KOMUNIKASI BISNIS
JUDUL BUKU: KOMUNIKASI BISNIS
PENULIS: BURHANUDIN
CETAKAN: PERTAMA APRIL 2015
PENERBIT: PUSTAKA PELAJAR
KOTA TERBIT: YOGYAKARTA
A. PERENCANAAN-PERENCANAAN BISNIS
Proses perencanaan-perencanaan bisnis merupakan langkah untuk mencapai tujuan menyeluruh yang menentukan keberhasilan komunikasi. 1. Penentuan Tujuan
a. Tujuan harus jelas
Tujuan penulisan-penulisan bisnis untuk menarik perhatian audiens, sehingga pesan harus ringkas dan menunjukan tujuan yang jelas. Tujuan penulisan bisnis adalah menyampaikan ide, bukan untuk mengesankan audiens. Keringkasan lebih diutamakan dalam penulisan pesan-pesan bisnis. Hindari penggunaan kosa kata yang muluk-muluk hanya untuk mempesona audiens. Penentuan tujuan komunikasi merupakan langkah pertama ketika merencanakan pesan-pesan bisnis. Tujuan komunikasi harus jelas dan dapat diukur, sesuai dengan tujuan organisasi.1
b. Tujuan komunikasi bisnis.
Tujuan komunikasi bisnis dapat dibedakan menjadi tiga yaitu menyampaikan informasi, membujuk, dan melakukan kolaborasi. 1) Menyampaikan informasi (informing) tujuan utama komunikasi
bisnis adalah menyampaikan informasi yang berkaitan dengan dunia bisnis kepada pihak lain. Misalnya suatu organisasi menyampaikan informasi tentang adanya lowongan pekerjaan melalui iklan di surat kabar dan internet.
2) Membujuk (persuasi). Tujuan yang kedua komunikasi bisnis adalah untuk membujuk. Misalnya saja ketika menjual produk, menyakinkan manajer, memotivasi karyawan, dan memenangkan pelanggan.
3) Melakukan kolaborasi. Selain menyampaikan informasi dan membujuk, tujuan komunikasi bisnis yang lain adalah melakukan kolaborasi atau kerja sama bisnis antara seseorang dengan pihak lain. Memalui jaringan komunikasi bisnis tersebut seseorang dapat melakukan kerja sama bisnis, baik dengan perusahaan domestik maupun perusahaan asing. Kerjasama ini semakin mudah dilakukan seiring dengan perkembangan teknologi komunikasi seperti telepon, e-mail, internet, telekonfersi dan sebagainya.2
c. Cara menguji tujuan
1. Tujuan yang hendak disampaikan harus realistis. Artinya pesan bisnis harus sesuai dengan kemampuan anggaran, manajerial, sumberdaya, dan teknis operasional.
2. Ketika menyampaikan suatu pesan bisnis, hendaklah mempertimbangkan waktu yang tepat. Misalnya apabila volume penjualan menurun drastis, kurang tepat menampaikan ide untuk membuka cabang baru.
3. Pemilihan orang yang tepat dalam menyampaikan pesan akan berpengaruh terhadap efektifitas penyampaian pesan.
4. Tujuan penyampaian pesan harus sesuai dengan tujuan organisasi secara keseluruhan, da tidak boleh bertentangan dengan kebijakan atau tjuan komunikasi.
2. Analisis Udiens
a. Mengembangkan profil audiens
1) Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam mengembangkan profil audiens adalah.
a. Menentukan audiens
Laporan tertulis yang disampaikan kepada kalangan yang lebih luas, dipilih cara, format, dan susunan yang lebih formal daripada untuk kalangan terbatas dalam suatu departemen dalam perusahaan.
b. Jika audiensnya banyak maka komunikator perlu untuk mengetahui siapa diantara mereka yang memegang posisi kunci. Biasanya posisi kunci dipegang oleh orang yang mempunyai posisi tinggi dalam perusahaan.
c. Reaksi audiens. Juka audiens adalah orang-orang yang kurang kritis, presentasi sebaiknya disampaikan langsung pada kesimpulan atau saran-saran.
d. Tingkat pemahaman audiens. Latar belakang audiens harus diperhatikan seperti tingkat pendidikan, usia dan latar belakang, ketika menyampaikan pesan. Perbedaan antara latar belakang audiens dan komunikator akan mempengaruhi tingkat pemahaman terhadap suatu pesan. e. Hubungan komunikator dengan audiens. Komunikator harus
meyakinkan audiens sebelum meyampaikan pesan, dan harus memiliki kredibilitas dan daya tarik. Kepercayaan audiens terhadap komunikator akan membuat audiens mendengarkan isi pesan yang disampaikan
2) Memuaskan kebutuhan informasi audiens.
Komunikasi yang efektif adalah menentukan kebutuhan informasi audiens, kemudian berusaha untuk memenuhi kebutuhan akan informasi tersebut.3
3) Memuaskan kebutuhan motivasional audiens.
Beberapa pesan tertentu bertujuan untuk mengubah perilaku audiens. Untuk mengubah. Untuk mengubah perilaku audiens bukan pekerjaan yang mudah dan serig kali menghadapi hambatan. Untuk mengatasi hambatan tersebut antara lain
dengan cara mengatur pesan-pesan sedemikian rupa sehingga pesan dapat diterima dengan mudah.4
3. Menentukan ide pokok
Setiap pesan bisnis akan bermuara pada suatu tema pokok yang disebut ide pokok. Ide pokok dapat memotivasi orang0orang untuk melakukan apa yang diinginkan dengan menggabungkan maksud atas tujuan mereka.
Ide pokok perlu dibatasi karena ada beberapa alasan:
a. Membuat pesan umum menjadi pesan yang lebih spesifik
b. Karena manusia mempunyai keterbatasan dalam menerima informasi.
Jika audiens dapat menangkap pesan yang panjang dan dalam, biasanya membutuhkan waktu yang lama dan pemikiran yang panjang. Berbagai faktor yang mempengaruhi penerimaan pesanantara lain kemampuan audiens mengenai topik yang diinformasikan, gangguan yang terjadi ketika pengiriman pesan, dan kredibilitas komunikator.5
4. Memilih saluran media
a. Komunikasi lisan (Oral Communiacation)
Komunikasi lisan adalah kemampuan untuk memberikan umpan balik dengan segera dan lebih ekonomis. Komunikasi lisan lebih bermanfaat jika bersifat kontroversional, karena reaksi dari audiens dapat dilihat dari bahasa isyarat mereka, sehingga komunikator dapat menyesuaikan pesan-pesan yang akan disampaikan.
b. Komunikasi tertulis (Written Communication)
Komunikasi tertulis memiliki berbagai macam bentuk seperti surat, memo, laporan, dan proposal. Komunikasi tertulis dibutuhkan ketika informasi yang akan disampaikan begitu kompleks, dibutuhkan secara permanen, untuk referensi yang akan datang, serta jumlah audiens cukup besar dan menyebar.
B. Pengorganisasian pesan-pesan bisnis.
Pesan-pesan bisnis yang disusun atau diorganisasi dengan baik akan membant aundiens memahami pesan, menghemat waktu audiens, dan mempermudah pekerjaan komunikator.
Untuk mengorganisasikan pesan-pesan bisnis yang baik dapat dilakukan melalui dua tahap, yaitu:
1. Mendefinisikan dan mengelompokan ide-ide.
Menentukan apa yang akan dikatakan merupakan masalah penting bagi komunikator. Materi yang lemah dan tidak memiliki daya tarik akan membuat daya tarik menjadi kabur. Hal ini akan mempengaruhi audiens dalam membuat suatu simpulan, bahwa komunikator tidak memiliki sesuatu yang bernilai. Jika komunikator menyusun pesan yang panjang dan kompleks, sebaiknya membuat outline. Outline akan membantu komunikator untuk mengomunikasikan ide-ide dengan cara yang lebih sistematis, efektif dan efisien. Susunan outline dapat digolongkan sebagai berikut:
a. Menyusun ide pokok
b. Menyusun poin-poin pendukung yang penting c. Berikan bukti-bukti6
2. Menentukan urutan dengan rencana organisasional.
Untuk menrntukan urutan organisasional dapat dilakukan dengan dua pendekatan yaitu:
a. Pendekatan langsung/deduktif (direct approach) dimulai dari ide pokok dan diikuti oleh bukti-bukti pendukung. Pendekatan ini dilakukan jika tanggapan audiens positif.
b. Pendekatan tidak langsung/induktif (indirect approach) dimulai dengan bukti-bukti kemudian diikuti ide pokok. pendekatan ini dilakukan jika reaksi audiens cenderung negatif.
C. Revisi pesan-pesan bisnis 1. Edit pesan
Edit pesan dilakkan untuk mengevaluasi gaya bahasa dan keterbacaan, serta peilihan kata yang tepat.
a. Evaluasi isi dan organisasi pesan. Dalam evaluasi pesan, hal yan perlu diperhatikan apakah materi yang perlu, penting dan relevan sudah tercakup dalam pesan. Sedangkan untuk evaluasi pengorganisasian pesan yang perlu diperhatikan adalah bagaimana pesan tersebut tersusun.
b. Mengevaluasi gaya bahasa dan keterbacaan. Hal yang perlu diperhatikan adalah tekanan yang tepat dalam penyampaian pesan, dan penggunaan frasa-frasa yang tepat (jumlah kata, penggunaan kalimat efektif, panjang kalimat dan paragraf, noun clumps, dan
white space).
c. Pemilihan kata yang tepat. Penggunaan kata-kata tertentu untuk mencurahkan ide-ide ke dalam suatu kalimat. Agar pesan-pesan yang terkandeng dapat dipahami audiens, komunikator harus memilih kata yang tepat. Menggunakan kata-kata yang sudah dikenal, umum, singkat, dan menghindari kata-kata yang bermaksud ganda agar tidak menghasilkan penafsiran bermacam-macam.
2. Menulis ulang pesan
Ketika komunikator melakukan edit pesan, seringkali ditemukan kata-kata, kalimat, bahkan seluruh isi pesan harus diperbaiki. Dalam melakukan edit pesan, hal yang harus diperhatikan adalah batas waktu (dead line) penyelesaian pesan. Menulis ulang pesan dapat dilakukan dengan cara membuat kalimat efektif. Kalimat efektif adalah kalimat yang dengan sadar dan sengaja disusun untuk mencapai daya informasi yang tepat dan baik dengan memperhatikan kesatuan pikiran, kesatuan susunan, dan kelogisan.
