Manual Prosedur
Pelayanan Permohonan
Surat Menyurat
JURUSAN TEKNOLOGI HASIL PERTANIAN
FAKULTAS TEKNOLOGI PERTANIAN
UNIVERSITAS BRAWIJAYA
MALANG
Manual Prosedur
Pelayanan Permohonan Surat Menyurat
Jurusan Teknologi Hasil Pertanian
Fakultas Teknologi Pertanian
Universitas Brawijaya
Kode Dokumen : 01001 06211 Revisi : 0
Tanggal : 11 Februari 2014
Diajukan oleh : Koordinator Administrasi Jurusan
Suniasih
NIP. 19670102 200112 2 001 Dikendalikan oleh : Sekretaris Jurusan
Dr. Teti Estiasih, STP. MP. NIP. 19701226 200212 2 001 Disetujui oleh : Ketua Jurusan
I. Tujuan
Memberikan pedoman prosedur pelayanan permohonan surat menyurat bagi ketua jurusan, administrasi jurusan Teknologi Hasil Pertanian (THP), dosen, karyawan dan mahasiswa.
II. Ruang Lingkup
Manual Prosedur pelayanan permohonan surat menyurat adalah panduan yang memuat prosedur tentang proses yang berkaitan dengan kegiatan surat menyurat (surat masuk dan pembuatan surat keluar) di jurusan THP.
III.Pihak Terkait
a. Ketua Jurusan THP b. Dosen Jurusan THP c. Administrasi Jurusan THP
d. Bagian Umum Fakultas Teknologi Pertanian (FTP) e. Mahasiswa
IV. Prosedur Pelayanan Permohonan Surat Menyurat a. Surat Masuk untuk Jurusan THP
1. Surat masuk untuk ketua jurusan/dosen THP dari instansi atau jurusan di luar THP diterima oleh Fakultas Teknologi Pertanian.
2. Fakultas meneruskan/menyampaikan surat kepada administrasi jurusan THP.
3. Surat yang ditujukan kepada ketua jurusan diagendakan di administrasi jurusan THP, sedangkan surat masuk untuk dosen dan karyawan THP selanjutnya langsung diberikan kepada yang bersangkutan.
4. Surat masuk diserahkan kepada ketua jurusan THP. 5. Ketua jurusan THP menindaklanjuti surat masuk.
Diagram Alir Pelayanan Surat Masuk untuk Jurusan
b.Surat Keluar dari Ketua Jurusan THP ke Unit lain dalam FTP/Fakultas lain/Instansi lain
1. Administrasi mendapatkan memo dari Ketua Jurusan untuk membuat surat keluar atau menjawab surat masuk.
2. Administrasi jurusan membuat draft surat keluar.
3. Ketua Jurusan memeriksa draft surat keluar.
4. Apabila ada revisi, administrasi jurusan memperbaiki draft surat, apabila draft surat sudah sesuai, ketua jurusan menandatangani surat keluar.
5. Administrasi jurusan memberi nomor surat keluar, memberi stempel, mengarsipkan dan mengirim ke unit dalam lingkup fakultas/fakultas lain/instansi lain. Waktu yang diperlukan untuk membuat surat keluar
dari Ketua Jurusan/Sekretaris Jurusan ke unit lain dalam FTP/Fakultas lain/Instansi lain yaitu 15 menit.
Mulai
Menerima Surat dari Luar (5 menit)
Menyampaikan Surat ke Jurusan (2 jam)
Mengagendakan Surat untuk Kajur dan menggandakan untuk
diberikan Kajur lalu sisanya diarsipkan (15 menit)
Mendistribusikan Surat untuk Dosen atau Karyawan THP
langsung didistribusikan (max 1 hari)
Selesai Bag. Umum Fakultas
Bag. Umum Fakultas
Adm. Jurusan
Adm. Jurusan
Diagram Alir Pelayanan Surat Keluar ke Lingkungan FTP
Mulai
Membuat Memo untuk pembuatan Surat Keluar atau
membalas Surat Masuk (5 menit)
Menerima Memo pembuatan Surat (1 menit)
Membuat draft Surat Keluar (5 menit)
Penomoran, Pemberian Stempel, Pengiriman dan Pengarsipan
Surat Keluar
Adm. Jurusan Buku Agenda Surat Keluar
c. Surat Keluar dari Mahasiswa THP ke Unit lain dalam FTP/Fakultas lain/Instansi lain
1. Mahasiswa mengisi pengajuan surat keluar di buku surat keluar yang telah disediakan oleh administrasi jurusan.
2. Administrasi jurusan membuat surat keluar untuk mahasiswa. 3. Administrasi jurusan meminta tanda tangan ke ketua jurusan.
4. Administrasi jurusan memberi nomor surat keluar, memberi stempel, mengarsipkan dan mengirim ke unit dalam lingkup fakultas/fakultas lain/instansi lain.
5. Waktu yang diperlukan untuk membuat surat keluar dari mahasiswa ke unit lain dalam FTP/Fakultas lain/Instansi lain yaitu 1 (satu) hari.
Diagram Alir Pelayanan Surat Keluar untuk Mahasiswa
Mulai
Mengisi pengajuan Surat Keluar di Buku Surat Keluar
(5 menit)
Membuat Surat Keluar untuk Mahasiswa (5 menit)
Memberikan Penomoran, Pemberian Stempel, dan Pengarsipan Surat Keluar
(15 menit)
Selesai Mahasiswa
Adm. Jurusan
Adm. Jurusan Buku Agenda Surat Keluar
Menyetujui tanda tangan Surat Keluar (1 jam)
BUKU PENGAJUAN SURAT KELUAR DARI MAHASISWA THP
( 01001 09037 )
Nama NIM
Dosen
Pembimbing
