FAKULTAS MIPA
UNIVERSITAS DIPONEGORO MANUAL PROSEDURDOKUMEN LEVEL: MP.UPA-06KODE:
JUDUL: PENCATATAN SURAT KELUAR
TANGGAL DIKELUARKAN: 17 Februari 2010
AREA: BIDANG UMUM & PENGELOLAAN ASET NO. REVISI:
-MANUAL PROSEDUR PENCATATAN SURAT KELUAR
Tujuan
Tujuan disusunnya prosedur ini adalah agar proses inventarisasi tata persuratan guna mendukung Tugas Pokok dan Fungsi (TUPOKSI) di Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam Universitas Diponegoro sesuai dengan prinsip-prinsip Pelayanan Prima.
Pengertian
Pencatatan Surat Keluar di Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam Universitas Diponegoro diperlukan guna kelancaran proses administrasi.
Prosedur
1. Dekan/Pembantu Dekan membuat tema konsep surat.
2. Ka. Bag. Tata Usaha (TU) menyusun konsep surat sesuai dengan tema yang dibuat oleh Dekan/Pembantu Dekan.
3. Ka. Bag. TU selanjutnya mendisposisi konsep surat kepada Ka.Sub.Bag. terkait. 4. Ka.Sub.Bag. terkait memerintahkan kepada staf bagian pengetikan surat pada
Sub.Bag terkait.
5. Ka.Sub.Bag. terkait memeriksa isi surat dan selanjutnya dikirimkan kepada Ka. Bag. TU.
6. Ka. Bag. TU memeriksa isi surat dan menyetujui surat yang telah diketik dan selanjutnya disampaikan kepada Dekan melalui Pembantu Dekan terkait untuk proses tanda tangan.
7. Setelah proses tandatangan, surat dikirimkan ke Sub. Bag. Umum & Pengelolaan Aset untuk digandakan guna keperluan pengarsipan kemudian diberi nomor, tanggal dan stempel.
8. Selanjutnya dilakukan pencatatan pada buku surat keluar.
9. Setelah diberi amplop dan ditulis alamat tujuan, kemudian diserahkan kepada petugas pengantar surat (Ekspedisi).
10. Sebelum dilakukan pengiriman, petugas ekspedisi melakukan pencatatan ke dalam Buku Ekspedisi.
11. Surat yang dikirim melalui pos, langsung dikirim dengan menggunakan stempel berlangganan. (apabila dimungkinkan)
DIAGRAM ALUR
MANUAL PROSEDUR PENCATATAN SURAT KELUAR
No. Kegiatan
Pihak-Pihak yang Terlibat
Waktu Dokumen
Dekan/
PD PD Kabag
TU Kasubbag
Petugas
1 Dekan/PD membuat tema konsep surat 2 Ka. Bag. Tata
Usaha (TU) menyusun konsep surat sesuai dengan tema yang dibuat oleh Dekan/P D 3 Ka. Bag. TU
selanjutnya mendisposisi konsep surat kepada Ka.Sub.Bag. terkait 4 Ka.Sub.Bag.
terkait
memerintahkan kepada staf bagian
pengetikan surat pada Sub.Bag terkait.
5 Ka.Sub.Bag. terkait
memeriksa isi surat dan selanjutnya dikirimkan kepada Ka. Bag. TU
6 Ka. Bag. TU memeriksa isi
surat dan menyetujui surat yang telah diketik dan selanjutnya disampaikan kepada Dekan melalui Pembantu Dekan terkait untuk proses tanda tangan 7 Setelah proses
tandatangan, surat dikirimkan ke Sub. Bag. Umum & Pengelolaan Aset untuk digandakan guna keperluan pengarsipan kemudian diberi nomor, tanggal dan stempel. 8 Selanjutnya
dilakukan pencatatan pada buku surat keluar
9 Setelah diberi amplop dan ditulis alamat tujuan, kemudian diserahkan kepada petugas pengantar surat (Ekspedisi 10 Sebelum
dilakukan pengiriman, petugas ekspedisi melakukan pencatatan ke dalam Buku
Ekspedisi 11 Surat yang
dikirim melalui pos, langsung dikirim dengan menggunakan stempel berlangganan. (apabila dimungkinkan)
