Modul Persediaan
Kali ini kita akan membahas tentang cara menggunakan modul persediaan di FINA.
INVENTORY [PERSEDIAAN]
Ada 5 form yang berkaitan dengan inventory yaitu : 1. Selling price adjustment [Set Harga Penjualan] 2. Inventory adjustment [Penyesuaian Persediaan] 3. Job costing [Pembiayaan Pesanan]
4. Item transfer [Pindah Barang] 5. Grouping [Grup]
Menu persediaan dapat dibuka dari:
1.
Menu Navigator Inventory [Persediaan]2.
Menu Data entry [Aktifitas] | Inventory [Persediaan]3.
Menu Transaction List [Daftar Transaksi] | Inventory [Persediaan] | New [Baru]Price Adjustment [Penyesuain Harga Penjualan]
Form ini berguna untuk mengubah harga jual barang. Form ini dapat dibuka dengan tiga cara yaitu dari menu:
• Navigator | Inventory [Persediaan] | Price adjusment • Data Entry [Aktifitas] | Inventory [Persediaan]|Selling Price Adjustment [Set Harga Penjualan], atau
• Transaction List [Daftar Transaksi] | Inventory [Persediaan] | Selling Price Adjustment [Penyesuaian Harga Jual]| New [Baru]
Sebelum melakukan penyesuaian harga jual, Anda terlebih dahulu harus menetapkan default unit price masing-masing item di Essential Data [Persiapan]|Items [Barang dan Jasa].
Cara mengisi form Price Adjustment:
HEADER
1.
Isikan nomor adjustment pada Adjustment No.2.
Isikan tanggal melakukan Adjustment pada Adjustment Date3.
Isikan tanggal efektif berlakunya adjustment pada kotak Effective Date4.
Anda dapat memberikan keterangan yang anda inginkan pada kotak Description 5. Tentukan pengaturan:1.
Adjust New price untuk menentukan harga jual yang mana yang akan disesuaikan [semua, harga jual1 s/ 5], berapa persentase atau nilai rupiahnya serta dihitung dari harga jual yang mana.
Per Item : mengubah harga jual [level 1 / default] satu per satu dengan cara mengetikkan harga baru
di kolom New Price pada baris item tersebut.
Percentage : mengubah harga jual secara keseluruhan dengan tingkat kenaikan/penurunan sekian
persen dari harga lama.
Per Amount : mengubah harga jual secara keseluruhan dengan tingkat kenaikan/penurunan dengan
jumlah tetap [amount] dari harga lama.
2. Klik icon Set New Price agar harga jual pada kolom detail untuk mengupdate dengan harga jual yang baru ini.
3. Filters
Anda dapat melakukan penyaringan hendak menampilkan barang yang mana saja. Filters akan memilah daftar berdasarkan harga lama [Old Price] sesuai dengan kondisi yang ditentukan [ < ,=, atau >] 4. Form ini juga menyediakan fasilitas pencaritan item bila anda ingin mencari dan mengubah salah satu
barang dalam daftar item dengan mengetikkan no. item atau description item tersebut
5.
Centang Show last price agar harga jual terakhir dimunculkan pada detailDETAIL
6. Anda dapat melihat perubahan harga jual akibat pengaturan yang telah dilakukan, selain itu Anda dapat pula mengisi secara manual pada setiap kolom dan baris harga jual yang baru.
PANEL
7. Klik icon di panel untuk menyimpan perubahan yang baru saja dilakukan
8. Anda dapat pula mengosongkan kembali perubahan yang baru saja dilakukan dan mengambil harga jual default dengan mengklik icon load from default price
INVENTORY ADJUSTMENT
Form ini digunakan untuk melakukan penyesuaian atas kuantitas dan harga pokok barang dagang. Yang dapat disesuaikan hanya barang dengan tipe inventory part saja.
Form Inventory adjustment selain dapat diisi sendiri juga ada yang diisi secara otomatis setelah Anda melakukan pengisian saldo awal persediaan. Selain itu form ini juga diisi otomatis setelah Anda melakukan pencatatan penyelesaian pembiayaan pesanan [Job costing].
Ada 2 variasi transaksi yang dapat dicatat di form Inventory Adjusment: 1. Penyesuaian Barang untuk mencatat berkurangnya Quantity
Misalnya akibat barang rusak, hilang, pemberian barang sample ke customer atau penggunaan untuk kepentingan internal
2. Penyesuaian Barang untuk mencatat bertambahnya Quantity dan Harga Pokok akibat transaksi selain pembelian. Misalnya akibat pencatatan saldo awal persediaan, finishing job costing serta koreksi jumlah barang setelah stock opname.
Jurnal yang terjadi akibat pencatatan transaksi inventory adjustment:
Quantity & Nilai bertambah
Inventory xxx
Adjustment Account xxx
Quantity berkurang:
Adjustment Account xxx
Inventory xxx
Form inventory adjustment dapat dibuat dengan salah satu cara:
1.
Menu Navigator | Inventory [Persediaan] | Inventory Adjustment2.
Menu Data Entry [Aktifitas] | Inventory [Persediaan]| Inventory Adjustment [PenyesuaianPersediaan]
3.
Menu Transaction List [Daftar Transaksi] | Inventory [Persediaan] | Adjustment [Penyesuaian]|New[Baru]
Cara mengisi form inventory adjustment:
HEADER
1.
Isi Adj. No [No. Peny] dengan Nomor voucher penyesuaian [maksimal 20 karakter].2.
Isi Adj. Date [Tgl Peny] dengan tanggal melakukan Penyesuaian barang.3.
Adjustmet Account [Akun peny] disi dengan akun tipe HPP/COGS. Jika penyesuaian atas bertambahnyakuantitas dan nilai barang maka account ini akan diletakkan di Kredit, tetapi jika penyesuaian atas berkurangnya kuantitas barang maka account ini akan di-Debit.
4.
Aktifkan Value Adjustment [Penyesuaian Nilai] jika jumlah barang dan nilai barang yang disesuaikan5
8
bertambah. Jika jumlah barang berkurang, check box ini tidak perlu diaktifkan karena Anda hanya melakukan penyesuaian pada kuantitasnya saja, sedangkan valuenya tidak.
DETAIL
5.
Item No [Barang] pilih nomor item yang akan disesuaikan kuantitasnya/costnya.6.
Item Description [Deskripsi Item] otomatis muncul nama item dari nomor yang dipilih.7.
Unit otomatis muncul unit default dari item tersebut.8.
Current Qty [Kuantitas sekarang] otomatis muncul jumlah kuantitas atas barang tersebut sampai dengantanggal penyesuaian [Adj Date]. Kolom ini hanya muncul jika membuat Adjustment baru [New].
9.
New Qty [Kuantitas Baru] isikan Qty baru. Kuantitas baru ini termasuk dari Current Qty di atas. Jadi missalCurrent Qty ada 50, lalu ada pengurangan 2 barang maka isikan New Qty = 48. Demikian juga penyesuaian untuk penambahan.
Jika adjusment ini untuk mencatat penambahan kuantitas persediaan, Anda harus mengaktifkan check box Value
Adjustment [Penyesuaian Nilai], pada detail akan muncul pula kolom Current Value [Nilai sekarang] dan New Value [Nilai Baru]. Jika Anda tidak mengaktifkan check box
Value Adjustment, maka adjustment tidak dapat disimpan dan akan muncul error:
10.
Current Value [Nilai sekarang] otomatis muncul jumlah nilai harga pokok [cost] barang tersebut sampaidengan tanggal penyesuaian. Kolom hanya muncul sekali saat form entry penyesuaian baru dibuat, setelah di-Save, tidak muncul lagi.
11.
New Value [Nilai sekarang] isikan nilai harga pokok [cost] baru. Nilai baru ini termasuk dari Current Valueyang ditampilkan di atas. Jadi misal Current Value atas 10 barang : 10.000,- lalu ada tambahan barang sebanyak 5 barang dengan nilai 6.000,- maka New Qty = 15 dan New Value = 16.000.
12.
Pilih Department dan Project [hanya tampil jika Anda menggunakan Fina Cost Center].FOOTER
13.
Isikan keterangan atas penyesuaian barang di description [keterangan]. Keterangan ini yang nantinya akan masuk ke dalam buku besar sebagai kolom keterangan juga.14. Total otomatis telah terisi dengan perhitungan penyesuaian value yang telah dilakukan.
PANEL
15. Lakukan penyimpanan atau pencetakan dengan mengklik icon di panel button [penjelasan icon lihat di halaman 34].
4
8 & 9
Setelah Anda save form ini, Anda dapat melihat kembali, mengedit atau mendelete form ini dari menu Transaction List [Daftar Transaksi] | Inventory [Persediaan]| Adjusment
[Penyesuaian], lakukan filter terhadap warehouse, tanggal serta tipe adjustment
kemudian double klik form yang ingin dilihat.
Perhatikan bahwa sekarang kolom Current Qty dan New Qty tidak muncul lagi dan digantikan dengan Qty Diff [selisih kuantitas] yang berisi informasi berapa kuantitas barang yang telah Anda sesuaikan.
Job Costing [Pembiayaan Pesanan]
Job costing digunakan untuk membuat suatu barang baru menggunakan barang-barang yang ada ditambah dengan beban-beban yang timbul dalam proses mengolah barang baru tersebut
Job costing terdiri dari 2 proses berurutan yaitu: 1. Tahapan pemakaian item [Job costing]
2. Tahapan penyelesaian [finishing] yang dapat dialokasikan ke suatu item baru atau akun yang telah dipilih.
Jurnal yang dihasilkan dari aktifitas ini:
Job Costing
Akun job costing xxx
Beban-beban xxx
Persediaan xxx
Finishing
Persediaan [ item baru ] xxx
Akun job costing xxx
Form Job costing dapat dibuka dengan salah satu cara:
◊ Data Entry [Aktifitas] | Inventory [Barang & Jasa]] | Job Costing [Pembiayaan Pesanan]
◊ Transaction List [Daftar Transaksi] | Inventory [Persediaan] | Job Costing [Pembiayaan Pesanan] | New [Baru]
◊
Navigator Inventory [Persediaan] | Job Costing [Pembiayaan Pesanan] Langkah-langkah mengisi job costing:HEADER
1.
Isikan no form pembuatan job costing pada Batch No [Batch No]2.
Tanggal dimulainya job costing isi pada Date [Tanggal]3.
Isikan akun perantara yang berfungsi sebagai akun penampung sebelum job costing diselesaikan pada Job costaccount [Akun Pembiayaan]
4.
Kemudian isikan keterangan yang ingin anda masukkan dalam Description [Keterangan]DETAIL
5.
Isikan item-item yang dipakai dalam job costing, tentukan kuantitasnya. Cost[ Biaya] akan terisi otomatis dengan cost terakhir6.
Anda juga bisa mengisi beban-beban yang terjadi pada saat proses job costing pada tab expenseFOOTER
7.
Total Job costing [Total Biaya Pesanan] akan menampilkan total cost + expense8.
Klik icon di panel untuk menyimpanSemua Job costing yang telah disimpan dapat dibuka kembali untuk diedit
ataupun delete di menu Transaction List [Daftar Transaksi] |
Inventory [Persediaan] | Job Costing [Pembiayaan Pesanan]
Langkah-langkah penyelesaian job costing:
9.
Buka form job costing yang telah disimpan di TransactionList [Daftar Transaksi] | Inventory [Persediaan] | Job Costing [Pembiayaan Pesanan]
10.
klik icon Finishing a job costing, akan muncul kotak dialog Job cost roll over11.
Isikan tanggal penyelesaian job costing di Roll Over Date12.
Isikan gudang tempat penyimpanan item baru di warehouse, bila ingin mengalokasikan job costing ke item13.
Kemudian pada pilihan Roll over type :a. To account bila job costing ini akan dialokasikan ke suatu akun, biasanya karena barang hasil proses
rusak dan langsung menjadi biaya
b. To item bila ingin mengalokasikan job costing ke suatu barang baru, pilih barang yang dihasilkan dari
proses job costing beserta kuantitasnya. Anda dapat memilih lebih dari satu barang yang dihasilkan dan mengalokasikan persentase penyerapan biaya dari job costing.
Hasil Finishing [Roll Over dapat dilihat pada menu Transaction List [Daftar Transaksi|Inventory [Persediaan]|
Adjustment [Penyesuaian], dengan description Cost Roll Over for Job Order No. XXX
Dari Transaction List [Daftar Transaksi] | Inventory [Persediaan] | Job Costing [Pembiayaan Pesanan] klik kanan Finishing to Anda dapat pula mengetahui nomor form roll over sebagai penyelesaian job costing yang telah dilakukan proses finishing.
ITEM TRANSFER [Pemindahan Barang]
Form ini berguna untuk mencatat pemindahan barang dari satu gudang ke gudang lainnya. Transaksi ini tidak mempengaruhi posisi keuangan perusahaan. Yang berubah hanya kuantitas barang di gudang tertentu sementara harga pokok atas barang tersebut tidak berubah.
Item transfer ini dapat dilakukan kalau kita memiliki lebih dari satu gudang. Secara default, FINA telah menyediakan satu gudang yaitu
Centre.
Terlebih dahulu Anda harus mengaktifkan feature Multi Warehouse/Gudang di menu Essential Data [Persiapan]| Option [Preferensi]| Setting [Pengaturan]|Multi Warehouse[Multi Gudang]
6
Setelah itu, buat gudang baru dengan salah satu cara ini:
1.
Menu Data entry [Aktifitas]| Inventory [Barang & Jasa] | Create warehouses [Membuat Gudang]2.
Menu Essential Data [Persiapan] | Warehouses [Daftar Gudang]|New [Baru] Form Item Transfer dapat dibuka dari:1. Menu Navigator | Inventory [Persediaan] | Item Transfer
2.
Menu Data Entry [Persiapan] | Inventory [Barang & Jasa] | Item transfer [Pindah Barang]3.
Menu Transaction List [Daftar Transaksi] | Inventory [Persediaan] | Item transfer [PemindahanBarang] |New [Baru]
Cara mencatat Item Transfer:
HEADER
1.
Transfer From [Dari Alamat] pilih dengan nama gudang/counter tempat barang diambil.2.
From Address [Dari alamat] otomatis muncul alamat gudang tempat barang diambil.3.
Transfer To [Pindah ke] pilih gudang/counter tempat gudang tujuan akan dipindahkan.4.
To Address [Ke alamat] otomatis muncul alamat gudang tempat barang akandipindahkan.5.
Transfer No [No Transfer] isi dengan nomor voucher/bukti pemindahan barang [20 karakter].6.
Date [Tanggal] isi dengan tanggal pemindahan barang.DETAIL
7.
Item [Barang] pilih nomor item/barang yang dipindahkan.8.
Item Description [deskripsi item] otomatis muncul nama barang yang dipilih.9.
Quantity [kuantitas] isikan dengan kuantitas barang yang dipindahkan.10.
Unit [satuan] pilih satuan kuantitas barang yang dipindahkan.FOOTER
11.
Description [Keterangan] isi dengan keterangan atas pemindahan barang tersebut. PANEL12.
Template tentukan type template item transfer.Setiap form item transfer yang telah disimpan dapat dilihat kembali, diedit atau didelete dari menu Transaction List
[Daftar Transaksi] | Inventory [Persediaan] | Item transfer [Pemindahan Barang].
Sedangkan jumlah barang per gudangnya dapat dilihat pada Transaction List [Daftar Transaksi] | Inventory
[Persediaan] | Item by warehouse[Barang Per Gudang]. Daftar ini menunjukkan kuantitas item pada setiap gudang
yang ada sampai tanggal hari ini sesuai tangal sistem komputer.
Grouping [Barang Paket]
Grouping merupakan proses penggabungan beberapa item tipe inventory parts. Item ini tidak mempunyai stock serta history nilai barang.
Fungsi utama dibuatnya item grouping adalah agar user tidak perlu memilih satu per satu item jika terjadi penjualan terhadap item grouping ini. Secara otomatis item inventory parts yang ada di dalamnya akan ditampilkan secara sesuai dengan quantity yang telah ditetapkan dalam item grouping tersebut.
Untuk membuat item grouping, form dapat dibuka dari:
1.
Menu Navigator Inventory [Persediaan] | Grouping2.
menu Data Entry [Aktifitas]|Inventory [Barang & Jasa] |Grouping [Grup]Sedangkan setiap item grouping yang telah dibuat dapat dilihat pada Essential Data [Persiapan] | Item [Barang &
Jasa], kemudian filter Item typenya Grouping
Cara membuat item grouping:
HEADER
1.
Group No [Nomor Grup] isi dengan nomor kode grouping [maksimal 20 karakter].2.
Aktifkan Suspended jika item tersebut tidak ingin digunakan lagi untuk transaksi berikutnya.3.
Aktifkan Print Item On Invoice jika item pembentuk grouping akan ditampilkan pada print out faktur penjualan. Jika tidak diaktifkan, maka yang dicetak di faktur penjualan hanya nama grouping saja, sedangkan item-itemnya tidak ditampilkan dalam cetakan walaupun tetapi tetap ditampilkan dalam tampilan form entry.4.
Description diisi dengan nama paket barang [maksimal 40 karakter].5.
Sales Price isi dengan harga jual standart [default] serta 5 level harga jual lainnya6.
Tax Code isi kode pajak [maksimal 3 karakter].7.
Tentukan Sales Account yaitu account no untuk menampung transaksi penjualan.8.
Tentukan Sales Return Account untuk menampung transaksi jika item ini di retur.9.
Tentukan Item Sales Discount untuk menampung transaksi penjualan/retur penjualan untuk discount item.DETAIL
tersebut
11.
Lengkapi pula Kuantitas dan unit12.
Commission diisi dengan kode komisi bagi salesman yang menjual item groping ini. PANEL13. Simpan atau cetak item grouping yang baru dibuat ini dengan mengklik icon pada panel.