07208 IK Proses Surat Menyurat S 1

(1)

INSTRUKSI KERJA

No. Dokumen

:

01001 07208

a. Surat Masuk untuk Jurusan THP

1. Ketua jurusan THP menerima surat dari pihak luar atau unit lain dalam jurusan

melalui administrasi jurusan THP.

2. Ketua jurusan THP menindaklanjuti surat masuk sesuai dengan disposisi dari surat

tersebut.

3. Ketua jurusan THP mengagendakan surat yang ditujukan kepadanya.

4. Ketua jurusan menyampaikan surat masuk untuk staf dosen melalui administrasi

jurusan.

5. Ketua jurusan THP menginstruksikan kepada administrasi jurusan untuk

mengarsipkan surat masuk.

b. Surat Keluar dari Ketua Jurusan/Sekretaris Jurusan THP ke Unit lain dalam FTP/Fakultas lain/Instansi lain

1. Ketua jurusan THP memberikan memo kepada administrasi jurusan THP untuk

membuat surat keluar atau menjawab surat masuk.

2. Ketua jurusan THP menerima draft surat dari administrasi jurusan THP.

3. Ketua jurusan THP memeriksa draft surat keluar, apabila ada revisi/perbaikan, ketua

jurusan mengisntruksikan kepada administrasi jurusan THP untuk memperbaikinya.

4. Draft surat yang sudah diperbaiki/direvisi atau sesuai, selanjutnya ditandantangani

oleh ketua jurusan THP.

5. Ketua jurusan THP menginstruksikan kepada administrasi jurusan untuk

mengarsipkan surat keluar.

c. Surat Keluar dari Mahasiswa THP ke Unit lain dalam FTP/Fakultas lain/Instansi lain

1. Ketua jurusan THP menerima draft surat keluar dari mahasiswa melalui administrasi

jurusan THP.

2. Ketua jurusan memeriksa draft surat keluar dari mahasiswa untuk unit lain dalam

FTP/Fakultas lain/Instansi lain.

3. Ketua jurusan menandatangani drat surat keluar dari mahasiswa.

INSTRUKSI KERJA UNTUK DOSEN/KARYAWAN JURUSAN THP

Surat Masuk untuk Dosen/Karyawan THP

1. Dosen/karyawan menerima surat masuk dari administrasi jurusan.

2. Dosen/karyawan menindaklanjuti surat masuk yang diterimanya.

(2)

INSTRUKSI KERJA

No. Dokumen

:

01001 07208

INSTRUKSI KERJA UNTUK ADMINSISTRASI JURUSAN THP

1. Administrasi jurusan THP menerima surat masuk untuk jurusan melalui Fakultas

Teknologi Pertanian.

2. Administrasi jurusan menyampaikan surat masuk untuk ketua jurusan THP dan dosen

kepada yang bersangkutan.

3. Administrasi jurusan THP mengarsipkan surat masuk. Waktu yang diperlukan untuk

mengarsipkan surat masuk yaitu 5 menit.

1. Administrasi mendapatkan memo dari Ketua Jurusan untuk membuat surat keluar

atau menjawab surat masuk.

2. Adminsitrasi jurusan membuat draft surat keluar.

3. Administrasi jurusan memperbaiki draft surat yang telah diperiksa oleh ketua

jurusan.

4. Administrasi jurusan meminta tanda tangan kepada ketua jurusan.

5. Administrasi jurusan memberi nomor surat keluar, memberi stempel

6. Administrasi jurusan mengarsipkan dan mengirim ke unit dalam lingkup

fakultas/fakultas lain/instansi lain. Waktu yang diperlukan untuk membuat surat keluar dari Ketua Jurusan/Sekretaris Jurusan ke unit lain dalam FTP/Fakultas lain/Instansi lain yaitu 15 menit.

1. Administrasi jurusan memberikan atau menyediakan buku permintaan surat keluar

kepada mahasiswa.

2. Administrasi jurusan menerima permintaan surat keluar dari mahasiswa.

3. Administrasi jurusan membuat surat keluar untuk mahasiswa.

4. Administrasi jurusan meminta tanda tangan ke ketua jurusan.

5. Administrasi jurusan memberi nomor surat keluar, memberi stempel, mengarsipkan

dan mengirim ke unit dalam lingkup fakultas/fakultas lain/instansi lain.

6. Waktu yang diperlukan untuk membuat surat keluar dari mahasiswa ke unit lain

(3)

INSTRUKSI KERJA

No. Dokumen

:

01001 07208

INSTRUKSI KERJA UNTUK BAGIAN UMUM FAKULTAS TEKNOLOGI

PERTANIAN

1. Bagian umum Fakultas Teknologi Pertanian menerima surat masuk dari instansi atau

jurusan di luar THP.

2. Bagian umum Fakultas Teknologi Pertanian menyampaikan surat masuk sesuai

dengan disposisinya.

3. Fakultas meneruskan/menyampaikan surat kepada administrasi jurusan THP.

4. Bagian umum fakultas mengarsipkan surat masuk dari pihak luar.

1. Bagian umum Fakultas Teknologi Pertanian menerima surat internal dari jurusan THP.

2. Bagian umum Fakultas Teknologi Pertanian mengarsipkan surat internal yang diterima dari jurusan THP.

1. Bagian umum Fakultas Teknologi Pertanian menerima surat internal dari jurusan THP.

2. Bagian umum Fakultas Teknologi Pertanian mengarsipkan surat internal yang diterima dari jurusan THP.

INSTRUKSI KERJA UNTUK MAHASISWA

a. Surat Keluar dari Mahasiswa THP ke Unit lain dalam FTP/Fakultas lain/Instansi lain

1. Mahasiswa mengisi pengajuan surat keluar pada buku surat keluar yang telah

disediakan oleh administrasi Jurusan THP.