13
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1. Komunikasi
2.1.1 Pengertian Komunikasi
Komunikasi merupakan unsur paling penting dan menjadi dasar bagi
segala aktivitas kehidupan manusia. Dengan berkomunikasi, manusia dapat saling
berhubungan satu sama lain, begitu juga hal nya bagi suatu lembaga atau
organisasi. Istilah komunikasi dalam bahasa inggris disebut dengan comunication,
berasal dari kata communication atau communis yang berarti sama maknanya atau
pengertian yang sama dengan maksut untuk mengubah pikiran,sikap, perilaku
penerima dan melaksanakan apa yang di inginkan oleh komunikator.3
Carl I. Hovland mendefinisikan komunikasi sebagai :
The Process by which an individual (the comunicator) transmits stimuli (usually verbal symbols) to modify the behavior of othe individuals (communicates)4
Dengan kata lain, komunikasi adalah proses individu dalam mengirim
stimulus yang biasanya dalam bentuk verbal untuk mengubah tingkah laku orang
lain. Definisi Hovland menunjukan bahwa yang dijadikan objek studi Ilmu
3
Widjaja, A.W., Komunikasi dan Hubungan Masyarakat, Bumi Aksara, Jakarta, 2005, Hal. 8.
14
komunikasi bukan saja penyampaian informasi, melainkan juga pembentukan
pendapat umum (public opinion) dan sikap publik (public attitude).
Proses komunikasi pada hakikatnya adalah proses penyampaian pikiran
atau perasaan oleh seseorang (komunikator) kepada orang lain (komunikan).5
Menurut pakar ilmu komunikasi, Scott M. Cutlip, Allen H. Center dan Glen H.
Broom, pengertian komunikasi adalah:
“ Communication as intercourse by words, letters or message, interchange of thoughts or opinion” 6
Komunikasi menurut Robert D.Ross bahwa komunikasi merupakan alat
yang penting dalam fungsi public relations. Public mengakui dan menghargai
suatu kinerja yang baik dalam kegiatan komunikasi secara efektif, dan sekaligus
kinerja yang baik tersebut untuk menarik perhatian public serta tujuan penting
yang lainnya dari fungsi public relations.7
Komunikasi adalah suatu proses melalui mana seseorang komunikator
menyampaikan stimulus (biasanya dalam bentuk kata-kata) dengan tujuan
mengubah atau membentuk perilaku orang-orang lainnya (khalayak). Berdasarkan
pengertian Hovland, bahwa pengertian komunikasi ditekankan kepada tujuan
utama komunikator dalam melakukan komunikasi adalah untuk mengubah sikap
komunikan.
5 Effendy, Onong Uchjana, Ilmu Komunikasi Teori dan Praktek, PT. Remaja Rosdakarya,
Bandung, 2009, Hal. 11
6
Cutlip, Scott M., Allen H. Center and Glen H. Broom, Effective Public Relations, International Edition (8th Edition), Prentice Hall, New Jersey,2000, Page.260.
7
Ruslan, Rosady, Manajemen Public Relations & Media komunikasi, Raja Grafindo, Jakarta, 2012, Hal. 83.
15
Namun bentuk komunikasi yang disampaikan oleh Hovland adalah bentuk
komunikasi verbal yakni penggunaan kata-kata sebagai usaha melakukan
perubahan sikap orang.
Komunikasi dengan karyawan merupakan kunci utama suksesnya program
humas modern. Fungsi komunikasi internal adalah mengusahakan agar para
karyawan mengetahui apa yang sedang dipikirkan manajemen dan mengusahakan
agar manajemen mengetahui apa yang sedang dipikirkan karyawan.8
2.1.2 Komunikasi Organisasi
Komunikasi organisasi dapat didefinisikan sebagai pertunjukan dan
penafsiran pesan diantara unit-unit komunikasi yang merupakan bagian dari suatu
organisasi tertentu. Suatu organisasi terdiri dari unit-unit komunikasi dalam
hubungan-hubungan hierarkis antara yang satu dengan lainnya dan berfungsi
dalam suatu lingkungan.9
Definisi diatas juga diperkuat oleh Everet M. Rogers dan Rekha Agarwala
Rogers dalam bukunya, Communication in Organization, yang mendefinisikan
sebagai berikut:
“a stable system of individuals who work together to achieve, through a hierarchy of ranks and division of labour, common goals”.
8
Frazier Moore, Humas (Membangun Citra Dengan Komunikasi), PT. Remaja Rosdakarya, Bandung 2004, hal 87.
9
R. Wayne Pace and Don F. Faules, Komunikasi Organisasi: Strategi meningkatkan kinerja organisasi, PT.Remaja Rosdakarya, Bandung, 2001, hal. 31
16
Suatu sistem yang mapan dari mereka yang bekerja sama untuk mencapai tujuan
bersama, melalui suatu jenjang kepangkatan dan pembagian tugas.
Salah satu definisi menyebutkan bahwa organisasi merupakan satu
kumpulan atau satu sistem individual yang melalui satu hierarki jenjang dan
pembagian kerja, berupaya mencapai tujuan yang di tetapkan. Dari batasan
tersebut dapat digambarkan bahwa di dalam suatu organisasi mensyaratkan
adanya suatu jenjang jabatan ataupun kedudukan yang memungkinkan semua
individu dalam organisasi tersebut memiliki perbedaan posisi yang sangat jelas,
seperti pimpinan, staf pimpinan dan karyawan. Disamping itu di dalam organisasi
juga mensyaratkan adanya pembagian kerja, dalam arti setiap orang dalam setiap
intitusi baik yang komersial maupun sosial, memiliki satu bidang pekerjaan yang
menjadi tanggung jawabnya.10
Menurut seorang ahli komunikasi Charle Redding & George A. Sanborn,
komunikasi organisasi adalah sebuah kegiatan pengiriman dan penerimaan
informasi dalam konteks organisasi yang kompleks.11 Dalam hal ini komunikasi
berperan dalam pembentukan dan penerjemahan diantara individu terhadap
berbagai informasi yang ada dalam sebuah organisasi.
10 Sasa Djuarsa Sendjaja, Teori Komunikasi, Pusat Penerbitan Universitas Terbuka, Jakarta 2007,
hal. 44
11
17
Kemudian menurut GoldHaber, Komunikasi organisasi diberi batasan
sebagai arus pesan dalam suatu jaringan yang sifat hubungannya saling
bergantung satu sama lain (the flow of messages within a network of
interdependent relationship).12
Uraian arus komunikasi dalam organisasi meliputi komunikasi vertikal dan
horizontal. Masing-masing arus komunikasi tersebut mempunyai perbedaan
fungsi yang sangat tegas. Ronald Adler dan George Rodman dalam bukunya
Understanding Human Communication yang dikutip oleh Djuarsa Sendjaja, mencoba menguraikan masing fungsi kedua arus komunikasi dalam organisasi
tersebut:13
a. Downward Communication atau Komunikasi kepada bawahan
Komunikasi ini berlangsung ketika orang-orang yang berada pada tataran
manajemen mengirimkan pesan kepada bawahannya. Fungsi arus
komunikasi dari atas kebawah ini adalah:
a) Pemberian atau penyampaian instruksi kerja (job instruction)
b) Penjelasan dari pimpinan tentang mengapa suatu tugas perlu untuk
dilaksanakan (job reasonanble)
c) Penyampaian informasi mengenai peraturan-peraturan yang berlaku
(procedures and practices)
d) Pemberian motivasi kepada karyawan untuk bekerja lebih baik.
12
Loc.cit hal 45
13
18
b. Upward communications atau komunikasi kepada atasan
Upward communication terjadi ketika bawahan (subordinate) mengirim pesan kepada atasannya. Fungsi arus komunikasi dari bawah ke atas ini
adalah:
a) penyampaian informasi tentang pekerjaan ataupun tugas yang sudah
dilaksanakan
b) penyampaian informasi tentang persoalan-persoalan pekerjaan
ataupun tugas yang ridak dapat diselesaikan oleh bawahan
c) penyampaian saran-saran perbaikan dari bawahan
d) penyampaian keluhan dari bawahan tentang dirinya sendiri maupun
pekerjaan nya.
c. Horizontal communication atau komunikasi horizontal
Tindakan komunikasi ini berlangsung diantara para karyawan atau bagian
yang memiliki kedudukan yang setara. Fungsi arus komunikasi ini adalah
a) memperbaiki koordinasi tugas
b) upaya pemecah masalah
c) saling berbagi informasi
d) upaya memecahkan konflik
e) membina hubungan melalui kegiatan bersama
Sehubungan dengan penelitian yang dilakukan mengenai kegiatan internal
19
dengan sesama karyawan pada suatu organisai (staff relations) atau sesama
anggota sebuah organisasi lebih berfokus pada aspek aspek manusiawi sehingga
hal tersebut tidak sepenuhnya sama dengan hubungan industri (Industrial
Relation).
Kegiatan internal Humas dapat berbagai macam jenisnya, seperti menjalin
komunikasi dengan baik antar karyawannya, menjaga iklim komunikasi,
menerbitkan media internal, dan sebagainya, yang menyangkut kelangsungan
kinerja organisasi itu sendiri beserta dengan anggota organisasinya.
2.1.3 Komunikasi Internal
Komunikasi internal menunjukan pertukaran informasi antara manajemen
organisasi dengan publik internalnya yaitu para karyawan. Karyawan merupakan
kunci utama suksesnya program yang berfungsi yaitu mengusahakan agar para
karyawan mengetahui apa yang sedang di fikirkan manajemen dan mengusahakan
manajemen mengetahui apa yang difikirkan oleh karyawan.14
Menurut Onong Uchjana Effendy, “Komunikasi internal adalah komunikasi antar manajer dengan komunikasi berada didalam organisasi dan terdapat jenjang kepangkatan yang menyebabkan adanya pegawai yang memimpin dan dipimpin, maka dalam manajemen tidak saja terjadi komunikasi antar pegawai yang sama status atau pangkatnya tetapi juga pegawai yang memimpin dan di pimpin, artinya komunikasi terjadi kesemua status atau pangkat”.15
14
Rachmadi. F., Public Relations dalam Teori dan Praktek, PT. Gramedia Pustaka Utama, Jakarta, 1992
15
Onong Uchana Effendy, Human Relations dan Public Relations, Bandung : Mandar Maju, 1993, hal. 31
20
Komunikasi internal dapat dilakukan melalui beberapa jalur yaitu sebagai
berikut:16
a. Komunikasi arus kebawah (downward communication) yakni dari pihak
perusahaan kepada karyawannya. Misalnya berupa pimpinan, instruksi,
informasi, spesifikasi tekhnis suatu pekerjaan yang akan diberikan kepada
bawahannya.
b. Komunikasi arus keatas (upward communication), yaitu dari pihak
karyawan kepada perusahaan. Misalnya berbentuk pelaksanaan perintah
berbentuk tulisan dan lisan, atau laporan hasil dari pekerjaan, serta
sumbang saran dari pihak pekerja kepada pimpinan perusahaan.
c. Komunikasi sejajar (sideways communication) yang berlangsung antar
karyawan misalnya informasi mengenai pekerjaan atau menyangkut
kegiatan pendidikan dan pelatihan lainnya. Dapat juga mengenai kegiatan
diluar pekerjaan dalam bentuk olahraga, keagamaan, kekeluargaan,
kesejahteraan.
Sedangkan fungsi komunikasi internal menurut Frazier Moore yaitu:17
Terciptanya saling pemahaman dan kerjasama diantaranya karyawan dalam
bekerja sesuai dengan tujuan perusahaan.
16
Rosady Ruslan, Manajemen Public Relations dan Media Komunikasi dan Aplikasi, Jakarta: PT Raja Grafindo Persada, 2006 hal .276
17
Frazier Moore, Humas : Membangun Citra Dengan Komunikasi, Bandung : PT. Remaja Rosdakarya, 2004, Hal. 276
21
2.2 Humas
2.2.1 Pengertian Humas
Humas sebagai metode komunikasi sering disebut humas sebagai
lembaga (Public Relations as state of being). Humas sebagai lembaga umumnya
hanya terdapat pada organisasi-organisasi besar karena kegiatan berkomunikasi
dengan public tidak mungkin dilakukan oleh si pemimpin organisasi sendiri.
Seperti telah dijelaskan, kegiatan humas sebenarnya harus dilaksanakan oleh
pemimpin organisasi sendiri. Akan tetapi, oleh karena publik yang menjadi
sasaran kegiatannya terlalu banyak jumlahnya, baik yang berada di dalam maupun
luar organisasi, maka dibentuklah suatu bagian khusus untuk melaksanakan
kegiatan itu, dengan nama bagian humas, seksi humas, biro humas, urusan humas,
atau istilah-istilah lain sesuai dengan struktur organisasi yang bersangkutan.18
Humas adalah sesuatu yang merangkum keseluruhan komunikasi yang
terencana, baik itu kedalam maupun keluar, antara suatu organisasi dengan semua
khalayaknya dalam rangka mencapai tujuan-tujuan spesifik yang berlandaskan
pada saling pengertian.19.
Istilah humas diartikan sebagai segala kontak dan hubungan yang
diadakan oleh suatu organisasi dengan semua bentuk “Publik” baik publik internal
maupun publik eksternal. Hubungan-hubungan ini meliputi semua bentuk
komunikasi ataupun kekurangan komunikasi. Harus diingat pula, bahwa untuk
18 Onong Uchjana Effendy, Hubungan Masyarakat: Suatu Studi Komunikologis, PT. Remaja
Rosdakarya, Bandung, 2006, Hal. 19.
19
22
terjadinya komunikasi harus terdapat unsur “menerima dan memberi” atau dialog
antara pihak-pihak yang berhubungan. Oleh karena itu akan lebih mudah
mengembangkan suatu batasan kalau terlebih dulu kita menelaah unsur-unsur
yang harus ada dalam suatu definisi. Humas adalah 1) Suatu fungsi manajemen, 2)
Suatu fungsi komunikasi, 3) Suatu fungsi penelitian dan penilaian, 4) Suatu fungsi
yang dirancang untuk meningkatkan saling pensgertian, keserasian dan masukan
yang demokratis ke dalam suatu proses pengambilan keputusan.20
Sebagaimana telah dikemukakan, Definisi berikutnya, “Humas adalah
suatu filsafat sosial dan manajemen yang dinyatakan dalam kebijaksanaan beserta
pelaksanaanya, yang melalui intepretasi yang peka mengenai peristiwa-peristiwa
berdasarkan pada komunikasi dua arah dengan publiknya berusaha untuk
memperoleh saling perngertian dan itikad baik.21
2.2.2 Humas Pemerintah
Pada dasarnya terdapat beberapa bagian fungsi dan tugas humas
pemerintahan pemerintah dengan non pemerintah (lembaga komersil) perusahaan
profit dan perusahaan non profit adalah tidak adanya unsur komersil walaupun
humas pemerintah juga melakukan hal yang sama dengan hal publikasi, promosi
dan periklanan. Humas pemerintahan lebih menekankan demi meningkatkan
pelayanan umum (Public Service).22
20
Black Sam & Sharpe L.Melvin, Ilmu Hubungan Masyarakat Praktis, PT. Intermasa, Jakarta, 1988, Hal.4
21
Frazier Moore, Humas (Membangun Citra Dengan Komunikasi), PT. Remaja Rosdakarya, Bandung 2004, hal 7
22
23
Keberadaan sebuah unit kehumasan (Hubungan Masyarakat) disebuah
lembaga atau instansi milik pemerintah merupakan keharusan secara fungsional
dan operasional dalam upaya menyebarluaskan atau untuk mempublikasikan suatu
kegiatan atau aktifitas instansi bersangkutan yang ditujukan baik untuk hubungan
masyarakat kedalam maupun kepada masyarakat luar pada umumnya.
Melalui unit atau program kerja humas, pemerintah dapat
menyampaikan informasinya atau menjelaskan mengenai kebijaksanaan dan
tindakan-tindakan tertentu serta aktivitas dalam melaksanakan tugas-tugas atau
kewajiban-kewajiban pemerintahannya. Menurut John D. Millett dalam bukunya,
Management In Public Service the Quest for Effective Performance, artinya humas / pr dalam dinas instansi/lembaga kepemerintahan terdapat beberapa hal
untuk melaksanakan tugas utamanya, yaitu sebagai berikut:23
1. Mengamati dan mempelajari tentang hasrat, keinginan-keinginan dan
aspirasi yang terdapat dalam masyarakat (learning about public desires and
aspiration).
2. Kegiatan memberikan nasihat atau sumbang saran untuk menanggapi apa
sebaiknya dilakukan oleh instansi / lembaga pemerintah seperti yang di
kehendaki oleh pihak publicnya (advising the public about what is should
desire).
23
Ruslan Rosady. Manajemen Public Relations dan Media Komunikasi : Konsepsi dan Aplikasi edisi revisi 10. Jakarta : Rajawali. 2010. Hal. 341-342
24
3. Kemampuan untuk mengusahakan terjadinya hubungan memuaskan yang
di peroleh antara hubungan publik dengan para aparat pemerintahan
(ensuring satisfactory contact between public and goverment official).
4. Memberikan penerangan dan informasi tentang apa yang telah diupayakan
oleh suatu lembaga/instansi pemerintahan yang bersangkutan (informing
and about what an agency is doing).
Komunikasi pemerintah lokal secara umum dikatakan bahwa di bangun
dalam dua cara berbeda. Yang pertama terletak dalam suatu unit komunikasi
terpusat yang didasarkan pada pusat korporat atau bagian pimpinan dan bekerja
seperti sebuah agen pelayanan komunikasi penuh dengan tanggung jawab untuk
semua fungsi pemasaran dan komunikasi. Departemen tersebut akan meletakan
aturan-aturan dan panduan-panduan tentang keterlibatan komunikasi dan juga
memantau serta mengawasi cara-cara pelaksanaan nya. Yang kedua didasarkan
pada sebuah struktur yang terpisah tanpa unit terpusat, namun dengan sejumlah
petugas departemen yang menyediakan fungsi-fungsi pemasaran bagi suatu
pelayanan tertentu.24
Keberadaan unit kehumasan (Hubungan Masyarakat) di sebuah
lembaga atau instansi milik pemerintah merupakan keharusan secara fungsional
dan operasional dalam upaya menyebarluaskan atau untuk mempublikasikan
tentang suatu kegiatan atau aktivitas instansi bersangkutan yang di tujukan baik
untuk hubungan masyarakat kedalam, maupun kepada masyarakat luar pada
24
Butterick Keith, Pengantar Public Relations Teori dan Praktik. PT. Raja Grafindo Persada. Jakarta, 2012. Hal.195-196
25
umumnya. Humas dapat merupakan suatu alat atau saluran (the PR as tools or
channels of goverment publication) untuk mempelancar jalannya interaksi dan
penyebaran informasi mengenai publikasi pembangunan nasional melalui kerja
sama dengan pihak pers, media cetak atau elektronik dan hingga menggunakan
media tradisional lainnya (wayang kulit atau wayang golek dan lain sebagainya).25
2.3 Employee Relationss
Dalam dunia Public Relations, dikenal hubungan masyarakat internal
(Employee relations), yaitu publik yang terdiri dari para pekerja (karyawan)
menjadi bagian utama dari unit usaha, perusahaan atau instansi itu sendiri.
Menurut Frank Jefkins dalam bukunya Public Relations(1992), hubungan publik
internal tersebut sama pentingnya dengan hubungan masyarakat eksternal, karena
kedua bentuk hubungan masyarakat tersebut diumpamakan sebagai dua sisi mata
uang yang mempunyai arti sama dan saling terkait erat satu sama lain.26
Definisi Employee Relations menurut, Scott M.Cutlip, Allen H.Center
dan Gleen M.Broom adalah: The goals of employee communication are two
identify, establish and maintain mutual benefical relationship between the organization and the employee. Pelaksanaan kegiataan employee relations dipergunakan untuk mengenal,menyusun, dan kemudian memelihara hubungan
25
Ruslan Rosady. Manajemen Public Relations dan Media Komunikasi : Konsepsi dan Aplikasi edisi revisi 10. Jakarta : Rajawali. 2010. Hal. 343
26
26
yang harmonis antara organisasi dengan para karyawannya dan manfaatnya dapat
dirasakan oleh kedua belah pihak yaitu pimpinan dan karyawan.
Pengertian Employee Relations (internal relations) yang lain adalah
merupakan hubungan yang terjadi di dalam lingkungan perusahaan antara
pimpinan dengan karyawan, hal tersebut menjadi perhatian utama dalam kegiatan
manajemen perusahaan.27
Dengan demikian kegiatan employee relations memang penting
dilaksanakan dalam suatu organisasi atau perusahaan. Saat ini masih banyak
perusahaan yang mengabaikan karyawan sebagai sasaran kegiatan PR. Banyak
memfokuskan kegiatannya ke public eksternal, padahal semestinya mendapat
perhatian yang sama dan seimbang. Fungsi PR tidak berkaitan dengan penerimaan
karyawan baru, penggajian, kenaikan pangkat, pensiun, dan yang lainnya, tetapi
berkisar pada kegiatan menciptakan dan mewujudkan hubungan yang harmonis
antara pimpinan organisasi dengan para karyawan. Dengan menjalin hubungan
yang harmonis dengan karyawan, atau bawahan, mereka dapat dianggap oleh
perusahaan tidak hanya sekedar bekerja, dengan begitu pula atasan tidak segan
untuk memberikan semangat atau motivasi bagi karyawan.
“Employee Relations” merupakan suatu kekuatan yang hidup dan
dinamis yang dibina dan diabadikan dalam hubungan dengan perorangan
27
27
hari di belakang bangku kerja tukang kayu, dibelakang mesin, atau dibelakang
meja tulis”. Demikian seorang ahli purel Archibald William.28
Seorang PR atau Humas harus senantiasa mengadakan kontak pribadi
dengan para karyawan, dengan mengadakan kontak pribadi dengan para
karyawannya, berkomunikasi dengan mereka seperti mendatangi mereka dan
bercakap-cakap dengan mereka akan dapat diketahui sikap, pendapat, kesulitan,
keinginan, harapan dan perasaannya.
Seorang PR akan berhasil dalam pelaksanaan hubungan dengan
karyawan apabila ia memahami kebutuhan karyawan dan menciptakan hubungan
yang harmonis dengan karyawan dengan manajemen serta mendapatkan feedback
dari karyawan terhadap kegiatan-kegiatan komunikasi yang telah dilaksanakan.
Dari uraian tersebut terlihat bahwa Employee Relations merupakan
suatu kegiatan atau program yang perlu dilaksanakan oleh setiap perusahaan
untuk membina hubungan yang baik dengan karyawan juga untuk mengelola
sumber daya manusia agar lebih produktif untuk mencapai tujuan perusahaan dan
memajukan perusahaan.
28
Onong Uchjana Effendy, Human Relations dan Public Relations, cv Mandar Maju, Bandung, 1993, Hal:144
28
2.4 Manajemen Public Relations
Manajemen berasal dari kata manage yang artinya mengatur. Pengaturan
dilakukan melalui proses dan diatur berdasarkan ururtan dari fungsi-fungsi
manajemen itu sendiri. Sehingga manajemen itu merupakan suatu proses untuk
mewujudkan tujuan yang diinginkan. Menurut Malayu Hasibuan, manajemen
adalah:
“Sebagai proses pengkoordinasian kegiatan-kegiatan pekerjaan sehingga secara efisien dan efektif dengan dan melalui orang lain.”29
Manajemen Public Relations merupakan suatu proses pengorganisasian
jangka panjang dari berbagai fakta, sumber informasi menyangkut sesuatu
“kekuatan dan kelemahan” yang dimiliki oleh lembaga yang bersangkutan, hingga
pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen kehumasan yang aktifitasnya untuk
mengungkapkan “peluang yang ada” secara langsung atau tidak langsung,
bertujuan menciptakan suatu persepsi atau kesan-kesan yang positif, baik
diberikan secara individual maupun penilaian opini public yang menguntungkan
terhadap lembaga, organisasi nama perusahaan dan produknya dewasa yang
penuh dengan resiko ancaman, persaingan yang cukup tajam.30
Pengertian di atas menyimpulkan bahwa manajemen PR sangat
bermanfaat dalam proses pengorganisasian dalam jangka panjang dengan
melakukan analisis akan kekuatan, kelemahan dan peluang dapat digunakan
dalam kerangka kegiatan PR yang bertujuan menciptakan citra yang positif demi
29
Hasibuan, Malayu, Organisasi dan Motivasi: Dasar Peningkatan Produktivitas, Bumi Aksara, 2004, hal.6
30
Rosady Ruslan, Manajemen PR & Manajemen Komunikasi, Raja Grafindo Persada, Jakarta. 1998. Hal.131
29
menghalau dan menghadapi segala bentuk resiko, ancaman dan persaingan
perusahaan.
Menurut Mc Elreathm manajemen Public Relations adalah kegiatan
penelitian, perencanaan, pelaksanaan, dan pengevaluasiaan dari suatu kegiatan
komunikasi yang di sponsori oleh organisasi berawal dari pertemuan kelompok
kecil hingga berkaitan dengan konferensi pers melalui satelit internasional,
pembuatan brosur hingga kampanye nasional melalui multimedia,
menyelenggarakan acara open house bagi pendukung kampanye politik dan
pengumuman pelayanan public menghadapi kasus manajemen krisis.31
Manajemen humas dapat dikatakan sebagai penerapan fungsi-fungsi
manajemen dalam kegiatan kehumasan. Mc Elreath menyatakan, manajemen
humas berarti penelitian, perencanaan, pelaksanaan dan pengevaluasian suatu
kegiatan komunikasi.
Manajemen humas bisa mencakup:
1. Manajemen terhadap seluruh kegiatan kehumasan yang dilakukan oleh
organisasi.
2. Manajemen terhadap kegiatan-kegiatan kehumasan yang lebih spesifik
atau yang berupa satuan-satuan kegiatan kehumasan.
Fungsi dasar manajemen merupakan suatu proses kegiatan atau
pencapaian tujuan pokok dari organisasi atau lembaga dan biasanya berkaitan
dengan memanfaatkan berbagai potensi sumber daya yang dimiliki oleh
31
30
organisasi atau lembaga tersebut. Pada dasarnya dalam menunjang keberhasilan
mencapai tujuan utama manajemen perusahaan bekerja sama dengan berbagai
pihak terkait.32
Pengertian manajemen PR secara konseptual, fungsional dan
unsur-unsurnya dalam kegiatan, serta faktor-faktor yang mempengaruhi pengertian
manajemen PR dalam suatu organisasi, baik untuk tujuan komunikasi dua arah
timbal balik (reciprocal communication), membangun hubungan baik maupun
komunikasi persuasive yang searah (one way persuasive communication), yang
pada akhirnya bertujuan untuk membangun saling pengertian, menghargai,
dukungan baik dan hingga menciptakan citra positif.
2.5 Pengelolaan Media Internal
Dalam hubungannya dengan komunikasi perusahaan, media internal di
terbitkan secara teratur oleh bagian internal perusahaan atau lembaga atau
pemerintahan. hal ini dikarenakan keseluruhan proses produksi dan pengelolaan
media internal atau jurnal internal tersebut sebagai tugas pokok dan fungsi dari
Humas. Ada banyak cara untuk berkomunikasi dengan publik internal, kemajuan
teknologi telah mengubah cara komunikasi dihasilkan, didistribusikan,
ditampilkan, dan disimpan. Untuk berkomunikasi dengan khalayak internal,
Humas menggunakan media komunikasi internal sebagai alat komunikasi.
32
I Gusti Ngurah Putra, Manajemen Hubungan Masyarakat, Universitas Terbuka, Jakarta, 2010. hal.1
31
Dalam melaksanakan tugasnya, seorang Humas dibantu beberapa langkah
yang harus dilakukan agar proses tersebut berjalan lancar Cutlip, Center, dan
Broom menguraikan proses kerja PR dalam fourstep problem-solving process,
sebagai berikut: 33
a. Fact Finding
Langkah pertama ini termasuk penyelidikan, pemeriksaan dan mengawasi
pengetahuan, opini, tingkah laku, dan perbuatan yang berhubungan dan
mempengaruhi tindakan dan kebijakan dari organisasi. Intinya, ini merupakan
fungsi intelijen organisasi. Ini merupakan landasan dari langkah-langkah lain
dalam proses penyelesaian masalah dengan menemukan “Apa yang terjadi saat
ini?”
b. Planning and Programming
Informasi yang telah terkumpul pada langkah pertama digunakan untuk
membuat keputusan mengenai publik program, tujuan, tindakan, dan strategi, dan
taktik dan tujuan komunikasi. Ini termasuk memfaktorkan penemuan dari langkah
pertama ke dalam kebijakan dan program organisasi. Langkah kedua dalam proses
ini menjawab “Berdasarkan apa yang telah kita pelajari dari situasi, apa yang
seharusnya kita ubah atau lakukan, dan katakan?”
33
Scott M. Cutlip, Allen H. Center, and Glen M. Broom, Effective Public Relations, PT Pustaka Utama Grafiti, 1994, hal.320
32 c. Taking action and communicating
Langkah ketiga adalah mengimplementasikan program tindakan dan
komunikasi yang telah dibuat untuk mencapai tujuan tertentu untuk setiap publik
untuk menyelesaikan tujuan program. Pertanyaan pada langkah ini adalah “Siapa
yang seharusnya melakukan dan mengatakannya, dan kapan, dimana, dan
bagaimana?”
d. Evaluating the program
Langkah terakhir dari proses ini adalah menilai persiapan, implementasi, dan
hasil akhir dari program yang dijalankan. Penyesuaian dilakukan selama program
sedang dilakukan, berdasarkan dari feedback evaluasi mengenai bagaimana ini
bekerja. Program dilanjutkan atau diberhentikan setelah mengetahui “Bagaimana
yang sedang kita lakukan, atau bagaimana yang sudah kita lakukan?” Pada
perkembangannya, public relations telah berkembang menjadi bagian yang tidak
terpisahkan dari keberadaan sebuah perusahaan (korporasi). Profesional PR dilihat
sebagai kalangan yang mampu mengubah situasi buruk pada keadaan yang lebih
baik. Profesional PR dianggap mampu menciptakan hubungan baik dengan
kalangan jurnalis dan membantu pimpinan puncak perusahaan menjadi
33
Dalam pengelolaan, faktor manusia adalah yang paling menentukan. Manusia
yang membuat tujuan dan manusia pula yang melakukan proses untuk mencapai
tujuan. Tanpa ada manusia tidak ada proses kerja, sebab pada dasarnya manusia
adalah mahluk kerja. Oleh karena itu, pengelolaan timbul karena adanya
orang-orang yang bekerja sama untuk mencapai tujuan. Sering kita mendengar kata
pengelolaan, namun banyak diantara kita tidak tahu pengertian pengelolaan
tersebut. Berikut pengertian pengelolaan menurut beberapa ahli:
1. Mary Parker Follet
Pengelolaan sebagai seni menyelesaikan pekerjaan, mengatur dan lebih
mengarah pada tujuan organisasi.
2. Ricky W Griffin
Pengelolaan sebagai sebuah proses perencanaan, pengorganisasian,
pengkordinasian, dan pengontrolan sumber daya untuk mencapai sasaran
(goals) secara efektif dan efisien. Efektif berarti bahwa tujuan dapat
dicapai sesuai dengan perencanaan sementara efisien berarti ada tugas
yang ada dilaksanakan secara benar, terorganisir dan sesuai dengan jadwal.
3. Koontz and Donnel
Pengelolaan adalah terlaksananya pekerjaan sesuai dengan tujuan
34 4. Millet
Pengelolaan adalah proses memimpin dan melancarkan pekerjaan yang
terorganisir secara formal sebagai proses untuk memperoleh tujuan yang
diinginkan.34
Dari semua keterangan para ahli diatas dapat disimpulkan bahwa
pengelolaan adalah suatu proses dan kegiatan yang dilakukan seseorang untuk
memperoleh suatu hasil dalam rangka mencapai tujuan tertentu.
Mengelola sebuah organisasi atau perusahaan tidak dapat dilepaskan dari
peran pengelolaan komunikasi. Seluruh bagian yang ada di dalam perusahaan
dapat bergerak sesuai rencana karena komunikasi yang lancar antar tiap bagian.
Bukan hanya itu, komunikasi antara manajemen dan seluruh pegawai juga penting
untuk dijaga. Karena bila arus komunikasi mengalir dengan lancar, maka aspirasi
dapat di akomodasi dengan baik. Tetapi bila arus komunikasi tidak lancar, maka
aspirasi tersumbat.35
Media internal adalah saluran yang digunakan untuk mendukung kegiatan
Public Relations dalam berkomunikasi dengan publik internalnya (karyawan)
dalam suatu organisasi. Media atau saluran komunikasi diharapkan dapat menjadi
sarana dalam memberikan informasi mengenai langkah organisasi dalam
mencapai tujuan dan pemenuhan kebutuhan antara perusahaan dengan karyawan
dapat berlangsung lewat media komunikasi tersebut. Pengertian media internal
34
S. Rachmad Hakim,Nanang Indra P. Pelatihan Pengelolaan Website. Jakarta: Elex Media Komputerindo. 2009 hal.20
35
Fariani, Silvia Rita & Aryanto Widodo, Panduan Praktisi PR, PT Elex Media Komputindo, 2009, hal. 19
35
yang lainnya dapat di artikan secara luas, yakni sebagai bahan informasi yang di
terbitkan sacara teratur oleh bagian internal perusahaan atau lembaga atau
pemerintahan. Hal ini dikarenakan keseluruhan proses produksi dan pengelolaan
media internal atau jurnal internal tersebut sebagai tugas pokok dan fungsi dari
Humas.
Dalam hubungannya dengan komunikasi perusahaan, media internal
diterbitkan untuk mengelola proses penyusunan informasi yang berkaitan dengan
berbagai hal profil perusahaan yang dibutuhkan untuk aktivitas Humas Internal.
Hal ini selaras dengan pengertian media menurut Ronald adalah “merupakan jalur
penting dalam kegiatan-kegiatan public relations”.36 Karena dengan media, PR
dapat mengatur pesan penting yang akan disampaikan dalam suatu kemasan
dengan baik dan ditujukan kepada sasaran yang tepat.
Sedangkan pengertian media internal menurut Ardianto adalah media yang
dipergunakan untuk kepentingan kalangan terbatas dan nonkomersial serta lazim digunakan dalam aktifitas public relations.37
Disini peneliti mengartikan bahwa media internal adalah media yang
digunakan untuk kalangan tertentu yang dimaksut adalah karyawan. Dimana
media tersebut dibagikan secara gratis kepada karyawan untuk memberikan
berbagai informasi tentang perusahaan. Dengan demikian karyawan mendapat
36
Ronald D. Smith. Strategic Planning For Public Relations. New Jersey: Lawrence Erlbaum Associates Publisher. 1992, p. 153
37
Soemirat dan Ardianto. Dasar-Dasar Public Relations. Bandung: Remaja Rosdakarya, 2009, hal.75.
36
informasi yang diperlukan tentang arah dan dinamika seputar perusahaan dimana
mereka bekerja yang juga dapat bermanfaat untuk mengambil sebuah keputusan.
2.6 Tujuan dan Fungsi Media Internal
Tujuan utama media internal adalah memberikan informasi kepada publik
mengenai kebijaksanaan dan kegiatan organisasi, menstimulasi peningkatan mutu
dengan memperkenalkan penampilan individual yang baik dan menekankan
kebutuhan akan hasil yang lebih baik serta peranan individual mereka dalam
tujuan organisasi.
Disamping media internal memiliki tujuan umum, senantiasa disertai dengan
tujuan khusus juga yaitu untuk memperbaiki hubungan kepegawaian, menjelaskan
struktur, finansial, dan peranan organisasi termasuk peranan keuntungan, serta
menampilkan desas-desus negatif yang mungkin bisa menimbulkan salah
pengertian dan ketidakpuasan.38 Tujuan diterbitkannya media internal oleh
perusahaan adalah sebagai berikut:
1. Memberikan informasi kepada karyawan mengenai kebijaksanaan dan
kegiatan perusahaan.
2. Menekan kebutuhan dan hasil yang diiinginkan karyawan.
3. Membantu meningkatkan semangat loyalitas karyawan.
4. Memberikan informasi kepada karyawan tentang produk dan operasional.
38
37
5. Memperbaiki hubungan perburuhan.39
Dalam media internal, adapun informasi yang terkandung didalamnya harus
mempunyai fungsi bagi pembacanya, diantaranya adalah:
1. Fungsi Normatif, artinya materi publikasi berfungsi informasi apabila
materi itu menambah pengetahuan baru bagi pembacanya.
2. Fungsi Edukatif, memperlihatkan kepada pembaca tentang cara baru untuk
melakukan suatu kegiatan atau cara baru untuk mengatasi sebuah
masalah.
3. Fungsi Hiburan, materi publikasi berfungsi menghibur apabila informasi
yang terkandung memberikan ganjaran psikologis.40
2.6.1 Jenis dan Bentuk Media Internal
Dalam melaksanakan kegiatan Humas untuk mengelola media internal
terdapat beberapa jenis media yang di produksi sendiri oleh perusahaan salah
satunya yaitu jurnal internal, Jurnal internal atau House Internal adalah istilah
yang dapat diartikan secara lebih luas yakni sebagai terbitan atau bahan
cetakan yang diterbitkan secara teratur untuk mencapai khalayak tertentu yaitu
para staff dan anggota organisasi. Berikut adalah variasi bentuk jurnal
internal:
39
Ibid.Hal 291
40
Uchjana, Onong, Ilmu Komunikasi Teori dan Praktek, Bandung. PT Remaja Rosdakarya, 1994, Hal 218
38
1. Majalah, jurnal internal dengan format majalah biasanya berukuran A4.
Isinya kebanyakan adalah tulisan fitur dan ilustrasi. Jurnal ini bisa dicetak
dengan menggunakan teknik lithografi atau photogravure. Hal ini
tergantung dari kebijakan dan kemampuan organisasi atau perusahaan.
2. Koran, meskipun mirip dengan koran tabloid, tapi isinya terdiri dari berita
yang disisipi dengan tulisan fitur dan ilustrasi. Proses percetakannya
biasanya lebih canggih, yakni secara offset-litho.
3. Newsletter, jumlah halamannya biasanya lebih sedikit, yakni 2 hingga 8
halaman, dan biasanya berukuran A4. Sebagian besar isinya adalah
tulisan-tulisan singkat dengan atau tanpa gambar. Percetakannya
menggunakan teknik lithografi atau dapat di produksi pada mesin fotokopi
kantor.
4. Majalah Dinding, bentuknya seperti poster kecil yang ditempelkan pada
dinding. Ini merupakan suatu medium yang biasa digunakan untuk
keperluan internal maupun eksternal.41
Media perusahaan yang biasa dipergunakan sebagai saluran atau sarana
komunikasi yang sering dipergunakan oleh praktisi public relations untuk
menyampaikan pesan kepada publiknya dan sekaligus mampu meningkatkan citra
melalui berbagai jenis media publikasi.42
41 Frank Jefkins, Public Relations, Edisi kelima, Erlangga 2004, hal 147 42
Rosady Ruslan, Manajemen Public Relations & Media Komunikasi: Konsep dan Aplikasi (cetakan ke-7), Jakarta: PT. Raja Grafindo Persada, 2006, hal. 201-202
39
Menurut Deddy Mulyana dalam bukunya Metodologi Penelitian Komunikasi,
jenis-jenis media publikasi organisasi antara lain sebagai berikut:43
1. Bulletin
Bulletin adalah publikasi organisasi yang mengangkat perkembangan
suatu topik atau aspek tertentu dan diterbitkan secara teratur dalam waktu
yang relatif singkat.
2. House jurnal
Media Internal atau House Organ (In House Journal) dipergunakan oleh
PR untuk keperluan publikasi atau sebagai sarana komunikasi yang
ditujukan pada kalangan terbatas, seperti karyawan, relasi bisnis, nasabah
atau konsumen.
3. Printed Media
Barang cetakan untuk tujuan publikasi PR dalam upaya penyampaia
pesan-pesannya yang terbentuk, seperti : brochure, leaflet, booklet, kop
Surat, kartu nama, kartu ucapan, diskusi panel, seminar, pameran dan lain
sebagainya
4. Media Pertemuan (Event)
Media pertemuan secara langsung bertemu dengan audiencenya melalui
tatap muka langsung misalnya presentasi, diskusi panel, seminar, pameran
dan lain sebagainya.
43
Deddy Mulyana, Metodologi Penelitian Komunikasi, Bandung: PT. Remaja Rosdakarya, 2000, hal.45
40 5. Broadcasting Media dan Internet
Publikasi PR yang disiarkan melalui stasiun TVRI milik pemerintah dan
stasiun TV komersial atau siaran radio komersial termasuk media
elektronik dan komputer serta internet (email)yang dimafaatkan sebagai
media publikasi dan komunikasi PR
6. Media Sarana Humas/PR
Yaitu media humas yang berkaitan dengan penempilan identitas
perusahaan (Corporate Identity) yang merupakan simbol atau nama
perusahaan, logo, warna standar dan preusan, serta kemasan produk.
Penampilan dan citra lobby kantor, pakaian seragam merupakan citra
penampilan preusan yang khas sebagai pembeda dengan kompetitor
lainnya.
7. Media Personal
Media personal merupakan media humas/PR yang berkaitan dengan
kemampuan untuk mengadakan pertemuan secara langsung, untuk maksud
mengadakan pendekatan personal atau melobi sehingga dapat menghasilkan
41
Buletin merupakan salah satu saluran atau media dalam menyampaikan pesan
dalam proses komunikasi, sehingga dapat disimpulkan bahwa komunikasi dengan
menggunakan media menurut Onong Uchjana Effendy memiliki peran dan fungsi
sebagai berikut:
1. Menyampaikan informasi (to informed), artinya apabila materi itu
menambah pengetahuan baru bagi pembacanya.
2. Mendidik (to educate), yaitu informasi yang memperkenalkan kepada
pembaca mengenai cara baru untuk melakukan suatu kegiatan atau
mengatasi suatu masalah
3. Menghibur (to entertain), yaitu jika informasi yang dikandung memberi
ganjaran psikologis.44
Melihat peran dan fungsi diatas berarti buletin merupakan suatu wadah untuk
menyajikan berita atau pesan yang disajikan dalam bentuk artikel atau sejenisnya
dengan tujuan untuk menyampaikan informasi, mendidik, dan menghibur.
Buletin merupakan sarana penting antara pimpinan dengan bawahan, antara
organisasi dengan seluruh karyawan sehingga dapat tercipta hubungan yang baik.
Selain itu merupakan bagian atau fungsi dari tugas utama dalam kehidupan di
lingkungan organisasi yang menjadi penghubung meskipun tidak langsung. Dan
menyampaikan pesan kepada komunikannya diusahakan agar dapat menarik
perhatian dan memberikan manfaat bagi komunikannya.
44
42
2.7 Kebutuhan Informasi
Manusia sebagai mahluk sosial yang pastinya membutuhkan suatu
informasi untuk menambah wawasan pemikirannya. Menurut Philip Kotler
Kebutuhan adalah keadaan yang ditandai dengan perasaan kekurangan atau
keinginan perwujudan tindakan tertentu”. Dengan demikian kebutuhan merupakan
perasaan kekurangan di dalam diri organism, yang diperlukan guna memperbaiki
kehidupan dan dirinya sendiri.45
Dalam teorinya Karl Weick dalam teori informasi organisasi, merupakan
salah satu teori komunikasi yang membahas mengenai pentingnya penyebaran
informasi dalam organisasi untuk menjaga kelangsungan hidup organisasi
tersebut. Teori ini menekankan proses dimana individu mengumpulkan,
mengelola, dan menggunakan informasi.46
Suatu organisasi pasti memerlukan informasi guna memajukan organisasi
tersebut sebab dengan adanya informasi maka perusahaan dapat melihat
kekurangan atau kelebihan perusahaan. Informasi merupakan suatu proses yang
memiliki arti bagi penerima dan dapat berupa fakta-fakta, nilai-nilai yang
bermanfaat. Jadi, didalamnya terdapat suatu proses transformasi data suatu
informasi. Informasi menjadi suatu hal penting yang terdapat dalam organisasi
sehingga perlu bagi semua anggota organisasi untuk mengetahui informasi yang
berhubungan dengan perusahaannya itu sendiri.
45
Philip Kotler, Manajemen Pemasaran, Jakarta: Salemba Empat, 1995. Hlm 304
46
43
Menurut R. Wayne Pace dan Don F. Faules, informasi adalah suatu istilah
untuk merujuk kepada apa yang disebut pertunjukan informasi dan sering
digunakan untuk merujuk kepada nilai keberuntungan dan kerugian, evaluasi
kinerja, dan pendapat pribadi yang dinyatakan dalam surat, memo, laporan teknis
dan data.47
Pawit M Yusup mendefiniskan kebutuhan informasi sebagai berikut:
“Kebutuhan Informasi adalah fungsi dari keraguan ekstrinsik yang dihasilkan dari
suatu perbedaan pengamatan dari kriteria ukuran kepastian seseorang mengenai
obyek lingkungan yang penting, dan pernyataan terhadap suatu kriteria yang ingin
dicapai”.48
Informasi yang beredar dikalangan individu tidak selamanya langsung di
serap kepemikiran individu tersebut tentunya mereka memilih informasi yang
memang mereka butuhkan dan dianggap bisa menambah wawasan mereka dalam
memperoleh informasi. Suatu organisasi atau perusahaan sebelum memberikan
informasi kepada khalayak tentunya mereka harus mengetahui apa saja informasi
yang dibutuhkan sehingga nantinya informasi tersebut dapat menjadi acuan untuk
mereka dalam mengambil keputusan.
47
R. Wayne and Don F. Faules, Komunikasi Organisasi “Strategi Meningkatkan Kinerja Perusahaan”, Editor Deddy Mulyana, Bandung: PT. Remaja Rosdakarya 2006. Hal 29
48
Pawit M Yusup, Pedoman Praktis Mencari Informasi, Bandung: PT Remaja Rosdakarya, 1995, Hal. 53
