BAB 3
GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
3.1 Sejarah Perusahaan
PT Intensive Medi Care (IMCare) merupakan perusahaan jasa konsultan kesehatan dan manajemen claim pertama di Indonesia. Perusahaan ini berdiri pada tanggal 17 September 2002 dengan nama awal PT Insan Dharma Nusa (IDN) yang kemudian berganti nama menjadi IMCare pada bulan Februari 2010. IMCare bersama tiga perusahaan lain yaitu BlueDot Assistance (BDA), PT Melati Puspamedika Sejahtera (MPS), dan PT BlueDot Solution Technology (BeST) merupakan empat perusahaan yang memiliki merk dagang bersama yaitu Blue Dot.
IMCare menyediakan jasa pelayanan terlengkap di bidang kesehatan dan medis kepada kliennya, seperti konsultasi kesehatan karyawan, konsultasi asuransi kesehatan, manajemen perawatan, administrasi pihak ketiga, evakuasi medis dan pengiriman kembali, jaringan penyedia perawatan kesehatan (dokter, klinik, rumah sakit, farmasi, klinik laboratorium, optik, ambulans), dan berbagai macam layanan kesehatan medis lainnya.
Perusahaan yang memiliki kantor pusat di daerah Tomang – Jakarta Barat ini memiliki jumlah klien atau peserta sebanyak 350.000 dan memiliki lebih dari 1400 rekanan rumah sakit dan klinik yang tersebar di seluruh pelosok Indonesia. Hal ini membuktikan bahwa IMCare merupakan salah satu perusahaan jasa kesehatan dan medis yang sangat berkualitas di Indonesia.
Beberapa jenis pelayanan kesehatan dan medis yang diberikan oleh IMCare adalah:
1. Blue Dot ASO (Administrative Services Only)
a. Layanan-layanan yang termasuk adalah pendaftaran, hal yang memenuhi syarat, klaim-klaim, dan layanan-layanan administratif lainnya.
b. Konsultasi dengan desain rencana, penafsiran asuransi, dan layanan-layanan finansial.
2. Blue Dot TPA-Management (Third Party Administration)
a. Layanan-layanan yang termasuk adalah pengaturan atas asuransi kesehatan, departemen, dan divisi-divisi.
b. Layanan ini beroperasi di dasar pengaturan dan terdapat batasan waktu. 3. Blue Dot Health Provider
a. Penggunaan jaringan penyedia.
b. Penyediaan pembayaran minimal di beberapa penyedia-penyedia (rumah sakit, klinik, dokter-dokter, farmasi, laboratorium, dan sebagainya).
4. Blue Dot Case Management
a. Perangkat lunak aplikasi asuransi kesehatan. b. Penilaian klaim asuransi hidup dan kesehatan. c. Memonitor rumah sakit.
3.1.1 Visi
IMCare memiliki visi perusahaan, yaitu “To become VISA in Health Service Providers in Indonesia.”. Visi dari IMCare ini adalah untuk menjadi VISA dalam hal
penyedia jasa layanan kesehatan di Indonesia. IMCare ingin menjadi sebuah perusahaan yang terdepan dalam bidang ini dengan memberikan jasa pelayanan berkualitas terbaik sehingga dapat memberikan kepuasan terhadap klien.
3.1.2 Misi
Kemudian, IMCare juga memiliki beberapa misi perusahaan, yaitu sebagai berikut:
1. To become the largest and the most complete providers network, IMCare ingin menjadi jaringan penyedia terbesar dan terlengkap dengan mengedepankan kualitas dan kinerja yang sesuai dengan kebutuhan klien.
2. Collaborate the health services, IMCare ingin melakukan kerjasama dengan jasa pelayanan kesehatan dalam usahanya memenuhi kebutuhan klien.
3. Standarized the health services, IMCare ingin melakukan standarisasi jasa pelayanan kesehatan.
3.1.3 Nilai Inti
IMCare memiliki tiga nilai inti (core values), yaitu sebagai berikut: 1. Cost Efficient and Effective, mengedepankan biaya efisien dan efektif. 2. Professionalism, menjunjung tinggi profesionalitas dalam bekerja. 3. Caring, mengutamakan rasa peduli terhadap klien.
3.2 Struktur Organisasi PT Intensive Medi Care
Berdasarkan dokumentasi yang telah diperoleh, hasilnya menjelaskan bahwa IMCare mempunyai struktur organiasasi sebagai berikut:
Gambar 3.1 Struktur Organisasi pada PT. Intensive Media Care
Gambar 3.1 di atas merupakan struktur organisasi yang terdapat pada IMCare yang telah diperoleh dari hasil wawancara dengan Bapak Sutirtha Astono, S. Kom selaku Chief Technology Officer.
Dari hasil wawancara tersebut menjelaskan bahwa IMCare memiliki struktur organisasi yang sederhana dan terstruktur dengan rapi dan baik, dimana pimpinan tertinggi dipegang oleh Dewan Direktur.
BOARD OF DIRECTORS HR & GA HEAD DIVISION TPA MANAGEMENT HEAD DIVISION FINANCE & ACCOUNTING HEAD DIVISION SECRETARY FINANCE TPA PROVIDER DEPT. CLAIM DEPT. HR DEPT. GA DEPT. CUSTOMER SERVICE DEPT. FINANCE DEPT. ACCOUNTING DEPT. IT HEAD DIVISION
3.3 Uraian Tugas dan Tanggung Jawab
Berdasarkan wawancara yang telah dilakukan, IMCare memiliki beberapa divisi-divisi atau departemen yang mempunyai pembagian tugas dan tanggung jawab berbeda sesuai dengan divisi masing-masing. Data mengenai tugas dan tanggung jawab tersebut adalah sebagai berikut:
1. Board of Directors (Dewan Direktur)
Uraian pembagian tugas dan tanggung jawab Dewan Direktur yaitu: a. Menetapkan arah tujuan dan strategi dalam pengembangan perusahaan. b. Mempunyai kewenangan penuh untuk pengambilan keputusan.
c. Menerima pertanggungjawaban pelaksanaan kegiatan perusahaan dari masing-masing kepala divisi.
d. Melakukan evaluasi terhadap laporan yang diterima dari masing-masing kepala divisi.
2. Secretary (Sekretaris)
Uraian pembagian tugas dan tanggung jawab Sekretaris yaitu:
a. Bertanggung jawab atas seluruh laporan yang diberikan kepala divisi kepada dewan direktur.
b. Membantu kegiatan operasional perusahaan. c. Membantu dalam perencanaan dan persiapan rapat
d. Mengurus inventaris yang memadai untuk perlengkapan kantor. e. Memberikan pelayanan administratif bagi dewan direktur.
g. Bertindak sebagai penghubung untuk meneruskan informasi kepada para relasinya.
3. HR & GA Head Division (Kepala Divisi HR & GA)
Uraian pembagian tugas dan tanggung jawab Kepala Divisi HR & GA yaitu:
a. Bertanggung jawab atas seluruh kegiatan operasional yang dijalankan divisi HR & GA.
b. Membantu menetapkan arah tujuan dan strategi dalam pengembangan perusahaan.
c. Menjalankan strategi-strategi perkembangan perusahaan yang diberikan oleh dewan direktur.
d. Menerima laporan rutin dari masing-masing departemen atas seluruh kegiatan operasional.
e. Mengawasi tindakan-tindakan yang dilakukan departemen.
f. Menetapkan wewenang dan tanggung jawab dari setiap departemen.
g. Mengkoordinasi seluruh kegiatan perusahaan dan bertanggung jawab kepada dewan direktur.
4. IT Head Division (Kepala Divisi TI)
Uraian pembagian tugas dan tanggung jawab Kepala Divisi TI yaitu: a. Mengembangkan sistem-sistem untuk kebutuhan TI dalam perusahaan.
b. Menjaga dan memelihara aset milik perusahaan baik yang digunakan untuk kepentingan pelaksanaan tugas maupun yang secara langsung berada di bawah tanggung jawabnya.
c. Bertanggung jawab atas keamanan data untuk seluruh perangkat server yang ada dan mengambil tindakan yang dianggap perlu untuk langkah pengamanan.
d. Bertanggung jawab atas keseluruhan sistem TI yang digunakan oleh perusahaan. 5. TPA Management Head Division (Kepala Divisi Manajemen TPA)
Uraian pembagian tugas dan tanggung jawab Kepala Divisi Manajemen TPA yaitu: a. Bertanggung jawab atas seluruh kegiatan operasional yang dijalankan divisi TPA
Management.
b. Membantu menetapkan arah tujuan dan strategi dalam pengembangan perusahaan.
c. Menjalankan strategi-strategi perkembangan perusahaan yang diberikan oleh dewan direktur.
d. Menerima laporan rutin dari masing-masing departemen atas seluruh kegiatan operasional.
e. Mengawasi tindakan-tindakan yang dilakukan departemen.
f. Menetapkan wewenang dan tanggung jawab dari setiap departemen.
g. Mengkoordinasi seluruh kegiatan perusahaan dan bertanggung jawab kepada dewan direktur.
6. Finance & Accounting Head Division (Kepala Divisi Keuangan & Akunting)
Uraian pembagian tugas dan tanggung jawab Kepala Divisi Keuangan & Akunting yaitu:
a. Bertanggung jawab atas seluruh kegiatan operasional yang dijalankan divisi Finance & Accounting.
b. Membantu menetapkan arah tujuan dan strategi dalam pengembangan perusahaan.
c. Menjalankan strategi-strategi perkembangan perusahaan yang diberikan oleh dewan direktur.
d. Menerima laporan rutin dari masing-masing departemen atas seluruh kegiatan operasional.
e. Mengawasi tindakan-tindakan yang dilakukan departemen.
f. Menetapkan wewenang dan tanggung jawab dari setiap departemen.
g. Mengkoordinasi seluruh kegiatan perusahaan dan bertanggung jawab kepada dewan direktur.
7. Human Resources Dept. (Departemen Sumber Daya Manusia)
Uraian pembagian tugas dan tanggung jawab Departemen Sumber Daya Manusia yaitu:
a. Bertanggung jawab dalam proses perekrutan karyawan.
b. Menyusun pembagian tugas dan tanggung jawab dari masing-masing departemen. c. Menghubungkan antara pekerja dengan perusahaan, mulai dari peraturan
perusahaan, informasi, dan kebijakan yang ada.
d. Menyimpan dan meneliti arsip-arsip yang berhubungan dengan data karyawan. e. Melakukan penilaian kerja melalui pengawasan terhadap efektifitas kerja serta
kedisiplinan karyawan.
f. Membuat laporan rutin untuk diberikan kepada kepala divisi. 8. General Audit Dept. (Departemen Audit Umum)
a. Bertanggung jawab mengamankan aset perusahaan.
b. Melakukan evaluasi terhadap ketaatan perusahaan, apakah ketaatan tersebut telah dijalankan dengan baik.
c. Melakukan pencegahan, pendeteksian, dan memberikan keyakinan bahwa apa yang dilaporkan bawahan tentang laporan keuangan perusahaan adalah benar dan dapat dipercaya.
d. Membuat laporan rutin untuk diberikan kepada kepala divisi. 9. Finance TPA (Keuangan TPA)
Uraian pembagian tugas dan tanggung jawab Keuangan TPA yaitu:
a. Merumuskan dan menetapkan rencana penggunaan anggaran kas, rencana jangka panjang dan jangka pendek TPA.
b. Membuat laporan rutin untuk diberikan kepada kepala divisi. 10. Provider Dept. (Departemen Penyediaan)
Uraian pembagian tugas dan tanggung jawab Departemen Penyediaan yaitu:
a. Menyelenggarakan seluruh kegiatan unit usaha pelayanan penyediaan yang meliputi kegiatan penyalur dan pergudangan serta kegiatan penunjang usaha lainnya agar menghasilkan keuntungan sesuai dengan target yang ditetapkan. b. Membuat laporan rutin untuk diberikan kepada kepala divisi.
11. Customer Service Dept. (Departemen Pelayanan Pelanggan)
Uraian pembagian tugas dan tanggung jawab Departemen Pelayanan Pelanggan yaitu: a. Menyelenggarakan seluruh kegiatan yang berhubungan dengan pelayanan
terhadap pelanggan.
c. Menjadi pintu utama hubungan antara pelanggan dan perusahaan. d. Membuat laporan rutin untuk diberikan kepada kepala divisi. 12. Claim Dept. (Departemen Klaim)
Uraian pembagian tugas dan tanggung jawab Departemen Klaim yaitu:. a. Mengotorisasi dokumen-dokumen klaim yang diberikan oleh palanggan. b. Mengurusi dan menyelenggarakan kegiatan klaim dari pelanggan. c. Membuat laporan rutin untuk diberikan kepada kepala divisi. 13. Finance Dept. (Departemen Keuangan)
Uraian pembagian tugas dan tanggung jawab Departemen Keuangan g yaitu:
a. Merumuskan dan menetapkan rencana penggunaan anggaran kas, rencana jangka panjang, dan jangka pendek dalam bidang keuangan.
b. Menetapkan dan mengatur prosedur kegiatan yang berhubungan dengan akuntansi dan keuangan.
c. Bersama-sama dengan departemen akunting membuat laporan keuangan. d. Membuat laporan rutin untuk diberikan kepada kepala divisi.
14. Accounting Dept. (Departemen Akunting)
Uraian pembagian tugas dan tanggung jawab Departemen Akunting yaitu:
a. Mengkoordinasi, memeriksa, dan mengawasi penerimaan dan pengeluaran kas. b. Menetapkan dan mengatur prosedur kegiatan yang berhubungan dengan akuntansi
dan keuangan.
c. Bersama-sama dengan departemen keuangan membuat laporan keuangan. d. Membuat laporan rutin untuk diberikan kepada kepala divisi.
3.4 Proses Bisnis yang Sedang Berjalan
Berikut ini merupakan proses bisnis yang diterapkan di IMCare, yaitu sebagai berikut:
3.5 Overview Activity Diagram
Berikut ini merupakan Overview Activity Diagram proses bisnis yang diterapkan di IMCare, yaitu sebagai berikut:
3.6 Topologi Jaringan pada PT Intensive Medi Care
Topologi jaringan mengacu kepada susunan komputer dan alat dalam suatu jaringan komunikasi. Ada berbagai jenis kemungkinan dalam penggunaan topologi, jenis yang biasa digunakan dalam jaringan topologi adalah bus, ring, dan star. Topologi yang digunakan oleh IMCare adalah topologi star, dimana pada topologi star ini terdapat komponen yang bertindak sebagai pusat pengontrol (swicth). Semua komponen di dalam topologi jaringan yang hendak berkomunikasi atau berhubungan akan melewati switch tersebut.
Switch banyak digunakan untuk penghubung modem dan switch juga berfungsi
sebagai pengontrol serta menghubungkan komputer yang satu dengan komputer yang lain. Switch biasanya terdapat router yang berfungsi sebagai batu loncat untuk melakukan koneksi dengan komputer lain. Pada topologi jaringan IMCare switch berfungsi untuk menjadi penghubung antara modem, internet, Server, End User, dan BDA.
Topologi jaringan IMCare mempunyai piranti-piranti khusus yang merupakan piranti antar jaringan yang menyatakan hubungan antara dua buah jaringan atau lebih. Beberapa peranti-peranti antar jaringan yang digunakan oleh IMCare adalah Bridge,
Router, dan Firewall. Berikut penjelasannya:
1. Bridge berfungsi untuk menghubungkan dua buah LAN yang bertopologi berbeda.
Bridge menjadikan lalu lintas lokal masing-masing jaringan tidak terpengaruh
sehingga dapat memisahkan antar jaringan sekitarnya.
2. Router dapat digunakan untuk menghubungkan sejumlah LAN yang memiliki topologi dan protokol yang berbeda. Router berfungsi menghubungkan jaringan pada lokasi yang satu dengan lokasi yang lainnya dan membagi suatu jaringan berukuran besar menjadi jaringan-jaringan yang lebih kecil dan mudah dikelola. Router juga dapat mempermudah dan mempercepat dalam mengirimkan data ke tujuan dan melindungi jaringan perusahaan dari pemakai-pemakai yang tidak berhak dengan cara membatasi akses terhadap data perusahaan.
3. Firewall merupakan peranti yang berfungsi untuk menangkal ancaman dari luar melalui jaringan internet sehingga dapat melindungi jaringan internal perusahaan dan mengamankan data yang dikirim.
3.7 Kebijakan Teknologi Informasi
Berdasarkan wawancara yang telah dilakukan dan dokumentasi yang diperoleh, IMCare telah memiliki kebijakan terhadap TI di dalam perusahaan. Kebijakan-kebijakan TI yang dimaksud yaitu:
1. Semua karyawan dilarang untuk meng-install game dan juga tidak diperkenankan untuk main game baik pada jam kerja maupun jam istirahat (yang digunakan buat kepentingan perusahaan);
2. Setiap informasi, data, dan peralatan komputer harus dipastikan aman dan tidak untuk diinformasikan atau dipublikasikan kepada pihak yang tidak berhak, sehingga menjadi tanggung jawab seluruh karyawan untuk menjaga kerahasiaan data perusahaan;
3. Setiap data dan laporan dari sistem tidak boleh diberikan kepada pihak manapun kecuali telah mendapatkan persetujuan secara tertulis dari pimpinan perusahaan; 4. Semua karyawan yang menyalahgunakan peralatan komputer dan seluruh aset
perusahaan serta yang melanggar peraturan akan dikenakan sangsi sesuai dengan kebijakan yang telah ditentukan oleh perusahaan;
5. Tidak diperbolehkan meng-install software tambahan ke dalam komputer yang akan menyebabkan kinerja komputer menjadi lambat, apabila ditemukan adanya software tambahan di luar software yang ditetapkan maka akan dikenakan sangsi. Apabila diperlukan install software tambahan untuk kepentingan perusahaan, maka harus mendapat ijin dari divisi TI terlebih dahulu;
6. Setiap permintaan untuk pembuatan aplikasi (internal software) yang diajukan oleh divisi lain kepada departemen IT harus melalui pengisian IT Request form yang telah diotorisasi oleh kepala divisi dari departemen yang meminta;
7. Setiap permintaan untuk pembelian hardware dari bagian keuangan melalui proses pemeriksaan dan verifikasi oleh bagian. Setelah dianggap perlu, divisi IT akan memberikan spesifikasi dan penawaran dari vendor kepada bagian keuangan untuk dipertimbangkan dalam mencari penawaran dari vendor.
3.8 Informasi Perusahaan 3.8.1 Kriteria Dampak Risiko
Tipe Risiko Rendah Sedang Tinggi
Reputasi / kepercayaan pelanggan
Reputasi Reputasi menjadi hancur
atau rusak Kehilangan pelanggan Pengurangan pelanggan karena kehilangan kepercayaan Tabel 3.1 Reputasi/kepercayaan pelanggan
Pada Tabel 3.1 menjelaskan ketika perusahaan mengalami risiko, dimana risiko yang terjadi yaitu database server IBM AS/400 mengalami down atau gangguan teknis, maka setiap proses transaksi klaim yang melibatkan server tersebut menjadi terhambat, sehingga pihak nasabah akan merasa dirugikan. Hal inilah yang dapat mengganggu proses bisnis perusahaan terutama yang berkaitan dengan nasabah.
Tipe Risiko Rendah Sedang Tinggi Keuangan Biaya operasional Biaya operasional untuk memperbaiki e-mail server sebesar Rp. 6.000.000,- Kehilangan pendapatan per tahun Pendapatan berkurang sebesar 8% Kerugian keuangan (1 kali) Kerugian mencapai lebih dari Rp. 50.000.000,-
Tabel 3.2 Keuangan perusahaan
Pada Tabel 3.2 menjelaskan ketika perusahaan mengalami risiko, dimana risiko yang ada berupa kegagalan di dalam penerapan TI, dimana e-mail server down sehingga mengganggu proses pengiriman dan penerimaan data yang juga mengancam kondisi keuangan perusahaan. Selama penggunaannya, e-mail server hanya rusak satu kali sejak pertama kali diimplementasikan. Pada saat risiko tersebut terjadi, maka perusahaan harus mengeluarkan biaya operasional sebesar Rp. 6.000.000,- dan menyebabkan pendapatan berkurang sebesar 8%, sehingga kerugian yang dialami perusahaan mencapai lebih dari Rp. 50.000.000,-
Tipe Risiko Rendah Sedang Tinggi
Produktivitas karyawan Jam kerja Jam kerja karyawan berkurang melebihi 20% Tabel 3.3 Produktivitas karyawan
Pada Tabel 3.3 menjelaskan ketika perusahaan mengalami risiko yaitu aplikasi group health insurance mengalami crash, maka karyawan tidak dapat melakukan input
data nasabah ke dalam sistem. Hal tersebut menyebabkan jam kerja karyawan berkurang melebihi 20% dan mengurangi produktivitas perusahaan.
Tipe Risiko Rendah Sedang Tinggi
Perlindungan
Kehidupan
Tidak memiliki ancaman yang serius pada kehidupan karyawan ataupun pelanggan Kesehatan Kesehatan karyawan ataupun pelanggan dapat ditanggulangi oleh perusahaan dengan asuransi kesehatan. Tabel 3.4 Perlindungan
Pada Tabel 3.4 menjelaskan bahwa ketika perusahaan mengalami risiko, dimana risiko yang terjadi dapat berupa kebakaran atau gangguan lainnya yang bisa mengancam jiwa karyawan. Hanya saja, risiko tersebut dapat diantisipasi oleh perusahaan karena perusahaan telah memiliki prosedur keamanan untuk keselamatan karyawan yang cukup jelas. Selain itu, perusahaan juga telah memberikan jaminan asuransi kesehatan untuk karyawan sehingga dampak terhadap risiko perlindungan jiwa karyawan tergolong rendah.
Tipe Risiko Rendah Sedang Tinggi
Denda/Sanksi Denda Tidak adanya pelanggaran yang dilakukan perusahaan Investigasi Tidak adanya permintaan dari pemerintahan atau organisasi investigasi
lain Penuntutan
perkara
Tabel 3.5 Denda/Sanksi
Pada Tabel 3.5 menjelaskan bahwa ketika perusahaan mengalami suatu risiko, akibat dari kelalaian perusaahaan yang menyebabkan perusahaan harus dikenakan denda. Sehingga sejauh ini, dampak bagi perusahaan masih terhadap denda tergolong rendah karena perusahaan belum pernah mengalami pelanggaran yang menyebabkan sanksi hukum atau pembayaran denda.
3.8.2 Aset-aset Teknologi Informasi
Asset dan Pertanyaan Jawaban
Sistem:
Sistem-sistem apa saja yang dibutuhkan oleh perusahaan untuk mendukung proses bisnis mereka?
1. Aplikasi group health insurance 2. Aplikasi Online Claim Information
System (OCIS)
3. Aplikasi administrasi klaim
4. Automatic report generation system 5. Aplikasi penerbitan surat jaminan 6. Database server
Informasi:
Informasi apa saja yang dibutuhkan oleh perusahaan untuk mendukung proses bisnis mereka?
1. Data terkait polis asuransi : a. Syarat umum polis b. Plan dan benefit c. Endorsement polis 2. Data peserta
3. Diagnosis penyakit
4. Tagihan atau kuitansi dari rumah sakit Aplikasi dan Layanan:
Aplikasi dan layanan apa saja yang digunakan perusahaan untuk mendukung pekerjaan mereka?
1. Firewall
2. Content filtering (memblok situs-situs yang tidak sesuai)
3. Anti spam 4. Proxy server
5. Database server (MS SQL Server) 6. Web server
a. IIS (microsoft internet information server)
7. Mail server (mic exchange)
8. Call center server (IP based call center) 9. IBM AS/400 (level mid-range computer,
di atas server dipakai untuk memproses transaksi klaim)
Sumber Daya Manusia:
Siapa saja pihak-pihak yang berperan penting dalam perusahaan yang berkaitan dengan TI?
1. IT Manager
2. Application developer 3. System support
Keahlian:
Keahlian apa yang dimiliki oleh mereka yang berkaitan dengan TI?
IT Manager: 1. Leadership skill 2. Communication skill
3. Project management and system analyst 4. Software development
Application developer:
1. Programming (VB, .Net, web development)
2. Software testing and debugging System support:
1. Memahami PC
2. Memahami Local Area Network
3. Support terhadap aplikasi-aplikasi yang telah dibuat
Aset atau Sistem yang berhubungan: Sistem lain yang digunakan?
1. Payroll dan pelaporan pajak 2. Access door
3. Aplikasi absensi karyawan 4. Telephone billing system Tabel 3.6 Aset-aset teknologi informasi perusahaan
Tingkat ketergantungan TI sangat tinggi dalam segala aktivitas perusahaan baik dalam bidang layanan, operasional maupun untuk mengerjakan fungsi-fungsi bisnis yang ada pada perusahaan. Aset-aset perusahaan meliputi informasi, sistem, aplikasi, dan
sumber daya manusia. Aset-aset teknologi informasi yang dimiliki oleh IMCare untuk mendukung proses bisnis perusahaan meliputi:
1. Aplikasi Group Health Insurance
Aplikasi Group Health Insurance merupakan aplikasi utama yang digunakan oleh IMCare dalam menjalankan proses bisnisnya untuk menginput data calon peserta dan jenis manfaat yang digunakan oleh calon peserta. Data-data yang terdapat pada aplikasi ini akan dicantumkan di dalam polis asuransi yang merupakan bukti sah dari peserta IMCare.
2. Aplikasi Online Claim Information System (OCIS)
Aplikasi Online Claim Information System (OCIS) merupakan fasilitas untuk memonitor klaim-klaim yang telah dianalisa oleh IMCare. Misalnya, pengajuan dalam klaim tidak sesuai dengan rencana dan manfaatnya, sehingga diketahui berapa kelebihan yang perlu dibayarkan oleh peserta
3. Aplikasi administrasi klaim
Aplikasi administrasi klaim adalah aplikasi yang digunakan oleh IMCare untuk mendata klaim-klaim yang telah masuk. Jika proses pendataan telah dilakukan maka akan diberikan kepada tim analis untuk mengetahui apakah data peserta tersebut aktif serta rencana dan manfaat yang diajukan dalam klaim sesuai dengan polis yang dimiliki oleh peserta.
4. Automatic Report Generation System
Setelah data dianalisa oleh aplikasi administrasi klaim dan data tersebut dinyatakan valid, maka Automatic Report Generation System akan memberikan laporan kepada internal perusahaan untuk kepentingan arsip.
5. Aplikasi penerbitan surat jaminan
Aplikasi ini digunakan oleh IMCare untuk menerbitkan surat jaminan kepada pihak rumah sakit untuk menerima peserta yang berobat, agar peserta dapat menerima pelayanan dari pihak rumah sakit tanpa harus melakukan pembayaran terlebih dahulu. 6. Database Server
Database Server merupakan tempat penyimpanan keseluruhan data dan transaksi yang terjadi pada perusahaan. Database yang digunakan oleh IMCare yaitu dengan menggunakan Dell Optiplex, Intel Xeon Processor 2.4 GHz, Memory 2GB, dan Hard disk 130GB.
7. Sistem Payroll
Sistem Payroll merupakan suatu sistem yang dirancang dan dibangun untuk mengatasi permasalahan serta penanganan sistem penggajian dengan fungsi yang sangat lengkap serta konfigurasi sistem yang disesuaikan dengan kebutuhan pemakai dan kemampuan penanganan data yang besar serta kemudahan dalam operasional. Bagi perusahaan, sistem ini membantu menyelesaikan permasalahan mulai dari standarisasi karyawan yang baru diterima kerja sampai pada pembayaran pajak penghasilan karyawan yang digunakan untuk menghitung gaji karyawan.
8. Sistem Access Door
Sistem ini dipergunakan untuk keamanan di perusahaan sehingga pihak-pihak yang berwenang saja yang dapat masuk pada area kerja karyawan.
9. Aplikasi absensi karyawan
Aplikasi ini diperuntukkan menangani masalah absensi karyawan agar sesuai dengan jam kerja yang telah ditetapkan.
10. Jaringan
Jaringan merupakan interkoneksi antar dua komputer atau lebih yang terhubung dengan media transmisi kabel atau tanpa kabel. Jaringan yang digunakan oleh IMCare, yaitu: LAN (Local Area Network), VPN (Virtual Private Network) dan Mikrotik Internal. LAN digunakan untuk menghubungkan pemrosesan transaksi antar PC di dalam perusahaan dan VPN digunakan untuk menghubungkan sistem antara pusat dan cabang.
11. PC
PC merupakan unit komputer yang dapat digunakan dan diperoleh orang dengan mudah. Perangkat yang digunakan pada PC milik PT Intensive Medi Care, yaitu: Microsoft Windows XP Professional Version 2002 Service Pack 2 sebagai operating sistem, Intel® Pentium® 4 CPU 2.66GHz, memory RAM 224 MB, hard disk sebesar 80 GB, menggunakan antivirus Symantec v. 9.0.0.338.
12. Internet
Internet merupakan jaringan telekomunikasi yang besar yang menghubungkan komputer bisnis, konsumen, instansi pemerintah, sekolah, dan organisasi lainnya di seluruh dunia, yang menggunakan pertukaran informasi secara luas. Koneksi internet yang digunakan oleh perusahaan yaitu dengan menggunakan Speedy yang memiliki kecepatan hingga 512 kbps dan kuota unlimited (tak terbatas).
13. Printer
Printer adalah alat yang digunakan untuk mencetak data yang dikirim oleh komputer. Data yang dikirim dapat berupa tulisan, tabel, gambar maupun foto. Printer digunakan
oleh perusahaan untuk mencetak dokumen-dokumen penting. Printer yang digunakan oleh IMCare adalah merk Hewlett-Packard.
14. Scanner
Scanner merupakan salah satu peralatan yang digunakan untuk pemindaian suatu objek, gambar, atau dokumen dan mengkonversinya kedalam bentuk digital. Scanner digunakan oleh perusahaan untuk memindahkan gambar atau dokumen yang manual ke dalam komputer. Scanner yang digunakan oleh IMCare adalah merk Canon.
15. Fax
Fax merupakan salah satu peralatan telekomunikasi yang digunakan untuk menerima data yang terhubung dengan saluran telepon. Fax digunakan oleh perusahaan untuk mengirim dan menerima dokumen.
16. UPS
UPS disebut juga sebagai battery backup yang merupakan alat yang menyediakan dan mengalirkan listrik secara terus menerus dan tidak terputus kepada komputer. Alat ini tersambung pada komponen listrik dan dihubungkan dengan komputer, monitor, dan komponen lainnya. UPS digunakan oleh perusahaan untuk memastikan bahwa komputer perusahaan akan tetap hidup bahkan pada listrik sedang mati sehingga data-data yang belum disimpan dan tidak merusak hardware. UPS yang digunakan oleh IMCare adalah merk APC.
17. Modem Wireless
Modem Wireless merupakan koneksi antar suatu perangkat dengan perangkat lainnya tanpa menggunakan kabel. Modem ini sebagai salah satu alat mikrotik internal yang
digunakan di dalam perusahaan. IMCare menggunakan modem wireless merk Linksys dan TrendNet.
18. Software Tools
Software Tools yang digunakan oleh karyawan IMCare dalam melakukan kegiatan operasional perusahaan, antara lain: MS Office, MS Outlook, MS Visio, MS Visual Studio, Acrobat Reader, dan antivirus Symantec Anti Virus Corporate Edition.
19. Informasi
Informasi yang dibutuhkan oleh perusahaan untuk mendukung proses bisnis perusahaan, yaitu syarat umum polis, rencana dan manfaat, data peserta, diagnosis penyakit, dan tagihan atau kuitansi dari rumah sakit.
20. Sumber Daya Manusia
Pihak-pihak yang mempunyai keahlian dan kemampuan dalam perusahaan yang berkaitan dengan TI, yaitu: IT Manager, Application Developer, dan System Support. IT Manager mempunyai keahlian di dalam project management dan analysis system. Application Developer mempunyai keahlian di dalam mengembangkan aplikasi di dalam perusahaan. System Support memiliki keahlian dalam mengoperasikan sistem-sistem di dalam perusahaan.
