06210 MP Pelayanan Permohonan Surat Menyurat PS S 2

(1)

Manual Prosedur

Pelayanan Permohonan

Surat Menyurat

PS Magister THP

JURUSAN TEKNOLOGI HASIL PERTANIAN

FAKULTAS TEKNOLOGI PERTANIAN

UNIVERSITAS BRAWIJAYA

MALANG

(2)

Manual Prosedur

Pelayanan Permohonan Surat Menyurat

PS Magister THP

Jurusan Teknologi Hasil Pertanian

Fakultas Teknologi Pertanian

Universitas Brawijaya

Kode Dokumen : 01001 06210

Revisi : 0

Tanggal : 11 Februari 2014

Diajukan oleh : Administrasi PS Magister THP

Imam Rosidi, A.Md

NIP. 19630522 199802 1 001 Dikendalikan oleh : Sekretaris Jurusan

Dr. Teti Estiasih, STP. MP. NIP. 19701226 200212 2 001 Disetujui oleh : Ketua Jurusan

(3)

I. Tujuan

Memberikan pedoman prosedur pelayanan permohonan surat menyurat bagi Dekan FTP, Pembantu Dekan I FTP, Ketua Program Studi Magister THP, administrasi jurusan THP, administrasi PS Magister THP, bagian umum fakultas, dan mahasiswa.

II. Ruang Lingkup

Manual Prosedur pelayanan permohonan surat menyurat adalah panduan yang memuat prosedur tentang proses yang berkaitan dengan kegiatan surat menyurat (surat masuk dan pembuatan surat keluar) di PS Magister THP.

III.Pihak Terkait

a. Dekan FTP

b. Pembantu Dekan I FTP

c. Ketua Program Studi Magister THP d. Administrasi Jurusan THP

e. Administrasi PS Magister THP

f. Bagian Umum Fakultas Teknologi Pertanian (FTP) g. Mahasiswa

IV. Prosedur Pelayanan Permohonan Surat Menyurat

a. Surat Masuk dari Unit lain/Fakultas lain/Instansi lain

1. Surat masuk yang ditujukan kepada dekan/Pembantu Dekan I FTP/Ketua Program Studi Magister THP dari instansi atau jurusan lain diterima oleh Fakultas Teknologi Pertanian.

2. Dekan/Pembantu Dekan I FTP/ Ketua Program Studi Magister THP menindaklanjuti surat masuk.

3. Untuk surat masuk yang ditujukan kepada dekan/pembantu dekan I, dijawab/direspon oleh dekan melalui sekretaris dekan, sedangkan surat masuk yang ditujukan kepada Ketua Program Studi (KPS) Magister THP disampaikan ke administrasi jurusan THP.

4. Administrasi jurusan THP menyampaikan surat masuk untuk KPS Magister THP melalui administrasi PS Magister THP.

5. Administrasi PS Magister THP memberikan surat masuk kepada KPS Magister THP

6. KPS Magister THP menindaklanjuti surat masuk.

7. Administrasi PS Magister THP mengarsipkan surat masuk.

b.Surat Keluar dari PS Magister THP ke Unit lain dalam FTP/Fakultas lain/Instansi lain

1. Dekan/Pembantu Dekan I FTP/KPS Magister THP memberikan memo kepada administrasi PS Magister THP untuk pembuatan surat keluar atau menjawab surat masuk.

(4)

3. Dekan/Pembantu Dekan I FTP/KPS Magister THP memeriksa draft surat keluar.

4. Apabila ada revisi, administrasi PS Magister THP memperbaiki draft surat keluar, apabila draft surat sudah sesuai, Dekan/Pembantu Dekan I FTP/KPS Magister THP menandatangani surat keluar.

5. Administrasi PS Magister THP memberi nomor surat keluar, memberi stempel, mengarsipkan dan mengirim ke unit dalam lingkup fakultas/fakultas lain/instansi lain. Waktu yang diperlukan untuk membuat surat keluar dari PS Magister THP ke unit lain dalam FTP/Fakultas lain/Instansi lain yaitu 15 menit.

c. Surat Keluar dari Mahasiswa PS Magister THP ke Unit lain dalam FTP/Fakultas lain/Instansi lain

1. Mahasiswa mengisi pengajuan surat keluar pada form yang telah disediakan oleh administrasi PS Magister THP.

2. Administrasi PS Magister THP membuat surat keluar untuk mahasiswa.

3. Untuk surat keluar di lingkungan FTP, administrasi PS Magister THP meminta tanda tangan kepada KPS Magister THP, sedangkan surat keluar untuk instansi luar atau fakultas lain ditandantangani oleh Dekan/Pembantu Dekan I.

4. Surat keluar yang ditandatangani oleh KPS Magister THP selanjutnya oleh administrasi PS Magister THP diberi nomor surat keluar, stempel, diarsipkan dan dikirim ke instansi/fakultas lain.

5. Surat keluar yang ditandatangani oleh Dekan/Pembantu Dekan I selanjutnya oleh administrasi PS Magister THP diberikan kepada bagian umum FTP untuk pemberian nomor surat keluar, stempel, pengarsipan dan pengiriman ke instansi/fakultas lain.

(5)

V. Bagan Alir

a. Surat Masuk dari Unit lain/Fakultas lain/Instansi lain

Mengirimkan surat yang ditujukan kepada Dekan/PD I FTP/Ketua PS Magister THP

Menindaklanjuti surat masuk melalui sekretaris dekan (5 menit)

Menerima surat masuk yang ditujukan kepada Ketua PS Magister THP (1 menit)

Menerima surat masuk dari administrasi jurusan melalui administrasi S2 (1 menit)

Menindaklanjuti surat masuk (5 menit)

Instansi/Jurusan lain

Administrasi Jurusan THP

Ketua PS Magister THP Administrai S2

Ketua PS Magister THPAdministrasi S2

Mulai

Dekan/ PD I FTP/Ketua PS Magister THP

Mengarsipkan surat masuk (1 menit)

Administrasi S2

Surat Masuk

Arsip surat masuk

(6)

b.

_{Surat Keluar dari PS Magister THP ke Unit lain dalam FTP/Fakultas}

lain/Instansi lain

Memberikan memo kepada administrasi S2 untuk pembuatan surat keluar atau menjawab

surat masuk (5 menit)

Membuat draft surat keluar (10 menit)

Memeriksa dan mengoreksi draft surat keluar (5 menit)

Memperbaiki draft surat keluar (5 menit)

Menandatangani surat keluar (1 menit)

Memberi nomor surat keluar, stempel, mengarsipkan (1 menit) Administrasi S2

Memo pembuatan surat

Arsip surat keluar

Selesai Administrasi S2

Mengirimkan surat keluar ke unit lain dalam FTP/Fakultas lain/instansi

lain (1 hari) Administrasi S2

Draft surat keluar

(7)

c.

_{Surat Keluar dari Mahasiswa PS Magister THP ke Unit lain dalam}

FTP/Fakultas lain/Instansi lain

Mengisi pengajuan surat keluar pada form yg telah disediakan oleh administrasi S2 (5 menit)