adalah agar tidak terjadi kelebihan dan kekosongan
perbekalan farmasi di unit-unit pelayanan. 2.2.Manajemen Persediaan
Manajemen persediaan berusaha mencapai keseimbangan diantara
kekurangan dan kelebihan persediaan dalam suatu periode perencanaan yang mengandung risiko dan ketidakpastian. Konsep yang ideal dari persediaan terdiri
dari pengadaan suatu produk yang sesuai dengan spesifikasi pelanggan. Sistem yang demikian tidak akan membutuhkan penumpukan bahan mentah atau bahan jadi untuk mengantisipasi penjualan di masa depan. walaupun sistem ini tidak
praktis, namun penting diingat bahwa setiap dollar yang diinvestasikan dalam persediaan harus ditujukan untuk mencapai suatu tujuan tertentu (Bowerox,
2004).
Menurut Assauri (2004), persediaan merupakan suatu aktiva yang meliputi barang-barang milik perusahaan dengan maksud untuk dijual dalam suatu periode
usaha yang masih dalam proses produksi. Adapun jenis-jenis persediaan, yaitu: 1. Batch Stock
Batch stock merupakan persediaan yang diadakan karena kita membeli atau membuat bahan-bahan dalam jumlah yang lebih besar
daripada jumlah yang dibutuhkan pada saat itu. Keuntungan yang diperoleh dari adanya batch stock adalah:
c. Adanya penghematan di dalam biaya angkutan
2. Fluctuation Stock
Persediaan yang diadakan untuk menghadapi fluktuasi permintaan
konsumen yang tidak dapat diramalkan. Bila terdapat fluktuasi permintaan yang sangat besar maka persediaan ini dibutuhkan sangat besar pula untuk menjaga kemungkinan naik turunnya permintaan
tersebut.
3. Anticipation Stock
Persediaan yang diadakan untuk menghadapi fluktuasi permintaan yang dapat diramalkan berdasarkan pola musiman yang terdapat dalam satu tahun dan untuk menghadapi penggunaan atau penjualan
yang meningkat.
Biaya-biaya yang timbul dari adanya persediaan, antara lain (Assauri,
2004):
a. Biaya Pemesanan (Ordering Costs)
Biaya yang dikeluarkan berkenaan dengan pemesanan
barang-barang dari penjual, sejak dari pesanan dibuat dan dikirim ke penjual sampai barang tersebut dikirim dan diserahkan serta
diinspeksi di gudang. Jadi biaya ini berhubungan dengan pesanan tetapi sifatnya agak konstan, dimana besarnya biaya
Biaya administrasi pembelian dan penempatan order
Biaya pengangkutan dan bongkar muat
Biaya penerimaan dan biaya pemeriksaan
b. Biaya Penyimpanan (Holding Cost)
Biaya-biaya yang diperlukan berkenaan dengan danya persediaan yang meliputi seluruh pengeluaran yang dikeluarkan
perusahaan sebagai akibat adanya jumlah persediaan. Biaya yang termasuk dalam biaya ini ialah semua biaya yang timbul karena
barang disimpan, yaitu biaya pergudangan yang terdiri dari: Biaya sewa gudang
Upah dan gaji tenaga pengawas dan pelaksana
pergudangan
Biaya peralatan material dan yang lainnya
c. Biaya Kekurangan Persediaan (Out of Stock Cost)
Biaya yang timbul sebagai akibat terjadinya persediaan yang lebih kecil daripada jumlah yang diperlukan seperti kerugian atau biaya-biaya tambahan yang diperlukan karena seorang
pelanggan meminta atau memesan suatu barang sedangkan barang atau bahan yang dibutuhkan tidak tersedia. Selain itu juag
dapat merupakan biaya-biaya yang timbul akibat pengiriman kembali pesanan tersebut.
d. Biaya-biaya yang berhubungan dengan kapasitas (Capacity
Biaya-biaya terdiri atas biaya kerja lembur, biaya latihan, dan
biaya penambahan atau pengurangan kapasitas atau bila terlalu banyak atau terlalu sedikitnya kapasitas yang digunakan pada
suatu waktu tertentu. 2.3.Pengendalian Persediaan
Pengendalian persediaan atau kata asingnya adalah Inventory Control,
adalah fungsi managerial yang sangat penting karena persediaan/stok obat akan memakan biaya yang melibatkan investasi yang besar dalam pos aktiva lancar.
Karena itu perlu dikendalikan dengan efektif dan efisien (Seto, 2004).
Pengendalian persediaan merupakan fungsi yang mengatur dan mengarahkan cara pelaksanaan dari suatu rencana baik dengan pengaturan dalam
bentuk tata laksana, yaitu: manual, standar, kriteria, ataupun prosedur melalui tindakan untuk memungkinkan optimasi dan penyelenggaraan suatu program
oleh unsur dan unit terkait (Subagya, 1994).
Menurut Herjanto (2008), sistem pengendalian persediaan dapat didefinisikan sebagai sserangkaian kebijakan pengendalian untuk menentukan
tingkat persediaan yang harus dijaga, kapan pesanan untuk menambah persediaan harus dilakukan dan berapa besar pesanan harus diadakan. Sistem ini menentukan
dan menjamin tersedianya persediaan yang tepat dalam kuantitas dan waktu yang tepat.
Teknik pengendalian merupakan hal yang terpenting dalam mengelola
persediaan di gudang farmasi untuk menentukan obat mana yang harus diprioritaskan, berapa jumlah titik pengaman (buffer stock) persediaan yang harus
ada, serta kapan saatnya mulai mengadakan pemesanan kembali (Reorder Point/ROP) (Sulastri, 2012).
Mengendalikan persediaan yang tepat bukan hal yang mudah. Apabila
jumlah persediaan terlalu besar mengakibatkan timbulnya dana menganggur yang besar (tertanam dalam persediaan), meningkatnya biaya penyimpanan, dan risiko
kerusakan barang yang lebih besar. Namun jika persediaan terlalu sedikit mengakibatkan risiko terjadinya kekurangan persediaan (stock out) karena seringkali bahan/barang tidak dapat didatangkan secara mendadak dan sebesar
yang dibutuhkan, yang menyebabkan terhentinya proses produksi, tertundanya penjualan bahkan hilangnya pelanggan (Herjanto, 2008).
Keseimbangan antara permintaan dan persediaan diartikan bahwa persediaan itu lengkap tetapi yang perlu saja dilihat dari jumlah itemnya. Dilihat dari jumlah unitnya cukup tetapi tidak berlebihan. Untuk mencapai keseimbangan antara
persediaan dan permintaan salah satunya ditentukan oleh persediaan obat didasarkan atas kecepatan gerak atau perputaran, dimana obat yang laku keras
(fast moving) supaya tersedia lebih banyak dan obat yang kurang laku (slow moving) disediakan dalam jumlah yang sedikit (Anief, 2001).
2.3.1. Pengendalian Persediaan dengan Analisis ABC
ABC. Metode ini menggambarkan Pareto Analysis, yang menekankan bahwa
sebagian kecil dari jenis-jenis bahan yang terdapat dalam persediaan mempunyai nilai penggunaan yang cukup besar yang mencakup lebih
daripada 60% dari seluruh bahan yang terdapat dalam persediaan.
Metode ini adalah suatu analisa yang digunakan semata-mata untuk mengurutkan jumlah pemakaian, kemudian mengelompokkan jenis barang
dalam suatu upaya mengetahui jenis pergerakan obat yang meliputi berbagai jenis, banyak jumlah serta pola kebutuhan yang berbeda-beda (Assauri,
2004).
Metode analisis ABC ini sangat berguna di dalam memfokuskan perhatian manajemen terhadap penentuan jenis barang yang paling penting
dan perlu diprioritaskan dalam persediaan. Tidaklah realistis jika memantau barang yang tidak mahal dengan intensitas yang sama dengan barang yang
sangat mahal. Hasil analisis ABC harus diikuti kebijaksanaan dalam manajemen persediaan, antara lain (Heizer dan Reider 2010):
1. Perencanaan kelompok A harus mendapat perhatian lebih besar
daripada item yang lain.
2. Kelompok A harus dilakukan kontrol fisik yang lebih ketat
dibandingkan dengan kelompok B dan C, pencatatan harus lebih akurat serta frekuensi pemeriksaan lebih sering.
3. Pemasok juga harus lebih memperhatikan kelompok A agar jangan terjadi keterlambatan pengiriman.
4. Cycle counting, merupakan verifikasi melalui internal audit terhadap
1 bulan 1 kali, untuk kelompok B tiap 4 bulan, sedangkan kelompok
C tiap 6 bulan.
Menurut Dirjen Binakefarmasian dan Alat Kesehatan (2010)
klasifikasi persediaan berdasarkan pemakaian dan investasi dibagi atas 3 bagian, yaitu:
1. Persediaan dengan tingkat pemakaian dan investasinya tinggi dengan
persen (%) kumulatifnya 0-70% yang disebut fast moving dengan bobot = 3, yaitu kategori kelompok A.
2. Persediaan dengan tingkat pemakaian dan investasinya sedang dengan persen (%) kumulatifnya 71-90% yang disebut moderate dengan bobot = 2, yaitu kategori kelompok B.
3. Persediaan dengan tingkat pemakaian dan investasinya yang rendah dengan persen (%) kumulatifnya 91-100% yang disebut slow moving
dengan bobot = 1, yaitu kategori kelompok C.
Perbekalan farmasi kategori A menyerap anggaran 70%, kelompok B menyerap anggaran 20% dan kategori C menyerap anggaran 10%.
Setelah item-item inventori dikelompokan ke dalam kelas A,B, dan C, selanjutnya pihak manajemen industri perlu memfokuskan perhatian pada
item-item kelas A dengan merumuskan kebijaksanaan perencanaan dan pengendalian item-item kelas A. Pihak manajemen industri juga dapat
Tabel 2.1
Kebijaksanaan Manajemen Inventori Berdasarkan Klasifikasi
ABC
(Ganzpersz, 2006)
Deskripsi Item Kelas A
Item Kelas B
Item Kelas C Fokus perhatian
manajemen
Utama Normal Cukup
Pengendalian (kontrol) Ketat Normal Longgar
Stok pengaman Sedikit Normal Cukup
Akurasi peramalan
kebutuhan
Tinggi Normal Cukup
Perhitungan inventori 1-3 bulan 3-6 bulan 6-12 bulan
2.3.2. Pengendalian Persediaan dengan Metode Economic Order Quantity (EOQ)
Economic Order Quantity (EOQ) adalah sejumlah persediaan barang yang dapat dipesan pada suatu periode untuk tujuan meminimalkan biaya dari persediaan barang tersebut (Sabarguna, 2004). Dua macam biaya yang
Menurut Heizer dan Render (2010), model EOQ adalah salah satu
teknik kontrol persediaan tertua dan paling dikenal/teknik ini relatif mudah digunakan, tetapi berdasarkan asumsi, yaitu:
1. Jumlah permintaan diketahui, konstan dan independen.
2. Penerimaan persediaan bersifat instan dan selesai seluruhnya. Dengan kata lain persediaan dari sebuah pesanan datang dalam satu
kelompok pada suatu waktu. 3. Tidak tersedia diskon kuantitas.
4. Biaya variabel hanya biaya untuk penyetelan/pemesanan dan biaya menyimpan persediaan dalam waktu tertentu.
5. Kehabisan persediaan dapat sepenuhnya dihindari jika pemesanan
dilakukan pada waktu yang tepat.
Model persediaan umumnya meminimalkan biaya total. Dengan
asumsi yang diberikan di atas biaya paling signifikan adalah biaya pemesanan dan biaya penyimpanan. jadi jika kita meminimalkan biaya pemesanan dan biaya penyimpanan, kita juga akan meminimalkan biaya total. Seiring dengan
meningkatnya kuantitas yang dipesan, jumlah pemesanan pertahunnya akan menururn namun biaya penyimpanan akan meningkat karena jumlah
persediaan yang harus diurus lebih banyak.
Berikut adalah rumus untuk menentukan jumlah pemesanan optimum
menurut Heizer dan Render (2010):
Rumus :
Keterangan:
Q : Jumlah optimum unit per pesanan D : Jumlah permintaan suatu periode
S : Biaya pemesanan untuk setiap pesanan H : Biaya penyimpanan per unit per tahun
2.3.3. Pengendalian Persediaan dengan Menghitung Buffer Stock (SS) Menurut Rangkuty (1996), buffer stock adalah persediaan tambahan
yang diadakan untuk melindungi dan menjaga kemungkinan terjadinya kekurangan bahan (stock out).
Pentingnya menghitung buffer stock karena seringnya terjadi pesanan
baru datang setelah waktu tunggu/lead time terlampaui (misalnya terlambat dalam perjalanan karena banjir, putusnya jembatan atau bencana lainnya) dan
seringnya terjadi peningkatan produksi (peningkatan layanan), keadaan ini akan berakibat terjadinya stock out yang selanjutnya akan mengganggunya proses produksi atau bagi rumah sakit terganggunya pelayanannya. Karena
besarnya investasi untuk persediaan buffer stock terutama untuk obat-obatan yang mahal (gol A) maka buffer stock lebih diprioritaskan ke obat-obat vital
dan langka (Rangkuty, 1996).
Menurut Assauri (2004), jika buffer stock/safety stock dengan service
level 98% (Z = 2,05) dan standar lead time diketahui dan bersifat konstan, maka perhitungannya adalah sebagai berikut:
Rumus:
Keterangan:
SS : Safety stock/buffer stock Z : Service level
d : Rata-rata pemakaian L : Lead time
2.3.4. Pengendalian Persediaan dengan Menghitung Reorder Point (ROP)
Keseimbangan antara persediaan dan permintaan perlu diciptakan agar kemampuan pelyanan pada pasien dapat berlanjut. Terputusnya kemampuan pelayanan adalah karena persediaan sudah habis, oleh karena itu
sebelum persediaan habis maka pemesanan barang harus sudah dilakukan, untuk itu dicari waktu yang tepat, pada saat mana pembelian harus dilakukan
sehingga pelayanan tidak terputus. Tetapi persediaan masih dalam batas-batas yang ekonomis (Anief, 2001).
Menurut John dan Harding (2001), pengendalian obat dengan Reorder
Point (ROP), keputusan mengenai kapan mengajukan pemesanan kembali terletak pada dua faktor, yaitu; yang pertama pertimbangan tingkat
pemesanan kembali secara langsung berdasarkan pada pemakaian normal dan yang kedua pertimbangan sedian pengaman berdasarkan derajat
ketidakpastian dan tingkat pelayanan yang diminta
Dengan mempertimbangkan safety stock maka perhitungan titik pemesanan kembali menurut Heizer dan Render (2010) adalah:
Rumus:
Keterangan:
ROP : Reorder Point d : permintaan harian
L : lead time (waktu tunggu)
SS : persediaan pengaman (safety stock/buffer stock)
2.4.Rumah Sakit
Menurut Undang-Undang Republik Indonesia No.44 Tahun 2009 tentang
rumah sakit, rumah sakit adalah institusi pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan pelayanan kesehatan perorangan secara paripurna yang menyediakan pelayanan rawat inap, rawat jalan dan gawat darurat.
Rumah sakit juga merupakan tempat menyelenggarakan upaya kesehatan yaitu setiap kegiatan untuk memelihara dan meningkatkan kesehatan serta
brtujuan untuk mewujudkan derajat kesehatan yang optimal bagi masyarakat. Upaya kesehatan yang dilakukan dengan pendekatan pemeliharaan, peningkatan kesehatan (promotif), pencegahan penyakit (preventif), penyembuhan penyakit
(kuratif) dan pemulihan (rehabilitatif) yang dilaksanankan secara serasi dan terpadu serta berkesinambungan (Siregar, 2004 dalam Minarsih, 2011).
2.4.1. Tugas Pokok dan Fungsi Rumah Sakit
Menurut Undang-Undang Republik Indonesia No.44 Tahun 2009
adalah pelayanan kesehatan yang meliputi promotif, preventif, kuratif dan
rehabilitatif.
Berdasarkan Undang-Undang Republik Indonesia No.44 Tahun 2009,
rumah sakit umum mempunyai fungsi:
a. Penyelenggaraan pelayanan pengobatan dan pemulihan kesehatan sesuai dengan standar pelayanan rumah sakit.
b. Pemeliharaan dan peningkatan kesehatan perorangan melalui pelayanan kesehatan yang paripurna.
c. Penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan sumber daya manusia dalam rangka peningkatan kemampuan dalam pemberian pelayanan kesehatan.
d. Penyelenggaraan penelitian dan pengembangan serta penapisan teknologi bidang kesehatan dalam rangka pelayanan kesehatan
dengan memperhatikan etika ilmu pengetahuan bidang kesehatan.
2.4.2. Kategori Rumah Sakit di Indonesia
Menurut kepemilikan dan penyelenggaraan rumah sakit, rumah sakit dapat dimiliki dan diselenggarakan oleh pemerintah atau swasta yang dapat
dibedakan sebagai berikut (Undang-Undang Republik Indonesia No.44 Tahun 2009 tentang Rumah Sakit):
a. Rumah Sakit Pemerintah dimiliki dan diselenggarakan oleh: 1) Departemen Kesehatan (Pusat)
2) Pemerintah Daerah Provinsi (Pemda)
4) TNI dan POLRI
5) Badan Usaha Milik Negara (BUMN)
b. Rumah Sakit Swasta dapat dimiliki dan diselenggarakan oleh:
1) Yayasan yang sudah disahkan sebagai badan hukum 2) Badan hukum dimiliki oleh pemodal baik dalam negeri
maupun asing
3) Badan hukum lain yang bersifat sosial 2.5.Instalasi Farmasi Rumah Sakit (IFRS)
2.5.1. Definisi Instalasi Farmasi Rumah Sakit (IFRS)
Instalasi Farmasi Rumah Sakit (IFRS) adalah suatu bagian/unit/divisi atau fasilitas di rumah sakit, tempat penyelenggaraan semua kegiatan
pekerjaan kefarmasian yang ditujukan untuk keperluan rumah sakit itu sendiri. IFRS dapat didefinisikan sebagai suatu departemen atau unit atau
bagian di suatu rumah sakit di bawah pimpinan seorang apoteker dan dibantu oleh beberapa orang apoteker yang memenuhi persyaratan peraturan perundang-undangan yang berlaku dan kompeten secara profesional yang
bertanggung jawab atas seluruh pekerjaan serta pelayanan kefarmasian yang terdiri atas pelayanan paripurna, mancakup perencanaan; pengadaan;
produksi; penyimpanan sediaan farmasi; dispensing obat berdasarkan resep bagi penderita rawat inap dan rawat jalan; pengendalian mutu; dan
Berdasarkan UU Nomor 44 RI tahun 2009 tenteng Rumah Sakit,
farmasi rumah sakit adalah seluruh aspek kefarmasian yang dilakukan di suatu rumah sakit. Instalasi farmasi adalah bagian dari rumah sakit yang
bertugas menyelenggarakan, mengkoordinasikan, mengatur dan mengawasi seluruh kegiatan farmasi serta melaksanakan pembinaan teknis kefarmasian di rumah sakit.
2.5.2. Tujuan, Tugas dan Tanggung Jawab IFRS a. Tujuan IFRS (Siregar, 2004):
1) Memberi manfaat kepada penderita, rumah sakit, sejawat prifesi kesehatan dan kepada profesi farmasi oleh apoteker rumah sakit yang kompeten dan memenuhi
syarat.
2) Membantu dalam penyediaan perbekalan yang memadai
oleh apoteker rumah sakit yang memenuhi syarat.
3) Menjamin praktik profesional yang bermutu tinggi melalui penerapan dan pemeliharaan standar etika
profesional, pendidikan dan pencapaian dan melalui peningkatan kesejahteraan ekonomi.
4) Meningkatkan penelitian dalam praktik farmasi rumah sakit dan alam ilmu farmasetik pada umumnya.
6) Memperluas dan memperkuat kemampuan apoteker
rumah sakit untuk secara efektif mengelola suatu pelayanan farmasi yang terorganisasi; mengembangkan
dan memberikan pelaynan klinik; serta melakukan dan berpartisipasi dalam penelitian klinik dan farmasi dan dalam program edukasi untuk praktisi kesehatan,
penderita, mahasiswa dan masyarakat.
7) Meningkatkan pengetahuan dan pengertian praktik
farmasi rumah sakit kontemporer bagi masyarakat, pemerintah, industri farmasi dan profesional kesehatan lainnya.
8) Membantu menyediakan personel pendukung yang bermutu untuk IFRS.
9) Membantu dalam pengembangan dan kemajuan profesi kefarmasian.
b. Tugas dan Tanggung Jawab IFRS
Tugas utama IFRS adalah pengelolaan mulai dari perencanaan, pengadaan, penyimpanan, penyiapan, peracikan, pelayanan
langsung kepada penderita sampai dengan pengendalian semua perbekalan kesehatan yang beredar dan digunakan dalam rumah
memenuhi kebutuhan berbagai bagia/unit diagnosis dan terapi,
unit pelayanan keperawatan, staf medik dan rumah sakit keseluruhan untuk kepentingan pelayanan penderita yang lebih
baik. 2.6.Kerangka Teori
Menurut John dan Harding (2001), pengendalian persediaan yang efektif
harus dapat menjawab tiga pertanyaan dasar, yaitu obat apa yang akan menjadi prioritas untuk dikendalikan, berapa banyak yang harus dipesan dan kapan
seharusnya dilakukan pemesanan kembali.
Metode analisis ABC sangat berguna di dalam memfokuskan perhatian manajemen terhadap penentuan jenis barang yang paling penting dan perlu
diprioritaskan dalam persediaan, yaitu dengan mengelompokkan persediaan menjadi 3 kelompok besar yang disebut kelompok A, B, dan C (Heizer dan
Reider, 2010).
Economic Order Quantity (EOQ) adalah sejumlah persediaan barang yang dapat dipesan pada suatu periode untuk tujuan meminimalkan biaya dari
persediaan barang tersebut (Sabarguna, 2004).
Selain menentukan jumlah barang yang dipesan, waktu pemesanan kembali
juga perlu diketahui. Menurut John dan Harding (2001), Reorder Point adalah metode untuk memutuskan kapan mengajukan pemesanan kembali. Perhitungan
dan seringnya terjadi peningkatan produksi yang akan berakibat terjadinya stock
out (Rangkuty, 1996).
Bagan 2.2 Kerangka Teori
Sumber: Rangkuty (1996), John dan Harding (2001), Sabarguna (2004), Heizer dan Reider (2010)
Jenis Persediaan Analisis ABC
Kelompok B
Kelompok A Kelompok C
Jumlah Pemesanan : EOQ
36
KERANGKA KONSEP
3.1.Kerangka Konsep
Obat merupakan salah satu barang logistik/persediaan di rumah sakit. Agar dapat menyediakan obat dengan jumlah dan waktu yang tepat serta dengan total
biaya terendah dibutuhkan pengelolaan yang efektif dan efisien terhadap obat tersebut. Pengendalian persediaan bertujuan untuk menyeimbangkan antara
permintaan dan persediaan demi kelancaran proses pelayanan.
Menurut John dan Harding (2001), pengendalian persediaan yang efektif harus dapat menjawab tiga pertanyaan dasar, yaitu obat apa yang akan menjadi
prioritas untuk dikendalikan, berapa banyak yang harus dipesan dan kapan seharusnya dilakukan pemesanan kembali. Berdasarkan hal tersebut
pengendalian persediaan obat paten dalam penelitian ini dapat dilakukan dengan menggunakan analisis ABC, Economic Order Quantity (EOQ) dan Reorder Point
(ROP) dengan mempertimbangankan buffer stock.
Metode ABC ini digunakan untuk menentukan kelompok persediaan obat paten berdasarkan kelompok A, B, dan C, sehingga akan menjawab pertanyaan
obat mana yang menjadi prioritas untuk dikendalikan. Setelah obat dibagi kedalam kelompok A, B, dan C selanjutnya dilakukan pengendalian dengan
berapa banyak yang harus dipesan dan kapan seharusnya dilakukan pemesanan
kembali.
Bagan 3.1 Kerangka Konsep
= batas penelitian
Pengendalian Persediaan Obat
- Daftar nama obat paten - Harga obat paten - Jumlah pemakaian obat
paten
Pengelompokkan obat dengan metode analisis
ABC
Kelompok A Kelompok B Kelompok C
- Perhitungan EOQ
- Perhitungan ROP + Buffer Stock
3.2.Definisi Istilah
Tebel 3.1 Definisi Istilah
No Substansi Definisi Istilah Cara Pengambilan Data Instrumen Hasil Ukur 1 Pengendalian
persediaan obat
Salah satu siklus logistik yang
berhubungan dengan aktivitas dalam pengaturan persediaan
obat agar menjamin kelancaran pelayanan
wawancara mendalam Pedoman wawancara
Pengendalian
persediaan yang
triwulan I tahun 2014 jenis di RS Zahirah
Jumlah pemakaian obat paten
pemesanan kembali - Buffer stock=
persediaan tambahan yang diadakan untuk
melindungi dan menjaga
kemungkinan
terjadinya
kekuranngan obat
(stock out)
stock:
43
METODOLOGI PENELITIAN
4.1.Jenis Penelitian
Penelitian ini menggunakan metode penelitian kualitatif yang bersifat deskriptif dan kuantitatif dengan mengolah data kedalam sebuah rumus
matematis. Data yang dikumpulkan berupa data primer dan data sekunder. Data sekunder merupakan hasil dari telaah dokumen untuk mendapatkan data
nama-nama obat, harga obat dan jumlah pemakaian obat. Sedangkan data primer merupakan hasil wawancara mendalam dengan informan.
Data sekunder yang sudah didapat akan diolah dan dihitung dengan
menggunakan metode analisis ABC yang selanjutnya akan dihitung nilai EOQ, buffer stock, dan ROP. Semua hasil perhitungan tersebut kemudian akan
diperkuat dengan analisa deskriptif berdasarkan hasil wawancara mendalam dengan beberapa informan.
4.2.Lokasi dan Waktu Penelitian
Penelitian dilakukan di RS Zahirah yang beralamat di Jalan Sirsak No.21, Jakarta Selatan. Penelitian ini dilakukan pada bulan Mei-Juli 2014.
4.3.Informan Penelitian
Informan yang akan dilibatkan sebagai sumber data adalah:
1. Kepala Instalasi Farmasi
Informan di atas dipilih berdasarkan pengetahuan yang dimiliki sesuai
dengan topik penelitian yang diangkat, yaitu pengendalian persediaan obat di gudang farmasi RS Zahirah dan informan telah bekerja selama lebih dari 5 tahun.
4.4.Pengumpulan Data 4.4.1. Data Sekunder
Data sekunder diperoleh dari telaah dokumen seperti, daftar nama
obat paten, jumlah pemakaian obat paten dan harga obat paten di RS Zahirah pada periode triwulan I tahun 2014.
4.4.2. Data Primer
Data primer diperoleh dari wawancara tentang pengendalian persediaan obat paten di gudang farmasi RS Zahirah.
4.5.Validitas Data
Dalam penelitian ini, peneliti melakukan upaya menjaga validasi data
dengan melakukan triangulasi sumber dan triangulasi metode. Triangulasi sumber dilakukan dengan cara melakukan pemeriksaan terhadap hasil wawancara mendalam dengan tiga informan. Sedangkan triangulasi metode dilakukan
dengan wawancara dan telaah dokumen.
4.6.Pengolahan Data
a. Data yang dikumpulkan melalui wawancara mendalam dengan beberapa informan dicatat dan dibuat transkrip wawancara. Data
b. Metode analisis ABC
Penelitian ini diawali dengan mengumpulkan dan menginput data mengenai daftar nama obat, jumlah pemakaian obat dan harga obat
paten selama tahun 2013 (Januari-Desember) dengan menggunakan Microsoft Excel. Kemudian obat dikelompokkan berdasarkan nilai investasinya. Nilai investasi obat dihitung dengan cara mengalikan
jumlah pemakaian dengan harga masing-masing obat. Pengelompokkan obat dilakukan sebagai berikut:
Kelompok A dengan persentase kumulatif 0-70%
Kelompok B dengan persentase kumulatif 71-90%
Kelompok C dengan persentase kumulatif 90-100%
c. Perhitungan EOQ dilakukan berdasarkan rumus sebagai berikut:
Keterangan:
Q : Jumlah optimum unit per pesanan
D : Jumlah permintaan
S : Biaya pemesanan untuk setiap pesanan
H : Biaya penyimpanan per unit per tahun
d. Perhitungan buffer stock dilakukan dengan perhitungan sebagai berikut:
Keterangan:
SS : Safety stock/buffer stock Z : Service level
d : Rata-rata pemakaian L : Lead time
e. Perhitungan ROP dilakukan dengan menggunakan rumus sebagai
berikut:
Keterangan:
ROP : Reorder Point d : permintaan harian
L : lead time (waktu tunggu)
SS : persediaan pengaman (safety stock/buffer stock)
4.7.Penyajian Data
Hasil penelitian disusun dan disajikan dalam bentuk matriks dan narasi
berdasarkan kutipan hasil wawancara yang dibandingkan dengan teori tentang pengendalian persediaan obat dan untuk hasil perhitungan metode analisis ABC,
47 HASIL
5.1.Gambaran Umum Rumah Sakit 5.1.1. Sejarah RS Zahirah
Pada awalnya Rumah Sakit Zahirah dibangun dengan status sebagai
Rumah Sakit Ibu dan Anak demi membantu pemerintah menyukseskan program Indonesia Sehat 2010 dan turut membantu menciptakan masyarakat
dan lingkungan yang sehat. Rumah Sakit Zahirah dikelola oleh tim manajemen profesional muda dengan tenaga medis yang berpengalaman. Rumah Sakit Zahirah beroperasi sejak Mei 2004 dengan izin operasional dari
Dinas Kesehatan DKI Jakarta No.901.
Seiring perkembangannya pada tahun 2006 Rumah Sakit Zahirah
mulai menawarkan pelayanan kesehatan bagi masyarakat luas (umum) dan secara perlahan berusaha mengubah statusnya dari Rumah Sakit Ibu dan Anak (RSIA) menjadi Rumah Sakit Umum (RSU Zahirah) dengan tipe C atas
Surat Keputusan No. 009/ZAHIRAH/03/2007 tanggal 22 Maret 2007 yang ditetapkan oleh Direktur Utama Rumah Sakit Zahirah dr.Arjanty Wahidah
5.1.2. Visi, Misi dan Tujuan RS Zahirah 1. Visi
Terwujudnya Rumah Sakit yang unggul dalam pelayanan dengan
manajemen dan sumber daya manusia yang profesional dan berpengalaman.
2. Misi
a. Memberikan pelayanan kesehatan yang berkualitas kepada masyarakat dengan berusaha menetapkan
standar-standar pelayanan dan prosedur serta fasilitas terbaik dengan tujuan kepuasan dan kenyamanan pasien.
b. Meningkatkan profesionalisme dan keahlian manajemen
dalam pelayanan kesehatan dan menyadari bahwa manusia adalah sumber daya yang terpenting dalam suatu
organisasi melalui pendidikan dan pelatihan. Misi Khusus
Menjadikan RS Zahirah sebagai unggulan rujukan
pelayanan kesehatan anak di wilayah Jagakarsa dan sekitarnya.
3. Tujuan
a. Mengupayakan kesembuhan para pasien secara optimal
melalui prosedur dan tindakan yang dipertanggung jawabkan.
5.1.3. Pelayanan dan Fasilitas Kesehatan RS Zahirah
Untuk memberikan pelayanan unggulan yang maksimal kepada masyarakat, RS Zahirah menyediakan pelayanan dan fasilitas sebagai berikut:
1. Pelayanan Spesialis
2. Pelayanan Penunjang Medis a. Instalasi Radiologi
b. Instalasi Fisioterapi c. Instalasi Farmasi
d. Instalasi Laboratorium 3. Pelayanan Rawat Jalan
4. Pelayanan Rawat Inap
5. Instalasi Gawat Darurat 6. Kamar Bersalin
7. Kamar Operasi 5.1.4. Sumber Daya Manusia
Didalam memberikan pelayanan kesehatan terhadap masyarakat
tentunya harus ditunjang dengan sumber daya kesehatan, baik sumber daya manusia maupun sumber daya lainnya. Adapun sumber daya manusia yang
Tabel 5.1
Jumlah Ketenagaan RS Zahirah
No Kelompok Tenaga Kualifikasi Jumlah
1 Tenaga Medis 5 Tenaga Keterapian Fisik Fisioterapi 2
