PRAKTIK BAIK SISTEM PENJAMINAN
MUTU INTERNAL DI PERGURUAN TINGGI
Hambatan atau Kendala yang dihadapi Dalam Menerapkan Sistem
Penjaminan Mutu Internal di Perguruan Tinggi
MENYEBAR SEMANGAT SPMI MENUJU BUDAYA MUTU DI
STT-PLN
EFY YOSRITA *
*SEKOLAH TINGGI TEKNIK PLN, KEPALA SATUAN PENJAMINAN MUTU AKADEMIK STT-PLN
Abstract
MENYEBAR SEMANGAT SPMI MENUJU BUDAYA MUTU DI STT-PLN Efy Yosrita*)
Berjalannya budaya mutu di lingkungan sebuah perguruan tinggi merupakan mimpi bagi seluruh perguruan tinggi yang ada di Indonesia. Namun untuk merealisasikan mimpi tersebut tidaklah mudah, penuh dengan tantangan, perjuangan dan menguji kesabaran para pelaku penjaminan mutu internal perguruan tinggi, begitu juga di STT-PLN. Banyak lika liku yang harus dilalui agar tecipta dan terlaksananya sistem penjaminan mutu di STT-PLN dan hal itu harus terus di perjuangkan hingga hari ini bahkan seterusnya.
menjelaskan jika sebaiknya data-data/ informasi itu diberikan dengan sebenarnya agar, dapat di cari jalan perbaikannnya. Alhamdulillah, walaupun dengan berbagai kekurangan, AMI siklus pertama dapat dilaksanakan pada 17 sampai dengan 24 Juni 2013.
Evaluasi pelaksanaan AMI pertama, adalah : a. Kurangnya jumlah Auditor
b. kurangnya pengetahuan tentang SPMI di kalangan Ketua Jurusan dan Kepala Bagian Berdasarkan hasil evaluasi tersebut, maka program kerja BPMP selanjutnya mengadakan pelatihan SPMI dan AMI dengan tujuan :
a. Mensosialisasikan tentang SPMI dan AMI kepada Ketua Jurusan, Sekretaris Jurusan serta dosen tetap STT-PLN
b. Melahirkan auditor-auditor internal baru untuk melaksanakan AMI. Manfaat
diadakannya pelatihan SPMI dan AMI yaitu: a. Bertambahnya jumlah Auditor internal b. Ketua Jurusan / Kepala Bagian mulai menerapkan SPMI di Jurusan/ Bagian
Pada tahun 2015, kembali dilakukan restrukturisasi, dimana terjadi perubahan nama dari BPMP menjadi Satuan Penjaminan Mutu Akademik (SPMA). Formasi SPMA lebih lengkap dari sebelumnya dimana terdiri dari seorang kepala dibantu tiga orang Kepala Seksie yaitu :
a. Kasie Akreditasi yang mengoordinir akreditasi jurusan dan institusi;
b. Kasie Monev yang mengelola pelaksanaan monev untuk seluruh kegiatan di Jurusan dan unit kerja di STT-PLN dan ;
c. Kasie AMI yang mengordinir pelaksanaan AMI di STT-PLN.
Dengan struktur organisasi yang baru serta SDM yang minim pengetahuan tentang SPMI dan AMI, merupakan tantangan yang harus dihadapi oleh kepala SPMA agar SPMI dapat dilaksanakan secara berkelanjutan. Beberapa langkah yang dilakukan oleh kepala SPMA adalah dengan :
1. Menguatkan Kedalam, dalam arti melakukan beberapa usaha agar tim SPMA dapat lebih memahami apa itu SPMI dan menjadi duta SPMI, sehingga dapat mensosialisasikan kepada yang lain dilinkungan STT-PLN. Beberapa usaha yang dilaksanakan yaitu, dengan :
a. Mengirimkan beberapa anggota tim SPMA untuk mengikuti pelatihan
mensosialisasikan kepada Jurusan dan unit kerja secara berkelanjutan mengenai pelaksanaan SPMI dan AMI disetiap unit kerja dengan cara :
Dalam setiap perjalanan, pasti akan ditemui masalah/ kendala, demikian juga dalam menjalankan SPMI, SPMA menemui beberapa masalah/ kendala, diantaranya :
STT-PLN.
2. Jumlah Auditor yang masih belum memadai
3. Berubahnya kebijakan pemeritah mengenai standar mutu dari 8 standar menjadi 24 standar SNPT,
Untuk menjawab permasalahan diatas, strategi yang di buat oleh SPMA yaitu : 1. Untuk masalah kurang lengkapnya formulir monev,
- Pada tahap awal, SPMA mencari referensi melalui internet, tapi ternyata SPMI yang dilakukan dan membuat daftar yang perlu diperhatikan :
1. Siapa pihak yang bertanggung jawab dalam pelaksanaan kegiatan
Dari lima point dasar tersebut, kepala SPMA akhirnya dapat membuat formulir monev untuk kegiatan- kegiatan yang dilaksanakan di STT-PLN, sampai saat ini SPMA masih terus melengkapi formulir monev untuk semua kegiatan di STT-PLN.
2. Untuk meningkatkan jumlah Auditor internal, SPMA konsisten mengadakan pelatihan SPMI dan AMI bagi dosen tetap STT-PLN dengan meningkatkan kuota peserta , yang awalnya 2 orang peserta dari setiap program studi, di tambah menjadi 3 orang peserta per prodi, sehingga diharapkan dari satu kali pelatihan dihasilkan 21 orang auditor internal baru. Agar seorang dosen dapat menjadi auditor, ada beberapa tahap yang harus dilalui yaitu :
a. Mengikuti pelatihan SPMI dan AMI b. Menjadi auditor magang
c. Menjadi Auditor
3. Hal yang dilakukan SPMA ketika terbitnya kebijakan pemerintah yang tertuang dalam PERMENRITEKDIKTI No 44 tahun 2015 tentang SNPT, adalah mencari referensi melalui internet, melakukan studi banding, dan mengikuti pelatihan yang dilaksanakan oleh kopertis 3 tentang SPMI, dari pelatihan tersebut di peroleh ilmu bagaimana menyusun standar SMPI agar mudah di akses (penjilidan). Sampai saat ini, STT-PLN masih dalam proses menyusunan Standar yang mengacu pada PERMENRISTEKDIKTI No 44 tahun 2015 tentang SNPT. Program kerja SPMA kedepannya adalah:
2. Mengadakan sharing knowledge penerapan SPMI antar Jurusan / Bagian, sebagai media berbagi pengalaman dalam melaksanakan SPMI di unit kerjanya masing-masing, sehingga diharapkan akan dapat saling memotivasi.
