Perancangan Ulang Fasilitas Tata Letak Perpustakaan Universitas XYZ

(1)

Perancangan Ulang Fasilitas Tata Letak Perpustakaan …….

PERANCANGAN ULANG FASILITAS TATA LETAK

PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS XYZ

1)

_{Oki Sunardi,}

2)

_{Yansen W. Winata,}

3)

_Daniel

osunardi@yahoo.com

Oki Sunardi adalah staf pengajar Universitas Krida Wacana, Jakarta.

Bidang peminatan: Ergonomi, Methods Engineering, Supply Chain Logistics,

dan Manajemen SDM.

The Library is one of the most important media for students. But this time the library The access often encounter obstacles in the process of borrowing books. The access constraint is to wait their turn to borrow books if the number of borrowers more than the number of operators and operators often can not find the book to be borrowed, but the book is available at the library. From the results of these interviews is known that in the process of borrowing constraints caused by the ability to book the service and the current library system, library system is closed. From the initial interview is also known that the university also has plans to improve the service system of the closed library systems (closed system) into an open library system (opened system). Activity Relationship Chart (ARC) is a working relationship map used to plan the inter-group relations in terms of relations activities is method being used in this research. ARC is an ideal technique in planning for linkages between each group of related activities.

Service Evaluation, Quality Function Deployment

Penulis

Abstract

(2)

Perancangan Ulang Fasilitas Tata Letak Perpustakaan …….

JIEMS

Journal of Industrial Engineering & Management Systems Vol. 2, No. 2, August 2009

73 PENDAHULUAN

Perpustakaan merupakan salah satu sarana yang sangat penting bagi mahasiswa. Namun saat ini para pengakses perpustakaan sering menemui kendala dalam proses peminjaman buku. Kendala tersebut adalah pengakses harus menunggu giliran untuk meminjam buku jika jumlah peminjam lebih dari jumlah operator dan sering kali operator tidak dapat menemukan buku yang akan dipinjam, padahal buku tersebut tersedia di perpustakaan.

Studi pendahuluan mengenai masalah ini dilakukan dengan mewawancarai pihak berwenang yang bertanggung jawab atas pelayanan di perpustakaan. Dari hasil wawancara tersebut diketahui bahwa kendala dalam proses peminjaman buku disebabkan oleh kemampuan operator dan sistem perpustakaan saat ini, yaitu sistem perpustakaan tertutup. Dari hasil wawancara awal tersebut juga diketahui bahwa universitas juga telah memiliki rencana untuk memperbaiki sistem layanan dari sistem perpustakaan tertutup (closed system) menjadi sistem perpustakaan terbuka (opened system).

RUMUSAN MASALAH

Karena adanya perubahan sistem tertutup menjadi terbuka, maka tata letak perpustakaan akan dan perlu dilakukan perubahan. Sehingga masalah dalam penelitian ini dapat dirumuskan sebagai berikut: Bagaimana rancangan tata letak perpustakaan untuk mendukung sistem perpustakaan

terbuka sehingga meningkatkan rasa nyaman bagi pengunjung

perpustakaan.

TUJUAN PENELITIAN

a. Merancang layout perpustakaan untuk mengakomodasi penerapan

opened system.

b. Merancang layout perpustakaan agar pengunjung merasa nyaman.

METODE PENELITIAN

Activity Relationship Chart (ARC). (sumber: modul Perancangan Tata

Letak Fasilitas).

Activity Relationship Chart (ARC) merupakan peta hubungan kerja yang dipergunakan untuk merencanakan hubungan antar kelompok kegiatan ditinjau dari hubungan aktivitasnya. ARC merupakan teknik ideal dalam merencanakan keterkaitan antar setiap kelompok kegiatan yang saling berkaitan.

ARC memiliki beberapa kegunaan, yaitu dalam:

a. Penyusunan urutan pendahuluan

b. Menunjukkan hubungan satu kegiatan dengan yang lainnya, serta

alasannya

c. Menunjukkan lokasi suatu pusat kerja (departemen) atau lebih dalam

suatu kantor

d. Memperoleh suatu landasan bagi penyusunan daerah selanjutnya

ARC pada dasarnya sama dengan "Peta From-To", tetapi hanya menunjukkan satu perangkat lokasi. Dalam penyusunan ARC, dipergunakan sandi warna kedekatan antar lokasi, dengan ketentuan sebagai berikut:

(3)

Perancangan Ulang Fasilitas Tata Letak Perpustakaan ……. Tabel 1

Kode Warna dan Artinya

Kode Warna Arti

A Merah Absolute (mutlak penting)

E Oranye Especially important (sangat penting)

I Hijau Important (penting)

U Biru Ordinary Closeness (kedekatan biasa)

O Tak berwarna Unimportant (tidak penting)

X Coklat Undesirable (tidak diharapkan)

Dalam penyusunan ARC, perlu ditentukan alasan yang mendukung setiap kedekatan hubungan. Setiap alasan diberi nomor, yang kemudian dituliskan pada kolom bagian bawah ARC. Beberapa contoh alasan yang dapat dipergunakan antara lain:

a. Menggunakan catatan yang sama.

b. Menggunakan personil yang sama.

c. Menggunakan ruang kerja yang sama.

d. Derajat hubungan kerja.

e. Derajat hubungan kertas kerja.

f. Urutan aliran kerja.

g. Melaksanakan pekerjaan yang sama.

h. Menggunakan peralatan yang sama.

i. Dsb.

Area Allocation Diagram (AAD)

Area Allocation Diagram (AAD) merupakan dasar bagi rancangan tata letak ruang dan bangunan yang rinci. Digram ini menggambarkan skema rancangan sesaui dengan proporsi luas masing-masing bangunan. Atas

dasar inilah sehingga AAD dikatakan sebagai pengembangan dari Activity

Relation Diagram (ARD).

Terdapat dua sumber data penting yang dapat dipergunakan dalam pembuatan AAD berdasarkan metode Corelap ini, yaitu:

a. Activity Relation Chart (ARC)

b. Data luas masing-masing ruangan

Dalam AAD belum diperhitungkan jarak gang dan jalan yang akan dibangun antara perkantoran, dan pelayanan personil kantor. AAD merupakan dasar

untuk membuat template, yang merupakan penggambaran sesungguhnya

secara keseluruhan.

Metode Corelap.

Corelap merupakan kependekan dari computerized relation layout planning. Mampu menyelesaikan masalah tata letak fasilitas dengan menghitung Total Closeness Rating (TCR) masing-masing departemen. TCR adalah sejumlah dari nilai numerik yang mewakili tiap-tiap derajat kedekatan (A = 6, E = 5, I = 4, O = 3, U = 2, X = 1) antara satu departemen dengan departemen-departemen lainnya.

Flow Process Chart (FPC)

FPC adalah peta yang memuat imnformasi mengenai urutan operasi,dan memuat seluruh aktivitas dasar.

Manfaatnya:

a. Mengetahui aliran proses dari suatu aktifitas dari awal sampai akhir.

(4)

JIEMS

75

Standar Kenyaman

Salah satu standar kenyamanan adalah suhu ruangan. Suhu ruangan yang dianjurkan untuk meningkatkan kenyamanan adalah ruangan yang sejuk sehingga diperlukan AC untuk menciptakan kondisi tersebut. AC kapasitas ½ PK digunakan untuk ruangan 3m x 3m dan AC kapasitas 2 PK digunakan

untuk luas ruangan 30m2.

(sumber:www.1.jawapost.co.id/radar/index.THT?act=detail&RID=35932).

ANALISIS DAN PEMBAHASAN

Data Hasil Wawancara

Proses pengisian ARC dilakukan dengan melakukan wawancara langsung dengan Kepala Perpustakaan untuk mencari tingkat kedekatan antara masing-masing ruangan dalam perpustakaan. Hasil dari wanwancara tersebut adalah penjabaran tabel ARC sesuai dengan gambar berikut:

I U X O O U O U O X X X X A E I O A A O E E E E E E U O I A A A A A O O U O U U U E A E O O U X I X O U U U U E U U A X X X X A A A A A U U O E A U U U E A A U U E E O O A U U U U A E O O U X U U U O U U A I X Ruang Cyber Meja Operator Rak Buku Rak Majalah Loker Fotokopi Ruang Skripsi OPAC

Meja Drop Buku

Meja Petugas

Meja Baca Sendiri

Meja Baca

Ruang Olah Buku

Ruang Kepala Perpustakaan

Gudang

Sumber: Wawancara

(5)

Perancangan Ulang Fasilitas Tata Letak Perpustakaan ……. Tabel 2

Analisis Data

Kelengkapan Relasi TCR

Ruang cyber I,U,X,O,O,U,O,U,O,X,X,X,X,X 28

Meja operator A,E,I,O,A,A,O,E,E,E,E,E,E,I 67

Rak buku E,U,O,I,A,A,A,A,A,O,O,O,E,X 61

Rak majalah U,O,U,U,U,E,A,E,O,O,O,E,E,X 47

Loker U,X,I,X,O,U,U,U,U,U,U,U,I,O 32

Fotokopi E,U,U,A,X,X,X,X,X,U,O,O,O,O 34

Ruang skripsi A,A,A,A,A,,U,U,U,E,X,U,I,A,U 56

OPAC O,E,A,U,U,U,U,A,U,I,U,A,A,O 51

Meja drop buku E,A,A,U,U,U,O,A,U,X,U,A,O,U 48

Meja petugas E,E,O,O,O,E,E,A,A,O,E,A,E,O 63

Meja baca sendiri A,U,U,U,E,A,A,A,X,U,A,A,E,X 56

Meja baca U,U,U,A,E,A,U,A,X,U,E,A,E,X 51

Ruang olah buku A,A,U,U,O,U,U,U,X,U,O,O,E,X 40

Ruang Kepala

Perpustakaan I,A,U,U,O,U,U,U,X,U,O,O,E,X 38

Gudang I,A,U,U,O,U,U,U,X,U,O,O,E,X 38

Sumber: Wawancara

Rancangan Menurut Analisis

Rancangan awal sebelum perpustakan diperluas dan sesuai dengan analisis metode ARC adalah sebagai berikut:

Drop Buku R a k M a ja la h R a k M a ja la h R a k M a ja la h R a k M a ja la h Rak Majalah R a k M a ja la h . Rak buku Rak buku Rak Skripsi Meja baca Rak Skripsi Gudang R a k C D

Pojok Pajak

Petugas Meja baca

Loker

F o to c o p y

Ruang

Cyber

Meja baca

Meja Baca Sendiri

Operator

Pintu Masuk Sensor

Sofa

R. Olah Data R. Kepala Perpus 1 m 2 . 9 m 2 . 8 m 3 m 2m 3m 2.4m 1 0 . 8 m 8.65m 2.62m 2.6m 3 . 1 m 10.13m 1.6m 3 . 7 m 3 m 10.9m 27m 3 buah 10 buah

(6)

JIEMS

77

Rancangan awal dengan flow process adalah sebagai berikut:

Drop Buku Ra k M aj al ah Ra k M aj al ah Ra k M aj al ah Ra k M aj al ah Rak Majalah Ra k M aj al ah Gudang Pojok Pajak Petugas Loker Fo to co py

Ruang Cyber

Operator

Pintu Masuk

Sensor R. Olah Data R. Kepala Perpus

Meja Baca Sendiri

Rak Buku

Rak Skripsi

Meja Baca Bersama

Sofa

Keluar Cyber Buku Majalah Masuk Skripsi

Gambar 3. Layout Perpustakaan Berdasarkan Flow Process

Rancangan sesudah ruangan perpustakaan diperluas adalah sebagai berikut:

Drop Buku

Rak Majalah Rak Majalah Rak

Majalah MajalahRak

R a k M a ja lah Rak Majalah Rak buku Meja baca Gudang Pojok Pajak Petugas Meja baca Loker Fo to co_py Ruang Cyber Meja baca

Meja Baca Sendiri

Operator Pintu Masuk Sensor Sofa R. Olah Data R. Kepala Perpus Rak Skripsi Ruang Diskusi Meja baca Meja baca Petugas Meja baca Ruang

Diskusi Ruang Diskusi

Meja baca Rak buku Rak buku 1 m 2 .9 m 2 .8 m 3 m 1 0 .8 m 9m 27m 2m 3 m 3 m 4m 2.5m 2.5m 8.65m 2.6m 3m 3 .1 m 2.4m 1.6m 5.35m 2 .2 m 0 .8m 36m 0.9m 2.62m 10.31m 6 buah 12 buah

Gambar 4. Layout Perluasan Perputakaan

Rancangan User 1

Rancangan user 1 merupakan rancangan yang mengikuti kedekatan dengan metode ARC tetapi dengan syarat letak pintu utama tidak diperbolehkan

pindah sehingga rancangan user 1 sebelum perpustakan diperluas adalah

sebagai berikut:

Petugas _{Drop Buku}

Rak M aja lah Rak Ma jala h Rak Majalah Rak Majalah Rak Majalah Rak Ma jalah Meja bac a Rak buku Rak buku R. Olah Buku R. Kepala Perpus Gudang Rak Skripsi Meja bac a Meja bac a Meja bac a Drop Buku Pojok Pajak Operator Loker 6.8m 20.2m 2.6m 3. 1m 5m 3.9m 20.4m 2.9m 2.7 m 3.7 m 3m 2. 4m 2. 4m 1m 2m 3m 2.8m 10 .8 m 27m 1 buah 9 buah

(7)

Perancangan Ulang Fasilitas Tata Letak Perpustakaan ……. Rancangan user 1 dengan flow process adalah sebagai berikut:

Petugas _{Drop Buku}

Ra k M aj al ah Ra k M aja lah Rak Majalah Rak Majalah Rak Majalah Ra k M aja lah R. Olah Buku R. Kepala Perpus Gudang Drop Buku

Pojok Pajak Loker

Operator

Meja Baca Sendiri

Cyber

Rak Skripsi

Rak Buku

Meja Baca

Bersama

Keluar Cyber Buku Majalah Masuk Skripsi

Gambar 6. Rancangan user 1 dengan flow process

Rancangan user 1 sesudah ruangan perpustakaan diperluas adalah sebagai berikut: Ruang Diskusi Ruang Diskusi Ruang Cyber

Petugas Drop Buku

Ra k Maj alah Ra k M aja lah Rak Majalah Rak Majalah Rak Majalah Ra k M aja lah M eja b ac a Rak buku Rak buku R. Olah Buku R. Kepala Perpus Gudang Rak Skripsi M eja b ac a M eja b ac a M eja b ac a Drop Buku Pojok Pajak Loker Operator Ruang CD Ruang Diskusi Ruang Diskusi Rak Skripsi 6.8m 4m 2.5m 2.5m 20.2m 3 m 6 .5 5 m 4m 2.5m 2.5m 2.6m 3 .1 m 5 m 3.9m 20.4m 1.2 5 m 3m 3m 1 0 .8 m 36m 3m 2 .4 m 2 .4 m 2m 1 m 2.9m 2 .7 m 3 .7 m 2.8m 8 buah 9 buah

Gambar 7. Rancangan user 1 sesudah ruangan perpustakaan

diperluas

Rancangan User 2

Rancangan user 2 merupakan rancangan yang sudah sesuai dengan

kemauan pemilik UBM. Pada rancangan ini tingkat kedekatannya sudah tidak mengikuti metode ARC tetapi rancangan ini tetap menggunakan rancangan user 1 sebagai panduan awal. Rancangan user 2 sebelum perpustakan diperluas adalah sebagai berikut:

(8)

JIEMS

79

Dr op Bu ku Rak Majalah Ra k M aj al ah

Rak Majalah Rak Majalah

Ra k M aja lah Rak Majalah Rak buku Rak buku Rak Skripsi Meja baca Rak Skripsi R. Kepala Perpus Gudang R. Olah Data Ra k CD Pojok Pajak Petugas Meja baca Loker Fotocopy Ruang Cyber Meja baca

Meja Baca Sendiri

Operator Pintu Masuk Sensor Sofa 1 0 .8 m 2.6m 2m 1 m 2 .8 m 3 m 8.6m 3 m 3m 3.9m 0 .6m 3 .1 m 1 0 .8 m 3.8m 2 .9 m 16.4m 4 .8 m 3 buah 7 buah

Gambar 8. Rancangan user 2 sebelum perpustakan diperluas Rancangan user 2 dengan flow process:

Dr op Bu ku Rak Majalah Ra k M aj al ah Rak Majalah MajalahRak

Ra k M aja lah Rak Majalah

Rak Skripsi

R. Kepala Perpus Gudang R. Olah Data Ra k CD Pojok Pajak Petugas Loker Fotocopy

Ruang Cyber

Operator

Pintu Masuk

Sensor

Sofa

Rak Buku

Meja Baca

Bersama

Meja Baca Sendiri

Meja Baca Bersama Keluar Cyber Buku Majalah Masuk Skripsi

Gambar 9. Rancangan user 2 dengan flow process Rancangan user 1 setelah luas ruangan perpustakaan diperluas:

Ruang Diskusi Meja baca Meja baca Petugas Meja baca Ruang Diskusi DiskusiRuang Meja baca Dr op Bu ku Rak Majalah Ra k Maj alah Rak Majalah Rak Majalah Ra k M aja lah Rak Majalah Rak Buku Meja baca R. Kepala Perpus Gudang R. Olah Data Ra k CD Pojok Pajak Petugas Meja baca Loker Fotocopy Ruang Cyber Meja baca

Meja Baca Sendiri

Operator

Pintu Masuk Sensor Sofa

Rak Skripsi Rak Skripsi Rak Buku

Rak Buku 1 0 .8 m 2.6m 2m 1 m 2 .8 m 3 m 8.6m 3 m 3m 3.9m 3 .1 m 3.8m 2 .9 m 16.4m 9m 4 .2 m 3 m 3 .6 m 2.5m 2.5m 4m 17.5m 36m 7 buah 9 buah

(9)

Perancangan Ulang Fasilitas Tata Letak Perpustakaan …….

KESIMPULAN DAN SARAN Kesimpulan

Kami telah merancang 3 layout untuk mengakomodasi penerapan opened

system, hal tersebut dapat dilhat dengan jelas melalui flow process dari

setiap rancangan. Rancangan dengan flow process terdapat pada lampiran

2, lampiran 5 dan lampiran 8. Salah satu kriteria kenyaman adalah suhu ruangan yang sejuk, untuk menciptakan ruangan yang sejuk dibutuhkan jumlah AC yang cukup. Dalam rancangan yang telah kami buat, kami meggambarkan jumlah AC dan peletakannya dalam ruangan sehinga tercipta ruangan yang nyaman sehingga meningkatkan kenyamanan bagi pengunjung.

Saran

Peneliti menyarankan untuk menggunakan rancangan hasil analisa metode ARC karena rancangan ini menunjukkan flow process yang lebih teratur dan tingkat kedekatan antara tiap ruangan yang ada pada rancangan ini sudah cukup baik sehingga setiap pengguna tidak perlu menempuh jarak yang tidak diperlukan.

DAFTAR PUSTAKA

Meyers, Fred E., and Matthew P. Stephens. Manufacturing Facilities Design

and Material Handling. 3rd _{edition. Upper Saddle River, NJ: Pearson}

Education, Inc., 2005.

Niebel, Benjamin, and Andris Freivalds. Methods, Standards, and Work

Design. 11th_{ed. New York: McGraw-Hill, 2003.}

Sunardi, Oki. 2008. ModulPraktikum Perancangan Tata Letak Fasilitas. UBM, Jakarta.

Tompkins, James A., et al. Facilities Planning. 2nd_{edition. New York : John}

Wiley & Sons, Inc., 1996. Sumber elektronik: 1. www.bundamulia.ac.id (20 Oktober 2008, pk 14.21). 2. http://en.wikipedia.org/wiki/Data_flow_diagram (16 Januari 2009, pk 22.50). 3. http://id.wikipedia.org/wiki/Data_flow_diagram (16 Januari 2009, pk 22.42). 4. http://de.answers.yahoo.com/question/index?qid=20080526181830AAYb TNO (5 Januari 2009, pk 23.15). 5. http://rumah-ideal.blogspot.com/2007/11/tips-memilih-ukuran-ac.html (5 Januari 2009, pk 23.23). 6. www.1.jawapost.co.id/radar/index.THT?act=detail&RID=35932 (6 Januari 2009, pk 00.17).