GARIS PANDUAN PELAKSANAAN
MAJLIS DAN ACARA IPG KPM
Disediakan Oleh:
PUSAT PENYELIDIKAN, PEMBANGUNAN DAN INOVASI INSTITUT PENDIDIKAN GURU MALAYSIA
KANDUNGAN
MUKA SURAT
Pengenalan
2
Tujuan
2
Punca Kuasa/ Rujukan
3
Jenis-jenis Majlis
4
Jenis-jenis Acara
4
Penyelaras Majlis dan Acara IPGK
6
Pengurusan dan Publisiti Media
6
Kaedah Jemputan Tetamu
10
Proses Kerja
12
Carta Aliran Proses Kerja
15
1.0 PENGENALAN
Pelaksanaan majlis atau acara yang berkualiti bukan sahaja memberi
impak kepada imej Institut Pendidikan Guru Malaysia (IPGM) dan
Institut Pendidikan Guru Kampus (IPGK) tetapi juga kepada
Kementerian Pendidikan Malaysia (KPM). Majlis atau acara yang
dianjurkan oleh IPG KPM seperti seminar, persidangan, majlis
dialog/bual bicara, konvokesyen, lawatan tetamu kenamaan, majlis
penghargaan dan lain-lain banyak melibatkan tetamu kenamaan dan
jemputan dari dalam dan luar negara. Justeru, semua majlis atau acara
IPG KPM perlu dirancang rapi dan dilaksanakan dengan lebih
profesional agar ianya memberi impak yang positif kepada IPG KPM.
2.0 TUJUAN
Garis Panduan Pelaksanaan Majlis dan Acara ini bertujuan untuk:
2.1 memaklumkan ketetapan IPG KPM tentang dasar sesuatu majlis
dan acara yang dilaksanakan di peringkat IPG KPM;
2.2 menyediakan panduan mengenai pengurusan majlis dan acara di
peringkat IPG KPM;
2.3 menyediakan maklumat tentang perkara-perkara yang perlu
dipertimbangkan dan prosedur yang perlu dipatuhi apabila
merancang majlis atau acara IPG KPM.
3.0 PUNCA KUASA/ RUJUKAN
3.1 Berdasarkan cabutan Minit Mesyuarat Profesional Kementerian
Pendidikan Malaysia (MPKPM) Bil.04/2016, YBhg. Dato’ Sri Dr.
KPPM selaku Pengerusi Mesyuarat telah memutuskan di bawah
perkara Perutusan Pengerusi seperti berikut:
“semua undangan rasmi kepada menteri ke program yang dianjurkan
oleh bahagian/JPN hendaklah melalui pejabat KPPM terlebih dahulu,
juga hendaklah melalui SUSK/SUS seperti yang diputuskan dalam
MPKPM Bil.03/2016”.
“Laluan perintah (line of command) ini juga termasuk hal-hal lain seperti pengisian jawatan, penempatan murid di sekolah berasrama
penuh, juga daripada pihak luar berkaitan mempromosi produk dan
sebagainya”.
3.2 Surat Arahan Pegawai Pengawal Kementerian Pendidikan Malaysia
(Bagi tahun semasa, boleh dimuat turun di laman sesawang KPM )
3.3 Buku Panduan Pengurusan Majlis & Acara Edisi Pertama Tahun 2014, Jabatan Perdana Menteri
3.4 Lampiran 1
Surat Pekeliling Kewangan Bilangan 1 Tahun 2014 bertarikh 6 Jun
3.5 Lampiran 2
Pekeliling Perbendaharaan mengenai Garis Panduan Perbelanjaan
Secara Berhemat Bagi Mengawal Perbelanjaan Awam P.B
3.1/2013
3.7 Lampiran 3
Panduan Penyediaan Kertas Cadangan dan Kertas Makluman Serta Pelaksanaan Keputusan Mesyuarat Profesional Kementerian Pelajaran Malaysia Bahagian Perancangan dan Penyelidikan Dasar Pendidikan, KPM
4.0 JENIS-JENIS MAJLIS
4.1 Rasmi
Sesebuah majlis yang dianjurkan oleh Kerajaan Persekutuan atau
Kerajaan Negeri yang mendapat kelulusan peruntukan Kerajaan.
4.2 Rasmi dan Formal
Majlis/aktiviti yang sumber peruntukannya dari Kerajaan seperti
hari bekerja dari Isnin sehingga Jumaat di pejabat, di luar
pejabat, majlis penuh istiadat, majlis jamuan (malam atau hujung
minggu iaitu di luar waktu rasmi bekerja). Majlis yang
melibatkan pembesar Negara/Negeri dan menepati aspek
protokol secara penuh.
4.3 Rasmi dan Tidak Formal
Majlis/aktiviti yang sumber peruntukannya dari Kerajaan seperti
program turun padang, lawatan dan majlis perasmian. Terdapat
4.4 Tidak Rasmi
Merupakan majlis yang dianjurkan oleh Agensi-agensi
Kerajaan/swasta yang tidak melibatkan peruntukan Kerajaan
serta aspek protocol sepenuhnya.
4.5 Tidak Rasmi Tetapi Formal
Majlis/aktiviti yang sumber peruntukannya bukan dari Kerajaan
seperti individu atau pertubuhan/kelab. Majlis dihadiri oleh
orang-orang kenamaan daripada Senarai Keutamaan
Persekutuan dan Negeri (rujuk senarai yang terkini).
4.6 Separa Rasmi
Majlis/aktiviti seperti kejohanan sukan dan riadah di mana
sebahagian sumber peruntukan dari Kerajaan dan sebahagiannya
daripada sumbangan oleh wang kelab sukan atau pertubuhan
5.0 JENIS-JENIS ACARA
5.1 Dalaman
Acara dalaman lebih merujuk kepada penyertaan dalam kalangan
warga IPG KPM.
5.2 Luaran
Acara terbuka merujuk kepada skop pelibatan peserta yang tidak
terhad dalam kalangan warga IPG KPM, termasuk pelibatan
5.3 Kebangsaan
Acara peringkat kebangsaan memerlukan pelibatan atau
penyertaan dari pelbagai Negeri.
5.4 Antarabangsa
Acara peringkat antarabangsa biasanya melibatkan penyertaan
daripada beberapa Negara tertentu.
6.0 PENYELARAS MAJLIS DAN ACARA IPGK
6.1 Penyelaras tersebut bertindak sebagai pegawai penghubung
antara IPGK dan IPGM apabila terdapat sebarang urusan
berkaitan majlis atau acara yang dianjurkan di peringkat kampus
terutamanya yang melibatkan mana-mana kenamaan atau pihak
dari kementerian, agensi atau institusi dalam dan luar negara.
6.2 Surat pelantikan dikeluarkan oleh IPGM dan ditandatangani oleh
Rektor IPGM.
7.0 PENGURUSAN DAN PUBLISITI MEDIA
7.1 Majlis atau acara IPG KPM adakalanya memerlukan liputan pihak
media. Perhubungan, pengurusan dan publisiti media perlu
dirancang dan dilaksanakan dengan teliti. Kejayaan sesuatu
program anjuran IPG KPM turut diukur melalui publisiti media,
yang berfungsi menghebahkan sebarang majlis sama ada di
7.2 Oleh itu, sebarang majlis atau acara perlu dirancang dan kaedah
promosi bagi majlis dan acara seperti persidangan, bengkel,
seminar, lawatan kenamaan, syarahan awam, dan lain- lain yang
berkaitan. Selain daripada itu, kebenaran daripada pihak
Pengurusan Tertinggi KPM juga perlu diperolehi melalui Unit
Komunikasi Korporat KPM.
7.3 Perkara-perkara yang perlu diberi perhatian dalam
melaksanakan perhubungan media yang berkaitan dengan
sesuatu majlis dan acara:
7.3.1 Kenyataan Media (Press Release)
merupakan suatu kenyataan ringkas yang disediakan
untuk menyampaikan maklumat (mengenai aktiviti,
perkhidmatan, produk, pencapaian, individu dan
lain-lain) yang berguna, tepat dan menarik untuk sebaran
media.
7.3.2 Penyediaan Kenyataan Media
IPG KPM yang mengendalikan sebarang pengurusan
majlis dan aktiviti boleh mempromosikan maklumat
kepada media massa melalui kenyataan media, dengan
7.3.3 Jemputan Media
Penyelaras Majlis dan Acara IPGK perlu menghantar
maklumat mengenai sesuatu majlis atau aktiviti kepada
IPGM sebulan sebelum program bermula.
7.3.4 Penyediaan Press Kit
Press Kit perlu disediakan oleh pihak penganjur
mengandungi semua bahan seperti berikut:
a) Buku Atur Cara/ Buku Program/ Brosur/ Pamplet dan
lain- lain risalah yang mengandungi perjalanan dan
penerangan sesuatu majlis tersebut.
b) Salinan teks ucapan tetamu yang dijemput untuk
memberi ucapan seperti yang terkandung dalam atur
cara majlis.
c) Salinan teks ucapan menteri yang dijemput (sekiranya
berkaitan) press kit.
d) Pihak penganjur juga digalakkan untuk menyediakan
Press Release bagi program yang diadakan.
e) IPG KPM yang menganjurkan sesuatu majlis/acara di
digalakkan memasukkan risalah atau brosur mengenai
IPG KPM dalam kit tersebut.
f) Cenderahati kebiasaannya diberi kepada wakil media
yang membuat liputan dengan memasukkannya ke dalam
press kit (sekiranya perlu).
g) Menyediakan tag nama yang mengandungi tanda nama
"Press” kepada wakil media jika program tersebut berkaitan dengan bengkel atau seminar yang berlangsung
h) Press kit perlu diberi kepada semua wakil media sama
ada wartawan dan jurugambar akhbar, majalah,
televisyen, radio dan media alternatif.
7.3.5 Publisiti Media
Publisiti yang diberi oleh IPG KPM terbahagi kepada
empat situasi. Ianya penting bagi mengelak harapan
terlalu tinggi terhadap liputan media.
a) Program Yang Tidak Dihadiri Menteri
Luasnya liputan media (kehadiran wakil media) dalam
program anjuran IPG KPM bergantung kepada betapa
besarnya impak nilai berita sesuatu program tersebut.
b) Program Yang Dihadiri Menteri
Kehadiran ramai wakil media dalam sesuatu majlis
atau acara IPG KPM bukanlah ukuran pentingnya
majlis atau acara tersebut. Kehadiran wakil media
didorong oleh kehadiran Menteri atau Timbalan
Menteri yang lebih berminat untuk bertanya isu selain
daripada program yang dianjurkan.
c) Program Kerjasama Media (Penganjur Bersama)
Kerjasama IPG KPM dengan media selaku penganjur
bersama digalakkan kerana majlis/acara tersebut
kelemahan kaedah kerjasama ini ialah tiada wakil
media lain yang berminat untuk membuat liputan.
d) Sidang Akhbar (Press Conference)
Sidang Akhbar kebiasaannya dibuat sekiranya
terdapat sesuatu penjelasan isu atau pengumuman.
8.0 KAEDAH JEMPUTAN TETAMU
8.1 Kesesuaian kaedah jemputan adalah seperti berikut:
BIL TETAMU KEHORMAT KAEDAH JEMPUTAN
1 SPB Yang di-Pertuan Agong/ DYMM Raja/Permaisuri/ TYT Yang di-Pertuan Besar
Warkah Persilaan dibawa mengadap
2
TYT Yang di-Pertuan Negeri/ YAB Perdana Menteri/
YAB Timbalan Perdana Menteri/ YB Menteri
Surat Jemputan
3 YAB Menteri Besar/ Ketua Menteri
Surat/Kad Jemputan
4 Jemputan lain
Surat/Kad Jemputan Faks
E-mel Telefon
Sistem Pesanan Ringkas
8.2 Warkah Persilaan, Surat Jemputan atau Kad Jemputan perlu
ditandatangani seperti berikut:
BIL. TETAMU KEHORMAT/ VVIP/VIP
WARKAH PERSILAAN/
SPB Yang di-Pertuan Agong DYMM Raja/Permaisuri TYT Yang di-Pertuan Negeri YAB Perdana Menteri
YAB Timbalan Perdana Menteri YB Menteri-menteri Kabinet
Warkah Persilaan dan Surat Jemputan
ditandatangani oleh Menteri Pendidikan
2 Menteri Pendidikan Timbalan Menteri Pendidikan I Timbalan Menteri Pendidikan II
Surat Jemputan ditandatangani oleh Ketua Pengarah Pelajaran Malaysia.
3
Ketua Setiausaha KPM
Ketua Pengarah Pelajaran Malaysia. YAB Menteri Besar
YAB Ketua Menteri Exco Negeri
Agensi Luar
Pengarah-pengarah Bahagian KPM
Surat/Kad Jemputan ditandatangani oleh Rektor IPGM.
8.3 Bagi penganjuran seminar antarabangsa atau jemputan penceramah
luar negara, Arahan Setiausaha Jemaah Menteri Bilangan 1 Tahun
2008 telah menjelaskan bahawa semua penganjuran seminar
antarabangsa perlu mendapatkan kelulusan Jemaah Menteri
manakala jemputan penceramah luar pula perlu mendapatkan
nasihat daripada Kementerian Luar Negeri (KLN) dan Kementerian
Dalam Negeri (KDN) serta agensi lain yang berkaitan.
9.0 PROSES KERJA
BIL PROSES
KERJA SENARAI SEMAK TINDAKAN
1 Merancang Majlis/ Acara
a) IPG KPM memohon kebenaran secara bertulis daripada Rektor IPGM untuk pelaksanaan majlis/ acara dengan menyertakan maklumat berkenaan majlis/ acara berkenaan.
b) Memastikan tarikh pelaksanaan majlis/acara berkenaan
dimasukkan dalam Takwim Perancangan Tahunan IPGM bagi semua Majlis yang melibatkan kenamaan negara, Menteri
Kabinet YB Menteri Pendidikan/ YB Timbalan Menteri/ KSU/ KPPM.
c) Mengenalpasti peruntukan/ sumber kewangan untuk melaksanakan majlis/acara. tahun semasa bagi pelaksanaan pada tahun berikutnya
Rujuk Lampiran 1
BIL PROSES
KERJA SENARAI SEMAK TINDAKAN
2 Menyediakan Kertas
Cadangan Pelaksanaan Majlis/ Acara
a) IPG KPM perlu menyediakan kertas cadangan bagi tujuan mendapatkan kebenaran melaksanakan majlis/ acara.
b) Bagi IPGK, kertas cadangan tersebut perlu dibentangkan dan mendapat kelulusan pengarah IPGK terlebih dahulu di
Mesyuarat Majlis Profesional, Pengurusan dan Pentadbiran (M3P) di peringkat kampus.
Rujuk Lampiran 3
bagi Format Kertas Cadangan
Penyelaras Majlis & Acara IPGK.
3 Mendapatkan Kelulusan Pelaksanaan Majlis/ Acara
a) Kertas cadangan pelaksanaan majlis/ acara berkenaan dihantar ke IPGM untuk semakan.
b) Kertas cadangan dibentangkan untuk kelulusan di mesyuarat peringkat IPGM (Mesyuarat Profesional IPGM/ Mesyuarat Pengurusan Pentadbiran IPGM/ Mesyuarat Pengurusan Pendidikan Guru atau mana-mana mesyuarat IPGM yang sesuai)
c) Sekiranya kertas cadangan tersebut perlu mendapatkan kelulusan pihak Pengurusan Tertinggi KPM mahu pun sehingga peringkat Jemaah
Menteri, prosedur
pembentangan dan kelulusan
IPGM
Pengarah Pusat/ Sektor/ Jabatan/ Unit IPGM atau wakil
Pengarah IPGK atau wakil IPGK
BIL PROSES
KERJA SENARAI SEMAK TINDAKAN
kertas cadangan berkenaan akan diuruskan oleh Pusat Penyelidikan, Pembangunan dan Inovasi (PPPI) IPGM.
4 Menyelaras Persediaan/ Pelaksanaan Majlis/Acara
a) Penyelaras Majlis dan Acara IPGK memastikan semua majlis yang dipersetujui untuk menjemput kehadiran kenamaan negara, diselaraskan bersama-sama IPGM.
b) Penyelaras Majlis dan Acara IPGK mengambil kira aspek protokol termasuklah susunan keutamaan, susunan tempat duduk, panggilan hormat, pengacaraan majlis, atur cara majlis, penyambut tetamu dan lain-lain yang berkaitan.
c) Penyelaras Majlis dan Acara IPGK memastikan urusan yang berkaitan dengan pihak media berjalan lancar (Pengurusan Publisiti dan Media)
d) Semua pihak yang terlibat di peringkat IPG KPM memastikan majlis/ acara berjalan lancar dan segala isu berkaitan diatasi dengan segera.
Penyelaras Majlis dan Acara IPGK
CARTA ALIRAN PROSEDUR KERJA
Tidak TAMAT
IPG KPM perlu menyediakan kertas cadangan bagi tujuan
mendapatkan kebenaran
melaksanakan majlis/ acara.
IPG KPM memohon
kebenaran secara bertulis
daripada Rektor IPGM untuk pelaksanaan majlis/ acara
dengan menyertakan
maklumat berkenaan majlis/ acara berkenaan.
Kertas cadangan dihantar ke IPGM untuk semakan.
Sekiranya perlu kelulusan pihak
Pengurusan Tertinggi KPM/
Jemaah Menteri:
Prosedur pembentangan dan
kelulusan kertas cadangan
berkenaan akan diuruskan oleh
Pusat Penyelidikan,
Pembangunan dan Inovasi
(PPPI) IPGM.
dibentangkan dan mendapat
kelulusan Pengarah IPGK terlebih
dahulu di Mesyuarat Majlis
Profesional, Pengurusan dan
Pentadbiran (M3P) di peringkat kampus.
Pembentangan kertas cadangan untuk kelulusan di mesyuarat peringkat IPGM
Memastikan tarikh pelaksanaan majlis/acara tersebut dimasukkan
dalam Takwim Perancangan
10.0 RUMUSAN
10.1 Garis panduan ini perlu dibaca bersama-sama dengan Surat
Pekeliling dan Surat Arahan yang berkaitan dengan pelaksanaan
majlis dan acara.
10.2 Adalah diharapkan Garis Panduan ini dapat memberi panduan
kepada semua warga IPG KPM terutamanya dalam proses
mendapatkan kelulusan Pegawai Pengawal di samping
memudahkan kawalan peruntukan kewangan.
