PENERAPAN SISTEM
MANAJEMEN MUTU ISO 9001 :
2000
PENDAHULUAN
Kebutuhan perusahaan untuk meningkatkan mutu produk/jasa serta kepuasan pelanggan semakin besar karena terbukanya perdagangan bebas dalam era globalisasi. Oleh karena itu perusahaan berusaha memenangkan persaingan dengan meningkatkan mutu produk/jasa, sehingga dapat memberikan kepuasan pelanggan. Untuk meningkatkan mutu produk/jasa perusahaan harus menerapkan sistem manajemen mutu. ISO 9000 merupakan salah satu standar sistem manajemen mutu yang diakui dunia internasional dan bersifat global untuk berbagai bidang usaha. Selain dapat meningkatkan kemampuan bersaing, masih banyak manfaat dari perolehan sertifikasi ISO 9000 yang telah diteliti dandipublikasikan. Adapun pengelompokan motivasi, pendorong dan manfaat untuk mendapatkan sertifikasi ISO telah ditabulasi dan dibahas. Para peneliti merekomendasikan keuntungan mendapatkan sertifikasi ISO antara lain memperoleh reputasi yang lebih baik, tingkat kesadaran akan perlunya menjaga kualitas, prosedur dan tanggung jawab menjadi lebih jelas dan terdokumentasi dengan lebih baik, menghilangkan pekerjaan yang tidak perlu, lebih mudah untuk ditelusuri dan dilakukan audit, pelayanan kepada pelanggan lebih baik,meningkatkan kepuasan pelanggan serta karyawan, melakukan peningkatan yang berkesinambungan, meningkatkan keuntungan, kesempatan untuk melakukan ekspansi dan seterusnya. Sekalipun banyak manfaat dari memperoleh sertifikasi ISO, tapi penerapannya pun memiliki banyak kendala baik dalam proses maupun setelah proses sertifikasi. Masalah utama dalam masa penerapan adalah proses pengecekan dokumen yang terlalubanyak sehingga tidak dapat dikelola dengan baik, serta mendapatkan komitmen dari pihakmanajemendan juga para karyawan. Sertifikasi ISO dapat diperoleh oleh berbagai jenis perusahaan, termasuk perusahaan jasa
PEMBAHASAN
ISO 9000 : 2000
A. Pengertian dari ISO 9000
ISO 9000 adalah kumpulan standar untuk sistem manajemen kualitas. ISO 9000 diawasi oleh ISO, sebuah organisasi internasional di bidang standarisasi, dan dikelola oleh badan-badan akreditasi dan sertifikasi. Untuk sebuah pabrik, beberapa persyaratan dalam ISO 9001 (salah satu standar dalam ISO 9000) adalah:
adanya satu set prosedur yang mencakup semua proses penting dalam bisnis, adanya
pengawasan dalam proses pembuatan untuk memastikan bahwa sistem menghasilkan produk-produk berkualitas, tersimpannya data dan arsip penting dengan baik, adanya pemeriksaan barang-barang yang telah diproduksi untuk mencari unit-unit yang rusak, dengan disertai tindakan perbaikan yang benar apabila dibutuhkan, secara teratur meninjau keefektifan tiap-tiap proses dan sistem kualitas itu sendiri.
Sebuah perusahaan atau organisasi yang telah diaudit dan disertifikasi sebagai perusahaan yang memenuhi syarat-syarat dalam ISO 9001 berhak mencantumkan label "ISO 9001 Certified" atau "ISO 9001 Registered".
Sertifikasi terhadap salah satu ISO 9000 standar tidak menjamin kualitas dari barang dan jasa yang dihasilkan. Sertifikasi hanya menyatakan bahwa bisnis proses yang berkualitas dan konsisten dilaksanakan di perusahaan atau organisasi tersebut.
Walaupan standar-standar ini pada mulanya untuk pabrik-pabrik, saat ini mereka telah diaplikasikan ke berbagai perusahaan dan organisasi, termasuk perguruan tinggi dan universitas.
B. Kumpulan Standar dalam ISO 9000
ISO 9000 mencakup standar-standar di bawah ini:
ISO 9000:2005 - Quality Management Systems - Fundamentals and
Vocabulary:mencakup dasar-dasar sistem manajemen kualitas dan daftar bahasa dan istilah dalam kumpulan ISO 9000.
ISO 9001:2000 - Quality Management Systems - Requirements: ditujukan untuk digunakan di organisasi manapun yang merancang, membangun, memproduksi, memasang dan/atau melayani produk apapun atau memberikan bentuk jasa apapun. Standar ini memberikan daftar persyaratan yang harus dipenuhi oleh sebuah
barang dan jasa yang secara konsisten memenuhi permintaan pelanggan tersebut. Implementasi standar ini adalah satu-satunya yang bisa diberikan sertifikasi oleh pihak ketiga.
ISO 9004:2000 - Quality Management Systems - Guidelines for Performance Improvements: mencakup perihal perbaikan sistem yang terus-menerus. Bagian ini memberikan masukan tentang apa yang bisa dilakukan untuk mengembangkan sistem yang telah terbentuk lama. Standar ini tidaklah ditujukan sebagai panduan untuk implementasi, hanya memberikan masukan saja.
Masih banyak lagi standar yang termasuk dalam kumpulan ISO 9000, dimana banyak juga diantaranya yang tidak menyebutkan nomor "ISO 900x" seperti di atas. Beberapa standar dalam area ISO 10000 masih dianggap sebagai bagian dari kumpulan ISO 9000. Sebagai contoh ISO 10007:1995 yang mendiskusikan Manajemn Konfigurasi dimana di kebanyakan organisasi adalah salah satu elemen dari suatu sistem
manajemen.
ISO mencatat "Perhatian terhadap sertifikasi sering kali menutupi fakta bahwa terdapat banyak sekali bagian dalam kumpulan standar ISO 9000 ... Suatu organisasi akan meraup keuntungan penuh ketika standar-standar baru diintegrasikan dengan standar-standar yang lain sehingga seluruh bagian ISO 9000 dapat diimplementasikan".
Sebagai catatan, ISO 9001, ISO 9002 dan ISO 9003 telah diintegrasikan menjadi ISO 9001. Kebanyakan, sebuah organisasi yang mengumumkan bahwa dirinya "ISO 9000 Registered" biasanya merujuk pada ISO 9001.
C. Sistem Management Kualitas Berdasarkan ISO-9000
ISO-9000 series adalah standard quality manajemen yang dibentuk berdasarkan dari konvensi ISO/TC 176 (ISO Technical Committee 176) pada 1979. ISO-9000 di bentuk sebagai dasar dari suatu seri standard quality manajemen, yang di susun secara lengkap pada 1982 dan dikenalkan secara umum pada 1983. ISO 9000 seri standard memperkenalkan persyaratan-persyaratan penting yang perusahaan butuhkan untuk menjamin konsistensi produksi dan pengiriman yang tepat waktu terhadap barang dan jasa kepada pasar.
Persyaratan-persyaratan tersebut dapat dipenuhi dengan jalan membangun standard-standard yang tersusun sebagai sistem manajemen kualitas. Konsistensi terhadap semua kebutuhan dan persyaratan konsumen setiap waktu adalah sangat penting untuk menjaga kepuasan dan loyalitas pelanggan. Jika perusahaan kita tidak melaksanakan hal tersebut akan membuat pasar dan pelanggan akan berpaling dari kita dan berpindah kepada saingan kita.
ISO-9000 seri mampu memberikan keuntungan dalam manajemen kualitas bagi semua organisasi ,baik organisasi besar maupun kecil, organisasi masyarakat atau swasta tanpa terlalu mencampuri bagaimana organisasi itu harus berjalan.
kemampuan penyediaan barang dan pelayanan yang sesuai dengan keiniginan dan kebutuhan. Hal ini akan membuat perusahaan lebih menarik bagi pelanggan baik lama atau baru dan meningkatkan kepercayaan mereka bahwa perusahaan mampu memenuhi harapan atau tuntutan mereka.
Perlu diketahui ISO-9000 merupakan standar manajemen mutu bukan standar produk, sehingga perusahaan yang telah mendapat sertifikat ISO 9000 tidak dapat mempublikasikan atau mengiklankan bahwa produknya telah memenuhi standar internasional.
Selain itu untuk menjamin bahwa ISO 9000 dapat menyesuaikan dengan perkembangan jaman maka setiap 6 tahun akan diadakan review dan revisi terhadap standard ISO. Saat Ini ISO 9000-2000 adalah yang terbaru dengan revisi dan pengurangan pada beberapa point. ISO-9000 seri mempunyai 3 standard yaitu : ISO 9001, ISO 9002 and ISO 9003.
D.Mewujudkan Sistem Manajemen Mutu Proyek
Proyek Suramadu adalah proyek yang besar dan sarat dengan teknologi. Tentunya pikiran kita adalah bagaimana amanah ini bisa dilaksanakan dengan berpijak pada kualitas sebagai suatu bentuk tanggung jawab kepada masyarakat luas.
Di tahun 2005, Proyek Suramadu memulai awal yang baik dengan diperolehnya sertifikat ISO 9001:2000. Proyek Jembatan Suramadu merupakan proyek jembatan pertama di lingkungan Departemen Pekerjaan Umum yang memperoleh sertifikat ISO. Penyerahan sertifikat ini dilakukan 28 Januari 2005 di kantor Proyek Pembangunan Jembatan Suramadu, Jl. Tambak Wedi. Sertifikat diterima langsung oleh Direktur Prasarana Wilayah Tengah Purnarrachman, dari wakil IKRCS (Indah Karya Register Certificate Service) yang kemudian diserahterimakan ke Pimpro Induk Proyek Pembangunan Jembatan Suramadu, A.G. Ismail. Direktur Prasarana Wilayah Tengah, Purnarrachman mengucapkan selamat kepada Proyek Jembatan Suramadu atas diperolehnya sertifikat ISO ini. " Proyek Suramadu ini melangkah lebih awal dari Departemen PU yang baru mengeluarkan Keputusan Menteri tentang mutu, tetapi ternyata proyek Jembatan Suramadu sudah melaksanakannya.
Ke depan Purnarrachman mengharapan agar Suramadu dapat menjadi pelopor di dalam meningkatkan organisasi yang berbasis kinerja, karena lingkup kerjanya terkontrol dengan baik, lokasi yang memudahkan untuk melakukan kontrol, dan rekanannya, yaitu kontraktor yang juga sudah mempunyai sertifikat ISO.
Bagaimanapun juga sertifikat tersebut bukanlah tujuan akhir, tapi dengan diperolehnya sertifikat ini menunjukkan bahwa proyek Jembatan Suramadu benar-benar serius dalam hal kualitas dan komitmen. Melalui penerapan Sistem Manajemen Mutu, diharapkan proyek memiliki sistem yang mampu mendukung dan menjamin kualitas produk yang sesuai dengan spesifikasi sehingga mampu memuaskan pelanggan dan stakeholders.
E. Pelaksanaan Sistem Manajemen Mutu
Dalam memenuhi tuntutan kualitas serta antisipasi persaingan bebas yang sehat dan jujur bagi perusahaan maupun tenaga, maka pelaksana di lingkungan Satuan Kerja
Pembangunan Jembatan Suramadu sejak Mei 2004 telah memulai mengembangkan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001-2000 yang berlaku di lingkup pembangunan Jembatan
selanjutnya pembuatan. Prosedur- prosedur tersebut diterapkan, diaudit, dimonitor, dievaluasi dan ditinjau secara keseluruhannya melalui Tinjauan Manajemen. Dari hasil tes Assesmen (?) dari lembaga sertifikasi dinyatakan bahwa satker Pembangunan Jembatan Suramadu layak untuk menerima Sertifikat ISO 9001-2000 pada tanggal 5 Januari 2005.
Selama pelaksanaan Sistem Mananajeman Mutu, prosedur-prosedur yang telah diterbitkan, antara lain: Panduan Mutu, Rencana Mutu, Prosedur Pengendalian Dokumen, Pengendalian Bukti Kerja, Audit Mutu Internal, Produk Tidak Sesuai (PTS), Tindakan Koreksi (TK), Tindakan Pencegahan (TP), Pemantauan dan Pengukuran Proses dan Produk, Pengadaan Barang dan Jasa, Diklat Pegawai, Pemeliharaan Sarana dan Prasarana dan Tinjauan (Review) Design.
Untuk mewujudkan itu perlu ditentukan kebijakan mutu dan sasaran mutu pembangunan Jembatan Suramadu. Kebijakan Mutu Pembangunan Jembatan Suramadu adalah : Tujuan Kami Jelas, Membangun Jembatan Suramadu dengan Sukses, Bermanfaat bagi Masyarakat Luas dan Dapat Menjadi Kebanggaan Bangsa"
Sedangkan sasaran mutu Pembangunan Jembatan Suramadu pada periode 2004 adalah adalah:
• Terbangunnya causeway sisi Surabaya dan sisi Madura sebesar 34% di akhir tahun 2004 Dinyatakan layak oleh Lembaga Sertifikasi Sistem.
• Manajemen Mutu untuk meraih Sertifikat ISO 9001-2000 dengan ruang lingkup Pembangunan Jembatan Suramadu.
• Terpenuhinya Persyaratan atau Spesifikasi Produk yang telah ditetapkan.
F. Quality Control vs Quality Assurance
Pengujian dan Pemeriksaan Quality Control (QC), hanya merupakan tindakan pengujian (testing), dan pemeriksaan (inspection) saja, apakah material tersebut telah memenuhi spesifikasi atau tidak. Sedangkan Quality Assurance (QA) lebih berarti pada apa yang disebut "Program" dan "Prosedur" tersendiri, yang harus digunakan dalam
mengorganisasi pelaksanaan pengujian dan pemeriksaan.
QA merupakan sistem yang menjamin dapat tercapainya persyaratan kualitas yang tersebut dalam dokumen kontrak, setiap kesalahan langsung mendapat koreksi sebelum melanjut ke tahap berikutnya.
Unsur dari "Program" dalam QA, yang dilakukan, terdiri dari:
• Semua personel, terutama personil QC, harus mengetahui dan memahami kegiatan pelaksanaan pembangunan sebelum mulai bekerja
• Mengontrol secara "bersama-sama" tanpa kecuali terhadap semua bahan bangunan yang di bawah masuk ke lokasi proyek sebelum penerimaannya Work Request (Pembahasan
Persiapan Kerja)
• Membukukan semua "catatan hasil pengujian" di lapangan, laboratorium dan hasil-hasil kontrol langsung di lapangan. Tujuan utamanya bila terjadi penyimpangan dapat segera dicarikan jalan keluar
Dengan tahapan-tahapan pekerjaan dipersiapkan dengan baik, dipandu dengan prosedur pelaksanaan, kontrol berkesinambungan, dan evaluasi yang tak pernah putus, membuat proyek Jembatan Suramadu berharap mampu mencapai titik tertinggi kualitas yang diharapkAN.
Sistem Manajemen Mutu
1. Manajemen Mutu
Pengertian Manajemen Mutu menurut konsep ISO 9001:2000 adalah “sistem manajemen untuk mengarahkan dan mengendalikan organisasi dalam hal mutu”. Sistem Manajemen Mutu juga berarti:
• Suatu tatanan yang menjamin tercapainya tujuan dan sasaran-sasaran mutu yang direncanakan.
• Sistem manajemen mutu, tatanan yang menjamin kualitas output dan proses pelayanan/produksi.
2. Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000
“Persyaratan standar yang digunakan untuk mengakses kemampuan organisasi dalam memenuhi persyaratan pelanggan dan peraturan yang sesuai”
3. Mutu
Pengertian Mutu
• Arti konvensional mutu adalah: gambaran karakteristik langsung dari suatu produk (dari segi performa, reabilitas, mudah digunakan, estetis,dll).
• Arti stratejik : segala sesuatu yang dapat memenuhi kebutuhan pelanggan. Pengertian MUTU (ISO 9000:2000)
“Derajat yang dicapai oleh karakteristik yang inheren dalam memenuhi persyaratan”* • Derajat : Kategori / peringkat yang diberikan pada persyaratan mutu, yang dapat berbeda pada suatu produk / proses / sistem yang memiliki kegunaan fungsional yang sama.
• Karakteristik : bisa diberikan pada produk/ proses / sistem dalam wujud kualitatif atau kuantitatif.
• Inheren : sesuatu yang diberikan atau ditambahkan sesuai persyaratan. • Persyaratan : kebutuhan atau harapan yang dinyatakan.
4. Persepsi salah tentang Mutu
• Bermutu adalah standar tinggi yang sulit dicapai • Mutu hanya dapat dilihat dari hasil kerja
• Bermutu berarti “mahal”
5. Persyaratan-persyaratan dan rekomendasi dalam ISO 9001:2000
Diterapkan pada manajemen organisasi yang memasok pro¬duk, sehingga akan mempengaruhi bagaimana produk itu didesain, diproduksi, dirakit, ditawarkan, dan lain-lain. The International Organization for Standardization (ISO) Techni¬cal Committee (TC) 176 bertanggung jawab untuk standar-standar sistem manajemen kualitas ISO 9000 (lihat www.iso.ch). Sejak penama kali dikeluarkan srandar-standar ISO 9000 pada tahun 1987, ISO/TC 176 menetapkan siklus peninjauan ulang setiap lima tahun, guna menjamin bahwa standar-standar ISO 9000 akan menjadi up to date dan relevan untuk organisasi. Revisi terhadap standar ISO 9000 telah dilakukan pada tahun 1994 dan tahun 2000. Dengan demikian standar ISO 9000 yang terbaru (edisi terakhir) ketika buku ini ditulis adalah ISO 9000 versi tahun 2000.
ISO 9000 Versi Tahun 2000 mencakup beberapa seri berikut:
ISO 9000: 2000 QMS - Fundamentals and vocabulary replacing ISO 8402 and ISO 9000-1
ISO 9001: 2000 QMS - Requirements replacing the 1994 versions of ISO 9001, 9002, and 9003
ISO 9004: 2000 QMS - Guidance for performance improvement replacing ISO 9004 with most parts
ISO 19011 Guidance for auditing management systems replacing ISO 10011 and 14011
Perubahan yang signifikan dalam ISO 9001 versi tahun 2000 (ISO 9001: 2000)
dibandingkan dengan ISO 9001 versi tahun 1994 (ISO 9001: 1994) adalah penggantian 20 elemen standar menjadi suatu model proses.
Model proses dari ISO 9001: 2000 terdiri dari lima bagian utama yang menjabarkan sistem manajemen organisasi, sebagai berikut:
1. Sistem manajemen kualitas (Bagian 4 dari ISO 9001: 2000) 2. Tanggung jawab manajemen (Bagian 5 dari ISO 9001:2000) 3. Manajemen sumber daya (Bagian 6 dari ISO 9001: 2000) 4. Realisasi produk (Bagian 7 dari ISO 9001: 2000)
5. Analisis, pengukuran dan peningkatan (Bagian 8 dari ISO 9001: 2000)
Standarisasi Sistem Mutu
1. Manfaat Penerapan Sistem Mutu
dan penilaian dari suatu sistem manajemen kualitas, yang bertujuan untuk menjamin bahwa organisasi akan memberikan produk (barang dan atau jasa) yang memenuhi persyaratan yang ditetapkan. Persyaratan-persyaratan yang ditetapkan ini dapat merupakan kebutuhan spesifik dari pelanggan, di mana organisasi yang di-kontrak itu bertanggung Jawab untuk menjamin kualitas dari produk-produk tertentu, atau merupakan kebutuhan dari pasar tertentu,
sebagaimana ditentukan oleh organisasi.
ISO 9001: 2000 bukan merupakan standar produk, karena tidak menyatakan persyaratan-persyaratan yang hams dipenuhi oleh produk (barang dan atau jasa). Tidak ada kriteria penerimaan produk dalam ISO 9001: 2000, sehingga kita tidak dapat menginspeksi suatu produk terhadap standar-standar produk. ISO 9001: 2000 hanya merupakan standar sistem manajemen kualitas. Dengan demikian apabila ada perusahaan yang mengiklankan bahwa produknya telah memenuhi standar internasional, itu merupakan hal yang salah dan keliru, karena seyogianya mana¬jemen perusahaan hanya boleh menyatakan bahwa sistem
manajemen kualitasnya yang telah memenuhi standar inter¬nasional, bukan produk
berstandar internasional, karena tidak ada kriteria pengujian produk dalam ISO 9001: 2000. Bagaimanapun diharapkan, biasanya tidak selalu bahwa produk yang dihasilkan dari suatu sistem manajemen kualitas internasional akan berkualitas baik (standar).
2. Yang perlu diperhatikan dalam sertifikasi sistem manajemen ISO 9001:2000
Audit Internal
Audit internal merupakan kegiatan yang sangat penting dan merupakan keharusan dalam penerapan standar ISO 9001:2000, yang bertujuan untuk memantau sistem mutu dengan melakukan verifikasi kesesuaian dan keefektifitan kegiatan penerapan standar acuan serta kebijakan-kebijakan yang sudah ditentukan. Kegiatan audit internal ini sepenuhnya menjadi tanggung jawab wakil manajemen (WM). Surveilen
Sesuai dengan perjanjian yang telah disepakati dengan pihak lembaga sertifikasi, kegiatan surveilen diprogramkan akan dilakukan setidaknya dua kali dalam setahun oleh lembaga sertifikasi.
Evaluasi Kerja
Evaluasi kerja ini dilakukan sebagai wahana bagi organisasi dalam memperoleh masukkan dari mitra kerja dalam memberikan pelayanannya.
Evaluasi dilakukan melalui beberapa cara antara lain : 1. Wawancara langsung dengan mitra kerja.
2. Mengirimkan daftar isian (kuesioner) kepada mitra kerja yang telah mendapatkan pelayanan.
Tinjauan Manajemen
Materi-materi pokok yang untuk dilakukan pengkajian antara lain : 1. Kegiatan audit internal
2. Tindakan perbaikan 3. Hasil evaluasi kerja
4. Isue-isue lain yang berkaitan dengan penerapan ISO 9001:2000
Standarisasi menjadi sangat penting, karena sebagai pembeli atau pengguna suatu produk ,tentunya kita akan kecewa bila produk yang telah dibeli tersebut ternyata memiliki kualitas yang buruk,tidak layak pakai. Sebaliknya bila produk yang dibeli telah memenuhi keinginan dan harapan, kita akan merasakan kenyamanan tersebut sebagai hal yang wajar. Sistem mutu seperti ISO 9000,TS 16949, QS 9000, Six Sigma, dan Malcolm Baldridge adalah suatu sistem yang teruji dan terbukti luas di dunia. Salah satu keuntungan penerapan suatu sistem mutu tersebut yaitu tidak perlu lagi membuat suatu standar sistem mutu yang baru, yang perlu dilakukan hanyalah mengadaptasi sistem tersebut untuk disesuaikan dengan model bisnis dan kondisi perusahaan.
Dengan penerapan suatu sistem mutu tertentu seperti ISO 9000, QS-9000, atau yang lain, tentunya akan membawa dampak positif bagi bisnis, yaitu meningkatkan dan menjamin mutu dari produk atau layanan yang dihasilkan sehingga pada akhirnya akan meningkatkan tingkat kepuasan konsumen terhadap produk atau layanan yang kita sediakan. Mutu suatu produk/layanan dapat dijamin karena sistem secara otomatis akan berusaha mengontrol dan mencegah setiap potensi timbulnya ketidaksesuaian atau penyimpangan pada seluruh tahapan supply chain. Hal ini juga akan berpengaruh positif terhadap kinerja perusahaan yaitu akan terhindarnya pemborosan anggaran, meminimalkan biaya-biaya, dan pada akhirnya adalah meningkatnya keuntungan perusahaan secara signifikan.
KESIMPULAN
DAFTAR PUSTAKA
EFANSYAH, NOOR. 2006. MODUL PELATIHAN ISO 9001:2000. FOCUS, JAKARTA ISO 9001:2000 AND CONTINUAL QUALITY IMPROVEMENT
