MENINGKATKAN EFEKTIVITAS BUSINESS INTELLIGENCE DALAM PENGAMBILAN KEPUTUSAN PERUSAHAAN
Oerianto Guyandi, Prasetya Atyanto, Wensen Roselan
Universitas Bina Nusantara, Jl. K.H. Syahdan No. 9, Kemanggisan, Palmerah Jakarta 11480, Indonesia
Abstrak
Pengambilan keputusan dapat men-drive perusahaan. Membuat sebuah keputusan yang tepat akan membawa pada operasional yang lebih efisien dan membawa keuntungan lainnya. Sehingga menjadi masuk akal jika perusahaan yang bisa mengambil keputusan dengan tepat akan lebih sukses dimasa mendatang. Berangkat dari hal tersebut hadir Business Intelligence, bagaimana BI menggunakan data di masa lampau dan saat ini untuk membuat keputusan penting pada masa mendatang. Dalam jurnal ini akan dibahas bagaimana meningkatkan efektivitas BI yang digunakan dalam pengambilan perusahaan, bagaimana beragam pendekatan yang dilakukan BI dan efeknya pada perusahaan, serta bagaimana BI memiliki relasi dengan teknologi pendukung lainnya. Sehingga pada akhirnya diharapkan efektivitas BI dapat menghasilkan pengambilan keputusan yang lebih tepat guna bagi perusahaan.
1. Pendahuluan
2. Business Intelligence
Rouhani, S., Asgari, S., & Mirhosseini, S.V. (2012), mendefinisikan Business Intelligence (BI) sebagai seperangkat kemampuan, peralatan, teknik, dan solusi yang dapat membantu manajer memahami situasi bisnis.
Business Intelligence (BI) dapat juga diartikan sebagai penggunaan seluruh sumber daya perusahaan seperti data, aplikasi, manusia, dan proses untuk meningkatkan pengetahuan, menerapkan dan melakukan pencapaian atas strategi perusahaan, dan beradaptasi dengan dinamisme lingkungan (El Sheikh, A.A.R., & Alnoukari, M., (2016)).
Tujuan dari BI adalah untuk membantu mengatur aliran informasi yang luas baik di dalam maupun diluar organisasi dengan mula-mula mengidentifikasi lalu memproses informasi tersebut menjadi padat dan berguna bagi pengetahuan dan kecerdasan manajerial (Rouhani, S., Asgari, S., & Mirhosseini, S.V. (2012)).
3. Metode Penelitian
Pertama-tama, akan dilakukan pengumpulan jurnal dan hasil penelitian berkenaan dengan peranan BI dalam meningkatkan efektivitas pengambilan keputusan di Perusahaan. Dari jurnal tersebut akan dipilih yang relevan dan diklasifikasikan hasil dan pendekatannya. Lebih lanjut akan dilakukan analisis dan diambil kesimpulan dari hasil penelitian ini.
4. Hasil Analisis dan Diskusi
Dalam lingkungan bisnis yang menantang saat ini, BI sangat penting bagi organisasi untuk mengakses informasi yang berguna dan menjadi sumber pengetahuan. BI merupakan konsep payung untuk alat, teknik dan solusi yang membantu manajer untuk memahami situasi bisnis. BI adalah proses menggunakan informasi dan menganalisisnya dalam rangka mendukung pengambilan keputusan dan dengan menggunakan metode yang spesifik dapat membantu organisasi untuk memprediksi perilaku pesaing, pemasok, pelanggan dan lingkungan agar tetap tumbuh dan bertahan dalam perekonomian global (Rouhani, S., Asgari, S., & Mirhosseini, S.V., 2012).
lebih memahami bisnis dan pasar, serta membuat keputusan bisnisnya. (Chen H, Chiang R, Storey V., 2012).
Perusahaan-perusahaan dengan visi yang jelas dan kasus bisnis yang mapan, serta didukung komitmen dan sponsor / dukungan dari sisi bisnis, lebih mungkin untuk berhasil dalam pelaksanaan sistem BI. Penelitian menunjukkan penanganan CSF organisasi sangat penting menentukan keberhasilan pelaksanaan sistem BI mereka. Sebaliknya, kasus gagal seringkali terjadi karena lebih fokus terutama pada teknologi dan mengabaikan kebutuhan utama organisasi. Memiliki CSF yang jelas adalah penting dan penelitian menunjukkan bahwa dengan menempatkan kebutuhan organisasi lebih penting dari hal lainnya akan memiliki tingkat keberhasilan penerapan penggunaan sistem BI yang lebih berdayaguna. (Yeoh, W, Popovic, 2016).
Business Intelligence (BI) secara langsung maupun tidak langsung mempengaruhi kualitas pengambilan keputusan manajerial. Hasil penelitan mengkonfirmasi bahwa kualitas manajemen BI memiliki efek langsung dan / atau tidak langsung positif pada kualitas data, kualitas informasi, dan ruang lingkup solusi BI.
Kami juga menemukan bahwa efek-efek ini, dalam kombinasi, ditranslasikan ke dalam efek tidak langsung secara positif pada kualitas pengambilan keputusan manajerial. Secara khusus, penelitian menunjukkan keterkaitan antara kualitas manajemen BI yang tepat (termasuk termasuk pengelolaan kualitas data) dengan pengambilan keputusan yang berkualitas melalui (a) kualitas data dan (b) kualitas informasi. Temuan ini juga mendukung faktor penentu keberhasilan atau yang biasa disebut critical success factor (CSF) dengan memberikan bukti pentingnya pengelolaan proyek BI yang tepat. Kualitas manajemen BI yang baik dapat menghasilkan solusi BI yang lebih komprehensif dan penerapan aplikasi BI yang lebih kuat di seluruh fungsi bisnis. Dan dapat disimpulkan bahwa organisasi yang memiliki sumber daya untuk memungkinkan manajemen BI superior, ceteris paribus, akan mendapat manfaat lebih dari solusi BI. (Wieder, B, Ossimitz, ML, 2015).
komprehensif, dimana hal tersebut tidak bisa dilakukan oleh laporan yang dihasilkan oleh sistem informasi tradisional. (Rouhani, S., Asgari, S., & Mirhosseini, S.V., 2012).
Management Dashboard, karena mengumpulkan semua data bersama dalam satu halaman dan dapat digambarkan dengan mudah menggunakan grafik dan formulir untuk manajer dan karyawan, merupakan alat yang berharga saat ini di lingkungan yang kompetitif. (Rouhani, S., Asgari, S., & Mirhosseini, S.V. 2012).
Rouhani, S., Asgari, S., & Mirhosseini, S.V. (2012), juga menyebutkan bahwa manajer suatu perusahaan yang memanfaatkan penggunaan dashboard, dapat mengalokasikan waktunya dengan efisien dan akurat untuk mengambil keputusan yang tepat, daripada membuang waktunya untuk membaca isi dari laporan yang rumit dan detail sebelum mengambil keputusan. Ada 3 pendekatan dalam menggunakan BI tergantung pada tujuan dan fokus yang dibutuhkan:
Pendekatan manajerial dengan fokus pada pengembangan pembuat keputusan manajemen.
Pendekatan teknikal yang berfokus pada alat-alat pendukung proses yang berasosiasi dengan pendekatan manajemen
Pendekatan enable yang berfokus pada kemampuan nilai tambah dalam mendukung informasi.
Temuan Visinescu (2015) menunjukkan bahwa efek positif dari informasi kualitas pada kualitas keputusan menjadi berkurang untuk problem yang lebih kompleks daripada untuk problem sederhana.
Studi lain empiris yang menarik adalah dilakukan oleh peneliti Spanyol baru-baru ini mempelajari Strategic Performance Management Sistem - SPMS dan efeknya pada kinerja perusahaan dalam hal strategi perencanaan dan pengambilan keputusan strategi. Studi menunjukkan bukti korelasi positif antara SPMS dan kinerja perusahaan dalam lingkungan yang sangat dinamis ( Rajnoha R, 2016).
Biaya untuk melakukan implementasi BI tidak sedikit, terutama disebabkan oleh tingginya permintaan pada keamanan informasi, komunikasi, dan teknologi atau yang biasa disebut ICT. Tingginya biaya ini disebabkan oleh penggunaan sumber daya yang tidak tepat dan infrastruktur ICT yang
Kubina M., Koman G., dan Kubinova I., (2015). Dalam risetnya menyimpulkan, ada 3 pilihan yang dapat digunakan untuk memaksimalkan/meningkatkan efisiensi dari penggunaan BI di perusahaan-perusahaan, yaitu sebagai berikut;
Menyediakan sistem yang didalamnya tertanam software pendukung
Mengintegrasikan perangkat-perangkat mobile,
Mengintegrasikan teknologi untuk memroses beragam jenis data
Menurut Popovič (2016), dengan menggunakan penelitian sebelumnya, dilakukan pendekatan baru untuk penilaian kriteria keberhasilan implementasi sistem BI sehingga dapat memberikan pemahaman kontekstual lebih baik dari Critical Success Factor untuk menerapkan sistem BI. Ada dua dimensi kunci keberhasilan yang perlu diperhitungkan: kinerja proses (yaitu, seberapa baik proses implementasi sistem BI berjalan), dan kinerja infrastruktur (yaitu, kualitas sistem dan outputnya).
sistemnya mencapai output informasi yang berkualitas tinggi. Sebaliknya, proyek yang sesuai budget dan tepat waktu dapat memberikan kualitas yang buruk.
Kinerja proses dapat dinilai dari segi jadwal waktu dan pertimbangan anggaran. Jadwal waktu terdiri dari periode sampai mengimplementasikan versi awal dari sistem, sedangkan kriteria anggaran meliputi biaya pengembangan dan pemeliharaan sampai dengan sistem sesuai, atau dalam batas yang wajar. Kinerja Infrastruktur memiliki kesejajaran dengan tiga dimensi utama dari model keberhasilan IS, yaitu, kualitas sistem, kualitas informasi
kualitas, dan penggunaan sistem. Kualitas sistem mencerminkan karakteristik kinerja pengolahan sistem informasi itu sendiri, dan dinilai melalui fleksibilitas sistem, skalabilitas, dan kemampuan untuk mengintegrasikan data. Kualitas informasi mengacu pada akurasi, kelengkapan, ketepatan waktu, relevansi, konsistensi, dan kegunaan dari informasi yang diberikan oleh sistem. Penggunaan sistem dipandang sebagai "konsumsi penerima
output dari suatu sistem informasi " (Popovič, 2016).
4.1 Software Security Support
Dalam pengembangan software atau hardware, seringkali dibuat software dengan pendekatan baru untuk mengelola dan menampilkan data. Software baru ini adalah salah satu syarat untuk meningkatkan efektivitas dari BI.
Sebagai contoh, solusi perangkat lunak untuk sistem BI yang berdasarkan platform SAP, termasuk aplikasi SAP Lumira. Aplikasi ini dibagi menjadi beberapa karakter berdasarkan generasi laporan grafik dari beberapa sumber data. Data dapat direkam dari aplikasi Microsoft Excel, atau langsung dari basis data relasional. Dengan ini, memungkinkan untuk membuat laporan grafis yang intuitif berdasarkan pada analisis OLAP dengan visualisasi point-and-click dan antarmuka drag-and-drop yang terkenal, sebagai contoh, lihat gambar 1.
Gbr. 1. Ringkasan berbentuk grafik pada SAP Lumira berdasarkan analisis OLAP
Keuntungan tambahan dari solusi perangkat lunak ini dapat berupa penggunaan sederhana, seperti pengguna tidak mengetahui bahasa pemrograman apapun, data dapat diproses secara offline, tersambung ke perangkat mobile, kemungkinan untuk menerbitkan hasil dari analisis SAP Lumira, dan masih banyak lagi.
pengambilan keputusan, dan menambahkan kualitas dari eksekutif pengambil keputusan melalui laporan grafik yang mudah dimengerti.
4.2 Integrasi dari perangkat-perangkat mobile
Karena kemajuan teknologi software dan hardware dari perangkat-perangkat mobile, sekarang perangkat-perangkat seperti tablet, smartphone dan sebagainya dapat berfungsi sebagai bagian dari proses bisnis.
Dari yang terdahulu, integrasi BI ke perangkat-perangkat mobile mempunyai peran penting untuk meningkatkan efisiensi BI di masa depan.
Integrasi BI ke perangkat-perangkat mobile memungkinkan manajer untuk mengakses data dan laporan perusahaan diluar kantor melalui fasilitas yang selalu tersedia. Dengan cara ini memungkinkan juga untuk mendorong komunikasi antara manajer dengan analis sepanjang waktu. Lewat perangkat-perangkat mobile dan aplikasi yang diperlukan, memungkinkan untuk membuat dashboard BI yang digunakan untuk mengawasi performa bisnis. Sebagai contoh, lihat gambar 2.
Gbr. 2. Area kerja sistem BI (SAP) untuk plaform Android
4.3 Integrasi teknologi untuk mengolah berbagai macam data
keputusan, beberapa perusahaan sudah menggunakan teknologi pengolahan data baru yaitu Big Data (BD). Justru karena penggalian informasi dari data baik yang terstruktur maupun semi-terstruktur, mengintegrasikan BI merupakan langkah yang tepat dalam menangani Big Data. Sebagai contoh, lihat Gambar 3.
Big Data menggambarkan data yang terlalu besar, terlalu cepat, dan terlalu sulit untuk diproses menggunakan teknologi yang ada saat ini. Terlalu banyak berarti perusahaan harus terus menangani data dalam ukuran sangat besar yang diturunkan dari laporan, sistem transaksi, sensor, dan sebagainya. Terlalu cepat, mengedepankan pemrosesan data yang sangat cepat, sebagai contoh pendeteksian penipuan pada titik penjualan, atau pendeteksian dari iklan yang akan disediakan untuk pengguna pada suatu website. Terlalu sulit, hal ini juga berupa pengolahan data untuk pembuatan beberapa analisa spesifik yang tidak dapat disediakan oleh instrumen lain. (Madden, 2012).
Gbr 3. Integrasi BI dan BD oleh IBM
Teknologi Big Data dapat digunakan hampir di semua area dan sector bisnis. Penggunaan Big Data dikombinasikan dengan business intelligence dapat menghasilkan beberapa benefit bagi perusahaan seperti berikut ini:
Mendapatkan keuntungan yang kompetitif
Menghemat biaya
Dapat memprediksi tingkah laku konsumen
Pendeteksian penipuan
Target iklan yang lebih baik dan jelas
Memahami secara akurat kebutuhan dan kemauan konsumen
Menawarkan produk dan jasa yang spesifik kepada konsumen yang spesifik juga
5. Kesimpulan
Sistem BI memiliki potensi yang besar dalam mengolah dan menganalisa data yang dihasilkan oleh perusahaan dari berbagai sumber. Melalui data bisa didapatkan berbagai macam informasi penting, bahkan bisa digunakan untuk mencapai keuntungan kompetitif lain. Dan pada akhirnya hal ini menjadi sebuah kebutuhan bagaimana untuk terus meningkatkan efektifitas system agar output yang dihasilkan bisa maksimal dan sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Dalam efektivitas penerapan BI, desain kebutuhan organisasi menjadi lebih penting ketimbang teknologi itu sendiri. Kualitas data menjadi struktur dasar bagaimana keberhasilan BI menentukan efektivitas pengambilan keputusan dalam perusahaan, karena BI lahir dari perpaduan antara proses, data, hardware/software menjadi satu kesatuan, namun pada akhirnya teknologi dengan cepat akan berevolusi tetapi hal fundamental seperti sumber data yang tepat menjadi sangat penting agar tujuan utama seperti efisiensi waktu, akurat, bernilai tinggi, dan informasi yang actionable bisa dicapai.
Referensi
1. Rouhani, S., Asgari, S., & Mirhosseini, S.V., “Review Study: Business Intelligence Concepts and Approaches”, American Journal of Scientific Research, (2012), pp. 62-75.
2. El Sheikh, A.A.R., & Alnoukari, M., “Business Intelligence and Agile Methodologies for Knowledge-Based Organizations: Cross-Disciplinary Applications”, IGI Global, (2016).
3. Yeoh, W, Popovic, A. Extending the Understanding of Critical Success Factors for Implementing Business Intelligence Systems. Journal of the Association for Information Science and Technology. January 2016.
4. Wieder, B, Ossimitz, ML. The impact of Business Intelligence on the quality of decision making – a mediation model. Conference on Enterprise Information Systems / CENTERIS 2015.
5. Chen H, Chiang R, Storey V. Business Intelligence and Analytics: From Big Data to Big Impact. MIS Quarterly. (2012), 36(4):11, 65-88.
6. Scott, J., Globe, A., and Schiffer, K Jungles and Gardens: The Evolution of Knowledge Management at J.D. Edwards. MIS Quarterly Executive, (2004), 37-52. 7. Visinescu, L, Sidovora, A. Improvinng Decision Qulaity: The Role of Business
Intelligence. Journal of Computer Information System, December 2015
