RANCANG BANGUN E-DOCUMENT DI KANTOR
PELAYANAN PERIJINAN TERPADU KABUPATEN
BANGKALAN
Hidayatul Mustafidah
1), Yeni Kustiyahningsih
2)1Prodi Teknik Informatika, Fakultas Teknik,Universitas Trunojoyo
Jl. Raya Telang, PO BOX 2 Kamal, Bangkalan Jl. Raya Kamal, Bangkalan
E-mail : 1hidayah_mu90@yahoo.com, 2ykustiyahningsih@yahoo.com.com
ABSTRAK
Dokumen adalah suatu instansi yang menyimpan berbagai informasi penting dan merupakan pertanggungjawaban kerja yang harus selalu dipelihara, dirawat dan dilindungi keberadaannya. Dalam penelitian ini dibangun sebuah rancangan sistem E-Document berbasis web. Aplikasi ini akan diterapkan di lingkungan kantor pelayanan perizinan terpadu Bangkalan untuk membantu pengelolahan dokumen. Saat ini kantor pelayanan perijinan tepadu dalam pencatatan pengelolaan dan pengurusan ijin di daerah Bangkalan kurang terintergrasi dengan baik. Selain itu diperlukannya aplikasi dengan formulir dari set dokumentasi yang dipakai untuk mengurus pendaftaran dan perijinan yang disimpan dalam suatu basis data. Aplikasi ini mampu untuk menyimpan berbagai dokumen yang ada di kantor pelayanan perijinan terpadu antara lain surat menyurat, dokumen laporan, dokumen perijinan, dokumen program kegiatan dan dokumen pengaduan yang dapat diupload dan didownload oleh pegawai kantor pelayanan perijinan terpadu Bangkalan dengan terdaftar sebagai user member. Aplikasi ini dapat mengalihkan semua bentuk dokumen kantor pelayanan perijinan terpadu yang berbasis kertas ke dalam bentuk elektronik sehingga dapat menambah efsiensi dalam pengelolaannya.
Kata kunci : E-Document, Dokumen, Kantor Pelayanan Perijinan Terpadu.
ABSTRACT
A Document is an agency which saves much important information and it is a working accountability which is the existence must be always protected. in this research, it is set up a system design of web-based E-Document. This application will be applied in Bangkalan integrated license service office to help the management of document. Nowadays, the integrated license service office in term of recording the management and maintenance license in Bangkalan less integrated well. In addition, it is need the application form from the set of documentation which is used to manage the registration and licensing saved in a database. This application is able to save the various documents in the integrated license service office such as mailing, report documents, licensing documents, program documents, and complaint documents which can be uploaded and downloaded by the officer of Bangkalan integrated license service office as a registered user member. This application to be able to divert all documents paper based of integrated license service office to electronic format so it more efficiency in its management.
PENDAHULUAN
Kantor pelayanan Perizinan
terpadu kabupaten Bangkalan sebagai salah satu pengelolahan pendaftaran dan perizinan yang membutuhkan sarana penyaluran informasi dan pelayanan kepada penduduk. Kebutuhan dalam perancangan Perizinan di kabupaten Bangkalan sangat dibutuhkan karena dalam pencatatan pengelolaan dan pengurusan ijin di daerah Bangkalan kurang terintergrasi dengan baik. Selain
itu diperlukannya aplikasi dengan
formulir dari set dokumentasi yang dipakai untuk mengurus pendaftaran dan perijinan yang disimpan dalam suatu
basis data . Dengan adanya E-Document
di Kantor pelayanan Perizinan terpadu
kota Bangkalan diharapkan dapat
meningkatkan pelayanan masyarakat sehingga cepat tanggap menanggulangi problematika tersebut.
Saat ini sebagian besar informasi yang ada dalam suatu pemerintahan, industri, atau lembaga lainnya disimpan
dalam database dokumen, yang terdiri
dari kumpulan besar dokumen dari berbagai jenis, seperti artikel, makalah, surat masuk, surat keluar, laporan mingguan, laporan bulanan, catatan, pesan dan lain-lain. Dari banyaknya data
pada database dokumen maka semakin
besar pula ruang penyimpanan dari
dokumen-dokumen tersebut dan
semakin sulit pula dalam mencari informasi yang ada pada suatu dokumen.
Selain itu juga harus dibedakan
dokumen per seksi. Hal tersebut akan lebih mudah dilakukan apabila pada database dokumen telah dilakukan pengelompokan dokumen sesuai dengan kepunyaan dokuman yang dimiliki.
METODE
E-Document
Dokumen elektronik atau yang biasa disebut dengan e-document adalah setiap konten elektronik (selain program
komputer atau file sistem) yang
dimaksudkan untuk digunakan baik dalam bentuk elektronik atau dicetak sebagai output. Secara teknis, proses
terciptanya sebuah e-document tidak terlalu rumit. Manfaat e-document salah satunya adalah untuk meminimalisasi tempat karena setumpukan data atau buku bisa dirangkum menjadi sebuah disket kecil. Untuk mencapai hasil tersebut harus melalui beberapa proses. Pertama semua dokumentasi kertas melalui sistem scanning untuk bisa ditampilkan dalam komputer.[1].
Kedepannya pada implementasi manajemen dokumen elektronik ,akan diterapkan sistem yang secara integrasi dalam pengolahannya. Sehingga user
tidak kerepotan dalam pengolahan
dokumen. Hampir semua instansi
pemerintah saat ini masih menyimpan atau mengarsipkan dokumen dalam bentuk kertas. Praktek ini memiliki banyak kekurangan, antara lain [4] :
1. Kemungkinan seorang staf lupa
untuk mencetak dan mengarsipkan dokumen.
2. Dokumen elektronik dari situs web
dan intranet tidak terkontrol versi
dan perkembangannya secara
efektif.
3. Tidak dapat mengelola dokumen
multimedia (teks, gambar dan suara) secara terintegrasi.
Pengarsipan dokumen elektronik perlu
dikelola secara elektronik untuk
mendapatkan manfaat yang maksimal, antara lain [4] :
1. Pengumpulan informasi yang lebih
baik, konsisten dan mudah dicari kembali .
2. Memudahkan penggunaan dokumen
secara bersama antar unit organisasi dalam lembaga pemerintah.
3. Memudahkan penyusunan informasi
organisasi secara terstruktur.
4. Memudahkan pengambilan
keputusan yang lebih cepat dan akurat.
5. Meningkatkan kualitas layanan
public.
Electronic Dokumen Manajemen
Sistem (EDMS) merupakan solusi
terbaik yang diadopsi oleh Supply Chain
Management (SCM) yaitu suatu
itu EDMS juga memfasilitasi dalam penyimpanan dokumen pengolahan dan pencarian dokumen.
Spesifikasi Pemindaian Dokumen
Elektronik
Pemindaian dokumen asli
direkomendasikan untuk menggunakan resolusi minimum 300 dpi (dot per inch) dan disimpan dalam bentuk dokumen elektronik dalam format tertentu (Doc, Pdf, TIFF, GIF, JPEG, dan lain-lain). Dokumen elektronik tersebut harus memiliki informasi yang sama dengan
dokumen aslinya dalam rangka
memberikan versi digital yang berumur
panjang dan berkualitas tinggi.
Dokumen elektronik akan lebih baik bila disimpan tanpa teknik kompresi atau
jika memang diperlukan, harus
menggunakan kompresi yang bersifat lossless (tanpa kehilangan informasi).[3]
Metadata
Metadata adalah informasi berupa atribut mengenai format dan struktur data yang telah distandarisasi untuk mendeskripsikan kandungan, lokasi, dan nilai data.
Pemeliharaan Dokumen Elektronik
Suatu dokumen elektronik dapat dibaca dengan menggunakan perangkat lunak tertentu. Dengan demikian, selain memelihara dokumen elektronik terebut,
sangatlah penting untuk menjaga
kesinambungan dari perangkat lunak yang digunakan untuk tetap dapat mengakses dokumen yang dimaksud. Perangkat keras, perangkat lunak, dan dokumen elektronik sebisa mungkin dapat beroperasi selama jangka waktu yang dibutuhkan.
Strategi pengelolaan dokumen
elektronik yang berkelanjutan harus menjamin bagaimana sebuah organisasi
memindahkan dokumen elektronik
untuk tetap dapat dibaca oleh satu generasi perangkat lunak dan perangkat keras ke generasi berikutnya. Strategi tersebut perlu didokumentasikan dengan baik dan dimutakhirkan saat terjadi
perubahan teknologi. Perubahan sistem dapat berupa perubahan perangkat lunak ke versi yang lebih baru tetapi tetap
kompatibel atau perubahan
menggunakan suatu sistem yang sama
sekali berbeda. Dalam hal perubahan
menuju sistem yang baru, maka perlu dilakukan suatu migrasi dokumen.
Migrasi Dokumen Elektronik
Penentuan perangkat lunak atau platform baru selalu harus didahului dengan uji coba untuk menjamin kepastian, kehandalan dan aksesibilitas terhadap dokumen elektronik yang telah ada. Langkah yang perlu di ambil adalah:
1. Mereformat dokumen elektronik
yang ada.
2. Migrasi berbagai komponen dalam
sistem, seperti indeks database atau migrasi sistem secara keseluruhan ke platform yang baru.
Mendokumentasi perubahan yang terjadi pada perangkat keras, perangkat lunak,
dan format dokumen elektronik,
termasuk mendokumentasikan
perubahan dari satu format ke format yang baru.
RANCANGAN SISTEM
Penyimpanan
Dokumen
Secara
Manual
Gambar 1 menjelaskan bagaimana proses penyimpanan dokumen yang ada pada saat ini di kantor pelayalan perijinan terpadu , untuk dokumen yang disimpan meliputi surat menyurat, laporan kegiatan, program kegiatan,
dokumen perijinan dan dokumen
pengaduan yang akan disimpan secara
manual berupa hardcopy di rak.
Sebelum dokumen disimpan dalam rak maka dilakukan proses pengurutan jika
dokumen tersebut surat maka
pengurutan berdasarkan no surat dan jika dokumen tersebut bukan surat maka
pengurutan dilakukan berdasarkan
Strat
Dokumen Surat. Program kegiatan. Laporan. Perijinan. pengaduan
Pembedaan dokumen berdasarkan jenis
dokumen
Apakah dokumen merupakan Surat?
Simpan dalam Rak berdasarkan jenis
dokumen
Pengurutan berdasarkan nomer surat
Pengurutan dokumen berdasarkan tanggal
masuk/keluar
End
Y
T
Gambar 1. alur penyimpanan dokumen
Alur Pembuatan Surat Ijin
Start Penelitian Kelengkapan
Administrasi
Berkas Lengkap? Penyerahan ke Seksi Bidang
Survey Lapangan
Proses Pertimbangan
Sesuai hasil pertimbangan?
Gambar 2. Alur pemberian perijinan
Perancangan ini menjelaskan
bagaimana proses pengajuan perijinan di kantor pelayanan perijinan terpadu Bangkalan, pemohon akan mengajukan perijinan pada customer service dan akan dilakukan penelitian kelengkapan administrasi, jika administrasi sudah
lengkap maka data administrasi
serahkan kepada seksi bidang masing-masing untuk dilakukan proses survey lapangan yang nantinya akan bekerja sama dengan instansi terkait. Dari hasil survey lapangan kemudian dilakukan proses pertimbangan apakah layak untuk diberikan ijin atau tidak, jika ijin disetujui maka kepala kantor berhak untuk menerbitkan ijin. Lihat Gambar.2
Use Case Diagram
Gambar 3. Use Case Diagram
Dari use case diatas memiliki tiga actor yaitu admin, user umum dan user member, tugas admin adalah memanage dokumen, manage user, manage kategori dokumen, manage dokumen, manage surat menyurat, manage program kerja,
manage perijinan. Pengaduan dan
laporan. sedangkan perbedaan dari user umum dan user member adalah jika user umum dia hanya bisa melakukan percarian, berbeda dengan user member dia bisa melakukan pencarian, download sekaligus upload dokumen dan bisa melihat report dari sistem, tetapi sebelum melakukan hal tersebut user member harus melakukan registrasi terlebih dahulu.
Login
Informasi Dokumen Manage User
Manage Koleksi Dokumen
Manage Surat
Manage Perijinan
Manage Pengaduan
Manage Program Kegiatan
Manage Laporan
View Report Admin
Manage Kategori Dokumen Menggunakan Naive Bayes
<<include>>
View Koleksi Dokumen User Umum Registrasi
<<include>> Upload Dokumen
<<include>>
Download Dokumen <<include>>
View Reportt
<<include>> User Membe
Pencarian <<include>>
Data Flow Diagram
Peng ars ipan Laporan
Data Laporan Peng ars ipan Prog ram
Data Prog ram Peng ars ipan Surat
Data Surat
Peng ars ipan Ijin Fis pem
Data Ijin Fis pem
Peng ars ipan Laporan Data Laporan
Peng ars ipan Prog ram
Data Prog ram Peng ars ipan Surat
Data Surat Peng ars ipan ijin Eksos
Data Perijinan Eks os
Peng ars ipan Surat Data Surat
Peng ars ipan Laporan Data Laporan Peng ars ipan program
Data Prog ram Peng ars ipan Surat
Data Surat
Data Laporan
Peng ars ipan Laporan Data Prog ram Peng ars ipan Prog ram Data Peng aduan Penyerahan Solusi
Peng ars ipan Surat
Data Surat Peng ars ipan Laporan Data Laporan Peng ars ipan Prog ram
Data Prog ram
1
E DOCUM ENT Sek Informasi &
Peng aduan Sek Ekonomi &
Sosial
Gambar 4. Context Diagram
Pada data flow diagram level 0 atau yang biasa disebut context diagram
yang merupakan diagram yang
digunakan untuk mendesain sistem yang memberikan gambaran detail mengenai semua informasi yang diterima ataupun
dihasilkan dari suatu aktivitas. Diagram ini menggambarkan sistem E-Document yang telah dibuat oleh penulis dengan study kasus kantor pelayanan perijinan terpadu kabupaten Bangkalan.
Conceptual Data Model
Gambar 5. Conceptual data mode
RELATIONSHIP_1 Variable characters (30) Variable characters (200) <Undefined> Variable characters (80) Variable characters (100)
<M> Variable characters (25) Date
Variable characters (50) Variable characters (50) Variable characters (45) Variable characters (200)
<M> Variable characters (100) Variable characters (20) Variable characters (50) Variable characters (50) Variable characters (80) Date
Variable characters (45) <M> Variable characters (200) Date
Variable characters (45) Variable characters (90)
<M> Variable characters (45) Variable characters (80) Date
Date
Variable characters (100) <M> Variable characters (45) Variable characters (45) Date
Date
Variable characters (50) Variable characters (100)
<M>
<pi> Variable characters (18) Variable characters (60) Variable characters (25) Variable characters (45)
<M> Variable characters (45) Variable characters (80) Variable characters (25) Variable characters (25) Variable characters (10) Variable characters (25)
<M>
Variable characters (100) Variable characters (30) Variable characters (100) Variable characters (10)
<M>
Variable characters (45) Variable characters (100) Variable characters (100)
<M>
Untuk conceptual data model E-Document memiliki 10 tabel yang mempunyai fungsi yang berbeda-beda. Diantaranya:
1. Tabel surat digunakan untuk mencatat surat, baik surat masuk ataupun surat keluar.
2. Tabel history_surat yang
berfungsi untuk mengetahui
perjalanan surat, baik surat masuk ataupun surat keluar.
3. Tabel program_kegiatan yang digunakan untuk mencatat data program kegiatan .
4. Tabel laporan berfungsi untuk mencatat data laporan .
5. Tabel perijinan yang digunakan untuk mencatat dokumen perijinan. 6. Tabel pengaduan berfungsi untuk
mencatat data pengaduan dari masyarakat.
7. Tabel pegawai digunakan untuk mencatat seluruh pegawai yang ada
di kantor pelayanan perijinan
terpadu.
8. Tabel koleksi_dokumen berfungsi untuk mencatat seluruh dokumen yang masuk dan akan disatukan
dalam tabel tersebut agar
mempermudah dalam proses
selanjutnya.
9. Tabel upload_dokumen berfungsi apabila pegawai ingin mengupload dokumen dengan catatan pegawai tersebut telah terdaftar sebagai user member.
10.Tabel user digunakan untuk mencatat user yang ada di sistem tersebut baik admin ataupun user.
HASIL DAN PEMBAHASAN
Halaman Utama Sistem E-Document
Halaman utama merupakan
halaman awal ketika sistem E-Document dijalankan, dimana dihalaman tersebut terdapat beberapa fitur diantaranya pencarian, koleksi dokumen yang bisa dilihat oleh user umum, user member dan admin. Download dokumen bisa dilakukan oleh admin dan user member dengan syarat user member tersebut
sebagai pegawai kantor pelayanan
perijinan terpadu Bangkalan dan sudah terdaftar sebagai user member disistem
tersebut. Selain itu halaman ini
dilengkapi dengan menu login dan registrasi. Jadi admin dan user member dapat melakukan login di fitur tersebut.
Berikut adalah penjelasan gambar
dibawah ini :
1. Pencarian = User dapat melakukan
pencarian dokumen di fitur tersebut
tetapi hanya dapat melihat
dokumen dan tidak dapat download dokumen.
2. Koleksi Dokumen = merupakan
kumpulan dari seluruh dokumen yang ada di sitem
3. Login = Admin dan user member
dapat mengolah dokumen dengan
menginputkan username dan
password terlebih dahulu.
Gambar 6. Halaman Utama Sistem
Upload Dokumen
Gambar 7 adalah halaman yang berfungsi sebagai upload dokumen yang dilakukan oleh user member. Dimana user tersebut diberi pilihan mengenai dokumen dokumen tersebut karena terdapat lima macam dokumen yang terdapat dalam sistem ini yaitu dokumen
surat, dokumen program kegiatan,
dokumen laporan, dokumen perijinan dan terakhir dokumen pengaduan. Untuk from-from yang di inputkan sama halnya ketika admin yang menginputkan dokumen. hanya saja ketika user member yang menginputkan dokumen
harus mencantumkan NIP pegawi
Gambar 7. Upload Dokumen user member
Gambar .8 Pesan berhasil upload dokumen
Jika dokumen berhasil dipload oleh user member maka akan tampil pesan seperti gambar 4.32. tetepi dokumen tidak bisa langsung masuk
kedalam daftar koleksi dokumen
dikarenakan admin akan mengecek dokumen tersebut apakah layak untuk di publish atau tidak. Jadi dokumen yang telah di upload oleh user member akan masuk dalam daftar validasi dokumen yang nantinya akan dilakukan oleh admin.
Pada kolom status. Dikarenakan
dokumen belum dilakukan proses
aktifasi maka status akan bernilai 0. Setelah itu admin akan download dokumen untuk di cek apakah dokumen tersebut layak untuk diupload. Jika tidak layak maka dokumen tidak di aktifasi tetapi jika dokumen tersebut layal untuk diuplaod maka dokumen akan diaktifasi dengan cara mengklik aktifasi pada kolom aktifasi setelah itu muncul tampilan seperti gambar
Gambar.9proses aktifasi dokumen
Jika dokumen tersebut berhasil diaktifkan maka pada daftar validasi
status dokumen akan berubah dari yang awalnya 0 menjadi 1.
Pencarian Dokumen
Dalam sistem ini tersedia dua form pencarian. Pencarian pertama terletak pada halaman utama yang tersedia untuk user umum. sedangkan pencarian yang kedua terletak pada halaman user member dan tersedia untuk user member. Perbedaan dari kedua pencarian tersebut yaitu untuk yang pertama tidak tersedia menu download. Sedangkan pada halaman user member tersedia menu download dikarenakan pada halaman user member yang dapat mengakses sistem tersebut adalah user yang sudah terdaftar dalam hal ini adalah pegawai kantor pelayanan perijinan terpadu. Lihat Gambar 10.
Gambar 10. Pencarian Dokumen
Registrasi User
Gambar.11 From registrasi user member
Halaman diatas digunakan sebagai form untuk registrasi user member dimana calon user member harus mengisi beberapa form.
Calon user belum dikatakan
berhasil registrasi karena admin akan
mengecek terlebih dahulu apakah
pendaftar sebagai user member tetapi jika iya maka admin akan melakukan aktifasi kepada pendaftar dan pendaftar bisa langsung melakukan login dengan username dan password yang telah
diinputkan. Lihat Gambar .12
Gambar .12 Aktifasi user member
SIMPULAN
Setelah perancangan dan
pembuatan sistem E-Document serta pengujian selesai maka dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut : Sistem ini mampu menyimpan dokumen dokumen yang ada dikantor pelayanan perijinan terpadu antara lain dokumen surat , program kegiatan ,laporan , perijinan dan pengaduan sehingga tidak khawatir dokumen akan musnah dengan adanya kebakaran , banjir atau yang lainnya. Selain itu system ini memudahkan dalam pengelolahan dokumen bagi pegawai kantor pelayanan perijinan terpadu bangkalan.
SARAN
Untuk saran yang dapat
disampaikan dalam penelitian ini adalah sebagai berikut : sistem yang baru diharapkan dapat mengalihkan semua bentuk dokumen kantor pelayanan perijinan terpadu yang berbasis kertas ke dalam bentuk elektronik sehingga dapat
menambah efsiensi pengelolaannya.
Untuk penelitian selanjutnya diharapkan sistem E-Document dilengkapi dengan metode untuk pencarian dokumen agar hasil dari pencarian lebih baik.
DAFTAR PUSTAKA
[1] Andreas Handojo, Yuliana
Chandra, Agustinus N., 2008. Aplikasi E-Document pada Bursa
Pengetahuan Kawasan Timur
Tengah .Universitas Kristen Petra.
[2] Kementerian Komunikasi dan
Informasi Republik Indonesia.,
2003. “Panduan Manajemen
Sistem Dokumen Elektronik”.
[3] Dhiani Tresna Absari, 2012.
Analisa dan Perancangan
Electronic Document
Management Proses Pengajuan dan Pengerjaan Tugas Akhir pada
Jurusan Teknik Informatika
Universitas 'x' .Jurusan Teknik
Informatika Universitas Surabaya.
[4] P.A. Emelia Akashah R. Syamsul
