MP FIB.16.Surat masuk

Manual Prosedur

PELAYANAN SURAT MASUK

FAKULTAS ILMU BUDAYA

UNIVERSITAS BRAWIJAYA

MANUAL PROSEDUR

PELAYANAN SURAT MASUK

FAKULTAS ILMU BUDAYA

UNIVERSITAS BRAWIJAYA

Kode

Dokumen :

Revisi : 1

Tanggal : 30 April 2012

Diajukan oleh : Pembantu Dekan II

Dr.Ir. Ni Wayan Surya Wardhani, MS.

Disetujui oleh : Dekan Fakultas Ilmu Budaya

DAFTAR ISI

Halaman

DAFTAR ISI i

1. Tujuan 1

2. Ruang lingkup 1

3. Definisi 1

4. Referensi 1

5. Uraian Prosedur 2

6. Lampiran 2

1. Tujuan

1.1 Terciptanya kegiatan administrasi yang tertib dan lancar.

1.2 Memberikan kemudahan bagi Fakultas Ilmu Budaya di dalam memberikan pelayanan kepada instansi maupun dari pihak di luar Fakultas dalam pengiriman surat masuk untuk disampaikan kepada yang bersangkutan di Fakultas Ilmu budaya seperti kepada Dekanat, Dosen-dosen, staf pegawai dan lain-lain.

2. Ruang Lingkup

Prosedur pemrosesan surat masuk yang dijelaskan dalam prosedur ini diterapkan terhadap setiap surat yang ditujukan kepada Fakultas Ilmu Budaya Universitas Brawijaya beserta dokumen terkait.

3. Definisi

3.1Pemrosesan surat masuk merupakan prosedur pendataan, pernyortiran, hingga penyampaian surat-surat masuk.

3.2Surat masuk adalah surat-surat yang ditujukan kepada Fakultas Ilmu Budaya Universitas Brawijaya.

4. Referensi

4.1Manual mutu GJM UB 4.2Dokume Mutu

5. Uraian Prosedur

5.1Surat masuk diterima oleh petugas penerima surat dan diberi tanda terima.

5.2

Penerima surat memberikan surat kepada

didalam buku surat masuk sebagai berikut :

 Asal surat  Nomor  Tanggal  Tujuan

5.3

Agedaris memberikan surat dengan tujuan Dekan yang sudah diberi disposisi kepada Sekretaris Dekan.

5.4

Sekretaris Dekan menerima surat dengan tujuan Dekan untuk diberikan kepada Dekan.

5.5

Surat yang sudah dibaca oleh Dekan dan sudah diisi disposisinya, diberikan kepada Sekretaris Dekan dan selanjutnya di serahkan kepada petugas surat untuk diproses sesuai dengan isi disposisi. Surat yang asli di arsip.

5.6Surat diberikan kepada petugas pengirim surat untuk dikirim sesuai disposisi / tujuan.

6. Lampiran

6.1Contoh surat masuk

7. Bagan Alir

Mulai

Petugas penerima

surat Surat Masuk Tanda terima

Agendaris Mencatat_surat Mendisposisi

Sekretaris

Dekan Membaca_Surat Mengisi _disposisi

Sekretaris

Surat diterima dari Dekan diserahkan kepada petugas surat

Petugas surat Surat dikirim

Di arsip dan diberikan kepada petugas pengirim surat

Pengirim

surat Mengirimsurat Dikirim sesuai tujuan disposisi